Sunteți pe pagina 1din 193

GESTIONAREA DOCUMENTELOR

ELECTRONICE

AMS ANUL III

DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Definire
Document: orice purttor material de
informaie destinat a fi folosit ntr-un
context informativ i de comunicare;
Document: O structur organizat de pri
informaionale de cel mai mic nivel. [1]
Conform standardelor ISO: documentul
electronic este un document existnd sub
form electronic, ntr-o manier care l
face accesibil prin dispozitive de prelucrare
a datelor.

DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Caracteristici
Document electronic. Caracteristici:
Utilizare facil - coninutul poate fi revizuit,
adugat, modificat, selectat, etc.;
Stabilirea legturilor n interiorul
documentului i/sau cu documente n
formate diferite;
Diversificarea formatelor prin posibilitatea
schimbrii acestora (ex. scanare);
Existena mai multor medii de stocare i
formate de citire;

DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Caracteristici
Facilitatea transferrii documentelor n
reele de telecomunicaii;
Multiplicare infinit partajarea
documentului prin replicare nelimitat.
Documentul original rmne la surs
nemodificat.

DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Caracteristici
Alte caracteristici:
poate s conin att imagini ct i text;
exist posibilitatea de cutare/regsire a
informaiei;
s fie citibile de ctre clieni web uzuali;
s aib conceptul de pagin;
s fie de dimensiuni reduse;
s fie suportate de ctre sistemele de
recunoatere - OCR existente (ca
documente de ieire).

DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Tipologie
Tipologie. Criterii de clasificare:
Modul de prezentare:
Materiale omogene documente cu coninut n
prezentare liniar (documente primare).
Materiale heterogene- documente secundare
corespunztoare documentelor gsite de
motoarele de cutare (notie bibliografice)
Format:
Documente text;
Documente imagine;
Documente audio, video;
Documente multimedia.

DOCUMENT. DOCUMENT
ELECTRONIC. Tipologie
Tipologie. Criterii:
Modul de exprimare:
Document text: caractere alfanumerice,
simboluri;
Hyperdocument: text, grafic, scheme;
Hypermedia: text, sunet, imagine;
Multimedia: text, sunet, imagine, software
specific.

CREAREA DOCUMENTELOR
ELECTRONICE
Metode:
Prelucrarea unor date deja stocate pe medii
digitale, obinndu-se un document cu o
anumit form i structur de prezentare;
Introducere unui text, tabel, grafice, etc. de la
tastatur prin intermediul unor aplicaii
specifice;
Scanarea unui document, transformarea
acestuia n imagine;
Codificarea micrii pentru sunete i imagini
animate.

BAZE DE DATE
Definire:Baza de date poate fi privit
ca o colecie de fiiere interconectate
care conin nucleul de date necesare
unui sistem informatic.[2]
Baza de date este un ansamblu
intercorelat de colecii de date prin
care se red o realitate.

BAZA DE DATE
Componente:
Data o reprezentare simbolic a unei
aciuni, eveniment, etc.;
Informaie date aflate ntr-un context
care aduce plus valoare;
Fiier- ansamblu de nregistrri fizice
omogene din punct de vedere al
coninutului;
Cmpurile unei nregistrri: atribute care
descriu o realitate.

TIPOLOGIA BAZELOR DE DATE


Dup numrul de utilizatori:

personale- un singur utilizator


Informaionale- utilizatori multipli

Dup distribuire:

locale- centralizate pe un singur calculator de


mare capacitate
distribuite-implementate in cel putin dou noduri
ale unei reele de calculatoare

Dup modelul de date:

Orientate pe obiect;
Relaionale;
Ierarhice-legturile sunt ordonate.

TIPOLOGIA BAZELOR DE DATE


Dup tipul datelor coninute:
Baze de date care conin date de tipul
numere, caractere, simboluri;
Baze de date audio;
Baze de date video;
Baze de date multimedia;
Baze de date specifice sistemelor
informatice geografice (spatiale).

TIPOLOGIA BAZELOR DE DATE


Baze de date faptice- conin informaii
referitoare la un produs, o tehnologie de
fabricaie, etc.
Baze de date statistice- conin date cu
caracter statistic (statistici naionale)
Baze de date de referin conin
informaii de tip catalog. Ex. Baze de date
despre editori, baze de date care conin
date despre alte baze de date (metabaze
de date)

Exemplu baza de date faptic

Exemplu baze de date statistice

TIPOLOGIA BAZELOR DE DATE


Dup domeniul acoperit de datele
coninute n baza de date:

Baze
Baze
Baze
Baze
Baze
Baze
Baze

de
de
de
de
de
de
de

date
date
date
date
date
date
date

tehnico-tiinifice;
economice;
geografice;
culturale;
de literatur gri;
pentru afaceri;
administrative.

TIPOLOGIA BAZELOR DE DATE


Dup modul de exploatare a bazei de
date:
Baze de date on-line- acces prin
intermediul reelelor de calculatoare;
Baze de date off-line.

Dup accesibilitate:
Baze de date cu acces liber;
Baze de date comerciale.

