AGENDA ELECTRONICĂ- FIȘĂ DE DOCUMENTARE

O agendă este un carnet cu foi asemănător unui calendar, în care se notează lucrurile care

urmează să fie făcute la anumite date. Agendele tipărite consistă în general dintr-un calendar,
un jurnal, o carte de adrese, pagini albe etc. Odată cu apariția telefoanelor celulare la capătul
secolului al XX-lea și începutul secolului al XXI-lea, agendele tradiționale tipărite au început
să fie înlocuite de aplicații informatice pe smartphone.

1. Importanța agendei electronice

Fie că vorbim de telefoane mobile, notepad-uri, tablete, laptopuri, mai nou și ceasuri
inteligente, aparatura devine din ce în ce mai performantă, astfel încât vine în ajutorul nostru
cu tot mai multe oportunități în mediul virtual. Se cunosc astfel în fiecare zi noi dispozitive,
noi softuri, noi aplicații și noi update-uri, care aduc mai mult și mai mult decât ziua
precedentă. În acest context de dezvoltare virtuală, au fost descoperite avantajele pe care le
oferă gadget-urile în activitatea profesională. Activitatea unei companii sau corporații devine
mai ușor de cunoscut potențialilor clienți, apropiindu-se astfel de aceștia și devenind mai
tangibilă din punct de vedere informativ, rutina zilnică a unui afacerist este ușurată chiar prin
intermediul domeniului virtual.
Se cunosc zeci de aplicații create special pentru mediul business, pregătite să ofere
maximum de eficacitate, în schimbul unui efort minimal.
Cu ajutorul agendei electronice:
• se poate urmări în mod sistematic și organizat corespondența;
• se ține o evidență strictă a sarcinilor și a întâlnirilor de afaceri pe zile, săptămâni, luni,
existând și posibilitatea de avertizare cu ceva timp înainte asupra întâlnirilor importante;
• se introduce o sarcină, o întrevedere care se repetă la intervale regulate;
• se coordonează şi se planifică automat datele şedințelor pentru toți participanții, dacă au
și aceștia astfel de agende electronice;
• se poate alege o anumită modalitate de afișare a înregistrărilor;
• se păstrează adresele și numerele de telefon introduse cu posibilitatea regăsirii rapide a
acestora.

2. Colectarea, prelucrarea și folosirea informațiilor

Gestionarea informațiilor este o verigă importantă ce intervine în fluxul informațional.

Complexitatea procesului de gestionare a datelor și informațiilor este dată de faptul că acest
proces presupune colectarea, selectarea, prelucrarea, valorificarea, ordonarea, clasificarea și
arhivarea a multiple informații, care se pot reprezenta sub forme foarte diverse: texte, grafice,
imagini, discuții etc. Pentru fiecare tip de prezentare a informațiilor trebuie găsit mijlocul
ideal de gestionare.
Informația poate fi obținută din diverse surse: rapoarte, registre, chestionare, întâlniri de
lucru, interviuri, grafice, reviste, cărți, manuale școlare, biblioteci reale și virtuale, programe
mass-media educative, broşuri, pliante, culegeri, participare la prelegeri, cursuri, radio,
televiziune, internet, contacte cu alte organizații, baza proprie de date,cercetări de piață,
servicii de informații, anuare, monografii.
 In funcție de sursă, informațiile pot fi culese pe suport de hârtie, în format electronic sau
sub formă orală.

3. Validitatea informațiilor folosite de agenda electronica

DEX-VALIDITATE s. f. 1. calitatea de a fi valid. 2. (log.) proprietate a unei expresii de a fi

adevărată, corectă, (în log. simbolică) proprietate a unor expresii logice de a fi adevărate prin
introducerea lor în orice interpretare a variabilelor componente.
Pentru a fi utile, informațiile trebuie să fie relevante și valide pentru luarea deciziilor de
către utilizatori. Informatiile sunt relevante și valide atunci când influențează deciziile
economice ale utilizatorilor, ajutându-i pe aceștia să evalueze evenimente trecute, prezente
sau viitoare, confirmând sau corectând evaluările lor anterioare.
Informația are calitatea de a fi validă atunci când nu conține erori semnificative, nu este
părtinitoare, iar utilizatorii pot avea încredere că reprezintă corect ceea ce şi-au propus să
reprezinte sau ceea ce se așteaptă, în mod rezonabil, să reprezinte.

