Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ELECTRONICE
DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Definire
Document: orice purttor material de
informaie destinat a fi folosit ntr-un
context informativ i de comunicare;
Document: O structur organizat de pri
informaionale de cel mai mic nivel. [1]
Conform standardelor ISO: documentul
electronic este un document existnd sub
form electronic, ntr-o manier care l
face accesibil prin dispozitive de prelucrare
a datelor.
DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Caracteristici
Document electronic. Caracteristici:
Utilizare facil - coninutul poate fi revizuit,
adugat, modificat, selectat, etc.;
Stabilirea legturilor n interiorul
documentului i/sau cu documente n
formate diferite;
Diversificarea formatelor prin posibilitatea
schimbrii acestora (ex. scanare);
Existena mai multor medii de stocare i
formate de citire;
DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Caracteristici
Facilitatea transferrii documentelor n
reele de telecomunicaii;
Multiplicare infinit partajarea
documentului prin replicare nelimitat.
Documentul original rmne la surs
nemodificat.
DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Caracteristici
Alte caracteristici:
poate s conin att imagini ct i text;
exist posibilitatea de cutare/regsire a
informaiei;
s fie citibile de ctre clieni web uzuali;
s aib conceptul de pagin;
s fie de dimensiuni reduse;
s fie suportate de ctre sistemele de
recunoatere - OCR existente (ca
documente de ieire).
DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Tipologie
Tipologie. Criterii de clasificare:
Modul de prezentare:
Materiale omogene documente cu coninut n
prezentare liniar (documente primare).
Materiale heterogene- documente secundare
corespunztoare documentelor gsite de
motoarele de cutare (notie bibliografice)
Format:
Documente text;
Documente imagine;
Documente audio, video;
Documente multimedia.
DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Tipologie
Tipologie. Criterii:
Modul de exprimare:
Document text: caractere alfanumerice,
simboluri;
Hyperdocument: text, grafic, scheme;
Hypermedia: text, sunet, imagine;
Multimedia: text, sunet, imagine, software
specific.
CREAREA DOCUMENTELOR
ELECTRONICE
Metode:
Prelucrarea unor date deja stocate pe medii
digitale, obinndu-se un document cu o
anumit form i structur de prezentare;
Introducere unui text, tabel, grafice, etc. de la
tastatur prin intermediul unor aplicaii
specifice;
Scanarea unui document, transformarea
acestuia n imagine;
Codificarea micrii pentru sunete i imagini
animate.
BAZE DE DATE
Definire:Baza de date poate fi privit
ca o colecie de fiiere interconectate
care conin nucleul de date necesare
unui sistem informatic.[2]
Baza de date este un ansamblu
intercorelat de colecii de date prin
care se red o realitate.
BAZA DE DATE
Componente:
Data o reprezentare simbolic a unei
aciuni, eveniment, etc.;
Informaie date aflate ntr-un context
care aduce plus valoare;
Fiier- ansamblu de nregistrri fizice
omogene din punct de vedere al
coninutului;
Cmpurile unei nregistrri: atribute care
descriu o realitate.
Dup distribuire:
Orientate pe obiect;
Relaionale;
Ierarhice-legturile sunt ordonate.
Baze
Baze
Baze
Baze
Baze
Baze
Baze
de
de
de
de
de
de
de
date
date
date
date
date
date
date
tehnico-tiinifice;
economice;
geografice;
culturale;
de literatur gri;
pentru afaceri;
administrative.
Dup accesibilitate:
Baze de date cu acces liber;
Baze de date comerciale.