Crearea unei baze de date


Identificarea structurii bazei de date: nume,
tipul i lungimea cmpurilor din tabelul
bazei de date relaionale.
CMP

Nr.
sistem
INREGISTRARE

titlu

autor

Crearea unei baze de date


Niveluri de structurare:
nivelul conceptual (global)
nivelul logic
nivelul fizic

Baze de date elemente


componente
Entitate obiect reprezentat prin
proprietile sale. Fiecare entitate are
un articol.
Articol nregistrare care conine
atributele sau caracteristicile
entitilor regsite n cmpuri.

Principalele operaiuni n baza


de date
Deschidere/nchidere baza de date;
Deschiderea unei baze de date ntr-o
anumit zon de lucru;
Vizualizarea structurii unei baze de
date;
Copierea structurii unei baze de date;
Modificarea unei baze de date;
Adugarea de nregistrri;
tergerea parial sau total a
nregistrrilor.

Sisteme de baze de date-definire

SGBD- ansamblu de programe care are


rolul de a permite crearea, actualizarea i
exploatarea bazei de date (a entitilor
existente n baza de date).
Un SGBD este independent de tipul de
sistem n care se aplic.
Definirea entitilor care fac parte din
baza de date este specific fiecrui tip de
sistem.

Sisteme de baze de date caracteristici


Caracteristicile unui SGBD:
S permit definirea unitilor
informaionale prin caracteristici proprii
de legtur;
S permit adugarea de noi entiti i
caracteristici ale entitilor fr alterarea
celor deja existente n baza de date;
S asigure protecia mpotriva accesului
neautorizat de date.

Sisteme de baze de date


caracteristici
S dispun de o interfa cu limbaje de
programare evoluat, astfel nct orice
aciune s fie formalizat;
S permit accesul simultan al mai
multor utilizatori la baza de date prin
gestionarea ateptrilor.

Sisteme de baze de date -activiti


definirea i descrierea structurii bazei de date
se realizeaz printr-un limbaj propriu, limbaj
de definire a datelor (LDD), conform unui
anumit model de date;
ncrcarea datelor n baza de date se
realizeaz prin comenzi n limbaj propriu,
limbaj de manipulare a datelor (LMD);
accesul la date se realizeaz prin comenzi
specifice din limbajul de manipulare a datelor.
Accesul la date se refer la operaiile de
interogare i actualizare.

Sisteme de baze de date- obiective


Asigurarea independenei datelor de
programe:
Independena fizic- memorarea datelor
i modalitile de memorare pot fi
modificate fr rescrierea programelor
de aplicaie;
Independena logic se pot aduga noi
articole (nregistrri) fr rescrierea
programelor de aplicaie.

Sisteme de baze de date- obiective


Asigurarea redundanei minime i
controlate a datelor:
Stocarea informaiilor n bazele de date se
face astfel nct datele s nu fie
multiplicate.
Totui, pentru a mbunti performanele
legate de timpul de rspuns, se accept o
anumit redundan a datelor, controlat,
pentru a asigura coerena bazei de date i
eficiena utilizrii resurselor hardware.

Sisteme de baze de date- obiective


Asigurarea facilitilor de utilizare a datelor:
presupune ca SGBD-ul s aib anumite
componente specializate pentru:
- folosirea datelor de ctre mai muli utilizatori
n diferite aplicaii datele de la o aplicaie
trebuie s poat fi utilizate i n alte aplicaii;
- accesul ct mai simplu al utilizatorilor la date
fr ca ei s fie nevoii s cunoasc structura
ntregii baze de date; aceast sarcin cade n
seama administratorului bazei de date.

Sisteme de baze de date- obiective


faciliti care permit exprimarea interactiv
a unor cereri de regsire a datelor;
sistemul de gestiune trebuie s ofere
posibilitatea unui acces multicriterial la
informaiile din baza de date, spre deosebire
de sistemul clasic de prelucrare pe fiiere
unde exist un singur criteriu de adresare:
cel care a stat la baza organizrii fiierului;
existena unor limbaje performante de
regsire a datelor.

Sisteme de baze de date- obiective


Asigurarea securitii datelor mpotriva
accesului neautorizat.
Asigurarea coerenei i integritii datelor
mpotriva unor tergeri intenionate sau
neintenionate se realizeaz prin
intermediul unor proceduri de validare, a
unor protocoale de control i a unor
proceduri de refacere a bazei de date.

Sisteme de baze de date limbaje


Limbajul de descriere a datelor (LDD) permite descrierea structurii unei baze de
date, a fiecrei componente a ei, a relaiilor
dintre componente, a drepturilor de acces
ale utilizatorului la baza de date, a
restriciilor n reprezentarea informaiilor,
etc.
LDD-ul este utilizat att pentru proiectarea
bazelor de date, ct i pentru redefinirea
lor.

Sisteme de baze de date-limbaje


Limbajul de cereri (LC) sau limbajul de
prelucrare a datelor (LPD)permite operaii
asupra datelor aflate n baza de date, cum
ar fi:
ncrcarea bazei de date;
inserarea unui nou element;
tergerea unui element;
modificarea unui element;
cutarea unor elemente;
realizarea de diferite statistici asupra
datelor.

