INSTRUMENTE SOFTWARE

PENTRU PROIECTE DE
MARKETING

CURS 2

Conf. univ. dr. Dana-Maria BOLDEANU

Continut curs:

 Metodologia de gestiune a proiectelor

 Ciclu de viata al unui proiect
 Ghidul PMBOK®
 Relatia grupuri de procese - arii de cunoastere
 Procesele managementului de proiect PMBOK®
➢ Procese de iniţiere
➢ Document initiere proiect (Project Charter) – descriere, sablon si exemplu

➢ Planificare
➢ Execuţie
➢ Monitorizare si control
➢ Închidere
 Metodologia de gestiune a proiectelor (PM)

 Există diferite metodologii de project management pentru diferite tipuri de proiecte.

 Metodologiile utilizate în managementul de proiect ajută la definirea domeniul de
aplicare al proiectului, a cerintelor si obiectivelor, constrangeri de timp, ce resurse
sunt disponibile și termenul cand proiectul trebuie să fie livrat/finalizat.
 Managementul proiectelor este definit strict ca o combinație de practici corelate in
mod logic, metode și procesele care determină cel mai bun mod de planificare,
dezvoltare, control și livrare a unui proiect pe tot parcursul continuu de punere în
aplicare până la finalizarea cu succes a acestuia.
 Scopul metodologiei de management de proiect este de a sprijini toti managerii de
proiect în cadrul unei organizații de a respecta cu exactitate planul de management
de proiect.
 Descrierea managementului proiectelor este posibilă prin analiza ciclului de viață
al proiectelor, care se referă la ansamblul logic de faze ale unui proiect, ale căror
denumiri și număr sunt determinate de necesitățile realizării cerinţelor si obiectivelor
proiectului (project scope).

30.10.2017 Project Management 3

Metodologia proceselor managementului de proiect

Managerul de proiect este cel care trebuie să angajeze

procesele de management ale proiectului.
 Aria de competențe a managerului de proiect -
managementului de timp, costuri, riscuri, calitate, resurse
umane, comunicare, cât și pe partea de definire a domeniului
de aplicabilitate, management al cerințelor, pe partea de
achiziții publice, infrastructură, etc.
Orice manager de proiect trebuie să se integreze corespunzător
în coordonatele de succes ale proiectelor, respectiv încadrarea în
timp-cost-rezultate cu un nivel cât mai ridicat de calitate.
 Ciclul de viata al unui proiect

 Ciclul de viaţă al unui proiect este reprezentat de succesiunea de etape (sau faze)
prin care proiectul evoluează, fiecare dintre ele conţinând un set de activităţi ce
urmează a fi realizate în cadrul proiectului.
 Realizarea fiecărei faze a unui proiect este marcată prin finalizarea unuia sau a mai
multor produse rezultate.
 Se determina in functie de complexitatea proiectelor, dar indiferent de dimensiunea
lor trebuie sa contina cel putin 4 etape:
1. Initierea unui proiect
2. Organizarea si pregatirea
3. Desfasurarea activitatilor de proiect
4. Inchiderea (finalizarea proiectului)

Etapele ciclului de viață al

proiectului nu trebuie confundate
cu grupurile de procese din
management de proiect!

30.10.2017 Project Management (Source: PMBOK, 2013) 5

 6

a. Reprezintă succesiunea de faze in care o

organizaţie împarte proiectul de la începutul si pana la
Project sfârşit acestuia

Life b. Organizarea proiectului se stabileşte si

realizează având in vedere următoarele elemente:
se

Cycle • amploarea proiectului

• noutatea proiectului
• perioada de realizare a proiectului
• numărul şi potenţialul personalului
organizaţiei
• distribuţia specialiştilor în subdiviziunile
organizatorice
• caracteristicile climatului de muncă
• personalitatea managerului de proiect
(Source: PMBOK, 2013)

