Procesele managementului integrării proiectelor

Manualul PMBOK[2] pentru managementul proiectelor prevede următoarele procese principale

ale managementului integrat:

 elaborarea cartei proiectului (project charter);

 elaborarea planului de management al proiectului;

 conducerea și managementul execuției proiectului;

 monitorizarea și controllling-ul lucrărilor proiectului;

 efectuarea controlului integrat al schimbărilor;

 încheierea proiectului.
Deși termenul "integrare" este suprautilizat (uneori fără înțelegerea exactă a semnificației acestui
concept), în contextul managementului proiectelor conceptele-cheie ale integrării se bazează pe
conexiune și aliniere. Conexiunea diferitelor proiecte abordate de o organizație și ,de asemenea,
conexiunea proceselor de managementul proiectelor cu alte procese grupate după specializare
(de exemplu, proiectare, fabricație etc.) sunt vitale pentru succesul proiectelor. Alinierea include
modul în care sunt aliniate și integrate măsurile în toată organizația.
Pentru fiecare dintre domeniile de procese principale există un set de obiective care trebuie
atinse, iar obiectivele se ating cu ajutorul unor practici. Obiectivele specifice ale managementului
integrat al proiectelor sunt:

 utilizarea unor procese definite ale proiectului;

 coordonarea și colaborarea cu stakeholder-ii relevanți.

Un proces definit (în contextul de față) este un proces manageriat, adaptat din setul de procese
standard ale organizației: acest proces are o descriere sustenabilă și contribuie prin produsele
lucrărilor, măsuri și alte informații de îmbunătățire a procesului la activele (assets) proceselor
organizației.
Dacă managementul integrat al proiectelor este aplicat cu completarea IPPD, atunci obiectivele
de mai înainte sunt completate cu obiectivul "aplicarea principiilor IPPD" care implică utilizarea
unor practici specifice:

 stabilirea unei viziuni împărtășite a proiectului;

 stabilirea unei structuri integrate a proiectului de dezvoltare a produselor;

 repartizarea cerințelor pentru echipele integrate;

 stabilirea echipelor integrate;

 asigurarea colaborării dintre echipele-interfețe.

Elaborarea cartei proiectului. Carta proiectului este un document formal, emis de
managementul de top care explică scopul proiectului, inclusiv necesitățile afacerii pe care
proiectul o adresează și descrierea produsului final al proiectului. Carta proiectului include studiul
economic inițial (business case), enunțarea problemelor și obiectivelor, constrîngeri și premize,
scopul și planul preliminar al proiectului. [5] Acest document oferă managerului de proiect
autoritatea de a aloca resursele organizației la activitățile proiectului. Atunci când proiectul este
realizat pe baza unui contract, acest contract semnat va servi, în general, ca o cartă a proiectului
pentru executant.
Elaborarea cartei proiectului este mecanismul de start al proiectului. [6] Carta proiectului trebuie să
includă:

 studiul consecințelor economice ale activităților din proiect (business case- l.engl.),
inclusiv costuri și beneficii;

 obiective măsurabile referitoare la rezultatele dorite ale proiectului;

 o definire a scopului proiectului;

 priorități clare pentru proiect care permit echipei să facă compromisuri (trade offs -
l.engl.) adecvate pentru a atinge obiectivele; astfel de priorități pot fi : programarea
cea mai scurtă, costul cel mai mic, nivelul de calitate cel mai înalt;

 o listă a premizelor, riscurilor și constrângerilor cunoscute;

 roluri și responsabilități.
Intrările în procesul de elaborare a cartei proiectului sunt:

 enunțarea lucrărilor proiectului;

 studiul economic care evaluează beneficiile, costurile și riscurile;

 contractul;

 factorii de mediu ai întreprinderii;

 active ale proceselor organizației.

Instrumente și tehnici:

 opinii ale experților;

 metode de selectare a proiectelor;

 metodologie de managementul proiectelor;

 sistem informațional de managementul proiectelor.

Metodologia de managementul proiectelor definește un set de grupe de procese de
management al proiectelor, procesele lor corelate, funcțiile de control asociate, care sunt
combinate într-un întreg.
Ieșirile procesului de elaborare a cartei:
carta proiectului.
Elaborarea planului de management al proiectului. Planul de management al integrării
proiectului este un document de management care descrie modul cum trebuie condusă execuția
proiectului, cum trebuie monitorizat progresul proiectului și controlul execuției. Acest plan
acoperă diferitele activități de management și dezvoltare, efectuate în cadrul proiectului.
Documentul Planul proiectului cuprinde ansamblul planurilor elaborate pentru diferite procese din
proiect, de aceea în unele aplicații este denumit plan integrat al proiectului. Planurile elaborate
pentru diferite procese din proiect, care afectează proiectul sunt: planul de dezvoltare a
produsului, planuri de testare, planuri de managementul configurației, planul de asigurarea
calității în proiect, de verificare, măsurare și analize, planuri de training etc.
Principalele utilizări ale planului sunt : documentarea deciziilor planificării, facilitarea comunicării
între părțile interesate (stakeholders) cărora acest plan le este distribuit, documentarea bazei de
referință planificate pentru scop și cost, precum și planul calendaristic al proiectului. Planul de
management este documentul de referință pentru managerizarea proiectului.
Intrările pentru elaborarea planului sunt:

 informații istorice;

 politici organizaționale;

 constrângeri;

 premize.
Instrumente și tehnici pentru elaborarea planului sunt:

 metodologia de planificare a proiectului;

 competențe și cunoștințe ale stakeholder-ilor;