Nr.
sistem
INREGISTRARE
titlu
autor
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
SGML Standard Generalized Markup
Language este un format utilizat cu
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Integreaz att formate MARC ct i
formate nonMARC; permite cutarea n text
integral dar i navigarea hypertextual;
este foarte bine adoptat pentru date
bibliografice text ce sunt structurate. Este
independent de platform i de programe;
permite reutilizarea de date. Principalul
dezavantaj: este dificil de aplicat pentru
texte juridice i tehnice ce au o structur
logic cu multiple niveluri i trimiteri.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
HTML Hypertext Markup Lauguage este o aplicaie
SGML, prin urmare sintaxa documentelor HTML este
corspunztoare normelor definite prin combinarea
Declaraiei SGML i prin definirea DTD. HTML permite
generarea de documente multimedia. Numeroasele
variante HTML au determinat ntr-o mare msur
ameliorarea prezentrii paginilor Web prin
mbuntirea suportului de documente multimedia,
prin posibilitatea interpretrii limbajului de
programare de ctre navigator, prin creterea
numrului de tag-uri utilizate. Folosete mai multe
seturi de metadate n funcie de aplicaie, de
particularitatea documentului.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
XML - eXtensible Markup Lauguage este o alt
aplicaie SGML axat pe redarea coninutului paginilor
Web. XML urmrete identificarea i redarea unitilor
informaionale din coninutul documentelor. La fel ca
i SGML, permite separarea coninutului de forma de
prezentare, folosete DTD pentru validare dar n
schimb are o alt sintax mult mai flexibil n
programare.
Documentele XML pot conine metadate definite n
acord cu RDF (Resource Description Framework).
XML intenioneaz s completeze sau s nlocuiasc
HTML dar documentele XML sunt n majoritatea lor
documente text.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
ODA - Office Document Arhitecturea fost
adoptat ca standard n 1989 (ISO-8613). A
fost conceput pentru schimbul orb de
documente adic schimbul fr stabilirea n
prealabil a unor legturi ntre expeditor i
destinatar. Este folosit pentru documente
structurate dar inglobeaz i documente
multimedia. Este un format strict ce
stabilete legturi ntre structura fizic i
structura logic a documentului. Integreaz
i coninut non-textual.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
SGML este potrivit pentru documentele
structurate durnd tot ciclul lor de via, de la
creare la arhivare (incluznd reutilizarea i
schimbul).
PDF se limiteaz la funcia de difuzare oferind
o soluie simpl i economic n special pentru
documentele cu o form complex.
Bitmap ofer o mai bun calitate de afiare.
HTML este adecvat aplicaiilor de difuzare de
informaii n WWW: interfae pentru baze de
date, vitrine publicitare, intranet, formulri
interactive
Managementul coninutului
Tipuri de coninut, managementul
coninutului ntr-o organizaie
Managementul coninutului
Coninutul n majoritatea sa este prezentat
ca informaie nestructurat:
-80% dintr-o afacere este condus de
informaii nestructurate (dup Gartner
Group);
-85% din totalitatea datelor stocate este
pstrat n form nestructurat (dup
Gartner Group);
-datele nestructurate se dubleaz la fiecare
trei luni (dup Gartner Group);
-milioane de pagini web sunt adugate n
fiecare zi (dup Gartner Group)
Managementul coninutului
Depozitele (repozitoriile) de sisteme integrate ECM
care conin informaii nestructurate au fost gestionate
separat. Acestea sunt: hrtia, stocri n reele locale
(LAN), documente electronice, site-uri web, e-mail i
nregistrri. Ele se difereniaz de informaiile aflate
n bazele de date structurate ale aplicaiilor
consumatorilor.
Managementul coninutului
Se apreciaz c exist patru funcionaliti care se pot
defini ca motoare ale managementul coninutului:
Motorul pentru managementul bunurilor (asset
management engine). Acesta construiete o
reprezentare a depozitului de nregistrri a
organizaiei utiliznd baze de date relaionale;
Indexul i metadatele. Se includ descriptori, date
administrative, etc.;
Motoare de cutare: pot asigura funcia de cutare a
datelor externe dintr-un instrument de indexare a
textului sau Internet;
Securitatea - definete permisiunile care determin
accesul la obiectele informaionale.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Tendine n evoluia ECM
Integrarea sistemelor de management al
documentelor i a nregistrrilor cu ECM
trebuie s rspund la urmtoarele ntrebri:
Unde vor fi stocate documentele care sunt i
nregistrri ?
