CARACTERISTICILE UNUI PROIECT.

CICLUL DE VIA; TIPURI DE PROIECTE; FAZELE UNUI PROIECT; EVALUAREA UNUI PROIECT

I.0. Noiunea de proiect Companiile dezvolt proiecte ca pri ale programelor, sau de sine stttoare, avnd drept scop atingerea obiectivelor de dezvoltare economic identificate prin procesul propriu de planificare strategic.

Proiectele pot fi gestionate de companie sau contractate de la companie specializat n management de proiect. Din acest punct de vedere putem spune ca proiectele sunt demersuri unice, inedite, cu o durat determinat care vor aduce un beneficiu companiei i anume realizarea unui nou obiectiv de dezvoltare. Derularea lor comport un grad de incertitudine i risc. Un proiect este un mod de a lucra, de a organiza resurse (umane, materiale, financiare i timp) i activiti pe o durat determinat avnd ca scop obinerea unui rezultat final. S-au identificat urmtoarele definiii pentru un proiect:

1. Demersul n care resursele umane, materiale i financiare sunt

2.

3.

4.

5.

organizate ntr-un mod specific pentru realizarea unei lucrri dintrun domeniu de activitate, cu specificaii date, cu restricii de cost i timp, urmnd un ciclu de via standard pentru a realiza schimbri benefice definite prin obiective cantitative i calitative.(SR 13465: 2002) Organizaie temporar, creat i organizat ntr-un mod nou, pentru a executa procese de care depinde realizarea unor obiective cantitative i calitative, prin controlul i coordonarea resurselor umane, tehnice, logistice i financiare, cu restricii de cost i timp, urmnd un ciclu de via standard. Ansamblu de activiti cu caracter temporar realizate pentru ndeplinirea unui obiectiv bine precizat (PMBOK-Project Management Body of Knowledge) Combinaie de resurse organizaionale utilizate pentru obinerea unor rezultate cu caracter de noutate care s susin organizaia (Cleland). Organizaie temporar constituitn scopul de a desfura procese unice, de complexitate ridicat, pentru obinerea unor rezultate materiale/imaterial (Gareis).

Orice proiect se execut pentru cineva care poate fi o persoan individual sau un grup de oameni. Acetia sunt clienii. Ei se caracterizeaz prin : Impun cerine referitoare la proiect Beneficiaz de foloasele pe care le aduce proiectul, odat terminat. Au un rol n aprecierea reuitei/succesului proiectului. Pentru majoritatea proiectelor clientul poate fi clasificat n mai multe categorii, fiecare avnd un interes n derularea proiectului, i anume : Sponsorul sau titularul proiectului Finanatorul Beneficiarul Utilizatorul final Clientul final Persoane cointeresate. Managerul de proiect, pentru a putea demara proiectul va studia cerinele tuturor grupurilor menionate, chiar i numai la nivel informal. Exemple de proiecte: Crearea unui site pentru organizaie Achiziionarea/construirea unui nou sediu pentru organizaie
2

Campania de marketing pentru un nou produs Reamenajarea departamentului X din companie nnoirea reelei IT/telefonice din cadrul companiei Reorganizarea activitii unui departament (inclusiv management) Construirea unei case Dezvoltarea unui sistem informatic

