Managementul documentelor

1. Introducere

Documentele dein o putere incredibil n mediile de activitate guvernamental i trec printr-o evoluie major care va zgudui activitile guvernamentale i le va reforma n diferite entiti. De aceea, controlul i distribuirea documentelor eseniale n manier sistematic au devenit din ce n ce mai importante i, n mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste documente a devenit un imperativ.

2.

Ce nseamn Managementul Documentelor?

Un document se definete ca un pachet de date structurate n scopuri informaionale. Documentele au devenit literalmente indispensabile, indiferent dac sunt pe suport de hrtie sau componente digitale. Un document este o colecie de indicatori i reguli care pot angaja simultan un numr de diferite componente informatice i aciuni. Acesta devine o resurs dinamic i poate fi orientat pro-activ ctre organizaie, aducnd integritatea procedural i informatic a unei afaceri. Managementul documentelor este o tehnologie i o disciplin care a augmentat tradiional capacitatea unui sistem de fiiere computerizate. Permind utilizatorilor s caracterizeze documentele, stocate n general n fiiere, sistemele de management documente permit utilizatorilor s stocheze, retrag i s utilizeze aceste documente mai uor i mai puternic dect n metoda sistemului de fiier. Astzi, managementul documentelor include funcionaliti valoroase suplimentare, cum ar fi Urmrirea versiunilor, pentru a vedea modul n care un document evolueaz n timp. Distribuirea documentului, pentru a verifica modul n care un document este utilizat i reutilizat n diferite procese de afaceri. Revizuirea electronic pentru a permite utilizatorilor s adauge comentarii la document fr modificarea efectiv a documentului. Securitatea documentului pentru a rafina comenzile de acces al diferitelor documente pentru diferii utilizatori. Management publicare pentru a controla livrarea documentelor ctre diferite aplicaii de publicare. Integrarea fluxului de activitate pentru a asocia ciclul de via al unui document cu oameni, proiecte i programe.

3.

De ce este necesar un Management al Documentelor?

Avnd n vedere c importana documentelor crete, devenind tot mai insistent, administrarea acestora devine o activitate esenial, la nivel de organizaie. Nu exist ndoieli cu privire la faptul c documentele neplanificate i neadministrate pot afecta comunicarea, pot goli resursele organizaionale i chiar pot afecta creterea organizaional pn n punctul n care organizaia nu mai poate nainta. De aceea, managementul

Management documente

corespunztor al documentelor poate ajuta o organizaie s ating niveluri fr precedent n ceea ce privete controlul, inspecia i avantajul competitiv. Organizaiile sunt n prezent forate s i examineze nevoile i elurile i s revizuiasc tipul i natura informaiilor colectate i s stabileasc o procedur de utilizare a documentelor. Managementul documentelor ofer accesul rapid la versiunea corect a unui document din cadrul organizaiei pentru a satisface cerinele de dezvoltare organizatoric ale acestui mediu bogat n informaii. Mai presus de toate, managementul documentelor poate s efectueze urmtoarele Creterea productivitii. Prin intermediul unui web browser i al unui acces client / server, informaiile eseniale pentru afaceri sunt disponibile instantaneu n cadrul ntregii organizaii. Reducerea costurilor globale. Utiliznd capacitatea de stocare electronic a datelor i cele de arhivare cuprinztoare, costurile asociate cu chestiuni globale i legale legate de pstrarea documentelor pe format de hrtie sunt eliminate. Acces uniform informaii. Indiferent de forma n care este arhivat documentul, informaiile eseniale pentru organizaie sunt accesibile organizaiilor afiliate prin Internet i aplicaii de tip portal. Administrarea tuturor informaiilor. Toate tipurile de fiiere n grupuri logice i indexuri sunt combinate i deci capturate n cadrul unui repertoriu electronic central. Procese de afaceri moderne. Documentele pot fi orientate prin procese de afaceri complexe, reducnd erorile i economisind timp. Acces rapid la informaii. Bazele de date vaste sunt legate ntre ele prin etichetare automat, astfel nct utilizatorii pot localiza informaiile n doar cteva secunde. Vizualizarea clar a informaiilor. Documentele sunt clarificate i scanate, astfel nct nu exist ntrebri cu privire la precizia datelor. Management riscuri. Regulile de reinere a documentelor sunt aplicate la crearea documentului, astfel nct riscurile de litigii sunt reduse prin definirea regulilor de reinere automat a documentelor legale.

