Rolul indicatorilor cheie de performanță

(KPIs) în măsurarea performanței firmei.

Coordonator științific: conf. dr. Mihalciuc

Camelia

Masterande:
Olar Mihaela Gabriela
Postolache Paraschiva Iulia
 Introducere.
Performanţa strategică şi implicit cea operaţională, fie ea la nivel de
echipă sau la nivel de individ, este un obiectiv capital al oricărei entităţi.
Pentru a putea concepe în ce proporţie obiectivele organizaţionale sunt
îndeplinite şi dacă strategiile de afaceri sunt folositoare, este vital să
definim un sistem complex de indicatori de performanţă care să ne
poată afirma în orice clipă dacă afacerea noastră merge în direcţia
bună, sau invers.
 1.Ce face un KPI eficient?
De prea multe ori, organizațiile adoptă orbește KPI-uri recunoscute
în industrie și se întreabă de ce KPI-ul nu reflectă propria afacere și nu
reușește să afecteze nici o schimbare pozitivă. Unul dintre aspectele
cele mai importante, dar adesea trecute cu vederea, ale KPI-urilor este
că acestea reprezintă o formă de comunicare. Ca atare, ei respectă
aceleași reguli și cele mai bune practici ca orice altă formă de
comunicare. Informațiile succinte, clare și relevante sunt mult mai
susceptibile în a fi absorbite și în a fi utilizate.
 2. Cum se definește un KPI?
Indicatorii de performanță (KPI) trebuie să fie definiți în funcție de
obiectivele de afaceri. Este necesară aplicarea următorilor pași atunci
când se defineşte un KPI:

 Care este rezultatul dorit?

