Soluia SIVADOC

ions

Sistem de gestiune
a documentelor i fluxurilor de lucru

SIVECO
Turn
Key Solutions
Customized
Applications
Development

SIVADOC

Premise

Gestionarea i comunicarea ntr-un mod structurat i eficient a informaiilor

n cadrul unei organizaii este o activitate complex i dificil de realizat, dar
reprezint una dintre bazele funcionrii acesteia.
n absena unei gestionri unitare a
ntregului flux de documente dintr-o
organizaie, se pot produce blocaje sau
ntrzieri semnificative n realizarea
activitilor.

a activitii crete cu cel puin 50%, iar

aprobarea documentelor se reduce de la
sptmni la ore.
Din acest motiv, organizaiile devin din
ce n ce mai contiente de necesitatea
existenei unei arhive centralizate
de documente, construit pe criterii
clare i constante, accesibil n orice
moment. Managementul informatizat al
documentelor poate deveni, aadar, un
avantaj competitiv nsemnat n contextul
concurenial actual.

Potrivit companiilor de cercetare, 80%

dintre angajai consum n medie 30 de
minute pe zi cutnd informaii, n timp
ce 60% consum o or sau mai mult,
recrend documente care exist deja.
Prin folosirea unei soluii informatizate
a documentelor, gradul de mbuntire

De ce SIVADOC?

Pagina 2 // Soluia SIVADOC

Poi accesa de oriunde, oricnd, de pe orice

dispozitiv

Acces practic i facil

Fluxuri de lucru clare, rapide i simplu de

folosit, bazate pe formulare

Fluxuri standardizate

Acces securizat, disponibil doar celor

autorizai

Sistem sigur

Eti mereu sincronizat cu spaiul tu de lucru,

fie c eti la birou, n edin sau n delegaie

Mereu sincronizat

Arhivezi electronic, transpori documentele

ntre sucursale doar electronic. Rapid, sigur,
fr alte costuri operaionale.

Rapid ntre locaii, costuri reduse

Descrierea soluiei
SIVADOC, sistemul de gestiune a
documentelor i a fluxurilor de lucru de
la SIVECO Romania, ofer o platform
comun care unific procesele i
informaia, n scopul fluidizrii circuitului
documentelor, facilitrii accesului la
informaii, dar, totodat, i al protejrii
mpotriva accesului neautorizat.

Beneficiarii direci ai soluiei vor fi n egal

msur organizaia n sine, prin creterea
eficienei operaionale i scderea
costurilor de procesare a documentelor,
dar i clienii acesteia, care vor beneficia
de servicii eficiente i comunicare mai
buna.

De ce este necesar un sistem

pentru managementul
documentelor?
Beneficiile utilizrii unui produs pentru managementul documentelor i al
fluxurilor de lucru de ctre organizaiile de orice tip sunt multiple:
Accelerarea i creterea eficienei proceselor organizaionale
Pe msur ce avansul tehnologic impune
un ritm alert desfurrii activitii
organizaiilor, acestea nu i mai pot

permite s aib sincope n activitate,

generate de transmiterea documentelor
n format fizic.

Reutilizarea informaiei existente n organizaie

n mediul actual, n care informaia
trebuie prelucrat i transferat n timp
ct mai scurt, este foarte important s

se gseasc modaliti de reutilizare i

mbuntire continu a informaiilor care
sunt transmise ctre exterior.

Nevoia de a interaciona cu alte organizaii la acelai nivel tehnologic

n msura n care organizaiile ncep din ce
n ce mai mult s utilizeze diverse unelte
informatice pentru aducerea unui plus
de valoare n serviciile oferite, capt o

importan major necesitatea adaptrii

la cerinele tehnologice, att ale clienilor,
ct i ale partenerilor.

Soluia SIVADOC // Pagina 3

Promovarea unei imagini unitare i coerente

Utilizarea unor documente standardizate,
tratarea problematicilor similare prin
fluxuri bine stabilite i respectarea unor
reguli contribuie la mbuntirea imaginii

organizaiei i a modului n care activitatea

desfurat n cadrul acesteia este
perceput de ctre mediul extern.

Necesitatea ncadrrii n anumite standarde i alinierea la tendinele

actuale internaionale
n contextul n care mediul de colaborare
se extinde chiar i peste graniele
naionale, a aprut necesitatea alinierii la
standardele consacrate existente, la care

organizaiile vor trebui s se adapteze,

indiferent dac este vorba despre
organizaii din administraia public sau
companii comerciale.

