Managementul proiectelor TEMA 2.

Managementul sferei de curpindere a proiectelor (Project Scope Management)

TEMA 2. Managementul sferei de cuprindere a proiectelor

1. 2. 3. 4. 5. 6. Definirea managementului sferei de cuprindere a proiectelor Iniierea proiectului Planificarea sferei de cuprindere Definirea sferei de cuprindere Verificarea sferei de cuprindere Controlul modificrii sferei de cuprindere

1. Definirea managementului sferei de cuprindere a proiectelor

Noiunea de sfer de cuprindere se refer la: produs, respectiv facilitile i funciile care vor fi incluse n produs/ serviciu; proiect, respectiv activitile ce trebuie efectuate pentru realizarea produsului specificat.

Managementul sferei de cuprindere include procesele prin care se asigur includerea n proiect a
tuturor elementelor necesare i suficiente realizrii proiectului. Procesele managementului sferei de cuprindere: 1. 2. iniierea - decizia organizaiei de declanare a urmtoarei faze a proiectului. planificarea sferei de cuprindere - elaborarea unei specificaii scrise privind sfera de cuprindere a definirea sferei de cuprindere - divizarea elementelor majore ale proiectului n componente mai verificarea sferei de cuprindere - formalizarea procesului de acceptare a sferei de cuprindere. controlul modificrii sferei de cuprindere.

proiectului, ca baz a deciziilor viitoare. 3. mici i mai uor de gestionat. 4. 5.

2. Iniierea proiectului Iniierea proiectului reprezint procesul prin care se recunoate existena unui nou proiect sau
continuarea unui proiect cu o nou faz de execuie.

Managementul proiectelor TEMA 2. Managementul sferei de curpindere a proiectelor (Project Scope Management)

Procesul de iniiere este declanat de ctre un stimul, care poate fi: a. b. c. d. e. o cerere a pieei; o solicitare intern; o cerere din partea unui client; un progres tehnologic; o prevedere legal.

Iniierea asigur legtura cu activitatea curent a organizaiei, presupunnd ca element obligatoriu autorizarea realizrii proiectului, autorizare care poate fi formal sau informal. Intrri ale procesului de iniiere: 1. descrierea produsului. Documenteaz caracteristicile produsului / serviciului vizat de proiect. Descrierea este detaliat n fazele ulterioare. Aici trebuie s se fac legtura cu stimulul care a provocat apariia proiectului. Descrierea va fi suficient de detaliat pentru a permite planificarea ulterioar. 2. planul strategic. Toate proiectele trebuie s fie n concordan cu obiectivele strategice ale criteriile de selecie a proiectelor. n general, sunt definite n raport de produs i includ preocupri informaii istorice. Dac iniierea implic aprobarea nceperii fazei urmtoare, sunt necesare organizaiei. 3. ale conducerii, precum profit, cot de pia, percepia public etc. 4. informaii privind fazele anterioare. Instrumente i tehnici utilizate n procesul de iniiere: 1. metode de selecie a proiectelor, care se ncadreaz n urmtoarele categorii: a. de msurare a beneficiilor - comparative, bazate pe scor, modele economice b. de optimizare cu restricii - modele matematice care utilizeaz modele matematice de programare liniar, dinamic, n numere ntregi... 2. opinia experilor. Adesea, este necesar aceast opinie pentru evaluarea ntrrilor procesului. Experii alte compartimente ale organizaiei; consultani; asociaii tehnice i profesionale.

pot fi indivizi sau grupuri cu pregtire specific, provenind din: a. b. c.

