INSTRUMENTE SOFTWARE

PENTRU PROIECTE DE
MARKETING

Unitate Invatare
Cuprins
Definirea i salvarea unui nou proiect utiliznd Microsoft
Project 2013
Modaliti de lucru n cadrul unui proiect de tip
Microsoft Project 2013
Setare datei de inceput si sfarsit a proiectului
Setarea informatiilor generale (unitate monetara, timp de
lucru, etc.)
Setarea calendarului proiectului
Tipuri de sarcini
Dependente
Restrictii
Memento pentru termene limita
1. Definirea i salvarea unui nou proiect
utiliznd Microsoft Project 2013
Soluia Microsoft Project (MS Project)

Permite integrarea proceselor de management specifice proiectelor

cu analiza de business, att de necesar unei companii pentru a fi
competitiv pe pia.

Aceast soluie furnizeaz funcionaliti extinse pentru managerii de

proiect care doresc s mbunteasc programarea activitilor i a
capacitilor de planificare a resurselor.

Microsoft Project 2013 instrument puternic menit s ajute

organizaiile n prioritizarea invesiilor i optimizarea resursele
alocate, s permit ctigarea controlului asupra activitilor
desfurate i s vizualizeze performana obinut prin utilizarea
unor puternice i sugestive tablouri de bord.
Crearea unui proiect MS Project 2013

Se poate realiza printr-una din urmtoarele

variante:
Meniul File New Blank Project
Un nou proiect se poate crea i pe baza unui fiier
existent de tip MS Excel sau MS SharePoint.
Meniul File New New from Excel workbook
File New New from SharePoint Tasks List
Un proiect se poate deschide i pe baza unor abloane
sau template-uri predefinite de tip Planners, Schedules,
etc.
Crearea unui nou proiect utiliznd MS Project 2013
Fereastra Microsoft Project 2013

Permite planificarea unui nou proiect prin utilizarea celor

cinci meniuri ale Ribbon-ului:
Task
Resource
Report
Project
View
Format

Modul implicit de vizualizare al unui proiect este cel al

Diagramei Gantt (Gantt Chart) prin:
descrierea activitilor/task-urilor i a resurselor alocate acestora
n partea din stng a ferestrei (Table area)
vizualizarea ealonrii n timp a acestora n partea dreapt a
ecranului (Timescale Gantt Chart).
Fereastra Microsoft Project 2013
Salvarea unui proiect MS Project

Se realizeaz tot prin intermediul meniului

File Save As
Formatul standard al fiierului de tip proiect cu
extensia implicit .mpp (Microsoft Project Plan) se
salveaz n folderul dedicat.
Proiectul se poate salva sub diverse forme, inclusiv
ca template, fiier PDF sau XML, sub formele
anterioare ale Microsoft Project 2000-2003 sau
Microsoft Project 2007.
2. Modaliti de lucru n cadrul unui
proiect de tip Microsoft Project 2013
 Setarea datei de nceput/sfrit a proiectului
11

2 3
Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS

Seciunea General furnizeaz informaii generale

despre tipul operaiei sau al diagramei implicite care va
fi afiat n momentul deschiderii aplicaiei i a generrii
unui nou proiect (diagrama Gantt).
Se poate seta modul de afiare al datei calendaristice.

Seciunea Display furnizeaz informaii despre:

tipul calendarului folosit (implicit se folosete
calendarul Gregorian),
se seteaz unitatea monetar i simbolul folosite
pentru buget i numrul de zecimale.
se stabilete care vor fi coloanele implicite care vor
aprea n seciunea tabelelor de lucru a diagramei
Gantt (Table Area) i care dintre ele vor fi editabile.
Setarea informaiilor generale FILEOPTIONS

Seciunea Schedule seteaz

prima zi a sptmnii de lucru,
luna de ncepere a anului fiscal,
calendarul standard de la 8 AM la 5 PM cu 1h pauza,
numrul de ore lucrtoare pe zi, pe sptmn, numr de zile
lunare, etc.
De asemenea, se stabilete cum sunt vor fi introduse noile task-
uri, cum se introduce munca desfurat (de exemplu, n ore
lucrtoare) i cum se calculeaz durata muncii (de exemplu, n
zile lucrtoare)
Seciunea Advanced permite setarea unui cost
standard/or la nivelul ntregului proiect, precum i al
unui cost al orelor suplimentare ca urmare a supra-
alocrii unor resurse umane.
15 Setarea calendarului proiectului
 Setarea calendarului proiectului
16

Definirea unui calendar nou

Setarea timpului de lucru
Adaugrea zilelor nelucrtoare (srbtori legale i ale
excepii n calendarul de lucru)
Crearea zilelor de tip excepie (parial nelucrtoare)

Setarea noului calendar ca fiind calendarul proiectului

 Definirea functionalitatilor din meniurile
17
aplicatiei MS Project
Meniul Task

Permite planificarea i gestionarea task-urilor organizate

i conectate ntre ele prin legturi din punct de vedere al
ordinii i importanei.

