Sunteți pe pagina 1din 22

1

UNIVERSITATEA ,,PETRU MAIOR TARGU MURES


FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE, JURIDICE SI ADMINISTRATIVE
Specializarea: GESTIUNE FINANCIAR BANCARA








ACHIZITIA UNUI SISTEM INFORMATIC
INTEGRAT






Profesor coordonator:
RUS IOAN Masterand:
LAZEA CEZARA





- 2014 -
2

Cuprins
Cap. 1. DESCRIEREA GENERALA A ORGANIZATIEI ........ Error! Bookmark not defined.
1.1.Prezentarea generala a dimensiunilor, caracteristicilor si obiectului de activitate al organizatiei
................................................................................................. Error! Bookmark not defined.
1.2. Descrierea situatiei actuale din organizatie (din punct de vedere a informatizarii). Error!
Bookmark not defined.
Cap. 2. OBIECTIVELE ACHIZITIONARII UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT ... 5
2.1. Aspectele care determina achizitia unui sistem informatic integrat ............................. 5
2.2. Cerintele impuse noului sistem informatic integrat....................................................... 6
2.3. Resursele disponibile si finantarea achizitiei noului sistem informatic integrat ............ 7
2.4. Expertiza necesara pentru integratorul de sistem informatic integrat ............................ 7
Cap.3. ANALIZA COMPARATIVA A SISTEMELOR INFORMATICE INTEGRATE ...... 9
3.1. Prezentarea metodologiei de evaluare ............................................................................ 9
3.2. Definirea criteriilor de comparare ................................................................................ 10
3.3. Situatia comparativa a diferitelor sisteme informatice integrate .................................. 10
3.4. Selectarea unui sistem informatic integrat ................................................................... 12
Cap. 4. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT ................ 13
4.1. Domeniul acoperit ........................................................................................................ 13
4.2. Schema bloc a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT .................. 14
4.3. Functiunile SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT ....................... 14
4.4. Descrierea tehnica a sistemului informatic integrat selectat ........................................ 16
4.5. Descrierea comerciala a sistemului informatic integrat selectat................................... 16
Cap. 5. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT ...... 17
5.1. Definirea modalitatii de implementare ......................................................................... 17
5.2. Graficul estimativ al implementarii .............................................................................. 17
5.3. Aprecierea personala asupra SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT ................. 19
5.4. Avantaje si dezavantaje ale SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT ................... 19
5.5. Propuneri de imbunatatire a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT .................. 20
BIBLIOGRAFIE ..................................................................................................................... 21




3

Capitolul 1.Descrierea generala a organizatiei
1.1 Prezentarea generala a dimensiunilor , caracteristicilor si
obiectului de activitate al organizatiei
Grupul este format din trei companii, Producton, Certo si Servel,
specializat in productia, distributia si vanzarea de consumabile pentru
imprimante si copiatoare. Toate cele trei companii sunt detinute de acelasi
actionar. Producton, cea mai importanta firma din grup, opereaza un lant propriu
de retail, Digital Office.
Certo gestioneaza activitatea de productie (umplere cartuse cerneala,
reciclare, reconditionare etc), iar Servel se ocupa de distributia acestor produse
in cadrul grupului dar si catre clientii corporate. Producton, cea mai veche dintre
companii, are o experienta de 15 ani si este partenerul local numarul 1 pentru
HP si Lexmark in ceea ce priveste distributia de consumabile.
Reteaua Digital Office deserveste peste 100.000 de clienti prin
intermediul a 14 magazine. Grupul are circa 150 de angajati, doar compania
Producton, a generat o cifra de afaceri de peste 9 milioane Euro.

1.2Descrierea situatiei actuale din organizatie ( din punct de vedere a
informatizarii)
Scopurile urmarite de managemetul de varf al societatii, prin
implementarea Sistemului Informatic Integrat sunt cele legate de operarea unei
singure baze de date, comuna tuturor utilizatorilor, care se actualizeaza
instantaneu de fiecare data cand sunt introduse informatii noi; simplificarea
procedurilor uzuale din cadrul societatii; reducerea numarului de documente
necesare care tranziteaza de la un departament la altul si elaborarea mult mai
4