4.

Pstrarea documentelor

Stocarea documentelor n format digital i nu pe hrtie permite mediului de afaceri s se acomodeze la fluxul de informaii eficient i optim. Acest lucru asigur mijloace pentru gsirea, retragerea i distribuirea rapid a documentelor stocate n sistemul de documente al organizaiei. Exist trei metode primare de creare a unui document digital. 1. Scanarea documentelor pe hrtie. Scanarea unui document poate produce o imagine care poate fi stocat pe un computer. 2. Conversia pentru crearea unor imagini care nu pot fi modificate dup documentele electronice. Conversia documentelor este procesul de transformare electronic a procesorului de cuvinte sau de distribuire a informaiilor pe o imagine permanent care poate fi stocat pe un computer. 3. Importarea, pentru crearea versiunilor documentelor electronice care pot fi modificate. Aceasta

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 2 din 6

Management documente

este cunoscut i ca managementul documentelor electronice. Este o metod alternativ de creare a fiierelor electronice, cum ar fi fiiere audio i video care sunt stocate pe un computer n formatul original i care pot fi modificate. Odat ajuns ntr-un sistem, documentul trebuie stocat. Pentru stocarea pe termen lung a unui document exist numeroase dispozitive de stocare. Mai presus de toate, documentele trebuie stocate n format diferit de cel propriu pentru a asigura sigurana acestuia pe viitor. n prezent, exist cinci opiuni de stocare, dup cum urmeaz: 1. Medii magnetice (hard drives). Dispozitivul poate fi utilizat pentru a stoca un numr ridicat de documente i poate furniza un timp de rspuns scurt. Totui, mediile magnetice conin pri mobile i datele stocate pot fi complet terse prin defeciuni mecanice. 2. Stocare magnetic-optic (disc MO). Dispozitivul implic tehnologia magnetic i optic pentru a obine o densitate foarte ridicat a datelor. Principala limitare a discurilor MO este c sunt mai lente dect dispozitivele hard disk i pot fi supuse defeciunilor mecanice. 3. Compact discuri (CD). Pe aceste dispozitive, informaia digital este codificat ca o serie de puncte microscopice pe suprafaa reflexiv a unui din disc din aluminiu. CD-urile ofer un mediu sigur i securizat care poate asigura stocarea pe termen lung a imaginilor. Mai mult, CD_ROM nu necesit hardware sau software specializate pentru retragerea informaiilor. Dezavantajul principal al acestui mediu de stocare este reprezentat de capacitatea limitat de stocare. 4. Disc Video Digital sau Disc Versatil Digital (DVD). DVD este urmtoarea generaie a tehnologiei optice de stocare pe disc. Acesta este semnificativ mai mare i mai rapid dect un CD i poate stoca mai multe informaii, inclusiv date video, precum i audio i logice, arhivnd datele n mod similar unui CD pe un spaiu fizic. Permite accesul aleatoriu al oricrui punct de pe disc. DVD au sprijinul larg rspndit i fr precedent al celor mai mari companii electronice. Dezavantajele acestui mediu sunt costul ridicat i lupta cu standardele, deoarece diferiii productori apeleaz la diferite formate pentru DVD care pot fi reinscripionate. 5. On Write Once, Read Many (WORM). Datele Worm sunt permanente i pot fi citite ori de cte ori este nevoie. Acest mediu nu este disponibil oricum i necesit hardware i software specializat pentru a fi operat. Nu este recomandat datorit numrului limitat de companii care furnizeaz materiale i asisten pentru acest tip de tehnologie.