Sistemul de management al documentelor asigur totodat i pregtirea infrastructurii

informatice pentru certificarea din punctul de vedere al calitii activitii desfurate sau
susinerea unei certificri existente.

Cum funcioneaz soluia de

management al documentelor?
Documentele pot fi create de ctre un
utilizator al sistemului sau introduse n
sistem prin mecanisme de tip scanare,
import automat de fiiere sau din alte
aplicaii, prin pota electronic sau
prin generarea automat pe baza unor
formulare.
Odat introduse n sistem, documentele
pot fi accesate n mod centralizat, din
Depozitul de documente, prin intermediul
interfeei specifice a sistemului, bazat
pe browserul Web sau prin sistemul de
fiiere al sistemului de operare Microsoft
Windows. Dac este necesar, prin
intermediul mecanismului de Registratur
electronic, documentul primete numr
de nregistrare n sistem.
Documentele din Depozitul de documente
pot fi accesate chiar i de ctre alte
aplicaii utilizate n cadrul organizaiei, prin
apelarea unei referine la calea acestuia n
Depozitul de documente.
Sistemul va aplica n continuare
mecanisme de management al coninutului Depozitului de documente, cum ar

Pagina 4 // Soluia SIVADOC

fi pstrarea tuturor versiunilor documentelor generate prin realizarea de modificri

asupra acestora, mecanisme de blocare
spre editare, mecanisme de securitate
i asigurare a controlului accesului la
informaii.
Un document aflat n Depozitul de
documente poate fi transmis spre
prelucrare sau aprobare pe unul dintre
Fluxurile de lucru corespunztoare tipului
document sau poate fi transmis ctre
anumite structuri din organizaie.
Fiecare flux de lucru pstreaz
informaii despre persoana iniiatoare,
coordonatorul activitii desfurate,
termenul de finalizare stabilit i permite
urmrirea variantelor intermediare ale
documentului.
La finalizarea prelucrrilor asupra
documentului sau dup aprobare, acesta
poate fi tiprit sau extras din sistem
pentru a fi transmis n format electronic
n exteriorul companiei sau pentru a fi
publicat pe web site-ul organizaiei.

Faciliti oferite de SIVADOC

1. Managementul documentelor
Sistemul SIVADOC asigur centralizarea i pune la dispoziia ntregii organizaii toate
documentele, indiferent de modul de intrare al acestora n sistem sau de natura acestora,
de la documente de tip text, mesaje electronice, fax, documente scanate la imagini care
stau la baza derulrii activitii.
Managementul documentelor este o operaiune complex, ce presupune nu numai
cumularea documentelor, ci i gestionarea unui set de informaii ce au relevan pentru
organizaie, asigurarea controlului accesului la informaie i realizarea unor aciuni
specifice asupra documentelor.
Sistemul informatic pentru managementul documentelor, are n vedere urmtoarele
aspecte:

>> registratura electronic

>> managementul

>> managementul documentelor de uz

curent - indexare, versionare, procesare
pe flux, control al accesului, mecanisme
de regsire

documentelor
din
arhiva organizaiei digitizare, indexare,
mecanisme de regsire, control al
accesului, interval de pstrare

SIVADOC asigur organizarea riguroas i controlul accesului la documentele din arhiv

prin acordarea de drepturi de acces stricte, indiferent de natura documentelor i de
modalitatea de intrare a acestora n sistem:

>> scanarea documentelor n format tiprit

>> generarea de documente n interiorul
organizaiei pe baza
standard de documente

abloanelor

>> importul

electronic

din

sisteme

de

pot

>> preluarea informaiilor din alte sisteme

informatice

Modalitatea de organizare a documentelor organizaiei este arborescent, n sertare,

dosare i documente, asemntoare unui sistem de fiiere standard i ofer flexibilitate
pentru adaptarea perfect la necesitile practice i referinele utilizatorilor.

Soluia SIVADOC // Pagina 5

2. Managementul fluxurilor de lucru i urmrirea activitilor

desfurate n cadrul organizaiei
SIVADOC ofer un mediu de colaborare
unitar i controlat pentru toi angajaii,
ncepnd de la coordonatorii activitilor
i pn la utilizatorii obinuii, asigurnd
standardizarea i optimizarea fluxurilor de
procesare sau de aprobare desfurate n
cadrul organizaiei.
Sistemul SIVADOC ofer posibilitatea
definirii fluxurilor de lucru n funcie de
necesitile organizaiei.