6
Ghidul PMBOK

 Project Management Body of Knowledge (Pmbok) colectează seturi de

procesele, cele mai bune practici, terminologii și ghiduri care sunt acceptate
ca standarde în cadrul industriei de management de proiect.
 Procesele managementului de proiect descriu şi organizează activitățile
desfășurate în cadrul unui proiect.
PMI/Pmbok Guide (2013)
împarte procesele
managementului de
proiect în 5 grupuri de
procese:
➢ Iniţiere
➢ Planificare şi design
➢ Execuţie
➢ Monitorizare si control
➢ Închidere. Procesele Managementului de Proiecte
(Source: PMBOK GUIDE, 2013)
 Procesele de realizare ale managementului de
proiecte
(Conform PMBOK Guide)

Procese de Procese de
inițiere a planificare a
proiectului proiectului

Procese de Procese de
execuție a monitorizare și
proiectului control

Procese de
inchidere a
proiectului
Grupuri de procese (Process Groups)

Acestea se referă la ceea ce trebuie să faceți in cadrul proiectului (DO).

Acest lucru ne permite să efectuam activitatea de management de proiect folosind aceeasi

"pașii" generali cu privire la orice tip de proiect și în orice industrie.

5 grupuri de procese:
➢ Iniţiere
➢ Planificare şi design
➢ Execuţie
➢ Monitorizare si control
➢ Închidere
Grupurile de procese au dependențe clare și sunt realizate în mod normal în fiecare proiect și
interacționează unele cu altele.
Metodologii sunt adesea bazate pe numele de procese sau conceptele lor.
Grupurile de proces nu sunt faze ale unui proiect, de multe ori repetăm fiecare grup de procese
de mai multe ori pe parcursul unui proiect. De exemplu, trebuie să inițieze și să finalizeze atât
studiul de fezabilitate, precum și testare proiectului nostru!
 Ariile de cunoastere (Knowledge Areas)

Se referă la ceea ce trebuie să se cunoască (KNOW).

Acest lucru ne permite să revizuim practicile de management de proiect prin „componente"

aparent separate și distincte.

10 arii de cunoastere:
• Integrare (Integration)
• Arie de cunoastere (Scope)
• Timp (Time)
• Costuri (Cost)
• Calitate (Quality)
• Resurse umane (HR)
• Comunicare (Communication)
• Riscuri (Risk)
• Achizitii (Procurement)
• Parti interesate (Stakeholders)
Tine de echipa de proiect modul de implicare in fiecare arie de cunoastere.
Ariile de cunoastere nu sunt asociate cu munca pe care o derulam. De exemplu, se foloseste
sintagma “Planific proiectul”, nu “Integrez proiectul”!
(Source: PMBOK GUIDE, 2013)
 Procesele managementului de proiect PMBOK (I)

Grupuri de procese Descriere

În această fază se definește natura și domeniul de aplicare al proiectului, se
identifică contextul și nevoia de proiect, se ajunge la un consens între actorii
Initiere implicați și se stabilesc obiectivele generale.
Fisa de initiere a proiectului (Project charter)
Identificare partilor interesate (Stakeholders).
Aceste procese ajuta la definirea obiectivele, cerintelor și domeniul de
aplicare (scope) al muncii care urmează să fie făcuta. Ele cuprind, de
asemenea, toate lucrările în jurul planificarii și programarii sarcinilor (tasks).
Din nou, ele pot acoperi un proiect complet sau doar faza la care se
lucreaza. Sau poate închide o singură fază și planifica următoarea în paralel.
Planul de management de proiect este documentul care descrie modul în
Planificare care proiectul va fi executat, monitorizat și controlat. Se integrează și
consolidează toate planurile subsidiare și liniile de bază (baseline) din
procesele de planificare.
Planurile subsidiare pot contine, dar nu sunt limitate la: Planul de gestionare
a domeniului de aplicare, planul de management al cerintelor, management
al costurilor, managementul calitatii, managementul resurselor umane,
managementul comunicarii, managementul de risc, managementul
achizitiilor, managementul partilor interesate, etc.
 Procesele managementului de proiect PMBOK (II)

