Managementul Proiectelor

Informatice

Tema 2

Ciclul de viațță al unui proiect

Simion Florin
 Cuprins

Ciclul de viațță al unui proiect: Cultura Organizațțională 3

Management Organizațțional 8

Rolul directorului de proiect 10

Stakeholders 10

Cele 5 dimensiuni: scop, calitate, risc, timp, cost 11

Bibliografie 12

2
 Ciclul de viațță al unui proiect: Cultura Organizațțională

Fiecare proiect are anumite faze de dezvoltare. O înțelegere clară a acestor faze
permite managerilor și directorilor să mențină mai eficient controlul asupra
proiectului.
Prin definiție, un proiect are un început și un sfârșit și trece prin mai multe faze de
dezvoltare cunoscute sub numele de faze ale ciclului de viață. Aceste faze variază în
funcție de industria implicată, dar toate au aceleași pași de bază.

3
 Fig. 1. Ciclul de viață al unui proiect

Cele 4 faze ale managementului de proiect sunt:

1) Inițierea proiectului
2) Planificarea proiectului
3) Execuția proiectului
4) Finalizarea proiectului

În faza de​ inițțiere​​ a proiectului, identificați o nevoie, o problemă sau o oportunitate

de afaceri și se caută modalități prin care echipa poate răspunde acestei nevoi,
poate rezolva această problemă sau poate profita de această oportunitate. În timpul
acestui pas se setează un obiectiv, se stabilește dacă proiectul este fezabil și se
identifică principalele rezultate pentru proiect.
Pașii pentru faza de inițiere a proiectului pot include următoarele:

● Întocmirea unui studiu de fezabilitate - Identificarea problemei primare pe care

proiectul dvs. o va rezolva și dacă proiectul dvs. va oferi o soluție la această
problemă;
● Identificarea domeniului de aplicare - Definirea profunzimii și lățimii proiectului;
● Identificarea rezultatelor - Definirea produsului sau a serviciului de furnizat;
● Identificarea actorilor implicați în proiect - Identificarea persoanelor care
influențează proiectul și a nevoilor acestora;
● Elaborarea unui caz de afaceri - Folosirea criteriilor de mai sus pentru a
compara costurile și beneficiile potențiale pentru proiect pentru a determina
dacă acesta avansează.

Odată ce proiectul este aprobat pentru a avansa se trece în faza de ​planificare​​. În

această fază, se defalchează proiectul mai mare în sarcini mai mici, se construiește
echipa și și se pregătește un program pentru îndeplinirea sarcinilor. În această fază,
se crează obiective mai mici în cadrul proiectului mai mare, asigurându-ne că fiecare
dintre acestea este realizabil în intervalul de timp. Obiectivele mai mici ar trebui să
aibă un potențial ridicat de succes.

Pașii pentru faza de planificare a proiectului pot include următoarele:

● Crearea unui plan de proiect - Identificarea cronologiei proiectului, incluzând

fazele proiectului, sarcinile care trebuie îndeplinite și posibilele constrângeri;
● Crearea documentelor fluxului de lucru sau a hărților proceselor - Vizualizarea
liniei de timp a proiectului prin diagrama etapelor-cheie;
● Estimarea bugetului și crearea unui plan financiar - Utilizarea estimărilor
costurilor pentru a determina cât de mult să cheltuim pe proiect pentru a
obține rentabilitatea maximă a investiției;

4
 ● Strângerea resurselor - Construirea unei echipe funcționale din bazine de
talente interne și externe, asigurându-ne că toată lumea dispune de
instrumentele necesare (software, hardware etc.) pentru a-și îndeplini
sarcinile;
● Anticiparea riscurilor și a obstacolelor potențiale în calea calității - Identificarea
problemelor care pot determina suspendarea proiectului dvs. în timp ce
planificați să atenuați aceste riscuri și să mențineți calitatea și cronologia
proiectului.

Faza de ​execuțție​​ transformă planul în acțiune. Rolul managerului de proiect în

această fază a ciclului de viață este acela de a menține munca pe calea ferată, de a
organiza membrii echipei, de a gestiona planurile de timp și de a vă asigura că
munca se realizează în conformitate cu planul inițial.