Prin realizarea unui control eficient

al activitilor desfurate, sistemul
va informa fiecare utilizator despre
instruciunile de lucru care i sunt
repartizate.
Coordonatorii vor putea superviza
desfurarea activitilor pentru care
sunt responsabili i vor primi notificri
n momentul n care acestea se abat
de la parcursul normal (de exemplu se
depete un termen limit care a fost
stabilit sau un anumit utilizator a refuzat s
finalizeze instruciunea de lucru primit).

Controlul documentelor
n orice moment utilizatorii pot afla
unde se afl fiecare document transmis
pe fluxul de procesare i aprobare.
Aftfel, primesc notificri dac se abat
de la cursul normal i implicit au un
control mai mare asupra activitilor
desfurate.

3. Generarea documentelor n formate standardizate

Fiecare organizaie utilizeaz diverse formate standard pentru realizarea documentlor.
Crearea documentelor bazate pe aceste
formate standard devine foarte simpl,
prin utilizarea mecanismului de generare
automat a documentelor.
n momentul n care un utilizator va dori s
creeze un nou document care s respecte
un anumit format standard, va trebui doar
s selecteze un ablon i s completeze
cteva informaii, dup care sistemul va
genera automat noul document.

Pagina 6 // Soluia SIVADOC

De exemplu, pentru emiterea unei cereri

de concediu sunt parcurse urmtoarele
etape:
utilizatorul trebuie s selecteze din
yy
sistem ablonul corespunztor cererii,
sistemul va solicita utilizatorului
yy
introducerea numelui solicitantului, a
perioadei dorite i a numelui persoanei
ce va prelua atribuiile solicitantului
pe perioada concediului

Documente n formate standardizate

Utilizatorii pot crea rapid documente
utiliznd abloanele predefinite din sistem.
Contractele, procedurile de achiziii, cererile
de concediu sunt doar cteva exemple, practic
se poate realiza orice tip de ablon care se
dovedete util pentru buna desfurare a
activitilor.

utilizatorul
yy

documentul
yy

va genera prin apsarea

unui singur buton cererea de concediu
n care sunt completate automat
informaiile specificate de ctre
utilizator

poate fi transmis
foarte rapid, pe fluxul de aprobare
corespunztor.

Soluia SIVADOC vine astfel att n ntmpinarea organizaiilor ce dein certificri n

sisteme de management al calitii i utilizeaz deja formulare standardizate, ct i celor
care se pregtesc n vederea certificrii, oferind suportul informatic pentru organizarea i
uniformizarea activitii.

4. Cutarea rapid a documentelor

Mecanismele de cutare simpl sau
cutare avansat n DEPOZITUL DE
DOCUMENTE sunt adaptate oricrui nivel
de cunotine n utilizarea calculatorului.
Pentru o cutare simpl, utilizatorul
poate specifica numai un cuvnt sau
poate introduce o expresie respectnd un
anumit format, sistemul realiznd cutri
prin toate informaiile relevante asociate
documentelor.

Dac se dorete o filtrare mai exact,

numai dup anumite criterii, cum ar fi
numele i asocierea cu un anumit cuvnt
cheie, acest lucru se poate realiza prin
intermediul mecanismului de cutare
avansat.

Gsirea documentelor
Cutarea simpl sau avansat sau utilizarea
abloanelor de cutare crete substanial
eficiena zilnic a fiecrui angajat. Aceast
modalitate este rapid i securizat.

Soluia SIVADOC // Pagina 7

Utilizatorul poate opta pentru cutri,

att n informaiile asociate documentului
(cuvinte cheie, atribute i valori ale
acestora, autor, numr de nregistrare),
ct i n interiorul documentului.

Pentru a putea reutiliza proceduri de

cutare folosite n mod uzual, sistemul
permite salvarea unor abloane de
cutare. Aceste abloane pot fi expuse de
ctre autor i pentru ali colegi din cadrul
organizaiei.

