Cursul 2A

INITIEREA PROIECTULUI

O alta viziune

Managementul ciclului proiectului

Procese de management de proiect

Proiectele sunt compuse din procese. Procesele de management de proiect = succesiunea activitatilor care se executa pe perioada de viata a proiectului pentru a obtine rezultatele acestuia.
Grupe de Procese de Management de Proiect 1. Grupul proceselor de initiere (definire) 2. Grupul proceselor de planificare 3. Grupul proceselor de executie (organizare) 4. Grupul proceselor de control 5. Grupul proceselor de inchidere

Etape Proiect

Cuprinde

identificarea problemei de rezolvat definirea proiectului in termeni de obiective urmarite (stabilirea obiectivelor, scopului, rezultatelor) investigarea fezabilitatii obtinerea autoritorizatiei de demarare a proiectului

Mai poate cuprinde:

organizarea mecanismelor de finantare obtinerea avizelor solutionarea problemelor de mediu si de contractare definirea proiectului in termeni generali si particulari angajarea ferma a resurselor necesare executiei proiectului

1. Grupul proceselor de initiere (definire)

Procesele utilizate pentru intocmirea planurilor fezabile de actiune. Dezvoltarea Planului de Proiect
Definirea activitatilor Identificarea dependentelor intre activitatile proiectului Estimarea duratei activitatilor Dezvoltarea planificarii in timp ---------------------------------- Planificare resurse Alocarea resurselor umane ---------------------------------- Estimare costuri Alocarea costurilor pe activitati Planificarea calitatii --------------------------------------Planificarea organizationala --------------------------------------Planificarea comunicarii ---------------------------------------Identificarea riscurilor Analiza calitativa a riscurilor Analiza cantitativa a riscurilor Planificarea raspunsului la risc ---------------------------------------Planificarea achizitiilor

2.Grupul proceselor de planificare

Se refera la :

organizarea initiala, demararea proiectului si executia proiectului conform planificarii coordonarea resurselor umane si a celorlalte resurse din proiect

Se concentreaza pe resursele proiectului si pe determinarea executiei efective a lucrarilor!

Executia Planului de Proiect Asigurarea calitatii Formarea echipei Diseminarea informatiei Organizarea si realizarea achizitiilor Administrarea contractelor (urmarirea relatiilor cu furnizorii)

3. Grupul proceselor de executie

Se concentreaza pe asigurarea atingerii obiectivelor proiectului, respectiv pe cele patru elemente:

timp cost calitate sfera

de actiune

Procese de monitorizare a acestor elemente in raport cu planurile proiectului, identificarea abaterilor de la plan si efectuarea corectiilor.

4. Grupul proceselor de control

Se refera la activitatile de incheiere a proiectului

Includ activitati referitoare la determinarea acceptarii produsului rezultat din proiect si finalizarea organizata a proiectului. Produsul proiectului trebuie integrat in organizatia pentru care a fost proiectat Resursele trebuie demobilizate si realocate in alta parte Se testeaza punerea in functiune a produsului realizat

5. Grupul proceselor de inchidere

1. Initierea Proiectului
n acest stadiu trebuie sa se raspunda la urmatoarele intrebari: 1.Care este problema de rezolvat? 2.Cine sunt componentii/membrii grupurilor tinta? 3.Este oare nevoie de acest proiect? Reflecta el nevoile reale ale comunitatii? 4.Este comunitatea de acord ca aceasta problema este reala? Doreste oare comunitatea acest proiect? Care ar fi solutiile lor? 5.Care ar fi oportunitatile proiectului? Ce are el nou, inovator? 6.Ce anume o sa schimbe proiectul?
Cateva intrebari

1. Initierea Proiectului
Pasi de urmat :

11

1. Initierea Proiectului
Colectarea de informatii
Proiectele nu se desfasoara izolat exista un mediu care le genereaza si cu care interactioneaza!

Mediul de lucru al organizatiei este definit de: Mediul Social Tehnologie Economie Mediul Ecologic Climatul Politic (legislativ si administrativ)

Proiectele trebuie sa se incadreze in strategia organizatiei si sa contribuie direct la realizarea misiunii si indeplinirea obiectivelor !

Factori STEEP

1. Initierea Proiectului
Elementele strategiei unei organizatii

Intrebari cheie
Care este rolul nostru aici?

