Sunteți pe pagina 1din 12
Soluţia SIVADOC Sistem de gestiune a documentelor şi fluxurilor de lucru SIVECO Customized Applications Development
Soluţia SIVADOC Sistem de gestiune a documentelor şi fluxurilor de lucru SIVECO Customized Applications Development

Soluţia SIVADOC

Sistem de gestiune a documentelor şi fluxurilor de lucru

Soluţia SIVADOC Sistem de gestiune a documentelor şi fluxurilor de lucru SIVECO Customized Applications Development

SIVECO Customized Applications Development

SIVADOC

Premise

Gestionarea şi comunicarea într-un mod structurat şi eficient a informaţiilor în cadrul unei organizaţii este o activitate complexă şi dificil de realizat, dar reprezintă una dintre bazele funcţionării acesteia.

dar reprezintă una dintre bazele funcţionării acesteia. Pagina 2 // Soluţia SIVADOC În absenţa unei gestionări

Pagina 2 // Soluţia SIVADOC

În absenţa unei gestionări unitare a întregului flux de documente dintr-o organizaţie, se pot produce blocaje sau întârzieri semnificative în realizarea activităţilor.

Potrivit companiilor de cercetare, 80% dintre angajaţi consumă în medie 30 de minute pe zi căutând informaţii, în timp ce 60% consumă o oră sau mai mult, recreând documente care există deja. Prin folosirea unei soluţii informatizate a documentelor, gradul de îmbunătăţire

De ce SIVADOC?

a activităţii creşte cu cel puţin 50%, iar aprobarea documentelor se reduce de la săptămâni la ore.

Din acest motiv, organizaţiile devin din

ce în ce mai conştiente de necesitatea

existenţei unei arhive centralizate de documente, construită pe criterii clare şi constante, accesibilă în orice moment. Managementul informatizat al documentelor poate deveni, aşadar, un avantaj competitiv însemnat în contextul concurenţial actual.

Poți accesa de oriunde, oricând, de pe orice dispozitiv

1

Acces practic și facil

Fluxuri de lucru clare, rapide și simplu de folosit, bazate pe formulare

2

Fluxuri standardizate

Acces securizat, disponibil doar celor autorizați

3

Sistem sigur

Ești mereu sincronizat cu spațiul tău de lucru, fie că ești la birou, în ședință sau în delegație

4

Mereu sincronizat

Arhivezi electronic, transporți” documentele între sucursale doar electronic. Rapid, sigur, fără alte costuri operaționale.

5

Rapid între locații, costuri reduse

Descrierea soluţiei

SIVADOC, sistemul de gestiune a documentelor şi a fluxurilor de lucru de la SIVECO Romania, oferă o platformă comună care unifică procesele şi informaţia, în scopul fluidizării circuitului documentelor, facilitării accesului la informaţii, dar, totodată, şi al protejării împotriva accesului neautorizat.

Beneficiarii direcţi ai soluţiei vor fi în egală măsură organizaţia în sine, prin creşterea eficienţei operaţionale şi scăderea costurilor de procesare a documentelor, dar şi clienţii acesteia, care vor beneficia de servicii eficiente şi comunicare mai buna.

De ce este necesar un sistem pentru managementul documentelor?

Beneficiile utilizării unui produs pentru managementul documentelor şi al fluxurilor de lucru de către organizaţiile de orice tip sunt multiple:

Accelerarea şi creşterea eficienţei proceselor organizaţionale

Pe măsură ce avansul tehnologic impune un ritm alert desfăşurării activităţii organizaţiilor, acestea nu îşi mai pot

permite să aibă sincope în activitate, generate de transmiterea documentelor în format fizic.

Reutilizarea informaţiei existente în organizaţie

În mediul actual, în care informaţia trebuie prelucrată şi transferată în timp cât mai scurt, este foarte important să

se găsească modalităţi de reutilizare şi îmbunătăţire continuă a informaţiilor care sunt transmise către exterior.