Rezultatele procesului de iniiere: 1. carta proiectului (project charter) este un document care recunoate formal existena unui proiect. Documentul este elaborat la un nivel de conducere extern proiectului, cu atribuiile necesare. La proiectele executate sub contract, contractul semnat joac rolul de cart a proiectului. Trebuie s cuprind, direct sau prin referine, urmtoarele elemente:

Managementul proiectelor TEMA 2. Managementul sferei de curpindere a proiectelor (Project Scope Management)

a.

necesitatea creia i rspunde proiectul;

b. descrierea produsului/seviciului. 2. managerul de proiect trebuie desemnat ct mai devreme n desfurarea proiectului, nainte de restricii. Pentru proiectele executate sub contract, prevederile contractuale vor reprezenta n premisele implic de obicei un grad de risc. Pot fi identificate aici sau ca demararea executrii planului proiectului i preferabil nainte de planificarea proiectului. 3. general restricii. 4.

rezultat al procesului de identificare a riscurilor.

3. Planificarea sferei de cuprindere Planificarea sferei de cuprindere a proiectului reprezint procesul de elaborare a unei specificaii
scrise privind sfera de cuprindere, ca baz a deciziilor viitoare, incluznd n special criterii de ncheiere cu succes a fazelor. Specificaia scris este necesar i n cazul subproiectelor. Intrri n procesul planificrii sferei de cuprindere: 1. 2. 3. 4. descrierea produsului/serviciului; carta proiectului; restricii; premise.

Instrumente i tehnici utilizate n procesul planificrii sferei de cuprindere: 1. analiza produsului/serviciului are ca scop o mai bun nelegere a produsului/serviciului. include analiza cost-beneficiu implic estimarea costurilor tangibile i intangibile i beneficiilor opinia experilor.

tehnici precum: ingineria de sistem, ingineria valorii, analiza valorii, etc. 2. diferitelor variante de proiect i utilizarea indicatorilor financiari pentru a evalua alternativele identificate. 3.

Rezultatele procesului planificrii sferei de cuprindere: 1. specificaia sferei de cuprindere a proiectului reprezint un document de baz pentru deciziile ulterioare i pentru confirmarea / dezvoltarea unei nelegeri comune a sferei de cuprindere a proiectului printre prile implicate. n decursul proiectului, specificaia poate fi revzut pentru a reflecta schimbri n sfera de cuprindere a proiectului. Specificaia privind sfera de cuprindere va conine, direct sau prin referine urmtoarele elemente:

Managementul proiectelor TEMA 2. Managementul sferei de curpindere a proiectelor (Project Scope Management)

a.

justificarea proiectului;

b. produsul/serviciul proiectului; c. rezultatele care vor fi predate, livrate (deliverables); d. obiectivele proiectului - criterii cuantificabile pe baza crora se stabilete succesul proiectului. 2. 3. detaliile suplimentare pot include restriciile i premisele avute n vedere. planul de management al sferei de cuprindere descrie cum va fi realizat managementul sferei de

cuprindere i cum vor fi integrate n proiect modificrile acesteia.

4. Definirea sferei de cuprindere Definirea sferei de cuprindere implic divizarea n componente mai mici i mai uor de gestionat
a rezultatelor care urmeaz a fi predate. Definirea sferei de cuprindere se realizeaz n scopul: a. b. c. mbuntirii acurateei estimrilor de cost, durat i resurse; definirii unui nivel de referin pentru msurarea i controlul execuiei; facilitrii desemnrii clare a responsabilitilor.

Intrri ale procesului de definire a sferei de cuprindere: 1. 2. 3. 4. 5. specificaia sferei de cuprindere; restricii, inclusiv cele definite de prevederile contractuale; premise; alte rezultate ale planificrii; informaii istorice.

Instrumente i tehnici utilizate n procesul de definire a sferei de cuprindere: 1. abloane ale structurii de descompunere a activitilor - WBS (Work Breakdown structure), descompunerea se desfoar n urmtorii pai: i. proiectul; ii. se decide dac se pot enuna estimri adecvate ale costului i duratei. Dac avem suficiente detalii, se trece la pasul (4), altfel se continu cu pasul (3); se identific activitile majore ale proiectului, n termenii n care va fi gestionat abloane provenite din proiecte anterioare similare. 2.

