UNIVERSITATEA POLITEHNICA DIN BUCURESTI

FACULTATEA DE AUTOMATICĂ ȘI CALCULATOARE

INGINERIA ȘI MANAGEMENTUL SISTEMELOR DE AFACERI

MANAGEMENTUL PROIECTELOR INFORMATICE

Procesele aferente managementului de proiect

Student: Bălăceanu Teodor-Eduard

Profesor coordonator: Prof.dr.ing. Mihai Caramihai
 Cuprins

1. Introducere

2. Procesele in cadrul unui proiect

3. Interactiuni intre procese

4. Studiu de caz

5. Concluzii

6. Bibliografie
 1. Introducere
Aceasta lucrare structurata in sase capitole realizeaza o prezentare pe scurt a
proceselor intalnite in cadrul desfasurarii unui proiect, fiind prezentate tipurile de
procese existente, interactiunile dintre acestea si un studiu de caz.

1.1 Ce este un proiect?

Un proiect reprezintă o multitudine de activitati defasurate de-a lungul unei
perioade de timp limitata, in scopul producrii unui produs unic, oferirii unor
servicii sau obtinerii unor rezultate. Managementul unui proiect implica aplicarea
unui set de cunostinte, tehnici sau intstrumente pentru a satisface necesitatile
ridicate de dezvoltarea si finalizarea acestuia.
Conform definitiei prezentate mai sus, putem caracteriza proiectele prin
intermediul urmatoarelor proprietati principale:
 Un proiect se desfasoara pe o perioada fixa de timp, avand un inceput
si un final foarte bine definite.
 Fiecare proiect in parte este unic sau prezinta caracteristici unice in
vederea resurselor utilizate, etapelor definite, abordarii alese etc.
 Scopul unui proiect este obtinerea unui produs final unic, acest fapt
implicand utilizarea unor resurse umane si materiale pentru finalizarea
acestuia.

In functie de dimensiunile si complexitatea unui proiect, acesta trebuie sa

aiba asociat un ciclu de viata. Un proiect, in conditii normale, poate fi impartit in 4
faze principale prin intermediul carora se poate defini ciclul de viata al acestuia:
1. Faza de initiere – faza incipienta a orcarui proiect.
2. Faza de organizare, planificare si pregatire a proiectului.
3. Faza de executie – desfasurarea proiectului
4. Faza de finalizare sau de incheiere a proiectului.
Toate aceste faze au individual intervale de timp bine definite, nerespectarea
acestora putand ridica probleme grave precum pierderi materiale sau scaderea
calitatii produsului final. Odata definite, desfasurarea proiectului pe baza acestor
faze este foarte importanta pentru finalizarea acestuia in timpul impus si cu bugetul
stabilit.
 2. Procesele in cadrul unui proiect

