Universitatea Dunarea de Jos Facultatea de Economie si Administrarea Afacerilor Galati 2011

Business intelligence - cum sa iei decizii bazate pe fapte si cifre

Masterand: Lungu Mihaela

Ce inseamna Business Intelligence? Solutia Business Intelligence permite companiilor sa isi gestioneze numarul mare de baze de date si sa ofere angajatilor, echipei de management si partenerilor lor o privire de ansamblu, usor de inteles. Tehnologia BI este utilizata de mii de companii pentru a gasi noi oportunitati de crestere a veniturilor organizatiei, pentru a reduce costurile, realoca resursele si pentru imbunatatirea eficientei operationale. Aplicatiile de Business Intelligence difera intre ele semnificativ prin performantele de care dau dovada: timpul de raspuns in efectuarea calculelor, volumul de date ce poate fi procesat/prelucrat, viteza de implementare sustinuta, usurinta de a face modificari ulterioare si de a impartasi cu colegii rezultatele obtinute. Pentru a putea aduce la un numitor comun ofertele, uneori extrem de variate, va recomandam sa calculati indicatorul TCO (Total Cost of Ownership) alaturi de evaluarea amortizarii investitiilor. Atentie insa la costurile ascunse, indirect, cum ar fi cele de operare/invatare/intretinere/modificare sau cele datorate unor timpi de implementare ridicati. Aplicatiile BI ofera informatii pe care nimeni si nici o aplicatie nu le poate oferi mai rapid. Timpul castigat poate fi folosit, in functie de industrie si de specificul companiei dumneavoastre, pentru identificarea altor aspecte legate de informatiile disponibile sau pentru activitati ce aduc valoare suplimentara companiei. Pana la urma timpul de management inseamna decizie, iar decizia are valoare doar daca survine in momentul potrivit. In plus, acuratetea datelor oferite de Business Intelligence conduce la decizii cu grad scazut de risc, eliminandu-se tot mai mult deciziile luate pe impresii, amintiri sau guestimations. Trebuie sa nu uitati ca softurile BI nu inlocuiesc oamenii, ci permit angajatilor sa se ocupe de probleme mult mai importante ce aduc profit mai mare companiei, bazandu-se pe informatiile extrase rapid din baza de date prin intermediul platformei BI. Altfel spus, o companie ce detine tehnologii avansate BI va fi tot timpul cu cel putin un pas inaintea altor companii prin eficienta. Avantajele solutiei de Business Intelligence Beneficiile de care va veti bucura in urma implementarii unui sistem de Business Intelligence provin din doua directii principale: - Economia de timp pentru echipa manageriala si de suport decizional, cu realocarea resurselor umane in zone de eficienta mai ridicata - Cresterea calitatii deciziilor manageriale determinate de accesul simplifcat, intuitiv, la informatie relevanta si degrevarea echipei umane de taskurile de procesare. Programele de Business Intelligence va permit identificarea rapida a informatiilor pe baza carora se vor face analiza intr-o baza de date foarte bogata. Acestea sunt prelucrate cu usurinta si se pot afisa intr-un mod intuitiv. Puteti folosi indicatori de performanta predefiniti, de regula formule complexe, dar sistemele moderne de BI permit si calcule pe indicatori noi, definite direct de catre utilizator. Informatiile va sunt in final prezentate