Grupuri de procese Descriere

Se realizeaza aceste procese pe măsură ce se îndeplinesc sarcinile de
Executie proiect. Acesta este partea de “livrare” a managementului de proiect, în cazul
în care se deruleaza activitatea principală și să creaza un produs/serviciu.
Aceste procese permit să urmăriți lucrarea pe masura ce se deruleaza, de
monitorizare și raportare. De asemenea, ele acoperă ceea ce se întâmplă
atunci când afla proiectul nu este conform planului convenit, astfel încât
Monitorizare si control managementul schimbării se încadrează în acest proces de grup.
Veti rula aceste procese, alături de cele din grupul de Executie (în principal,
dar alături de celelalte grupuri de procese), astfel încât sa se realizeze o
monitorizare pe parcurs.
Finalizarea task-urilor si inchiderea proiectului. Finalizarea proiectului constă
în acceptarea formalizată a rezultatelor proiectului şi presupune:
- închiderea administrativă care implică generarea, colectarea și
Inchidere diseminarea informațiilor pentru a formaliza terminarea proiectului;
- închiderea contractului: terminarea și decontarea contractului, inclusiv
rezolvarea oricăror probleme deschise.
14 Procese de Initiere
Grupul de procese de inițiere

Se referă la procesele efectuate pentru obținerea autorizației de a

începe un nou proiect sau o nouă fază a unui proiect existent.
(PMBOK Guide, 2008)
Se desfăşoară activităţi cu privire la:
 Definirea arie de cuprindere iniţiala (scope)

 Angajarea resurselor financiare iniţiale

 Identificarea părţilor interesate (interne şi externe) care vor

interacţiona şi influenţa rezultatul global al proiectului, precum şi

documentarea cu privire la interesele, implicarea şi impactul lor
asupra succesului proiectului
 Selectarea managerului de proiect (dacă nu a fost alocat încă)

 Elaborarea Documentului de Iniţiere a Proiectului (Project Charter)

Grupul de procese de inițiere

 În această fază se definește natura și domeniul de

aplicare al proiectului, se identifică contextul și nevoia
de proiect, se ajunge la un consens între actorii implicați
și se stabilesc obiectivele generale.
 Etapa de inițiere ar trebui să includă un document de
initiere al proiectului care cuprinde următoarele
informatii:
 analiza cerințelor de afaceri/ cerințele în obiective măsurabile
 revizuirea obiectivelor curente, oportunitati
 buget estimat
 analiza părților interesate, inclusiv utilizatorii, și a echipei de
proiect
 riscuri, beneficii, rezultate (livrabile) si puncte de reper.
 Document Iniţiere Proiect
17
(Project Charter)
 Document Inițiere Proiect (Project Charter)

Un document care:
 Autorizează în mod formal un proiect/fază de proiect
 Documentează cerinţele iniţiale care raspund solicitarilor şi aşteptărilor
părţilor interesate oferind o privire de ansamblu la un nivel mai inalt
 Identifica partile implicate in proiect (stakeholders)
 stabileşte un parteneriat între compania care dezvoltă proiectul şi cea
care îl solicită
Cine îl elaborează?
 Managerul de proiect (dacă a fost alocat) sau Sponsorul
(Inițiatorul proiectului)
Cine îl autorizează?
 Sponsorul sau comitetul de conducere sau departament de
coordonare proiecte sau alte organisme de decizie
 Document inițiere proiect (I)
19

Oportunitatea de  Ce lipsește în acest moment?

afaceri  Ce nu funcționează cum trebuie?
(Business Case)  Care sunt oportunităţile de îmbunătăţire?

Recomandare: Puneţi accentul pe probleme, nu pe soluții

Obiective  Care sunt obiectivele proiectului?

