Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Implementarea proiectelor
• Limită de timp (dată de început şi de sfârşit bine stabilite) şi localizare bine delimitată în
spaţiu
• Are anumite obiective bine definite şi un scop care trebuie îndeplinit ca răspuns la o problemă
pe care ne-am propus să o rezolvăm.
• Are prevăzut un buget aprobat în limitele căruia trebuie să se încadreze
• Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare)
• Consumă resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la începutul
activităţilor)
• Este o activitate complexă, care implică riscuri specifice
• Are un responsabil – leaderul de proiect, iar răspunderile fiecărui membru din echipa care
participă la proiect sunt bine definite
• Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul să se realizeze în
continuare
• Creează o valoare nouă – produs/serviciu/idee/structură – unică şi cu un grad ridicat de
noutate
• Necesită o colaborare interdisciplinară în cadrul unei structuri organizatorice speciale.
SCOPUL PROIECTULUI :
M2 Managementul proiectelor 1
Scopul unui proiect reprezintã rezolvarea problemei. În consecinţã, o datã definitã
problema, trebuie sa fie foarte uşor de definit scopul. Recomandãri:
Enunţul scopului trebuie sa fie scurt şi concis.
Nu trebuie sa aparã necesitatea de a folosi conjuncţia “şi” pentru a despãrţi douã propoziţii.
Dacã se întâmplã acest lucru, s-ar putea sã fie vorba de douã scopuri.
În multe proiecte comerciale, specificaţiile sunt stipulate clar (caracteristicile exacte ale unei
noi autostrăzi, parametrii unui nou sistem computerizat etc.), iar timpul este o constrângere (se
vor plăti penalizări dacă autostrada nu este terminată la termenul stabilit, sistemul computerizat
trebuie să fie pus în funcţie înainte de începerea noului an fiscal etc.), deci principala problemă
manageriala este administrarea bugetului, pentru a-l menţine la un nivel cât mai redus,
respectând în acelaşi timp specificaţiile stabilite şi constrângerea factorului timp.
M2 Managementul proiectelor 2
De regulă, bugetul nu poate fi modificat (în orice caz, nu poate fi majorat), iar timpul este o
constrângere, dar nu foarte importantă.
Prin urmare, stabilirea specificaţiilor şi a obiectivelor este extrem de importantă, întrucât
acestea sunt componenta flexibilă a sistemului.
În cadrul acestei analize trebuie remarcat că există diferite tipuri de obiective şi, mai ales, că:
• Obiectivele cantitative diferă de cele calitative
• Obiectivele pe termen lung (extinse) diferă de obiectivele pe termen scurt (imediate) De
M2 Managementul proiectelor 3
regulă, proiectele au o combinaţie de obiective de tipuri diferite, ce vor trebui să fie
măsurate separat.
Astfel:
2. Ideile si schiţele proiectelor pot veni din numeroase surse, printre care:
- Sponsorii proiectului (caz în care se pune intrebarea cine va avea de câştigat:
sponsorul sau beneficiarii finali?)
-Guvernul şi ministerele (în acest caz: proiectul are o importanţă reală sau este doar
o necesitate, pentru a crea impresia că se face ceva?)
- Experţi străini (în acest caz: proiectul este adecvat necesităţilor şi situaţiei din ţara
de origine sau numai în contextul altor ţări?)
- Analiza necesităţilor dintr-un anumit sector – analiză care poate constitui ea insăşi
un întreg proiect
M2 Managementul proiectelor 4
În continuare vom prezenta câteva sugestii asupra modului în care se face această
analiză.
• Eficienţa proiectelor la prima vedere (cu alte cuvinte, proiectele care nici măcar nu pretind
că aduc beneficii importante relativ la costuri trebuie lăsate la urmă)
Trebuie aflat dacă proiectul respectiv a mai fost implementat, eventual în altă ţară.
Ce s-a întreprins în alte ţări/regiuni/sectoare şi ce se poate afla despre experienţa
acestora?
Aveţi la dispoziţie date statistice referitoare la problema pe care o abordaţi?
Dacă nu, ce aprecieri puteţi face? Este important mai ales să estimaţi resursele necesare
şi mărimea rezultatelor beneficiarilor finali. Informarea trebuie să clarifice în ce constau
problemele.
