2.

Etapele derulrii unui proiect

Etapele derulrii unui proiect sunt urmtoarele:
- definirea proiectului;
- analiza i stabilirea performanelor proiectului;
- planificarea proiectului;
10
- realizarea proiectului;
- ncheierea/ finalizarea proiectului.
n problematica proiectelor mai apar noiunile de program i
subproiect.
Programul reprezint ansamblul de proiecte conduse corelat n scopul
obinerii de beneficii suplimentare celor ce s-ar obine prin conducerea separat
a acestor proiecte. Programele pot include activiti, proiecte distincte ce
concur la realizarea unui obiectiv major sau pot include activiti repetitive,
operaionale. Exemplu:
- pentru activiti separate dezvoltarea sau restructurarea unei ramuri
economice la nivel naional reprezint un program ce cuprinde o serie de
proiecte separate prin a cror realizare se poate obine restructurarea de
amploare dorit;
- pentru activiti repetitive lansarea succesiv pe pia a unor produse
dintr-o familie de produse sau editarea unei publicaii cu o anumit
frecven de apariie a numerelor sale;
Subproiectul reprezint componenta unui proiect ce poate fi condus n
mod relativ distinct de restul componentelor (se poate contracta de ctre alt
organizaie sau poate fi dat spre execuie unui anumit departament intern).
Terminologia utilizat n managementul proiectelor se face distincie
ntre noiunile de plan i program, astfel2:
Planul este rezultatul actvitilor de estimare a duratelor, de
stabilire a secvenialitii tuturor activitilor pe care le implic
un proiect, precum i al utilizrii diverselor tehnici de programare
a timpului (CPM, PERT).
Programul presupune ca pe baza planulul deja obinut s se ia n
considerare i resursele de care dispune respectiva organizaie
pentru realizarea proiectului.
Elaborarea programului de execuie a unui proiect implic o multitudine
de factori, care trebuie luai n considerare. n acest context, unul dintre
specialitii n domeniul managementului proiectelor a elaborat un model, n
apte etape, de elaborare a unui program de execuie eficient aa cum rezult
din tabelul de mai jos3:
Paii Metodele de aplicare
1. Definirea obiectivelor:
- tehnice;
- pe baza documentaiilor tehnice;
2 Dennis Lock Project Management, Sixth Edition, Gower, 1996.
3 Dennis Lock Project Management, Sixth Edition, Gower, 1996.
11
- financiare;
- de timp.
- costurile estimate ale proiectului i
bugetarea acestora;
- grafice Gantt trasate n baza
experienei oferite de proiectele trecute.
2. Divizarea proiectului n uniti
majore.
Stabilirea pachetelor de lucrri i a celor
responsabili de realizarea lor (persoane,
compartimente, organizaii).
3. Detalierea activitilor
proiectului i stabilirea
secvenialitii acestora.
Grafice Gantt sau reeaua proiectului.
4. Estimarea duratei fiecrei
activiti n parte.
Stabilirea termenelor de nceput/sfrit
pentru fiecare activitate.
5. Pe baza etapei anterioare se va
calcula durata total a
proiectului, stabilirea rezervelor
de timp i a drumului critic.
Se vor utiliza metodele de programare a
timpului, iar pentru proiectele complexe
se recomand utilizarea aplicaiilor
informatice.
6. Corelarea programrii
timpului cu resursele necesare i
cele disponibile pentru realizarea
activitilor proiectului.
Pentru proiectele de mic anvergur se
va trasa ncrcarea resurselor i se va
ncerca nivelarea lor, n timp ce pentru
cele mai complexe se va utiliza
calculatorul.
7. Ultimul pas ar fi repartizarea
sarcinilor fiecrei persoane
implicate n derularea
proiectului.
Aceasta ine mai mult de competena
managerilor de nivel inferior dect de
cea a celor care realizeaz programarea
proiectului, solicitnd o bun cunoatere
a fiecrui individ n parte competene
tehnice, vitez de lucru, acuratee,
abiliti speciale.
Modelul prezentat mai sus reflect faptul c programarea proiectelor
reprezint un proces important i complex n cadrul managementului
proiectelor, rezultatul su trebuind s fie un program de execuie aplicabil i care
s permit obinerea unui echilibru ntre obiectivele de timp ale proiectului i
cele legate de resursele necesare/disponibile pentru realizarea proiectului
respectiv; respectarea termenului de finalizare a proiectului fiind cu att mai
important, n cazul proiectelor defurate pe baze contractuale.
Cele mai cunoscute i utlizate tehnici de programare a timpului n
managementul proiectelor sunt CPM i PERT.
Metoda drumului critic ( Critichal Path Method CPM)
Aceast tehnic presupune stabilirea termenelor minime i maxime de
nceput i sfrit pentru fiecare dintre activitile proiectului, a secvenialitii
logice a acestora i trasarea reelei proiectului, utiliznd una dintre cele dou
tehnici de reprezentare, tratate n capitolul anterior. Obiectivul acestei metode
12
este de a determina acele activiti ce nu prezint rezerv total de timp i care
alctuiesc drumul critic. Aceste activiti nu permit ntrzieri sau decalaje fa
de termenle prevzute, fr a se modifica durata total de execuie a proiectului.
Metoda PERT (Program Evaluation and Review Technique)
Aceasta este cea de a doua dintre tehnicile cele mai cunoscute i utlizate
pentru programaraea timpului n managementul proiectelor. Este similar n
multe privine cu cea anterior prezentat i, de aceea, de multe ori ele sunt
confundate. Diferena dintre cele dou tehnici de programare const n faptul c
n timp ce n cadrul CPM se utilizeaz, ca estimare, cea mai probabil durat a
activitilor, PERT utilizeaz o medie ponderat a mai multor estimri, dup
formula:
Te = (To + 4Tm + Tp)/6
Unde:
To reprezint estimarea optimist;
Tm este durata cea mai probabil;
Tp reprezint estimarea pesimist;
Te este durata ateptat pentru o anumit activitate.
Dar i aceast metod este susceptibil de a fi perfecionat, avndu-se
n vedere c majoritatea estimrilor sunt mai degrab prea optimiste, dect prea
pesimiste. O alternativ a formulei de mai sus ar fi urmtoarea4:
Te = (To + 3Tm + 2Tp)/6
n situaia n care proiectul implic sute de activiti pentru care trebuie
aplicat aceast formula este necesar utilizarea aplicaiilor informatice pentru a
se evita erorile de calcul i a oferi rezultatele n timp util.