Recomandare: Definiţi-le SMART, scurte şi concise

• Obiectivele proiectului – trebuie sa fie definite pe modelul SMART

✓deSpecific
Aria cuprindere  pe
(specific Ce domeniu)
se află în aria de cuprindere a acestui proiect?
(Scope)
✓ Measurable (măsurabil)
Include: Descrie funcționalitatea care este inclusă în cadrul proiectului.
✓ Attainable (accesibil)
✓ Realistic (realizabile)
✓ Time-related (dependente de timp)
 Document inițiere proiect (II)
20

Beneficii  Care sunt beneficiile pentru părţile interesate (stakeholders)

(ex. Companie, Clienţi, Angajaţi etc.)?

Riscuri  Care sunt riscurile care pot afecta desfăşurarea proiectului?

Recomandare: Identificați minim 2 riscuri si ganditi-vă la un plan

de soluționare a acestora.

Milestones Milestone 1. …. Dată realizare

Milestone 2. …. Dată realizare
 Document inițiere proiect (III)
21

Părţi interesate  Sponsor

(Stakeholders)  Manager proiect
 Echipa proiect
etc.
Livrabile cheie  Care sunt livrabilele cheie ale proiectului
(ex. documente, rapoarte, studii de fezabilitate, produse, aplicatii
software, procese, un nou serviciu, etc.)?

Livrabilele exclud: implementarea unui nou serviciu sau a recomandărilor unui studiu
de fezabilitate, mentenanta unui nou sistem, etc.
Criterii de succes  Care sunt rezultatele care vă indică faptul ca proiectul este
finalizat cu succes?

Recomandare: Precizaţi valori concrete pentru indicatorii de

succes.
Buget - In cazul in care poate fi estimat
 Studiu de caz –
22
Elaborare Document Iniţiere Proiect
 Studiu de caz
23

 Compania Alfa are dezvoltat un portal web care oferă

partenerilor de afaceri instrumente pentru îmbunătățirea
afacerilor acestora.
 Este important ca partenerii de afaceri să fie la curent cu
avantajele pe care le au prin utilizarea portalului.
 În momentul de faţă, compania Alfa furnizează cursuri web
partenerilor de afaceri pentru a-i instrui cu privire la utilizarea
portalului, dar acestea nu au un program clar definit, se
suprapun, iar feedback-urile sunt completate într-o proporție
foarte mică.
 Proiectul se doreste sa inceapa pe 1 februarie 2017 si sa
dureze 8 luni pana la monitorizarea finala. Incepand cu luna
iunie 2017 compania trebuie să crească rata de utilizare a
portalului în ceea ce privește comunicarea și conștientizarea pe
partea de afaceri in relatia cu partenerii.
 Document inițiere proiect (I)
24

Oportunitatea de  Ce
Nulipsește
există oînplanificare
acest moment?
clară a cursurilor web furnizate partenerilor de
afaceri  Ce nu funcționează
afaceri cum trebuie?
(Business Case)  Care sunt oportunităţile
Participarea la cursurilede îmbunătăţire?
web este slabă
Recomandare:
 Numărul de Puneţi accentul
parteneri pecompletează
care probleme, nuchestionarele
pe soluții de feedback
este mic, iar nivelul aprecierii este mediu

Obiective  Care
Planificarea cu câteva
sunt obiectivele luni în avans a cursurilor web şi informarea
proiectului?
partenerilor de
Recomandare: afaceri SMART,
Definiţi-le cu privirescurte
la acestea
şi concise
 Creșteți rata de utilizare a portalului în ceea ce privește comunicarea
(2%)
 Creșterea numărului de parteneri care completează chestionarele de
feedback și îmbunătățirea ratei de satisfacţie cu 3%
Aria de cuprindere  Ce se află în aria de cuprindere a acestui proiect?
 În aria de cuprindere: cursurile web furnizate partenerilor de afaceri
(Scope)  În afara ariei de cuprindere: cursurile web furnizate angajaţilor
companiei Alfa
 Document inițiere proiect (II)
25

