Aspecte organizatorice

Să ne Agenda Obiectivele Evaluarea Examen

Certificare
cunoaștem cursului cursului cursului final
DESPRE CURS
Dezvoltă În cadrul cursului
cunoştinţele şi sunt explicate
abilităţile de project principiile
management managementului de
proiect

Oferă o viziune de Interactiv, ce pune

ansamblu asupra accent pe aplicațiile
ciclului de viață al practice
unui proiect
Despre programul de formare – repere metodologice

Durata: 30 ore (teorie si practica)

Mod de finalizare: examen scris şi oral

Atestare: Certificat de absolvire, recunoscut conform legislatiei in

vigoare

Programa cursului include următoarele module:

• Introducere in managementul proiectelor
• Planificare activitati, bugetare proiect, achizitii
• Gestionarea eficienta a proiectelor
• Managementul calitatii proiectului
 MANAGEMENTUL PROIECTELOR

Obiective

Înţelegerea conceptului de proiect şi management de proiect

Identificarea funcţiilor managementului

Identificarea caracteristicilor unui proiect

Înţelegerea ciclului de viaţă al proiectului

Aprofundarea etapelor unui proiect

Înţelegerea elementelor cheie ale unui proiect

 ISTORIC – MANAGEMENTUL
PROIECTELOR

Ştiinţa care “face lucrurile să se realizeze”

1941 – 1946 Proiectul Manhattan – construcţia primei arme

nucleare

1969 – Project Management Institute

1987 – Primul Standard pentru management de proiect

15 mil. specialişti în prezent

 PROIECTUL

Efortul temporar realizat în scopul realizării unui produs sau

serviciu unic

Colecţie de activităţi cu legătură între ele, care se

desfăşoară în mod organizat, cu un punct de început şi un
sfârşit dinainte stabilite, de obţinere a unor rezultate
specifice în scopul atingerii unor obiective clar definite

Un grup de activităţi care trebuie parcurse într-o succesiune

logică în scopul atingerii obiectivelor prestabilite de către
client
 FUNCȚIILE MANAGEMENTULUI

planificare – gândire anticipativă privind etapele ce trebuie

străbătute pentru atingerea obiectivelor

organizare – alocarea resurselor proiectului şi stabilirea şi

delimitarea proceselor, ţinând cont de planificarea făcută

implementare-coordonare – punerea în practică a celor

planificate şi armonizarea deciziilor şi acţiunilor

control – aprecierea progresului obţinut în direcţia obiectivelor

conducere – direcţionarea oamenilor implicaţi prin analiza

opţiunilor, luarea deciziilor şi comunicarea lor
 DEFINIRE PRIN CARACTERISTICI 1

Data concretă de început şi sfârşit

Atingerea unor obiective specifice

 DEFINIRE PRIN CARACTERISTICI 2

Echipa multidisciplinară

Buget
 DEFINIRE PRIN CARACTERISTICI 3

Activităţi unice şi non-repetitive

Constrângeri de cost, timp şi calitate

Un ciclu de viaţă
 ETAPE PROIECT

Iniţiere

În esenţă procesul de elaborare a unui proiect şi de scriere

a unei cereri de finanţare începe prin a identifica o problemă
a comunităţii sau organizaţiei, care trebuie soluţionată.

Odată acest lucru realizat, putem stabili principalele

elemente ale unui proiect menit a rezolva problema
identificată, respectiv: scopul, obiectivele, activităţile, planul
de evaluare şi bugetul.
 ETAPE PROIECT

Planificare

Motivele pentru care este necesară planificarea unui proiect sunt:

reduce incertitudinile

creşte eficienţa în realizarea proiectului

membrii echipei de proiect înţeleg mai bine obiectivele

se stabilesc nişte repere în raport cu care se poate urmări şi

controla derularea proiectului

se economiseşte timp

se realizează o ordine de priorităţi a activităţilor proiectului

 ETAPE PROIECT
Planificare etape

alegerea unei echipe care face planificarea

stabilirea scopului şi a obiectivelor proiectului

stabilirea sarcinilor

analiza resurselor necesare pentru îndeplinirea sarcinilor

formarea echipei de proiect ţinând cont de cunoştinţele şi

abilităţile necesare pentru îndeplinirea fiecărei sarcini

stabilirea unui program de activităţi

stabilirea unui plan de monitorizare a proiectului şi de

măsurare a progresului realizat;elaborarea bugetului
 ETAPE PROIECT
Planificarea

Planificarea este apreciată ca fiind ,,cheia de boltă“ sau “funcţia

fundamentală" (H. Koontz) pentru că prin toate acţiunile
manageriale de organizare, conducere şi control se urmăreşte
aducerea la îndeplinire a deciziilor planificării.

Scopul funcţiei de planificare este stabilirea obiectivelor, ţintelor

către care va fi orientată activitatea în viitor, precum şi a
modalităţilor - acţiunile, resursele necesare şi alocarea lor,
implementarea - de a le realiza.
 ETAPE PROIECT
Planificarea implică identificarea activităţilor necesare şi include:

stabilirea obiectivelor

detalierea sarcinilor

estimarea cererilor de resurse pentru fiecare sarcină

plasarea sarcinilor în cadrul unei planificări temporare

Activităţile de planificare sunt definite în funcţie de o scară temporară:

termen scurt

termen mediu

termen lung
 ETAPE PROIECT
Execuţie

Dacă după trimiterea propunerii de finanţare, s-a evaluat

propunerea şi proiectul a fost declarat câştigător, respectiv după
negocierea cu creditorul a activităţilor şi bugetului şi semnarea
contractului de finantarea cu aceasta, începe faza de execuţie a
proiectului. Aceasta cuprinde:

Lansarea oficială a proiectului

Organizarea eficientă a echipei de proiect

Stabilirea responsabilităţilor între membrii echipei

Comunicarea eficientă
 ETAPE PROIECT

Control

Sistemul de control al proiectului şi metodele de evaluare permit

managerului să urmărească dacă activităţile proiectului se
desfaşoară conform programului de execuţie.