Nevoia de a interacţiona cu alte organizaţii la acelaşi nivel tehnologic

În măsura în care organizaţiile încep din ce în ce mai mult să utilizeze diverse unelte informatice pentru aducerea unui plus de valoare în serviciile oferite, capătă o

importanţă majoră necesitatea adaptării la cerinţele tehnologice, atât ale clienţilor, cât şi ale partenerilor.

Promovarea unei imagini unitare şi coerente

Utilizarea unor documente standardizate, tratarea problematicilor similare prin fluxuri bine stabilite şi respectarea unor reguli contribuie la îmbunătăţirea imaginii

organizaţiei şi a modului în care activitatea desfăşurată în cadrul acesteia este percepută de către mediul extern.

Necesitatea încadrării în anumite standarde şi alinierea la tendinţele actuale internaţionale

În contextul în care mediul de colaborare se extinde chiar şi peste graniţele naţionale, a apărut necesitatea alinierii la standardele consacrate existente, la care

organizaţiile vor trebui să se adapteze, indiferent dacă este vorba despre organizaţii din administraţia publică sau companii comerciale.

Sistemul de management al documentelor asigură totodată şi pregătirea infrastructurii informatice pentru certificarea din punctul de vedere al calităţii activităţii desfăşurate sau susţinerea unei certificări existente.

Cum funcţionează soluţia de management al documentelor?

Pagina 4 // Soluţia SIVADOC

Documentele pot fi create de către un utilizator al sistemului sau introduse în sistem prin mecanisme de tip scanare, import automat de fişiere sau din alte aplicaţii, prin poşta electronică sau prin generarea automată pe baza unor formulare.

Odată introduse în sistem, documentele pot fi accesate în mod centralizat, din Depozitul de documente, prin intermediul interfeţei specifice a sistemului, bazată pe browserul Web sau prin sistemul de fişiere al sistemului de operare Microsoft Windows. Dacă este necesar, prin intermediul mecanismului de Registratură electronică, documentul primeşte număr de înregistrare în sistem.

Documentele din Depozitul de documente pot fi accesate chiar şi de către alte aplicaţii utilizate în cadrul organizaţiei, prin apelarea unei referinţe la calea acestuia în Depozitul de documente.

Sistemul va aplica în continuare mecanisme de management al conţinu- tului Depozitului de documente, cum ar

fi păstrarea tuturor versiunilor documen- telor generate prin realizarea de modificări asupra acestora, mecanisme de blocare spre editare, mecanisme de securitate şi asigurare a controlului accesului la informaţii.

Un document aflat în Depozitul de documente poate fi transmis spre prelucrare sau aprobare pe unul dintre Fluxurile de lucru corespunzătoare tipului document sau poate fi transmis către anumite structuri din organizaţie.

Fiecare flux de lucru păstrează informaţii despre persoana iniţiatoare, coordonatorul activităţii desfăşurate, termenul de finalizare stabilit şi permite urmărirea variantelor intermediare ale documentului.

La finalizarea prelucrărilor asupra documentului sau după aprobare, acesta poate fi tipărit sau extras din sistem pentru a fi transmis în format electronic în exteriorul companiei sau pentru a fi publicat pe web site-ul organizaţiei.

Facilităţi oferite de SIVADOC

1. Managementul documentelor

Sistemul SIVADOC asigură centralizarea şi pune la dispoziţia întregii organizaţii toate documentele, indiferent de modul de intrare al acestora în sistem sau de natura acestora, de la documente de tip text, mesaje electronice, fax, documente scanate la imagini care stau la baza derulării activităţii.

Managementul documentelor este o operaţiune complexă, ce presupune nu numai cumularea documentelor, ci şi gestionarea unui set de informaţii ce au relevanţă pentru organizaţie, asigurarea controlului accesului la informaţie şi realizarea unor acţiuni specifice asupra documentelor.

