Ce este managementul de proiect: definitii, principii

Proiectul necesita management performant pentru reusita.

"80% din cauzele nereusitelor se datoreaza managementului, nu
problemelor tehnice".
Managementul de proiect consta in planificarea, coordonarea,
conducerea si controlul proiectului pe durata ciclului de viata al acestuia , astfel
incat sa se realizeze obiectivele proiectului in termenele, cu costurile si de
calitatea stabilita.
Principalele domenii ce trebuie luate in considerare atunci cand se
abordeaza managementul de proiect sunt:
- managementul scopului proiectului (stabilirea exacta a scopului
proiectului prin consultarea stakeholders; actualizarea scopului, daca
este cazul);
- managementul timpului (asigurarea ca proiectul este finalizat la timp,
planificand utilizarea resurselor, programare de activitati in functie de
situatiile noi create);
- managementul resurselor umane (asigurarea disponibilitatii resurselor
umane, promovarea abilitatilor resurselor umane);
- managementul altor resurse (asigurarea distribuirii corecte la timpul
oportun, realocarea resurselor - daca este cazul);
- managementul riscului (identificarea si analiza riscurilor cu determinarea
impactului si planificarea reactiei la risc);
- managementul informatic (construirea diferitelor raportari/ documentatii,
planificarea circuitelor informationale);
- managementul calitatii (planificarea calitatii, criterii de calitate,
managementul calitatii totale).
Sunt avantaje si dezavantaje evidente ale aplicarii managementului de
proiect.
Avantaje ale utilizarii managementului de proiect se regasesc in
sfera descrisa mai jos:
criteriu riguros asupra utilizarii resurselor;
relatii mai apropiate cu clientii;
costuri mai mici, calitate mai mare;
motivare mai buna a salariatilor;
orientare spre rezultate.
Cateva exemple ale limitelor posibile in cazul
utilizarii managementului de proiect sunt de natura:
- complexitatii sporite a organizatiei;
- tendintelor de incalcare a unor componente ale politicii interne ale
organizatiei din cauza autonomiei personalului implicat in proiecte;
- utilizarii incomplete a personalului in timpul dintre finalizarea si initierea
urmatorului proiect.
Managementul de proiect este un proces ce are urmatoare etape:
1) Initierea si planificarea proiectului
- definirea cerintelor clientului, obiectivele si scopurile proiectului;
- definirea cantitatii si calitatii muncii ce urmeaza a fi depusa;
- definirea resurselor necesare.
Implementarea proiectului
- managementul echipei si comunicare;
- coordonarea activitatilor.
3) Controlul si Monitorizarea proiectului
 - urmarirea progreselor si analiza raportului "realizat / planificat";
- analiza de impact.
Managementul de proiect are la dispozitie o paleta de instrumente ce se
pot aplica pentru etape distincte. Spre exemplu, in cazul etapei 1) se apeleaza
la: metoda "logical framework" (cadrul logic), la studii de fezabilitate, "work
breakdown structure" (structura de alocare a activitatilor), "Gantt chart" (graficul
Gantt). In etapa 2) se apeleaza la: analiza drumului critic, rapoarte de progres. O
serie din aceste instrumente urmeaza a fi dezvoltate pe parcursul cursului.
Managementul de proiect impune intr-o organizatie ce functioneaza
vertical, ierarhic, relatii orizontale ce se cer a fi coordonate.
Harold Kerzner afirma: "Managementul de proiect are ca scop o mai buna
utilizare a resurselor existente facand ca relatiile de munca sa se desfasoare atat
vertical, cat si orizontal intr-o organizatie. Aceasta abordare nu distruge fluxul
vertical de tip birocratic, ci cere ca liniile organizationale sa ia si alta directie."
"Fluxul vertical ramane in responsabilitatea managerilor functionali. Fluxul
orizontal este in responsabilitatea managerilor de proiect si efortul lor primar
este de a comunica si coordona activitatile orizontale printre cele verticale."
Managementul de proiect este o activitate complexa care necesita
respectarea unor algoritmi specifici. Succesul unui proiect depinde de masura in
care organizatia initiatoare reuseste sa evite efectele actiunii unor factori interni
si externi.
Nu exista o abordare standard in managementul de proiect. Lipsa de
comunicare poate cauza probleme in munca in echipa. O planificare inadecvata
poate conduce la rezultate nesatisfacatoare. Sunt cazuri cand o definitie neclara
a proiectului conduce la nerealizari. Daca schimbarile se fac necontrolat si nu
sunt gestionate, pot genera rezultate nedorite. Lipsa de experienta, lipsa de
aptitudini a managerilor de project pot fi elemente esentiale al insuccesului unui
proiect.
Selectia si motivarea sa inadecvata echipei si standarde de calitate
necorespunzatoare pot cauza, de asemenea, nereusita unui proiect.