intr-un mod vizual simplificat (tabele ierarhice, grafice avansate, rapoarte interactive). Tendinta curenta a aplicatiilor de Business Intelligence este de a automatiza complet procedurile de selectare a setului de date si de a aduce la un numitor comun cele mai intalnite tipuri de baze de date prin crearea unor machete multicompatibile. Succesul unei organizatii depinde de metoda si rapiditatea cu care raspunde la conditiile pietei in schimbare. Solutiile Business Intelligence le ofera organizatiilor un atuu prin imaginea de ansamblu a bazei de date, permitandu-le sa ia decizii mai bune, intr-un ritm mai alert. Fiecare angajat poate avea o astfel de imagine de ansamblu si poate dispune de un set de linii directoare pentru a actiona, repere bazate pe o definitie clara a celor mai importanti indicatori de performanta.Cu alte cuvinte, solutiile Business Intelligence imbunatatesc rezultatele afacerii oferind un suport mult mai bun luarii deciziilor in ceea ce priveste activitatea intregii organizatii. Aceasta siguranta este data de nivelul calitativ al informatiilor primite, acestea fiind complete, clare, concise. Astfel, suportul decizional poate beneficia de un avantaj competitiv pe piata si poate sprijini considerabil indeplinirea obiectivelor de dezvoltareale afacerii. Avantaje: Cresterea valorii afacerii prin: - Obtinerea de beneficii din investitii si inovatie - Eliminarea presupunerilor nefondate, mbunttirea comunicrii si planificari comune - Rspuns mult mai rapid la schimbri - Accesarea informatiilor critice n timp real - Obtinerea unui retur pe investitie (ROI) semnificativ. Reducerea costurilor datorita: - Interfetei usor de utilizat - Administrri eficiente - Costul total al propriettii sczut Imbunatatirea relatiilor de afaceri datorit urmatoarelor caracteristici: - Utilizatorii sunt mai eficienti n rolurile lor - Fiecare utilizator are accesul necesar la instrumentele corespunztoare - Angajatii rspund mult mai usor cerintelor clientilor - Relatia cu partenerii si furnizorii este mbunttit. Imbunatatirea eficientei i productivitatii companiei prin: - Colaborarea n cadrul ntregii companii- Solutii bazate pe roluri, adresate cerintelor individuale ale utilizatorilor

QlikView QlikView este prima platforma asociativa din lume, in-memory de BI. QlikView gestioneaz asociaii ntre seturile de date la nivel de motor nu la nivel de aplicaie, prin stocarea tabelelor individuale in motorul asociativ in-memory. Fiecare punct de date n setul de date analitice este asociat cu fiecare alt punct de date din setul de date. Seturile de date pot fi alcatuite din sute de tabele cu sute de mii de campuri. Spre deosebire de de interogarile tradiionale bazate pe instrumente de BI, atunci cnd utilizatorul QlikView selecteaza un punct de date, nici o interogare nu este lansata. n schimb, toate celelalte domenii se filtreraza instantaneu si se recolectioneaza pe baza seleciei utilizatorului. Selectiile sunt evideniate cu verde. Seturile de date referitoare la selecie sunt evideniate n alb. Seturile de datecare nu au legatura cu selectia sunt evideniate n gri. Acest lucru ofera un mod usor si intuitiv de a naviga datele in drumul lor spre o perspectiv de afaceri. Platforma QlikView O vedere de ansamblu a acestei componente acopera componentele software individuale ale QlikView care sprijina crearea de coninut QlikView (QlikView Developer), implementarea (QlikView Server / Publisher), i consumul (clienti QlikView).

