Tema4: Planificarea și controlul proiectului

1. Elaborarea planului proiectului

2. Execuția planului proiectului
3. Controlul modificărilor.
1. Elaborarea planului proiectului
Procesele de planificare si control prezintă un caracter predominant integrator.
Principalele procese sunt:
a)    Elaborarea planului proiectului
b)    Execuția planului proiectului
c)    Controlul global al modificărilor
Elaborarea planului proiectului reprezintă procesul prin care ieșirile diferitelor procese
de planificare sunt preluate în vederea creării unui document consistent și coerent, care sa fie
utilizat pentru ghidarea execuției proiectului, precum și pentru documentarea presupunerilor
realizate la planificare, documentarea deciziilor de planificare (a alternativelor alese), facilitării
comunicării între pârtile implicate (stakeholders) și oferirea unui nivel de
referința (baseline) pentru măsurarea progresului si controlul proiectului.
a) Intrări
1. Alte rezultate ale planificării. Toate rezultatele proceselor de planificare din celelalte
zone de cunoștințe constituie intrări. Se pot adăuga date specifice domeniului de aplicare (de
exemplu, prognoza cash-flow-ului)
2. Informații de tip istoric. Informațiile colectate din proiectele desfășurate anterior trebuie
luate in considerare la celelalte procese de planificare. Aceste informații vor fi disponibile si in
acest proces pentru a asista verificarea premiselor si evaluarea alternativelor.
3. Politici organizaționale. Organizațiile implicate in proiect pot avea politici formale sau
informale ale căror efecte trebuiesc luate în considerare.
4. Restricții. Constituie factori care limitează opțiunile echipei (de exemplu, buget
predefinit, prevederile contractuale etc.).
5. Premise. Constituie factori considerați drept reali in cursul planificării proiectului.
b) Instrumente si tehnici pentru elaborarea planului proiectului
1.     Metodologia de planificare este o abordare structurata folosita pentru a
ghida echipa de proiect la elaborarea planului de proiect.
2.     Aptitudinile si cunoștințele celor implicați. În cadrul echipei trebuie creat un
mediu în care cei implicați să poată contribui corespunzător aptitudinilor și cunoștințelor
specifice fiecăruia.
3.     Sistem informațional pentru managementul proiectului. Cuprinde instrumentele
si tehnicile folosite pentru colectarea, integrarea și răspândirea informațiilor; sprijină toate
aspectele proiectului pe întreg ciclul de viața și cuprinde atât sisteme manuale, cît și
automate.
c) Rezultate
1. Planul proiectului. Reprezintă documentul formal, aprobat, folosit pentru a gestiona și
controla execuția proiectului. El va fi comunicat conform planului de management al
comunicării. Mai este denumit plan integrat de proiect.
Modalitățile de organizare si prezentare includ următoarele:
a) Carta proiectului (Project charter)
b) Descrierea abordării / strategiei de management al proiectului (un sumar al
planurilor din celelalte arii de cunoștințe)                                              .
c) Specificația sferei de cuprindere, care include obiectivele și rezultatatele
proiectului
WBS (Work Breakdown Structure) la nivelul la care se exercita controlul
d) Costuri estimate, date de început si responsabilități
e) Niveluri de referință pentru costuri și planul calendaristic
 f) Jaloanele cele mai importante și datele prevăzute pentru acestea
g) Personalul necesar
h) Principalele riscuri, inclusiv restricții și premise și soluții planificate raportare la
aceste riscuri
i) Planuri adiționale
j) Aspecte deschise sau in suspensie
2. Detalii adiționale, precum:
a) rezultate ale proceselor de planificare neincluse in planul proiectului
b) informații generate la elaborarea planului de proiect
c) documentație tehnica (cerințe, specificații)
d) documentație pentru standardele relevante
2. Execuția planului proiectului
Cerintele de modificare. Sunt adesea identificate în cursul Execuția planului
proiectului reprezintă procesul primar de îndeplinire a planului, în care se consuma cea mai
mare parte din bugetul proiectului.