Beneficii 
 Care sunt beneficiile
Îmbunătăţirea graduluipentru părţile interesate
de satisfacţie (ex. de
al partenerilor Companie, Clienţi,
afaceri care
Angajaţi
participăetc.)?
la cursurile web
 Creşterea nivelului de utilizare al Portalului Web
 Scaderea numărului de apeluri la call-center (pentru informaţii cu
privire la utilizarea Portalului)
Riscuri  Care sunt riscurile
Prezenţă scăzută care pot afecta
la cursurile web desfăşurarea proiectului?
Recomandare: Identificați
 Imposibilitatea minim 2 cursurile
de a pregătii riscuri în limba locală a tuturor
partenerilor de afaceri
 Nu există o distincție clară între rolurile si responsabilitatile la nivelul
echipelor implicate
Milestones Milestone Dată realizare
 Iniţiere proiect  1 februarie 2017
 Planificarea cursurilor  15 martie 2017
 Informarea partenerilor  30 martie 2017
 Livrarea cursurilor  15 iunie 2017
 Monitorizare şi control  1 august 2017
 Document inițiere proiect (III)
26

Părţi interesate  Sponsor

Sponsor: Alexandrescu Ioana
(Stakeholders)  Managerproiect
Manager proiect: Simion Bogdan
 Echipa
Echipaproiect
proiect: Irimia Alina, Rareş Diana, Lungu Daniel
etc.

Livrabile cheie 
 Care sunt livrabilele
Materialele de curs cheie ale proiectului (ex. documente, rapoarte,
 produse, software,
Materiale campanie procese, servicii etc.)?
de informare
 Formulare de feedback
 Raport monitorizare

Criterii de succes  Care sunt rezultatele

Creşterea gradului decare vă indicălafaptul
participare ca proiectul
curs până este50%
la cel puţin finalizat cu
succes?
pentru partenerii noi şi 5% pentru partenerii vechi (care au nevoie să
Recomandare: Precizaţi cunoştinţele)
îşi reîmprospăteze valori concrete pentru indicatorii de succes.
 Creşterea procentului de completare a chestionarului de feedback, de
la 20% la minim 50%
 Creşterea gradului de satisfacţie de la 3/5 la minim 4/5
27 Procese de Planificare
Procese de Planificare (I)

Se referă la procesele necesare stabilirii ariei de cuprindere a

proiectului, rafinării obiectivelor și definirii cursului acțiunii necesar
atingeri acelor obiective. (PMBOK Guide, 2008)
Se desfășoară activități cu privire la:
 Colectarea cerinţelor

 Definirea detaliată a ariei de cuprindere a proiectului

 Crearea WBS

WBS (Work Breakedown Structure) – reprezintă o descompunere

ierarhică (orientată spre livrabile) a muncii ce urmează să fie
desfăşurată de către echipa proiectului.
Livrabil – un rezultat al muncii tangibil, verificabil (ex. document,
raport, produs, software, proces, serviciu etc.)
Procese de Planificare (II)

 Definirea activităților proiectului

Activitatea - element de muncă, efectuat în timpul derulării
proiectului, a cărui executare poate fi încredințată unui sau mai
multor membri ai echipei.
Termenul de sarcină (task) - în general, sinonim cu activitatea, cu
toate acestea în multe aplicații, activitățile sunt considerate ca fiind
subdivizate în mai multe sarcini.
Sarcinile trebuie să fie asociate cu repere de referință (milestone).
Reper de referință - un eveniment intermediar important care
survine în cursul unei realizări, asociat cu obținerea unui rezultat
important sau cu o analiză de stadiu, caracterizată drept critică.
Exemple: terminarea unei faze a proiectului, furnizarea unui raport
final, recepția unui echipament, etc.
Procese de Planificare (III)