Grupul de opiuni Insert permite crearea de:

activiti simple sau recurente n cadrul unui proiect (Task)

activiti grupate pe faze principale prin defalcarea n mai multe

subactiviti sau subtask-uri (Summary)

repere de referin (Milestone)

Concepte de baza

Definirea activitilor proiectului:

Activitatea - element de munc, efectuat n timpul
derulrii proiectului, a crui executare poate fi
ncredinat unui sau mai multor membri ai
echipei.
Termenul de sarcin (task) - n general, sinonim cu
activitatea, cu toate acestea n multe aplicaii,
activitile sunt considerate ca fiind subdivizate n
mai multe sarcini.
Inserarea unei sarcini principale si a
unei sub-sarcini
Inserarea unui sarcini simple:
Meniul Task grupul de optiuni Insert Task

Inserarea unui activitati principale cu o sub-sarcina:

Meniul Task grupul de optiuni Insert Summary
Sarcin recurent Recurring Task
Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Sarcini programate automat (Automatic Scheduled Tasks).

MS Project ataeaz o durat de 1 zi fiecrui task nou
introdus. Semnul de ntrebare indic faptul c este o durata
estimat

Sarcini programate manual (Mannualy Scheduled Tasks).

Manually Schedule (desemnate prin pictograma Pushpin) nu
se vor muta n timp dect cu excepia cazului explicit cnd
se precizeaz acest lucru
Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Sarcini centralizatoare (Summary Tasks) - reprezint un

task principal, de baz, constituind sumarul subtask-
urilor care l compun.
Meniul Task grupul de opiuni Insert Summary
Ascunderea sau vizualizarea acestor Summary Tasks se
realizeaz din meniul Format Summary Tasks
Pentru a crea un Summary Task este suficient s ne
plasm pe task-ul imediat urmtor i s-I stabilim de
ierarhie inferioar prin optiunea Task Schedule
Indent Task
 Tipuri de sarcini n Microsoft Project

Repere de referin (milestone) sunt evenimente intermediare

importante care survine n cursul unei realizri, asociate cu obinerea
unui rezultat important sau cu o analiz de stadiu, caracterizat drept
critic, de exemplu, terminarea unei faze a proiectului, furnizarea
unui raport final, recepia unui echipament, etc.
Sarcinile trebuie s fie asociate cu repere de referin (milestone).
Task-urile nou create au o durata default de 1 zi. Pentru a crea un
task milestone, durata acestuia trebuie sa fie 0 (zero), deoarece nu
presupune nici un fel de munca.
Task-urile milestone sunt reprezentate grafic printr-un romb:
Tipuri de sarcini n Microsoft Project

O alta metoda de stabilire a milestone-urilor este sa bifai

optiunea Mark Task As Milestone din tab-ul Advanced al
casetei de dialog Task information, doar daca se doreste
sa se faca milestone un task cu durata mai mare de zero zile.
Tipuri de dependene
Ordinea cronologic n care se desfoar task-uri se numete
secven.
Legtura ntre un task precedent i unul successor poat numele de
dependen (predecessors). Astfel se controleaz data de final a
unui task cu data de nceput a urmtorului task de care este
dependent.

Dependenele logice dintre activiti pot fi definite utiliznd o diagram

n reea a activitilor.
Tipuri de dependene
Cea mai utilizat dependen este cea de tip Finish to Start
(FS)
Task2 nu poate ncepe dect dupa terminarea activitatii Task1.
Intre ele poate exista un lag (intarziere) de cateva zile, ore,
etc.
Tipuri de dependene