 De ce contează acest rezultat?
 Cum se va măsura progresul?
 Cum se poate influența rezultatul?
 Cine este responsabil pentru
rezultatul afacerii?
 Cum se va şti că s-a obținut
rezultatul?
 Cât de des se va revizui progresul
spre rezultat?
 De exemplu, să presupunem că obiectivul este de a crește veniturile
din vânzări ale anului în curs. Se va numi aşadar acest indicator KPI
-Creșterea vânzărilor. Iată cum s-ar putea defini KPI-ul:
 Pentru creșterea veniturilor din vânzări cu 20% în anul în curs,
 Realizarea acestei ținte va permite companiei să devină profitabilă;
 Progresul va fi măsurat ca o creștere a veniturilor măsurate în lei cheltuiți;
 Prin angajarea de personal suplimentar de vânzări, prin promovarea
clienților existenți pentru a cumpăra mai multe produse;
 Directorul de vânzări este responsabil pentru această valoare;
 Venitul va fi crescut cu 20% anul acesta;
 Va fi revizuit lunar.
 3. Ce este un KPI SMART?
O modalitate de a evalua relevanța unui indicator de performanță este
de a utiliza criteriile SMART. Literele sunt luate după următoarele cuvinte:
specifice, măsurabile, accesibile, relevante, legate de timp. Cu alte
cuvinte:
 Obiectivul este specific?
 Se poate măsura progresul spre acest obiectiv?
 Este obiectivul realist posibil/ accesibil?
 Cât de important/ relevant este obiectivul pentru organizație?
 Care este intervalul de timp pentru atingerea acestui obiectiv?
Spre exemplu creșterea cifrei de afaceri cu 20% până la sfârșitul anului pentru o
companie care activează în zona de IT este un obiectiv SMART. Să vedem ce KPIs
am putea folosi în zona de HR care să ne ofere o imagine asupra posibilităților de
realizare a acestui obiectiv. Pe de o parte există „lagging KPI’s”, adică cei orientați
spre trecut, de tipul output și „leading KPI’s” adică cei care se concentrează pe
viitor, cum ar fi de exemplu rata fluctuației de personal (lagging) și nivelul de
încredere în brandul de angajator (leading).
În cazul amintit, o cifră de afaceri mai mare se traduce din punct de vedere al
capitalului uman prin câțiva indicatori de HR cum ar fi cei din zona de
training: numărul mediu de ore de training pe angajat, în mod deosebit cel din
vânzări; return of investment (ROI training- calculat ca raport între beneficiile
trainingurilor față de costurile aferente). Un alt indicator de HR ar fi rata fluctuației
de personal performant măsurat procentual ca raport între numărul de angajați cu
performanțe foarte bune care aleg să părăsească compania într-o anumită perioadă,
de regulă 1 an şi numărul mediu de angajaţi pentru perioada respectivă. Este total
diferit faţă de rata fluctuaţiei de personal şi este esenţial pentru vânzări – dacă ai 3
oameni într-o echipă de 7 care fac 70% din vânzări şi iţi pleacă cei mai buni 2 dintre
ei, obiectivul strategic poate deveni irealizabil cu ceilalţi 5 oameni rămaşi.
...
Asta înseamnă că orice KPI de HR trebuie ales urmând linia de
business şi înţelegând contextul, spre exemplu într-o perioadă de
restructurare organizaţională, vor prima indicatorii de performanţă,
costurile cu salariile în raport cu costurile totale ale companiei şi abia
după perioada de stabilizare, se va pune accentul pe indicatorii de
training şi pe retenţia angajaţilor. Nivelul retenţiei se poate anticipa într-
o oarecare masură prin indicatorul numit indexul de satifacţie al
angajatului şi se poate calcula procentual prin raportul dintre numărul
celor care rămân angajaţi după o perioadă de 1 an faţă de numărul
angajaţilor la începutul perioadei.
4. KPI-uri mai inteligente.
Criteriile SMART pot fi de asemenea extinse pentru a fi mai
inteligente, cu adăugarea evaluării și reevaluării. Acești doi pași sunt
extrem de importanți, deoarece vă asigură că evaluați în permanență
indicatorii cheie de performanță și relevanța acestora pentru afacere.
5. Cum se scrie și se dezvoltă coduri
KPI?
Atunci când se scrie sau dezvoltă un KPI, trebuie să se ia în considerare modul în care
acel KPI se referă la un anumit rezultat sau obiectiv de afaceri. KPI trebuie să fie
personalizați în funcție de situația afacerii și ar trebui dezvoltați pentru a ajuta în atingerea
obiectivelor. Aplicarea următorilor pași atunci când se scrie un KPI este necesară:
 Scrieți un obiectiv clar pentru KPI;
 Împărțiți-vă KPI-urile cu părțile interesate - KPI este inutil dacă nu este comunicat
corect;
 Examinați KPI-ul săptămânal sau lunar - verificarea periodică a indicatorilor cheie de
performanță este esențială pentru întreținerea și dezvoltarea acestora;
 Asigurați-vă că KPI este acționabil - setați obiective lunare, bi-săptămânale sau chiar
săptămânale pentru a ajunge acolo;
 Evaluați KPI-ul pentru a se potrivi nevoilor în schimbare ale afacerii – indicatorii care nu
se actualizează niciodată pot deveni rapid depășiți;
 Verificați dacă se poate obține KPI - stabilirea unor ținte realizabile pentru echipa dvs.
este esențială;
 Actualizați obiectivele KPI după cum este necesar - Indicatorii nu sunt statici. Ei trebuie
întotdeauna să evolueze, să se actualizeze și să se schimbe după cum este necesar;
6. Utilizarea KPIs ca parte a cadrelor
de management al performanței
Conform vechii expresii, Legea lui Goodhart, "orice regularitate
statistică observată va avea tendința să se prăbușească odată ce
presiunea este pusă asupra ei în scopuri de control".
 Un indicator de performanță sau un indicator de performanță
cheie reprezintă doar un tip de măsurare a performanței. Există multe
cadre de management al performanței, care sunt similare, dar diferite.
Fiecare dintre aceste cadre aduce elemente care pot fi trase
împreună pentru a contribui la succesul susținut de date.
 Pasul 1: Alinierea strategiei de afaceri;
 Pasul 2: Acoperă toate bazele tale;
 Pasul 3: Introducerea cadrului de strategie BSC în acțiune cu
OKR-urile ( obiective și rezultate cheie);
 Pasul 4: Monitorizarea cu un tablou de bord KPI.
7. KPI-urile pot ajuta la construirea
unei echipe mai bune.
KPI-urile, principalele matrici care definesc succesul strategic și acționează ca un
etalon pentru domeniile care ar putea necesita îmbunătățiri, sunt un instrument
esențial pentru dezvoltarea echipei și obținerea de rezultate de înaltă calitate la
nivel de organizație.
Problema cu angajamentul angajaților este ceva cu care multe organizații se luptă.
Doar 33% din muncitorii din Statele Unite (și un procent de 15% din întreaga lume)
se definesc ca fiind "implicați, entuziasmați la locul de muncă", potrivit lui Gallup.
Acest lucru are un impact profund asupra liniilor de bază ale mai multor companii.
„Organizațiile cu o forță de muncă foarte implicată văd o creștere medie de 20% a
vânzărilor”, spune Gallup.
Exemplu practic
Indicatori de performanţă asociaţi (KPI):
 1.a. Diferenţe de inventar (număr total)
Definiţie: Numărul total de produse în minus/plus rezultate în urma inventarului periodic.
Modalitate de calcul: Număr total scriptic produse – Număr total efectiv produse (rezultat în urma
inventarului periodic, în conformitate cu listele de inventar)
 1.b. Diferenţe de inventar (valoare)
Definiţie: Valoarea totală a produselor constatate lipsă în urma inventarului periodic.
Modalitate de calcul: Valoarea totală scriptică produse – Valoare totală efectivă produse (rezultată în
urma inventarului periodic, în conformitate cu listele de inventar); aici sunt incluse şi produsele
deteriorate a căror valoare reziduală (dacă este cazul) s-a stabilit în urma inventarului.

