Universitatea Politehnica din București

Ingineria și Managementul Sistemelor de Afaceri

Managementul de scop

Îndrumător: Student:
Prof. Dr. Ing. Mihail Caramihai Marian-Cosmin Dumitru

Anul 2018, București

 Managementul proiectelor informatice

Cuprins

1. Introducere...............................................................................................................................................3
2. Scopul vs Obiective..................................................................................................................................4
3. Analiza de nevoi pentru un proiect........................................................................................................6
4. Definirea & Planificarea scopului..........................................................................................................6
5. Work Breadown Structure......................................................................................................................9
6. Validare scop..........................................................................................................................................11
7. Control scop............................................................................................................................................11
8. Concluzii.................................................................................................................................................12
9. Bibliografie.............................................................................................................................................12

1. Introducere
2
 Managementul proiectelor informatice

Scopul reprezinta o afirmatie ce furnizeaza contextul general a ceea ce proiectul isi

doreste sa realizeze si prezentarea beneficiilor aduse.

O alta definitie mai concise a scopului unui proiect ar putea fi: “Scopul este motivul
pentru care un proiect este realizat”:.

Pentru a intelege mai bine necesitatea definirii scopului unui proiect, trebuie sa stim care
sunt pasii unui proiect:

Oricine a realizat vreodată un

proiect va avea poveste despre modul
în care s-au produs schimbările.
Domeniul de aplicare trebuie să se
schimbe, iar acest lucru este de
așteptat. Schimbările de domeniu
care, de obicei, cauzează probleme
sunt cele în care percepția a ceea ce a
fost în și din afara a fost diferit între
diferitele părți. Managerii de proiect
presupun că vor exista doar patru sau
cinci rapoarte, iar afacerea a asumat
zece douăzeci. Nimeni nu a simțit că
merită să vorbească pentru că au
asumat cealaltă persoana se gândea la
fel cum au făcut-o.

Scopul unui unui proiect

trebuie sa aiba anumite caracteristici sau trasaturi pentru a reprezenta cat mai bine proiectul.
Orice proiect trebuie sa aiba un scop cat mai bine definit, concret, concis si care sa adreseze
rezultatele ce se doresc a fi atinse.

Pentru momentul in care concepem un anumit scop, trebuie sa avem in minte urmatoarele
intrebari:

3
 Managementul proiectelor informatice

 Care este necesitatea acestui proiect?

 Catre cine se adreseaza proiectul?

 Care este scopul final al proiectului?

 Care sunt partile implicate in proiect?

 Care este contextul in care se integreaza proiectul?

2. Scopul vs Obiective

Obiectivele unui proiect sunt enunturi referitoare la rezultatele asteptate ale aplicarii
planului proiectului. Obiectivele unui proiect trebuie sa fie formulate astfel incat sa satisfaca
cerintele specificate si, daca este cazul, sa poata fi imbunatatite pe parcursul derularii proiectului.
Obiectivele trebuie sa descrie ceea ce se urmareste a fi realizat, sa fie exprimate in termeni
referitori la durata de timp, caracteristicile urmarite si, ori de cate ori este posibil, sa fie
masurabile.

Un obiectiv bine formulat al proiectului trebuie sa aiba urmatoarele caracteristici:

 Oferă o descriere concretă a efectului proiectului la nivelul rezultatelor;

 A fost dezvoltată într-un proces participativ;

 Este acceptat de grupul țintă și de alte părți interesate;

 Este clar și concis.

Spre deosebire de scopul unui proiect, obiectivele trebuie sa fie tinte clare, masurabile si
cuantificabile. Un obiectiv reprezinta un castig ce apare dupa o perioada de timp, timp in care
trebuie sa atinga toate elementele specificate in proiect.

Conceptul de obiectiv si scop sunt diferite, deoarece scopul reprezinta doar idea in jurul
careia se creaza planul de afaceri in timp ce obiectivul este ceva masurabil, spre exemplu “
cresterea cifrei de afaceri cu 10% pana la finalul anului financiar”.

4
 Managementul proiectelor informatice

Una din cele mai utilizate tehnici de formulare a obiectivelor este respectarea principiului
S.M.A.R.T., conform caruia un obiectiv trebuie sa fie specific, masurabil, realizabil, realistic, si
incadrat intr-o anumita perioada de timp.

Pot exista doua tipuri de obiective:

 Obiective Generale

 Obiective Specifice

Obiectivele generale se refera la ceea ce speram sa realizam pentru a ne sustine misiunea,

in timp ce obiectivele specifice sunt acele obiective stabilite pentru atingerea obiectivului primar.