Sistemul informatic pentru managementul documentelor, are în vedere următoarele aspecte:

> managementul documentelor din arhiva organizaţiei – digitizare, indexare, mecanisme de regăsire, control al accesului, interval de păstrare

> registratura electronică

> managementul

documentelor

de

uz

curent - indexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regăsire

SIVADOC asigură organizarea riguroasă şi controlul accesului la documentele din arhivă prin acordarea de drepturi de acces stricte, indiferent de natura documentelor şi de modalitatea de intrare a acestora în sistem:

> scanarea documentelor în format tipărit

>

importul

din

sisteme

de

poştă

 

electronică

> generarea de documente în interiorul organizaţiei pe baza şabloanelor standard de documente

>

preluarea informaţiilor din alte sisteme informatice

Modalitatea de organizare a documentelor organizaţiei este arborescentă, în sertare, dosare şi documente, asemănătoare unui sistem de fişiere standard şi oferă flexibilitate pentru adaptarea perfectă la necesităţile practice şi referinţele utilizatorilor.

pentru adaptarea perfectă la necesităţile practice şi referinţele utilizatorilor. Soluţia SIVADOC // Pagina 5

2. Managementul fluxurilor de lucru şi urmărirea activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei

SIVADOC oferă un mediu de colaborare

Sistemul SIVADOC oferă posibilitatea

Prin

realizarea

unui

control

eficient

unitar şi controlat pentru toţi angajaţii,

al

activităţilor

desfăşurate,

sistemul

începând de la coordonatorii activităţilor

va

informa

fiecare

utilizator

despre

şi până la utilizatorii obişnuiţi, asigurând

instrucţiunile

de

lucru

care

îi

sunt

standardizarea şi optimizarea fluxurilor de

repartizate.

 

procesare sau de aprobare desfăşurate în cadrul organizaţiei.

definirii fluxurilor de lucru în funcţie de necesităţile organizaţiei.

Coordonatorii vor putea superviza desfăşurarea activităţilor pentru care sunt responsabili şi vor primi notificări în momentul în care acestea se abat de la parcursul normal (de exemplu se depăşeşte un termen limită care a fost stabilit sau un anumit utilizator a refuzat să finalizeze instrucţiunea de lucru primită).

Controlul documentelor În orice moment utilizatorii pot afla unde se află fiecare document transmis pe
Controlul documentelor
În orice moment utilizatorii pot afla
unde se află fiecare document transmis
pe fluxul de procesare și aprobare.
Aftfel, primesc notificări dacă se abat
de la cursul normal și implicit au un
control mai mare asupra activităţilor
desfășurate.

3. Generarea documentelor în formate standardizate

Fiecare organizaţie utilizează diverse formate standard pentru realizarea documentlor.

Crearea documentelor bazate pe aceste formate standard devine foarte simplă, prin utilizarea mecanismului de generare automată a documentelor.

În momentul în care un utilizator va dori să creeze un nou document care să respecte un anumit format standard, va trebui doar să selecteze un șablon și să completeze câteva informaţii, după care sistemul va genera automat noul document.

Pagina 6 // Soluţia SIVADOC

De exemplu, pentru emiterea unei cereri de concediu sunt parcurse următoarele etape:

y utilizatorul trebuie să selecteze din sistem şablonul corespunzător cererii, y sistemul va solicita utilizatorului introducerea numelui solicitantului, a perioadei dorite şi a numelui persoanei ce va prelua atribuţiile solicitantului pe perioada concediului

Documente în formate standardizate Utilizatorii pot crea rapid documente utilizând șabloanele predefinite din sistem.
Documente în formate standardizate
Utilizatorii pot crea rapid documente
utilizând șabloanele predefinite din sistem.
Contractele, procedurile de achiziţii, cererile
de concediu sunt doar câteva exemple, practic
se poate realiza orice tip de șablon care se
dovedește util pentru buna desfășurare a
activităţilor.
y utilizatorul va genera prin apăsarea
unui singur buton cererea de concediu
în care sunt completate automat
informaţiile specificate de către
utilizator
y documentul
poate
fi
transmis
foarte rapid, pe fluxul de aprobare
corespunzător.