Au nevoie organizaiile de o taxonomie i cum
va trebui ea gestionat?
Termenul tergere va fi aplicat diferit pentru
diferite tipuri de informaii n organizaie?
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Unde se ncadreaz documentele pe suport
hrtie aflate n circulaie?
Care este rolul centrelor nregistrrilor
curente?
Ct de important este s ai o infrastructur
hardware i software comun pentru
ambele aplicaii Managementul
Documentelor (Document Management DM) i Managementul nregistrrilor
(Record Management - RM)?
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Integrarea sistemelor de management al
coninutului web (Web Content
Management - WCM) i ECM se refer la:
Ct se integreaz depozitele specifice
managementului coninutului web (WCM) i
managementul documentelor (DM) astfel nct
s nu fie necesar duplicarea informaiei,
considernd doar o surs primar?
Cum pot fi consolidate WCM i ECM pentru a
crea o singur surs de informare; prin ce mijloc
nevoile de utilizare a documentelor sunt ntlnite
n acelai sistem; reorientarea informaiilor
pentru un mediu de distribuie web?
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Cum se integreaz procesele workflow,
WCM i DM care implic crearea,
vizualizarea, autorizarea, publicarea,
actualizarea i arhivarea coninutului
unui website?
Cum s integram capacitile WCM
personalizat i ale profilelor cu informaia
ECM?
Cum s dm posibilitatea coninutului
DM s fie prezentat pe site cu un timp de
rspuns sub o secund?
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Integrarea e-mail-urilor i a ECM
Experiena a demonstrat c persoanele
individuale nu sunt capabile s arhiveze
n siguran e-mail-urile proprii, dar o
serie de mesaje vor fi autoclasificate de
sistemul de management. De aceea
trebuie cunoscut:
Ce este arhivarea mesajelor instant?
Ce necesiti de explorare a datelor exist
pentru arhivarea e-mail-urilor?
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Care sunt capacitile de supervizare i
monitorizare necesare?
Ce index este necesar pentru
ataamente e-mail?
Cum s integrm arhiva e-mail i
politicile de reinere a nregistrrilor?
Ce reguli de business sunt urmate pentru
filtrarea diferitelor tipuri de mesaje email? (personale, ocazionale, de
afaceri)?
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Integrarea aplicaiilor motenite cu
aplicaiile ECM trebuie s rspund la:
Cum s prezentm informaia integrat care
este extras din depozitele structurate i
nestructurate bazate pe informaii, cum ar fi
relaiile cu un client specific?
Cum pot aplicaiile motenite s furnizeze
valoare adugat aplicaiilor ECM, fr s pun
n pericol integritatea sistemelor anterioare?
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Cum transferm informaia din depozitele
nestructurate bazate pe un context al utilizatorului, n
aplicaii structurate, de ex. copiile facturilor
corespunztoare unei tranzacii?
Cum s evitm capturile de date duplicat, stocarea,
cutarea i navigarea utilizatorului prin depozitele
ECM?
Ce cerine exist pentru actualizarea bazelor de date
structurate cu indeci care au derivat din
instrumentele de cutare i autoclasificare?
Ce cerine exist pentru componentele software de
gestionare a rspunsurilor la ntrebrile care sunt
executate prin mai multe biblioteci ECM.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Managementul nregistrrilor n
depozite se refer la:
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Justificarea unui ECM. Abordarea
tradiional pentru justificarea investiiilor
pentru un ECM bine determinat. n primul
rnd, se reamintete celor care iau decizii
c: 80% din informaiile companiilor rezid
n documente i fiiere n format electronic
i numai 20% din informaii rezid n
formate structurate, deci ECM este o pia
larg n dezvoltare.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Managementul nregistrrilor pentru organizaii poate
s-i ndeplineasc misiunea dac include i
nregistrri fizice i electronice inclusiv e-mail.