I.1 Caracteristicile unui proiect Scopul unui proiect este, n primul rnd de a realiza un obiectiv care va duce la un cstig, la o situaie dorit a fi satisfctoare. Pentru satisfacerea sa este necesar alegerea unei strategii care s utilizeze la maximum capacitatea unei echipe de experi ce gestioneaz sau implementeaz proiectul. Toate proiectele trebuie s respecte un set de reguli de baz, cu toate c se confrunt, pe toat durata de via cu evenimente aleatoare, care pot constitui factori de risc pentru realizarea acestora i prin urmare necesit schimbri. Prin urmare caracteristicile unui proiect deriv din urmtoarele elemente fundamentale : data nceperii proiectului ; data finalizrii proiectului ; obiectivele acestuia ; bugetul alocat proiectului ; activitile, n general unice, sau care se pot repeta pe o durat de timp limitat; cadrul de desfurare; ciclul de via al proiectului. Putem identifica urmatoarele caracteristici ale proiectelor : 1. Temporalitate. Presupune existena unei date de start i a unei date de finalizare. Nu se pot constitui ca proiecte aciunile care au o durat neprecizat (Ex: tranzaciile n sistemul contabil). Aceast caracteristic a proiectelor duce uneori la existena unor constrngeri i d natere la urgene. 2. Noutate Orice proiect este nou, chiar dac exist i proiecte asemntoare, vor exista n cadrul su evenimente i circumstane noi. Aceast caracteristic d natere la integrarea proiectului n activitatea companiei. 3. Unicitate
3

Proiectele au caracter unic, livrabile (produse sau servicii) unice, personal unic i circumstante unice. Unicitatea conduce la risc i incertitudine, deoarece nu se poate prevedea cu exactitate natura produselor i etapelor intermediare aceasta putnd necesita eforturi suplimentare. Aceste trei caracteristici (temporalitate, noutate i unicitate) cu impactul pe care-l produc (urgen, integritate i incertitudine) presupun ca planificarea sa fie realizat riguros, planurile de proiect sa fie etapizate, flexibile i orientate pe scopuri. Etapizarea ajut la gestionarea urgenelor, ofer indicaii clare privind progresele nregistrate pn la realizarea produsului final. De asemenea ajut pentru a face fa incertitudinii, deoarece incertitudine exist i n privina obiectivelor i metodelor utilizate. Chiar dac exist posibilitatea de a nu se cunoate n totalitate, obiectivele pot fi mcar identificate. Altfel spus, nu orice efort ntreprins este echivalent cu un proiect, caracteristicile unui proiect fiind aadar: Limit de timp (dat de nceput i de sfrit bine stabilite) i localizare bine delimitat n spaiu Are anumite obiective bine definite i un scop care trebuie ndeplinite ca rspuns la o problem pe care ne-am propus s o rezolvm. Are prevzut un buget aprobat n limitele cruia trebuie s se ncadreze Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare) Consum resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la nceputul activitilor) Este o activitate complex, care implic riscuri specifice Are un responsabil leaderul de proiect, iar rspunderile fiecrui membru din echipa care particip la proiect sunt bine definite Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul s se realizeze n continuare Creeaz o valoare nou produs/serviciu/idee/structur unic i cu un grad ridicat de noutate Necesit o colaborare interdisciplinar n cadrul unei structuri organizatorice speciale. Proiectele pot dura cteva zile/luni/ani n funcie de complexitatea lor. n cazul proiectelor mari, de anvergur, aceste vor fi divizate n componenete mai uor de coordonat, numite subproiecte.

I.2 Ciclul de via al proiectelor. Const din mai multe etape succesive care au loc ntre nceperea i ncheierea proiectului. Astfel, ciclul de via al proiectelor sau mai bine zis viaa proiectului (deoarece noiunea de ciclu presupune reluarea proiectului) ncepe de la identificarea ideii proiectului, continu cu iniierea, formularea, concepia i evaluarea, mobilizarea echipei de proiect, execuia, testarea, punerea n funciune i predarea ctre beneficiar a produsului/serviciului i n fine ncheierea activitii proiectului evaluarea final a proiectului. Eventual proiectul poate fi urmat de un alt proiect. Ciclul de via al produsului/serviciului este o noiune mult mai acoperitoare dect ciclul de via al proiectului.

