Europroiect Estate - 2014 *** Project Management si Dezvoltare Organizationala *** KPI

www.project-management-romania.ro
1

KPI KEY PERFORMANCE INDICATORS (1)

De ani de zile, msurarea n sine nu a fost bine
neleas iar managementul metricilor a fost evitat pentru
c acestea nu au fost nelese.
Pe de alta parte, dac nu putei oferi stakeholderilor
ceva care poate fi msurat, atunci cum puteti s promiteti
c ateptrile lor vor fi ndeplinite?
- Nu poi controla ceea ce nu poi msura !

n timp ce metricile sunt folosite cel mai frecvent
pentru a valida starea de sntate a unui proiect, acestea
pot fi folosite de asemenea, pentru a descoperi cele mai
bune practici n cadrul proceselor.

Fr utilizarea eficient a metricilor, companiile trebuie sa petreaca foarte mult timp
ncercnd s realizeze mbuntiri susinute. n acest sens, metricile sunt o necesitate
deoarece:
Aprobrile pentru proiect proiectului sunt adesea bazate pe informaii insuficiente si
estimari slabe.
Aprobrile proiectului se bazeaz pe valori nerealiste pentru anumiti indicatori : perioada
de recuperare a investiiei (ROI Return-of-Investment), valoarea actual net (NPV-
Net Present Value) i recuperarea valorii investite (Payback) datorate perioadei
considerate.
Aprobrile proiectului sunt adesea bazate pe un scenariu tip cel mai bun caz.
Cerintele reale de timp i de cost pot sa fie ascunse sau nu sunt pe deplin nelese n
timpul procesului de aprobare a proiectului.

Determinarea metricilor necesit un rspuns la anumite ntrebri critice, cum sunt:
Colectarea informaiilor si raportarea:
Cine va colecta informaiile?
Cnd se va fi colectate informaiile?
Cnd i cum vor fi raportate
informaiile?

Msurtorile :
Ce trebuie msurat ?
Cnd ar trebui s fie msurat ?
Cum ar trebui s fie msurat ?
Cine va efectua msurtoarea ?
Pentru multe companii (si pentru multi manageri de proiect) , a rspunde la aceste ntrebri
n special n cazul unor proiecte complexe a fost si a ramas o provocare. Ca urmare, metricile
sunt de multe ori ignorate, deoarece acestea au fost dificil de definit i de colectat.
Exist mai multe tipuri de metrici. Pentru simplificare, ele pot fi identificate mai mare
msur:
Indicatori ai rezultatelor (RI): Acestia ne spun ceea ce am realizat.
Indicatori de performan (KPI): Acesti metrici sunt indicatori eseniali pentru
performan, care pot crete drastic performanta sau realizarea obiectivelor
proiectului.
Europroiect Estate - 2014 *** Project Management si Dezvoltare Organizationala *** KPI
www.project-management-romania.ro
2




Cele mai multe companii folosesc un amestec nepotrivit din cele dou tipuri si le
eticheteaz pe toate ca fiind KPI. Exist ins o mare diferen ntre o metric si un KPI.
Metricile se concentreaza n general pe realizarea obiectivelor de performan,
concentrndu-se pe "Unde suntem azi?"
KPI se concentreaza asupra rezultatelor viitoare i raspund la "Unde vom ajunge?"

Scopul final pentru de a lucra in proiecte, indiferent dac acestea sunt pentru clientii interni
sau externi, este de a sprijini un anumit tip de strategie de business. Odat ce proiectul este
selectat ca parte a unui portofoliu de proiecte, trebuie dezvoltata o strategie de proiect n jurul
obiectivelor proiectului, a criteriilor de succes a acestuia si a metricilor / KPI. Cu cat este mai
mare acordul ntre client si contractor cu privire la strategia proiectului, cu att mai mari
sunt ansele de succes.

Dup cum am mai menionat, unul dintre primii pai n dezvoltarea unei relaii client-
contractor privind un proiect, care ncepe chiar i n timpul angajamentului iniial cu clientul,
este de a ajunge la o definire agreata a succesului. Unele companii definesc succesul n
termeni de factorii critici de succes (CSF Critical Success Factors) si apoi stabilesc valori i
KPI-uri pentru a determina dac aceti factori sunt ndepliniti. Factorii critici de succes identifica
activitile necesare pentru a ndeplini rezultatele preconizate dorite de client i s menin
eficient managementul relaiilor cu stakeholderii.