Planurile i experiena au artat c managementul
nregistrrilor electronice este diferit de
managementul documentelor bazat pe hrtie, pentru
c necesit definirea atributelor documentelor n
crearea i procesarea iniial a acestora.
Autoclasificarea este utilizarea tehnologiilor de
cutare i definire automat a atributelor unui
document. Studiile au artat c autoclasificarea este
util dar nu va fi niciodat complet pentru c
managementul nregistrrilor nu poate accepta nivele
de eroare care sunt inerente autoclasificrii.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Managementul ntregistrrilor (records management)
cu urmtoarele funcii :
descrierea activitii de pstrare a coninutului pentru
o perioad de timp, dup care este distrus n acord
cu politica organizaiei.
controlul folderelor cu fiiere care conin documente
de hrtie. Multe dintre aceste sisteme includ reguli de
pstrare i disponibilitate coninute n procedurile
workflow i proprieti ale claselor de documente. O
soluie pentru managementul nregistrrilor
electronice trebuie s angajeze procese de
constrngere pentru a asigura c nregistrrile sunt
distruse (sau arhivate) la momentul potrivit, pentru
motivul corect, de ctre persoana abilitat.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Aplicarea corect a managementului
nregistrrilor conduce la:
reducea riscului litigiilor i permite continuitatea
n afaceri;
organizarea, stocarea n siguran i regsirea
rapid a nregistrrilor eseniale pentru
organizaie;
stocarea nregistrrilor att timp ct este
necesar;
asigurarea c nregistrrile expirate sunt
distruse ntr-o manier legal acceptabil.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
- Managementul formatelor (forms
management): controleaz inventarul
formatelor de hrtie utilizate pentru
colectarea datelor i relatarea lor.
-Managementul arhivrii: controleaz
planificarea, recenzarea, punerea la
dispoziie i conservarea nregistrrilor, a
formatelor, rapoartelor, directivelor,
manualelor sau a oricrui document oficial.
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Se pot defini instrumente i procese
specifice managementului documentelor i
anume:
Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Manipularea documentelor de la mutarea
sau rearanjarea lor pn la redactarea
acestora pentru diferii utilizatori;
Permite stocarea documentelor n diferite
formate;
Furnizeaz faciliti de cutare n text
specifice;
Aplicarea metadatelor la diferite nivele n
document.
Sistemul de Document
management i Workflow
funcionaliti
publicarea de informaii cu caracter general
ntr-un mediu de lucru unitar (Avizier
electronic), unde toi angajaii sistemului vor
putea avea acces. Aceste informaii pot fi de
tipul: proceduri, manualul calitii, declaraii ale
Politicii i Obiectivele calitii, fie de post,
regulament de ordine interioar, regulament de
organizare i funcionare, hotarri i decizii ale
conducerii, documente interne, etc.
Sistemul de Document
management i Workflow
nregistrarea documentelor care
intr, ies sau circul intern n
organizaie, transmiterea lor spre
informare, verificare, aprobare pe baza
unor fluxuri de lucru, precum i
nregistrarea circulaiei acestora pna n
momentul stabilirii unei rezoluii finale.
Sistemul de Document
management i Workflow
Cmpurile minime necesare aa cum
reiese din literatura de specialitate
sunt:
numrul de nregistrare document;
codul direciei;
data de nregistrare;
emitent;
data emiterii;
atribute de protecie;
modul de circulaie al documentului
(intrare, ieire, intern);
Sistemul de Document
management i Workflow
rezumat;
destinatar;
data intrrii n departament;
data ieirii din departament;
rezoluie;
destinaie pentru rezolvare;
termen de rezolvare;
istoric al rezolvrii;
Sistemul de Document
management i Workflow
Posibilitatea de a crea documente
interne administrative. Este necesar
circulaia acestora pe un flux de lucru
pentru verificri, informri, aprobri. Aceste
tipuri de documente se refer la
documentele specifice unui sistem
management al calitii: declaraii ale
politicii i obiectivelor calitii, manualul
calitii, proceduri de lucru, proceduri ale
funciei de sistem, proceduri operaionale,
fie de post, fie de audit, rapoarte,
documente pentru a asigura planificarea,
operarea i controlul proceselor.
