Sunteți pe pagina 1din 6

TEMA 2.

MANAGEMENTUL SFEREI DE CUPRINDERE A


PROIECTELOR
(PROJECT SCOPE MANAGEMENT)
I. DEFINIREA MANAGEMENTULUI SFEREI DE CUPRINDERE A
PROIECTELOR
Noiunea de sfer de cuprindere se refer la:
sfera de cuprindere a produsului, respectiv facilitile i funciile care vor
fi incluse n produs/serviciu;
sfera de cuprindere a proiectului, respectiv activitile ce trebuie efectuate
pentru realizarea produsului specificat.
Managementul sferei de cuprindere include procesele prin care se asigur
includerea n proiect a tuturor elementelor necesare i suficiente realizrii
proiectului.
Procesele managementului sferei de cuprindere sunt urmtoarele:
1. Iniierea - decizia organizaiei de declanare a urmtoarei faze a
proiectului.
2. Planificarea sferei de cuprindere - elaborarea unei specificaii scrise
privind sfera de cuprindere a proiectului, ca baz a deciziilor viitoare.
3. Definirea sferei de cuprindere - divizarea elementelor majore ale
proiectului n componente mai mici i mai uor de gestionat.
4. Verificarea sferei de cuprindere - formalizarea procesului de acceptare a
sferei de cuprindere.
5. Controlul modificrii sferei de cuprindere.

II. INIIEREA PROIECTULUI


Iniierea proiectului reprezint procesul prin care se recunoate existena
unui nou proiect sau continuarea unui proiect cu o nou faz de execuie.
Procesul de iniiere este declanat de ctre un stimul, care poate fi:
o cerere a pieei;
o solicitare intern;
o cerere din partea unui client;
un progres tehnologic;
o prevedere legal.
Iniierea asigur legtura cu activitatea curent a organizaiei, presupunnd ca
element obligatoriu autorizarea realizrii proiectului, autorizare care poate fi
formal sau informal.
a) Intrri
Descrierea produsului. Documenteaz caracteristicile produsului / serviciului
vizat de proiect. Descrierea este detaliat n fazele ulterioare. Aici trebuie s se fac
legtura cu stimulul care a provocat apariia proiectului. Descrierea va fi suficient

de detaliat pentru a permite planificarea ulterioar.


Planul strategic. Toate proiectele trebuie s fie n concordan cu obiectivele
strategice ale organizaiei.
Criteriile de selecie a proiectelor. n general, sunt definite n raport de produs
i includ preocupri ale conducerii, precum profit, cot de pia, percepia public
etc.
Informaii istorice. Dac iniierea implic aprobarea nceperii fazei urmtoare,
sunt necesare informaii privind fazele anterioare.
b) Instrumente i tehnici utilizate
1. Metode de selecie a proiectelor. Se ncadreaz n urmtoarele categorii:
metode de msurare a beneficiilor - comparative, bazate pe scor,
modele economice
metode de optimizare cu restricii - modele matematice care utilizeaz
modele matematice de programare liniar, dinamic, n numere
ntregi...
2. Opinia experilor. Adesea, este necesar aceast opinie pentru evaluarea
ntrrilor procesului. Experii pot fi indivizi sau grupuri cu pregtire
specific, provenind din:
- alte compartimente ale organizaiei;
- consultani;
- asociaii tehnice i profesionale.
c) Rezultate
1. Carta proiectului (Project charter). Este un document care recunoate
formal existena unui proiect. Trebuie s cuprind, direct sau prin referine,
urmtoarele elemente:
necesitatea creia i rspunde proiectul;
descrierea produsului/seviciului.
Documentul este elaborat la un nivel de conducere extern proiectului, cu
atribuiile necesare. La proiectele executate sub contract, contractul semnat joac
rolul de cart a proiectului.
2. Managerul de proiect. Acesta trebuie desemnat ct mai devreme n
desfurarea proiectului, nainte de demararea executrii planului proiectului i
preferabil nainte de planificarea proiectului.
3. Restricii. Pentru proiectele executate sub contract, prevederile contractuale
vor reprezenta n general restricii.
4. Premise. Acestea implic de obicei un grad de risc. Pot fi identificate aici
sau
ca
rezultat al procesului de identificare a riscurilor.
III. PLANIFICAREA SFEREI DE CUPRINDERE
Planificarea sferei de cuprindere a proiectului reprezint procesul de
elaborare a unei specificaii scrise privind sfera de cuprindere, ca baz a deciziilor

viitoare, incluznd n special criterii de ncheiere cu succes a fazelor. Specificaia


scris este necesar i n cazul subproiectelor.
1.
2.
3.
4.

