DOCUMENTE DE RAPORTARE SPECIFICE

Documente de raportare specifice:

 raport de sfârșit de etapa;
 raport de progres;
 registru de probleme;
 recomandări de acțiune.
Pentru a fi mereu la curent cu progresul înregistrat în etapele proiectului și pentru a
înțelege mai bine de ce unele activități durează mai mult decât s-a preconizat, se solicită
completarea unor rapoarte cu privire la parcurgerea etapelor proiectului.

Raportul de progres
Scopul documentului este să furnizeze comitetului de conducere al proiectului un sumar
al stării etapei la anumite intervale stabilite de către aceștia. Comitetul de conducere al
proiectului folosește raportul pentru a monitoriza starea și progresul proiectului.
Conținut:
 Data;
 Perioada de raportare;
 Starea bugetului;
 Încadrarea în timp;
 Produse finalizate / acceptate până în momentul efectuării raportului;
 Probleme existente sau posibile;
 Produse care trebuie finalizate în perioada următoare;
 Starea problemelor proiectului;
 Impactul schimbărilor asupra bugetului și planului de timp.
Raportul de progres este o modalitate de monitorizare a îndeplinirii sarcinilor prin
asociere cu etapele de referință, asigurând astfel controlul în planificarea proiectelor. Acest
demers permite adoptarea măsurilor de corecție corespunzătoare și gestionarea întârzierilor,
acolo unde este cazul.
Etapele de referință din cadrul unui proiect sunt acele evenimente semnificative,
livrabile sau interdependente ce necesită monitorizare pentru a menține derularea proiectului
in direcția corespunzătoare.
 Raportul de progres al proiectului sau Raportul privind etapele de referință arată ce s-a
obținut până în prezent și ce este necesar a se realiza în continuare pentru ca proiectul să se
finalizeze cu succes și la timp.
Raportul de progres al proiectului poate avea diverse forme: unele realizează o
prezentare narativă a situației, altele oferă o prezentare cantitativă sau grafică, folosind
formulare de calcul sau soft-uri de management al proiectelor.
Este un instrument de monitorizare și prezentare a stării proiectului, având utilitate
sporită în special în proiectele extinse și complexe (cu numeroase interdependențe), întrucât
ajută la prezentarea informației în mod concis, evidențiind ceea ce a fost realizat concret până
la data raportării.
Pentru anumite proiecte, Raportul de progres este prezentat la intervale de timp
regulate, spre exemplu la finalul fiecărei luni, dar în general acesta este asociat finalizării unei
etape de referință din cadrul proiectului, moment specificat în Planul de proiect.
În prima parte a raportului, sunt descrise etapele realizate până la momentul raportului,
furnizând un rezumat a ceea ce s-a realizat și când; se furnizează detalii despre ceea ce s-a
realizat pentru a satisface specificațiile etapei de referință; se înregistrează data de finalizare
conform planificării, data de finalizare efectivă.
De asemenea, se furnizează detalii despre modificările realizate comparativ cu planul
original, spre exemplu de ce au fost modificate livrabilele, de ce nu au fost respectate termenele
limitî.
În cea de-a doua secțiune a raportului se face referire la ce trebuie făcut pentru ca etapa
de referință să fie considerată realizată; la data de finalizare a etapei de referință pe baza
planului original; se înregistrează starea etapei de referință – dacă este în grafic, dacă există
riscul să iasă din grafic sau dacă deja este în afara graficului (se recomandă utilizarea codurilor
de culoare: verde – în grafic, galben – risc de ieșire din grafic, roșu – ieșit în afara graficului);
se înregistrează data de finalizare modificată, însă aceasta este ultima opțiune, întrucât
modificarea termenului limită a unei etape presupune schimbări și în alte etape ale proiectului.
Se prezintă acțiunile necesare pentru a realiza o etapă în grafic, precum și consecințele
modificării termenului limită și ale metodelor care s-au întreprins pentru a soluționa
problemele.
Un Raport de progres poate fi adaptat din punct de vedere al formei de la organizație la
organizație, însă, cu toate acestea, conținutul rămâne relativ similar. Odată finalizat, raportul
va prezenta starea fiecărei etape cheie și va ajuta la planificarea și pregătirea corespunzătoare.
 Deși conținutul unui Raport de progres este structurat pe linii directoare generale, în
elaborarea unui Raport de progres este important să se aibă în vedere tipologia beneficiarilor
documentului și informațiile necesare acestora: Cine sunt beneficiarii Raportului de progres și
care este rolul lor în proiect? Cum vor fi aceștia afectați de rezultatul proiectului? (de exemplu:
informațiile de interes pentru managerul de proiect diferă de informațiile ce suscită interesul
pentru un investitor). Se va avea în vedere, de asemenea, deciziile pe care le pot lua beneficiarii
Raportului de progres ca urmare a parcurgerii documentului (de exemplu: timpul și resursele
investite în continuarea derulării proiectului).
În concluzie, Rapoartele privind etapele de referință ajută la monitorizarea progresului
pi a rezultatelor proiectului, astfel încât să poată fi luate măsuri de corecție atunci când este
necesar. Acestea sunt, de asemenea, instrumente de control valoroase ce contribuie la
gestionarea eficientă a proiectului.
Rapoartele de progres mențin membrii echipei de proiect la curent cu diferitele aspecte
legate de statusul acțiunilor și progresul proiectului. Membrii echipei de proiect, au nevoie de
actualizarea permanentă a activităților proiectului, pentru a identifica problemele și pentru a
implementa schimbările necesare. Rapoartele de progres oferă o imagine generală despre
modul în care este implementat proiectul și detaliile aferente, permițând membrilor echipei să
gestioneze situațiile neprevăzute care pot apărea.