Pentru un control eficient al proiectului, este recomandabil să fie

respectate următoarele cerinte:

Folosiţi planul de proiect ca principal ghid în coordonarea lui

Monitorizaţi în permanenţă proiectul şi actualizaţi planul

 ETAPE PROIECT

Control

Monitorizarea este procesul de colectare sistematică de date cu

privire la activităţile din cadrul proiectului şi analizarea acestora.
Cu alte cuvinte, a monitoriza înseamnă a cerceta ceea ce se
întamplă în timp ce se întâmplă.

Un sistem de control eficient cuprinde 4 activităţi de bază:

planificarea performanţelor

urmărirea performanţelor planificate

compararea performanţelor efective cu standardele

adoptarea măsurilor necesare

 ETAPE PROIECT

Încheiere

Etapa în care acesta ajunge la finalul proiectului, o piatră de

încercare pentru managerii de proiect. Din anumite puncte de
vedere, dificultăţile cu care se confruntă managerii sunt mai mari
decât cele întâlnite în alte faze ale ciclului proiectului.

Finalizarea proiectului vizează următoarele aspecte:

încheierea formală a relaţiilor contractuale cu furnizorii,

producătorii, clienţii şi alte terţe părţi care contribuie la
realizarea proiectului şi care solicită o înştiinţare prealabilă a
finalizării proiectului
 ETAPE PROIECT

Încheiere
încheierea formală a responsabilităţilor echipei de proiect
obţinerea avizului clientului cu privire la activităţile şi
rezultatele proiectului
verificarea faptului că activităţile şi rezultatele proiectului sau
încadrat în termenele de execuţie, în limitele bugetelor şi ale
specificaţiilor tehnice
colectarea informaţiilor şi completarea documentaţiei ce
poate fi utilizată în viitor pentru îmbunătăţirea altor proiecte
elaborarea şi semnarea unui raport final, care să
demonstreze că obiectivele proiectului au fost finalizate într-o
măsură satisfăcătoare
 CONCEPȚIA PROIECTULUI – ACTIVITĂȚI
MANAGERIALE

identifică şi analizează problema

determină dacă proiectul este necesar atât grupului ţintă, cât

şi organizaţiei

stabileşte scopul şi obiectivele proiectului

defineşte abordarea organizaţională a proiectului, în funcţie

de strategia organizaţiei, de experienţa şi aria de expertiză a
organizaţiei, de nevoile şi priorităţile grupului ţintă, de
resursele existente şi cele posibil de a fi atrase
 CONCEPȚIA PROIECTULUI – ACTIVITĂȚI
MANAGERIALE

obţine acordul forului de decizie al instituţiei pentru

realizarea unei propuneri de proiect

programează activităţile - inclusiv planul de evaluare, care va

fi realizat în etapa de implementare

planifică echipa de proiect, ţinând cont de abilităţile şi

cunoştinţele necesare realizării activităţilor şi atingerii
obiectivelor

stabileşte parteneriatele necesare

 CONCEPȚIA PROIECTULUI – ACTIVITĂȚI
MANAGERIALE

programează alocarea resurselor – umane, materiale,

informaţionale, de timp şi financiare

realizează propunerea de proiect, care conţine toate

specificaţiile proiectului, inclusiv din punctul de vedere al
costurilor acestuia

înaintează propunerea spre aprobarea forului de decizie al

instituţiei şi apoi finanţatorului
 ELEMENTELE ESENȚIALE ALE UNUI
PROIECT

1. Problema

2. Scopul

3. Obiectivele proiectului

4. Activităţile

5. Rezultate

6. Bugetul
 1. PROBLEMA

Orice proiect este iniţiat pentru că am identificat o problemă

Situaţie negativă ce afectează un anume grup de oameni

Caracteristici:

- specifică

- reală

- orientată către nevoia grupului ţintă

 1. PROBLEMA

Exemple de enunţuri ale problemei:

Şomaj crescut în oraşul X

Acces scăzut al locuitorilor comunei Y la reţeaua de

alimentare cu apă

Stare necorespunzătoare a drumurilor din comunitatea Z

Grad de poluare cu.... ridicat al râului W

 1. PROBLEMA

Etape în identificarea problemei:

1. Listarea problemelor grupului ţintă

2. Alegerea unei probleme de referinţă (pe care o vom rezolva/

ameliora prin proiect)

3. Enunţarea problemei cât mai specific şi concret

4. Găsirea cauzelor şi efectelor problemei alese – relaţii de

cauzalitate
 1. PROBLEMA

Arborele problemelor
 1. PROBLEMA

Justificarea problemei

Care este problema?

Pe cine afectează (grupul ţintă)?

În ce fel?

Care sunt cauzele problemei?

Dar efectele?

De când persistă problema?

Ce se întâmplă dacă nu va fi rezolvată?

- claritate, concizie, date obiective -

 1. PROBLEMA

Analiza factorilor interesați

Persoane, grupuri sau instituţii care sunt afectate de proiect

sau care pot să afecteze proiectul.

