Sunteți pe pagina 1din 7

2.1.

Fazele proiectului IT

Propunerea i lansarea unui proiect necesit, nainte de orice, cunoaterea obiectivelor


proiectului, modul de utilizare a rezultatelor proiectului pe ntreaga lor durat de via, innd
cont de mediul extern al proiectului n care rezultatele vor putea fi situate.
Realizarea unui proiect impune n primul rnd o interaciune corect ntre parametrii
tehnico-economici ai acestuia i o bun conexiune cu tehnologiile noi. Trebuie avut n vedere
o bun analiz a vitezei de lucru n cadrul proiectului i rapiditatea cu care se adopt deciziile
la momentele importante n timpul derulrii proiectului.
Ciclul de via al unui proiect este definit ca perioada de timp n care are loc
desfurarea proiectului, dup cum urmeaz: marketing, elaborare propunere de proiect,
ctigarea concursului de finanare, cercetarea pentru realizarea tematic a proiectului,
proiectarea pentru realizarea tematic a proiectului, producia cu .realizarea plopiu-zis a
tematicii proiectului, evaluarea rezultatelor proiectului, comercializarea rezultatelor
proiectului cu obinerea de beneficii reutilizarea i reciclarea unor rezultate ale proiectului.
Realizarea proiectului impune trecerea lui prin toate etapele ciclului de via.

Variante de realizare ale proiectului

n cadrul realizrii proiectului trebuie evitat confuzia dintre viteza de lucru i


rapiditatea cu care se adopt deciziile. Pentru a evita aceast confuzie este important
detalierea proiectului n subprograme / pachete de lucru i activiti / faze cu studierea de la
nceput, n fiecare activitate a diferite variante de realizare. Aceasta are drept scop gsirea
variantei optime pentru realizarea proiectului n activitatea respectiv. Aceste variante trebuie
s fie cel puin n numr de trei i anume.
varianta normal;
varianta de risc;
varianta de retragere i relansare.

Metode i instrumente pentru conducerea corect a unui proiect

innd cont de ciclul de via al unui proiect, se au n vedere urmtoarele metode i


instrumente tehnico-economice pentru conducerea corect a unui proiect:
a) studiu de prefezabilitate i fezabilitate al crui obiectiv este transformarea ct mai bine
a posibilelor nevoi ale utilizatorilor (valori calitative) n specificaii de performan
(valori calitative i cantitative)
b) concepia i dezvoltarea ce cuprind:
alocarea parametrilor de baz ai produsului ( efecte sociale, culturale, politice,
economice sau mrimi tehnice precum putere, fiabilitate, cost, greutate, volum)
avnd ca obiectiv verificarea i mprirea valorilor specificate ntre diferitele sale
elemente constitutive (ansambluri, subansambluri, componente);
simulri i calcule ale parametrilor medii i de dispersie;
simulri i calcule de fiabilitate;
simulri i calcule ale costului global al proiectului;
c) producia ce are ca obiectiv realizarea fizic a produsului conform specificaiilor
stabilite;
d) comercializarea ce cuprinde vnzarea, distribuia i instalarea produsului;
e) utilizarea ale crei obiective sunt:
msurarea conformitii cu specificaiile prin msurri pe teren ale tuturor
parametrilor tehnico-economici simulai i calculai n faza de concepie i
dezvoltare;
msura satisfacerii nevoilor prin anchete;

Metode i instrumente pentru gestiunea proiectului

Pentru a asigura gestiunea proiectului, subprogramele i pachetele de lucru, activitile


/ fazele i evenimentele din cadrul unui proiect se definesc dup cum urmeaz:

1. Subprogramul / Pachetul de lucru delimiteaz un grup de activiti bine definite


ntr-o perioad bine definit. Activitile sunt / pot fi n interdependen;

2. Activitatea / Faza este o perioad de timp delimitat pe parcursul creia proiectul


avanseaz i caracterizeaz evoluia n timp a proiectului. Dac o activitate / faz
se oprete, proiectul se poate, de asemenea, opri;

3. Evenimentul este un moment n timpul cruia proiectul este oprit voluntar.


ntreruperea de moment nu provoac oprirea proiectului; el delimiteaz spaiul
ocupat la momentul considerat. Reprezint momentul fixat de Managerul/
Directorul de proiect pentru a msura distana n raport cu obiectivul i a decide
continuarea sau nu a proiectului. Evenimentele corespund:

edinelor de proiect care sunt analize profunde, cu dezbateri contradictorii, pentru a


verifica fezabilitatea proiectului, aptitudinea societii de a realiza proiectul din punct
de vedere uman, tehnic i economic;
edinelor de decizie, care reprezint momentele de decizie privind continuarea sau
oprire Proiectului, n funcie de rezultatele obinute n legtur cu:
o direcia impus de proiect;
o precizia fa de aceast direcie, innd cont de faza de avansare;
o studiul necesar prevenirii prospective;
o realizarea conform obiectivului stabilit;
o studiul necesar prevenirii active.
auditului extern ce stabilete c starea proiectului este corect sau c trebuie repus n
conformitate cu manualele i procedurile luate ca referint.

