ORGANIZAREA UNEI NUNŢI

PROFESOR: STUDENT:

2023
„Organizarea unei nunti”

Etape in desfasurarea proiectului:

1.Proiect-natura si scop
2.Alegerea proiectului
3.Organizarea proiectului 4.Planificarea proiectului 5.Conducerea proietului 6.Echipa de
proiect
Estimarea costurilor si bugetul
Rezolvarea problemelor legate de proiect.Solutionarea conflictelor 9.Monitorizarea si costul
proiectului.Finalizarea proiectului
 Organizarea unei nunți

Primul aspect pe care ar trebui sa-l avem in vedere in realizarea unui proiect este
complexitatea si importanta lui. Proiecul care il va organiza cu succes,acesta este obiectivul
firma noastra SC.Events.SRL ,este „Organizarea unei nunti”care dupa parearea noastra este
un proiect foarte complex,durata lui de realizare este mult mai mare
in comparatie cu alte proiecte(ex:inchirierea salii unde va avea loc evenimentul se face cu
aproximativ un an inainte),este totodata costisitor si care necesita multa munca si seriozitate
din din partea echipei organizatoare,pentru a fi la asteptarilor clientului,fiind un eveniment
foarte special si .Un asemenea proiect implica foarte multi invitati,participanti la eveniment
de aceea trebuie sa ne planificam foarte atent toate activitatile precum:
-data de finalizare a proiectului care este fixa,data nuntii(7 august)
-conlucrarea organizatorului cu specialistii care ne pot ajuta in anumite cu sfaturi(decorarea
salii,aranjamente florale etc)
-daca pe parcursul perioadei in care s-a desfasurat organizarea evenimentului(2 luni)au
apartut schimbari majore
-cel mai important aspect pe care trebuie sa-l avem in vedere intr-o negociere este legat de
timp,performanta,calitate si cost.
Dupa cum ati observat,obiectu proiectului nostru este organizarea unei nunti care necesita o
perioada mai lunga de timp pentru pregatiri si totodata un buget ridicat.Avem la dispozitie un
buget cuprins intre 7000-7500 euro,cu care credem noi ca vom atinge toate obiectivele
propuse.
Alegerea proiectului
In alegerea proiectului trebuie sa avem in vedere si riscul la care ne expunem,iar pentru ca
acesta sa fie minim trebuie sa colaboram cu specialisti,persoane serioase,care stiu sa-si
indeplineasca atributiile prevazute intr-un contract,la fel si costurile produselor si serviciilor
prestate trebuie sa fie fixe sa nu se modifice,si cel mai important sa existe raportul pret-
calitate.
Principalele obiective pe care trebuie sa le avem in vedere sunt:
-alegerea localului unde va avea loc evenimentul(care sa dispuna de 100 locuri necesare
invitatilor)
-sonorizare(dj sau o formatie muzicala)
-poze,filmarea evenimentului,album foto
-aranjamente florale.
Acestea sunt activitati de care trebuie sa tinem cont cu o perioada mai mare de timp(mai ales
pentru ca sala tebuie gasita cu aproximativ 1 an inainte,si achitarea unui acont).
De asemenea un aspect destul de important,consideram ca il reprezinta cununia civila care
trebuie oficializata cu o perioada de timp inaintea evenimentului propriu- zis,deoarece nu se
poate face in aceeasi zi cu nunta(nu se mai fac cununii in weekend,doar in timpul
saptamanii).
Organizarea proiectului
In organizare proiectului cel mai important aspect este parerea si dorinta clientului de care
trebuie sa tinem seama cu strictete.Trebuie sa-i oferim libertatea de a se implica si a influenta
deciziile ce privesc proiectul,libertatea de a schimba sau modifica obiectivele proiectului,si
tot odata echipa sa fie formata din persoane care sunt dispuse sa asculte si sa includa in
planul proiectului dorintele clientului.
Trasaturi cheie:
*durata proiectului(2 luni)
*marimea costurilor(7440 euro)
*complexitate mare
*unul dintre cele mai importante evenimente din viata clientului nostru
In cazul de fata modelul de organizare care ni se potriveste este „organizarea orientata spre
client”(deoarece clientul isi exprima toate dorintele cu privire la organizarea acestui
eveniment important,noi ca si organizatori incercam sa-i oferim cat mai multe alternative
care sa corespunda cu dorintele si asteptarile lui).
Pentru pregatirea evenimentului,societatea SC.Events.SRL are nevoie de urmatorul personal
in organizarea evenimentului:
*un manager
*un director de imagine si creatie
*un administrator
Personalul nu trebuie sa respecte un program fix,acesta fiind solicitat doar cand apar anumite
schimbari si cand acestia decid sa se consulte cu clientul in privinta unor detalii sau cand
apar anumite probleme.
Managerul- va participa activ la toate procesele decizionale din cadrul societatii,va verifica
cu atentie cheltuielile ce vor fi facute si nu in ultimul rand se va ocupa de sustinerea si
coordonarea activitatii firmei.
Administratorul-reprezita societatea fata de autoritatile de stat,efectueaza toate actele de
administrator si gestionare a societatii avand toate competentele necesare pentru a actiona in
numele societatii,pentru a autoriza actele si operatiunile de gestiune. (c)Directorul de
imagine si creatie-este o persoana cu multa imaginatie,spirit de observatie si viziune de
ansamblu,calitati esentiale in munca pe care o desfasoara.Atributiile lui se refera la
coceperea scenariului de desfasurare a evenimentelor si supravegherea respectarii
acestuia.Este un fel de „maestru de ceremonii”care transforma viziunea asupra evenimentului
in realitate,urmarind si gestionand atent fiecare moment.
Planificarea proiectului
Conceptul de planificare defineste procesul in urma caruia ia nasetere un plan.Planificarea se
refera la actiunile noastre si pentru ca ele sa contribuie la succesul acestor actiuni trebuie sa
ne indice:
-cand urmeaza a fi realizate aceste actiuni
-ce trebuie facut,urmarit
-de ce echipamente vom avea nevoie
SCOPUL PROIECTULUI:organizarea unei nunti ACTIUNI DE INTREPRINS:
gasirea salii unde va avea loc evenimentul
dj sau formatie muzicala
firma foto-video
alegerea meniului E.decorarea salii F.tortul miresii
TERMEN LIMITA:7 August
Durata:2 luni
Cine se ocupa:SC EVENTS.SRL
Pentru a duce la bun sfarsit planul trebuie sa tinem cont de dorintele clientului,acesta va fi
consultat cu privire la toate detaliile,totodata se va putea informa si singur si eventual sa vina
cu propunei,sugestii echipei de realizare a proiectului(ex:culoarea decorarii salii,modele de
aranjamente florale,buchete mireas,nasa)sau noi ii putem oferi
cataloage,care sunt un ghid foarte bun pe miresele aflate in dileme si orice schimbare va avea
loc pe parcursul organizarii,acestea vor fi comunicate echipei care va tine cont si se va ghida
dupa ele.
Actiunile intreprinse nu trebuie ordonate cu strictete,doar ca unele se succed
altora(ex:gasirea salii 15 august 2010 si decorarea ei 6 august 2011)