Pașii pentru faza de execuție a proiectului pot include următoarele:

● Crearea sarcinilor și organizarea fluxurilor de lucru - Atribuirea aspectelor
granulare ale proiectelor membrilor echipei potrivite, asigurându-ne că
membrii echipei nu sunt suprasolicitați;
● Informarea membrilor echipei cu privire la sarcini - Explicarea sarcinilor
membrilor echipei, furnizarea de îndrumări necesare cu privire la modul în
care acestea ar trebui finalizate și organizarea de formare legată de proces,
dacă este necesar;
● Comunicarea cu membrii echipei, cu clienții și cu conducerea superioară -
Furnizarea de actualizări pentru părțile interesate de proiect la toate nivelurile;
● Monitorizarea calității muncii - Asigurarea faptului că membrii echipei își
îndeplinesc obiectivele de timp și de calitate pentru sarcini;
● Gestionarea bugetului - Monitorizarea cheltuielilor și menținerea proiectului pe
calea activelor și a resurselor.

În faza de​ finalizare ​a proiectului, oferim rezultate finale, eliberăm resursele

proiectului și determinăm succesul proiectului. Pe lângă asta mai avem de realizat o
evaluare a ceea ce am obținut dar și ce nu a funcționat în proiectul.

Pașii pentru faza de închidere a proiectului pot include următoarele:

● Analiza performanței proiectului - Determinarea faptului că obiectivele
proiectului au fost îndeplinite (sarcini finalizate, la timp și la buget) și problema
inițială rezolvată utilizând o listă de verificare pregătită;
● Analizarea performanței echipei - Evaluarea modului în care membrii echipei
au realizat, inclusiv dacă și-au îndeplinit obiectivele, împreună cu actualitatea
și calitatea muncii;

5
 ● Documentarea închiderii proiectului - Asigurarea faptului că toate aspectele
proiectului sunt completate fără a rămâne la sfârșitul proiectului și care oferă
rapoarte părților interesate principale;
● Realizarea recenziilor post-implementare - Realizarea unei analize finale a
proiectului, luând în considerare lecțiile învățate pentru proiecte similare în
viitor;
● Contabilizarea bugetului utilizat și nefolosit - Alocarea resurselor rămase
pentru proiectele viitoare.

În industria IT, ciclul de viață al unui produs este detaliat în funcție de metodologia
de dezvoltare a produsului și a serviciului. Cele mai notabile metodologii sunt
Waterfall și Agile.

Modelul de cascadă ( Waterfall )​​ este o versiune populară a modelului ciclului de

viață al dezvoltării sistemelor pentru ingineria software. Deseori considerată
abordarea clasică a ciclului de viață al dezvoltării sistemelor, modelul de cascadă
descrie o metodă de dezvoltare care este liniară și secvențială. Dezvoltarea
cascadelor are obiective distincte pentru fiecare fază a dezvoltării. Odată ce o fază
este finalizată, dezvoltarea continuă până în faza următoare și nu există nici o
întoarcere.

6
 Fig. 2. Ciclul de viață al unui produs dezvoltat prin metodologia Waterfall

Avantajul dezvoltării cascadei este că permite divizarea și controlul managerial. Un

program poate fi stabilit cu termene limită pentru fiecare etapă de dezvoltare și un
produs poate trece prin procesul de dezvoltare, deci, teoretic, poate fi livrat la timp.
Dezvoltarea se mută din concept, prin proiectare, implementare, testare, instalare,
depanare și se termină la operare și întreținere. Fiecare fază de dezvoltare se
desfășoară în ordine strictă, fără pași suprapuneri sau iterativi.

Dezavantajul dezvoltării cascadei este că nu permite prea multă reflecție sau

revizuire. Odată ce o aplicație se află în stadiul de testare, este foarte dificil să se
întoarcă și să se schimbe ceva care nu a fost bine gândit în etapa conceptului.
Alternative la modelul cascadei includ dezvoltarea comună a aplicațiilor (JAD),
dezvoltarea rapidă a aplicațiilor (RAD), sincronizarea și stabilizarea, construirea și
fixarea și modelul spiralat.