rapida a acestora; facilitarea accesului la informatiile de sinteza necesare
managementului, obtinerea raportarilor aplicand filtre la baza de date;
Grupul Producton utilizeaza pentru gestiunea companiei doua produse
informatice, ambele dezvoltate de furnizori locali. Pentru gestiunea contabila
exista Info6, un program dezvoltat in Fox, aplicat pe legislatia din Romania si
relativ apreciat de contabili, iar complementar se foloseste 4D, o solutie pentru
gestiunea relatiilor comerciale si a stocurilor. Aplicatiile nu sunt integrate dar
exista o serie de conectori ce permit transferul, doar la nivel valoric, al stocurilor
si volumului de vanzari pentru completarea jurnalelor de TVA, a balantelor
contabile etc. Datele nu sunt consolidate in timp real, iar sistemul de raportare
lipseste cu desavarsire. Orice analiza a activitatii se raporteaza la date deja
depasite cu 1-2 luni, iar volumul de munca implicat pentru obtinerea acestor
date este foarte mare. Exista nu mai putin de 10 baze de date separate, la nivelul
fiecarui departament. Aceasta situatie genereaza nemultumiri majore din partea
top managementului, chiar daca separat, la nivel de departament activitatea se
poate desfasura in conditii decente. Imposibilitatea urmaririi in timp real a
activitatii,a cheltuielilor operationale si a marjelor de profit la nivel de
produs/unitate/client a determinat conducerea grupului Producton sa ia decizia
achizitionarii unui ERP







5

Capitolul 2 Obiectivele achizitionarii unui sistem informatic integrat
2.1. Aspectele care determina achizitia unui sistem informatic integrat

Principalele obiective urmarite prin implementarea Sistemului Informatic
Integrat sunt:
- operarea unei singure baze de date comuna tuturor utilizatorilor, care sa
se actualizeaze instantaneu de fiecare data cand sunt introduse informatii noi;
-dezvoltarea de centre de responsabilitate cu restrictionari pe gestiunile
asociate altor centre si serii numerice de facturi si avize diferite pentru fiecare
centru. Fiecare utilizator din sistem are asociat un centru de responsabilitate
(magazin sau departament) in functie de care sunt alocate gestiunile, conturile
bancare dar si serii numerice de avize, facturi si chitante. Astfel utilizatorii pot
presta activitati (receptie marfa, descarcari de gestiune, transfer de marfa, reglare
de inventar etc) doar in centrele de responsabilitate alocate, iar documentelor le
vor fi asociate numere doar din plaja alocata
- simplificarea procedurilor uzuale din cadrul societatii; reducerea
numarului de documente necesare care tranziteaza de la un departament la altul
si elaborarea mult mai rapida a acestora;
- integrarea cu casele de marcat existente in cele 14 magazine
- facilitarea accesului la informatiile de sinteza necesare managementului,
obtinerea raportarilor aplicand filtre la baza de date; rezultatele sa fie corecte,
actualizate si sa nu necesite munca suplimentara pentru a fi extrase;
- imbunatatirea comunicarii cu clientii;
6

- reducerea timpului de raspuns; desi are o natura extrem de variata,
informatia sa fie operata o singura data putand fi ulterior folosita in diverse
operatii; astfel s-ar economisi timp, dar si resurse;
- diminuarea probabilitatii de comitere a erorilor de operare.
-cresterea gradului de consistenta, coerenta, relevanta si corectitudine a
datelor
-reducerea timpilor de prelucrare a datelor si a volumului operatiunilor de
prelucrare manuala a documentelor
-existenta unui cadru unitar de operare a datelor la nivelul intregii
organizatii
-imbunatatirea accesului la datele critice prin intermediul situatiilor de
raportare
-cresterea eficientei in fundamentarea deciziilor
-optimizarea accesului in orice moment si din orice locatie geografica la
datele de interes
-eliminarea accesului neautorizat la informatii
-cresterea vitezei de raspuns a sistemului prin arhivarea datelor istorice si
disponibilitatea in orice moment a acestora
2.2. Cerintele impuse noului sistem informatic integrat

Pentru a se elimina neajunsurile sistemului informatic actual, se impune
noului sistem informatic integrat ce urmeaza a fi achizitionat o serie de cerinte :

sa aiba o singura baza de date, un sistem de gestiune a bazei de date;
7

Unicitatea codificarii si a identificarii informatiei;
Viteza mare de acces la informatii si transfer rapid al informatiilor intre
utilizatori;
Asigurarea securitatii datelor si a accesului la informatie pe paliere de
competenta;
Stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, administrarea si asigurarea
calitatii si integritatii acestor colectii de informatii