Sistemul de Document
management i Workflow
Emiterea sarcinilor i urmrirea
acestora. Cmpuri minime necesare:
numr document; direcie iniiatoare;
descrirea sarcinii; data stabilirii sarcinii;
data repartizrii sarcinii; periodicitate
sarcin; termene de rezolvare; direcie
responsabil cu rezolvarea sarcinii; tip
sarcin. Utilizatorii vor putea vizualiza
documentele dup urmatoarele criterii:
direciile iniiatoare, data stabilirii sarcinii,
numr sarcin, sarcini rezolvate, sarcini
nerezolvate.
Sistemul de Document
management i Workflow
Transmiterea spre aprobare pe fluxuri
de lucru n organizaie a urmtoarelor
tipuri de documente: cereri de concediu,
cereri de deplasare, rapoarte, referate,
note, decizii, ordine, memorandumuri, etc.
Documentele pot conine informaii prin
care se va face referire la persoan sau la
entitate (directie/departament) i informaii
specifice tipului de document creat.
Sistemul de Document
management i Workflow
Elaborarea i circulaia n organizaie pentru
aprobri a unor tipuri de documente care preiau
date/informaii din sistemul pentru planificarea
resurselor i care acoper urmtoarele activiti:
achiziii i investiii (cerere de achiziii, cerere de
ofert, comenzi, facturi, licitaii, not de
fundamentare documente legate de planurile de
investiii); contracte (de nchiriere, drepturi de autor,
prestri servicii, publicitate, de sponsorizare, barter);
resurse umane (dosarul care conine documente
specifice angajrii, fie de angajare, pregtirea
personalului, fie de plecare); tehnic (cereri de
retragere echipamente ntreinere, foi de parcurs)
Sistemul de Document
management i Workflow
Elaborarea i circulaia n organizaie pentru aprobri
a unor tipuri de documente referitoare la diferite
evenimente (trguri, spectacole, expoziii) sau la
editura organizaiei
Documentele create vor circula pe fluxuri bine
definite, cu posibilitate de aprobare, respingere,
adugare de comentarii. Tipurile de documente,
informaiile coninute ntr-un document, fluxurile
exacte dup care se face circulaia documentelor n
organizaie, vor fi specificate n etapa de analiz a
sistemului.
Sistemul de Document
management i Workflow
Arhivare. Este necesar un spaiu
foarte mare de stocare datorit
cantitii de date care sunt implicate,
fiiere scanate precum i fiiere
folosite pentru stocarea informaiei.
Sistemul informatic trebuie s conina
un modul de arhivare, necesar pentru
managementul informaiilor i datelor
ce sunt vehiculate de ctre sistem.
Sistemul de Document
management i Workflow
Acest modul trebuie s ofere:
-Scalabilitate i capacitate de a rula pe
sisteme de operare variate;
-Integrare cu aplicaia de mesagerie
(server mail), aplicaiile portal (servere
portal intern i extern), modulul de
stocare a datelor (serverele de baze de
date), aplicaiile de document
management, aplicaia de instruire
(server instruire) ;
Sistemul de Document
management i Workflow
Consola de administrare centralizat care s permit
unui administrator s realizeze managementul
platformei de pe orice staie din cadrul organizaiei
prin interfaa web ;
Sistem de raportare centralizat care s ofere date
referitor la toate sistemele (serverele) care sunt
conectate cu acest modul;
Funcii de automatizare: s elimine sau s reduc
intervenia uman asupra modulului prin utilizarea de
scripturi de automatizare a funciilor de administrare.