M2 Managementul proiectelor 5
Înainte de a trece la concepţia detaliată şi asamblarea proiectelor, este important de
lămurit dacă ceea ce a rezultat este un proiect sau un plan pentru o nouă organizaţie sau
instituţie.
Este foarte important să avem posibilitatea de a anticipa când un proiect este de succes
sau când un proiect poate fi definit ca un insucces.
Succesul sau insuccesul este determinat prin măsurile aplicate în urma evaluărilor
realizate la finalizarea proiectului.
Cuvintele succes sau insucces asemeni cuvântului frumos sunt în ochii şi urechile
beneficiarului. În contextul managementului de proiecte, cuvîntul succes defineşte
atingerea anumitor deziderate planificate, livrarea rezultatelor proiectelor la termen
conform bugetului stabilit şi nu în ultimul rând, funcţionalitatea acestuia să se potriveasca
misiunii obiectivelor şi scopurilor companiei.
Cuvântul insucces descrie condiţia sau stările de fapt care au condus la nerealizarea
dezideratelor şi rezultatelor.
Insuccesul unui proiect este determinat atunci când rezultatele planificate nu au fost
livrate conform aşteptărilor. Cu toate acestea, dacă rezultatele proiectului sunt acceptate
de către beneficiar, atunci depăşirile de cost şi întârzierile în planificare trebuie să fie
tolerabile.
Determinarea succesului sau insuccesului este cerută de standardele de performanţă
care sunt dezvoltate în cadrul proiectelor, care sunt comparabile cu rezultatele care le
produc. Succesul sau insuccesul proiectului poate fi perceput diferit de către participanţii la
proiect: !
"Un proiect care a depăşit costurile precum şi obiectivele planificate, dar ofera
beneficiarului rezultatele acceptate, poate fi considerat un succes de către acesta !"
M2 Managementul proiectelor 6
Un membru al echipei de proiect care câstigă experienţă prin derularea proiectului poate
considera că proiectul a fost cu succes !
"Un furnizor care a oferit resurse considerabile proiectului poate considera că proiectul a
fost de succes Managementul proiectelor 30 !"
Un contractor care a înregistrat o anumită pierdere lucrând în cadrul proiectului poate
considera că acesta să fie un insucces !
"Datorită ambiguităţii proiectului, determinarea relativităţii de succes sau insucces poate
fi dificil de realizat !"
Determinarea succesului sau insuccesului unui proiect prin natura obiectivă a acesteia,
poate determina apariţia măsurilor obiective de succes sau insucces !
Nuanţa de succes sau insucces a unui proiect poate diferi, aceasta depinzând de
perioada din ciclul de viaţă al proiectului în care a fost realizată determinarea
M2 Managementul proiectelor 7
Timpul este o componentă de bază a unui proiect, care trebuie bine administrată.
Managementul timpului nu depinde doar de regulile de organizare internă a activităţilor,
ci şi de metodele de lucru proprii fiecărui membru din echipă.
Pot apărea adesea activităţi neprevăzute (şedinţe, necesitatea rezolvării unor conflicte,
rezolvarea unor situaţii de urgenţă), care pot prelungi termenele de finalizare pentru diferite
faze ale unui proiect, în cazul în care nu luăm în considerare aceste probleme.
B) Managementul riscului
Notiuni introductive in teoria riscurilor
Nimic mai simplu si in acelasi timp ceva mai complex de identificat si mai ales de
controlat. Din zorii istoriei, riscurile au constituit una dintre cele mai mari si fascinante
provocari pentru umanitate datorita omniprezentei acestuia in toate domeniile de activitate.
In acceptiunea teoriei clasice a deciziei, acesta este identificat drept un element incert dar
posibil ce apare permanent in procesul activitdtilor socio-umane, ale carui efecte sunt
pagubitoare si ireversibile.
Daca dictionarul defineste riscul drept "expunerea la posibilitatea pierderii sau pagubei",
societatile de asigurari considera acest element drept "hazardul sau posibilitatea de a
pierde". In cadrul teoriilor statistice avansate in evaluarea riscurilor, este prezentata o
definitie mult mai elaborata a riscurilor "riscul reflecta variatiile distribuirii rezultatelor
posibile, probabilitatea si valorile lor subiective".