5. Arhivarea documentelor
Mecanismele de arhivare oferite de sistemul SIVADOC funcioneaz n conformitate cu
cerinele exprimate n reglementrile legale n vigoare.
Este posibil transpunerea documentelor din arhiva organizaiei n format electronic,
opiune care asigur:

>> reducerea spaiului de stocare

>> sigurana meninerii n condiii optime

a documentelor din arhiv, fr riscul

deteriorrii acestora. Utiliznd modul
clasic de arhivare a documentelor, n
format tiprit, recuperarea informaiilor
n situaii de calamiti (inundaii,
incendii) devine aproape imposibil. n

cazul arhivrii electronice, posibilitatea

realizrii unor copii de siguran,
plasate n locaii diferite, minimizeaz
riscul distrugerii arhivei.

>> eficien prin regsirea i accesarea

n timp ct mai scurt a documentelor

necesare la un moment dat

Managementul Arhivei de Documente

Organizarea, filtrarea i reorganizarea
documentelor se face simplu i rapid
din Arhiva de documente. Informaii
precum data ultimei actualizri i ultimul
utilizator care a efectuat modificri asupra
documentului sunt foarte importante pentru
o utilizare ulterioar.

Pagina 8 // Soluia SIVADOC

6.Integrarea cu aplicaiile Microsoft Office i integrarea n mediul

de lucru Microsoft Windows
Prin facilitile de integrare a soluiei
SIVADOC cu aplicaii de uz larg, precum
Windows Explorer i aplicaiile din
pachetul Microsoft Office, funcionalitile
sistemului
de
management
al
documentelor pot fi utilizate chiar din
mediul de lucru curent.

7. Integrarea cu sisteme de mesagerie electronic (e-mail) i

sisteme de management al mesajelor fax
Documentele pot intra n organizaie
n moduri variate. La ora actual, cea
mai mare pondere o au documentele n
format tiprit, ns transmiterea n format
electronic capt o utilizare pe scar din
ce n ce mai larg. Sistemul SIVADOC este
pregtit pentru preluarea informaiilor n
oricare dintre aceste situaii.
Pentru documentele n format tiprit,
sistemul ofer posibilitatea de scanare i
extragere a informaiilor prin mecanisme
de tip Optical Character Recognition
(OCR), iar pentru documentele ce intr n
format electronic utilizeaz mecanisme
de integrare cu sisteme de mesagerie
electronic, de management al mesajelor
fax, precum i faciliti de ncrcare

automat a documentelor salvate n

anumite directoare.
Capabilitile de integrare ale sistemului
SIVADOC cu sistemele de mesagerie
electronic nu se limiteaz doar la
ncrcarea informaiilor, ci fiecare utilizator
poate primi instruciunile de lucru proprii
sub forma unor mesaje e-mail.
Acest lucru asigur faptul c utilizatorii vor
fi informai despre primirea noilor sarcini
de lucru chiar dac nu sunt conectai n
permanen la mediul de lucru oferit de
SIVADOC.

8. Mecanisme de asigurare a securitii accesului la informaii

Mecanismul de securizare a accesului este unul complex i robust, care asigur:

>> accesul controlat la orice nivel al

Depozitului de documente, fie c acesta
este sertar, dosar sau document

>> accesul controlat la funcionalitile

sistemului, n funcie de rolul
utilizatorului n cadrul organizaiei (de
exemplu un utilizator simplu nu va
putea modifica fluxurile de prelucrare
prestabilite)

Soluia SIVADOC // Pagina 9

>> utilizarea mecanismelor de semntur

electronic

>> gestionarea utilizatorilor sistemului,

gruparea acestora n funcie de rolul n

organizaie i stabilirea nivelurilor de
acces corespunztoare

>> transmiterea n mod securizat a

informaiilor dac se dorete accesarea
aplicaiei din afara companiei sau din
locaii distribuite

>> integrarea cu sistemul de utilizatori

existent n organizaie, prin utilizarea
standardului LDAP (Active Directory
sau sisteme similare)

Datorit sistemului de securitate i mecanismului de definire a responsabilitilor, fiecare

dintre angajai poate lucra numai cu acele documente care i sunt necesare pentru
ndeplinirea n bune condiii a propriilor obligaii.

9. Mecanisme de administrare
Prin facilitile de administrare, SIVADOC reflect n mod fidel modul de organizare i
activitatea desfurat, asigurnd protecia informaiilor, att n cadrul organizaiei, ct i
n exterior.

Administrarea contului
Pentru fiecare cont creat se stabilesc
drepturile de acces de ctre administratorii
sistemului. La rndul lor, utilizatorii pot s-i
personalizeze profilul din acest meniu.