a) Intrri
Descrierea produsului/serviciului
Carta proiectului
Restricii
Premise
b) Instrumente i tehnici utilizate
1. Analiza produsului/serviciului. Are ca scop o mai bun nelegere a
produsului/serviciului. Include tehnici precum: ingineria de sistem,
ingineria valorii, analiza valorii, etc.
2. Analiza cost-beneficiu. Implic estimarea costurilor tangibile i intangibile
i beneficiilor diferitelor variante de proiect i utilizarea indicatorilor
financiari pentru a evalua alternativele identificate.
3. Opinia experilor.
c) Rezultate
1. Specificaia sferei de cuprindere a proiectului. Reprezint un document de
baz pentru deciziile ulterioare i pentru confirmarea / dezvoltarea unei nelegeri
comune a sferei de cuprindere a proiectului printre prile implicate. n decursul
proiectului, specificaia poate fi revzut pentru a reflecta schimbri n sfera de
cuprindere a proiectului. Specificaia privind sfera de cuprindere va conine, direct
sau prin referine urmtoarele elemente:
Justificarea proiectului
Produsul/serviciul proiectului
Rezultatele care vor fi predate, livrate (deliverables)
Obiectivele proiectului - criterii cuantificabile pe baza crora se
stabilete
succesul proiectului.
2. Detaliile suplimentare. Pot include restriciile i premisele avute n vedere.
3. Planul de management al sferei de cuprindere. Descrie cum va fi realizat
managementul sferei de cuprindere i cum vor fi integrate n proiect modificrile
acesteia.

IV. DEFINIREA SFEREI DE CUPRINDERE


Definirea sferei de cuprindere implic divizarea n componente mai mici i
mai uor de gestionat a rezultatelor care urmeaz a fi predate.
Definirea sferei de cuprindere se realizeaz n scopul:
mbuntirii acurateei estimrilor de cost, durat i resurse;
definirii unui nivel de referin pentru msurarea i controlul execuiei;

facilitrii desemnrii clare a responsabilitilor.


a)
1.
2.
3.
4.
5.

Intrri
Specificaia sferei de cuprindere
Restricii, inclusiv cele definite de prevederile contractuale
Premise
Alte rezultate ale planificrii
Informaii istorice

b) Instrumente i tehnici utilizate


1. abloane ale structurii de descompunere a activitilor - WBS (Work
Breakdown structure), abloane provenite din proiecte anterioare similare.
2. Descompunerea. Se desfoar n urmtorii pai:
1) Se identific activitile majore ale proiectului, n termenii n care va fi
gestionat proiectul.
2) Se decide dac se pot enuna estimri adecvate ale costului i duratei.
Dac avem suficiente detalii, se trece la pasul (4), altfel se continu cu
pasul (3)
3) Se identific alte activiti necesare obinerii rezultatului livrabil.
Acestea vor fi descrise n form tangibil, verificabil, pentru a se putea
efectua msurarea gradului de execuie. Se revine la pas. (2)
4) Se verific corectitudinea descompunerii:
Sunt elementele de nivel inferior necesare i suficiente pentru
compunerea elementelor de nivel superior?
Este fiecare element clar i complet definit ?
Poate fi programat, bugetat, asignat unei uniti organizaionale
fiecare element ?
c) Rezultate
Structura de descompunere a activitilor proiectului - WBS. Reprezint o
grupare a activitilor proiectului orientat spre rezultate livrabile, care organizeaz
i definete complet sfera de cuprindere a proiectului: O activitate care nu face
parte din WBS este n afara proiectului. Fiecare nivel inferior reprezint o detaliere
suplimentar a activitilor proiectului.
Obinerea WBS se face prin descompunere. Fiecrui element din WBS i se
asociaz un identificator unic. Colecia identificatorilor poart numele de code of
accounts. Elementele de pe ultimul nivel se mai numesc pachete de lucru (workpackages) i pot fi descompuse n continuare.
Descrierile elementelor sunt reunite ntr-un dicionar WBS, coninnd
descrierea pachetelor de lucru i alte informaii de planificare: date programate,
costuri, personal asignat.
Structura WBS nu trebuie confundat cu alte tipuri de structuri obinute prin
descompunere, precum:
WBS Contractual, care definete nivelul de raportare oferit cumprtorului

de ctre vnztor (la un nivel mai general)