Informaţiile despre problemă nu pot fi complete şi strategia

proiectului nu poate să fie eficientă dacă nu se iau în
consideraţie toate grupurile afectate.
 2. SCOPUL PROIECTULUI

Orice proiect are ca scop o schimbare

Reprezintă:

- Beneficiile obţinute de grupul ţintă

- Stadiul la care ajunge problema prin intervenţia

proiectului

- Rezultatul final al proiectului

- Unde vrem să ajungem

Se adresează direct problemei de referinţă

 2. SCOPUL PROIECTULUI

Exemple:

Şomaj scăzut în oraşul X

Acces crescut al locuitorilor la reţeaua de alimentare cu apă

Grad de poluare cu.....scăzut al râului W

Număr crescut de copii din ciclul gimnazial, din localitatea Y

care termină 8 clase
 3. OBIECTIVELE PROIECTULUI

Arborele obiectivelor
 3. OBIECTIVELE PROIECTULUI

Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obţinut în

efortul de atingere a scopului.

Obiectivele sunt paşii ce trebuie făcuţi pentru a ne apropia

de scop.

Pe masură ce organizaţia atinge obiectivele proiectului,

lacuna dintre problemă şi scop se îngusteazã.

Obiectivele se adresează cauzelor problemei

 3. OBIECTIVELE PROIECTULUI

Alegerea strategiei

Pornind de la arborele problemei, organizaţia va alege

strategia proiectului, decizând care dintre obiective vor fi
vizate în cadrul proiectului (care dintre cauzele problemei vor
fi abordate)

Acest lucru presupune unele criterii: misiunea organizaţiei,

capacitatea organizaţiei, oportunităţile existente, etc.
 3. OBIECTIVELE PROIECTULUI

Obiectivele sunt:

S_pecifice - claritate cu privire la ce, unde, când şi cum va fi

schimbată situaţia

M_ăsurabile - capacitate de a cuantifica ţintele şi beneficiile

A_bordabile (achievable) - capacitate de atingere a obiectivelor

(cunoscând resursele şi capacităţile existente)

R_elevante/R_ealiste - capacitate de a obţine nivelul de

schimbare reflectat în obiectiv

T_încadrabile în Timp - fixarea perioadei de timp în care va fi

realizat fiecare obiectiv
 3. OBIECTIVELE PROIECTULUI

Exemple

Reducerea cu 1/3 a numărului de acte delicvente în rândul

elevilor de liceu din zona Z, a oraşului X, într-un an

Informarea a 200 de familii nevoiaşe din cartierul Rahova cu

privire la serviciile oferite de centru, timp de o lună
 4. ACTIVITĂȚILE PROIECTULUI

Paşi în planificarea activităţilor

Se descriu activităţile pe care le presupune fiecare obiectiv,

într-o ordine logică.

Pentru fiecare activitate, se estimează subactivităţile

(sarcinile), durata şi resursele necesare.

Se stabilesc limitele de timp în care o anume activitate poate

avea loc – diagrama GANTT
 5. REZULTATELE PROIECTULUI

“Output” (rezultat imediat) – produse şi servicii (ce rezultă ca

urmare a desfăşurării activităţilor)

“Result”(rezultat) – beneficii obţinute, efecte imediate (se

regăsesc la nivelul de sub scop, în arborele obiectivelor)

“Impact” – schimbarea produsă, efecte pe termen mediu şi lung

 6. BUGETUL PROIECTULUI

Exprimă activităţile în bani

Presupune estimarea costurilor pentru fiecare activitate în

parte şi gruparea lor pe categorii de cheltuieli
 6. BUGETUL PROIECTULUI

Cheltuieli

Eligibile

Neeligibile

în raport cu programul de finanþare

Cheltuieli

Directe

Indirecte (% cheltuielile directe)

 6. BUGETUL PROIECTULUI

Categorii de cheltuieli:

1. Personal

2. Transport

3. Echipamente/ mobilier

4. Lucrări/ servicii

5. Publicitate

6. Cheltuieli administrative

7. Cheltuieli neprevăzute, etc..

 COMPETENŢE NECESARE PENTRU
MANAGERUL DE PROIECT

Ce face managerul de proiect ?

Managerii de proiect trebuie să organizeze, să planifice, să

coordoneze activităţi din cadrul proiectului într-un mod diferit de
activităţile de zi cu zi ale managerului unei firme.

Conducerea unui proiect solicită din partea managerului de

proiect un set divers şi unic de calităţi şi
competenţe.

44
MANAGEMENTUL
TIMPULUI

45
 MANAGEMENTUL TIMPULUI

Instrumente practice ale managementului timpului

Calendarul zilnic (agenda)

Jurnalul

Lista obiectivelor săptămânale

Urmărirea obiectivelor
Stabilirea unui termen final pentru fiecare proiect

Stabilirea termenelor finale pentru fiecare subobiective

Stabilirea unui punct de pornire

46
 MANAGEMENTUL TIMPULUI – MATRICEA
PRIORITĂŢILOR

Matricea priorităţilor
IMPORTANT ŞI URGENT IMPORTANT ŞI NEURGENT
• Crize • Activități Planificate
• Probleme presante • Întâlniri
• Proiecte cu termen fix • Proiecte cu termen îndepărtat
Apuca-te de treabă ! Alocă-ţi timp mai târziu!

NEIMPORTANT ŞI URGENT NEIMPORTANT ŞI NEURGENT

• Întreruperi, telefoane • Muncă de rutină
• Rapoarte urgente • Activităţi mărunte
• Ședințe neanunțate • Corespondenţă
• Timp irosit
Deleagă, Roagă pe altcineva ! Gândește dacă o faci sau nu!
47
 MANAGEMENTUL TIMPULUI

Factorii care ne irosesc timpul

Priorităţi incorecte
Amânarea
Dezordinea
Şedinţe ineficiente
Întreruperile
Lipsa de planificare
Telefoane şi email-uri inutile
Telefoane prea lungi
Delegare ineficientă…..
Alţii ? 48
MANAGEMENTUL TIMPULUI – DIAGRAMA
PARETO

Pareto a afirmat și sustinut cu dovezi ca

80% din tot ceea ce se realizează pe
pământ se face cu doar 20% din efortul
omenirii. Mai mult, el a aplicat legea
fiecarui domeniu în parte și i-a dovedit
universalitatea.