 Stabilirea relaţiilor/dependenţelor dintre activităţi

Dependențele dintre activitățile proiectului prezintă relația de
ordine dintre două activități succesive, respectiv legătura dintre
activități - cea mai folosită este relaţia de tip Finish-to-Start ->
leagă evenimentul de sfârșit al activității precedente cu evenimentul
de început al activității următoare.
Dependențele logice dintre activități pot fi definite utilizând o
diagramă în rețea a activităților.
 Estimarea resurselor activităţii – estimarea tipului şi cantităţii de
materiale, resurse umane, echipamente etc. necesare desfăşurării
fiecărei activităţi
 Estimarea duratei fiecărei activităţi
Procese de Planificare (IV)

 Stabilirea programării (schedule)

Programarea constă în analiza:
✓ succesiunii activităților,
✓ a duratelor activităților,
✓ a necesarului de resurse
✓ şi a constrângerilor
pentru a creea programul de desfășurare a proiectului, care
trebuie să precizeze datele de început și de sfârșit pentru
activitățile proiectului și datele planificate pentru milestone-uri.
 Estimarea costurilor
 Determinarea bugetului
Procese de Planificare (V)

 Planificarea calităţii
 Dezvoltarea planului resurselor umane (roluri, responsabilităţi,
aptitudini necesare, relaţii de raportare)
 Planificarea comunicării – determinarea nevoilor de informare
ale părţilor interesate (stakeholders) şi definirea unei abordări
pentru comunicare
 Identificarea, analiza si planificarea managementului riscurilor
 Planificarea achiziţilor
33 Procese de Execuţie
Procese de Execuţie

Se referă la procesele desfăşurate pentru a finaliza munca definită

în planul managementului de proiect, pentru a satisface specificaţiile
proiectului. (PMBOK Guide, 2013)
Se desfășoară activități cu privire la:
 Conducerea şi gestionarea execuţiei proiectului

 Asigurarea calităţii

 Gestionarea membrilor echipei proiectului

 Distribuirea informaţiei

 Gestiunea aşteptărilor părţilor interesate

 Efectuarea achiziţilor
35 Procese de Monitorizare&Control
Procese de Monitorizare&Control(I)

Se referă la procesele desfăşurate pentru a urmării, revizui şi

reglementa progresul şi performanţa proiectului. Sunt identificate
ariile în care sunt necesare schimbări ale planului şi se efectuează
modificările corespunzătoare. (PMBOK Guide, 2013)
Se desfășoară activități cu privire la:
 Raportarea statusului proiectului, măsurarea progresului
(procentul de finalizare a activităţilor), efectuarea de previziuni
 Revizuirea solicitărilor de modificare, aprobarea şi gestiunea
modificărilor
 Verificarea livrabilelor finalizate
Procese de Monitorizare&Control(II)

 Gestiunea modificărilor legate de costuri şi actualizarea

bugetului
 Efectuarea de controale de calitate
 Monitorizarea şi controlul riscurilor
 Administrarea achiziţilor
38 Procese de Închidere
Procese de închidere

Se referă la procesele desfăşurate în vederea finalizării activităţilor

din toate grupurile de procese şi a încheierii proiectului/fazei.
(PMBOK Guide, 2013)
Se desfășoară activități cu privire la:
 Obţinerea acceptării (aprobării) clientului sau sponsorului

 Efectuarea de revizuiri post-proiect/ post-fază

 Înregistrarea impactului ajustării proceselor (dacă este cazul)

 Documentarea lecţiilor învăţate

 Arhivarea documentelor relevante ale proiectului

 Închiderea contractelor de achiziţie

Bibliografie
 Boldeanu D., Geambaşu C., Tudor C. (2016) Modelarea proceselor
şi managementul proiectelor în administraţia publică, Editura ASE
 PMBOK (2013): A Guide to the Project Management Body of
Knowledge: PMBOK Guide, Project Management Institute,
Incorporated, Jan 1, 2013, 5th edition
 *** https://lisamdrake.com/2011/04/30/what-is-a-project-charter/
 *** http://www.brighthubpm.com/templates-forms/2491-writing-a-scope-
statement/