M2 Managementul proiectelor 8
Referitor la cuantificarea acestor riscuri se precizeaza in continuare ca "masurarea
riscului se realizeaza prin analiza non-liniaritatilor utilitatii relevate de bani, fie prin variatia
distribuirii probabilitatilor castigurilor si a pierderilor posibile, pentru fiecare alegere
particulara".
Alte definitii pentru risc:
• Sansa de a pierde
• Posibilitatea de a pierde
• Incertitudinea care afecteaza rezultatul
• Dispersia actuala a rezultatelor asteptate
• Concept multidimensional, ce nu poate fi redus la un singur element, la o cifra .
Avand in vedere toate aceste aspecte putem remarca ca definitiile generate de
literatura de specialitate difera foarte mult, ceea ce va conduce la ipoteza (de altfel foarte
pertinenta) ca decidenti diferiti vor avea o conceptie diferita pentru aceeasi situatie.
Cum putem avea totusi in acest context, o imagine unitara asupra riscului, daca exista
atat de multe abordari diferite asupra aceluiasi concept? Solutia survine tocmai in
identificarea riguroasa a elementelor comune ce stau la baza tuturor acestor definitii,
acestea fiind incertitudine (nedeterminare) si pierdere.
In acest sens putem preciza ca notiunea de incertitudine este prezenta in toate definitiile
riscului, deoarece validarea existentei acesteia va conduce in permanenta catre existenta a
doua rezultate posibile distincte.
Vom considera astfel ca un eveniment nu este afectat de risc, daca se cunoaste cu
certitudine ca indiferent de context se va produce o pierdere. Realitatea imediata ne releva
practic faptul ca pentru nici un proces constient asumat ce se desfasoara in orice domeniu
de activitate, incertitudinea nu poate fi eliminata. In acest context se poate concluziona
asupra faptului ca riscul si incertitudinea se intalnesc practic oriunde, insa combinate
in proportii diferite. In situatii deosebite, evenimentele imprevizibile pot provoca abateri
capabile sa modifice fundamental configuratia datelor problemei, incertitudinea devenind
ea insasi un potential factor de risc.
Desi prezente in diverse combinatii, riscul si incertitudinea nu se pot confunda, intre
aceste doua notiuni existand o serie de diferente semnificative , dintre care cea mai
importanta stipuleaza ca :"in timp ce pentru risc se pot face anumite anticipari ale
evenimentelor ce se pot produce cat si asupra probabilitatilor asociate producerii lor, in
cazul incertitudinii, decidentul nu poate identifica toate sau chiar nici unul din evenimentele
posibile a se produce si cu atat mai putin a putea estima
M2 Managementul proiectelor 9
probabilitatea producerii lor". Considerand ca gradul de manifestare al riscului este direct
legat de probabilitatea sa de realizare, putem realia o clasificare a gravitatii riscurilor in
functie de probabilitatea lor de realizare.
Clasificarea riscurilor
Orice activitate socio-economica se desfasoara sub imperiul unei multitudini de categorii
de riscuri, a caror gama de diversitate este foarte complexa si nuantata in functie de mediul
in care se poate produce, tipul si natura acestora, precum si din punctul de vedere al
magnitudinii de producere sau a efectelor pe care le genereaza.
Datorita acestei structuri complexe, este clar ca se pot defini o multime remarcabila de
categorii, incercand insa o clasificare a riscurilor pe categorii la nivel general, aceasta
poate fi structurata: O alta structurare pe tipuri de riscuri se refera la identificarea tipurilor
de riscuri in functie de modul lor de producere: In afara de categoriile mojore de riscuri
prezentate in cadrul diagramelor de mai sus putem identifica si o alta sfera distincta a
tipologiei a riscurilor, alcatuita in functie de marimea si evolutia acestora.
In acest sens, putem identifica:
• Macroriscuri - ce sunt rezultatul evolutiei intr-un anumit sens a unei institutii / organizatii
(sau a conducerii unui proiect)
• Microriscuri - ce sunt determinate de factori specifici sectorului de activitate al firmei si
proiectul de investitii propriu-zis si / sau de insuficienta corelare intre particularitatile
activitatii institutiiei si limitele impuse de cadrul general al proiectului.
