Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Aplicaii practice
Resursele necesare realizrii proiectului: oamenii i echipamentele care muncesc efectiv, materialele pe care le utilizeaz
Obiectivul proiectului descrie operaiile necesare pentru livrarea unui produs sau a unui serviciu.
Limit de timp (dat de nceput i de sfrit bine stabilite) i localizare bine delimitat n spaiu Are anumite obiective bine definite i un scop care trebuie ndeplinite ca rspuns la o problem pe care ne-am propus s o rezolvm. Are prevzut un buget aprobat n limitele cruia trebuie s se ncadreze Trece prin mai multe faze (concepere, planificare, executare, evaluare, finalizare) Consum resurse (umane, materiale, timp, bani, care sunt cunoscute de la nceputul activitilor) Este o activitate complex, care implic riscuri specifice Are un responsabil leaderul de proiect, iar rspunderile fiecrui membru din echipa care particip la proiect sunt bine definite Are un anumit grad de risc care trebuie bine gestionat pentru ca proiectul s se realizeze n continuare Creeaz o valoare nou produs/serviciu/idee/structur unic i cu un grad ridicat de noutate Necesit o colaborare interdisciplinar n cadrul unei structuri organizatorice speciale.
Obiectivul proiectului
Un obiectiv este un rezultat scontat ce trebuie obinut n efortul de atingere a scopului cu caracteristicile SMART pe care trebuie s le satisfac orice obiectiv:
Specific: claritatea obiectivului ce, cine, cum, pentru cine, cnd, unde facem? Msurabil: n orice moment este bine s tim nivelul la care am ajuns; Abordabil/aprobat: se refer la posibilitatea de realizare a unui obiectiv; Realist: proiectul poate fi realizat cu resursele de care dispunem i cu cele care vor fi acceptate din partea finanatorului i este necesar ntr-un anumit context, oferind o soluie la o problem care trebuie rezolvat; ncadrare n Timp proiectul are o anumit limit de timp pentru realizarea lui.
(milestones)
Alocare Planificare bazat pe eforturi Drum critic Diagrama Gantt Diagrama PERT
Vederea Calendar
Vedere combinat
Etape:
Pregtirea proiectului:
Stabilirea listei de activiti, a duratelor, resurselor i costurilor; Stabilirea relaiilor de intercondiionare dintre activiti;
Deschiderea unui fiier proiect nou; Definirea caracteristicilor generale ale proiectului: Introducerea activitilor, a duratelor, resurselor i costurilor aferente; Definirea relaiilor dintre activiti; Elaborarea graficelor i rapoartelor.
Munca=Durata*Uniti
Introducerea activitilor
Activitate - o aciune care are un nceput, un sfrit i/sau o durat i conduce la obinerea unui rezultat msurabil, la realizarea unui produs. Macroactivitile - grupuri formate din activiti elementare componente. Tipuri de activiti:
Elementare - conin informaii referitoare la durat, costuri i resurse Milestones - au durata egal cu zero i sunt reprezentate grafic printr-un romb. Recurente sunt activiti care se repet n timp cu o anumit periodicitate. Se introduc din meniul Insert Reccuring Task
Calendarul activitilor
Relaiile de dependen sau condiionrile dintre activiti permit definirea nceputului sau sfritului unei activiti n funcie de nceputul sau sfritul altei activiti. O activitate care trebuie s nceap sau s se termine naintea altei activiti se numete activitate predecesoare. O activitate ce depinde de nceputul sau terminarea altei activiti se numete activitate succesoare.
Tipuri de relaii:
Sfrit nceput (Finish Start) cnd nceputul activitii succesoare coincide cu sfritul activitii predecesoare. Sfrit Sfrit (Finish Finish) cnd dou activiti succesive trebuie s se ncheie n acelai timp; nceput nceput (Start Start) - cnd dou activiti succesive trebuie s nceap n acelai timp; nceput Sfrit (Start Finish) cnd nceputul activitii predecesoare trebuie s coincid cu sfritul activitii succesoare.
Se selecteaz activitatea; n bara Standard se d clic pe butonul Split Task; innd mouse-ul apsat se trage pe bara activitii de la data de nceput la data de sfrit a ntreruperii.
Perioada de ntrerupere va fi reprezentat prin linii punctate.