Oamenii au tendina de a utiliza cuvintele metrici i indicatori cheie de performan in
mod alternativ.
Din pcate, acestea sunt diferite. n continuare voi discuta despre diferenele precum i
despre rolul KPI n management de proiect.
Vreau sa mentionez faptul ca o parte din rolul managerului de proiect este de a nelege
care sunt metricile eseniale ce trebuie s fie identificate, msurate, raportate i gestionate
astfel c proiectul sa fie privit ca unul de succes de ctre toti stakeholderii, dac aceasta este
posibil.
Termenul "metric" este generic, n timp ce un "KPI" este specific. KPI-urile servesc ca
semnale de avertizare timpurie care, n cazul in care exista o condiie nefavorabila ce nu este
abordat, rezultatele obtinute pot fi nesatisfacatoare. KPI si metricile pot fi afiate n tablouri de
bord (dashboard), scorecard-uri i rapoarte.

Europroiect Estate - 2014 *** Project Management si Dezvoltare Organizationala *** KPI
www.project-management-romania.ro
3

Definirea corecta a metricilor si KPI (indicatorilor
cheie de performan) este un joint-venture intre
managerul de proiect, client i stakeholderi si este o
necesitate, n scopul de a obine acordul
stakeholderilor. Unul dintre factorii cheie pentru un
proiect de succes este gestionarea eficient i n timp
util a informaiilor. Aceasta include gestionarea KPI.

- KPI ne ofera informatii pentru a lua decizii n
cunotin de cauz i pentru a reduce
incertitudinea.


Multi ani de zile, metricile si KPI au fost utilizati n principal ca parte a tehnicilor Business
Inteligence (BI).
Atunci cnd se aplic pentru proiecte, KPI rspunde la ntrebarea: "Ce este cu adevrat
important pentru diferiti stakeholderi s se monitorizeze n proiect?"

Frecvent, elementele care apar n tablourile de bord
(dash-board) sunt elemente pe care le urmaresc att clienii
si managerii de proiect. Aceste elemente sunt menionate ca
indicatori cheie de performan - KPI.
Un KPI este o metric ce masoara ct de bine
funcioneaz organizaia sau ct de bine desfoar o
persoan o activitate operaional, tactica sau strategic,
activitate care este critica pentru succesul actual i viitor al
organizaiei.
KPI sunt instantanee de nivel nalt al modului n care progreseaz un proiect ctre
obiectivele predefinite. Unii oameni confunda un KPI, cu un indicator de ndrumare. Un indicator
de ndrumare este de fapt un KPI, care masoara modul in care munca pe care o faci acum va
afecta viitorul. KPI pot fi tratai ca indicatori, dar nu ca indicatori de indrumare.
KPIs sunt componente critice ale tuturor sistemelor de
msurare a valoarii dobandite. Termeni precum variaia de cost,
variaie de programare, indicele de performan a programarii,
indicele de performan a costurilor si timpul / costul, la finalizare
sunt de fapt KPI dac sunt folositi corect, dar nu ntotdeauna sunt
menionati ca atare. Necesitatea acestor KPI este simpl: ceea ce
este msurat, este si realizat !

De mai bine de patru decenii, singurul KPI la care ne-am uitat la a fost timpul si costul
sau derivai ai timpului i costului. Astzi, ne dm seama c statusul adevrat al proiectului nu
poate fi msurat doar in functie de de timp si de cost. Prin urmare a crescut nevoia de KPI
suplimentari.
Europroiect Estate - 2014 *** Project Management si Dezvoltare Organizationala *** KPI
www.project-management-romania.ro
4


Managerii de proiect trebuie s explice
stakeholderilor diferenele dintre metrici si KPI si de ce
doar KPI trebuie raportati n tablourile de bord.
De exemplu, metricile se concentreaza pe
realizarea pachetelor de lucru, atingerea de repere,
precum i realizarea obiectivelor de performan in timp
ce KPI se concentreaza asupra rezultatelor viitoare,
iar aceasta este informaia de care au nevoie prile
interesate pentru luarea deciziilor.

Dei cele mai multe companii folosesc metrici i efectueaz msuratori, acestea par s
aib o nelegere slab a ceea ce constituie un KPI pentru proiecte i modul n care acestia
trebuie s fie utilizati.
Unii specialisti definesc trei categorii de metrici:
Indicatori de Rezultate (RIS): Ce am realizat?
Indicatori de Performan (IP): Ce trebuie s facem pentru a crete sau de a satisface
performana?
Indicatori principali (cheie) de performan (KPI): Care sunt indicatorii eseniali de
performanta care pot crete drastic performanta sau realizarea obiectivelor?

Cele mai multe companii utilizeaz un amestec inadecvat a acestor trei tipuri i le
eticheteaz ca fiind KPI.



EUROPROIECT ESTATE
Eng. Marius GAITAN, PMP
Senior Project Manager & Civil Engineer