AGENDA ELECTRONICĂ- FIȘĂ DE DOCUMENTARE

O agendă este un carnet cu foi asemănător unui calendar, în care se notează lucrurile care
urmează să fie făcute la anumite date. Agendele tipărite consistă în general dintr-un calendar, un
jurnal, o carte de adrese, pagini albe etc. Odată cu apariția telefoanelor celulare la capătul secolului
al XX-lea și începutul secolului al XXI-lea, agendele tradiționale tipărite au începutsă fie înlocuite
de aplicații informatice pe smartphone.

1. Importanțaagendeielectronice

Fie că vorbim de telefoane mobile, notepad-uri, tablete, laptopuri, mai nou și ceasuri inteligente,
aparatura devine din ce în ce mai performantă, astfel încât vine în ajutorul nostru cu tot mai multe
oportunități în mediul virtual. Se cunosc astfel în fiecare zi noi dispozitive, noi softuri, noi aplicații și
noi update-uri, care aduc mai mult și mai mult decât ziua precedentă. În acest context de dezvoltare
virtuală, au fost descoperite avantajele pe care le oferă gadget-urile în activitatea profesională.
Activitatea unei companii sau corporații devine mai ușor de cunoscut potențialilor clienți,
apropiindu-se astfel de aceștia și devenind mai tangibilă din punct de vedere informativ, rutina
zilnică a unui afacerist este ușurată chiar prin intermediul domeniului virtual.
Se cunosc zeci de aplicații create special pentru mediul business, pregătite să ofere maximum de
eficacitate, în schimbul unui efort minimal.
Cu ajutorul agendei electronice:
• se poate urmări în mod sistematic și organizat corespondența;
• se ține o evidență strictă a sarcinilor și a întâlnirilor de afaceri pe zile, săptămâni, luni, existând
și posibilitatea de avertizare cu ceva timp înainte asupra întâlnirilor importante;
• se introduce o sarcină, o întrevedere care se repetă la intervale regulate;
• se coordonează şi se planifică automat datele şedințelor pentru toți participanții, dacă au și
aceștia astfel de agende electronice;
• se poate alege o anumită modalitate de afișare a înregistrărilor;
• se păstrează adresele și numerele de telefon introduse cu posibilitatea regăsirii rapide a
acestora.

2. Colectarea, prelucrarea și folosirea informațiilor

Gestionarea informațiilor este o verigă importantă ce intervine în fluxul informațional.

Complexitatea procesului de gestionare a datelor și informațiilor este dată de faptul că acest proces
presupune colectarea, selectarea, prelucrarea, valorificarea, ordonarea, clasificarea și arhivarea a
multiple informații, care se pot reprezenta sub forme foarte diverse: texte, grafice, imagini, discuții
etc. Pentru fiecare tip de prezentarea informațiilor trebuie găsit mijlocul ideal de gestionare.
Informația poate fi obținută din diverse surse: rapoarte, registre, chestionare, întâlniri de lucru,
interviuri, grafice, reviste, cărți, manuale școlare, biblioteci reale și virtuale, programe mass-media
educative, broşuri, pliante, culegeri, participare la prelegeri, cursuri, radio, televiziune, internet,
contacte cu alte organizații, baza proprie de date, cercetări de piață, servicii de informații, anuare,
monografii.
In funcție de sursă, informațiile pot fi culese pe suport de hârtie, în format electronic sau sub
formă orală.
 3. Validitatea informațiilorfolosite de agenda electronica

DEX-VALIDITATE s. f. 1. calitatea de a fi valid. 2. (log.) proprietate a unei expresii de a fi

adevărată, corectă, (în log. simbolică) proprietate a unor expresii logice de a fi adevărate prin
introducerea lor în orice interpretare a variabilelor componente.
Pentru a fi utile, informațiile trebuiesă fie relevante și valide pentru luarea deciziilor de către
utilizatori. Informatiile sunt relevante și valide atunci când influențează deciziile economice ale
utilizatorilor, ajutându-i pe aceștia să evalueze evenimente trecute, prezente sau viitoare, confirmând
sau corectând evaluările lor anterioare.
Informația are calitatea de a fi validă atunci când nu conține erori semnificative, nu este
părtinitoare, iar utilizatorii pot avea încredere că reprezintă corect ceea ce şi-au propus să reprezinte
sau ceea ce se așteaptă, în mod rezonabil, să reprezinte.