Metodologia de proiectare agilă ( Agile )​​ descompune proiectele în bucăți mici,

care sunt finalizate în sesiuni de lucru care se desfășoară între faza de proiectare și
testarea și asigurarea calității (QA). Aceste sesiuni sunt adesea numite sprinturi,
termenul pentru iterație utilizat într-o metodă specifică și populară de dezvoltare a
Agile cunoscută sub numele de Scrum.

Fig. 3. Metodologia de dezvoltare Agile

Sprinturile sunt în general scurte, care rulează în zile sau săptămâni; sunt de obicei
de două până la patru săptămâni.
7
Metodologia Agile permite echipelor să elibereze segmente în momentul în care sunt
finalizate. Acest program de lansare continuă permite echipelor să demonstreze că
aceste segmente au succes și, dacă nu, să remedieze defectele repede.
Convingerea este că acest lucru ajută la reducerea șanselor de eșecuri pe scară
largă, deoarece există o îmbunătățire continuă pe tot parcursul ciclului de viață al
proiectului.

Spre exemplu, obiectivele proiectului sunt setate de proprietarul produsului, în timp

ce membrii echipei împart planificarea, raportarea progresului și sarcinile de calitate.
Anumite abordări Agile adaugă alte niveluri de management; abordarea Scrum, de
exemplu, solicită un maestru scrum care ajută la stabilirea priorităților și păstrează
proiectul până la finalizare.

Urmărind cele prezentate mai sus, putem observa cum cultura organizațională
dictează ciclul de viață al unui proiect. În funcție de tipul proiectului și resurse,
managerul este cel care trebuie să aleagă cel mai potrivit model pentru a atinge
rezultatele scontate.

Management Organizațțional

Managementul organizațional al proiectelor este gestionarea sistematică a

proiectelor, programelor și portofoliilor în alinierea cu atingerea obiectivelor
strategice. Conceptul de management de proiect organizațional se bazează pe ideea
că există o corelație între capacitățile unei organizații în managementul de proiect,
managementul programului și gestionarea portofoliului, precum și eficacitatea
organizației în implementarea strategiei.

Pentru a asigura un management organizațional satisfăcător următorii pași trebuie

respectați:
● Planificare - Acest plan este vital pentru a știi care sunt următorii pași care
trebuie realizați astfel încât organizația să aibă scopuri bine definite și riscuri
cât mai mici;
● Organizarea - Se pot întrebuința resursele disponibile la valoarea maximă.
● Echipa - Crearea unei echipe competente și unite reprezintă un pas vital în a
reuși să îndeplinești sarcinile. De asemenea, managementul echipei nu
reprezintă doar formarea acesteia, ci și continua îmbunătățire a modului de
lucru și coeziune dintre membrii;

8
 ● Leadership-ul - Leader-ul trebuie să ia măsuri astfel încât toată echipa să fie
angrenată și să aloce omul potrivit pentru sarcina potrivită;
● Controlul - Superiorii trebuie să știe ce se întâmplă astfel încât să reducă cât
mai mult riscurile;
● Managementul timpului - Un management al timpului robust asigură faptul că
un angajat realizează sarcina potrivită la momentul potrivit;
● Motivarea - Motivarea este esențială pe termen lung, astfel angajații vor da un
randament foarte ridicat în munca pe care o depun.

Un management organizațional bun va fi mereu dependent și de o structură

organizațională bună în cadrul companiei. O schemă generalistă de structură
organizațională este următoarea:

Fig. 4. Nivele Structură Organizațională

● Nivelul extern reprezintă partea care a inițiat cererea de muncă.

● Nivelul de sponsorship ( sponsorii ) reprezintă legătură dintre management și
nivelul extern, căutând echilibrul dintre acestea.
● Nivelul de management reprezintă locul în care se iau deciziile zilnice pentru
a satisface scopurile dictate de sponsori.
● Nivelul de livrare reprezintă echipa care realizează efectiv produsul sau
serviciul.

Totuși, aceste nivele sunt foarte sensibile subiectiv pentru fiecare companie, ceea ce
avem mai sus fiind un model generalist.

9
 Rolul directorului de proiect

Directorul de proiect este persoana responsabilă cu un anumit proiect sau proiecte

în cadrul unei organizații. În figura de mai sus, acesta aparține de nivelul de
management și are un rol esențial pe întregul ciclu de viață al proiectului.