2.3. Resursele disponibile si finantarea achizitiei noului sistem informatic
integrat

Aceasta achizitie este necesara, datorita neajunsurilor din partea
sistemului informatic actual, si importanta, datorita pretului de achizitie al
noului sistem informatic integrat are este foarte mare. Societatea va contribui cu
suma de 3000.000 euro

2.4. Expertiza necesara pentru integratorul de sistem informatic integrat

Managementul de proiect si implementarea solutiei, trebuie sa fie
garantate de experienta acumulata de integrator in implementarea unor sisteme
informatice integrate in Romania.
Se cere obligatoriu existenta a minim 2 referinte in Romania cu
implementari de succes a unor sisteme informatice similare.
Se vor prezenta de catre ofertant:
1. Procedurile de lucru pe care ofertantul le va utiliza in timpul
implementarii;
2. Modul in care isi va organiza echipa de implementare (numar de
specialisti, sarcina
8

fiecarui membru al echipei, pregatirea profesionala si CV pentru fiecare membru
din echipa)
3. Cerinte privind organizarea echipei (componenta necesara, sarcinile
membrilor echipei);
4. Graficul de executie a lucrarilor de implementare, cu punerea in
evidenta a fazelor acestora, a livrabilelor si a punctelor de interactiune cu PMB;
5. Costurile de implementare vor trebui detaliate pe fiecare etapa si
prezentarea unui
sumar al acestora in final;
6. Modul de lucru prin care se asigura respectarea prevederilor de calitate;
7. Modul in care proiectul va fi masurat, monitorizat, contabilizat si
asigurat pe durata implementarii sale;
8. Modul in care modificarile si problemele vor fi identificate si raportate,
9. Continutul, formatul, modul de semnare si de inspectare/examinare si
responsabilitatile pentru fiecare livrare;
10. Cerinte privind importul de date: pregatirea datelor in formatul
necesar, verificarea coerentei si consistentei acestora;
11. Modul in care se definesc criteriile de acceptanta;
12. Modul in care se aproba fazele de lucru;
13. Modul in care se evalueaza implementarea.
De asemenea, in mod standard vor trebui incluse toata gama de cursuri de
utilizare si administrare in limba romana a tuturor componentelor sistemului,
precum si cursuri de administrare si utilizare pentru aplicatiile de baza si cele
dezvoltate de ofertant.
Se va prezenta de catre ofertant un program de scolarizare interfatat si
programat in functie de perioadele de implementare si instalare a sistemului.


9

Cap.3. ANALIZA COMPARATIVA A SISTEMELOR INFORMATICE
INTEGRATE

3.1. Prezentarea metodologiei de evaluare

Metodologia de evaluare a sistemului informatic integrat ce urmeaza a fi
achizitionat se bazeaza in primul rand pe analiza comparativa a criteriilor de
comparare a sistemelor informatice definite la punctul 3.2. Definirea criteriilor
de comparare. Compararea diferitelor sisteme informatice corespunzatoare
criteriilor alese se va realiza, de asemenea, si pe baza frecventelor de aparitie.
Se vor analiza criteriile de comparare definite, si in functie de modul de
indeplinire sau nu al acestor criterii se vor efectua eliminarile acestor sisteme
(cele care nu corespund criteriilor de comparare), ramanand in final cel mai
optim sistem informatic, care va urma sa fie achizitionat.

3.2. Definirea criteriilor de comparare

Criteriile de comparare dupa care se va alege noul sistem informatic
integrat sunt:
- criteriul Multinational, deoarece societatea analizata este o societate
multinationala, iar sistemul informatic integrat care urmeaza a fi achizitionat
trebuie sa faca fata capacitatii multinationale;
- pretul, este un criteriu foarte important deoarece investitia intr-un sistem
informatic integrat este o investitie foarte importanta, fiind alocata o suma
considerabila de bani;
- numarul de angajati, trebuie avut in vedere pentru a se asigura ca sistemul
informatic integrat suporta numarul de utilizatori necesari unei companii de talie
multinationala, numarul de utilizatori fiind unul mare;
10

- criteriul SAAS, este foarte important deoarece permite solutionarea
eventualelor probleme de la distanta, astfel rezolvarea problemelor aparute se
poate face mult mai rapid, eliminand timpul necesar deplasarii la fata locului.