Managementul unui proiect presupune desfasurarea unor procese de la cel de

initiere si pana la cel de incheiere sau finalizare. Urmarirea unui plan de procese in
desfasurarea normala a unui proiect este un factor crucial, ducandu-se la bun sfarsit
activitati ce au in vedere planificarea proiectului, executia sa, monitorizarea si
controlul acestuia, de aici derivandu-se si etapele intermediare dintre initierea si
finalizarea unui proiect. Un aspect foarte important ce trebuie clarificat referitor la
procesele unui proiect este faptul ca acestea se pot intrfera si conditiona intre ele,
existand posibilitatea desfasurarii unui proces in cadrul altuia sau aparitia unui
proces de mai multe ori in diferite faze ale proiectului.
Procesele de initiere in cadrul unui proiect presupun definirea si autorizarea
unei faze sau a intregului proiect. Aceasta activitate implica definirea nevoii si
costurilor pentru produsul, serviciul sau rezultatul oferit de proiectul in discutie,
obtinerea unor fonduri sau sponsorizari pentru desfasurarea acestuia si ocuparea
unui post de manager de proiect, rol foarte important cu numeroase
responsabilitati. Activitatile caracteristice acestui proces pot aparea in diferitele
faze ale desfasurarii unui proiect. Spre exemplu, evaluarea costurilor si a nevoii de
produsul oferit de catre proiect este necesara in cadrul fiecarei faze din ciclul de
viata al proiectului pentru a se determina daca desfasurarea acestuia mai este
profitabila.
In urma desfasurarii proceselor de initeiere, ar trebui sa se gaseasca
raspunsuri la o serie de intrebari, existenta acestora validant finalizarea cu succes a
acestor procese:
1. Ce finalitate are procesul?
2. Cine doreste finalizarea procesului?
3. Cine finanteaza desfasurarea procesului?
4. Cine ocupa rolul de manager de proiect?
5. Care este echipa ce va asigura desfasurarea proiectului?
De cele mai multe ori, in functie de natura proiectului, exista anumite
ambiguitati in raspunsurile obtinute insa cu cat acestea sunt mai clare cu atat rata
de success a proiectului creste considerabil.
 Procesele de planificare presupun obtinerea unei scheme de desfasurare ce
asigura faptul ca proiectul, in fiecare faza a sa, respecta necesitatile clientului si se
incadreaza in limitele temporale si financiare impuse. In cadrul unui proiect nu
exista un singur plan general al acestuia. Exista numeroase planuri ce asigura
atingerea scopurilor fiecarei faze, planuri de management al costurilor si timpului,
planuri de achizitii si multe altele. Spre exemplu, o echipa desemnata desfasurarii
unui proiect trebuie sa aiba definite si sa rezolve anumite taskuri, sa estimeze
costurile presupuse de rezolvarea taskurilor mentionate anterior, sa realizeze un
plan de achizitie a resurselor necesare etc. Pe langa aceste necesitati, apare si
nevoia de adaptare la schimbarile conditiilor sau cerintelor clientului si multi alti
factori ce pot fi considerati imprevizibil dar care trebuie luati in considerare inca
din aceasta erapa. Planul de management al proiectului poate fi considerat planul
principal si se ocupa de coordonarea tuturor celorlalte planuri, astfel asigurand
fluxul firesc al desfasurarii acestuia.
Referitor la acest tip de procese, o idee gresit perceputa este faptul ca aceasta
faza trebuie neaparat finalizata inainte ca faza de executie propriu zisa sa fie
demarata. Acest lucru nu este adevarat, avand in vedere faptul ca organizarea si
planificarile reprezinta activitati ce se pot extinde pana aproape de finalizarea
proiectului. Acest fapt este datorat factorilor variabili din cadrul oricarui proiect,
putand aparea schimbari cu un impact mai mult sau mai putin important asupra
proiectului in timpul desfasurarii acestuia. In realitate o greseala des intalnita in
desfasurarea proiectelor, este consumul ridicat de timp in etapele initiale ale
proiectului pentru planificare. Pe langa timpul irosit, un dezavantaj al acestei
practici este ideea falsa ca se cunosc foarte bine toti factorii ce pot influenta
proiectul, ignorandu-se posibilitatea aparitiei altora neprevazuti.
In urma proceselor de finalizare ar trebui gasite raspunsuri la intrebarile:
1. Care sunt taskurile importante ale proiectului?
2. Care este ordinea cronologica a desfasurarii activitatilor?
3. Care este rolul fiecarui membru din echipa?
4. Care este gradul de flexibilitate in cazul aparitiei unor schimbari?
5. Care sunt principalele variabile ce pot influenta proiectul?
6. Exista o incadrare in resursele umane, materiale si de timp impuse?
 Procesele de executie includ coordonarea resurselor umane dar si materiale
in scopul ducerii la bun sfarsit a tuturor planurilor definite in etapa anterioara, cu
scopul final de a obtine un produs, un serviciu sau un rezultat al proiectului sau
fazei de proiect in desfasurare. Exemple de porcese de executie sunt alcatuirea unei
echipe de dezvoltare, conducerea si managementul acestei echipe, asigurarea
calitatii, distributia de informatii etc. Aceste procese sunt construite si desfasurate
pe baza celorlalte doua etape, aici putand fi observata stransa interdependenta
dintre diferitele procesele ale unui proiect.
In cazul celor mai multe proiecte, procesele de executie si cele de
monitorizare reprezinta o pereche ce formeaza o bucla de feedback. Astfel este
posibila realizarea unei analogii la Teoria sistemelor. Privind proiectul ca pe un
sistem ce are un set de intrari si iesiri aferente. Putem adapta in acest mod intrarile
(procesele de executie) in cadrul acestuia in functie de setul de iesiri obtinut in
urma monitorizarii. Pentru definirea mai riguroasa a unui astfel de sistem pot fi
luate in considerare si procesele de planificare si organizare, acestea reprezentand
practic referinta in cadrul sistemului.
Procesele de monitorizare si control se ocupa de asigurarea masurarii si
observarii parametrilor proiectului pentru mentinerea acestora in limite optime.
Aceste procese au o importanta ridicata in cadrul desfasurarii unui proiect deoarece
asigura faptul ca echipa condusa de catre managerul de proiect ating obiectivele
propuse in limitele temporale si financiare stabilite, pastrand calitatea productiei la
niveluri ridicate. Cea mai intalnita forma de proces de monitorizare si control este
raportul de performanta, in urma careia sunt identificate schimbarile si adaptarile
necesare urmaririi fluxului stabilit de desfasurare a proiectului.
Aceste procese urmaresc, controleaza si furnizeaza aceste elemente cheie in
cadrul desfasurarii unui proiect:
1. Progresul proiectului
2. Rapoarte de status si predictii
3. Rapoarte de costuri, calitate si riscuri
4. Implementarea planurilor de actiune in diferite situatii de risc
5. Schimbari in proiect
 Procesele de finalizare asigura sfarsirea procesului de productie intr-un
mod eficient si calitativ. Activitati organizatorice administrative sunt necesare in
cadrul acestui tip de procese cum ar fi arhivarea documentelor proiectului, fie ele
in format electronic sau fizic, incheierea contractelor si obtinerea confirmarii de
acceptare a produsului din partea clientilor.
Pentru incheierea cu success a unui proiect, managerul de proiect trebuie sa
revizuiasca toate informatiile dobandite anterior din cadrul tuturor celorlalte faze
sis a se asigure ca toate taskurile sunt finalizate si cantitatea de munca este
epuizata. Astfel se asigura ca proiectul si-a atins toate obiectivele definite pana la
momentul respectiv. In situatia in care au fost implicate in cadrul proiectelor si
furnizori externi, produsele sau serviciile furnizate de acestia sunt si ele verificate
pentru a se asigura incheierea proiectului.
Procesele de finalizare joaca un rol important si in cadrul unui proiect a carei
inchidere a fost necesara inaintea obtinerii unui produs final din diferite cauze.
Toate aspectele ce tin de proceduri de investigare a esecurilor si documentarea
acestora pentru utilizarea informatiilor dobandite pentru situatii viitoare sunt
incluse in cadrul acestor procese. Rezilierea contractului sau a anumitor sectiuni
din contract presupune ca partea reprezentata de client sa compenseze producatorul
conform termenilor si conditiilor definite in cadrul contractului.
In cazul acestor procese se urmareste finalizarea structurala a proceselor care
se bazeaza pe faptul ca urmatoarele trei conditii sunt indeplinite:
1. Livrabilele proiectului sunt transferate catre client
2. Documentele sunt arhivate
3. Contractele sunt formal incheiate
 3. Interactiuni intre procese