Timp SAPTAMANI
activitate 1 2 3 4 5 6
Gasirea
salii
Formatie
muzicala
Alegerea
meniului
Tortul
miresii
Firma
foto-video
Decorarea
salii
RETEAUA AON
I
GASIREA SALII

DECORARE A
ACTIVITATI SALII NODURI

Conducerea proiectului
„Un bun manager de proiect este cel care realizeaza obiectivele proiectului in timpul si
conform bugetului specificat.”
(Jean Harris)
Dupa cum am amintit si in faza de organizare a proiectului vom avea nevoie de 3 persoane
care sa organizeze proiectul(managerul,directorul de imagine si creatie,administratorul).
Managerul de proiect conduce echipa formata din personal specializat,acesta trebuie sa fie
capabil:
*sa castige increderea specialistilor din echipa
*un alt element de baza in cadrul unei echipe este comunicarea
*sa inteleaga ceea ce membrii echipei doresc sa ii transmita,sa le asculte punctul de vedere
*sa reuseasca sa transforme grupul de specialisti intr-o echipa.
TEORIA LUI HENZBERG
Insatisfactie Satisfactie
*conditii de munca *realizare personala
*salarii*recunoastere
*politici de companie *responsabilitate/avansare
Dupa Maslow necesitatile formeaza o ierarhie deoarece cele de nivel inferior trebuie
satisfacute primele.Numai dupa ce acestea au fost satisfacute individual cauta sa-si satisfaca
necesitatile superioare.Necesitatile legate de auto-actualizare sunt cele care imping un om sa
fie ceea ce poate sa fie.Ele se refera la dorinta individului de a se dezvolta conform
potentialului.