Raspunsuri
Formularea misiunii Analiza SWOT, analiza pietei, previziunea tehnologica Obiective Directii/ strategii de actiune
(detaliate in plan de actiune, programe, proiecte)

Unde ne aflam in acest moment? Ce dorim sa realizam? Cum sa procedam pentru a realiza
ce ne-am propus ?

Un proiect poate fi o modalitate de a folosi o strategie sau mai multe pentru a realiza unul sau mai multe obiective ale organizatiei. Factor important in succesul unui proiect = existenta unei misiuni declarate, a unor obiective asumate si intelese de toti (inclusiv conducerea)

Planificarea strategica la nivelul unei organizatii

Planificarea nseamn privirea ctre viitor i luarea unor decizii referitor la ce va face o organizatie pe termen scurt, mediu i lung. i
De ce un plan strategic ?
1 Ofera organizatiei sansa de a directiona viitorul ei 2 Ajuta organizatia sa identifice probleme cu care se confrunta si sa se adapteze la schimbari 3 Ofera posibilitatea rezolvarii problemelor in parteneriat si a echilibrarii resurselor precare 4 Protejeaza si face posibile cele mai multe investitii urmareste cresterea economica si a afacerilor 5 Ajuta organizatia sa fie sigura ca dezvoltarea inseamna o organizatie mai buna, nu doar una mai mare 6 Incurajeaza dezvoltarea economica durabila 7 Ajuta organizatia sa-si pastreze baza de resurse 8 Protejeaza dreptul de proprietate si valorile proprietatii 9 Asigura o justificare legala pentru deciziile si hotararile emise de organizatie 10 Permite luarea in considerare a impactului viitor antrenat de deciziile luate in prezent

Planificarea strategica la nivelul unei organizatii

Poate implica fluxuri simultane de idei atat de sus in jos, cat si de sus in jos, astfel incat ceea ce se obtine sa devina obiective ale organizatiei in vederea impunerii schimbarilor necesare. Schimbarile pot apare si din exteriorul organizatiei: ex. un raspuns care trebuie dat unor schimbari legislative; un efort suplimentar ce trebuie depus pentru respectarea unor standarde noi; o ideee din partea unui client potential al firmei, etc.

1. Initierea Proiectului
Analiza S.W.O.T.
S
(Strengths) Puncte Tari Elementele strategiei unei organizatii

W
(Weaknesses) Puncte Slabe Mediu intern

O
(Opportunities) Oportunitati

T
(Threats) Amentintari

Mediu extern

Factorii externi Factori STEEP

Sociali

Tehnologici

Ecologici

Economici

Politici
16

1. Initierea Proiectului
Analiza S.W.O.T.

Pentru ce?

Instrument analitic ce permite studierea Mediului Extern si Intern al unei organizatii S-W-O-T

Concluzii Se decide modul in care sa fie sporite Punctele Tari (=Forta) , abordate si minimizate Punctele Slabe (=Slabiciuni), sa se beneficieze de Oportunitati, sa se evite Amenintarile
17

1. Initierea Proiectului
Analiza S.W.O.T.
S (Puncte Tari)
1. Care sunt avantajele noastre ? 2. Ce facem bine ? 3. Pe ce ne bazam ? 4. Ce caracteristici favorabile avem ?

W (Puncte Slabe)
1. Care sunt dezavantajele noastre? 2. Ce nu facem facem bine ?

O (Oportunitati)
1. Care sunt factorii externi favorabili noua ? 2. Unde avem sanse ?

T (Amenintari)
1. Care sunt schimbarile care ne dezavantajeaza ? 2. Care sunt cerintele noi pe care nu putem sa le indeplinim?

Exemplu de analiza SWOT

O companie produce mobilier. Vrea sa-si orienteze productia spre un nou segment de piata : mobilierul de birouri.
Puncte Tari
clienti stabili reputatie buna afacere viabila si profitabila acum are un departament vanzari experimentat in vanzarea si prezentarea produselor proprii

Puncte Slabe
venituri insuficiente pentru cercetare si dezvoltare

produse noi nu s-au explorat alte piete unele produse nu se vand prea bine unele linii de fabricatie sunt invechite

Oportuniti
un nr. important de produse au piata atat

Ameninri

comerciala, cat si industriala concurentii pot copia modelele companiei si le pot interes al consumatorilor pentru produse care realiza mai bine/ieftin ar putea fi realizate de comp. constructia de spatii pentru birouri a luat avant

19

Exemplu de analiza SWOT

Evaluarea activitatii unei Universitati

Exemplu de analiza SWOT Evaluarea sistemului socio-economic a municipiul Rmnicu Vlcea