Dupa cum a fost mentionat si in capitolul anterior grupurile de procese nu

reprezinta evenimente izolate. Pentru a avea o imagine mai clara asupra
interdependentei si suprapunerii dintre aceste procese, putem sa le analizam in
functie de doi parametri: nivelul de activitate si perioada de timp pe care acestea se
desfasoara. Bineinteles acesti parametri variaza de la proiect la proiect in functie de
dimensiunile si complexitatea acestora.
In general, procesele de executie reprezinta ocupa majoritatea resurselor si
timpului, avand un nivel foarte ridicat de activitate. In majoritatea cazurilor, aceste
procese ocupa 50-60% din resurse, urmate de procesele de planificare (15-20%).
Procesele de initiere si finalizare ocupa cele mai putine resurse si se intind pe
perioade relativ mici de timp (5-10%). Procesele de monitorizare si control se
intind pe intreaga perioada de timp a desfasurarii proiectului dar de asemenea
ocupa un procentaj mic de resurse si imp (5-15%).
Luand in considerare datele prezentate mai sus, figura urmatoare prezinta o
comparatie dintre felul in care este consumat timpul pentru procesele intalnite intr-
un proiect dar si maniera in care ar trebui consumat in cazul optim:

Procesele de initiere si planificare

----------------------------------------------------------------------------------------------------
Procesele de executie si control
----------------------------------------------------------------------------------------------------
Procesele de finalizare
In figura urmatoare este reprezentata grafic suprapunerea proceselor
 De asemenea, in figura de mai jos poate fi observata interdependenta dintre
grupurile de procese si legatura dintre acestea. Sagetile reprezinta fluxul
documentelor si informatiilor documentabile.

4. Studiu de caz

Acest capitol va prezenta pe scurt fiecare tip de proces aferent

managementului unui proiect in cadrul unei firme de consultanta. Proiectul are ca
scop impementarea unei platforme accesibile in cadrul retelei intranet care sa
faciliteze monitorizarea proiectelor desfasurate de firma intr-o maniera mai
eficienta. La aceasta platforma vor avea acces atat clientii firmei (extern) cu
anumite limitari, cat si angajatii acestora (intern).
In cadrul proceselor de initiere, dupa realizarea unui sondaj cu scopul
determinarii facilitatilor critice cu care noua platforma ar trebui dotata (sondajul
realizat atat clientilor cat si angajatilor firmei), au fost realizate alocari de buget si
de resurse umane fiind reprezentate de angajati curenti ai firmei. Proiectul se va
intinde pe o perioada de 6 luni. Obiectivul principal este obtinerea acestei
platforme in perioada de timp stabilita, cu bugetul maxim de 140.000$.
Procesele de planificare au furnizat in cadrul acestui proiect mai multe
planuri si fluxuri de operatiuni cum ar fi:
1. Managementul obiectivelor
2. Managementul timpului si a taskurilor sub forma unei diagrame Gantt