Elementele componente ciclului de via a proiectului

Ciclul de viaa a unui proiect cuprinde urmtoarele etape:


1. Identificare , Analiz, Formulare;
2. Pregtire, Estimare (funcie de criteriile stabilite), Asumare;
3. Implementare, Monitorizare, Raportare;
4. Evaluare final.

1. Identificare, Analiz, Formulare


Cuprinde urmtoarele:
Stabilirea obiectivelor generale;
Analiza situaiei existente;
Identificarea necesitilor;
Analiza necesitilor;
Stabilirea prioritii acestor necesiti;
Decizia n privina oportunitii proiectului;
Definirea idei proiectului;
Consultarea cu potenialii beneficiari;

2. Pregtire, Estimare (funcie de criteriile stabilite), Asumare

Cuprinde urmtoarele
Specificarea obiectivelor i rezultatelor;
Identificarea resurselor necesare pentru proiect;
Identificarea resurselor disponibile pentru proiect;
Distribuia proiectului pe activiti;
Conceperea formulei finale i planificarea proiectului.

3. Implementare, Monitorizare, Raportare

Cuprinde urmtoarele:

Mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcin i obiectiv;

Marketingul proiectului - comunicarea continu cu comitetul decizional i poteniali


beneficiari (membrii echipei proiectului) privind:

o ateptrile acestora legate de proiect i de evoluia acestora n timpul


implementrii proiectului;

o furnizarea de informaii despre dezvoltarea proiectului pe tot parcursul


desfurrii acestuia;

o adaptarea conceperii i implementrii proiectului n funcie de ateptrile


potenialilor beneficiari;

Monitorizare permanent i forme de raportare (ofer informaia necesar unui


management corespunztor);

Identificarea problemelor;

Identificarea eecurilor i soluiilor care s conduc la eliminarea acestora (prin


negociere nlocuirea persoanelor responsabile, o evaluare independent sau, n cazuri
extreme, prin oprirea proiectului);

Modificarea rezultatelor planificate i a obiectivelor proiectului cu unele realizabile.


4. Evaluare final

Cuprinde urmtoarele:
Evaluarea ndeplinirii integrale de ctre contractor a sarcinilor ncredinate (se face de
obicei de ctre o structur de evaluare independent de contractor sau de autoritatea
contractant);
Identificarea celor mai bune soluii pentru proiecte viitoare pe baza experienei
ctigate;
Identificarea resurselor necesare pentru viitor (se are n vedere corectarea aprecierii
acestora n funcie de suficiena sau insuficiena acestora n proiectul desfurat);
Identificarea necesitilor pentru proiecte viitoare.

Studiul de caz privind ciclul de via al proiectului

STUDIU DE CAZ 1

Planificarea
i definirea Stabilirea Terminarea
Redefinire Planificare Execuie
bugetului bugetului Proiectului
estimativ

Ciclul de via al proiectului cu ase etape necesar pentru a da suficiente informaii


privind procesele anuale de stabilire a bugetelor. Adeseori, proiecte planificate sunt modificate
n mod radical, astfel nct ele trebuie redefinite i replanificate.

STUDIU DE CAZ 2

Echip de lucru i Terminarea


Definire Planificare Execuie
conducere Proiectului

Ciclul de via al proiectului cu cinci etape care reflect eforturile ce se cer pentru a
desemna o echipa de lucru i conducere special pentru proiect. Etapa de personal include
validarea estimrilor i aprobarea de modificri la nivel de buget i de organizare.

STUDIU DE CAZ 3
Iniiere Execuie Terminarea Proiectului

Ciclul de via al proiectului atunci cnd definirea i planificarea pot fi fcute n mod
rapid, iar aprobrile la un singur nivel pot fi suficiente.