Ce este ciclul de viata al unui proiect ?
Un proiect are:
o etapa de start;
o etapa de mijloc (aici se desfasoara esentialul !);
o etapa de sfarsit.
Ciclul de viata al unui proiect este determinat de:
dependente logice (ce este la inceput ?, ce urmeaza ?);
necesitatile pentru care proiectul s-a initiat;
consideratii de planificare, monitorizare, control;
nevoia de a avea intreruperi in proiect (breakpoints) si puncte de control
(checkpoints).
De obicei, proiectele se descompun in mai multe faze ale proiectului -
pentru a asigura un management performant. Aceste faze reprezinta ciclul de
viata al proiectelor.
Exista cinci faze plasate intre (TOTUL DE FACUT si TOTUL DE REALIZAT):
a) concepte si propuneri - momentul redactarii termenilor de referinta
(TOR);
b) definirea proiectului - momentul semnarii contractului, cand TOR sunt
deja agreati;
c) initierea proiectului - momentul de incepere efectiva a lucrului, de
alcatuire a echipei de proiect;
d) livrare si control - etapa de derulare a proiectului;
 e) incheiere si evaluare - momentul de predare / acceptare urmat de
evaluare.
1.2. Principalele etape ale managementului de proiect
1.2.1. Identificarea si analiza proiectelor; planificarea proiectelor
Pentru proiectele cu finantare externa obiectivele sunt stabilite de echipa
de proiect in conformitate cu directiile considerate prioritare de catre organismele
prioritare, bugetul nu este variabil si timpul este o constrangere.
De aceea, obiectivele trebuie stabilite cu mare atentie, fie ele cantitative
sau calitative, pe termen lung sau scurt.
Obiectivele pe termen lung definesc dezvoltarile globale la care trebuie
sa contribuie programul, in timp ce acelea pe termen scurt definesc impactul
pozitiv al programului pentru beneficiarii dintr-un anumit sector si / sau regiune.
Rezultatele sunt beneficiile directe ale proiectului sub forma unor
schimbari a unor parametrii fizici, institutionali, comportamentali.
Iesirile (output-uri) sunt produsele/ serviciile produse de proiect pentru
grupurile tinta.
Cantitatea este valoarea tinta ce raspunde la intrebarea "cat de mult".
Calitatea este valoarea tinta ce raspunde la intrebarea "cat de bine".
Identificarea si analiza proiectelor
Este indicat sa luam in considerare mai multe modalitati de realizare a
aceluiasi obiectiv ca proiecte diferite. Acestea vor fi analizate pentru a decide
care va fi dezvoltat in continuare. Pentru aceasta, se vor intreprinde
urmatoarele:
a) se vor prioritiza propunerile de proiect in functie in primul rand de
compatibilitatea proiectului cu obiectivele pe termen lung la nivel national /
regional si cu criteriile de eligibilitate pentru finantare;
b) se vor cerceta situatiile similare;
c) se vor consulta toate persoanele ce au un interes in proiect
(stakeholders).
Planificarea proiectului - definirea pachetelor de lucru.
Planificarea proiectului constituie o succesiune de evenimente care sunt
legate intre ele si se succed logic:
definirea proiectului;
definirea obiectivelor;
definirea structurii pe activitati a proiectului;
identificarea cerintelor de resurse;
definirea si alocarea responsabilitatilor;
planificarea livrarilor;
protejarea planului;
pornirea implementarii;
monitorizarea si controlul proiectului;
actualizarea planului proiectului.
Pasii tipici ai planificarii unui proiect constau in etape ce produc iesiri:
Etape Iesiri[1] Raspunsuri la
- Structurare - Livrari si sarcini - Ce ?
- Dimensionare - Atribuirea activitatilor - Cum ?; Cine ?
- Estimare - Costuri si prezumtii - Cat de mult ?
- Programare - Grafice Gantt si Pert - Cat de mult ? Cand ?
- Alocarea resurselor - Resurse - Cine are nevoie ? Cand ?
- Riscuri - Registrul riscurilor - Cum gestionam ?
- Finalizare - Planuri finalizate - Timp - cost - calitate ?
 Modul de definire al planului unui proiect poate fi construit in succesiunea
urmatoare:
se stabileste scopul general;
se identifica punctul final;
se stabileste cum se ajunge la acest punct final;
se identifica pasii si activitatile detaliate;
se identifica cine trebuie sa faca ce, cand si pentru cat de mult;
se identifica dependentele si secventialitatea sarcinilor;
se prevad momentele de revizuire;
se fac previziuni asupra momentului final;
se comunica toate informatiile intregii echipe de proiect.
Pentru o buna definire a cadrului proiectului se elaboreaza planul
de management al proiectului, document ce identifica toate necesitatile
proiectului. Acesta constituie documentul de initializare al proiectului si descrie
modul in care va fi gestionat proiectul (acesta este actualizat periodic).