49
 MANAGEMENTUL TIMPULUI – DIAGRAMA
PARETO

Diagrama Pareto - avantaje

Rezolvă eficient o problemă prin identificarea şi

ierarhizarea principalelor cauze în ordinea importanţei
acestora
Stabileşte prioritatea multor aplicaţii practice, cum ar fi:
eforturile de ameliorare ale unui proces, nevoile
clienţilor, ale furnizorilor, oportunităţile de investiţii
Arată în ce direcţie trebuie îndreptate eforturile
Ameliorează utilizarea resurselor limitate
.
50
 MANAGEMENTUL TIMPULUI – DIAGRAMA
PARETO

Diagrama Pareto: Exemple pentru regula 80/20

20% din timpul consumat produce 80% din rezultate

80% din telefoanele pe care le dai sunt pentru 20% din
agenda telefonică
20% din străzi suportă 80% din trafic
80% din mâncărurile comandate la un restaurant provin
din 20% din meniu
20% dintr-o hârtie conţine 80% din informaţii
20% din oameni creează 80% din probleme

51
 PLANIFICAREA TIMPULUI ÎN
CINCI PAŞI

Când încep? Ce am realizat?

Ce vreau? De ce am nevoie?

De cât timp am nevoie?

52
ORGANIZAREA ACTIVITĂŢILOR
DIAGRAMA GANTT

53
 PLANIFICAREA TIMPULUI

Recomandari pentru eficientizarea timpului

 Regula celor cinci minute” – managerul are la dispozitie 5

minute pentru ca angajatul să îl informeze
 Regula “orei de linişte” – chiar şi managerii care aplică
regula “uşii deschise” îşi închid uşa biroului dimineaţa,
pentru a-şi planifica priorităţile pe ziua respectivă.
 Delegarea, încurajarea echipei de proiect să ia singură
decizii
 Investirea timpului în explicarea clară a obiectivelor
 “Folosirea e-mail – ul pentru a ţine legătura cu “vorbăreţii”

54
 REZOLVAREA DE PROBLEME

Ce este o problemă ?
Problemele apar atunci când performanţa echipei înregistrată în
cadrul proiectului se găseşte sub standardul impus sau cu alte
cuvinte când nu se atinge obiectivul.
Acestea conduc la productivitate scăzută, întârzieri în livrarea
produselor la client, calitate slabă  costuri ridicate dacă nu sunt
rezolvate la timp.
Pentru a fi rezolvate si pentru a preveni reapariţia lor este nevoie
de a cunoaste o serie de instrumente care ajută la rezolvarea
acestora. Însă, acestea sunt eficiente doar atunci când reusim să
identificăm adevărata cauza rădăcină a problemei 55
 REZOLVAREA DE PROBLEME

Tehnici folosite în rezolvarea problemelor

 Diagrama “ 5 De ce “ Five Why’s? - Ohno

Utilizează un raţionament deductiv care prin adresarea întrebării “De
ce?” în mod succesiv ne conduce la obţinerea adevăratei cauze
rădăcini care a dus la apariţia problemei. Întotdeauna este obligatoriu
ca soluţiile identificate să elimine cauza rădăcină. Numai în acest caz
vom rezolva problema şi aceasta nu va mai reapare. Întrebarea De ce
? se adresează de câte ori este nevoie până în momentul în care
ajung la un răspuns la care nu mai găsesc nici o explicaţie.

56
 REZOLVAREA DE PROBLEME

 Diagrama “ 5 De ce ““ Five Why’s? - Ohno; Exemplu

Problema
Depăşire de buget luna SEP 2012
Cheltuieli mari
Achiziţii mari de materiale
Nu au ajuns materialele
Nu s-a calculat corect necesarul de
materiale
De ce?
De ce s-a depăşit bugetul?
De ce au fost cheltuieli mari?
De ce au fost achiziţii mari de
materiale?
De ce nu au ajuns materialele?

57
 MANAGEMENTUL
ECHIPEI DE PROIECT

58
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Ce este echipa?
Echipa este formată din persoane coordonate
şi organizate să lucreze împreună pentru a
atinge un scop comun.

Într-o echipă de succes, rezultatul per ansamblu este mai mare

decât suma rezultatelor membrilor, luaţi separat, cu alte cuvinte,
uneori 1+1=3 Sinergie

59
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Tipuri de echipe

Echipa informală
Echipa formală
Un grup ce apare într-o
Un grup de lucru definit printr-o
structură organizaţională ca
structură organizaţională.
răspuns la nevoia de
socializare.