Primul pas: Incarcarea datelor n QlikView QlikView poate extrage i combina date din surse multiple, fara a importa date de la sau fara a le exporta catre sisteme externe. Acest lucru permite analiza centralizat a datelor intreprinderi, indiferent deprovenienta acestora, oferind utilizatorilor o viziune holistic asupra afacerii. QlikView poate consolida datele din mai multe surse diferite cum ar fi: - Bazele de date ODBC sau OLEDB: QlikView poate utiliza ca si surs de date orice baz de date care este accesibila prin intermediul standardelor Open Database Connectivity (ODBC) si Object Linking and Embedding Database (OLEDB). Acestea includ Oracle Database, Microsoft SQL Server, IBM DB2, MySQL, i altele. Formate standard de fiiere i sisteme care necesit conectori specizati. n plus fa de bazele de date comune, QlikView isi poate ncrca datele dintr-o varietate de formate de fiier standard (de exemplu, HTML, Microsoft Excel, text, XML, etc). QlikView ofer, de asemenea, conectori specializati pentru citirea datelor de la SAP si Salesforce.com, precum i o interfa de date particularizata pentru extragerea datelor din baze de date care nu sunt conform ODBC. Avem date? Atunci putem crea continutul QlikView Componenta QlikView Developer permite dezvoltatorilor s defineasc script-ul de ncrcare i vizualizrile pentru aplicatii QlikView. Script-urile de ncrcare definesc sursele de date: script-urile de ncrcare QlikView definesc sursa datelor precum si ce date vor fi extrase si care va fi sursa folosita pentru extragere. Aceste script-uri definesc, de asemenea,ce transformri, dac este cazul, ar trebui s se aplice la date in timp ce sunt ncrcate. QlikView nu este un instrument in sine de extragere, transformare si incarcare (ETL), functionalitatea ETL la QlikView fiind bogata i puternica, cu mai mult de 350 de funcii pentru transformarea datelor. Vizualizrile transforma numerele n imagini: QlikView ofer vizualizri flexibile, intuitive, i puternice de date. Odat ce datele au fost extrase din sistemele surs i transformate dup cum este necesar, dezvoltatori si designeri utilizeaza QlikView Developer pentru a defini care sunt vizualizrile cu care utilizatorii finali vor interaciona n cele din urm n procesul de a rspunde la ntrebri importante de afaceri. Serverul QlikView si sub-componente sale ndeplinesc sarcinile de rencrcare, securizare, administrare i distribuire de coninut QlikView pentru utilizatorii finali. Toti clientii QlikView se conecteaza la un server QlikView, n care coninutul este stocat.QlikView Server este responsabil pentru furnizarea de acces clientserver la coninutul QlikView. Acesta stocheaz documente QlikView i face coninutul lor sa fie disponibil la sute de utilizatori. QlikView Server ajut, de asemenea, cu programarea de reincarcare a datelor dei programarea este de obicei tratat de ctre subcomponenta QlikView Publisher. QlikView Publisher prevede programarea suplimentara i distribuia. Componenta QlikView Publisher este proiectata s lucreze cu scenarii de implementare a

continutului complexe, comune n ntreprinderile mari. De exemplu, dintr-un document central QlikView Publisher poate crea subdocumente separate, individualizate pentru un utilizator sau un grup de utilizatori. AccessPoint este un punct de intrare personalizat pentru toate aplicatiile QlikView. Prin AccessPoint sub-component a QlikView Server, utilizatorii finali pot accesa tot coninut QlikView pe care sunt autorizati sa-l acceseze. n plus, QlikView AccessPoint ofera servicii back-end, cum ar fi sesiuni de load balancing, printre mai multe servere QlikView intr-un cluster de implementare QlikView Server. Utilizatorii pot avea acces la continut oriunde si oricand Accesul la browser permite utilizatorilor sa ajunga la datele lor de la orice PC sau laptop. QlikView ofer dou browsere bazate pe client: Microsoft Internet Explorer plug-in i un client de Ajax. Sprijin pentru dispozitivele mobile nseamn ca date merg oriunde merg utilizatorii. Rapoartele pot fi trimise prin e-mail: subcomponenta QlikView Publisher se ocup de distribuia PDF-urilor pentru utilizatori prin e-mail. O perspectiva functionala asupra platformei QlikView