Microsoft Proiect creeaz o legtur in mod implicit o

dependenta de tip Finish-to-Start prin actionarea
comenzii Link Tasks din Meniul Task > Schedule.
Anularea dependentei se face prin acionarea comenzii
Unlink Tasks
Tipuri de dependene
Dependen Star to Start (SS)
Task2 poate s inceapa in paralel cu Task1 sau
decalat cu un numr de zile.
 Tipuri de dependene
Dependen Finish to Finish (FF)
Task2 nu se poate termina dect o data cu Task1. Se
finalizeaza simultan.
Daca lag-ul dintre cele doua activitati este >0 Task2
se poate finaliza mai tarziu, daca lag-ul este negativ
(lead time), Task2 se poate finaliza mai devreme.
Tipuri de dependene
Dependenta Start to Finish (SF)
n cazul n care data de ncepere a Task1 determin data de finalizare
a Task2.
Acesta este modul n care creai programarea just-in-time. De
exemplu, dac o sarcin este nevoie sa se termine inainte de un
milestone sau de data de sfarsit a proiectului, dar nu conteaz exact
cnd, putei crea o dependen SF ntre activitatea pe care dorii sa o
programati la timp (predecesorul) i sarcina conexa (succesorul).
n lumea real de tipul de dependen SF apare mai putin frecvent fata
de celelalte tipuri de dependene.
 Stabilirea restriciilor
Sunt constrangeri aplicate sarcinilor pentru a impune restricii cu privire la
modul n care datele de nceput i sfrit ale sarcinilor sunt calculate.
Se seteaza din meniul Task grupul de optiuni Properties - Information

Utilizati optiunea
Deadline impreuna
cu As soon as possible
in locul optiunii Must
Finish On
Stabilirea restriciilor
Restricii flexibile - opiunea implicit a programului
As Late As Possible: Programeaz activitatea ct de trziu este
posibil, fr a decala activitile ulterioare. Nu utilizeaz date de
restricie.
As Soon As Possible: Programeaz activitatea pentru a ncepe
ct de curnd este posibil. Nu utilizeaz date de restricie.
Restricii semi-flexible un task trebuie sa nu inceapa sau
sa se termine mai devreme sau mai tarziu de o data definit
de utilizator
Finish No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a se
termina la data restriciei sau dup aceasta.
Finish No Later Than: Programeaz activitatea pentru a se
termina la data restriciei sau nainte de aceasta.
Start No Earlier Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe
la data restriciei sau dup aceasta.
Start No Later Than: Programeaz activitatea pentru a ncepe la
data restriciei sau nainte de aceasta.
Stabilirea restriciilor
Restricii inflexibile - un task trebuie inceapa
sau sa se termine la o anumita data precizata
de utilizator
Must Finish On: Programeaz activitatea pentru a
se termina la data restriciei. Odat selectat, nu
va mai fi posibil mutarea activitii pe scala de
timp.
Must Start On: Programeaz activitatea pentru a
ncepe la data restriciei. Odat selectat, nu va
mai fi posibil mutarea activitii pe scala de timp
 Setarea unui memento pentru termene limit
35
(deadline remainders)
 Memento pentru termene limit
36

n unele cazuri, n loc de definirea unei constrngeri referitoare

la dat (care poate restriciona programarea ntr-un mod care
nu este necesar), se poate utiliza un memento sau un obiectiv
ctre care s se mute programarea.

Memento-urile pentru termene limit sunt utilizate pentru ine

evidena datelor de finalizare a sarcinilor, fr a bloca
programul cu o constrngere inflexibil. Un termen limit
apare ca un idicator n diagrama Gantt, ca un obiectiv, dar
nu afecteaz programarea sarcinilor.

MS Project actualizeaz programarea dup cum este necesar,

ine evidena termenelor limit i afieaz simbolul n coloana
indicator dac sarcina este finalizat dup termenul su limit.
Meniul Task

Grupul de opiuni View permite alegerea modului de vizualizare al task-

urilor, avnd selectat implicit modul de vizualizare Gantt Chart.

Prin intermediul acestui meniu se pot efectua operaii de copiere,

formatare i lipire a task-urilor i permite vizualizarea detaliilor despre
acestea.

n grupul de opiuni Properties casetele Task Information i Display

Task Details afieaz informaii detaliate despre starea task-ului,
modul de programare manual sau automat, durata de desfurare,
resursele alocate, etc.
Stabilirea sarcinilor/task-urilor
Lista de task-uri se poate introduce direct ntr-un
Tabel Entry View cum ar fi n modul de vizualizare
Gantt Chart sau dac avei deja o list cu task-urile
dintr-o alt aplicaie, fie se pot importa, fie se pot
copia cu Copy i Paste n aplicaia MS Project.

Lista de activiti propus pentru planificare editat n MS Excel