3.3. Situatia comparativa a diferitelor sisteme informatice integrate

Pentru a alege cat mai eficient varianta privind achizitia sistemului
informatic integrat, am grupat societatea in 3 categorii industriale pentru a
compara sistemele informatice integrate.
Situatia comparativa a sistemelor integrate este urmatoarea:

1. Prezentarea selectarii industriei, a modului MFG si a platformei bazei de
date (acest punct se va repeta la pentru fiecare categorie industriala
selectata):


2. Afisarea situatiei comparative:



11

3. Selectarea industriei urmatoare:


4. Afisarea situatiei comparative:

5. Selectarea industriei urmatoare:


6.Afisarea situatiei comparative:

12




3.4 Selectarea unui sistem informatic integrat

Industria MFG Mode Platforma
BD
SII aferente situatiei
comparative
Computers and
Electronics
Industrial
Distribution
MS SQL
Server
Syspro, Epicor, Sap,
Made2Manage
Other Make to order
(MTO)
MS SQL
Server
Netsuite, syspro, sage, infor,
Microsoft Dynamics
Distribution Make to order MS SQL
Server
Syspro, Epicor, Sage


In baza rezultatelor , sistemul Syspro, Epicor, Infor, Sap, Made2Mange si
Sage, se elimina deoarece nu indeplinesc criteriul stabilit la inceput si anume
Saas.
13

Pe baza comparatiei facute, sistemul NETSUITE se elimina din lista
sistemelor avute in vedere pentru achizitionare, deoarece se poate achizitiona
doar pe baza de abonament (Financing options: Subscription) ceea ce prezinta
un inconvenient deoarece in cazul in care intervin de exemplu unele dificultati
financiare pe parcurs, iar aceste plati sub forma abonamentelor vor fi intrerupte
o perioada si apare o problema exact in acel interval e posibil ca firma
integratoare sa nu rezolve in timp util si prompt problema aparuta.
In concluzie Mycrosoft Dynamics este sistemul care va urma a fi
achizitionat deoarece acesta indeplineste cel mai bine toate criteriile impuse,
desi pretul este mai mare decat in cazul celorlalte sisteme.
Cap. 4. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT
SELECTAT

4.1. Domeniul acoperit

Microsoft Dynamics ofera intreprinderilor mici si mijlocii aflate in plina
dezvoltare o solutie de management de business puternica, cu costuri scazute si
usor adaptabila.
Aplicatiile Microsoft Dynamics se adreseaza urmatoarelor necesitati de
afaceri:
Management financiar
Productie
Business Intelligence
Vanzari si marketing
Distributie


14

4.2. Schema bloc a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT
SELECTAT


4.3. Functiunile SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT

Functiunile sistemul informatic Microsoft Dynamics sunt urmatoarele:

Management financiar
Inregistrati si stocati inregistrarile financiare intr-un modul de
contabilitate generala care include planuri de conturi, bilanturi, raportare TVA si
multe altele.

Definiti moneda preferata
Creati perioade contabile pe baza ciclului fiscal si de business
Administrati numerarul si conturile bancare
15

Automatizati functiile de rutina, cum ar fi scrierea cecurilor si reconcilierea
situatiilor bancare

Productie

Producatorii pot raspunde rapid cererilor clientilor si pot creste
performantele de productie prin automatizarea si imbunatatirea unor procese
precum:
Managementul productiei si al comenzilor
Planificarea aprovizionarii si a capacitatii
Vizibilitatea operatiilor de productie in atelier
Programari grafice ale productiei

Vanzari si marketing

Oferiti managerilor si angajatilor din vanzari si marketing informatii
relevante despre clienti, pentru a-i ajuta sa dezvolte relatii durabile cu acestia.
Gestionati informatiile despre contacte
Organizati campanii de vanzari
Identificati oportunitati de vanzari
Automatizati sarcini de vanzari
Configurati memento-uri automate

Distributie

Microsoft Dynamics ofera companiilor o solutie eficienta pentru
rezolvarea dificultatilor de distributie. Poate fi utilizat pentru:
Urmarirea si gestionarea stocurilor, in locatii multiple
Obtinerea de informatii actualizate despre cantitatile din stoc
16