Managementul proiectelor TEMA 2. Managementul sferei de curpindere a proiectelor (Project Scope Management)

iii.

se identific alte activiti necesare obinerii rezultatului livrabil. Acestea vor fi

descrise n form tangibil, verificabil, pentru a se putea efectua msurarea gradului de execuie. Se revine la pas. (2) iv. se verific corectitudinea descompunerii: sunt elementele de nivel inferior necesare i suficiente pentru compunerea este fiecare element clar i complet definit ? poate fi programat, bugetat, asignat unei uniti organizaionale fiecare element?

elementelor de nivel superior?

Rezultatul procesului de definire a sferei de cuprindere: 1. structura de descompunere a activitilor proiectului.

Structura de descompunere a activitilor proiectului - WBS reprezint o grupare a activitilor

proiectului orientat spre rezultate livrabile, care organizeaz i definete complet sfera de cuprindere a proiectului: o activitate care nu face parte din WBS este n afara proiectului. Fiecare nivel inferior reprezint o detaliere suplimentar a activitilor proiectului. Obinerea WBS se face prin descompunere. Fiecrui element din WBS i se asociaz un identificator unic. Colecia identificatorilor poart numele de code of accounts. Elementele de pe ultimul nivel se mai numesc pachete de lucru (work-packages) i pot fi descompuse n continuare. Descrierile elementelor sunt reunite ntr-un dicionar WBS, coninnd descrierea pachetelor de lucru i alte informaii de planificare: date programate, costuri, personal asignat. Structura WBS nu trebuie confundat cu alte tipuri de structuri obinute prin descompunere, ca: a. WBS contractual, care definete nivelul de raportare oferit cumprtorului de ctre vnztor (la structura de descompunere organizaional - Organizational Breakdown Structure (OBS), care este structura arborescent a resurselor - Resource Breakdown Structure (RBS), care constituie o structura arborescent a produselor - Bill of Materials (BOM), care reprezint structura ierarhic a

un nivel mai general) b. utilizat pentru a vizualiza alocarea lucrrilor pe uniti organizaionale c. variant a OBS utilizat atunci cnd lucrrile sunt asignate la persoane (indivizi) d. ansamblelor, subansamblelor i componentelor fizice necesare fabricrii unui produs.

Managementul proiectelor TEMA 2. Managementul sferei de curpindere a proiectelor (Project Scope Management)

5. Verificarea sferei de cuprindere Verificarea sferei de cuprindere reprezint procesul de oficializare a acceptrii sferei de
cuprindere de ctre prile implicate (stakeholders). Acest proces necesit examinarea produselor i rezultatelor lucrrilor pentru verificarea ndeplinirii complete i satisfctoare a acestora. Dac proiectul este finalizat n avans, acest proces stabilete i documenteaz nivelul de ndeplinire. Verificarea sferei de cuprindere difer de controlul calitii prin faptul c vizeaz acceptarea rezultatelor, pe cnd controlul calitii vizeaz corectitudinea acestor rezultate. Intrri ale procesului de verificare a sferei de cuprindere: 1. 2. rezultatele lucrrilor reprezint ieirile procesului de execuie a planului documentaia produsului descrie produsele proiectului. Coninutul (planuri, specificaii, scheme)

difer dup domeniul de aplicare. Instrumente i tehnici utilizate n procesul de verificare a sferei de cuprindere: 1. inspectarea include activiti precum: msurarea, examinarea i testarea ntreprinse pentru determinarea concordanei produselor cu cerinele. Inspectarea este denumit n diverse moduri, cu nelesuri n funcie de domeniul de aplicare Rezultatul procesului de verificare a sferei de cuprindere: 1. acceptarea formal constituie documentul prin care clientul sau sponsorul a acceptat produsul proiectului sau fazei. Acceptarea poate fi condiionat, mai ales la finalul unei faze.