3. Managementul calitatii – feedback continuu de la utilizatori

4. Managementul riscurilor – posibile esecuri in sistemul de securitate
 Toate celelalte detalii nu au fost planificate riguros, fiind considerat un
priect de dimensiuni mici ce nu necesita astfel de planificari cum ar fi
planificarea detaliata a costurilor, estimari pentru costuri, planuri de achizitii
etc.
Toate documentele obtinute in urma acestei etape dar si informatii utile in
pentru desfasurarea proiectului sunt comunicate echipei de dezvoltare si sunt
accesibile facil de catre toti membrii echipei.
De asemenea, a fost realizat si un contract al echipei care stabileste anumite
“reguli” menite sa faciliteze comunicarea si dezvoltarea in cadrul proiectului.
Un aspect important este faptul ca, conform estimarilor, dupa un an de la
finalizarea proiectului, reducerea costurilor realizata de aceasta platforma va face
posibila acoperirea investitiei facute prin intermediul acestui proiect.
Executia proiectului, monitorizarea si controlul acestuia vor fi procese
desfasurate intr-un ciclu continuu. Astfel, in functie de provocarile intalnite de
echipa de dezvoltare, odata comunicate managerului de proiect si celorlaltor
membrii ai echipei, abordarea va fi adaptata pentru a eficientiza munca acestora. In
cadrul acestor procese sunt realizate rapoarte ce au scopul de a monitoriza si
documenta evolutia si progresul proiectului. Aceste rapoarte sunt saptamanale si au
in vedere:
1. munca depusa in saptamana curenta
2. munca planuita pentru saptamana viitoare
3. ce merge bine in munca depusa in saptamana curenta si de ce
4. ce merge prost si de ce
5. sugestii sau probleme de orice natura in cadrul proiectului
6. schimbari ce apar (pe plan financiar, programul membrilor echipei etc.)
Un instrument ce faciliteaza toate aceste operatiuni de monitorizare si control
in desfasurarea acestui proiect este un software de management de proiecte si
alocare a resurselor si orelor consumate. Astfel, saptamanal, pana vinery la ora
14:00 fiecare angajat isi completeaza pontajul cu numarul de ore lucrate si
eventualele modificari in program (concediu de odihna, concediu medical,
concediu neplatit etc.). In acest fel este posibila monitorizarea eficienta si exacta a
numarului de ore consumate pentru acest proiect si costurile ridicate de alocarea
resurselor umane. Natura resurselor umane poate ridica probleme in acest aspect
asa ca managerul de proiect trebuie sa decida in urma analizei datelor obtinute prin
intermediul platformei software de alocare a resurselor daca va fi nevoie
suplimentarea cu oameni pentru acest proiect in vederea finalizarii la timp dar cu
efectul cresterii costurilor.
Pentru finalizarea proiectului au fost consultate toate datele obtinute in urma
desfasurarii proiectului si s-a reusit finalizarea proiectului cu atingerea obiectivelor
hotarate, in intervalul de timp impus dar cu o suplimentare a bugetului cauzata de
schimbari neprevazute de program a angajatilor, fapt care a necesitat suplimentarea
echipei. Avand in vedere beneficiile pe care aceasta platforma le aduce firmei prin
reducerea costurilor (pe plan intern) dar si imbunatatirea imaginii fata de client (pe
plan extern), suplimentarea bugetului nu a reprezentat o problema. Toate
informatiile si datele obtinute in urma desfasurarii acestui proiect au fost catalogate
si arhivate pentru utilizarea lor anterioara si proiectul a fost finalizat intr-o maniera
eficienta si bine structurata.

5. Concluzii

Managementul unui proiect este o activitate de o complexitate ridicata ce

presupune utilizarea unor procese foarte bine structurate, acest fapt permitand buna
desfasurare a proiectelor dar si prevenirea situatiilor dificile ce pot aparea.
Procesele aferente managementului de proiect si interactiunea dintre ele sunt
factori de o importanta ridicata in vederea incadrarii in principalele limitari ce
definesc conceptul de proiect: timp si costuri. Odata definite, desfasurarea
proiectului pe baza acestor faze este foarte importanta pentru finalizarea acestuia in
timpul impus si cu bugetul stabilit. De aceea respectarea anumitor proceduri si
procese este cruciala si reprezinta maniera prin care un manager de proiect poate
ajuta echipa sa sa duca la bun sfarsit un proiect.
 6. Bibliografie
1. The Project Management Process Groups: A Case Study
2. Paul Newton, „Project Management Processes”
3. https://www.pm4dev.com/ 20/10/2018