5.

Recuperarea documentelor

Unul din scopurile managementului de documente este de a ajuta utilizatorii s gseasc i s retrag rapid informaiile necesare. Sunt disponibile cteva tehnici. Cutare liber text. Un document este retras dup subiectul specific. Aceast tehnologie presupune c utilizatorii sunt familiarizai cu subiectul unui document i tiu exact ceea ce caut, precum i cuvintele pe care s le utilizeze pentru a-l descrie. n realitate, aceast tehnic implic mult timp, iar succesul n gsirea documentului nu este garantat. Termeni de indexare. Documentele sunt retrase prin construirea i utilizarea interogrilor alctuite din termeni indexai. Acest lucru permite utilizatorilor s formuleze cutri sofisticate. Relaiile complexe dintre un set de termeni de control sunt definit, ceea ce mbuntete ansele de a gsi documentele necesare.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 3 din 6

Management documente

Clasificare. Documentele sunt retrase prin rsfoirea ierarhiei de categorii. Documentele sunt corect clasificate n cmpul de cutare, ceea ce face ca retragerea documentului s fie sigur i precis. Nevoia unei cutri exhaustive este ndeprtat i este instantaneu creat o scurttur ctre documentul necesar.

6.

Metodologia i procesul de clasificare a documentelor

O clasificare precis i de ncredere este esenial pentru retragerea cu succes i consistent a documentelor. Pentru a utiliza ct mai bine informaiile deinute n seturi de documente foarte eterogene, ierarhia termenilor de clasificare trebuie s poat fi uor navigabil. O definiie exact a termenilor de clasificare faciliteaz cutarea documentelor. Cu ct este mai mare colecia de documente, cu att devine i clasificarea mai important. n general, exist dou tipuri de metodologii de clasificare: 1. Grupare. n aceast metod, documentele sunt grupate n funcie de diferite sisteme metrice, n general dup densitatea cuvintelor. Acest lucru poate determina un numr de grupuri mai mici care nu sunt ntotdeauna vizibile sau utile. 2. Clasificarea pe baz de taxonomie, pe baza regulilor. Aceast clasificare necesit definirea unor clasificri prestabilite i ulterior utilizarea regulilor de clasificare a documentelor; ofer o paradigm transparent, repetabil i flexibil care ajut navigarea. Este evident c metodele de grupare nu sunt potrivite pentru seturi de documente mari i complexe. Cea mai bun metod de clasificare a documentelor este reprezentat de clasificri proiectate de specialiti care pot fi aranjate ntr-o ierarhie clar i sensibil. La clasificarea documentelor, este necesar, n primul rnd, un nivel general de cunotine cu privire la clasificri i subiectele care vor fi utilizate. Instrumentele automate trebuie s cunoasc subiectele care vor fi desemnate documentelor. Aceste cunotine sunt eseniale pentru optimizarea calitii rezultatelor procesului de clasificare. n al doilea rnd, exist necesitatea cunotinelor legate de o clasificare detaliat. Cunotinele de clasificare sunt un compus de cuvinte i expresii asociate cu un anumit cmp de subiecte. Cunoaterea semnificaiei relative a acestor cuvinte i expresii este esenial pentru succesul clasificrii documentelor. Decizia de clasificare se bazeaz pe observaii subtile, nelegerea i evaluarea dovezilor disponibile n text. De aceea, trebuie s existe suficiente dovezi pentru justificarea deciziei. n cele din urm, exist necesitatea de a nelege c unele documente nu vor fi niciodat clasificate corect, n funcie de termenii existeni ai unui cadru de lucru. Exist lipsuri i limitri ale oricrei taxonomii de termeni de clasificare, astfel nct rezultatul probabil corect va fi cel mai bun rspuns care poate fi ateptat de la cele mai bune instrumente de clasificare. De aceea, instrumentele de clasificare ar trebui proiectate pentru a ajunge la decizii care s ofere rezultate probabilistice care exprim suficient ncredere i nu convingere absolut.