Implementarea unui management superior al depozitelor, care sa includa
prelevarea de comenzi personalizate si recompletarea stocurilor la atingerea unor
praguri presetate
Obtinerea de date in timp real, referitoare la stocuri si expedieri

4.4. Descrierea tehnica a sistemului informatic integrat selectat

Arhitectura sistemului informatic



4.5. Descrierea comerciala a sistemului informatic integrat selectat

Microsoft Dynamics ofera intreprinderilor mici si mijlocii aflate in plina
dezvoltare o solutie de management de business puternica, cu costuri scazute si
usor adaptabila. Este un pachet usor personalizabil si dispune de module add-in
pentru a satisface necesitatile specifice ale oricarui domeniu. In plus, poate fi
17

adaptat pe masura ce compania creste, adaugand putere de procesare si
functionalitati suplimentare.
Microsoft Dynamics este special conceput pentru a interactiona usor cu
alte produse Microsoft, cum ar fi Microsoft Office Suite, Microsoft SQL Server
2003 si Microsoft Windows 2000 si XP.
Cap. 5. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT
SELECTAT

5.1. Definirea modalitatii de implementare

Implementarea sistemul informatic se face pe parcursul a doi ani.
Se vor implementa urmatoarele module: CRM, modulul financiar,
modulul de resurse umane si modulul privind managementul serviciilor, urmand
ca urmatoarele module sa se implementeze in anul urmator.

5.2. Graficul estimativ al implementarii


Activitati 2012 / 2013
Ian Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Sept Oct Nov Dec
pregatirea
nivelului
aplicatiilor

pregatirea
nivelului
bazei de date
pentru
nodul 1

instalarea
sistemului
E- Business

18

Suite
R12
activarea
autoconfig
la nivelul BD

config aplic din
cadrul CRM
pentru
BD RAC

config.
aplicatiilor
din cadrul HR
pentru
baza de date
RAC

config aplic.
din
domeniul
financiar
pentru BD
RAC

config. aplic.
din
cadrul manag.
serviciilor
pentru
BD RAC

config. aplic.
din
cadrul
achizitiilor
avansate pentru
BD
RAC

config aplic din
cadrul
aprovizionarilor
pentru BD

19

RAC
config aplic din
cadrul Value
Chain
Planning pentru
BD
RAC

config aplic din
cadrul Value
Chain
Execution
pentru
BD RAC

stabilirea
aplicatiilor
pentru RAC


5.3. Aprecierea personala asupra SISTEMULUI INFORMATIC
INTEGRAT

S-a cautat o solutie moderna cu referinte solide in piata si care, alaturi de
gestionarea activitatii si resurselor companiei, sa ofere functionalitati complexe
de "business analitics". Dupa o analiza a pietei, pe lista scurta au ramas trei
furnizori, la doi dintre acestia renuntandu-se pentru lipsa unor functionalitati

5.4. Avantaje si dezavantaje ale SISTEMULUI INFORMATIC
INTEGRAT

Creste productivitatea angajatilor
Datorita flexibilitatii si configurabilitatii exceptionale a modulului, sistemul
genereaza automat necesarul de aprovizionare pe baza unor algoritmi specifici
companiei, asigura trasabilitatea documentelor si aloca automat cheltuielile pe
centre de cost, optimizand activitatile procesului de achizitie si degrevand
angajatii de activitatile redundante, consumatoare de timp.
20


Reduce costurilor de analiza
Modulul Achizitii ofera o transparenta totala asupra proceselor de
aprovizionare si achizitii, generand rapoarte in timp real conform nevoilor
fiecarui client in parte.

Imbunatateste puterea de cumparare
Sistemul ofera o imagine actualizata si unitara a oportunitatilor de negociere,
a infomatiilor si balantelor conturilor partenerilor de business, fiind un punct de
sprijin important in procesul de negociere cu terti furnizori.

5.5. Propuneri de imbunatatire a SISTEMULUI INFORMATIC
INTEGRAT

Exista o singura mentiune, aceasta ar fi actualizarea informatiilor despre
acest sistem informatic in cadrul site ului de comparare.













21

BIBLIOGRAFIE

1. www.top10erp.org
2. http://www.seniorerp.ro/faq/care-sunt-particularitatile-unui-erp-ca-
sistem-informatic-integrat/
3. www.elian-solutions.ro
4. www.softwareadvice.com
5. www.ueb.ro





















22