Puncte Tari
Resurse complexe i poluare moderat Industrie diversificat pentru export Aezare geografic favorabil turismului Calificare bun a forei de munc Servicii publice bine organizate Sistem educaional de nivel ridicat Structura etnic omogen

Puncte Slabe
Constrngeri de relief Servicii turistice de slab calitate Investiii interne i strine sczute Transport n comun deficitar i poluant Diminuare suprafee spaii verzi Procent ridicat de pensionari omaj n cretere

Oportuniti
Exporturi preponderente n U.E Posibiliti concesionare servicii publice Programe construcii locuine sociale Adoptare SMM i certificare ISO 14001 Asistena medical mbuntit Lipsa efecte suprapopulare Mass media local bine reprezentat

Ameninri
Mediu economic ostil Lipsa stimulente fiscale Creterea gradului de srcie Dezvoltare economic nesustenabil Propietate agricol divizat Dificulti n colectare venituri la buget Creterea delincvenei, inclusiv juvenile

Analiza SWOT
EXERCITIU

Pe baza celor spuse anterior, realizati o scurta analiza SWOT a grupului sau departamentului unde lucrati sau organizatiei din care proveniti. Incercati sa enumerati cel putin trei elemente din fiecare categorie.
22

1. Initierea Proiectului
Instrumente de investigatie
PROCES PAS 1 PAS 2 PAS 3 PAS 4 PAS 5

METODE

1. Initierea Proiectului
Analiza Grupurilor de Interes (Steakholders)
Prima sarcin n faza de analiz este determinarea celor ce ar putea fi implicai sau afectai de proiect.
ManagerP roiect

Managementul Echipei Proiectului Sponsor Proiect Echipa Proiect Grup Interes Proiect

Ca grup de interese pot fi definite persoanele, grupuri de persoane, organizaii, instituii care sunt sau ar putea fi interesate sau afectate de proiect. Prin analiz se identific problemele cheie, obligaiile i oportunitile cu care se confrunt aceste grupuri de interese.

1. Initierea Proiectului
Analiza Grupurilor de Interes (Steakholders)
Care sunt persoanele, grupurile, institutiile afectate de problema? Care sunt interesele si pozitiile grupurilor fata de problema respectiva? Ce ar avea de castigat fiecare grup daca problema ar fi rezolvata? Care este gradul de implicare si care sunt resursele pe care fiecare grup le poate investi in proiect? Care este grupul tinta al proiectului (categoria de persoane carora li se adreseaza proiectul)? Care sunt beneficiarii proiectului (categoria de persoane care vor avea de castigat in urma proiectului)? Care sunt cei afectati de proiect (categoria de persoane care vor avea de pierdut in urma proiectului)?

1. Initierea Proiectului
Analiza Grupurilor de Interes (Steakholders) Participantii la proiect (stakeholders) - orice persoana sau grupuri de persoane care au un interes intr-un proiect.

Managerii + echipa Clientii

Sponsorul (Promotorul) Finantatorul Beneficiarul Utilizatorul final Clientul final

Exemple: Managerii din esalonul superior Managerii de linie din alte compartimente functionale Finantatorul Utilizatorii directi Utilizatorii finali Reprezentanti ai adm. locale

Grupurile de persoane cointeresate

1. Initierea Proiectului
Participarea Stakeholders: permite formularea si/sau adaptarea proiectelor la conditiile sociale, economice si politice; permite obtinerea de informatii relevante; intareste relevanta obiectivelor in relatie cu nevoile; arata cum stakeholders percep realitatea ; intareste capacitile locale;

Analiza Grupurilor de Interes (Steakholders)

intareste societatea civila si procesul democratic

1. Initierea Proiectului
Analiza Grupurilor de Interes (Steakholders)

Scopul analizei se realizeaz identificnd:

motivaia grupurilor de interese n legtur cu problemele abordate i cu implicarea lor n proiect conflictele i interesele comune ntre grupurile de interese, care vor afecta gradul de risc al proiectului relaii existente i poteniale ntre grupurile de interese care pot fi construite pentru a spori persperctivele de succes ale proiectului modurile concrete prin care diferitele grupuri de interese pot participa la proiect

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Cum?

Cum sa procedam? 1. Identicati grupurile/institutiile importante 2. Clasificati (grupuri tinta, beneficiari, grupuri de interese, contractori, etc.) 3. Caracterizati si analizati strategiile acestora 4. Identificati consecintele pentru proiect

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Cum?