Obiectivul general se refera de obicei la cunoasterea produsului. Putem comunica întregii

populatii ca noua Coca-Cola exista. Trebuie deci sa atragem atentia asupra produsului. Astfel a
procedat, în 1996, Ministerul de Finante al Canadei, când a lansat o campanie de mare anvergura
pentru contracararea muncii la negru. A folosit televiziunea, în timpul orelor de mare audienta,
pentru a sensibiliza populatia cu privire la aceasta problema. Apoi, a stabilit obiective specifice
pentru fiecare public-tinta în parte : lucratorii care primesc bacsis, muncitorii din constructii.
Aceste obiective vizau atitudinea si comportamentul.

Fiecare obiectiv specific se adresa unei tinte anume si dadea nastere unei strategii
specifice.

5
 Managementul proiectelor informatice

3. Analiza de nevoi pentru un proiect

In momentul in care ne dorim sa investim timp si bani intr-un anumit proiect trebuie sa
fin siguri ca acel proiect este necesar si ca pe viitor ne poate aduce un plus de valoara in
desfasurarea activitatilor.

Validarea presupune compararea rezultatelor cu cerintele, examinarea rezultatului final si

validarea in conformitate cu o unitate de masura.

Un proiect poate fi necesar pentru :

 Identificarea și stabilirea priorităților pentru informațiile necesare sprijinirii

activitatilor de afaceri și pentru a atinge obiectivele de afaceri.

 Pentru a obține o perspectivă mai aprofundată asupra structurii afacerii, pentru

îmbunătățirea ulterioară a arhitecturii informaționale.

 Pentru a facilita angajamentul față de strategia dezvoltată in îndeplinirea

obiectivelor reengineeringului sau alte obiective și obiective ale businessului.

Pot exista mai multe tipuri de analize a necisitatii proiectului:

 Analizarea costurilor
 Analiza riscurilor
 Analiza resurselor umane implicate in proiect
 Raportare costuri vs beneficii

4. Definirea & Planificarea scopului

Exemplificarea etapelor proiectului:

 ETAPA1: Descrierea activitatilor: Prima etapa in planificarea proiectului o

reprezinta etapa de descrierere a activitatilor necesare implementarii proiectului

6
 Managementul proiectelor informatice

de la analiza pana la validare. In aceasta etapa se definesc intervalele de timp in

care proiectul trebuie finalizat.
 ETAPA2: Definirea relatiilor dintre activitati: A doua etapa in planificarea unui
proiect o reprezinta definirea relatiilor dintre activitati. Pot exista dependinte intre
activitati (anumite activitati nu pot fi incepute inainte de finalizarea altora). In
aceasta etapa se poate determina si prioritatile activitatilor.
 ETAPA3: Estimarea resurselor: In a treia etapa se pot analiza activitatile si
determina resursele necesare pentru indeplinirea lor (resurse umane/financiare)
 ETAPA4: Estimarea timpului necesar: In a patra etapa trebuie estimate
intervalele de timp necesare indeplinirii fiecarei activitati

Pentru o mai bun structurare a procesului de luare a deciziilor exista doua modalitati de
reprezentare sub forma de diagrame:

 Diagrama Gantt
 Diagramele CPM/PERT

Diagrama Gantt

Reprezintă o diagramă cu bare orizontale care ilustrează activitățile dintr-un proiect, desfășurate
în timp, indicând timpii de începere și respectiv de finalizare, precum și durata acestor activități.
În diagramă pot fi menționate și persoanele responsabile pentru activități.

Cazurile când se utilizează acest tip de diagramă sunt următoarele:

 pentru planificarea sau monitorizarea activităților dintr-un proiect de cercetare, pentru lucrări
de construcție etc.;
 pentru a prezenta altor persoane planul sau starea unui proiect;
 atunci când se cunosc etapele unui proiect sau proces, în privința succesiunii și duratei
acestora;
 în situația în care nu este necesar să se specifice ce activități sau procese depind de
terminarea unora anterioare.

7
Managementul proiectelor informatice

8
Managementul proiectelor informatice

Fig1. Tabel dezvoltare diagram Gantt

9
 Managementul proiectelor informatice

Fig2. Reprezentare diagram Gantt

Diagrama CPM/PERT

Tehnica de evaluare și revizuire a programului (sau proiectului) (PERT) este un instrument

statistic utilizat în managementul de proiect, care a fost conceput pentru a analiza și a reprezenta
sarcinile implicate în finalizarea unui proiect dat. Este reprezentata folosind doua elemente:
starile, de obicei reprezentate prin nod-uri (cercuri) sau patratele, sageti, reprezentand activitatea
necesara pentru trecerea de la o stare la alta si restrictiile (exemplu: durata acetivitatii).