Dup cum se vede n figur durata de via a produsului include i exploatarea produsului/ serviciului unui proiect, pn la retragerea lui de pe pia. Analiza include : ideea de produs/serviciu, studiul fezabilitii lui, definirea i planificarea lui. Sinteza presupune realizarea lui. Exploatarea reprezint implementarea, utilizarea i ntreinerea. Retragerea presupune : scoatearea din uz sau nlocuirea sa. ntre cele patru etape exist elemente comune dup cum se poate vedea i din figur ele nu sunt independente unele de altele. Ciclul de via al proiectelor reprezint succesiunea fazelor prin care va trece proiectul, de la concepie la realizare, pentru atingerea obiectivelor stabilite.

Deoarece proiectele sunt compuse din activiti foarte diverse i complexe, putnd avea i durate de civa ani, organizaiile care le implementeaz sunt nevoite s le mpart n mai multe etape, astfel nct acestea s poat fi mai uor de administrat i controlat. Etapele (fazele) n care este mprit un proiect formeaz ciclul de via al proiectului. Ciclul de via al unui proiect este reprezentat de succesiunea de etape (sau faze) prin care proiectul evolueaz, fiecare dintre ele coninnd un set de activiti ce urmeaz a fi realizate n cadrul proiectului. Realizarea fiecrei faze a unui proiect este marcat prin finalizarea unuia sau a mai multor produse rezultate. Un rezultat este un produs tangibil al proiectului: rezultat poate fi un studiu de fezabilitate, un proiect de ansamblu sau chiar un prototip. La finalul fiecrei faze se analizeaz performanele obinute, se ia decizia de continuare sau stopare a proiectului, se identific eventualele erori i se adopt aciunile corective ce se impun. Ciclul de via al proiectului arat c: fiecare faz a proiectului va avea criterii clare prin care sunt adoptate deciziile i criterii de evaluare a calitii; fazele ce formeaz ciclul sunt legate unele de altele, astfel nct fiecare faz trebuie nti s se finalizeze pentru a permite fazei urmtoare s nceap. I.3 Tipuri de proiecte. Exist o foarte mare varietate de proiecte. Orice ncercare de epuizare a subiectului va avea totdeauna dezavantajul limitrii.
6

Proiectele sunt de obicei clasificate astfel: a. Dup amploarea lor: organizaional; local (localitate, judee, grup de judee); naional; regional (proiectul este de interes pentru mai multe judee din regiunea geografic respectiv); internaional. b. domeniul obiectivului i activitile proiectului : proiecte industriale; proiecte comerciale; proiecte culturale; proiecte ecologice; proiecte tiinifice; proiecte educaionale; proiecte de management. Din punctul de vedere al relaiei proiect - program, primul dintre aceste dou elemente poate fi independent, sau poate fi inclus n cel de al doilea. I.4 Fazele unui proiect. n general la toate proiectele identificm patru faze : Concepia; Planificarea; Realizarea; ncheierea. Faza de concepie este definitorie pentru proiect i are ca scop definirea elementelor caracteristice, a parametrilor proiectului n termeni clari care vor duce la decizia de ncepere sau abandonare a proiectului de ctre beneficiar. n aceast faz se vor analiza : capacitatea companiei de a realiza proiectul cu ncadrarea n timpul cerut ; costul proiectului, estimarea costului ; cheltuielile implicate ; bugetul proiectului ;
7

 specificaiile proiectului (aspecte de calitate i cerine de siguran) ; identificarea riscurilor / problemelor ; definirea activitilor, estimarea costurilor i a resurselor necesare . Faza de planificare Dac proiectul este aprobat de ctre finanator ncepe faza de planificare care const n : stabilirea etapelor de execuie i momentul execuiei acestora; resursele necesare i cnd acestea vor fi necesare ; bugetul. Deci, se va face o planificare a activitilor, a resurselor i a bugetului. Planificarea n timp a activitatilor presupune: - descrierea activitilor; - se vor stabili dependenele dintre activiti; - se estimeaz durata fiecrei activiti i resursele necesare; - se calculeaz drumul critic (ruta de finalizare a proiectului). Planificarea resurselor umane (durata necesara unui om de a realiza o activitate) i materiale (echipamente, utilaje) pentru fiecare activitate identificat n proiect n funcie de prioritile proiectului (performan, costuri, timp). Planificarea bugetului presupune estimarea cheltuielilor pentru fiecare activitate, estimarea surselor de venituri, identificarea eventualelor crize de lichiditi i a posibilitatilor de rezolvarea a acestora. Ca rezultat al acestei faze, pentru a avea o privire de ansamblu a etapelor i activitilor proiectului se utilizeaz diagramele Gantt. Faza de realizare Faza de realizare const n execuia efectiv a activitilor n vederea executrii produsului final / serviciului. Managerul de proiect va monitoriza permanent costurile i progresul realizat, ncadrarea n termenele stabilite i va interveni n timp util pentru a reduce eventualele neconcordane ivite.