S ofere posibilitatea de construire a politicilor care s
permit mrirea spaiului alocat pentru back-up
precum i pentru log-uri sau alte informaii astfel
inct modulul s poat funciona i fr intervenie
uman;
Sistemul de Document
management i Workflow
Capabiliti de conectare la medii de tip
Storage Area Network pentru back-up i s
permit utilizarea acestor medii
concomitent cu alte aplicaii.
Management i politicii de configurare la
nivel de organizaie: informaiile legate de
configurare i politici informaionale s fie
definite o singur dat ntr-un modul,
putnd fi propagate la un oricare numr de
module interconectate.
Sistemul de Document
management i Workflow
Arhiva obinut este o colecie de
fiiere digitale care au fost grupate
pentru backup- recuperare, pentru
transportul n alt locatie, pentru
salvarea n afara computerelor, etc. O
arhiv poate include o simpl list de
fiiere organizat ca o structur de
catalog
Sistemul de Document
management i Workflow
Prespectiva arhivrii vizeaz:
Definirea arhitecturii
managementului documentelor
Sistemele pentru managementul
documentelor, singure, nu pot acoperi
golul dintre strategiile de business i
aplicaiile noilor tehnologii i sisteme.
O organizaie are nevoie s fac
eforturi intelectuale concertate pentru
a investiga i rezolva diferenele n
termeni, concepte i modele
arhitecturale (structurale).
Definirea arhitecturii
managementului documentelor
Dac iniiativele de reinginerie
abund ntr-o corporaie, atunci vor fi
probleme cu terminologia ambigu i
cu termenii nedefinii. O arhitectur
ncearc s remedieze aceste situaii
i s stabileasc o fundaie solid
pentru o iniiativ EDMS.
Definirea arhitecturii
managementului documentelor
Arhitectura managementului
documentelor (Document
Management Architecture) este
preocupat de crearea valorii
adugate prin realizarea structurii
explicite, coeziunii i a legturilor
componentelor managementului
documentelor.
Straturi arhitecturale
Stratul
conceptual
De ce & cine
Stratul logic
Ce & cnd
Stratul fizic
Cum & unde
Straturile
arhitecturale pentru
un sistem al
managementului
documentelor
Straturi arhitecturale
Stratul conceptual descrie scopul i
contextul unui EDMS. Trebuie s fie
vandabil ctre sponsorul executiv i
grupul de management senior client
al unei organizatii, astfel nct
ntreprinderea s-l cumpere. Este
utilizat deasemenea pentru
exprimarea unui context general
pentru utilizatorii finali.
Stratul conceptual
O abordare conceptual pentru un EDMS este bazat
pe modelul unui centru al nregistrrilor (records
center) i clieni.
n primul rnd, este instalat un depozit (repository)
pentru un grup specific de nregistrri de ex:
nregistrri audio muzicale. Depozitul este piesa
principal a sistemului de management. Reprezint un
set de baze de date, directoare i alte structuri care
stocheaz coninutul sistemului ca i alt dat
asociat. Componentele i alte resurse ale
managementului coninutului vin n depozit via
serviciile de colectare.
Depozitul
Un depozit este un sistem pentru stocarea
n reele i pentru accesul la obiectele
digitale. Toate interaciunile cu un depozit
utilizeaz un protocol simplu cunoscut sub
denumirea de Repository Access Protocol
(RAP). RAP presupune dou operaiuni de
baz, i anume: depozitarea, adic
stocarea obiectului digital n depozit, i
accesul la acesta. Securitatea este o parte
integrant n proiectarea unui depozit.
Drepturile de acces se refer la depozit n
ansamblu ct i la fiecare obiect n parte.