Restricii flexibile permit activitilor s fie planificate fr nici o alt limit n afar de relaia cu activitatea predecesoare sau succesoare. MP modific datele de nceput i sfrit, dar nu poate modifica durata. Restricii semi-flexibile limiteaz replanificarea unei activiti n cadrul unui interval calendaristic specificat. MP poate modifica datele de nceput i sfrit, dar nu poate modifica durata. Restricii inflexibile mpiedic total replanificarea unei activiti. O activitate trebuie s nceap i s se termine la date fixe. MP avertizeaz dac data de sfrit este mutat peste data limit (deadline).
As Soon as Possible (ASAP) activitatea este planificat s nceap cel mai devreme posibil, dup ce orice condiionare a fost satisfcut (flexibil). As Late as Possible (ALAP) activitatea este amnat cel mai trziu posibil, ndeplinind orice condiionare (flexibil). Finish No Earlier Than (FNET) activitatea nu se va ncheia mai devreme de momentul specificat de utilizator (semi-flexibil). Start No Earlier Than (SNET) activitatea nu va ncepe mai devreme de momentul specificat de utilizator (semi-flexibil) din coloana Start. Finish No Later Than (FNLT) activitatea nu se va ncheia mai trziu de momentul specificat de utilizator (semi-flexibil) din coloana Finish. Start No Later Than (SNLT) activitatea nu se va ncepe mai trziu de momentul specificat de utilizator(semi-flexibil). Must Finish On (MFO) activitatea trebuie s se ncheie la momentul specificat de utilizator (inflexibil). Must Start On (MSO) activitatea trebuie s nceap la momentul specificat de utilizator (inflexibil).
Tipuri de activiti
munca=durata*unitati A) Munc fix
* Nr unit crete sau scade -> Durata se recalculeaz * Durata crete sau scade -> Nr unit se recalculeaz
B) Durata fixa
* Nr unit crete sau scade -> Munca fiecruia se recalculeaz proporional cu aportul adus * Munca crete sau scade -> Nr unit se recalculeaz
nseamn c munca necesar pentru o activitate (orele necesare) rmne constant indiferent de nr de uniti alocate.
MP aplic planficarea bazat pe eforturi numai la alocarea sau tergerea de resurse de la activiti.
PBE activ (Effort Driven bifat) Munca=const tergerea unei resurse -> nr de ore de lucru necesare activitii rmne acelai i se redistribuie la resursele rmase a fi alocate activitii, iar durata activitii se modific.
PBE dezactivat (Effort Driven nebifat) Durata=const tergerea unei resurse -> nr de ore de lucru se reduce corespunztor cu suma orelor de lucru ale resurselor rmase pe aceeai durat planificat a activitii
Introducerea resurselor
Resource Name numele resursei. Type tipul resursei: Work sau Material Material Label unitatea de msur pentru resursa material. Group gruparea pe categorii. Max Unit numr maxim de uniti alocate. Std Rate plata pe or n zi normal de lucru. Ovt Rate plata pe ora suplimentar. Cost/Use cost suplimentar n funcie de utilizarea resursei. Accrue At metoda de cretere plaii:
Start plata se face integral la nceputul activitii. End plata se face integral la sfritul activitii. Prorated plata se face progresiv cu derularea activitii ce utilizeaz resursa respectiv.
Unei activiti i se poate aloca numai o resurs sau mai multe resurse:
Prin fereastra Assign Resources. Prin fereastra Task Information a activitii respective.
Introducerea activitilor
Stabilirea resurselor
Alocarea resurselor
COSTURILE
Standard Rate Resource Overtime Rate Sheet Cost Per/Use Costuri fixe Vederea Gantt Table: Cost
Cost Total al resursei de lucru
Filtrarea:
Din meniul Project se alege Filtered for; Butonul AutoFilter din bara Standard:
Activiti vizualizare n Gantt Chart Resurse vizualizare n Resource Sheet Costuri vizualizate n :
Resource Usage, Task Usage afiate simultan prin comanda Split.
Optimizarea resurselor
Se face
Resource Usage
Resource Allocation
Resource Graph Filtrul Over Allocated
Metode de optimizare
Pentru activitile necritice pentru care rezerva total de timp este mai mare dect zero, se caut mrirea duratei acestor activiti n limita rezervei, micornd corespunztor consumul din rezerva suprancrcat; Pentru activitile critice, a cror desfurare trebuie s aib loc n termenele calculate pentru a nu produce decalarea termenului final al proiectului, se mrete numrul maxim de uniti disponibile pentru resursele suprancrcate.
Optimizarea automat
Microsoft Project verific fiecare resurs. Dac una dintre ele este suprancrcat, atunci programul caut activitile care produc acest conflict i identific acele activiti care pot fi ntrziate.