Cu QlikView 11 afaceristii pot efectua cutri i pot interaciona cu panouri de bord dinamice i de analiz de pe orice dispozitiv. Ei pot pune i rspunde la ntrebri pe cont propriu sau n grupuri i echipe, descoperind noi ci de a nelegere i de decizie. Ei nu au s se ntoarc la IT pentru ajutor cu o interogare nou sau un raport de fiecare dat cnd au o ntrebare nou. n schimb, rolul IT n Business Discovery este de a permite autoservirea de BI prin asamblarea i furnizarea de date relevante asigurnd n acelai timp securitatea, scalabilitatea, i performan. BUSINESS DISCOVERY Business Discovery permite utilizatorilor de afaceri s colaboreze la descoperiri. Ei pot intreba i rspunde la fluxul lor de ntrebri de afaceri n grupuri formale sau informale, n timp real, precum i asincron. Utilizatorii colaboreaz unii cu alii pentru a explora date i pentru a crea noi ci de descoperire i de nelegere. Noile capaciti sociale Business Discovery din QlikView se bazeze pe funcionaliti de colaborare existente n platforma QlikView, incluzand obiecte de colaborare, marcaje partajate, integrare Microsoft Office si parti web QlikView care sunt utilizate cu Microsoft SharePoint. Sesiunile de colaborare ii reunesc pe cei care iau decizii edine de colaborare mbuntesc calitatea deciziilor de afaceri pentru utilizatorii distribuiti geografic si care folosesc telefoane mobile care lucreaz n echipe pentru a analiza informatiile si pentru a lua decizii. Utilizatorii pot interaciona mpreun cu un document QlikView in timp real, schimband selectii si testand scenarii pentru a rezolva problemele. Utilizatorii pot partaja un document QlikView cu alte persoane, inclusiv cei care nu au o licen QlikView. Un utilizator i ndeamn pe alii s se alture unei sesiuni prin distribuirea unui URL ce poate fi folosit doar o singura data. Fiecare participant interacioneaz cu aceasi aplicatie QlikView n acelai timp, pe durata a sesiunii fr a fi nevoiti s treac controlul manual de la unul la celalalt. Sesiunile colaborative de lucru functioneaza pe tabele si telefoane inteligente precum si pe calculatoare sau laptop-uri. Adnotarile imbunatatesc contextul si stabilesc un record in modul de luare a deciziilor. Cu noul obiect de colaborare adnotri n QlikView 11, utilizatorii QlikView se pot angaja reciproc n discuii cu privire la coninutul QlikView. Un utilizator poate crea note asociate cu orice obiect QlikView. Apoi alti utilizatori pot adauga propriile lor comentarii pentru a crea o dezbatere. Utilizatorii pot captura instantanee ale seleciilor pentru a le include n discuie, astfel nct alte persoane sa poata reveni la acelai loc n analiz la revizuirea notelor i comentariilor. QlikView surprinde starea obiectului (seleciile utilizatorului), precum i cine a facut fiecare nota si comentariu si cand le-a facut pentru o inregistrare de durat a modului n care s-a luat decizia.

Figura 1: Adnotari Efectuarea analizelor comparative pentru o intelegere mai profund Oamenii de afaceri pot obine rapid noi tipuri de nelegere atunci cnd analizeaz informaii n QlikView cu analiza comparativ. Utilizatorii pot compara acum cu uurin, pot interaciona cu mai multe vizualizri diferite sau stri de selecie a datelor. Acest lucru face mai uor de observat tendinele si diferenele, dar si de obinut perspective noi in tiparele de consum. Fig 2: Se dobandeste o nelegere mai profund cu analize comparative