7.

Sistemul de Management al Documentelor

Ageniile guvernamentale se confrunt zilnic cu numeroase documente, iar aceste documente au devenit resursele primare de informaii ale oricrei agenii. Modul n care aceste documente sunt administrate eficient i accesibilitatea acestora n vederea retragerii au devenit o provocare major deoarece acestea intesc s fac agenia s funcioneze i s opereze bine.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 4 din 6

Management documente

Un sistem modern de management al documentelor const n stocarea, clasificarea i retragerea documentelor, a informaiilor, graficelor i a documentelor imagine (scanate) prin mijloace electronice. Fiecare document primete un numr de nregistrare de tip index care cuprinde informaii cum ar fi autorul, descrierea documentului, data crerii i tipul aplicaiei utilizate. Aceste documente sunt n general proiectate pentru a fi arhivate pe benzi sau discuri optice mai puin costisitoare i pe care sunt disponibile n vederea accesrii ulterioare dac este necesar. Documentele moderne electronice pot conine informaii multimedia, inclusiv elemente grafice, clipuri audio i clipuri video, fiind numite documente compuse. Cu ajutorul sistemelor de management al documentelor, documentele fizice pot fi scanate, indexate i stocate pe computere pentru un acces rapid. Documentele imagine i cele arhivate pot fi retrase n cteva secunde. Recunoaterea caracterului optic este utilizat pentru a citi documentele i pentru a ale transforma n fiiere text computerizate. Odat stocat, documentul poate fi duplicat la infinit. Suplimentar, seciuni ale documentului pot fi tiate i transpuse n alte documente. Un sistem de management al documentelor devine esenial deoarece utilizatorii unei reele ncep s profite de avantajele acestei tehnologii. Un sistem de management al documentelor poate ajuta o agenie s efectueze urmtoarele: S administreze documente distribuite i stocate n repertorii din cadrul ageniei. S furnizeze servicii cum ar fi stocarea, urmrirea, modificarea, indexarea i cutarea documentelor. S administreze revizii ale documentelor i ncercri de audit pentru a determina locul n care s-a aflat un document. S pun la dispoziie informaii att n interiorul ct i n exteriorul ageniei. S faciliteze accesul la orice tip de documente prin intermediul reelelor guvernamentale i al Internetului. S efectueze imagini ale documentului i procesarea formularelor. S ofere un flux de activitate i tehnologie de grup pentru un management documente orientat spre tranzacii i de colaborare.

n consecin, ageniile pot, prin intermediul sistemelor de management al documentelor, s administreze electronic toate tipurile de documente de-a lungul ntregului ciclu de via al acestora, indiferent de format. Procesul include preluarea i producerea de documente pe suport de hrtie, electronice sau transmise prin fax, precum i urmrirea, arhivarea i retragerea documentelor i procesele fluxului de activitate. Sistemul ar trebui s integreze managementul documentelor, procesarea acestora i fluxul de activitate ntr-un singur sistem. De exemplu, un document pe hrtie poate fi scanat i integrat n mesaje e-mail, documente imagine i text. Cu alte cuvine, sistemul ar trebui s fie capabil s fie ambalat i dotat cu dispozitive de scanare de grup i de birou pentru transformarea documentelor pe hrtie n fiiere digitale care pot fi editate, stocate, transmise i retrase de utilizatori multipli din reeaua ageniei.

8.

