Managementul Proiectelor Informatice

Tema 2

Ciclul de viață al unui proiect

Chiș Daniel-Ioan
 Cuprins

1. Ciclul de viațță al unui proiect: Cultura Organizațțională 2

2. Management Organizațțional 6
3. Rolul directorului de proiect 9
4. Stakeholders 9
5. Cele 5 dimensiuni: scop, calitate, risc, timp, cost 11
6. Bibliografie 12

1
 1. Ciclul de viață al unui proiect: Cultura Organizațională

Ciclul de viață al unui proiect reprezintă în literatura de specialitate un proces format din
patru pași de bază ce pot suferii diferite alterații în funcție de organizație, domeniu și
proiect. Acest concept oferă o metodologie pentru a realiza managementul oricărui tip
de proiect. Cei patru pași fundamentali în ciclul de bază al unui proiect sunt următorii:
faza de concept, faza de planificare, faza de execuție și faza de închidere.

Fig. 1. Ciclul de viață al unui proiect

În prima fază, cea de conceptualizare sau inițiere, reprezintă punctul de start pentru
orice proiect sau idee. Pentru ca această etapă să înceapă, trebuie evidențiată o nevoie
strategică sau o necesitate a unui serviciu de către managementul superior.
Întrebările la care trebuie să răspundă managerul de proiect împreuna cu echipa sunt
următoarele:

a) Care este problema?

b) Realizarea proiectului gândit va rezolva această problemă?
c) Care sunt obiectivele specifice ale proiectului?
d) Avem destule resurse pentru a crea și oferii suport acestui proiect?
2
De asemenea, în această fază se realizează planul proiectului, contractul și o
prezentare a cazurilor de business.

Această fază este vitală în realizarea oricărui proiect, deoarece setează așteptările cu
care toate părțile implicate trebuie să cadă de acord pentru a livra produsul sau serviciul
respectiv. Orice schimbări sau deviații apărute pe parcurs vor duce la pierderi pentru
companie.

Cea de-a doua fază, cea de planificare, începe în momentul în care managementul a
acordat aprobarea pentru a începe proiectul. În cadrul acestei faze, un set de planuri
formale și bine puse la punct sunt realizate pentru a evidenția atingerea principalelor
obiective.

Întrebările la care trebuie să răspundă managerul de proiect în această fază sunt

următoarele:

a) Care sunt viziunea, scopul și misiunea acestui proiect?

b) Există obiective măsurabile și criterii de succes?
c) Există o descriere generală a proiectului, cerințelor și a riscurilor?
d) Poate fi realizată o planificare a bugetului și a timeline-ului în funcție de
obiectivele care trebuie atinse?

De obicei, în această fază se determină disponibilitatea resurselor, se crează bugetul

proiectului și distribuirea primelor sarcini către anumite resurse.

În partea a treia, cea de execuție, este momentul în care se realizează munca efectivă.
În acest moment toate resursele sunt alocate și transformate pentru a atinge obiectivele
proiectului. De asemenea, în această parte, performanțele sunt constant măsurate și
monitorizate pentru a asigura că proiectul se desfășoară conform timeline-ului agreat
pentru a asigura succesul proiectului.

Întrebările la care trebuie să răspundă managerul de proiectu sunt următoarele:

a) Sunt toate resursele monitorizate?
b) Proiectul se desfășoară în timpul și bugetul alocat?
c) Poate fi optimizată planificarea resurselor?
d) Sunt blocaje ce necesită schimbări majore?

Această fază este cea care se întinde pe cea mai mare perioadă de timp.

3
Ultima fază, cea de finalizare, definitivare, este cea în care proiectul este finalizat.
Pentru a asigura succesul unui proiect, contează modul în care proiectul este finalizat,
asigurând o durată de viață cât mai lungă a produsului.
Întrebări uzuale:

a) Sunt îndeplinite criteriile de succes ale proiectului?

b) Există un raport de evaluare a proiectului?
c) S-a stabilit o retrospectivă cu toate părțile implicate?

De asemenea, în această fază se disponibilizează echipa și se redistribuie pe alte

proiecte iar proiectul este transferat către clienți.