Faza de terminare Faza de terminare presupune evaluarea proiectului, analizarea succesului proiectului din punct de vedere al metodelor utilizate, performanele echipei de proiect, ncadrarea n termenele i bugetul

proiectului, calitatea produsului / serviciului, n general dac au fost atinse obiectivele proiectului i performana dorit. I.5. Evaluarea unui proiect Prin evaluare se nelege emiterea de judeci privind progresul nregistrat pentru atingerea obiectivelor propuse. Evaluarea proiectului este un proces complex, repetitiv, plictisitor si mare consumator de resurse - dar este un proces inevitabil, absolut necesar, pentru c este singura metoda eficace de a msura succesul implementrii unui proiect. Metodele prin care se va face evaluarea succesului unui proiect trebuie determinate nainte de implementarea lui (nc din faza de planificare). Trebuie s fie descrise instrumentele i procedurile de evaluare, prin care se determin dac au fost sau nu ndeplinite obiectivele i dac metodele au fost cele adecvate. Prin evaluare se ntelege a estima mrimea, valoarea i calitatea unui lucru. Prin evaluare se compar stadiile de realizare fa de cele stabilite iniial, fiind un proces continuu dar i post-proiect . Evaluarea permanent urmrete ncadrarea n termenele i resursele stabilite iniial precum i desfurarea activitilor planificate, informaiile obinute fiind utilizate de ctre managerul de proiect n conducerea proiectului. Evaluarea final a proiectului urmrete finalizarea la termen cu succes a proiectului. Evaluarea vizeaz patru aspecte: resursele investite activitile desfurate rezultatele obinute stadiul realizrilor De asemenea, evaluarea va furniza informaii cu privire la urmtoarele aspecte: dac proiectul i-a atins obiectivele; dac activitile au fost bine realizate dac resursele au fost utilizate eficient dac au ramas aspecte nerezolvate Pentru ca evaluarea s fie bine realizat sunt necesare etape intermediare de analiz, monitorizare a proiectului, precum i stabilirea de indicator i standarde de performan.
9

Schema de evaluare i monitorizare se stabilete n faza de planificarea a proiectului i ea trebuie inclus att n planificarea activitilor ct i a costurilor. Etapele evalurii unui proiect sunt identificarea obiectivelor/ identificarea nivelului rezultatelor (beneficiilor) brute/separarea masei ineriale (a efectelor care ar fi aprut oricum) i a efectelor de dislocare i de multiplicare, pentru a obine beneficii nete adugate/analiza efectelor indirecte. Scopurile evluarii unui proiect sunt de mai multe feluri: scopuri declarate: o vizeaz n principal controlul asupra derulrii proiectului: Este proiectul implementat n modul autorizat? i atinge obiectivele? Sunt beneficiarii i publicul satisfcui? Cum se situeaz proiectul n raport cu alte mijloace alternative de atingere a obiectivelor? Care sunt efectele nescontate, mai ales cele negative? o perfecionarea implementrii proiectului acumularea de experien n managementul proiectelor (impact pe termen lung) i diseminarea/perpetuarea bunelor practici scopuri ascunse: o promovarea unei imagini mai bune dect n realitate a proiectului.

10