Sisteme pentru managementul


documentelor electronice (EDMS)
Formate
Un format de document electronic este un
ansamblu de reguli sau convenii ce permit
interpretarea documentelor electronice.
Pentru fiecare format se distinge sintaxa i
semantica. Sintaxa este un ansamblu de
reguli impuse unei secvene de caractere
pentru a putea fi recunoscut ca document
valid. Semantica este un ansamblu de
reguli ce permit transformatea unui
document valid ntr-un document real.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
SGML Standard Generalized Markup
Language este un format utilizat cu

precdere pentru documentele


electronice structurate. A fost adoptat ca
standard n 1986 (ISO-8879). SGML
este un format nonstrict, lizibil de ctre
om.. Nu are nici o form particular de
descriere a formatului documentului,
alta dect cea definit n aplicaie.
Metadatele cele mai frecvent utilizate
sunt Dublin Core Metadata.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Integreaz att formate MARC ct i
formate nonMARC; permite cutarea n text
integral dar i navigarea hypertextual;
este foarte bine adoptat pentru date
bibliografice text ce sunt structurate. Este
independent de platform i de programe;
permite reutilizarea de date. Principalul
dezavantaj: este dificil de aplicat pentru
texte juridice i tehnice ce au o structur
logic cu multiple niveluri i trimiteri.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
HTML Hypertext Markup Lauguage este o aplicaie
SGML, prin urmare sintaxa documentelor HTML este
corspunztoare normelor definite prin combinarea
Declaraiei SGML i prin definirea DTD. HTML permite
generarea de documente multimedia. Numeroasele
variante HTML au determinat ntr-o mare msur
ameliorarea prezentrii paginilor Web prin
mbuntirea suportului de documente multimedia,
prin posibilitatea interpretrii limbajului de
programare de ctre navigator, prin creterea
numrului de tag-uri utilizate. Folosete mai multe
seturi de metadate n funcie de aplicaie, de
particularitatea documentului.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
XML - eXtensible Markup Lauguage este o alt
aplicaie SGML axat pe redarea coninutului paginilor
Web. XML urmrete identificarea i redarea unitilor
informaionale din coninutul documentelor. La fel ca
i SGML, permite separarea coninutului de forma de
prezentare, folosete DTD pentru validare dar n
schimb are o alt sintax mult mai flexibil n
programare.
Documentele XML pot conine metadate definite n
acord cu RDF (Resource Description Framework).
XML intenioneaz s completeze sau s nlocuiasc
HTML dar documentele XML sunt n majoritatea lor
documente text.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
ODA - Office Document Arhitecturea fost
adoptat ca standard n 1989 (ISO-8613). A
fost conceput pentru schimbul orb de
documente adic schimbul fr stabilirea n
prealabil a unor legturi ntre expeditor i
destinatar. Este folosit pentru documente
structurate dar inglobeaz i documente
multimedia. Este un format strict ce
stabilete legturi ntre structura fizic i
structura logic a documentului. Integreaz
i coninut non-textual.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
SGML este potrivit pentru documentele
structurate durnd tot ciclul lor de via, de la
creare la arhivare (incluznd reutilizarea i
schimbul).
PDF se limiteaz la funcia de difuzare oferind
o soluie simpl i economic n special pentru
documentele cu o form complex.
Bitmap ofer o mai bun calitate de afiare.
HTML este adecvat aplicaiilor de difuzare de
informaii n WWW: interfae pentru baze de
date, vitrine publicitare, intranet, formulri
interactive

Managementul coninutului
Tipuri de coninut, managementul
coninutului ntr-o organizaie

Managementul coninutului Enterprise


Content Management ECM - n
accepiunea lui Bob Boiko reprezint
crearea, capturarea, livrarea,
personalizarea i managementul coninutului
ntr-o organizaie.
n anul 2004, industria managementului de
coninut pentru organizaii (ECM), are un
moment de revenire dup o perioad lung
de limitare a instrumentelor sale, ale
aplicaiilor, componentelor i ale
infrastructurii .

Managementul coninutului
Coninutul n majoritatea sa este prezentat
ca informaie nestructurat:
-80% dintr-o afacere este condus de
informaii nestructurate (dup Gartner
Group);
-85% din totalitatea datelor stocate este
pstrat n form nestructurat (dup
Gartner Group);
-datele nestructurate se dubleaz la fiecare
trei luni (dup Gartner Group);
-milioane de pagini web sunt adugate n
fiecare zi (dup Gartner Group)

Managementul coninutului
Depozitele (repozitoriile) de sisteme integrate ECM
care conin informaii nestructurate au fost gestionate
separat. Acestea sunt: hrtia, stocri n reele locale
(LAN), documente electronice, site-uri web, e-mail i
nregistrri. Ele se difereniaz de informaiile aflate
n bazele de date structurate ale aplicaiilor
consumatorilor.

Sistemele pentru managementul coninutului au


venit n sprijinul proceselor i ale fluxurilor de lucru
(workflow ) legate de coninutul organizaiilor.

Managementul coninutului
Se apreciaz c exist patru funcionaliti care se pot
defini ca motoare ale managementul coninutului:
Motorul pentru managementul bunurilor (asset
management engine). Acesta construiete o
reprezentare a depozitului de nregistrri a
organizaiei utiliznd baze de date relaionale;
Indexul i metadatele. Se includ descriptori, date
administrative, etc.;
Motoare de cutare: pot asigura funcia de cutare a
datelor externe dintr-un instrument de indexare a
textului sau Internet;
Securitatea - definete permisiunile care determin
accesul la obiectele informaionale.