Depozitul
Un depozit se implementeaz pe trei niveluri i
anume:
Carcasa depozitului - reprezint partea care
interfaeaz cu exteriorul. Implementeaz
protocoalele RAP, realizeaz conversia ntre formatele
interne i externe ale obiectelor digitale, i asigur
managementul drepturilor de acces.
Stocarea permanent - Aici informaia este pstrat
permanent. Acest nivel este ascuns utilizatorilor;
Nivelul pentru managementul obiectelor este un
nivel intermediar celor dou, i asigur maparea
dintre obiectele digitale i locul unde sunt stocate.
Asigur i sistemul de service necesar.
Stocare permanent
Depozitul
Crearea depozitelor. Administratorul de sistem
identific un depozit pentru o aplicaie software a
sistemului i aloc spaiul necesar pe server pentru
fiecare baz de date. Este setat un numr de meta
atribute predefinite care descrie capacitile i
caracteristicile unui depozit. De ex. un administrator
de sistem specific adresele TCP/IP serverului,
numele de sistem i locaia serverului. Fiecare furnizor
are un set unic de formule pentru a estima mrimea
bazei de date
n concordan cu precederea
volumului de : documente sau fiiere, profile,
utilizatori, grupuri i cuvinte unice coninute n
documente.
Depozitul
Modificarea depozitelor. Se poate
modifica depozitul de ctre
administratorul de sistem prin
selectarea meta atributelor
modificabile i schimbarea aranjrilor
dup ce acesta a fost creat. De ex.
administratorul de sistem poate
specifica un nou nume sistemului,
poate aduga diferite depozite arhiv
(gunoi, latente, inactive, etc.)
Depozitul
Distrugerea depozitului. Administratorul
trebuie s indexeze cmpurile de profile
pentru o baz de date, care nu este
indexat atunci cnd a fost creat n
original. n acest caz, administratorul de
sistem va exporta documentele din baza de
date ntr-un fiier de pstrare temporar,
va invoca procesul de creare a depozitului
pentru a specifica un nou depozit, va
adauga noile profile la un script, va
specifica un nou nume de sistem i va
adauga diferite depozite arhiv pentru a
stoca documente adiionale
Depozitul
Tipuri de activiti ntr-un depozit
(repository)
Verificare prin care se confirm c s-a
nregistrat o aciune n sistem;
AccesRepoMeta acess la metadatele
depozitului;
Confirmarea c un depozit a stocat un obiect
digital cu o aciune specific;
AccessMeta acces la metadatele unui obiect
digital specific;
Depozitarea unui obiect ;
tergerea unui obiect digital.
Straturi arhitecturale
stratul logic cuprinde specificaiile funcionale
Stratul logic
Abordarea logic este i ea bazat pe
modelul Centrului de nregistrri, dar
este orientat pe proces i nu pe
document. Modelul logic este bazat
pe funcii care implic obiectele
document i utilizatorii. Este nrudit
cu definiia funcionrii ierarhice.
Stratul logic
Managerul pentru documente
(Documentbase Manager)
organizeaz irul de obiecte
document i l stocheaz ntr-un
depozit pentru documente.
Administrarea subproceselor se
ngrijete de verificarea intrrilor,
verificarea ieirilor, copiere, arhivare,
retragere i refacere din arhive sau
gunoi.
Stratul logic
Managerul bazei de date (Database Manager)
ntreine toate metadatele despre un obiect document
i stocarea lui ntr-o baz de date depozit.
[57].Indexurile sunt meninute pentru atributele
importante asociate unui obiect (de ex: crearea
datelor, autor, subiect, cuvinte cheie, titlu, etc).
Managerul bazei de date ntreine deasemenea
obiectele document native, versiunile, ataamentele i
folderele de fiiere asociate. Obiectele document
native sunt cele brute, neprelucrate, mpachetate ntrun container care conserv datele i locaia fiecreia
Motorul bazei de date este de cele mai multe ori
robust, orientat ctre organizaie, motor SQL cum ar
fi Sybase, Microsoft SQL Server sau Oracle.