Suport pentru platforme multiple de tablete Cu Business Discovery pe mobil utilizatorii pot obine perspective "pe loc" i pot profita imediat de faptul ca se afla ntr-un anumit loc la un anumit timp. QlikView pe mobil ofer adevrata Discovery Business i puterea deplin a QlikView pentru dispozitivul mobil. Organizaiile pot obine o mai bun utilizare a timpului si o mai buna valorificare a investitiilor lor in QlikView oferindu-le utilizatorilor accesul la aplicaiile lor QlikView, prin intermediul browser-elor HTML5, pe o serie de dispozitive diferite de tablete. Acest lucru inseamna ca utilizatorii experimenteaza aplicatiile lor QlikView atat pe calculatoare si laptopuri cat si pe tablete. Ei primesc aceeai funcionalitate i interactivitate, fr s mai atepte ca dezvoltatorii sa creeze noi versiuni ale aplicatiei pentru fiecare platforma de telefon. QlikView 11 ofer funcionalitate complet pentru tablete care utilizeaza platforme iOS Apple, Android, BlackBerry. QlikView 11 utilizeaza optim ecranele mici tactile Oamenii de afaceri obtin un grad de utilizare imbunatatit prin accesarea QlikView QlikView pe smartphone-urile lor folosind browsere HTML5. Serverul QlikView afiseaza aplicatiile pe smartphone-uri pe rand (ex: diagram, grafic, caset list, sau hart). Utilizatorii pot selecta care este obiectul pe care doreste sa-l vada. Pentru dispozitivele cu ecran mic cum ar fi iPhone si Android Phone acest mod de afisaj ofer o experien de utilizare mai intuitiv fr a fi nevoie de reconstructia aplicatiilor. Cu Business Discovery nu exista ultimii utilizatori. n schimb, fiecare utilizator este nceputul a ceva, un nod n crearea de informaii care nu mai este extrem de centralizata i radiala.O platforma de aplicatii analitica rapida ajut utilizatorii s contribuie la crearea de analize rapid i simplu, fr a fi necesar implicarea IT-ului. QlikView 11 include capaciti noi i mbuntite care satisface nevoile de profesioniti IT i de dezvoltatori teri de software precum i nevoile oamenilor de afaceri care doresc s i creeze propriile aplicatii analitice.

Proiecte QlikView Raportul analizei vanzarilor: Aceasta este o aplicaie de analiz a vnzrilor, care urmareste analiza variatiei vanzarilor necesara unui client. Datele sunt extrase din produsul ERP utilizat de client; Ori de cte ori Datele nu sunt n formatul care este necesar pentru gestionarea informaiilor, acesta este construit folosind funcionalitatea Script a QlikView; Analiza vanzarilor se face pe diferite dimensiuni in functie de consumator, produs si timp. analiz suplimentar pentru aceste dimensiuni se realizeaz prin anume diferite atribute cum ar fi categorie, grup si piata din punct de vedere al consumatorului; marime, forma si calitate din punct de vedere al produsului; luna si an din punct de vedere al timpului Analiza detaliilor statistice cu privire la bugetul actual fa de cel de anul precedent; Utilizarea in relatiile cu bancile Aceast aplicaie pstreaz o inregistrare asupra utilizarii limitelor de credit cu diferite banci si ofera o interpretare vizuala a circulatiei fondurilor si a limitelor de credit. Veniturile i detaliile de plat sunt extrase din modulele financiare existente ale unui ERP. Informatii referitoare la operatiunile facute cu bancile sunt extrase din fisierele Excel si din modulele financiare ale sistemului ERP.Aceste informatii se refera la : balana de deschidere, pli, ncasri, soldul de nchidere sau depasirea limitelor de credit la aceste banci. Analiza cheltuielilor Acesta este un instrument dezvoltat pentru analiza cheltuielilor in anul curent si in anul precedent. Datele sunt extrase din modulul financiar al unui sistem ERP al clientului. Analiza cheltuielilor se face pentru diferite conturi de cheltuieli si in functie de natura cheltuielilor cum ar fi cheltuielile alocate i cheltuieli nealocate. Diferite optiuni de analiza sunt oferite pentru a indeplini cerintele clientului cum ar fi centrul de cost, ID-ul de raportare, managerul de fond. Concluzii In concluzie, pentru a putea fundamenta cele mai bune decizii, informatiile trebuie antrenate intr-un flux continuu de actualizare, procesare si analiza iar pentru cresterea performantelor in afaceri, un manager modern are nevoie de informatii complete, care sa aiba la baza datele din aplicatiile tranzactionale. Standardizarea practicilor de business in acest cadru complex permite obtinerea unui control superior, o intelegere mai buna a proceselor de business prin modelarea flexibila a costurilor, precum si posibilitatea integrarii rezultatelor provenite din modelare si analize cu planurile de business.

Bibliografie
QlikView architectural overview www.beat-jo.com Whats new in QlikView 11 www.qlikview.com QlikView www.qlikview.com