Managementul ciclului de via al


informaiilor
Managementul ciclului de via al informaiilor
(information life-cycle management ILCM)

ILCM este avantajos pentru


mbuntirea raportului pre /
performan n stocarea datelor care
permite organizarea managementului
tuturor informaiilor structurate sau nu,
bazate pe politicile care conduc
activitatea.

Managementul ciclului de via al


informaiilor
Strategiile pentru aplicarea unui
management al coninutului n organizaii
urmresc:
disponibilitatea coninutului pentru oricine, pe
orice dispozitiv, oricnd;
introducerea efectelor workflow-ului (flux de
lucru) n localizarea, regsirea, revizuirea
scopului coninutului;
schimbarea barierelor date de silozurile verticale
de informaii existente, care ngreuneaz accesul
la coninutul digital;
creterea calitii coninutului utilizat;

Managementul ciclului de via al


informaiilor
creterea competenelor n managementul

bunurilor digitale i al infrastructurii pentru


a mri valoarea adugat i a diversifica
oportunitile de ieire pe piat i a
canalelor de distribuie;
stabilirea competenelor organizaionale
pentru partajarea coninutului ntr-o
organizaie;
mbuntirea infrastructurii de Tehnologie
a informaiei pentru a susine procesul de
integrare a serviciilor i a coninutului n
locaii sigure;

Managementul ciclului de via al


informaiilor
asigurarea schimbrii nivelelor de competene
existente;
asigurarea faptului c proiectele sunt
sincronizate i susin alte dezvoltri de
technologii aflate n progres.

n timpul ciclului de via al unui obiect


informaional, exist transformri ncepnd
de la obiectul original tiprit sau non-digital
la reprezentarea digital, care pot aprea
prin editare i migrare ctre coninutul
digital.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Tendine n evoluia ECM
Integrarea sistemelor de management al
documentelor i a nregistrrilor cu ECM
trebuie s rspund la urmtoarele ntrebri:
Unde vor fi stocate documentele care sunt i
nregistrri ?
Au nevoie organizaiile de o taxonomie i cum
va trebui ea gestionat?
Termenul tergere va fi aplicat diferit pentru
diferite tipuri de informaii n organizaie?

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Unde se ncadreaz documentele pe suport
hrtie aflate n circulaie?
Care este rolul centrelor nregistrrilor
curente?
Ct de important este s ai o infrastructur
hardware i software comun pentru
ambele aplicaii Managementul
Documentelor (Document Management DM) i Managementul nregistrrilor
(Record Management - RM)?

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Integrarea sistemelor de management al
coninutului web (Web Content
Management - WCM) i ECM se refer la:
Ct se integreaz depozitele specifice
managementului coninutului web (WCM) i
managementul documentelor (DM) astfel nct
s nu fie necesar duplicarea informaiei,
considernd doar o surs primar?
Cum pot fi consolidate WCM i ECM pentru a
crea o singur surs de informare; prin ce mijloc
nevoile de utilizare a documentelor sunt ntlnite
n acelai sistem; reorientarea informaiilor
pentru un mediu de distribuie web?

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Cum se integreaz procesele workflow,
WCM i DM care implic crearea,
vizualizarea, autorizarea, publicarea,
actualizarea i arhivarea coninutului
unui website?
Cum s integram capacitile WCM
personalizat i ale profilelor cu informaia
ECM?
Cum s dm posibilitatea coninutului
DM s fie prezentat pe site cu un timp de
rspuns sub o secund?

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Integrarea e-mail-urilor i a ECM
Experiena a demonstrat c persoanele
individuale nu sunt capabile s arhiveze
n siguran e-mail-urile proprii, dar o
serie de mesaje vor fi autoclasificate de
sistemul de management. De aceea
trebuie cunoscut:
Ce este arhivarea mesajelor instant?
Ce necesiti de explorare a datelor exist
pentru arhivarea e-mail-urilor?

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Care sunt capacitile de supervizare i
monitorizare necesare?
Ce index este necesar pentru
ataamente e-mail?
Cum s integrm arhiva e-mail i
politicile de reinere a nregistrrilor?
Ce reguli de business sunt urmate pentru
filtrarea diferitelor tipuri de mesaje email? (personale, ocazionale, de
afaceri)?

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Integrarea aplicaiilor motenite cu
aplicaiile ECM trebuie s rspund la:
Cum s prezentm informaia integrat care
este extras din depozitele structurate i
nestructurate bazate pe informaii, cum ar fi
relaiile cu un client specific?
Cum pot aplicaiile motenite s furnizeze
valoare adugat aplicaiilor ECM, fr s pun
n pericol integritatea sistemelor anterioare?

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Cum transferm informaia din depozitele
nestructurate bazate pe un context al utilizatorului, n
aplicaii structurate, de ex. copiile facturilor
corespunztoare unei tranzacii?
Cum s evitm capturile de date duplicat, stocarea,
cutarea i navigarea utilizatorului prin depozitele
ECM?
Ce cerine exist pentru actualizarea bazelor de date
structurate cu indeci care au derivat din
instrumentele de cutare i autoclasificare?
Ce cerine exist pentru componentele software de
gestionare a rspunsurilor la ntrebrile care sunt
executate prin mai multe biblioteci ECM.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Managementul nregistrrilor n
depozite se refer la:

Cum s integram RM cu mai multe depozite


simultan?
Cum s asigurm tergerea tuturor copiilor?