Cu toate că această schemă generală se poate aplica pe orice proiect, în funcție de

domeniu, companie și produs aceasta poate suferii alterări.

În industria IT, ciclul de viață al unui produs este detaliat în funcție de metodologia de
dezvoltare a produsului și a serviciului. Cele mai notabile metodologii sunt Waterfall și
Agile.

În Waterfall, se aplică procedeul descris mai sus într-o singură iterație. Componentele
principale ale ciclului de viață a unui proiect software realizat prin această metodologie
sunt următoarele: analiză și planificare, design, execuție ( dezvoltare ), testare,
mentenanță.

4
 Fig. 2. Ciclul de viață al unui produs dezvoltat prin metodologia Waterfall

Probleme la acest tip de dezvoltare apar în momentul în care cerințele se schimbă pe

parcurs, tehnologiile suferă update-uri sau apar erori mari la suprafață în partea de
testare care se află abia în partea finală a proiectului.

O altă metodologie de dezvoltare este cea Agile, în care ciclul de viață final al
produsului este realizat din mai multe cicluri de viață.

Fig. 3. Metodologia de dezvoltare Agile

5
Astfel, prin intermediul acestei metodologii, putem observa cum toate etapele ciclului de
viață se transpun în mai multe iterații de dezvoltare.

Urmărind cele prezentate mai sus, putem observa cum cultura organizațională dictează
ciclul de viață al unui proiect în funcție de proiectul dezvoltat sau serviciul oferit, de
management sau de viziunea companiei.

2. Management Organizațional

O definiție a managementului organizațional se conturează în felul următor: procesul de

organizare, planificare, coordonare și conducere a resurselor din cadrul unei entități cu
scopul de a atinge obiectivele generale ale acesteia. Managementul organizațional
trebuie să poată lua decizii și să rezolve probleme astfel într-un mod efectiv și benefic
pentru toate părțile implicate.

Scopul managementului organizațional este de a scoate la suprafață ce e mai bun din

fiecare angajat astfel încât ei să realizeze sarcinile de lucru în perioada de timp stabilită.
De asemenea, managementul organizațional semnifică faptul că fiecare angajat își știe
rolul și responsabilitățile în cadrul organizației.

Nevoia de management organizațional satisface sentimentul de securitate și incluziune

în totul entității pentru fiecare angajat, pentru a coordona munca dintre mai multe
departamente. Un management organizațional bun, duce la un loc plăcut de muncă în
care toate cadrele angrenate își pot termina sarcinile și pot evolua.

Pentru a asigura un management organizațional satisfăcător trebuie îndeplinite un set

de acțiuni specifice.

a) Planificare

Planificarea este necesară pentru a crea un plan de business. Acest plan este vital
pentru a știi care sunt următorii pași care trebuie realizați astfel încât organizația să aibă
scopuri bine definite și riscuri cât mai mici.

b) Organizarea

6
Organizarea este piesa centrală în acest puzzle, deoarece în acest mod se pot
întrebuința resursele disponibile la valoarea maximă.
c) Echipa

Crearea unei echipe competente și unite reprezintă un pas vital în a reuși să îndeplinești
sarcinile. De asemenea, managementul echipei nu reprezintă doar formarea acesteia,
ci și continua îmbunătățire a modului de lucru și coeziune dintre membrii.

d) Leadership-ul

Managerul este responsabil pentru a seta obiectivele echipei în concordanță cu

dorințele conducerii. Leader-ul trebuie să ia măsuri astfel încât toată echipa să fie
angrenată și să aloce omul potrivit pentru sarcina potrivită.

e) Controlul

Superiorii trebuie să știe ce se întâmplă astfel încât să reducă cât mai mult riscurile.
Ierarhia trebuie bine definită astfel încât fiecare să fie responsabil pentru sarcinile sale,
iar superiorii să urmărească progresul și evoluția membrilor echipei și să îi ajute în ași
îndeplinii sarcinile de muncă.

f) Managementul timpului

Un management al timpului robust asigură faptul că un angajat realizează sarcina

potrivită la momentul potrivit.

g) Motivarea

Motivarea este esențială pe termen lung, astfel angajații vor da un randament foarte
ridicat în munca pe care o depun.