In mod evident, in functie de domeniul abordat sau de categoria pe care o putem
considera drept baza de clasificare, se pot genera un numar semnificativ mai mare de
exemple de sistematizare a tipurilor de riscuri, scopul acestei prezentari fiind numai acela
de a le identifica si trece in revista pe cele majore.
Rolul managementului riscului in cadrul proiectelor
. Managementul risculuise defineste drept: "totalitatea metodelor sau mijloacelor prin care
este gestionata incertitudinea, ca baza majora a factorilor de risc, in scopul indeplinirii
obiectivelor descrise in cadrul proiectului". Cuvantul cheie al managementului de risc este
sistematic, deoarece numai o abordare extrem de riguroasa si constanta la toate nivelurile
de desfasurare ale proiectului, poate conduce la un control eficient asupra activitatilor
proiectului si la reducerea factorior de risc.
Mangementul de risc nu trebuie privit doar prin perspectiva singulara a unui capitol
component al managementului global al unui proiect, datorita complexitatii sale situandu-se
M2 Managementul proiectelor 10
in categoria selecta a stiintelor de granita ce necesita in general coroborarea informatiilor
din mai multe domenii: economic, tehnic, juridic, statistic si psihologic.
M2 Managementul proiectelor 11
priveste colectivul de cercetare al proiectului, printre motivele frecvent intalnite putem
evidentia:
Imposibilitatea realizarii activitatilor prevazute in proiect pentru fiecare dintre parteneri,
datorita insuficientei calificari a acestuia (daca implicarea este la nivel individual) sau a
institutiei partenere in executarea obiectivelor prevazute (daca implicarea este la nivel
colectiv)
Nerespectarea atributiilor stabilite de catre managerul de proiect pentru fiecare din
institutiile partenere in cadrul Consortiului
Colectivul de cercetare prezinta un inalt grad de neomogenitate, generand situatii
conflictuale frecvente, fiind in general greu de gestionat In ceea ce priveste cea de-a patra
categorie de riscuri, referitoare la implementarea defectuoasa a tehnologiei la beneficiar,
ca principale motive "generatoare de probleme" in cadrul proiectului, ar putea fi:
Nerespectarea conditiilor de ordin tehnic asupra achizitiei de materiale sau echipamente
(acolo unde este cazul in cadrul unui proiect de finantare)
Introducerea noii tehnologii in fluxul de fabricatie ar impune costuri enorme, sau ar
conduce catre reorganizarea masiva a sectorului respectiv, provocand dezechilibrarea
economica a firmei
Calitatea produselor finale, obtinute cu sprijinul tehnologiei achizitionate nu este aceeasi
cu cea prognozata in cadrul proiectului. Ultimul factor de risc este cel al managementului
defectuosin cadrul proiectului, care in conditiile aprobarii acestuia poate constitui chiar unul
dintre cei mai importanti si in acelasi timp periculosi factori de risc. Principale motive
intalnite ar putea fi legate de:
Managerul de proiect nu are competence profesionale suficiente pentru a gestiona in
conditii optime proiectul
Managerul de proiect nu respecta intru totul obiectivele proiectului sau activitatile
preconizate in cererea de finantare
Managerul de proiect este incapabil sa gestioneze in mod eficient situatiile conflictuale in
cadrul Consortiului de parteneri sau a situatiilor de criza survenite in cadrul derularii
proiectului
Managerul de proiect isi asuma niste riscuri inacceptabile in derularea proiectului ce pot
conduce la falimentarea acestuia sau a institutiei pe care o conduce. Se subintelege cu
siguranta, ca motivele care pot conduce catre niste situatii de risc major sunt in mod
semnificativ mai multe, atat din punct de vedere numeric, cat si al diversitatii lor.
M2 Managementul proiectelor 12
Exemplele prezentate au rolul de a contura o imagine de ansamblu asupra a ceea ce
implica abordarea riscurilor in cadrul proiectelor.
O concluzie fireasca pe care o putem desprinde in urma scurtei analize efectuate mai
sus, ne poate conduce cu usurinta catre ideea ca factorii de risc se intalnesc cu siguranta
in absolut toate activitatile incluse in cadrul unui proiect.
M2 Managementul proiectelor 13