Soluţia SIVADOC vine astfel atât în întâmpinarea organizaţiilor ce deţin certificări în sisteme de management al calităţii şi utilizează deja formulare standardizate, cât şi celor care se pregătesc în vederea certificării, oferind suportul informatic pentru organizarea şi uniformizarea activităţii.

4. Căutarea rapidă a documentelor

Mecanismele de căutare simplă sau căutare avansată în DEPOZITUL DE DOCUMENTE sunt adaptate oricărui nivel de cunoştinţe în utilizarea calculatorului.

Pentru o căutare simplă, utilizatorul poate specifica numai un cuvânt sau poate introduce o expresie respectând un anumit format, sistemul realizând căutări prin toate informaţiile relevante asociate documentelor.

Dacă se doreşte o filtrare mai exactă, numai după anumite criterii, cum ar fi numele şi asocierea cu un anumit cuvânt cheie, acest lucru se poate realiza prin intermediul mecanismului de căutare avansată.

Găsirea documentelor Căutarea simplă sau avansată sau utilizarea șabloanelor de căutare crește substanţial
Găsirea documentelor
Căutarea simplă sau avansată sau utilizarea
șabloanelor de căutare crește substanţial
eficienţa zilnică a fiecărui angajat. Această
modalitate este rapidă și securizată.

Utilizatorul poate opta pentru căutări, atât în informaţiile asociate documentului (cuvinte cheie, atribute şi valori ale acestora, autor, număr de înregistrare), cât şi în interiorul documentului.

Pentru a putea reutiliza proceduri de căutare folosite în mod uzual, sistemul permite salvarea unor şabloane de căutare. Aceste şabloane pot fi expuse de către autor şi pentru alţi colegi din cadrul organizaţiei.

5. Arhivarea documentelor

Mecanismele de arhivare oferite de sistemul SIVADOC funcţionează în conformitate cu cerinţele exprimate în reglementările legale în vigoare.

Este posibilă transpunerea documentelor din arhiva organizaţiei în format electronic, opţiune care asigură:

> reducerea spaţiului de stocare

> siguranţa menţinerii în condiţii optime a documentelor din arhivă, fără riscul deteriorării acestora. Utilizând modul clasic de arhivare a documentelor, în format tipărit, recuperarea informaţiilor în situaţii de calamităţi (inundaţii, incendii) devine aproape imposibilă. În

cazul arhivării electronice, posibilitatea realizării unor copii de siguranţă, plasate în locaţii diferite, minimizează riscul distrugerii arhivei.

> eficienţă prin regăsirea şi accesarea în timp cât mai scurt a documentelor necesare la un moment dat

Managementul Arhivei de Documente Organizarea, filtrarea și reorganizarea documentelor se face simplu și rapid din
Managementul Arhivei de Documente
Organizarea, filtrarea și reorganizarea
documentelor se face simplu și rapid
din „Arhiva de documente”. Informaţii
precum data ultimei actualizări și ultimul
utilizator care a efectuat modificări asupra
documentului sunt foarte importante pentru
o utilizare ulterioară.

Pagina 8 // Soluţia SIVADOC

6. Integrarea cu aplicaţiile Microsoft Office şi integrarea în mediul de lucru Microsoft Windows

Prin facilităţile de integrare a soluţiei SIVADOC cu aplicaţii de uz larg, precum Windows Explorer şi aplicaţiile din pachetul Microsoft Office, funcţionalităţile sistemului de management al documentelor pot fi utilizate chiar din mediul de lucru curent.

7. Integrarea cu sisteme de mesagerie electronică (e-mail) şi sisteme de management al mesajelor fax

Documentele pot intra în organizaţie în moduri variate. La ora actuală, cea mai mare pondere o au documentele în format tipărit, însă transmiterea în format electronic capătă o utilizare pe scară din ce în ce mai largă. Sistemul SIVADOC este pregătit pentru preluarea informaţiilor în oricare dintre aceste situaţii.

