Managementul integrat al proiectelor

Managementul integrat al proiectelor (engleză integrated project

management, franceză gestion multidisciplinaire de projet) implică selectarea, coordonarea și
sincronizarea proiectelor într-o companie sau agenție, astfel încât toți factorii principali pentru
succes să fie optimizați.[1] Managementul integrat al proiectelor include procesele care sunt
necesare pentru a asigura că toate componentele proiectului sunt corespunzător coordonate.
Scopul managementului integrat al proiectelor constă în a stabili și a manageria proiectul și de a
coordona și colabora cu stakeholder-ii relevanți, în conformitate cu un proces definit și integrat,
care este adaptat după setul standard de procese ale organizației executante. Este posibil ca
organizația să nu fi stabilit un set standard de procese. Dacă acesta este cazul, proiectul își va
defini procesele proprii, adecvate la necesitățile sale. Setul standard de procese ale organizației
trebuie să fie destul de general, pentru a se aplica la toate proiectele aflate în portofoliul de
programe și proiecte.
Managementul integrat al proiectelor + IPPD (IPPD = Integrated Product and Process
Development) stabilește o viziune împărtășită (înțelegere comună) a proiectului și o structură
integrată a echipei de proiect, apoi stabilește echipe integrate pentru a efectua lucrările
proiectului, asigurând colaborarea adecvată între echipe. O viziune împărtășită (shared)
înseamnă o înțelegere comună a principiilor care ghidează proiectul, incluzând misiunea,
obiectivele, valorile și rezultatele finale care sunt dezvoltate și utilizate în proiect. IPPD se referă
la Dezvoltarea Integrată a Produselor și Proceselor și constituie o abordare sistemică a
dezvoltării produselor și proceselor care realizează o colaborare adecvată a stakeholder-ilor
relevanți în întregul ciclu de viață al produselor, pentru a satisface mai bine necesitățile clienților.
Managementul integrat, în sens larg, este un sistem de management care integrează toate
sistemele și procesele organizației într-un cadru complet, care permite funcționarea ca o singură
unitate cu obiective unificate.
Managementul integrării proiectelor sau programelor implică analiza valorii afacerii pe care
proiectul o adresează, mobilizarea performanțelor și dinamicii echipei de proiect, monitorizarea
proiectului, rezolvarea conflictelor tehnice, de resurse și interpersonale la orice nivel,
identificarea constrângerilor organizației și exploatarea lor etc.
Procesele majore ale managementului integrat al proiectelor (MIP) sunt: procesele de elaborare
a planului proiectului, procese de execuție a planului proiectului și procese integrate de control al
schimbărilor. Fiecare proces include un set de intrări și un set de ieșiri. Derularea oricărui proces
este facilitată prin utilizarea unui set de instrumente sau metode care constituie mecanisme
aplicate intrărilor pentru a crea ieșirile.
Standardul PMBOK pentru managementul integrării proiectelor (PMBOK — Project Management
Body of Knowledge), ediția din 2004[2] oferă definiția globală a integrării proiectelor. Această
definiție asupra managementului integrării proiectelor se focalizează pe procesele de elaborare a
Cartei Proiectului (Project Charter), planificarea și definirea conținutului proiectului (Project
Scope), elaborarea planului proiectului, execuția proiectului, monitorizarea și controlul lucrărilor
proiectului, controlul integral al schimbărilor, închiderea proiectului.
Ghidul PMBOK, ediția din 2004, menționează că procesele de management al proiectelor sunt
organizate în nouă domenii de cunoștințe:

 managementul integrării proiectelor;

 managementul conținutului proiectelor (project scope management);

 managementul termenelor proiectelor;

  managementul costului proiectelor;

 managementul calității în proiecte;

 managementul resurselor umane;

 managementul comunicațiilor în proiecte;

 managementul riscurilor în proiecte;

 managementul achizițiilor în proiecte.