Echipa de proiect
Odată ce ideea fundamentală este formulată este important să se identifice caracteristicile
financiare, tehnice şi economice ale proiectului. Trebuie ca orice persoană inteligentă să aibă
posibilitatea şi dreptul să critice şi să îmbunătăţească noua idee. În general ideile noi trebuie
susţinute, argumentate şi promovate cu motivaţii tehnice şi financiare care pot forma o
imagine despre proiectul pe care îl dezvoltă. Toate aceste deziderate se pot realiza în
condiţiile în care există o echipă de lucru în care să fie incluşi specialişti din diferite
departamente funcţionale şi care să asigure îndeplinirea obiectivului propus în termenii
specificaţi (calitate, timp, cost), echipă condusă de un şef de proiect care are un statut clar
definit, competenţe şi responsabilităţi bine stabilite.
Există mai multe posibilităţi de organizare a echipei de lucru în managementul proiectelor:
constituirea unui grup pluridisciplinar de analiză a valorii reunind mai multe cadre din
întreprindere cu diferite competenţe;
colaborarea activă în cadrul unui studiu cu un cadru de cercetare;
intervenţia unui prestator de serviciu instituţional, care să ajute la inovare;
consultarea în mod sistematic şi permanent a clienţilor întreprinderii;
constituirea unui panou de observaţii a utilizatorilor cu privire la prototip.
Proiectul este realizat de o structură temporară implementată în structura permanentă a
întreprinderii. Şeful de proiect trebuie să ia iniţiativa consultării şi coordonării proiectului cu
cei patru poli de competenţă:
Polul cererii – regrupează clienţii şi utilizatorii potenţiali ce pot fi consultaţi într-o manieră
informaţională de exemplu cu ocazia unui târg de prezentare sau într-o metodă formală, într-
un cadru oferit de panoul de utilizatori. Trebuie specificat că în general clientul se exprimă
strict în termen de nevoi, în timp ce utilizatorul se exprimă strict în
termeni de funcţiuni.
Polul de mediere – are contribuţii în sprijinirea inovaţiei : consilii regionale, organisme
interesate în dezvoltarea tehnologiei, etc. În general aceste organisme reuşesc să promoveze
diferite inovaţii materiale şi competenţe ştiinţifice, punând la dispoziţie suporturi de proiecte
care pot transforma o idee în produs comerciabil.
Polul de concepţie – format din diferite centre de competenţă susceptibile a furniza sfaturi
specializate asupra fezabilităţii tehnice a ideii.
Polul de parteneriat – sunt cuprinşi ansamble de furnizori sau subantreprenori care participă
la realizarea unor subansambluri ale proiectului.
7.Estimarea costurilor si bugetarea proiectului Estimarea costurilor
Proiectele reusite se bazeaza pe estimari care iau in considerare:
obiectivele si rezultatele estimate ale proiectului;
-activitatile ce trebuie indeplinite;
costurile activitatilor similare derulate anterior.
Informatiile detinute in legatura cu activitatile proiectului variaza considerabil de-a lungul
ciclului de viata al acestuia: in faza de conceptie informatiile disponibile sunt foarte putine,
volumul lor urmand a creste abia dupa ce se inainteaza spre faza matura, adulta a proiectului.
Ca o consecinta, acuratetea estimarilor difera de la o faza la alta (conform estimarilor
specialistilor cca. 30% din aprecierile fazei initiale sunt eronate). Rezultatul unei estimari
aproximative initiale se concretizeaza intr-una din variantele urmatoare: (1) abandonarea
proiectului sau (2) continuarea pregatirilor pentru inceperea sa. Ultima dintre acestea, decizia
de continuare a proiectului, va conduce la derularea activitatilor urmatoare, care vor necesita
mai multe informatii decat cele detinute pana atunci. Aceasta crestere a cantitatii de
informatie necesara ne va permite sa realizam estimari de o acuratete mai mare, numite in
general estimari preliminare sau studii de fezabilitate. Acestea sunt cele care ne ajuta in
luarea deciziei de demarare a proiectului, acuratetea lor depinzand de cantitatea de informatii
pe care am avut-o la dispozitie. In cazul proiectelor ce presupun costuri sau riscuri ridicate,
activitatile pregatitoare vor fi realizate cu o marja de acuratete a estimarilor de 15-20%. In
ceea ce priveste proiectele de dimensiuni mai mici, estimarile se vor baza pe comparari cu
alte proiecte similare sau pe o cantitate de date mai redusa. Aceasta inseamna ca marja de