Managementul ciclului de via se refer


la:
Cum se definete un ILM pentru informaii
structurate i nestructurate?
Ct de mult exist duplicare i redundan
informaional?
Ct de complex este nivelul de integrare pentru
aplicaiile ECM ntr-un depozit ILM?

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Justificarea unui ECM. Abordarea
tradiional pentru justificarea investiiilor
pentru un ECM bine determinat. n primul
rnd, se reamintete celor care iau decizii
c: 80% din informaiile companiilor rezid
n documente i fiiere n format electronic
i numai 20% din informaii rezid n
formate structurate, deci ECM este o pia
larg n dezvoltare.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Managementul nregistrrilor pentru organizaii poate
s-i ndeplineasc misiunea dac include i
nregistrri fizice i electronice inclusiv e-mail.
Planurile i experiena au artat c managementul
nregistrrilor electronice este diferit de
managementul documentelor bazat pe hrtie, pentru
c necesit definirea atributelor documentelor n
crearea i procesarea iniial a acestora.
Autoclasificarea este utilizarea tehnologiilor de
cutare i definire automat a atributelor unui
document. Studiile au artat c autoclasificarea este
util dar nu va fi niciodat complet pentru c
managementul nregistrrilor nu poate accepta nivele
de eroare care sunt inerente autoclasificrii.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Managementul ntregistrrilor (records management)
cu urmtoarele funcii :
descrierea activitii de pstrare a coninutului pentru
o perioad de timp, dup care este distrus n acord
cu politica organizaiei.
controlul folderelor cu fiiere care conin documente
de hrtie. Multe dintre aceste sisteme includ reguli de
pstrare i disponibilitate coninute n procedurile
workflow i proprieti ale claselor de documente. O
soluie pentru managementul nregistrrilor
electronice trebuie s angajeze procese de
constrngere pentru a asigura c nregistrrile sunt
distruse (sau arhivate) la momentul potrivit, pentru
motivul corect, de ctre persoana abilitat.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Aplicarea corect a managementului
nregistrrilor conduce la:
reducea riscului litigiilor i permite continuitatea
n afaceri;
organizarea, stocarea n siguran i regsirea
rapid a nregistrrilor eseniale pentru
organizaie;
stocarea nregistrrilor att timp ct este
necesar;
asigurarea c nregistrrile expirate sunt
distruse ntr-o manier legal acceptabil.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
- Managementul formatelor (forms
management): controleaz inventarul
formatelor de hrtie utilizate pentru
colectarea datelor i relatarea lor.
-Managementul arhivrii: controleaz
planificarea, recenzarea, punerea la
dispoziie i conservarea nregistrrilor, a
formatelor, rapoartelor, directivelor,
manualelor sau a oricrui document oficial.

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Se pot defini instrumente i procese
specifice managementului documentelor i
anume:

Capturarea sau scanare-capturare a coninutului


text total sau parial cu programul pentru
recunoaterea optic a caracterelor (OCR);
Integrarea cu instrumentele de procesare text
(MS Word, Adobe Acrobat) i altele pentru
ingerarea (ingest) altor documente;
Definirea componentelor coninutului ntr-un
document ;
Asamblarea documentelor sau a segmentelor
unui document;

Sisteme de management al
documentelor i al nregistrrilor
(ECM)
Manipularea documentelor de la mutarea
sau rearanjarea lor pn la redactarea
acestora pentru diferii utilizatori;
Permite stocarea documentelor n diferite
formate;
Furnizeaz faciliti de cutare n text
specifice;
Aplicarea metadatelor la diferite nivele n
document.

Sistemul de Document
management i Workflow
funcionaliti
publicarea de informaii cu caracter general
ntr-un mediu de lucru unitar (Avizier
electronic), unde toi angajaii sistemului vor
putea avea acces. Aceste informaii pot fi de
tipul: proceduri, manualul calitii, declaraii ale
Politicii i Obiectivele calitii, fie de post,
regulament de ordine interioar, regulament de
organizare i funcionare, hotarri i decizii ale
conducerii, documente interne, etc.

Sistemul de Document
management i Workflow
nregistrarea documentelor care
intr, ies sau circul intern n
organizaie, transmiterea lor spre
informare, verificare, aprobare pe baza
unor fluxuri de lucru, precum i
nregistrarea circulaiei acestora pna n
momentul stabilirii unei rezoluii finale.

Sistemul de Document
management i Workflow
Cmpurile minime necesare aa cum
reiese din literatura de specialitate
sunt:
numrul de nregistrare document;
codul direciei;
data de nregistrare;
emitent;
data emiterii;
atribute de protecie;
modul de circulaie al documentului
(intrare, ieire, intern);

Sistemul de Document
management i Workflow

rezumat;
destinatar;
data intrrii n departament;
data ieirii din departament;
rezoluie;
destinaie pentru rezolvare;
termen de rezolvare;
istoric al rezolvrii;

Sistemul de Document
management i Workflow
Posibilitatea de a crea documente
interne administrative. Este necesar
circulaia acestora pe un flux de lucru
pentru verificri, informri, aprobri. Aceste
tipuri de documente se refer la
documentele specifice unui sistem
management al calitii: declaraii ale
politicii i obiectivelor calitii, manualul
calitii, proceduri de lucru, proceduri ale
funciei de sistem, proceduri operaionale,
fie de post, fie de audit, rapoarte,
documente pentru a asigura planificarea,
operarea i controlul proceselor.