60
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Avantaje
 oferă şansa conjugării unei multitudini de aptitudini şi
experienţe
 asigură aprecierea contribuţiilor membrilor săi
 oferă oamenilor prilejul de a învăţa de la ceilalţi
 asigură sprijin reciproc
 îi ajută pe oameni să se antreneze reciproc şi să-şi ofere
motivaţii
 furnizează un anumit grad de independenţă faţă de restul
organizaţiei
61
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Dezavantaje

 se manifestă o prea mare izolare faţă de restul organizaţiei;

obiectivele echipei pot să nu mai coincidă cu cele ale
organizaţiei

 pot apărea presiuni în cadrul echipei, care duc la dezvoltarea

unei imagini nerealiste asupra mediului

 apărea concurenţe între echipe care pot duce la conflicte

 pot apărea conflicte între diferiţi membri ai echipei

62
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Etapele de formare a echipei

(Tuckman şi Jensen,1977) 63
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Formare
Caracteristicile etapei:

 Anxietate

 Lipsa coerenţei în acţiune

 Tentative de a ocupa rolul de lider

 Discuţii lungi şi divagate

 Confuzii în realizarea scopului

64
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Formare
Ce puteţi face ca manageri să ajutaţi:
 Clarificaţi scopurile şi obiectivele echipei; eventual, afişate la
vedere într-un loc vizibil (ex. Aria de recreere/servitul mesei)

 Ajutaţi echipa să îşi stabilească/regăsească limitele şi să îşi

reamintească ce este permis şi ce nu

 Facilitaţi lucrul în echipe mici de 2-3 persoane pentru sarcini

mici ce nu pot genera conflicte

 Comunicaţi-le aşteptările voastre, asiguraţi-i de sprijin şi suport

din partea voastră
65
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Furtuna - Răbufnirea

Caracteristici:

 Probleme de organizare

 Conflict deschis între membri

 Fiecare membru îşi caută rolul

 Liderul este detronat sau îşi consolidează poziţia

66
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Furtuna - Răbufnirea

Ce puteţi face ca manageri să ajutaţi:

 Continuaţi activitatea fără “surprize”; comunicaţi în
permanenţă

 Tensiunile cresc, este firesc: apreciaţi public realizările

 Conduceţi/ participaţi la întâlnirile echipei

 Apreciaţi diversitatea

 Adunaţi informaţii şi arătaţi-vă sprijinul

67
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Normare

Caracteristici:

 Echipa este matură

 Se dezvoltă încrederea între membri

 Fiecare îşi ştie aria de responsabilitate şi acţiune

 Se stabilesc regulile şi normele după care echipa acţionează

 Liderul îşi consolidează poziţia

68
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Normare

Ce puteţi face ca manageri să ajutaţi:

 Recunoasteţi punctele comune

 Ajutaţi cu training dacă este cazul

 Încurajaţi-i să se simtă confortabil unii cu ceilalţi şi cu sistemul

în vigoare

 Ajutaţi grupul să se concentreze asupra

obiectivelor

69
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Performare/Funcţionare

Caracteristici:

 Membrii se implică puternic în problemele grupului

 Creşte iniţiativa

 Se recunoaşte interdependenţa între membri

 Grupul este îndreptat către rezolvarea sarcinilor.

70
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Performare/Funcţionare

Ce puteţi face ca manageri să ajutaţi:

 Recunoasteţi şi apreciaţi efortul

 Încurajaţi creşterea personală şi a echipei

 Găsiţi noi provocări pentru echipă

71
 MANAGEMENTUL ECHIPEI DE PROIECT

Sugestii pentru eficientizarea echipei:

 Formulaţi clar obiectivele de îndeplinit.

 Comunicaţi sincer şi eficient cu echipa.

 Dezvoltaţi cooperarea şi încrederea în ceilalţi.

 Identificaţi şi asumaţi-vă corect rolurile în echipă.

 Adoptaţi un stil de conducere corespunzător

72
 EXEMPLE DE PROIECTE

Va rog oferiţi exemple de proiecte

Prezentaţi către colegii dvs. toate elementele

specifice ale proiectului
• Timp
• Bani
• Echipa
• Obiectiv
• Activităţi
• Constrângeri
• Ciclul de viaţă
 CARACTERISTICI ALE PROIECTULUI

scop definit, unicitatea

caracter realist
localizare bine delimitată în spaţiu şi timp
caracter complex
caracter colectiv
caracter cuantificabil
caracter multistadial
complexitatea
dinamica ciclului de viaţă
interdependenţa
competitivitatea
 CARACTERISTICI ALE
MANAGEMENTULUI DE PROIECT

Orientat spre obiective

Orientat spre schimbare
Multi-disciplinar
Inovator (prin căutarea unor idei noi şi rezolvarea
unor probleme)
Orientat spre control (pentru a asigura îndeplinirea
obiectivelor în totalitate)
Orientat spre performanţă
Flexibil (prin adaptarea rapidă la schimbări)
 CE ŞTIM ACUM?

Definirea proiectului şi a managementului de proiect

Stabilirea scopului şi obiectivelor unui proiect
Structurarea proiectului şi ciclul de viaţă
Planificare activităţilor şi jaloanelor proiectului
Caracteristicile esenţiale ale proiectului şi ale
managementului de proiect

Întrebări?
MANAGEMENTUL RISCULUI

77
 DEFINIŢIE RISC ŞI MANAGEMENTUL
RISCULUI

Ce este riscul?

Riscul este evenimentul incert care, dacă are loc, poate afecta
pozitiv sau negativ obiectivele proiectului

Exista riscuri
 cunoscute: au fost identificate şi analizate
 necunoscute: nu au fost identificate şi analizate

Managementul riscului este un proces sistematic de

abordare a riscului din cadrul unei organizaţii
78
 DEFINIŢIE RISC ŞI MANAGEMENTUL
RISCULUI

Ce este managementul riscului ?

Managementul riscului este procesul sistematic de identificare,

de analiză şi de răspuns la riscul potenţial al unui proiect.

Managementul riscului este o abordare structurată şi formală,

focalizată asupra paşilor necesari şi acţiunilor planificate pentru
a determina şi a controla riscurile, menţinându-le la un nivel
acceptabil.