Aspecte de referinta: 1. Caracteristicile grupului: Social, economic Statutul grupului (formal/informal) Structura (conducere) Perceptia problemelor

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Cum?

2. Interese, motivare: Nevoi, aspiratii Strategie posibila Interese (deschise/ascunse) Asteptari & preocupari Atitudini fata de proiect

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Cum?

3. Sensibilitate la aspectele interconectate Diferente intre barbati si femei, mediu 4. Potential si constrangeri: Puncte tari, Puncte slabe Posibile contributii

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Cum?
Concluzii

pentru proiect:

Cum

se poate tine cont de grup? Ce actiuni se pot intreprinde? Cum se poate aborda grupul?

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Informaiile despre grupurile de interese pot fi colectate prin:

Conversaii particulare

Urmtoarele atitudinii trebuiesc evitate n politica de comunicare: "Noi tim ce este bine pentru voi". "Noi tim ce vrea lumea". "Oamenii sunt la fel i se comport la fel oriunde s-ar afla".

Participare la workshopuri, seminarii, conferine, focus grupuri, dezbateri publice Analiza mass mediei, citirea de reviste specializate, consultarea de pagini web, consultarea bancilor de date

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati

Urmtoarea list de probleme de discutat, poate fi avut n vedere: Ce roluri i responsabiliti trebuiesc asumate de ctre fiecare grup de interese dac proiectul are succes? Sunt rolurile i responsabilitile plauzibile i realiste? Ce rspunsuri negative ar putea fi din partea grupurilor de interese i care ar fi impactul lor asupra proiectului? Ct de probabile sunt aceste rspunsuri negative i reprezint ele riscuri majore pentru proiect?
Evaluarea intereselor matricea grupurilor de interese
Reactii previzibile Idei privind calea de urmat

Persoanele sau grupurile de interes

Ce urmaresc?

Reactiile lor in trecut

Comportament probabil

Schimbare pozitiva sau negativa

1. Initierea Proiectului Pasul 1: Analiza factorilor interesati

METODA
Cooperare fara interes Cooperare intensa

Diagrama Venn
Diagrama Venn Plasarea de cercuri n mai pozitii n dreptul desenului reprezinta tema analizata: multe care

1. Cerc extern - reprezinta faptul ca actorii grupului nu au interes comun cu tema de dezvoltare. 2. Cerc tangent - reprezinta schimb de informatii ntre actori si aria de dezvoltare. 3. Suprapunere partiala - reprezinta o anumita cooperare ntre actori si aria de dezvoltare 4. Suprapunere accentuata nseamna o cooperare intensa.

PROIECT
Cooperare de interes

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati (Stakeholder):

Matricea de Conflict si Parteneriat
Spatiul deasupra diagonalei matricei- PARTENERIAT Grupuri de interes

A B C D

X
B A C A D A

A B

A C B C

A D B D

X
C B D B

X
D C

X
Pot fi utilizate urmatoarea grila de evaluare: 1- parteneriat sau conflict slab 2 parteneriat/conflict mijlociu 3 parteneriat/conflict mare 0 - relatie indiferenta

Spatiul sub diagonala matricei CONFLICT

Pasul 1: Analiza Factorilor interesati (Stakeholder):

Matricea Caracteristicilor
Stakeholder

Caracteristici social, economic diferenta barbati/femei structura, organizare, statut atitudini...

Interese & asteptari interese, obiective... asteptari

Sensibilitate la si respect fata de aspectele interconectate diferente intre sexe mediu, etc.

Potential & puncte slabe resurse disponibile cunostinte, experienta... Posibila contributie

Implicatii si concluzii pentru proiect actiuni posibile cum sa se abordeze grupul

PROIECTUL SI PARTICIPANTII LA PROIECT Studiu de caz

Administratia orasului Floare-de-Colt a propus unui investitor realizarea unui parc de distractii la cativa km de oras. Parcul va fi denumit Happy Land.
Argumentati de ce considerati ca acesta poate fi un proiect. Identificati partile interesate de acest proiect. Completati matricea grupurilor de interese.

EXERCITIU

1. 2. 3.

Persoanele sau grupurile de interes

Ce urmaresc?

Reactiile lor in trecut

Comportament probabil

Schimbare pozitiva sau negativa

Reactii previzibile
39

Idei privind calea de urmat