Acesta are rolul de a planifica, finanța, monitoriza și raporta modul în care proiectul
avansează prin intermediul unor instrumente de management. Directorul de proiect
este puntea între conducerea superioară și echipele însărcinate cu executarea
efectivă a proiectului. Aceștia se asigură că sfera de acoperire a proiectului este
solidă, raportează în mod regulat cu privire la progresul proiectului și că se află în
programul stabilit.

Directorul de proiect trebuie să se asigure că impactul lui asupra acțiunilor de zi cu zi

este unul pozitiv și reduce riscurile proiectului. De asemenea, el trebuie să fie sigur
că direcția în care avansează proiectul este fezabilă și că proiectul este realizabil
astfel încât resursele asignate și fondurile investite să nu fie irosite.

Stakeholders

Un actor este fie un individ, un grup sau o organizație care este afectată de rezultatul
unui proiect. Ei au un interes în succesul proiectului și pot fi în interiorul sau în afara
organizației care sponsorizează proiectul. Părțile interesate pot avea o influență
pozitivă sau negativă asupra proiectului.

10
Printre aceștia se numără:

● Acționarii
● Clienții
● Managementul
● Echipa de dezvoltare
● Utilizatorul final
● Stakeholders externi

Fig. 5. Diagrama stakeholders

Pe parcursul unui proiect, un stakeholder ar putea fi mai valoros în ceea ce privește

obiecțiile proiectului decât alții, în timp ce unii stakeholderi ar putea solicita mai multă
atenție decât alții. Modul în care se vor gestiona aceste relații este esențial pentru
modul în care proiectul va ajunge la un rezultat pozitiv.

Cele 5 dimensiuni: scop, calitate, risc, timp, cost

Pentru a asigura reușita unui proiect, directorul acestuia trebuie să își exercite
atribuția de control astfel încât să controleze cele 5 dimensiuni ale acestuia.

Scopul​​ este cea mai valoroasă și mai previzibilă variabilă de controlat. Tehnicile de
management permit managerilor de proiect și supervizorilor să aloce doar cantitatea
potrivită de muncă necesară pentru a finaliza cu succes un proiect în cauză, în
primul rând cu controlul asupra a ceea ce este și ce nu face parte din domeniul de
aplicare al proiectului.

Calitatea​​ este pur și simplu ceea ce clientul sau stakeholderii au nevoie astfel încât
proiectul să fie considerat un succes. La bază, ​calitatea proiectului este reprezentată
de posibilitatea utilizatorului de a folosi acel produs.
Există trei concepte esențiale care ajută la livrarea unui produs de o calitate
superioară: satisfacția consumatorului, prevenția înaintea inspecției și îmbunătățirea
continuă.

11
Managementul​ riscului​​ reprezintă un proces continuu, proactiv şi sistematic de
identificare, evaluare şi gestionare a riscurilor, realizat la nivelul fiecărei entităţi cu
scopul de a furniza asigurări rezonabile în ceea ce privește atingerea obiectivelor.

Timpul​​ reprezintă resursa cea mai importantă, deoarece aceasta nu poate fi

înlocuită. Orice deviere de la scop aduce timp irosit, iar acest lucru trebuie să fie
acoperit în cadrul managementului de risc.

Costul ​este o componentă primordială deoarece scopul principal al proiectului este

generarea de profit. Astfel, cu cât costurile cresc, profitul scade. Rolul directorului de
proiect este de a menține costul în cadrul bugetului estimat.

Putem sumariza prin a observa faptul că fiecare din aceste componente este foarte
importantă pentru o bună desfășurare a proiectului. Directorul de proiect trebuie să ia
mereu în considerare metode de a balansa și echilibra acești factori într-un mod
convenabil.

Bibliografie

1. https://searchcio.techtarget.com/definition/Agile-project-management
2. http://www.ef.uns.ac.rs/mis/archive-pdf/2008%20-%20No1/MIS2008_1_1.pdf
3. https://www.praxisframework.org/en/knowledge/organisation-management
4. https://www.projectmanager.com/blog/project-manager-job-description
5. https://www.projectmanager.com/blog/what-is-a-stakeholder
6. https://www.projectmanager.com/blog/project-quality-management-quick-guid
e

12