Stratul logic
Managerul pentru text (Textbase
Manager) conserv toi pointerii (puncte de
acces) pentru cuvinte i propoziii n
obiectele document native care au fost
filtrate pentru a elimina caracterele de
control n structura fiierului i cuvintele
stop (termenii irelevani) care au fost
identificate de un administrator. Motorul
text este opional, dar este de cele mai
multe ori un produs integrat ca: TOPIC,
BRS/search.
Stratul logic
Managerul pentru administrarea bazei
de date (Adminbase Manager) menine
controlul administrativ. Ajut la refacerea,
personalizarea, nchiderea, reconstruirea i
restartarea diferitelor aplicaii manageriale.
[57]
Managerul pentru securitate (Security
Manager) administreaz controalele de
securitate. Aceste controale limiteaz
accesul de grup, utilizator, folder sau
document.[57]
Stratul logic
Managerul pentru hyperbaza de date (Hyperbase
Manager) administreaz legturile hypermedia n i
ntre documente. Este responsabil i pentru
meninerea oricror legturi obiect cu documentele
compuse.
Managerul de lucru (Workbase Manager)
administreaz procesele workflow dintre i ntre
unitile afacerii i rolul i clienii afectai de proces.
Conducerea Workflow se poate face pornind de un
sistem simplu cum ar fi Microsoft Mail i se poate
ajunge la aplicaii complexe: FloWare.
Stratul logic
Stabilirea diagramei fluxului de date
pentru un depozit
Diagrama fluxului de date permite
definirea domeniului schimbrilor care
au loc n depozit, ct i interfeele
unde se vor muta documentele. O
reprezentare schematic poate arta
astfel,
Administrare
nregistrri
Modificare
depozit
Distrugere
depozit
depozit
Straturi arhitecturale
Stratul fizic include structura fizic real
necesar pentru o execuie
corespunztoare a funciunilor. Acest strat
este dependent de implementare i
determin cum i unde va fi instalat
sistemul. Stratul fizic trebuie s opereze la
performanele particulare ale sistemului
cum ar fi: numr maxim de utilizatori,
mrimea memoriei RAM, disponibilitatea
hard discului.
Stratul fizic
Abordarea fizic este bazat pe
implementarea configuraiei
hardware, software i de reea pentru
o organizaie. Modelul utilizat aici
este bazat pe modelul de operare
client/server care include depozitul
obiectelor document aflat pe o
platform server particular i
interfaa cu utilizatorul aflat pe o
staie de lucru client distinct.
Stratul fizic
Stratul fizic trebuie s armonizeze necesitile
client/server pentru resurse cum ar fi TCP/IP.
Implementarea fizic se bazeaz pe un model de
aplicaie client-server pentru interaciunea dintre
utilizator i depozitul de documente.
Orice transmisie de date peste conduita client/server
este controlat pentru a utiliza lrgimea benzii
transmisiei ct mai eficient posibil.
Un EDMS nu este influenat de distilarea informaiei.
Un EDMS incorporeaz multe capaciti funcionale
care permit capturarea obiectului document original
Obiectivele managementului
documentelor
Un cadru de baz pentru managementul
informaiei conine obiective fundamentale
a managementului documentelor:
maximizarea beneficiilor pentru utilizarea
informaiei n documente;
minimizarea costurilor de achiziie,
prelucrare, utilizare i disponibilitatea
acestor documente ;
ataarea unitilor individuale i a
nregistrrilor compuse.
Calendar;
Contracte;
Alarme;
Sarcini de lucru;
Jurnal zilnic;
Buget;
Sntate;
Muzic, mesaje din reea, tiri;
Aplicaii pentru editare, calcul tabelar, imagini,
etc.
Zona de date:
Cuprinde diferite ferestre ale submodulului
Calendar. Se prezint alarmele i taskurile
sub forme geometrice i culori:
-