 sistem informațional pentru managementul proiectului (PMIS) (vezi Managementul

proiectelor).
Ieșirile (rezultatele) includ:

 planul proiectului -document formal, aprobat, care fixează toate responsabilitățile și

autoritățile, sistemele de control, precum și comunicațiile necesare;

 detalii de suport -de exemplu, rezultate ale altor procese de planificare, documentații

tehnice etc.
Managementul execuției planului proiectului. Execuția planului este procesul principal de
aplicare a planului proiectului, în care se consumă cea mai mare parte a bugetului proiectului.
Procesul de execuție se concentrează pe identificarea problemelor și rezolvarea acestora, în
timpul execuției activităților proiectului. Produsul proiectului este creat în cadrul acestui proces.
Intrările includ:

 planul proiectului;

 detalii de suport;

 politici organizaționale;

 acțiuni corective; acestea sunt efectuate în vederea alinierii performanțelor viitoare,

așteptate ale proiectului cu planul proiectului.
Instrumente și tehnici pentru execuția planului sunt:

 competențe generale de management : leadership, comunicare etc.;

 competențe și cunoștințe asupra produsului proiectului;

  sistem de autorizare a lucrărilor;

 ședințe de analiză a stării în care se află proiectul;

 sistem informațional pentru managementul proiectului;

 proceduri organizaționale.
Ieșirile includ:

 rezultatele lucrărilor (activităților) sunt consecințele activităților efectuate. Informațiile

asupra acestor rezultate se referă la livrabilele obținute sau nu, gradul de satisfacere
a standardelor de calitate, costurile suportate etc.;

 cerințe de schimbări. Pot include: modificarea scopului proiectului, a estimărilor

costului sau a programării.
Monitorizarea și controlling-ul lucrărilor proiectului constă din procesele efectuate pentru a
observa execuția proiectului, astfel încât să se poată adopta acțiuni corective pentru ținerea sub
control a execuției proiectului. În cadrul acestor procese este monitorizat progresul proiectului și
sunt controlate performanțele actuale, comparativ cu planul proiectului. Procesele de
monitorizare și controlling cuprind:

 măsurarea activităților în curs de desfășurare;

 măsurarea unor variabile ale proiectului: cost, efort etc. în vederea comparării cu
planul de management;

 identificarea acțiunilor corective ce vor trebui aplicate.

Ieșirile proceselor de monitorizare și controlling includ:

 cerințe de schimbări;

 actualizări ale planului de management al proiectului;

 actualizări ale documentelor proiectului.

Controlul integrat al schimbărilor. Reprezintă procesul prin care se urmărește influențarea
factorilor ce creează schimbări, pentru a asigura că schimbările sunt benefice, se determină
apariția unei schimbări și se managerizează schimbările atunci când acestea au apărut. Procesul
de control se consideră a fi integrat pentru că asigură coordonarea schimbărilor în întregul
proiect.
Intrările includ:

 planul proiectului;

 rapoarte de performanță asupra proiectului;

 cerințe de schimbări.
Instrumente și tehnici pentru controlul integrat al schimbărilor:

 sistem de control al schimbărilor: o colecție de proceduri formale ce definesc pașii

prin care documentele oficiale ale proiectului pot fi modificate;
  managementul configurației;

 măsurarea performanțelor. Tehnicile de măsurare a performanțelor (de

exemplu, analiza valorii realizate [earned value analysis -l.engl.]) ajută pentru a
determina dacă abaterile de la planul proiectului necesită acțiuni corective;

 planificări adiționale, de exemplu ajustări ale planului proiectului, impuse de unele

schimbări;

 sistem informațional pentru managementul proiectului.

Ieșirile includ:

 actualizări ale planului proiectului;

 acțiuni corective;

 actualizări ale documentelor proiectului;

 învățăminte se pot referi la cauzele varianțelor, rațiunea acțiunilor corective alese

etc. Aceste învățăminte trebuie să fie documentate pentru a fi introduse în baza de
date istorice pentru acest proiect și pentru alte proiecte.
Încheierea proiectului. Procesul de încheiere a proiectului implică efectuarea porțiunii de
închidere a proiectului din planul de management. Acest proces include finalizarea tuturor
activităților terminate din toate grupele de procese de management, pentru a închide formal
proiectul sau o fază a proiectului. Au fost dezvoltate două proceduri pentru a stabili interacțiunile
necesare în vederea efectuării activităților de închidere pentru întregul proiect sau pentru o fază
de proiect:

 Procedura de închidere administrativă. Această procedură detaliază toate activitățile,

interacțiunile și rolurile și responsabilitățile membrilor echipei de proiect și
ale stakeholders implicați în executarea procedurii de închidere administrativă.
Efectuarea închiderii administrative include, de asemenea, activități integrate
necesare pentru a colecta înregistrările proiectului, analiza succesului sau eșecului
proiectuluui și arhivarea informațiilor proiectului.
Procedura de închidere a contractului include activitățile și interacțiunile necesare pentru a
închide toate agrementele contractului, stabilite pentru proiect. Această procedură implică atât
verificarea produsului (toate lucrările au fost terminate corect și satisfăcător) cât și închiderea
administrativă. Termenii contractului pot prescrie specificații pentru închiderea contractului.
Intrările procesului de încheiere a proiectului sunt:

 planul de management al proiectului;

 documentația contractului (contractul însuși, descrierea produsului);

 livrabile acceptate;

 active ale proceselor organizației.

Instrumente și tehnici includ:

 opiniile experților;

 metodologia managementului proiectului.

Ieșirile procesului de încheiere:

 produsul final, serviciul sau rezultatul final;

 actualizări ale activelor proceselor organizației.