! Procesul de ntrziere nu se aplic acelor activiti care au o restricie de tipul Must Start On, Must Finish On, As Late As Possible, activiti care au ca prioritate opiunea Do Not Level sau activiti care au nceput deja.
Dup determinarea activitilor care vor fi ntrziate, programul stabilete ntrzierea fiecrei activiti, pe baza relaiilor dintre ele, a datei de nceput, a prioritii i a restriciilor.
Optimizarea manual
Creterea numrului maxim de resurse disponibile. Pentru aceasta n vederea Resource Sheet se introduce un numr maxim de uniti mai mare. Dac una din activiti este necritic, se micoreaz numrul de uniti de resurs (se lucreaz cu un numr mai mic de dulgheri la o activitate), durata acesteia mrindu-se corespunztor (timpul de terminare a proiectului se prelungete). Alocarea unei resurse diferite activitii care produce suprancrcarea. Pentru aceasta se caut o alt resurs (o alt echip de dulgheri de la un alt proiect sau de la un alt subcontractant), compatibil cu cea care este suprancrcat (dulgheri) i care n aceast perioad nu este utilizat. Ajustarea relaiilor de dependen dintre activiti sau modificarea restriciei activitilor. De exemplu a doua activitate ar putea s nceap mai trziu pentru ca dulgheri de la prima activitate s poat participa la a doua activitate. Realizarea uneia dintre activiti peste programul normal. Pentru aceasta se introduce o cantitate de munc peste programul normal pentru o resurs n cmpul Overtime Work din vederea Resource Form. Munca peste program este pltit cu valoarea nscris la Cost Overtime Rate din vederea Resource Sheet.
Relaiile dintre activiti i a drumului critic; Rezervele de timp pentru fiecare activitate; Restriciile impuse activitilor: Resursele suprancrcate; Costul activitilor.
Msuri referitoare la
activiti
resurse
costuri
Modificri ale activitilor critice prin identificarea acelor activiti care nu sunt absolut necesare n realizarea proiectului. Introducerea intervalelor de suprapunere sau ntrziere astfel nct s existe un interval de timp pentru a ntrzia nceputul activitii succesoare. Reducerea duratelor activitilor prin micorarea scopului anumitor activiti care se afl pe drumul critic.
Reducerea timpului de lucru a resurselor de activitate metod aplicabil n cazul activitilor dependente de resurse. Alocarea unui numr mai mare de uniti de resurse metod aplicabil n cazul n care obiectivul activitilor nu poate fi micorat. Mrirea programului de lucru al resurselor n calendarele specifice resurselor. Alocarea de timp de lucru peste programul normal caz n care cu aceleai uniti de resurse, durata activitilor i deci a ntregului proiect se va micora.
Modificarea alocrilor de resurse suprancrcate metod realizabil fie prin creterea nivelului disponibil al resursei, fie prin replanificarea activitii, astfel nct ea s se deruleze atunci cnd resursa este disponibil. Realocarea unei resurse pentru a lucra cu program redus metod care const n alocarea resursei astfel nct ea s lucreze cu program redus n toate activitile care se desfoar n perioada n care apare suprancrcarea. Reducerea cantitii de lucru atribuite unei resurse prin reducerea obiectivului activitii.
Modificarea programului de lucru a resursei fiecare resurs putnd avea un calendar propriu n care sunt specificate informaiile specifice Rezolvarea automat a ncrcrii resurselor dup optimizarea automat planificarea trebuind s fie reanalizat pentru a vedea dac soluiile alese corespund cu nevoile proiectului. Rezolvarea manual a suprancrcrii resurselor util cnd optimizarea automat nu d rezultatele dorite. ntrzierea unei activiti cu resurs suprancrcat pn cnd resursa iese din starea de suprancrcare.
nlocuirea unei resurse scumpe cu una ieftin; Replanificarea activitilor; Reducerea obiectivului proiectului sau numai a anumitor activiti; Modificarea modului de cretere a costurilor;
Vederile i rapoartele conin informaii care sunt afiate n mod diferit. ntr-o vedere informaiile pot fi vizualizate att n fereastra proiect (de editare), ct i n fereastra Preview. ntr-un raport informaiile pot fi vizualizate numai n modul Preview. ntr-o vedere informaiile pot fi editate. ntr-un raport acest lucru nu este posibil. ntr-o vedere se poate schimba formatul aplicat unei categorii de text sau unui anumit text. ntr-un raport se poate schimba numai formatul unei categorii de text.