Ciclul de viață al introducerii MIP

Multe organizații care au dezvoltat o disciplină (un sistem de reguli sau o practică) a
managementului integrat al proiectelor (MIP), pe baza cercetărilor și a experienței, au evoluat
prin parcurgerea a cinci faze distincte ale ciclului de viață al MIP:[3]

 conștientizare;
 implementare;
 profesionalizare;
 trecerea la acțiune (enterprising);
 integrare.
Faza de conștientizare este prima experiență (acumulare de cunoștințe) a unei organizații care
creează o disciplină instituționalizată a MIP. În această fază este evaluat efectul introducerii MIP
asupra organizației. Introducerea disciplinei MIP pentru multiple proiecte înrudite a îmbunătățit
performanțele organizațiilor, prin reducerea costurilor de operare, a timpilor pe ciclu, obținerea de
venituri mărite, profitabilitate mărită. În faza de conștientizare, implicarea leadership-ului este
crucială. Pentru ca managementul proiectelor să fie implementat cu succes, organizațiile trebuie
să fie modificate, trecînd de la o structură operațională orientată pe produs la o organizație
orientată pe proiecte (project-oriented organization).
Faza de implementare a MIP este a doua fază în crearea unei discipline a MIP, cea mai
costisitoare și mai intensivă în eforturi. Echipa de management a proiectului în care sunt incluși
manageri de proiect cu experiență, atât din surse interne cât și externe, se concentrează pe
dezvoltarea proceselor, training și pe suportul programelor mari. In faza de implementare este
esențial trainingul în managementul programelor/proiectelor, concentrat pe principiile și practicile
managementului proiectelor și pe managementul cerințelor clienților. În această fază,
implementarea managementului proiectelor este concentrată de obicei pe proiecte mari
selectate, deoarece există convingerea că o concentrare pe cele mai mari proiecte va conduce la
cele mai mari beneficii.
Faza de profesionalizare este a treia fază, în care disciplina managementului proiectelor este
întărită și instrumentele (tehnicile) managementului proiectelor sunt îmbunătățite. În această fază
se urmărește ca practicile managementului proiectelor să fie urmate în fiecare proiect, însă
modul în care practicile de management sunt executate și tipurile de instrumente și tehnici
adecvate utilizate diferă în funcție de situația proiectului respectiv. De asemenea, în timpul
acestei faze aplicarea devine larg răspândită în toată organizația, inclusiv prin managementul
proactiv al scopului, programării, costului și relațiilor cu clienții. În timpul fazei de implementare,
multe companii au întreprins acțiuni pentru îmbunătățirea nivelului de profesionalism în
managementul proiectelor, inclusiv prin încurajarea managerilor de proiect să obțină certificarea
în managementul proiectelor, ca manageri de proiect profesioniști (sau directori de proiect).
Faza de trecere la acțiune (enterprising- l.engl.) este a patra fază de creare a unei discipline a
MIP. Conexiunea diferitelor programe și proiecte ale companiei este centrală pentru obținerea
avantajelor întregii companii. Primul pas în această fază este standardizarea rapoartelor asupra
progresului programelor și a instrumentelor pentru a genera aceste rapoarte. Alt pas important
este standardizarea codurilor și denumirilor resurselor utilizate în instrumentele de planificare a
programelor/proiectelor.
Corelarea și legătura proceselor de managementul proiectelor cu alte procese din organizație,
de exemplu cu proiectarea, fabricația, montajul, service-ul pentru clienți, logistica, managementul
financiar etc. sunt vitale în această fază.
Faza de integrare este a cincea fază și cea finală de creare a unei discipline a MIP. Disciplina
MIP se bazează pe premiza că pentru ca proiectele să aibă succes în condițiile unor multiple
părți participante (client, furnizori principali, parteneri în lanțul de furnizare) toate părțile implicate
trebuie să fie concentrate pe atingerea obiectivelor clientului. Integrarea înseamnă că toate
părțile implicate într-un proiect complex trebuie să lucreze împreună pentru a atinge obiectivele
clientului. Pe de altă parte, proiectele trebuie să fie integrate intern și extern. Integrarea internă a
proiectului are semnificația că pachetele de lucrări (work packages -l.engl.) ale proiectului,
livrabilele și sistemele se află în conexiune. Integrarea externă înseamnă că proiectul se
interfațează cu sistemele clientului, facilitează performanțele clientului și produce valoare atât
pentru client, cât și pentru ramura industrială respectivă, ca un întreg.
Fazele ciclului de viață al managementului integrat al proiectelor pot fi diferite față de cele mai
sus menționate, în funcție de domeniul, ramura industrială sau tematica proiectelor. Astfel, de
exemplu, managementul integrat al investițiilor în construcții cuprinde patru faze (subdomenii):[4]

 planificarea și prognoza investițiilor;

 decizia de investiții;

 organizarea proiectelor de investiții;

 managementul resurselor umane