6. Controlul modificrii sferei de cuprindere Controlul modificrii sferei de cuprindere reprezint procesul de influenare a factorilor generatori de
schimbri n ceea ce privete sfera de cuprindere, de depistare a apariiei unor modificri ale sferei de cuprindere, precum i de gestionare a acestor schimbri. Acest proces trebuie puternic integrat cu alte procese de control (controlul timpului, costului, calitii .a.). Intrri ale procesului de control a modificrii sferei de cuprindere: 1. 2. structura WBS; rapoartele de execuie a lucrrilor, care ofer informaii privind stadiul lucrrilor (care produse

intermediare au fost realizate i care nu). Aceste rapoarte pot alerta echipa cu privire la poteniale probleme.

Managementul proiectelor TEMA 2. Managementul sferei de curpindere a proiectelor (Project Scope Management)

3.

cererile de modificare pot avea diverse forme i pot viza lrgirea sau restrngerea sferei de un factor extern (de exemplu modificri legislative);

cuprindere. Cele mai multe au drept cauz: a.

b. o eroare sau omisiune la definirea sferei de cuprindere a produsului; c. o eroare sau omisiune la definirea sferei de cuprindere a proiectului; d. o modificare care adaug valoare. 4. planul de management al sferei de cuprindere.

Instrumente i tehnici utilizate n procesul de control a modificrii sferei de cuprindere: 1. sistemul de control al modificrilor sferei de cuprindere definete procedurile prin care se efectueaz

o modificare a sferei de cuprindere. Acest sistem va fi integrat cu sistemul global de gestiune a modificrilor, precum i cu alte sisteme care controleaz sfera de cuprindere a produsului. La executarea sub contract, modificarea trebuie s fie n acord cu prevederile contractuale. 2. msurarea execuiei lucrrilor ajut la evaluarea abaterilor aprute, determinarea cauzelor planificarea adiional. Modificrile sferei de cuprindere necesit modificri ale WBS sau acestora i stabilirea necesitii aciunilor corective. 3. analiza unor abordri alternative. Rezultatele procesului de control a modificrii sferei de cuprindere: 1. modificrile sferei de cuprindere care necesit ajustri ale factorilor de cost, timp, calitate sau altor obiective. Constituie intrri n procesele de planificare i sunt aduse la cunotina celor implicai.; 2. aciunile corective; 3. nvmintele.

Managementul proiectelor TEMA 2. Managementul sferei de curpindere a proiectelor (Project Scope Management)

Tabelul 1 Procesele managementului sferei de cuprindere

n/o Denumirea procesului Intrri
1. descrierea produsului 2. planul strategic 3. criteriile de selecie a proiectelor 4. informaii istorice 1. descrierea produsului/ serviciului 2. carta proiectului 3. restricii 4. premise 1. specificaia sferei de cuprindere 2. restricii 3. premise 4. alte rezultate ale planificrii 5. informaii istorice 1. rezultatele lucrrilor 2. documentaia produsului 1. structura WBS 2. rapoartele de execuie a lucrrilor 3. cererile de modificare 4. planul de management al sferei de cuprindere

Instrumente i tehnici utilizate

1. metode de selecie a proiectelor 2. opinia experilor

Ieiri/rezultate
1. carta proiectului (project charter) 2. managerul de proiect 3. restricii 4. premisele 1. specificaia sferei de cuprindere a proiectului 2. detaliile suplimentare 3. planul de management al sferei de cuprindere 1. structura de descompunere a activitilor proiectului

1.

iniierea

2.

planificarea sferei de cuprindere

1. analiza produsului/serviciului 2. analiza cost-beneficiu 3. opinia experilor 1. abloane ale structurii de descompunere a activitilor - WBS 2. descompunerea

3.

definirea sferei de cuprindere

4.

verificarea sferei de cuprindere

1.

inspectarea

1. acceptarea formal 1. modificrile sferei de cuprindere 2. aciunile corective 3. nvmintele

5.

controlul modificrii sferei de cuprindere

1. sistemul de control al modificrilor sferei de cuprindere 2. msurarea execuiei lucrrilor 3. planificarea adiional