Tiprirea vederilor
Vederea graficului Gantt afieaz lista activitilor i derularea lor n timp; Vederea Calendar permite vizualizarea programului de lucru sub forma unui calendar; Vederea graficului reea afieaz relaiile de condiionare dintre activiti ntr-un grafic reea; Vederea Resource Graph afieaz histogramele de resurse; Vederea Resource Sheet afieaz tabelul care conine informaiile specifice resurselor; Vederea Resource Usage permite vizualizarea ncrcrii resurselor ntr-un tabel n timp Vederea Task Usage - permite vizualizarea activitilor ntr-un tabel n timp
Iniializarea vederii
Previzualizarea vederii
Tiprirea vederii
Crearea rapoartelor
Rapoartele reprezint formate predefinite realizate cu scopul tipririi datelor dintr-un proiect.
View - Reports
! Spre deosebire de vederi, care pot fi tiprite sau folosite pentru lucrul online, rapoartele sunt create numai pentru tiprire sau pentru previzualizare n fereastra Print Preview.
Selectarea din lista propus a raportului sau vederii care rspunde cel mai bine necesitilor; Alegerea tipului de pagin, a orientrii, modificarea marginilor, adugarea chenarului sau orice alt modificare dorit pentru elementele din pagin; Selectarea imprimantei la care se va lista raportul; Personalizarea raportului.
Rapoarte generale Overview Reports; Rapoarte despre activiti curente Current Activities; Rapoarte despre costuri Costs; Rapoarte despre alocarea resurselor Assignments; Rapoarte despre ncrcarea resurselor Workload.
Din meniul View se alege Zoom, n caseta Zoom se alege opiunea Entire Project. Pentru a salva o vizualizare ca imagine gif: Din bara Standard se d clic pe butonul Copy Picture, Sub eticheta Render Image se alege opiunea To GIF Image File, dup care se specific numele imaginii i locul unde va fi pstrat, Se selecteaz opiunile dorite i se d Ok.
Microsoft Project folosete hri de export atunci cnd salveaz date n HTML sau n alte formate. Aceleai hri sunt folosite att pentru deschiderea ct i pentru salvarea datelor, fiind numite hri de import/export.
Resource Sheet View Table Work Task Usage Format Detail -Work
b)
Actualizarea planificrii cu ceea ce s-a realizat efectiv, prin introducerea informaiilor actualizate: data real de nceput sau de sfrit a unei activiti, ct anume dintr-o activitate s-a realizat, ci bani sau cheltuit. Actualizarea planificrii prin modificarea datelor estimate ale activitilor, ajustarea relaiilor dintre ele, aplicarea restriciilor astfel nct planificarea curent s reflecte exact stadiul actual al proiectului.
?
Ct dintr-o activitate s-a executat
Data la care o activitate va fi executat n proporia specificat
Introducerea valorilor reale pentru data de nceput, de sfrit i durata unei activiti
Update Task
Actual Costs are Always Calculated by MP (Costurile reale sunt ntotdeauna calculate de MP) dezactivat
Modificarea manual a costului n coloana Actual Cost
3. Compararea planificrilor
Compararea planificrilor de referin i curent permite identificarea activitilor sau resurselor care ar putea cauza ntrzierea termenului final sau depirea bugetului.
Table: Variance pentru decalrile n timp. Table: Cost pentru costuri. Table: Work pentru orele lucrate. Table: Summary afieaz procentul de realizare a activitilor.
Obs: prin filtrarea Slipping Task sunt afiate activitile care au fost decalate.
Proiecte multiple
proiecte formate din subproiecte interconectate ntre ele
Proiect principal
Proiecte surs
Subproiecte
Descompunerea unui proiect mare n faze sau etape care sunt mai uor de gestionat numite subproiecte
Proiect consolidat
Domeniul de resurse = un fiier MP din care subproiectele (fiierele de partajare-sharer files) i vor lua informaiile despre resurse.
Fiierul MP conine informaii despre toate alocrile de resurse din toate proiectele legate de omeniul de resurse
Modificarea informaiilor despre resurse n domeniul de resurse (tarife, orar, uniti maxim alocate)
Actualizarea calendarului resursei din toate fiierele de partajare care folosesc resursa
7. Proiecte consolidate
Proiectul inserat poate fi vizualizat i editat din proiectul consolidat. Dac proiectul Informaiile actualizate apar n inserat este editat proiectul consolidat la n afara proiectului deschiderea lui consilodat
Avantaj
Proiect consoldat
Activitatea predecesoare va fi afiat ca i activitate fantom Toate activitile succesoare vor fi replanificate