Managementul fluxului de activitate

Scopul managementului fluxului de activitate este de a automatiza procedurile documentelor din cadrul unei organizaii prin nlocuirea sistemelor pe suport de hrtie cu sisteme electronice. Reeaua ofer sistemul de distribuie care mut documentele spre i din locul de stocare i distribuie documentele utilizatorilor care trebuie s vizualizeze i s modifice aceste documente sau care trebuie s le semneze i valideze n ceea privete autenticitatea. Managementul fluxului de activitate ncurajeaz colaborarea grupurilor de activitate prin procese automate i eliminarea deplasrilor.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 5 din 6

Management documente

Editarea i publicarea sunt un exemplu tipic de mediu de colaborare care poate beneficia de un management al fluxului de activitate. n cadrul multor agenii guvernamentale, aproape toate diviziile i unitile lucreaz cu instrumente de editare i publicare a documentelor. n cadrul unei divizii parlamentare de servicii editoriale, de exemplu, documentele sunt transferate, n faze, de la reporterei la editori i producie. Multe persoane, inclusiv reporteri, editori sau membri parlamentari, redactori efi, etc. sunt implicai n producia unui document. Folosind reeaua existent i resursele acesteia, ntregul proces de producere a documentului poate fi automat administrat, iar lucrarea finalizat poate fi stocat pe servere din cadrul sistemului i, eventual, imprimat. Aspectele cheie ale sistemului de management al fluxului de activitate includ Documente care conin informaii de direcionare i care servesc pentru distribuirea documentului ctre utilizatori sau dispozitive prestabilite. Documente care pot fi accesate simultan. Un document este vizualizat n timpul elaborrii pn n momentul n care iese din fluxul de activitate. Utilizatorii autorizai prsesc aplicaia n diferite faze, blocnd seciuni ale ntregului document care nu mai pot fi editate ulterior. Elementele software din sistem au un sistem de completare i de adugare i un administrator al fluxului de activitate care menine sistemul funcional.

Din perspectiva sistemului de management, un sistem al fluxului de activitate poate ajuta efii departamentelor s urmreasc fluxul de informaii i s administreze mai uor acest flux. Un sistem de management al fluxului de activitate poate elimina timpul petrecut excesiv i activitile deseori costisitoare cum ar fi ntlniri, apeluri telefonice i livrri prin curierat rapid. Managementul fluxului de activitate permite, de asemenea, utilizatorilor s vizualizeze documente imagine de dimensiuni mari, precum i documente grafice, audio i chiar video. n consecin, poate ajuta ageniile guvernamentale s administreze benzile, fotografiile i elementele video; acest lucru ar putea deveni extrem de necesar n viitorul foarte apropiat.

9.

Controlul asupra accesului

Oamenii pot cuta informaii pe Internet din diferite locaii. Acest lucru a fcut necesar pentru multe organizaii s menin un nivel corespunztor al accesului la diferite documente, pentru a asigura confidenialitatea i integritatea acestora. n consecin, un sistem de management al documentelor ar trebui s prezinte dou caracteristici fundamentale: Disponibilitate ridicat. Un nivel ridicat de acces economisete resursele financiare limitate, capitalul intelectual i limea de band a reelei. Pentru a oferi o disponibilitate ridicat i flexibilitatea accesului, sistemele de management al documentelor trebuie s ndeplineasc cerinele birourilor n ceea ce privete diversele nevoi i posibil n diverse locaii. Acest lucru este frecvent efectuat prin intermediul CD-urilor, computerelor portabile sau prin transmiterea documentelor prin e-mail. Accesul la documente pe baza rsfoirii elimin limitrile locaiei i ale platformei computerului. Suplimentar, publicarea documentelor prin intranet permite administratorilor sistemului s desfoare sistemele de management al documentelor n ntreaga reea i chiar n beneficiul publicului. Securitate comprehensiv. Un sistem comprehensiv de securitate trebuie s permit administratorului sistemului s controleze ca fiiere i documente pot fi vizualizate de utilizatori i aciunile care pot fi luate cu privire la aceste documente. Un sistem de acces eficient va pune un document la dispoziia tuturor persoanelor autorizate, indiferent dac acestea sunt din cadrul unui birou, ntr-o locaie ndeprtat sau pe internet, toate acestea fr a compromite securitatea sistemului.

E-guvernare Ce trebuie s tie un lider de guvern

Pagina 6 din 6