4. Organizarea unei agende electronice

Agenda trebuie trasata si urmarita:

1. in prima etapa pentru un an de zile.
2. apoi la nivelul a doua luni: luna in curs + luna viitoare.
3. saptamanal.
4. zilnic.

Exemple de task-uri anuale:

1. Termene fixe (raportari, efectuare plati, analize, controale, etc.).
2. Zile de nastere (colegi, clienti, etc.).
3. Evenimente cunoscute (conferinte, training-uri, etc.).
4. Activitati previzibile (intocmirea anuala a bugetului sau a planului de lucru pentru anul
urmator, audituri interne, audituri externe – ISO, etc.).
5. Concedii de odihna (ale angajatilor din subordinea directa, ale tuturor angajatilor, etc.)
 6. Sarbatorile legale.
7. Orice alte obiective de indeplinit in noul an (acestea se vor „traduce” in task-uri la nivel de
luna, de saptamana si apoi in task-uri zilnice).

Unde ne tinem agenda?

1. Outlook sau orice alta aplicatie de mail care are optiunea de Calendar (avantaj: optiunea
reminder).
2. Outlook + Word (daca esti genul de persoana careia ii place sa scrie mai
elaborat). Recomandabil ca in Word agenda fiecarei luni sa fie un document distinct. Toate cele 12
agende se creeaza in luna decembrie pentru tot anul urmator.
3. Outlook + Excel (pentru persoanele mai tehnice, ce vor sa puna tot felul de filtre). Aici luna,
saptamana, ziua pot fi inregistrate in coloane distincte, aplicandu-se apoi filtre, sau fiecare luna poate
sa fie detaliata intr-un sheet separat. Toate cele 12 agende se creeaza in decembrie pentru tot anul
urmator.

Alte tips&tricks:
1. Indiferent de format, agenda trebuie sa permita inregistrarea in avans a task-urilor.
2. Task-urile nefinalizate intr-o zi se reprogrameaza la o data ulterioara.
3. Daca nu se stie noua data, se inregistreaza la o sectiune „General” a lunii respective,
ramanand a fi reprogramata.
4. Task-urile din agenda/caietul hard copy se trec intotdeauna in formatul electronic.
5. Agenda pentru a doua zi se revizuieste la finalul zilei anterioare.

5. Utilizarea agendei electronice

Avantaje:
- Agenda reamintește fiecare eveniment (întâlnire sau discuție) înainte de ora prestabilită.
- Utilizatorul găsește rapid orice persoană sau firmă din lista de contacte, precum și un anumit
eveniment.
- Memorează toate evenimentele legate de o persoană sau o firmă. Acestea pot fi vizualizate
rapid și tipărite.
- Utilizatorul poate înregistra cu o singură operație evenimentele care se repetă în anumite zile
ale săptămânii sau la anumite date ale lunii, pe orice interval de timp dorit.
- Spațiul este nelimitat, agenda poate fi folosită un timp îndelungat, mai mulți ani.
- Utilizatorul poate transfera întregul program într-un alt calculator.
- Lista contactelor poate fi prelucrată și în alte formate.
- Programul rulează pe calculatorul personal, nu pe internet, iar accesul la program se realizează
cu parole, ceea ce asigură securitate și confidențialitate maximă.
- Programul nu necesită cunoştințe suplimentare și poate fi folosit de orice persoană care are
noțiunile elementare privind utilizarea calculatorului.

Dezavantaje:
- Unul singur: necesitatea de a avea un calculator.