 Pentru a se ţine cont atât de diferenţa în bani cât şi de cea în număr produse, indicatorul final poate fi
calculat ca medie aritmetică între cei doi indicatori analitici: = (1.a. + 1.b.)/2

 Tinta: stabilită de companie, se poate considera că orice număr/cost mai mare ca 0 reprezintă o
neîndeplinire a indicatorului de performanţă şi acestuia i se va atribui la evaluare 0%. Alternativ, ţinta
de performanţă – luând în calcul inerenţa deteriorarii unor produse (ex. perisabile) – poate fi stabilită
într-un anumit interval. Orice depăşeşte acest interval se poate considera 0% îndeplinire indicator de
performanţă sau se poate aplica un procent de penalizare de x% pentru fiecare interval de depăşire.

 Observaţie: Se pot include în calculul diferenţelor de inventar şi produsele deteriorate sau se poate
calcula separat un indicator de performanţă asociat.
 Exemplul 1: Să presupunem că este vorba despre o companie care
distribuie produse lactate, având o cifră medie de afaceri lunară de 50000
LEI şi un stoc mediu de circa 3500 produse. Intervalul ţintă pentru
indicatorul de performanţă Diferenţe de inventar, calculat lunar, a fost stabilit
la maxim 30-50 produse, respectiv 100-150 LEI, pentru orice depăşire cu 2
produse, respectiv 10 LEI peste această ţintă fiind penalizată cu 5% din
îndeplinirea indicatorului. La inventar s-au constatat 63 produse lipsă la
inventar, având o valoare totală de 190 LEI. Penalizarea în acest caz va fi
calculata astfel:
 1.a. = s-a depăşit targetul maxim cu 13 produse, aplicându-se o
penalizare totală de 5%*6 (de 6 ori câte 2 produse) = 30%
 1.b. = s-a depăşit targetul maxim cu 40 LEI, aplicându-se o penalizare
totală de 5%*4 (de 4 ori câte 10 LEI) = 20%
 KPI_final = (1.a.+1.b.)/2 = (70%+80%)/2= 75%
Concluzii.
Nu numai că principalii indicatori de performanță ai companiei
sunt critici pentru monitorizarea performanței financiare, ci și pentru
îmbunătățirea moralei angajaților, a satisfacției clienților și a altor
obiective mai personale, vitale pentru creșterea și succesul afacerii.
Motivele pentru care KPI-urile sunt importante includ:
 măsurarea obiectivului: indicatorii KPI sunt măsurătorile prin care știi dacă afacerea își atinge
obiectivele strategice sau nu.
 furnizarea de informații și feedback: Acestea oferă o imagine simplă și inteligentă a
performanței generale a companiei, precum și informații fiabile, în timp real, pentru luarea unor
decizii eficiente.
 educație: KPI-urile creează o atmosferă de învățare într-o organizație, deoarece generează
conversații între personal care pot duce la inovație și o mai bună înțelegere a strategiei de
afaceri.
 moralul personalului: primirea de feedback pozitiv sau stimulente pentru îndeplinirea
indicatorilor cheie de performanță poate fi o recompensare și motivare pentru personal. Fără
măsurarea rezultatelor, munca de calitate poate fi ușor ignorată.
 coerența și continuitatea: Oamenii, prioritățile și obiectivele unei întreprinderi se pot schimba în
timp, dar măsurarea unui KPI ar trebui să rămână consecventă. Acest lucru este esențial
pentru monitorizarea obiectivelor strategice pe termen lung.