Introducere in Microsoft Project

Crerea unui fișier de proiect

File-> New-> Blank Project

Introducerea proprietăților proiectului

Tabul Project-> Project Information -> Start Date

În fereastra Project Information selectaţi datele de început şi de final pentru proiect, apoi
faceţi clic pe OK.

Introducerea activitatilor si estimarea duratelor acestora

În Microsoft Project, una dintre locaţiile în care pot fi introduse activităţi este
vizualizarea Gantt View. Diagrama cu bare apare în partea dreaptă iar în stînga este afişat un
tabel (în mod prestabilit apare tabelul Entry). Identificatoarele de activitate apar afişate în partea
stîngă a rîndului activităţii, iar titlurile de coloane, cum ar fi Task Name (Nume activitate) sau
Duration (Durată) sunt etichete de campuri. Arhitectura unui fişier Microsoft Project are mai
multe în comun cu cea a unui fişier Microsoft Access decît cea a unui fişier Microsoft Excel.
Organizarea activităţilor pe faze (subactivităţi)

Gruparea activitatilor intr-o activitate principala se face cu butonul Summary

Optiunile proiectului
File->Options: Display, Schedule
Introducerea unui punct de reper

Pentru a încheia planificarea iniţială a proiectului este recomandată stabilirea unui punct
de reper – o activitate ce identifică un eveniment semnificativ sau terminarea unei faze de lucru
şi care are durata prestabilită 0 zile (nu este consumatoare de resurse). În teoria analizei
drumului critic, o astfel de activitate este cunoscută sub denumirea de activitate fictivă.

Managerul de proiect consideră utilă introducerea unei noi activităţi – „Analiza valorii
clienţilor” – activitate care o va realiza imediat după determinarea costurilor de atragere şi
fidelizare a clienţilor şi care nu va consuma timp şi resurse.

Inseraţi această nouă activitate, cu durata de 0 zile; în fereastra Task selectaţi opţiunea
Mark Task as Milestone (activitate marcată ca reper. Punctul de reper apare în vizualizarea
Gantt Chart ca un romb de culoare neagră.

STABILIREA RELAŢIILOR ÎNTRE SARCINI

Pentru a stabili relaţii între sarcini, folosiţi dependenţele între sarcini. În primul rând,
selectaţi sarcinile ce se înrudesc, legaţi-le şi apoi schimbaţi tipul legăturii, dacă este necesar.
Sarcina a cărui început depinde de sfârşitul alteia este sarcina-succesor. Cea care îi precede este
sarcina-predecesor. De exemplu, dacă legaţi “fixarea ceasului în perete” de “zugrăvirea
peretelui”, “fixarea ceasului în perete” este sarcina succesor, iar “zugrăvirea peretelui” este
sarcina predecesor.
După ce sarcinile sunt legate, schimbările datelor temporale ale sarcinilor-predecesoare
afectează datele temporale ale sarcinilor-succesoare. Microsoft Project creează iniţial o legătură
de tipul “sfârşeşte-să-începi” între sarcini. Pentru ca o astfel de legătură dintre sarcini nu este
fiabilă în orice situaţie, puteţi schimba felul de legătură dintre sarcini. Astfel, puteţi avea legături
„începe-să-începi” (ambele încep să se desfăşoare în acelaşi timp), „termină-să-termini”, sau
„începe-să-termini”, pentru a vă modela proiectul într-un mod cât mai realist posibil.
Tip de relaţie Înseamnă:
1. Sfîrşit-început (finish- Data de sfîrşit a activităţii predecesoare determină data de
to-start) început a activităţii succesoare.
2. Început-început (start- Data de început a activităţii predecesoare determină data de
to-start) început a activităţii succesoare.
3. Sfîrşit-sfîrşit (finish-to- Data de sfîrşit a activităţii predecesoare determină data de
finish) sfîrşit a activităţii succesoare.
4. Început-sfîrşit (start-to- Data de început a activităţii predecesoare determină data de
finish) sfîrşit a activităţii succesoare.
1. În câmpul Task Name, selectaţi una sau mai multe sarcini între care vreţi să stabiliţi
legături.
 Pentru a selecta sarcini adiacente, folosiţi tasta <SHIFT>, ţinând-o apăsată în
timp ce cu mouse-ul faceţi clic pe numele primei şi ultimei sarcini din şirul pe
care vreţi să-l corelaţi.
 Pentru a selecta sarcini neadiacente, folosiţi <CTRL>, făcând clic pe numele
tuturor sarcinilor ce vă interesează.
2. Selectaţi cu mouse-ul Link Tasks.
REALIZAREA CALENDARULUI PROIECTULUI

Puteţi schimba calendarul proiectului pentru a reflecta zilele şi orele de lucru pentru
fiecare persoană ce contribuie la realizarea proiectului. Timpul de lucru este de luni până vineri
de la 8 A.M. la 5 P.M. cu pauză de prânz de o oră.
Puteţi face referire şi la timpul liber cum ar fi sfârşitul de săptămână, serile, vacanţele.

În meniul View faceţi clic pe Change Working Time.

Configurarea restricţiilor de activităţi

Fiecare activitate pe care o introduceţi în Microsoft Project are aplicată asupra ei un

anumit tip de restricţie (constrain). Există trei mari categorii de restricţii: restricţii flexibile, în
care pot fi schimbate datele de început şi de sfîrşit ale activităţilor, însă nu pot fi modificate
duratele, restricţii semi-flexibile, în care o activitate are o limită pentru data de început sau de
sfîrşit şi restricţii inflexibile, în care o activitate trebuie să înceapă şi să se termine la o anumită
dată.

Tip de restricţie Semnifică:

As Soon As Possible - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a avea loc
(ASAP) cît mai repede posibil.
As Late As Possible - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a avea loc
(ALAP) cît mai tîrziu posibil.
Start Not Earlier Than - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a începe cel
(SNET) mai devreme la data specificată.
Start Not Later Than - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a începe cel
(SNLT) mai tîrziu la data de restricţie specificată.
Finish Not Earlier Than - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a se încheia
(FNET) cel mai devreme la data specificată.
Finish Not Later Than - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a se încheia
(FNLT) cel mai tîrziu la data specificată.
Must Start On (MSO) - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a începe
obligatoriu la data specificată.
Must Finish On (MFO) - Microsoft Project va planifica o activitate pentru a se
termina obligatoriu la data specificată.
 Restricţiile inflexibile trebuie utilizate numai dacă data de început sau de sfîrşit a unei
activităţi este fixată de factori care nu pot fi controlaţi de echipa de proiect.

Pentru a vedea aceste 8 tipuri de restricţii care pot fi aplicate oricărei activităţi din
proiect, procedaţi în felul următor:

1. Efectuaţi dublu click pe o activitate, spre exemplu „Determinarea costurilor de atragere

şi fidelizare a clienţilor”.
2. Apare pe ecran fereastra de dialog Task Information şi executaţi click pe opţiunea
Advanced.
3. Efectuaţi click pe săgeata în jos din caseta Constraint Type şi vor fi afişate cele 8 tipuri
de restricţii, iar apăsînd click pe Constraint Date puteţi seta în calendar o anumită dată.

În Microsoft Project, constrîngerea As Soon As Possible este predefinită la toate

activităţile !