79
 DEFINIŢIE RISC ŞI MANAGEMENTUL
RISCULUI

Ce este managementul riscului ?

Este totalitatea proceselor de identificare şi analiză a riscurilor, de

găsire a variantelor de răspuns la riscuri, de monitorizare şi control
Planificarea managementului riscurilor = stabilirea modului în care
vor fi:
 identificate riscurile
 documentate riscurile
 gestionate riscurile

80
 DEFINIŢIE RISC ŞI MANAGEMENTUL
RISCULUI

Ce este managementul riscului ?

 analiza calitativă
stabilire prioritate risc şi amploare impact
 analiza cantitativă
estimare probabilităţii de apariţie şi estimare impact
 planificare răspuns la riscuri
găsirea variantelor de răspuns care maximizează impactul
pozitiv şi minimizează impactul negativ

81
 DEFINIŢIE RISC ŞI MANAGEMENTUL
RISCULUI

Reguli la încadrarea tipologică a riscurilor

 Regula nr. 1: Un risc trebuie încadrat numai într-o singură

clasificare şi măsurarea impactului trebuie să se realizeze doar
într-o unitate de măsură
 Regula nr. 2: Un risc poate să aibă una sau mai multe cauze şi
pot exista cauze comune pentru mai multe categorii de riscuri
 Regula nr. 3: Orice risc fără impact financiar direct trebuie
orientat direct sau indirect către unul sau mai multe riscuri cu
impact financiar (adică să fie exprimat
în termeni de cost, în final)
82
 CATEGORII DE RISC

Categorii de risc

 Tehnice, legate de calitate

Ex: neînţelegerea unei noi tehnologii, grad ridicat de dificultate

 Legate de managementul de proiect:

Ex: indisciplină, planificare greşită, alocare ineficientă de
resurse umane

83
 CATEGORII DE RISC

Categorii de risc

 Organizaţionale (o posibilă cauză: analiza superficială înainte de

iniţiere)
Ex: întreruperi de finanţare, conflict de acces la resurse
partajate între mai multe proiecte, proiectul nu mai este dorit

 Externe – nu se consideră evenimentele ce fac parte din forţa

majoră
Ex: schimbări legislaţie, pe piaţa de desfacere, risc de ţară
modificat, condiţii meteo 84
MANAGEMENTUL COMUNICĂRII

85
 MANAGEMENTUL COMUNICĂRII

Obiective
 Înţelegerea conceptului de comuincare
 Înţelegerea importanţei pe care o are comunicarea eficientă
 Identificarea şi însuşirea regulilor de ascultare activă
 Adresarea corectă a întrebărilor
 Însuşirea şi aplicarea conceptului de feedback

86
 DEFINIRE COMUNICARE
INTERPERSONALĂ

Ce este comunicarea ?

Comunicarea - proces prin care are loc schimbul de informaţii

între indivizi, prin utilizarea unui sistem comun de simboluri,
semne sau comportamente

87
 DEFINIRE COMUNICARE
INTERPERSONALĂ

Comunicarea proces complex

100% 10%
Emiţător Receptor

100% Ce vrea să comunice

90% Ce se gândeşte să spună
80% Ce ştie să spună
70% Ce spune efectiv
Ce aşteaptă 60%
Ce ascultă 50%
Ce înţelege efectiv 40%
Ce admite 30%
Ce reţine 20%
Ce se spune 10%
88
 DEFINIRE COMUNICARE
INTERPERSONALĂ

Comunicarea interpersonală este un proces global care

integrează cuvinte, mimică, priviri, gesturi şi raporturi spaţiale.

Orice proces de comunicare implică 3 componente:

 informaţia ce se transmite (calitatea informaţiei va determina
în mod implicit calitatea comunicării respective).
 procedura reprezintă ansamblul activităţilor desfăşurate şi care are
în vedere preluarea mesajului. În situaţia în care ea este lungă şi
complicată, comunicarea va fi considerată ca fiind slabă, chiar dacă
produsul şi indivizii implicaţi în proces sunt de un nivel calitativ ridicat.
 oamenii care au o atitudine faţă de interlocutor
89
 COMUNICAREA INTERPERSONALĂ.
PROCES, BARIERE

Comunicarea - proces

Emiţător Receptor
P1 P2

Emisie Canal Receptie Mesaj

Mesaj

Codificare Decodificare

Informaţie Informaţie

Perturbaţii
90
 COMUNICAREA INTERPERSONALĂ.
PROCES, BARIERE

Comunicarea - proces

În calea procesului de comunicare desfăşurat între emiţător şi

receptor există zgomot ce se transforma în adevarate bariere.
Acestea pot fi :
 bariere de limbaj
 bariere de mediu
 bariere datorate poziţiei emiţător şi receptor în comunicare
 bariere de concepţii

91
 COMUNICAREA INTERPERSONALĂ.
PROCES, BARIERE

Bariere în comunicare
Reprezintă toate acele perturbaţii care pot intervenii de-a lungul
procesului de comunicare şi care reduc fidelitatea sau eficienţa
mesajului transmis.
Important este însă impactul pe care aceste bariere le au asupra
mesajului transmis care, în unele situaţii, poate fi perturbat atât de
puternic încât informaţia ajunsă la destinatar să fie cu totul diferită
faţă de cea transmisă de emitent.
 Ascultarea cu ochi de sticlă
 Pornire/oprire ascultare
 Ascultarea “ofensată”