Sistemul de Document
management i Workflow
Emiterea sarcinilor i urmrirea
acestora. Cmpuri minime necesare:
numr document; direcie iniiatoare;
descrirea sarcinii; data stabilirii sarcinii;
data repartizrii sarcinii; periodicitate
sarcin; termene de rezolvare; direcie
responsabil cu rezolvarea sarcinii; tip
sarcin. Utilizatorii vor putea vizualiza
documentele dup urmatoarele criterii:
direciile iniiatoare, data stabilirii sarcinii,
numr sarcin, sarcini rezolvate, sarcini
nerezolvate.

Sistemul de Document
management i Workflow
Transmiterea spre aprobare pe fluxuri
de lucru n organizaie a urmtoarelor
tipuri de documente: cereri de concediu,
cereri de deplasare, rapoarte, referate,
note, decizii, ordine, memorandumuri, etc.
Documentele pot conine informaii prin
care se va face referire la persoan sau la
entitate (directie/departament) i informaii
specifice tipului de document creat.

Sistemul de Document
management i Workflow
Elaborarea i circulaia n organizaie pentru
aprobri a unor tipuri de documente care preiau
date/informaii din sistemul pentru planificarea
resurselor i care acoper urmtoarele activiti:
achiziii i investiii (cerere de achiziii, cerere de
ofert, comenzi, facturi, licitaii, not de
fundamentare documente legate de planurile de
investiii); contracte (de nchiriere, drepturi de autor,
prestri servicii, publicitate, de sponsorizare, barter);
resurse umane (dosarul care conine documente
specifice angajrii, fie de angajare, pregtirea
personalului, fie de plecare); tehnic (cereri de
retragere echipamente ntreinere, foi de parcurs)

Sistemul de Document
management i Workflow
Elaborarea i circulaia n organizaie pentru aprobri
a unor tipuri de documente referitoare la diferite
evenimente (trguri, spectacole, expoziii) sau la
editura organizaiei
Documentele create vor circula pe fluxuri bine
definite, cu posibilitate de aprobare, respingere,
adugare de comentarii. Tipurile de documente,
informaiile coninute ntr-un document, fluxurile
exacte dup care se face circulaia documentelor n
organizaie, vor fi specificate n etapa de analiz a
sistemului.

Sistemul de Document
management i Workflow
Arhivare. Este necesar un spaiu
foarte mare de stocare datorit
cantitii de date care sunt implicate,
fiiere scanate precum i fiiere
folosite pentru stocarea informaiei.
Sistemul informatic trebuie s conina
un modul de arhivare, necesar pentru
managementul informaiilor i datelor
ce sunt vehiculate de ctre sistem.

Sistemul de Document
management i Workflow
Acest modul trebuie s ofere:
-Scalabilitate i capacitate de a rula pe
sisteme de operare variate;
-Integrare cu aplicaia de mesagerie
(server mail), aplicaiile portal (servere
portal intern i extern), modulul de
stocare a datelor (serverele de baze de
date), aplicaiile de document
management, aplicaia de instruire
(server instruire) ;

Sistemul de Document
management i Workflow
Consola de administrare centralizat care s permit
unui administrator s realizeze managementul
platformei de pe orice staie din cadrul organizaiei
prin interfaa web ;
Sistem de raportare centralizat care s ofere date
referitor la toate sistemele (serverele) care sunt
conectate cu acest modul;
Funcii de automatizare: s elimine sau s reduc
intervenia uman asupra modulului prin utilizarea de
scripturi de automatizare a funciilor de administrare.
S ofere posibilitatea de construire a politicilor care s
permit mrirea spaiului alocat pentru back-up
precum i pentru log-uri sau alte informaii astfel
inct modulul s poat funciona i fr intervenie
uman;

Sistemul de Document
management i Workflow
Capabiliti de conectare la medii de tip
Storage Area Network pentru back-up i s
permit utilizarea acestor medii
concomitent cu alte aplicaii.
Management i politicii de configurare la
nivel de organizaie: informaiile legate de
configurare i politici informaionale s fie
definite o singur dat ntr-un modul,
putnd fi propagate la un oricare numr de
module interconectate.

Sistemul de Document
management i Workflow
Arhiva obinut este o colecie de
fiiere digitale care au fost grupate
pentru backup- recuperare, pentru
transportul n alt locatie, pentru
salvarea n afara computerelor, etc. O
arhiv poate include o simpl list de
fiiere organizat ca o structur de
catalog

Sistemul de Document
management i Workflow
Prespectiva arhivrii vizeaz:

instruirea (training). Instrumentele pentru


extragerea automatizat a informaiei
trebuie s fie in concordan cu seturile de
date de intrare;
calitatea rezultatelor. Nivelurile preciziei
(raportul dintre numrul informaiilor corect
detectate i numrul total al informaiilor
detectate) i ale rechemrii (raportul dintre
numrul informaiilor corecte i totalitatea
informaiei prezente n material) devin mai
mici fa de complexitatea semnatic a
informaiei extras.