Pentru documentele în format tipărit, sistemul oferă posibilitatea de scanare şi extragere a informaţiilor prin mecanisme de tip Optical Character Recognition (OCR), iar pentru documentele ce intră în format electronic utilizează mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronică, de management al mesajelor fax, precum şi facilităţi de încărcare

automată

anumite directoare.

a

documentelor

salvate

în

Capabilităţile de integrare ale sistemului SIVADOC cu sistemele de mesagerie electronică nu se limitează doar la încărcarea informaţiilor, ci fiecare utilizator poate primi instrucţiunile de lucru proprii sub forma unor mesaje e-mail.

Acest lucru asigură faptul că utilizatorii vor fi informaţi despre primirea noilor sarcini de lucru chiar dacă nu sunt conectaţi în permanenţă la mediul de lucru oferit de SIVADOC.

8. Mecanisme de asigurare a securităţii accesului la informaţii

Mecanismul de securizare a accesului este unul complex şi robust, care asigură:

>

accesul controlat la orice nivel al Depozitului de documente, fie că acesta este sertar, dosar sau document

> accesul controlat la funcţionalităţile sistemului, în funcţie de rolul utilizatorului în cadrul organizaţiei (de exemplu un utilizator simplu nu va putea modifica fluxurile de prelucrare prestabilite)

(de exemplu un utilizator simplu nu va putea modifica fluxurile de prelucrare prestabilite) Soluţia SIVADOC //

> utilizarea mecanismelor de semnătură electronică

> gestionarea utilizatorilor sistemului, gruparea acestora în funcţie de rolul în organizaţie şi stabilirea nivelurilor de acces corespunzătoare

> transmiterea în mod securizat a informaţiilor dacă se doreşte accesarea aplicaţiei din afara companiei sau din locaţii distribuite

> integrarea cu sistemul de utilizatori existent în organizaţie, prin utilizarea standardului LDAP (Active Directory sau sisteme similare)

Datorită sistemului de securitate şi mecanismului de definire a responsabilităţilor, fiecare dintre angajaţi poate lucra numai cu acele documente care îi sunt necesare pentru îndeplinirea în bune condiţii a propriilor obligaţii.

9. Mecanisme de administrare

Prin facilităţile de administrare, SIVADOC reflectă în mod fidel modul de organizare şi activitatea desfăşurată, asigurând protecţia informaţiilor, atât în cadrul organizaţiei, cât şi în exterior.

Administrarea contului Pentru fiecare cont creat se stabilesc drepturile de acces de către administratorii sistemului.
Administrarea contului
Pentru fiecare cont creat se stabilesc
drepturile de acces de către administratorii
sistemului. La rândul lor, utilizatorii pot să-și
personalizeze profilul din acest meniu.

10. Flexibilitate

Pentru a oferi organizaţiilor flexibilitate maximă în alegerea soluţiilor utilizate şi pentru a respecta preferinţele sau competenţele deja acumulate de către specialiştii în informatică ai organizaţiei, sistemul informatic SIVADOC a fost conceput astfel încât să poată funcţiona pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL Server sau PostgreSQL).

Tot din raţiuni legate de flexibilitate, sistemul server SIVADOC a fost proiectat astfel încât să poată funcţiona atât pe sistemul de operare Microsoft Windows, cât şi în mediul Linux.

Soluţia software SIVADOC poate fi accesată și în mediul SaaS (Software as a Service) pentru administrarea documentelor companiei în timp real din orice locaţie.

Pagina 10 // Soluţia SIVADOC

Referinţe

SIVECO Romania are experienţă în dezvoltarea, adaptarea și implementarea sistemului de gestiune a documentelor şi a fluxurilor de lucru de peste 12 ani.