În cadrul acestui proces are loc crearea produsului proiectului.
a)  Intrări
1.    Planul proiectului
2.   Detalii adiționale
3.    Politici organizaționale
4.     Acțiuni de corecție. Sunt efectuate pentru a alinia execuția proiectului la
plan.
Sunt rezultate ale diverselor procese de control.
b) Instrumente si tehnici pentru execuția planului proiectului
1.   Aptitudini generale de management
2.   Aptitudini și cunoștințe legate de produs. Aptitudinile necesare pentru realizarea
produsului proiectului sunt stabilite la planificare (în special planificarea resurselor) și asigurate
prin procesul de angajare a personalului.
3.    Sistemul de autorizare a activităților. Este o procedura formala pentru reglementarea
lucrului în cadrul proiectului, asigurându-se momentul și succesiunea corectă. Mecanismul
primar este de obicei o autorizare formală pentru începerea lucrului la o activitate.
4.    Ședințe de examinare a stării. Sunt întâlniri programate la intervale regulate (cu
diverse frecvente, în funcție de nivel)
5.    Sistem informațional pentru managementul de proiect
6.    Proceduri organizaționale formale sau informale utile în cursul desfășurării
proiectului
c) Rezultate
1.    Rezultatele activităților. Reprezintă efectele activităților efectuate pentru îndeplinirea
proiectului. Informațiile despre acestea - rezultatele livrabile obținute sau nu, măsura în care sunt
respectate standardele de calitate, costuri etc.
2. Cerințele de modificare. Sunt adesea identificate in cursul efectuării lucrului la proiect;
pot include modificarea sferei de cuprindere, a estimărilor costurilor sau a planului
calendaristic).
3. Controlul modificărilor.
Controlul global al modificărilor reprezintă procesul prin care se urmărește influențarea
factorilor generatori de schimbări, depistarea apariției unei schimbări, precum si gestionarea
schimbărilor în momentul producerii lor.
Realizarea controlului global necesita:
a) Menținerea integrității nivelurilor de referința ale executării proiectului - toate
modificările aprobate se reflecta in planul proiectului, dar modificările sferei
de cuprindere vor afecta nivelul de referința.
 b) Asigurarea reflectării modificărilor sferei de cuprindere a produsului în
definiția sferei de cuprindere a proiectului.
c) Coordonarea schimbărilor între ariile de cunoștințe diferite.
a)        Intrări
1. Planul proiectului
2. Rapoartele de execuție
3. Cerințele de modificare pot apare sub diverse forme - oral sau in scris, direct sau
indirect, inițiate intern sau extern, cerute de lege sau opționale.
b)        Instrumente și tehnici
1. Sistemul de control al modificărilor, care reprezintă o colecție de proceduri formale,
documentate care definesc pașii prin care documentele oficiale ale proiectului pot fi modificate.
2. Gestiunea configurației, care reprezintă o procedura utilizata pentru a direcționa si
supraveghea din punct de vedere administrativ si tehnic :
ü     identificarea si documentarea caracteristicilor funcționale și fizice ale unui sistem
ü     controlarea schimbărilor acestor caracteristici
ü     înregistrarea și raportarea modificării și stadiului de implementare
ü     auditarea elementelor si sistemului pentru verificarea conformității cu cerințele
3.     Măsurarea gradului de execuție, care ajuta la stabilirea necesitații masurilor corective
la apariția abaterilor de la plan
4.     Planificare adiționala. Modificările necesita adesea actualizări ale planului de proiect.
5.     Sistem informațional pentru managementul de proiect
     c) Rezultate
1. Actualizări ale planului si ale detaliilor suplimentare.
2.    Acțiunile corective
3.     Învățămintele. Cauzele abaterilor, raționamentul acțiunilor corective alese ș.a. sunt
documentate pentru a fi introduse in baza de informații istorice.