Niveluri arhitecturale ale


managementului documentelor
Arhitectura este un termen utilizat de mai
multe grupuri n comuniti de sisteme
informaionale pentru a descrie obiectele i
relaiile ntr-o disciplin. n general,
arhitecturile informatice pentru astfel de
sisteme sunt concepute de productorii de
calculatoare pe baza caracteristicilor
actuale i de perspectiv ale propriilor lor
produse. Este necesar o arhitectur care
s asigure interconectivitate,
interoperabilitate i independen fa de
furnizori.

Definirea arhitecturii
managementului documentelor
Sistemele pentru managementul
documentelor, singure, nu pot acoperi
golul dintre strategiile de business i
aplicaiile noilor tehnologii i sisteme.
O organizaie are nevoie s fac
eforturi intelectuale concertate pentru
a investiga i rezolva diferenele n
termeni, concepte i modele
arhitecturale (structurale).

Definirea arhitecturii
managementului documentelor
Dac iniiativele de reinginerie
abund ntr-o corporaie, atunci vor fi
probleme cu terminologia ambigu i
cu termenii nedefinii. O arhitectur
ncearc s remedieze aceste situaii
i s stabileasc o fundaie solid
pentru o iniiativ EDMS.

Definirea arhitecturii
managementului documentelor
Arhitectura managementului
documentelor (Document
Management Architecture) este
preocupat de crearea valorii
adugate prin realizarea structurii
explicite, coeziunii i a legturilor
componentelor managementului
documentelor.

inta i obiectivele unei arhitecturi


Clarificnd inta i obiectivele pentru
o arhitectur a managementului
documentelor, putem dezvolta cu
succes o iniiativ de inginerie a
documentelor. Scopul unui document
management este de a crea un spaiu
care va promova regimul specific al
managementului documentelor n
organizaie.

inta i obiectivele unei arhitecturi


Obiectivele principale pentru o arhitectur a
managementului documentelor sunt:

Clarificarea supoziiilor i politicilor


managementului documentelor;
Definirea spaiului managementului
documentelor prin identificarea domeniilor
documentelor cheie i traiectoriile
documentului cheie;
Minimizarea zgomotului pentru
managementul documentelor (de ex. spaiile
unde responsabilitatea i autoritatea pentru
componentele documentului sunt prost
definite);

inta i obiectivele unei arhitecturi


Identificarea comportamentelor
dezirabile i indezirabile ale
managementului documentelor;
Dezvoltarea unei strategii pentru
recompensarea comportamentelor
dezirabile i pentru inhibarea celor
nedorite.
Definirea limitelor specifice ale spaiului
managementului documentelor pentru o
organizaie;

inta i obiectivele unei arhitecturi


Obiectivele secundare ale arhitecturii
managementului documentelor sunt:
Eliminarea surselor i a destinaiilor redundante
pentru documente;
Redefinirea termenilor care sunt ambiguu n mod
curent;
Identificarea strii obiectelor managementului
documentelor i a atributelor; profilului n termenii de
acuratee, relevan, copletitudine, accesibilitate,
flexibilitate, etc.;
Reprezentarea modelelor partajate ale
managementului documentelor.
Aceste obiective au legtur direct cu nivelurile
arhitecturale logice i fizice.

inta i obiectivele unei arhitecturi


Sunt trei rezultate cheie ateptate de la o
arhitectur a managementului documentelor:
din crearea unei arhitecturi, trebuie s rezulte
definiii explicite ale termenilor care sunt aplicai
ntr-o organizaie;
o arhitectur a managementului documentelor va
crete rspunderea autorului documentului n
timpul unui ciclu de via ;
o arhitectur va trebui s reduc duplicaiile
surselor de informare i inconsistena coleciilor de
documente ntr-o organizaie.

Straturi arhitecturale
Stratul
conceptual

De ce & cine

Stratul logic
Ce & cnd

Stratul fizic
Cum & unde

Straturile
arhitecturale pentru
un sistem al
managementului
documentelor

Straturi arhitecturale
Stratul conceptual descrie scopul i
contextul unui EDMS. Trebuie s fie
vandabil ctre sponsorul executiv i
grupul de management senior client
al unei organizatii, astfel nct
ntreprinderea s-l cumpere. Este
utilizat deasemenea pentru
exprimarea unui context general
pentru utilizatorii finali.

Stratul conceptual
O abordare conceptual pentru un EDMS este bazat
pe modelul unui centru al nregistrrilor (records
center) i clieni.
n primul rnd, este instalat un depozit (repository)
pentru un grup specific de nregistrri de ex:
nregistrri audio muzicale. Depozitul este piesa
principal a sistemului de management. Reprezint un
set de baze de date, directoare i alte structuri care
stocheaz coninutul sistemului ca i alt dat
asociat. Componentele i alte resurse ale
managementului coninutului vin n depozit via
serviciile de colectare.

Depozitul
Un depozit este un sistem pentru stocarea
n reele i pentru accesul la obiectele
digitale. Toate interaciunile cu un depozit
utilizeaz un protocol simplu cunoscut sub
denumirea de Repository Access Protocol
(RAP). RAP presupune dou operaiuni de
baz, i anume: depozitarea, adic
stocarea obiectului digital n depozit, i
accesul la acesta. Securitatea este o parte
integrant n proiectarea unui depozit.
Drepturile de acces se refer la depozit n
ansamblu ct i la fiecare obiect n parte.