10. Flexibilitate
Pentru a oferi organizaiilor flexibilitate maxim n alegerea soluiilor utilizate i pentru a
respecta preferinele sau competenele deja acumulate de ctre specialitii n informatic
ai organizaiei, sistemul informatic SIVADOC a fost conceput astfel nct s poat funciona
pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL
Server sau PostgreSQL).
Tot din raiuni legate de flexibilitate, sistemul server SIVADOC a fost proiectat astfel nct
s poat funciona att pe sistemul de operare Microsoft Windows, ct i n mediul Linux.
Soluia software SIVADOC poate fi accesat i n mediul SaaS (Software as a Service)
pentru administrarea documentelor companiei n timp real din orice locaie.

Pagina 10 // Soluia SIVADOC

Referine
SIVECO Romania are experien n dezvoltarea, adaptarea i implementarea sistemului de
gestiune a documentelor i a fluxurilor de lucru de peste 12 ani.
Soluia SIVADOC i-a dovedit eficacitatea n organizaii importante, precum CONGAZ
Constana i antierul Naval VARD Tulcea, operatorii economici amintii beneficiind
n prezent de facilitile oferite de punerea n funciune a acestui sistem de gestiune a
documentelor.
Pe msur ce sistemul de management al documentelor i fluxurilor de lucru SIVADOC este
utilizat, se identific necesitatea extinderii acestuia i n alte companii din Romnia membre ale
grupului VARD, dar, de asemenea, i n cadrul altor antiere Navale
Alexe Pintea, Vicepreedinte Calitate VARD Tulcea
Soluia SIVADOC intr, de asemenea, n componena Sistemului Informatic Integrat al
Primriei Municipiului Bucureti unde a i fost realizat prima implementare, n anul 2003.
Soluia SIVADOC a fost implementat i n alte companii din sectorul public i privat:
>> Banca Transilvania - fluxuri de creditare pentru sediul central i sucursalele bncii din
Romania
>> Banca BRD Groupe Societe Generale - gestiunea arhivei fizice a bncii la nivel
naional
>> GRIRO - compania de producie echipamente de proces
>> ANOFM - Agentia Naional pentru Ocuparea Forei de Munc
>> ICEPRONAV Engineering - compania de proiectare nave
Cu soluia de Document Management SIVADOC de la SIVECO Romania, documentele nu se mai
pierd pentru c sunt stocate electronic, termenele de soluionare sunt urmrite i respectate,
accesul de la distan se realizeaz uor, managementul devenind mai eficient. Managementul
documentelor asigur reducerea costurilor, un mod de lucru eficient, precum i transparen
i promptitudine n relaia cu clienii. Economiile care se fac prin utilizarea sistemului aduc
organizaiilor o reducere semnificativ a cheltuielilor, acoperind investiiile cu prisosin i
foarte rapid.
Ionu Arsene, Manager de Produs SIVADOC n cadrul SIVECO Romania
Nominalizat i desemnat ctigtoare la numeroase competiii naionale i internaionale
de specialitate, soluia SIVADOC se bucur de recunoatere att din partea specialitilor IT,
ct i din partea utilizatorilor finali, concurnd cu soluiile internaionale din categoria sa:

>> n anul 2014, Soluia SIVADOC implementat la Agenia National pentru Ocuparea
Forei de Munc a obinut titlul de Finalist n cadrul competiiei European IT Excellence
Awards la categoria Information & Document Management.

>> Soluia SIVADOC implementat la Primria din Chiinu a adus companiei SIVECO
Romania marele titlu Winner n cadrul competiiei European IT Excellence Awards,
ediia 2012, la categoria Proiecte Guvernamentale.

>> Pentru sistemul de gestiune a documentelor i fluxurilor de lucru SIVADOC, implementat

la VARD Tulcea, SIVECO Romania a primit n 2010 titlul de Finalist n cadrul competiiei
European IT Excellence Awards 2010, la categoria Solution Provider.

Soluia SIVADOC // Pagina 11

 2014 SIVECO Romania. Toate drepturile rezervate.

Coninutul acestui material nu poate fi reprodus fr permisiunea scris a SIVECO Romania S.A.

SIVECO Romania

Victoria Park, os. Bucureti-Ploieti nr. 73-81

Corp C4, Sector 1, cod 013685, Bucureti, Romnia
Tel: +40 (21) 302 3300, Fax: +40 (21) 302 3391
Email: marketing@siveco.ro;
www.siveco.ro