PERT a definit patru tipuri de timp necesare pentru a realiza o activitate:

 timpul optimist: timpul minim necesar pentru realizarea unei activități (o) sau a
unei căi (O), presupunând că totul se desfășoară mai bine decât se așteaptă normal

 timpul pesimist: timpul maxim posibil pentru realizarea unei activități (p) sau a
unei căi (P), presupunând că totul nu merge bine (dar excluzând catastrofele
majore).

 timpul cel mai probabil: cea mai bună estimare a timpului necesar pentru realizarea
unei activități (m) sau a unei căi (M), presupunând că totul se desfășoară normal.

 timpul estimat: cea mai bună estimare a timpului necesar pentru realizarea unei
activități (te) sau a unei căi (TE), conștientizând faptul că lucrurile nu se desfășoară
întotdeauna în mod normal (implicarea fiind că timpul așteptat este timpul mediu
sarcina ar necesita dacă sarcina s-ar repeta în mai multe ocazii pe o perioadă mai
lungă de timp).

10
 Managementul proiectelor informatice

te = (o + 4m + p) ÷ 6

Fig 3. Diagrama PERT

5. Work Breakdown Structure

Work Breakdown Structure este o descompunere ierarhica a activitatilor in faze, livrabile

sau pachete de lucru ce urmeaza a fi intreprinse de catre echipa de proiect, in scopul atingerii
obiectivelor propuse. Structura unui WBS poate fi sub forma de lista sau arbore.

În pregătirea unei structuri de descompunere a lucrărilor sunt necesari următorii pași:

• Identificarea obiectivului final al proiectului. Structura de descompunere a

lucrărilor trebuie să-l ajute pe managerul proiectului să-și formeze o viziune clară asupra
produsului/obiectivului final al proiectului;

• Identificarea livrabilelor majore necesare pentru succesul proiectului. Livrabilele

sunt rezultate măsurabile, tangibile și verificabile (pentru a facilita măsurarea performanțelor),
care trebuie să fie produse pentru a termina o parte din proiect sau întregul proiect.

• Se încorporează niveluri de descompunere suplimentare (detalii) ca elemente

constituente ale livrabilelor, până ce cerințele managementului pentru managerierea și controlul

11
 Managementul proiectelor informatice

proiectului sunt satisfăcute. Detaliile asupra livrabilelor oferă oportunități care nu au fost
aparente din livrabilele de pe niveluri superioare de descompunere.

• Se revizuiește și se rafinează WBS până ce persoanele și organizațiile implicate în

proiect sunt de acord cu nivelul planificării și raportării proiectului.

Modalitati de realizare a WBS:

Top-down:
 Obiectivul este descompus in componente
 Se foloseste, de obicei o reprezentare pe nivele de complexitate
Bottom-up
 Se incepe cu actiunile specifice si se organizeaza catre
obiective/rezultate
 Se utilizeaza agregarea pe componente
Analogia
 Se porneste de la modele existente si se modifica in functie de
necesitati
Mind-mapping
 Colectie de idei legate intre ele

6. Validare scop

Una dintre cele mai importante etape ale managementului de proiect este cunoscută ca
validare. Procesul de validare apare, în general, ca un pas sau mai mulți pași ai procesului, de
obicei în etape și este utilizat pentru a determina dacă proiectul este conform specificațiilor.
Specificațiile proiectului sunt foarte detaliate, iar managerul proiectului trebuie să evalueze
procesul de validare pentru a fi sigur că proiectul îndeplinește cerințele. Experiența în
managementul proiectelor poate ajuta supervizorii în evaluarea diferitelor faze și etape de
validare. Acolo unde validarea este tehnica de evaluare a etapelor proiectului, verificarea este
dovada conformității făcută de managerul de proiect.

12
 Managementul proiectelor informatice

7. Control scop
Controlul proiectelor este o funcție profesională care nu este recunoscută pe scară largă
ca un set de competențe specializate în sine. Este o funcție critică pentru obținerea unor rezultate
reușite ale unui proiect și a unui program, adică asigurarea beneficiilor necesare pentru cost, timp
și performanță.

Controlul si monitorizarea includ:

- Analiza programului realizat

- Identificarea factorilor variabili ce pot duce la schimbarea programului

- Identificarea operatiilor de corectare pentru rezolvarea problemelor/riscurilor

identificate

8. Concluzii
 Orice proiect are un scop final la care trebuie ajuns
 Diverente intre scop si obiective
 Definire si planificare pt scopul unui proiect- avem diferite
modalitati/diagrame(Grantt/PERT)
 Validarea reprezinta un pas foarte important al managementului procesului

9. Bibliografie

 https://projectcontrolsonline.com/definition-and-importance-of-project-
controls
 Wouter Baars – Project Management Handbook 2006
 Mohammad A. Rajabi – Project Scope Management
 Paul Newton – Managing Project Scope
 Neville Turbit – The Project
 University of Micigan – Project Management Guidebook
 https://acs.curs.pub.ro –Note curs

13