92
 COMUNICAREA INTERPERSONALĂ.
PROCES, BARIERE

Bariere în comunicare
Barierele pot include, spre exemplu, următoarele elemente:
 fonduri experienţiale (background) divergente ale participanţilor
 diferenţe educaţionale
 diferenţe de interes privitoare la mesaj
 diferenţe privind nivelul de inteligenţă
 lipsa respectului reciproc
 diferenţă de vârstă, sex, rasă sau clasă socială
 diferenţe în stăpânirea limbajului
 lipsa abilităţilor de comunicare la emiţător
 lipsa abilităţilor de ascultător/receptor
“Neînţelegerile reprezintă cea mai des întâlnită formă a
comunicării.” Peter Benary 93
 ASCULTAREA ACTIVĂ, ADRESAREA
ÎNTREBĂRILOR

De ce să ascultăm activ?
 Ca să obţinem informaţii
 Ca să înţelegem ce spun ceilalţi
 Ca să ne bucurăm de compania celorlalţi
 Ca să socializăm
 Ca să învăţăm

94
 ASCULTAREA ACTIVĂ, ADRESAREA
ÎNTREBĂRILOR

Ascultarea activă
Ascultarea activă este o atitudine care se manifestă prin
comportamente facilitatoare. Tehnicile de ascultare activă
urmăresc crearea unui climat propice pentru exprimare şi pun în
aplicare anumite procedee: întrebări deschise, întrebări de
dirijare, reformulare etc., toate acestea susţinute de elemente ale
comunicării non-verbale.
A asculta activ înseamnă “să asculti cu urechile dar şi cu ochii”
adică să ştii să descifrezi mesajul verbal și nonverbal.

95
 ASCULTAREA ACTIVĂ, ADRESAREA
ÎNTREBĂRILOR

Adresarea întrebărilor

Adresarea de întrebări este elementul principal prin care se poate

susţine o comunicare eficientă cu ceilalţi. De asemenea,
întrebările sunt instrumentul de bază prin care putem să
înţelegem mai bine ce doreşte să spună cealaltă persoană. Dar,
a adresa întrebări nu e aşa de simplu pe cum pare…
Cuvintele cheie care definesc informaţiile şi întrebările ce trebuie
adresate sunt:
Cine? Ce? Unde? Când? Cum? De ce?

Pe baza lor putem formula întrebări care să ne ajute să obţinem

informaţia pe care o dorim.

96
 ASCULTAREA ACTIVĂ, ADRESAREA
ÎNTREBĂRILOR

Tehnica furnalului de adresare a întrebărilor

Întrebări închise

Întrebări de clarificare

Întrebări deschise

Studiile de specialitate arată că managerii de succes folosesc

40 - 60 % din timpul de lucru pentru a asculta.
97
 ASCULTAREA ACTIVĂ, ADRESAREA
ÎNTREBĂRILOR

Tipuri de întrebări de evitat

• Întrebările directive. Sugerează interlocutorului răspunsul pe

care îl aşteptaţi.
• Întrebările insidioase. Tind să-l incite pe interlocutor să
dezvăluie ceva important răspunzând la întrebări aparent
banale.
• Întrebările multiple. Solicită interlocutorului să răspundă
simultan la mai multe întrebări, ceea ce poate produce
blocaje sau răspunsuri incomplete.
• Întrebări imprecise. Generează ambiguitate şi fac dificilă
formularea răspunsului, afectând în plus imaginea şi
credibilitatea celui care le formulează.

98
 ASCULTAREA ACTIVĂ, ADRESAREA
ÎNTREBĂRILOR

Reguli de ascultare activă

 Să nu vorbiţi prea mult
 Să priviţi interlocutorul
 Să adresaţi întrebări şi să oferiţi feedback
 Să rezumaţi
 Să folositi tehnica parafrazării
 Să fiţi empatici
 Să ştii să taci, să nu-ţi fie teamă de tăcere, să nu reacţionezi
imediat, să fii realmente disponibil pentru celalalt, să dai
dovadă de empatie
99
 FEEDBACK, DEFINIŢII ŞI PRINCIPII DE
EFICIENŢĂ

Ce este feedback-ul?

Feedback înseamna a descrie altei persoane comportamentul

acesteia şi ceea ce aţi simţit ca reacţie la acest comportament.

Feedback-ul este un mod de învăţare despre noi înşine şi

efectele acţiunilor şi comportamentului nostru asupra celorlalţi.
Prin feedback avem posibilitatea să ne vedem pe noi înşine
prin ochii celorlalţi.

100
 FEEDBACK, DEFINIŢII ŞI PRINCIPII DE
EFICIENŢĂ

Bariere în calea unui feedback eficace

 Interacțiune între cel ce primeşte şi cel ce oferă feedback
 Diferenţe de valori între emiţător şi receptor – puncte de
vedere diferite
 Timp acordat feedback-ului neadecvat
 Mediu neadecvat (aranjarea sălii, etc.)
 Oferirea sau primirea asemeni unei critici personale
 Abilităţi scăzute de comunicare

101
 FEEDBACK, DEFINIŢII ŞI PRINCIPII DE
EFICIENŢĂ

Feedback-ul trebuie să fie constructiv

 Caută soluţii pozitive

 Orientat spre viitor
 Descriptiv
 Specific
 Se referă la probleme/ comportamente
 Eu sunt bine, tu eşti bine (atitudine asertivă)
 Câştig - câştig

102
 FEEDBACK, DEFINIŢII ŞI PRINCIPII DE
EFICIENŢĂ

Reguli pentru acordarea unui feedback eficient - descriptiv

 Nu emite judecăţi de valoare

 Este specific , se referă la activitate
 Este bine ţintit
 Este solicitat de obicei
 Este bine intenţionat
 Este aplicabil
 Este realist, în timp real oferit
 Aduce îmbunătăţiri