Structura de descompunere organizaional - Organizational Breakdown
Structure (OBS), care este utilizat pentru a vizualiza alocarea lucrrilor pe
uniti organizaionale
Structura arborescent a resurselor - Resource Breakdown Structure
(RBS), care constituie o variant a OBS utilizat atunci cnd lucrrile sunt
asignate la persoane (indivizi)
Structura arborescent a produselor - Bill of Materials (BOM), care
reprezint structura ierarhic a ansamblelor, subansamblelor i
componentelor fizice necesare fabricrii unui produs.
V. VERIFICAREA SFEREI DE CUPRINDERE
Verificarea sferei de cuprindere reprezint procesul de oficializare a
acceptrii sferei de cuprindere de ctre prile implicate (stakeholders). Acest
proces necesit examinarea produselor i rezultatelor lucrrilor pentru verificarea
ndeplinirii complete i satisfctoare a acestora.
Dac proiectul este finalizat n avans, acest proces stabilete i documenteaz
nivelul de ndeplinire. Verificarea sferei de cuprindere difer de controlul calitii
prin faptul ca vizeaz acceptarea rezultatelor, pe cnd controlul calitii vizeaz
corectitudinea acestor rezultate.
a) Intrri
1.
Rezultatele lucrrilor, care reprezint ieirile procesului de execuie a
planului
2. Documentaia produsului. Descrie produsele proiectului. Coninutul
(planuri, specificaii, scheme) difer dup domeniul de aplicare.
b) Instrumente i tehnici utilizate
Inspectarea. Include activiti precum: msurarea, examinarea i testarea
ntreprinse pentru determinarea concordanei produselor cu cerinele. Inspectarea
este denumit n diverse moduri, cu nelesuri n funcie de domeniul de aplicare
c) Rezultate
Acceptarea formal. Constituie documentul prin care clientul sau sponsorul a
acceptat produsul proiectului sau fazei. Acceptarea poate fi condiionat, mai ales
la finalul unei faze.
VI. CONTROLUL MODIFICRII SFEREI DE CUPRINDERE
Controlul modificrii sferei de cuprindere reprezint procesul de
influenare a factorilor generatori de schimbri n ceea ce privete sfera de
cuprindere, de depistare a apariiei unor modificri ale sferei de cuprindere, precum
i de gestionare a acestor schimbri.
Acest proces trebuie puternic integrat cu alte procese de control (controlul
timpului, costului, calitii .a.).
a) Intrri

1.
Structura WBS
2.
Rapoartele de execuie a lucrrilor, care ofer informaii privind
stadiul lucrrilor (care produse intermediare au fost realizate i care nu). Aceste
rapoarte pot alerta echipa cu privire la poteniale probleme.
3.
Cererile de modificare. Pot avea diverse forme i pot viza lrgirea sau
restrngerea sferei de cuprindere. Cele mai multe au drept cauz:
un factor extern (de exemplu modificri legislative);
o eroare sau omisiune la definirea sferei de cuprindere a produsului;
o eroare sau omisiune la definirea sferei de cuprindere a proiectului;
o modificare care adaug valoare.
4. Planul de management al sferei de cuprindere
b) Instrumente i tehnici utilizate
1.
Sistemul de control al modificrilor sferei de cuprindere care definete
procedurile prin care se efectueaz o modificare a sferei de cuprindere. Acest
sistem va fi integrat cu sistemul global de gestiune a modificrilor, precum i cu
alte sisteme care controleaz sfera de cuprindere a produsului. La executarea sub
contract, modificarea trebuie s fie n acord cu prevederile contractuale.
2.
Msurarea execuiei lucrrilor ajut la evaluarea abaterilor aprute,
determinarea cauzelor acestora i stabilirea necesitii aciunilor corective.
3. Planificarea adiional. Modificrile sferei de cuprindere necesit
modificri ale WBS sau analiza unor abordri alternative.
c) Rezultate
1.
Modificrile sferei de cuprindere care necesit ajustri ale factorilor
de cost, timp, calitate sau altor obiective. Constituie intrri n procesele de
planificare i sunt aduse la cunotina celor implicai.
2.
Aciunile corective
3.
nvmintele