Toate elementele menționate mai sus sunt necesare în managementul unei organizații.
Cu toate astea, fiecare dintre ele se poate realiza printr-un mod de lucru general ce
conține patru pași:

1) Planificare
2) Inițiere
3) Menținere
4) Închidere

7
Pe lângă acțiunile prezentate mai sus, managementul organizațional necesită și o
structură organizațională pentru a asigura cadrul de realizare a acestora. Structura
organizațională diferă de la o companie la alta, de la un proiect la altul și pot fi adaptate
în funcție de resurse și nevoi, dar mai mereu vor exista patru nivele principale.

Fig. 4. Nivele Structură Organizațională

Nivelul extern reprezintă partea care a inițiat cererea de muncă. Partea de sponsori
reprezintă legătură dintre management și nivelul extern, căutând echilibrul dintre
acestea. Nivelul de management reprezintă locul în care se iau deciziile zilnice pentru a
satisface scopurile dictate de sponsori. Sponsorii și managementul formează echipa de
management. Nivelul de livrare reprezintă echipa care realizează efectiv produsul sau
serviciul.

Pe lângă cele patru nivele principale mai regăsim și nivelul de asigurare care
efectuează componenta de control asupra managementului și a echipei de livrare.
Nivelul de suport asigură cadrul necesar managementului și echipei de livrare pentru a
livra.

Toate nivelele sunt relative și sensibile la context. Toată structură necesită delegarea și
controlul să funcționeze în parametrii stabiliți de la început.

8
 3. Rolul directorului de proiect

După cum putem observa și în diagrama nivelelor de structură, managementul este un

nivel de legătură esențial.

Directorul de proiect trebuie să dețină viziunea tuturor stakeholderilor. Acesta trebuie să

se asigure că atinge obiectivele stabilite, în timpul decis la începutul proiectului, cu
resursele definite și în bugetul acordat.

Având în vedere că directorul de proiect este liantul dintre toate nivele descrise mai sus,
deciziile acestuia influențează direct succesul proiectului. Acesta trebuie să se asigure
că impactul lui asupra acțiunilor de zi cu zi este unul pozitiv și reduce riscurile
proiectului.

4. Stakeholders

După cum am menționat mai sus, directorul de proiect trebuie să dețină viziunea tuturor
stakeholdererilor. Stakeholders sunt toate entitățile participante la realizarea unui
proiect.

Conform definiției date de PMI ( Project Management Institute ), stakeholder se referă la

un individ, un grup, o organizație care pot fi afectați sau pot influența o decizie,
activitate, rezultat al unui proiect.

Printre aceștia se numără:

a) Acționarii
b) Clienții
c) Managementul
d) Echipa de dezvoltare
e) Utilizatorul final
f) Stakeholders externi

9
 Fig. 5. Diagrama stakeholders

În continuare vom prezenta rolul directorului de proiect în concordanță cu fiecare

stakeholder.

Pentru acționari, directorul de proiect trebuie să se asigure că proiectul livrat va aduce

profit companiei, generând capital monetar, de imagine, etc, dar să se asigure că
respectă și valorile și principiile companiei.

În relația cu clienții, directorul de proiect are obligația să înțeleagă necesitățile acestora,

astfel încât produsul să respecte viziunea lor. Proiectul trebuie să se încadreze în
limitele de timp și cost impuse de client.

În ceea ce privește managementul, directorul de proiect trebuie să fie mereu conectat și

în concordanță cu restul echipei de management astfel încât să poată atribui
componenta de control și să existe transparență în ceea ce privește disponibilitatea
resurselor.

Cea mai importantă relație pe care directorul de proiect trebuie să o aibă e cea cu
echipa de dezvoltare, deoarece aceștia trebuie să înțeleagă viziunea clienților,

10
prioritățile managementului, constrângerile acționarilor. Aici vor fi luate cele mai multe
decizii de către directorul de proiect, aducându-și cel mai mult aportul.