Soluţia SIVADOC şi-a dovedit eficacitatea în organizaţii importante, precum CONGAZ Constanţa şi Şantierul Naval VARD Tulcea, operatorii economici amintiţi beneficiind în prezent de facilităţile oferite de punerea în funcţiune a acestui sistem de gestiune a documentelor.

„Pe măsură ce sistemul de management al documentelor şi fluxurilor de lucru SIVADOC este utilizat, se identifică necesitatea extinderii acestuia şi în alte companii din România membre ale grupului VARD, dar, de asemenea, şi în cadrul altor Şantiere Navale” Alexe Pintea, Vicepreşedinte Calitate VARD Tulcea

Soluţia SIVADOC intră, de asemenea, în componenţa Sistemului Informatic Integrat al Primăriei Municipiului Bucureşti unde a și fost realizată prima implementare, în anul 2003.

Soluţia SIVADOC a fost implementată și în alte companii din sectorul public și privat:

> Banca Transilvania - fluxuri de creditare pentru sediul central și sucursalele băncii din Romania

> Banca BRD – Groupe Societe Generale - gestiunea arhivei fizice a băncii la nivel naţional

> GRIRO - compania de producţie echipamente de proces

> ANOFM - Agentia Naţională pentru Ocuparea Forţei de Muncă

> ICEPRONAV Engineering - compania de proiectare nave

„Cu soluţia de Document Management SIVADOC de la SIVECO Romania, documentele nu se mai pierd pentru că sunt stocate electronic, termenele de soluţionare sunt urmărite și respectate, accesul de la distanţă se realizează ușor, managementul devenind mai eficient. Managementul documentelor asigură reducerea costurilor, un mod de lucru eficient, precum şi transparenţă şi promptitudine în relaţia cu clienţii. Economiile care se fac prin utilizarea sistemului aduc organizaţiilor o reducere semnificativă a cheltuielilor, acoperind investiţiile cu prisosinţă şi foarte rapid.”

Ionuţ Arsene, Manager de Produs SIVADOC în cadrul SIVECO Romania

Nominalizată şi desemnată câştigătoare la numeroase competiţii naţionale şi internaţionale de specialitate, soluţia SIVADOC se bucură de recunoaştere atât din partea specialiştilor IT, cât şi din partea utilizatorilor finali, concurând cu soluţiile internaţionale din categoria sa:

> În anul 2014, Soluţia SIVADOC implementată la Agenţia Natională pentru Ocuparea Forţei de Muncă a obţinut titlul de “Finalist” în cadrul competiţiei European IT Excellence Awards la categoria Information & Document Management.

> Soluţia SIVADOC implementată la Primăria din Chişinău a adus companiei SIVECO Romania marele titlu „Winner” în cadrul competiţiei European IT Excellence Awards, ediţia 2012, la categoria Proiecte Guvernamentale.

> Pentru sistemul de gestiune a documentelor şi fluxurilor de lucru SIVADOC, implementat la VARD Tulcea, SIVECO Romania a primit în 2010 titlul de Finalist în cadrul competiţiei European IT Excellence Awards 2010, la categoria Solution Provider.

în cadrul competiţiei European IT Excellence Awards 2010, la categoria Solution Provider. Soluţia SIVADOC // Pagina

© 2014 SIVECO Romania. Toate drepturile rezervate. Conţinutul acestui material nu poate fi reprodus fără permisiunea scrisă a SIVECO Romania S.A.

fi reprodus fără permisiunea scrisă a SIVECO Romania S.A. SIVECO Romania Victoria Park, Șos. București-Ploiești nr.
fi reprodus fără permisiunea scrisă a SIVECO Romania S.A. SIVECO Romania Victoria Park, Șos. București-Ploiești nr.

SIVECO Romania

Victoria Park, Șos. București-Ploiești nr. 73-81 Corp C4, Sector 1, cod 013685, București, România Tel: +40 (21) 302 3300, Fax: +40 (21) 302 3391 Email: marketing@siveco.ro;

www.siveco.ro