acuratete a estimarilor in acest caz poate ajunge pana la 25%.
Odata luata decizia demararii proiectului, vom proceda la definirea scopurilor si a formei pe
care trebuie sa o imbrace rezultatele proiectului, detalii care apar si in specificatia acestuia.
Atunci cand folosim toate informatiile care ne stau la dispozitie, rezultatul va consta in ceea
ce numim estimarile definitive sau estimarile de control ale proiectului.
Marja de eroare a acestora este foarte mica, de 5-10%, ele fiind folosite din acest motiv
pentru realizarea bugetului proiectului.
Informatiile legate de rezultatele proiectului sunt tot mai consistente si mai detaliate pe
masura ce proiectul avanseaza din faza de conceptie spre cea in care atinge amploarea
maxima. Specificatia proiectuluieste versiunea care contine informatiile despre proiect cele
mai realiste; ea ofera o linie de baza a proiectului clara, pe baza careia se poate construi
bugetul proiectului si se pot face planificarile timpilor de realizare a diverselor activitati.
Procesul de creare a informatiilor legate de costuri se poate baza pe o varietate de surse,
printre care: experienta acumulata in proiectele anterioare; cataloagele furnizorilor; cotatii
primite de la furnizori si contractanti; costurile standard din cadrul firmei proprii; indicii de
cost comerciali si cei guvernamentali; magazinele de desfacere; publicatiile profesionale;
referintele sau materialele bibliografice; standardele industriale; experienta proprie sau a
colegilor.
Estimarea costurilor:
=rezervare sala unde va avea loc evenimentul:250 euro
=decoratiuni de culoare visinie:600 euro
=invitatii:60buc/pentru 100 persoane:40 euro
=meniu+bauturi:50 euro/pers*100:5000 euro
=prajituri:300 euro
=tort:150 euro
=poze,filmare eveniment,album:600 euro
=sonorizare:500 euro
TOTAL=7440 EURO
8.Rezolvarea problemelor legate de proiect.Solutionarea conflictelor
In cazul nostru putem spune ca nu au existat probleme majore,schimbari care sa genereze
conflicte,deoarece firma noastra de organizari evenimente,este una profesionista,si orice
schimbare venita din partea clientului nostru poate fi consultata si analizata de specialistii
nostri,si oferirea unei alternative clientului nostru intr-o perioada de timp scurta.
Au intervenit schimbari nu foarte mari, care nu au modificat structura de organizare a
proiectului si nu au implicat costuri suplimentare, acestea fiind legate de modul cum va fi
decorata sala:
am optat pentru o alta culoare a huselor si a fetelor de masa(schimbarea culorii din crem in
visiniu)
masa mirilor a fost aranjata cu alt sortiment de flori decat cel stabilit initial(trandafiri) Aceste
schimbari venite din partea clientului nostru,au fost discutate de comisia de lucru si analizate
astfel incat rezultatul sa fie pe masura asteptarilor,aceste schimbari au fost rezolvate fara
aparitia unui conflict.
9.Monitorizarea si controlul proiectului.Finalizarea proiectului
Managerul de proiect este cel care se ocupa de monitorizarea proiectului,si care urmareste
daca urmatoarele actiuni au fost indeplinite:
*masurarea sau testarea performantelor
*transformarea datelor culese in forme semnificative si usor de inteles.
Monitorizarea planului proiectului a avut in vedere urmatoarele actiuni care trebuie bine
stabilite:cand trebuie facute acele actiuni,cine trebuie sa le faca,ce echipamente sunt necesare
pentru realizarea lor.
In cazul de fata monitorizarea si inregistrarea progreselor inregistrate de proiect,se face prin
compararea a ceea ce s-a realizat cu ceea ce a fost planificat,acest lucru se poate face grafic
sau cu ajutorul retelelor AON evidentiate mai sus.
Evaluarea post proiect este initiata de catre client,si care contine strict parerea lui
personala,modul in care firma noastra de organizari evenimente SC.Events.SRL a reusit sa-i
satisfaca nevoile,dorintele si desigur ideal ar fi ca noi sa fim mai presus decat asteptarile
clientului nostru.
Organizarea evenimentului nostru putem spune ca a fost un succes,aceasta concluzie se
datoreaza reactiei clientului nostru in momentul in care a vazut produsul finit(cum a fost
decorata sala,buchete de flori,tortul miresii) si le-am oferit un cadou mirilor „porumbei
albi”la iesirea din biserica,si un tur al orasului cu caleasca.
Pe viitor ne dorim sa mai avem ocazia sa colaboram...............