Nu în ultimul rând, directorul de proiect trebuie să dețină viziunea utilizatorului final

astfel încât să satisfacă nevoile clientului și să poată ajuta echipa de dezvoltare cu
informațiile necesare.

5. Cele 5 dimensiuni: scop, calitate, risc, timp, cost

Pentru a asigura reușita unui proiect, directorul acestuia trebuie să își exercite atribuția
de control astfel încât să controleze cele 5 dimensiuni ale acestuia. Toate acestea sunt
dependente și interconectate între ele fiecare având atributele sale definitorii.

Scopul este componenta în care să investesc timp și cost, oferă gradul de risc și are o
anumite calitate. Scopul trebuie cât mai bine definit și detaliat astfel încât echipa să nu
devieze de la acesta. Orice abatere aduce timp pierdut, costuri crescute, creșterea
riscului și în final reducerea calității.

Definirea scopului necesită documentarea obiectivelor, a livrabilelor, a acțiunilor

specifice, a costurilor și termenelor limită. Documentația definește procedurile de
muncă, rolul și responsabilitățile resurselor umane, criteriile de acceptanță. În timpul
dezvoltării, această documentație ajută ca echipa să nu devieze de la scopul inițial.
Dacă scopul se modifică pe parcurs, acesta fiind agreat cu clientul, aceste schimbări
trebuie documentate și toate părțile implicate anunțate.

Calitatea produsului este factorul care la final decide succesul proiectului, atâta timp cât
parametrii de cost, timp și scop nu au fost afectați. Calitatea este cea care suferă cel
mai tare în momentul în care un proiect nu merge în parametrii descriși la începutul
acestuia.

La nivel elementar, calitatea proiectului este reprezentată de posibilitatea utilizatorului

de a folosi acel produs. Ca director de proiect există trei concepte esențiale care ajută
la livrarea unui produs de o calitate superioară: satisfacția consumatorului, prevenția
înaintea inspecției și îmbunătățirea continuă.

Riscul este parametrul pe care un director de proiect trebuie să îl monitorizeze constant.

Riscurile pot fi de mai multe tipuri, de timp, de cost, tehnice, de personal. De asemenea,

11
riscurile nu pot fii eliminate niciodată complet. Acesta este influențat direct de toate
celelalte dimensiuni.

În managementul riscului, directorul de proiect trebuie să realizeze un plan de

management a riscului, prin care să identifice, evalueze, prioritizeze riscurile, urmate de
acțiuni de prevenție a acestora. În cazul în care riscurile sunt iminente, directorul de
proiect trebuie să minimizeze impactul acestora asupra proiectului prin diferite strategii
și planuri realizate în timpul expunerii planului de management al riscului.

Timpul reprezintă resursa cea mai importantă, deoarece aceasta nu poate fi înlocuită. În
cazurile cele mai bune se pot oferii extensii, altfel trebuie lucrat peste program pentru a
livra produsul. Orice deviere de la scop aduce timp irosit. Managementul riscului trebuie
să țină cont de timp în momentul soluționării oricărei decizii.

Din punctul de vedere al companiei, scopul primordial al proiectelor este de a genera

profit, astfel componenta de cost este una foarte importantă deoarece cu cât aceasta
crește cu atât profitul scade. Scopul directorului de proiect este de a menține costul în
cadrul bugetului estimat.

După cum putem observa, fiecare dimensiune din cele 5 ale proiectului reprezintă un
pilon important în realizarea acestuia, iar directorul de proiect trebuie să ia în
considerare fiecare dimensiune înainte de a lua o decizie.

Bibliografie:

1. https://www.praxisframework.org/en/knowledge/organisation-management
2. https://www.projectmanager.com/blog/project-manager-job-description
3. https://en.wikipedia.org/wiki/Project_stakeholder
4. https://opentextbc.ca/projectmanagement/chapter/chapter-3-the-project-life-cycle
-phases-project-management/
5. https://www.lucidchart.com/blog/the-4-phases-of-the-project-management-life-cy
cle
6. https://en.wikipedia.org/wiki/Project_cost_management
7. https://www.managementstudyguide.com/management-style.html
8. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth
Edition, PMI, 2013

12