103
 FEEDBACK, DEFINIŢII ŞI PRINCIPII DE
EFICIENŢĂ

Tipuri de feedback
 Feedbackul evaluativ nu generează cele mai bune rezultate.
El este interpretat, pe bună dreptate, mai ales când este
negativ, drept răutate sau atac la persoană. Feedbackul
evaluativ este bine primit numai atunci când este pozitiv, dacă
este negativ, foarte rar va duce la îmbunătăţirea unui
comportament şi posibil nu va conduce la menţinerea stabilităţii
şi a echilibrului.
 Feedbackul prescriptiv nu oferă o informaţie precisă. El nu
spune ce a făcut subiectul ci mai degrabă ce ar trebui să facă.
Acest feedback, uneori este lipsit de consistenţă, întrucât nu
descrie exact ce se întâmplă, ci ce ar trebui să se întâmple.
104
 FEEDBACK, DEFINIŢII ŞI PRINCIPII DE
EFICIENŢĂ

Tipuri de feedback

 Feedbackul descriptiv este singurul care corespunde într-

adevăr noţiunii de feedback autentic aşa cum este definită.
El aduce îmbunătăţiri majore dacă este oferit corect.
Feedbackul descriptiv generează rezultate remarcabile şi
reduce reacţia defensivă din partea interlocutorului! Dacă
este să ne gândim la definiţia feedback-ului numai cel
despriptiv corespunde în fapt acesteia.

105
 CANALE DE COMUNICARE EFICIENTĂ

Funcţiile organizaţionale ale comunicării

 Control - să clarifice îndatoririle, să stabilească autoritatea

şi responsabilităţile
 Informare - să furnizeze baza deciziilor
 Coordonare - să facă posibilă acţiunea comună eficientă
 Motivare - să stimuleze cooperarea şi implicarea în
atingerea obiectivelor
 Emoţională - să permită exprimarea trăirilor sentimentelor
etc.

106
 CANALE DE COMUNICARE EFICIENTĂ

Funcţiile organizaţionale ale comunicării

Comunicarea organizaţională poate fi
 formală (realizată pe canale impuse de structura organizaţiei,
de normele existente şi de relaţiile funcţionale dintre persoane,
grupuri, compartimente, în conformitate cu reguli explicite şi,
uneori, implicite) şi este preponderent legată de activitatea
comună
 informală (informaţie fără legătură directă cu activitatea, cu o
puternică tentă afectivă), canalele folosite sunt altele decât cele
formale, regulile de comunicare sunt mai puţin stricte
107
 CANALE DE COMUNICARE EFICIENTĂ

Canale de comunicare - ansamblul căilor de acces la ceilalţi

parteneri ai comunicării.

Canalele de comunicare pot fi grupate în patru categorii:

 faţă în faţă
 interactive (telefonul, comunicările mediate electronic)
 statice personale (memorii, scrisori, procese verbale)
 statice impersonale (fişiere, buletine, rapoarte generale)

108
 CANALE DE COMUNICARE EFICIENTĂ

Sfaturi pentru comunicare eficientă:

 Încearcă să te încadrezi într-un timp potrivit

 Încercă să înțelegi persoana cu care comunici

 Ascultă - Pentru a deveni un comunicator mai bun, e necesar

sa iti doresti sa asculti pentru a putea intelege punctul de
vedere al celuilalt

 Concentrează-te pe problemă

 Acordă feedbak adecvat şi la timp

109
ACCESAREA FONDURILOR EUROPENE
 IDENTIFICARE FONDURI EUROPENE ACTIVE

Solicitantul se informează/ documentează folosind site-urile

oficiale ale instituțiilor care se ocupă de programele prin care se
acordă fonduri pentru investiția dorită:

Autorități de Management sau Organisme Intermediare în cazul

fondurilor structurale

Comisia Europeană

(http://ec.europa.eu/contracts_grants/grants_en.htm)

Fundații și Asociații care ofertă finanțări

nerambursabile
 DOCUMENTARE
ȘI ELABORARE PROIECT

Solicitantul își procură ghidul de finanțare (Ghidul

Solicitantului)
Solicitantul (sau o companie de consultanță desemnată de
acesta) elaborează proiectul
Solicitantul trebuie să asigure co-finanțarea pentru proiect
(trebuie să demonstreze că are capacitatea să
asigure cofinanțarea, fie din surse proprii, fie
prin contractarea unui credit); solicitantul
poate apela la bancă pentru obținerea unui credit
în cazul în care nu dispune de surse proprii
 DOCUMENTARE
ȘI ELABORARE PROIECT

Solicitantul își procură ghidul de finanțare (Ghidul Solicitantului)

Solicitantul (sau o companie de consultanță desemnată de
acesta) elaborează proiectul
Solicitantul trebuie să asigure co-finanțarea pentru proiect
(trebuie să demonstreze că are capacitatea să asigure co-
finanțarea, fie din surse proprii, fie prin contractarea unui
credit); solicitantul poate apela la bancă pentru obținerea unui
credit în cazul în care nu dispune de surse proprii
 DOCUMENTARE
ȘI ELABORARE PROIECT

Solicitantul (sau consultantul) completează cererea de

finanțare și toate documente anexe solicitate de autoritatea
finanțatoare
Solicitantul depune cererea de finanțare la autoritatea
finanțatoare
Cererea de finanțare a beneficiarului este evaluată și selectată
la nivel regional, național sau european
 DOCUMENTARE
ȘI ELABORARE PROIECT

Autoritatea finanţatoare aprobă sau respinge fundamentat

cererea de finanţare
Semnarea contractului de finanţare intre autoritatea
finanţatoare si solicitant
Beneficiarul începe implementarea proiectului

115
VĂ MULŢUMESC!