2.1.1. Modaliti de urmrire a proiectului


Monitorizarea este procesul continuu de colectare a informaiilor relevante despre modul
de desfurare a unei anumite activiti, n timp ce evaluarea este un process care folose te
informaiile obinute pe parcursul monitorizriiv cu scopul de a analiza modul n care
activitatea i-a atins inta i a avut evidena scontat. Activitile de monitorizare i cele de
evaluare sunt mai degrab perceput sub forma unor simple activiti calendaristice, periodice,
de supraveghere a implementrii.
Principalul scop al procesului de monitorizare este prezentat de analiza de implementare
a proiectului i de identificare a posibilelor deviaii de la scopurile stabilite initial.
Monitorizarea asigur colectarea informaiilor i a datelor statistice i utilizeaz indicatori
relevani i msurabili prin intermediul crora s poat fi urmrit procesul implementrii.
Prin intermediul procesului de monitorizare a proiectului se obin informaii n cee ace
privete:

Modul n care produsele alocate i serviciile i-au atins inta;


Eventualele schimbri socio-economice care ar rezulta n urma implementrii
proiectului;
Concordana aciunilor ntreprinse pentru implementarea proiectului cu
standardele i reglementrile existente.
Monitorizarea se face prin colectarea i analizarea datelor financiare i materiale.
Datele se obin fie prin metode statice, fie prin metode calitative cum ar fi interviuri cu cei
responsabili cu implementarea, pe durata implementrii politicii.
Metodele de monitorizare, evaluare i colectare a datelor au n vedere ntrirea
capacitii de obinere i utilizare a informaiei, n scopul realizrii unor analize ct mai
exacte. Procesele de monitorizare i evaluare presupun att colectarea i folosirea informa iei
existente, ct i producerea i utilizarea unor informaii noi. Metodele de colectare a
informaiei se utilizeaz att pentru cutarea, ct i pentru producerea informaiei. Producerea
informaiei presupune cercetarea datelor deja existente i identificarea nevoii de informaii
noi.
Obinerea datelor capabile s furnizeze informaii este posibil prin apelul la o serie
de metode cantitative i calitative de culegere a informaiilor. Pe lng activitatea de culegere
de informaie trebuie avut n vedere i activitatea de ntreprindere a datelor.
A. Metode cantitative de culegere a datelor
A1. Analiza Cost- Beneficiu
Analiza cost beneficiu are n vedere stabilirea raportului ntre costurile i beneficiile
diferitelor alternative de politici. Analiza cost-beneficiu reprezint o metod care poate fi
folosit att pentru evalurii ex-ante, ca metod de evaluare a performanelor. Prin
intermediul acestei analize poate fi detwerminat raportul dintre costurile i beneficiile
prognozate i costurile i beneficiile realizate.
A2. Analiza cost- eficacitate
Analiza cost- eficacitate permite luarea n considerare a tuturor costurilor i
beneficiilor relevante ale unor activiti. Costurile sunt evaluate n termeni monetari n timp
ce beneficiile sunt msurate prin apeluri la valori non monetare. Analiza cost-eficacitate se
utilizeaz atunci cnd este dificil de cuantificat valoarea monetar total a beneficilor.
A3. Metode experimentale
Metodele experimentale presupun o cercetare riguroas care s poat determina
legtura dintre o anumit activitate i rezultatul obinut, bazndu-se pe analiza cantitativ. n
cadrul procesului de evaluare trebuie urmrit modul n care implementarea unui proiect a
schimbat sau nu starea de fapt existent anterior deciziei de implementare.
A4. Metode cvasi experimentale
Problemele asociate cu metodele experimentale au condus pre adoptarea unor metode
cvasi experimentale de colectare a informaiei necesare n procesul de monitorizare. Metodele
cvasi experimentale se folosesc n evaluare atunci cnd nu este posibil construirea aleatorie
a grupurilor de tratament i a celor de control. Apelul la aceste metode presupune existen a
unor similariti ntre grupurile de tratament i cele de control care vor fi selectate ulterior
implementrii proiectului. Se apeleaz la metode statistice de analiz a diferen elor aprute
ntre grupurile de tratament i cele de control. Aceste metode se bazeaz pe sursele de date
existente.
B. Metode calitative de colectare a informaiilor
Metodele calitative ofer informaii despre procesele i componentele care apar n
contextul implementrii unui proiect. nelegerea componentelor i proceselor se face prin
comunicarea direct cu actorii implicai n derularea respectivului proiect. Prin aceste metode
se poate determina de asemenea percepia pe care o au beneficiarii n legtur cu un program
i pot fi aflate diferite sugestii necesare pentru mbunt irea acestuia. Aceste metode au
avantajul de a fi flexibile, uor adaptabile pentru nevoile diferitelor tipuri de evaluri, mai
uor de aplicat, precum i avantajul de a fi ndeajuns de cuprinztoare nct s permit o
nelegere mai bun a prioritilor i percepiile decidenilor, precum i situaiilor i condiiilor
care pot efectua impactul proiectului. Pe de alt pare metodele calitative pot distorsiona
informaia din cauza caracterului subiectiv al colectrii datelor cauzat de preferin ele
cercettorilor. O alt problem ar ine de faptul c acestea nu sunt statistic semnificative, iar
rezultatele lor s nu fie general valabile. Principalele metode calitative sunt:

Studiul de caz;
Focus grupul;
Interviul;
Observaia;
Chestionarul;
Analiza documentelor scrise.