MANAGEMENTUL PROIECTULUI

1. Premise pentru derularea proiectelor

Provenienta din medii sociale sau din domenii de specialitate diferite ale celor implicati in
proiecte conduce la perceptii diferite in ceea ce priveste acceptarea unei situatii ca fiind problematica,
deci si la o perceptie diferita asupra necesitatii derularii unui proiect.

Pentru ca un proiect sa aiba succes este necesara:

1. o conceptie comuna asupra problemei si definirea acesteia impreuna cu beneficiarul

2. clarificarea pozitiilor celor implicati si definirea clara a temei de proiect – premisa de

baza

3. stabilirea modalitatilor si regulilor de colaborare cu utilizatorul pe toata durata

desfasurarii proiectului

4. accesul la informatii si asigurarea unor informatii de calitate

5. circuitul informational standardizat

6. evaluarea realista a facilitatilor

2. Organizarea procesuala a proiectelor

Derularea unui proiect necesita metode de lucru specifice, o abordare sistematica si principii
adecvate. Metodica si structura de abordare a proiectelor isi are originea in gandirea sistemica ce permite
o abordare integrata, complexa a managementului proiectelor in privinta:

- metodologiei de abordare a proiectelor – in privinta fazelor si a proceselor unui proiect

- metodelor utilizate in diferite faze (de ex. de la simplu la complex)

- includerii diferitelor sisteme conexe (social, cultural, comunicational) in modul de abordare

al proiectelor

Derularea proiectelor presupune in structuri clare – faze si procese – reduce gradul de nesiguranta,
permite introducerea unor puncte de decizie dupa fiecare faza, un control al derularii proiectelor,
responsabilitatii clare si o alocare a bugetului de proiect mai diferentiata.

Toate proiectele, indiferent de domeniu, parcurg un ciclu de viata similar, adica faze de proiect
similare:

1. faza de elaborare a conceptului

2. faza de realizare
3. faza de implementare a conceptului
4. utilizarea propriu-zisa.

Etapizarea si implicit introducerea unor faze de evaluare si de decizie dupa fiecare etapa
importanta reduce riscurile si nesiguranta in cadrul ciclului de viata al proiectului.
 Primele faze sunt cele mai importante, ele stand la baza deciziilor viitoare, deci si a alocarii de
resurse.

Pe de alta parte, etapizarea proiectelor corespunde in practica deseori responsabilitatilor si

competentelor diferite intr-o institutie. Pe de o parte exista responsabilitati legate de continutul de
specialitate pentru fiecare faza a proiectului, pe de alta parte exista necesitatea responsabilitatii
integrale a conducatorului de proiect pentru derularea intregului proiect.

La proiectele complexe, managementul unei anumite faze de proiect, deci si responsabilitatea

pentru aceasta faza, se pot regasi in diferite firme. De exemplu, pot exista responsabilitati diferite
pentru:

- faza de initiere, de studiu preliminar – raspund: ordonatorul principal, organisme

internationale, firma privata

- faza de studiu principal/de detaliu – raspunde: firma de specialitate, firma de consultanta

- faza de elaborare a sistemului - raspunde: firma specializata, de productie

- faza de implementare – raspunde: firma specializata in calificarea personalului

- faza de intretinere a sistemului – raspunde: firma specializata de servicii

Derularea proiectului are mai multe faze, fiecare caracterizandu-se prin rezultate clare care
conduc la decizii pentru urmatoarea faza.

Exemplu

In urma unei faze poate sa rezulte un studiu de fezabilitate, un desen in detaliu, un prototip.

Definirea fazelor este legata de obtinerea anumitor rezultate concrete – de exemplu,

specificarea cerintelor, proiectarea unui (sub)ansamblu, constructia unui prototip.

Fiecare faza se incheie prin analiza rezultatelor propuse pentru faza respectiva precum si a
rezultatelor intregului proiect pentru a se determina daca se continua sau nu proiectul.

2.1.Faze in derularea proiectului

1. Initiativa de proiect

Provine dintr-o etapa premergatoare derularii proiectului, inca nestructurata, de percepere a

unei stari ca fiind necorespunzatoare si constituind o problema. Inca nu exista o perceptie foarte
concreta a modului de abordare a problemei sau a solutiilor.