4. Organizarea unei agende electronice

Agenda trebuie trasata si urmarita:

1. in prima etapa pentru un an de zile.
2. apoi la nivelul a doua luni: luna in curs + luna viitoare.
3. saptamanal.
4. zilnic.
Exemple de task-uri anuale:
1. Termene fixe (raportari, efectuare plati, analize, controale, etc.).
2. Zile de nastere (colegi, clienti, etc.).
3. Evenimente cunoscute (conferinte, training-uri, etc.).
4. Activitati previzibile (intocmirea anuala a bugetului sau a planului de lucru pentru
anul urmator, audituri interne, audituri externe – ISO, etc.).
 5. Concedii de odihna (ale angajatilor din subordinea directa, ale tuturor angajatilor, etc.)
6. Sarbatorile legale.
7. Orice alte obiective de indeplinit in noul an (acestea se vor „traduce” in task-uri la
nivel de luna, de saptamana si apoi in task-uri zilnice).
Unde ne tinem agenda?
1. Outlook sau orice alta aplicatie de mail care are optiunea de Calendar (avantaj:
optiunea reminder).
2. Outlook + Word (daca esti genul de persoana careia ii place sa scrie mai
elaborat).  Recomandabil ca in Word agenda fiecarei luni sa fie un document distinct. Toate
cele 12 agende se creeaza in luna decembrie pentru tot anul urmator.
3. Outlook + Excel (pentru persoanele mai tehnice, ce vor sa puna tot felul de
filtre).  Aici luna, saptamana, ziua pot fi inregistrate in coloane distincte, aplicandu-se apoi
filtre, sau fiecare luna poate sa fie detaliata intr-un sheet separat. Toate cele 12 agende se
creeaza in decembrie pentru tot anul urmator.
Alte tips&tricks:
1. Indiferent de format, agenda trebuie sa permita inregistrarea in avans a task-urilor.
2. Task-urile nefinalizate intr-o zi se reprogrameaza la o data ulterioara.
3. Daca nu se stie noua data, se inregistreaza la o sectiune „General” a lunii respective,
ramanand a fi reprogramata.
4. Task-urile din agenda/caietul hard copy se trec intotdeauna in formatul electronic.  
5. Agenda pentru a doua zi se revizuieste la finalul zilei anterioare.

5. Utilizarea agendei electronice

Avantaje:
- Agenda reamintește fiecare eveniment (întâlnire sau discuție) înainte de ora prestabilită.
- Utilizatorul găsește rapid orice persoană sau firmă din lista de contacte, precum și un
anumit eveniment.
- Memorează toate evenimentele legate de o persoană sau o firmă. Acestea pot fi
vizualizate rapid și tipărite.
- Utilizatorul poate înregistra cu o singură operație evenimentele care se repetă în anumite
zile ale săptămânii sau la anumite date ale lunii, pe orice interval de timp dorit.
- Spațiul este nelimitat, agenda poate fi folosită un timp îndelungat, mai mulți ani.
- Utilizatorul poate transfera întregul program într-un alt calculator.
- Lista contactelor poate fi prelucrată și în alte formate.
- Programul rulează pe calculatorul personal, nu pe internet, iar accesul la program se
realizează
role, ceea ce asigură securitate și confidențialitate maximă.
- Programul nu necesită cunoştințe suplimentare și poate fi folosit de orice persoană care
are noțiunile elementare privind utilizarea calculatorului.

Dezavantaje:
- Unul singur: necesitatea de a avea un calculator.