Poate fi formulata atat de organizatia primara cat si de alti initiatori – important este ca ea sa
fie acceptata de majoritatea factorilor de decizie. Obiectivul acestei faze este obtinerea unei decizii
asupra oportunitatii initierii unui proiect. In aceasta faza este necesara o analiza sumara a problemei,
cu explicitarea obiectivelor. Rezultatul este un ordin de proiect, din care reies obiectivul general al
proiectului, importanta si tema proiectului precum si responsabilitatile si resursele alocate proiectului.

Ordinul de proiect/executie. Toate fazele unui proiect sunt dirijate si coordonate pe baza
ordinului de proiect. Pentru fiecare faza in parte, pentru fiecare proiect, cat si pentru fiecare persoana
implicata este necesar ordinul de proiect. Astfel, atat beneficiarul cat si executantul au o baza clara,
acceptata de parteneri, prin care isi asuma responsabilitatea deciziilor in privinta resurselor, termenelor,
bugetelor. Ordinul de demarare a proiectului trebuie sa cuprinda toate datele necesare derularii
proiectului, iar continutul trebuie sa fie asumate de toate partile implicate.

2. Elaborarea conceptului

Studiul preliminar are ca scop evaluarea cu costuri reduse a oportunitatii proiectului. In studiul
preliminar se pun bazele desfasurarii in bune conditii si in directia dorita a intregului proiect. Astfel se
analizeaza toate informatiile cu privire la proiect si la sarcina de proiect. Obiectivele de proiect vor fi clar
precizate, se stabilesc domeniile care trebuie abordate si rezultatele care trebuie livrate, se stabilesc
solutiile alternative si posibilitatile de realizare din punct de vedere economic, politic, social etc. In
aceasta faza se va verifica fezabilitatea proiectului, limitele sistemului trebuie sa fie stabilite cat mai
corect, iar analiza mediului trebuie sa fie cat mai cuprinzatoare, evitandu-se eventualele riscuri ce pot
sa apara, se va trece la o planificare globala a proiectului (organizare, termene, resurse, metode).
Rezultatul acestei faze trebuie sa fie o propunere pentru derularea proiectului, care sa stea la baza
deciziei pentru continuarea acesteia. Studiul preliminar sta la baza deciziei pentru continuarea sau
intreruperea proiectului.

Dupa studiul preliminar urmeaza faza studiului principal. In aceasta faza are loc elaborarea unui
concept detaliat, concret si cu variante, care sa permita o fundamentare cat mai profunda a deciziilor in
privinta functionalitatii, utilitatii si rentabilitatii solutiei propuse in proiect. Rezultatul acestei faze trebuie
sa fie un concept complex care sta la baza definirii de proiecte in detaliu, producerea solutiei, elaborarea
conceptului final, luarea deciziilor investitionale etc. In aceasta faza are loc detalierea proiectului,
stabilirea interfetelor acestora cu ambientul proiectului general, stabilirea cerintelor calitative si speciale
ale utilizatorului, alegerea variantei celei mai potrivite din punct de vedere al fezabilitatii, stabilirea
prioritatilor etc.

In faza studiului de detaliu se elaboreaza concepte si studii de detaliu pentru conceptul general.
Obiectivul acestei faze este concretizarea solutiilor de detaliu prin procedee de pretestare, de construire
de prototipuri, se elaboreaza conceptul de implementare.

3. Realizarea conceptului/elaborarea sistemului

Faza de elaborare a conceptului/sistemului finalizeaza si concretizeaza toate celelalte faze. Are

loc transpunerea conceptelor in solutii si sisteme concrete de durata, elaborarea documentatiei aferente,
stabilirea structurilor si reglementarilor organizatorice necesare pentru noua solutie, etc. Rezultatul
acestei faze este o solutie, un sistem sau un produs finit.

4. Implementarea relevanta practica a derularii unui proiect in etape

La proiectele simple, faza de implementare este scurta si se reduce la implementarea propriu-

zisa a noii solutii. In cazul proiectelor complexe, aceasta faza trebuie bine pregatita. Trebuie elaborat
un concept de implementare, utilizatorii noilor solutii trebuie informati si calificati, trebuie elaborat un
plan de sustinere a solutiei. Documentatia trebuie sa fie la indemana si pe intelesul utilizatorului.
Documentatia va fi predata utilizatorilor, iar structura organizatorica de proiect, respectiv, echipa de
proiect, va fi dizolvata.

Relevanta practica a derularii unui proiect in etape

Demersul etapizat reduce riscurile economice si organizatorice ale unui proiect. El este cu atat
mai recomandabil cu cat indeplineste mai bine urmatoarele conditii:

- sa urmareasca indeplinirea obiectivelor in conditii optime

 - sa tina cont de restrictiile practice existente

- sa permita abordarea complexitatii intr-un mod standardizat

2.2.Procese in derularea proiectelor

In abordarea sistemica, procesele sunt o caracteristica pentru derularea proiectelor. Ele sunt
legate intre ele prin intrari/iesiri. Intrarile sunt reprezentate de documente/informatii pe baza carora se
va actiona iar iesirile, de documente/informatii care descriu rezultatul procesului.

Un proces reprezinta o suma de actiuni, de secvente care au o finalizare concreta, respectiv duc
la un rezultat concret.

Proiectele sunt alcatuite dintr-un ansamblu de proiecte. In cadrul proiectelor, sau fazelor de
proiect avem urmatoarele procese:

- procese de initializare – asigura premisele derularii tuturor activitatilor de viitor. Iesirile

din aceste procese constituie intrari in procesele de planificare

- procese de planificare – sunt deosebit de importante pentru atingerea obiectivelor unui

proiect. In cadrul proceselor au loc mai multe subprocese: definirea activitatilor, definirea
secventei de activitati, planificarea resurselor, estimarea duratei activitatilor, estimarea
costurilor, intocmirea planului detaliat cuprinzand termene, costuri, resurse. Planificarea
reprezinta un proces de baza in cadrul derularii proiectelor. In fiecare faza a unui proiect
are loc un proces de planificare (ciclul sau bucla de planificare). El este identic pentru fiecare
faza in parte si cuprinde:

o prelevarea si analiza informatiilor – are menirea de a asigura o imagine cat mai

cuprinzatoare asupra situatiei de la care se pleaca precum si asupra tendintelor de
dezvoltare din domeniu. Se aplica tehnici de genul: chestionar, observatia
structurata, notarea individuala, studiul documentelor, evaluari.

o evaluarea/diagnosticarea – are ca scop relevarea punctelor tari si a punctelor slabe

ale solutiei propuse, detectarea sanselor si a riscurilor

o elaborarea solutiei – are in vedere elaborarea de alternative pentru a ajunge prin

comparatia avantajelor si dezavatajelor la o decizie cat mai rationala. Este un
proces creator ce depinde de membrii echipei de proiect.

o evaluarea solutiei – are ca scop alegerea solutiei care corespunde cel mai bine
obiectivelor propuse si scopului urmarit; depinde de sistemul de valori al celor
implicati.

o luarea deciziei

- procese de controlling se deruleaza in paralel cu procesul de planificare, executie si

incheiere. Vizeaza toate aspectele legate de obtinerea performantelor dorite, de respectarea
termenelor si a costurilor, deci, luarea acelor masuri care permit punerea in practica a
planului de proiect. Evaluarea si diagnoza rezultatelor se face dupa urmatorul model:

o analiza si descrierea situatiei

o compararea obiectivelor planificate cu cele realizate

 o stabilirea si prezentarea neconcordantelor, abrevierilor

o stabilirea motivelor care au condus la nerealizarea obiectivelor

o concluzii si imbunatatirea situatiei.

- procese de executie – are in vedere punerea in practica a tuturor masurilor planificate.

Pentru aceasta se deruleaza mai multe subproiecte ajutatoare: distributia informatiei,
dezvoltarea echipei de proiect, stabilirea necesitatilor, selectia resurselor, administrarea
contractului, asigurarea calitatii, acoperirea integrala a obiectivelor. Se deruleaza prin
personalul de proiect.

- procese de incheiere – vizeaza predarea rezultatelor beneficiarului cat si incheierea

administrativa a proiectului. Postanaliza derularii proiectului este o componenta care capata
importanta din ce in ce mai mare. Indiferent de modul in care se incheie un proiect si de
cauzele care duc la terminarea, managerul de proiect trebuie sa clarifice situatia, sa
reorienteze echipa catre alte activitati si sa asigure documentatia adecvata intregului
proiect. Se va parcurge deci un proces de incheiere pentru clarificarea interna a situatiei si
fata de beneficiar.