Depozitul
Un depozit se implementeaz pe trei niveluri i
anume:
Carcasa depozitului - reprezint partea care
interfaeaz cu exteriorul. Implementeaz
protocoalele RAP, realizeaz conversia ntre formatele
interne i externe ale obiectelor digitale, i asigur
managementul drepturilor de acces.
Stocarea permanent - Aici informaia este pstrat
permanent. Acest nivel este ascuns utilizatorilor;
Nivelul pentru managementul obiectelor este un
nivel intermediar celor dou, i asigur maparea
dintre obiectele digitale i locul unde sunt stocate.
Asigur i sistemul de service necesar.

Structura unui depozit


Carcasa depozitului

Nivelul pentru managementul


obiectelor

Stocare permanent

Depozitul
Crearea depozitelor. Administratorul de sistem
identific un depozit pentru o aplicaie software a
sistemului i aloc spaiul necesar pe server pentru
fiecare baz de date. Este setat un numr de meta
atribute predefinite care descrie capacitile i
caracteristicile unui depozit. De ex. un administrator
de sistem specific adresele TCP/IP serverului,
numele de sistem i locaia serverului. Fiecare furnizor
are un set unic de formule pentru a estima mrimea
bazei de date
n concordan cu precederea
volumului de : documente sau fiiere, profile,
utilizatori, grupuri i cuvinte unice coninute n
documente.

Depozitul
Modificarea depozitelor. Se poate
modifica depozitul de ctre
administratorul de sistem prin
selectarea meta atributelor
modificabile i schimbarea aranjrilor
dup ce acesta a fost creat. De ex.
administratorul de sistem poate
specifica un nou nume sistemului,
poate aduga diferite depozite arhiv
(gunoi, latente, inactive, etc.)

Depozitul
Distrugerea depozitului. Administratorul
trebuie s indexeze cmpurile de profile
pentru o baz de date, care nu este
indexat atunci cnd a fost creat n
original. n acest caz, administratorul de
sistem va exporta documentele din baza de
date ntr-un fiier de pstrare temporar,
va invoca procesul de creare a depozitului
pentru a specifica un nou depozit, va
adauga noile profile la un script, va
specifica un nou nume de sistem i va
adauga diferite depozite arhiv pentru a
stoca documente adiionale

Depozitul
Tipuri de activiti ntr-un depozit
(repository)
Verificare prin care se confirm c s-a
nregistrat o aciune n sistem;
AccesRepoMeta acess la metadatele
depozitului;
Confirmarea c un depozit a stocat un obiect
digital cu o aciune specific;
AccessMeta acces la metadatele unui obiect
digital specific;
Depozitarea unui obiect ;
tergerea unui obiect digital.

Straturi arhitecturale
stratul logic cuprinde specificaiile funcionale

(intrare, iesire, procesare, securitate, reguli de


afacere, straturile ecranului, rapoarte) ale EDMS.
Derivat din modelele de utilizare i interfee dintre
componente, determin ce se va potrivi cu sistemul
i cnd se va executa procesul. Stratul logic este
independent la implementare; acesta nseamn c
poate s se aplice la orice software particular sau
mediu hardware. Este important pentru definirea
proceselor i granielor om-main i pentru educarea
utilizatorilor n legtur cu funcionarea unui EDMS.

Stratul logic
Abordarea logic este i ea bazat pe
modelul Centrului de nregistrri, dar
este orientat pe proces i nu pe
document. Modelul logic este bazat
pe funcii care implic obiectele
document i utilizatorii. Este nrudit
cu definiia funcionrii ierarhice.

Stratul logic
Managerul pentru documente
(Documentbase Manager)
organizeaz irul de obiecte
document i l stocheaz ntr-un
depozit pentru documente.
Administrarea subproceselor se
ngrijete de verificarea intrrilor,
verificarea ieirilor, copiere, arhivare,
retragere i refacere din arhive sau
gunoi.

Stratul logic
Managerul bazei de date (Database Manager)
ntreine toate metadatele despre un obiect document
i stocarea lui ntr-o baz de date depozit.
[57].Indexurile sunt meninute pentru atributele
importante asociate unui obiect (de ex: crearea
datelor, autor, subiect, cuvinte cheie, titlu, etc).
Managerul bazei de date ntreine deasemenea
obiectele document native, versiunile, ataamentele i
folderele de fiiere asociate. Obiectele document
native sunt cele brute, neprelucrate, mpachetate ntrun container care conserv datele i locaia fiecreia
Motorul bazei de date este de cele mai multe ori
robust, orientat ctre organizaie, motor SQL cum ar
fi Sybase, Microsoft SQL Server sau Oracle.

Stratul logic
Managerul pentru text (Textbase
Manager) conserv toi pointerii (puncte de
acces) pentru cuvinte i propoziii n
obiectele document native care au fost
filtrate pentru a elimina caracterele de
control n structura fiierului i cuvintele
stop (termenii irelevani) care au fost
identificate de un administrator. Motorul
text este opional, dar este de cele mai
multe ori un produs integrat ca: TOPIC,
BRS/search.

Stratul logic
Managerul pentru administrarea bazei
de date (Adminbase Manager) menine
controlul administrativ. Ajut la refacerea,
personalizarea, nchiderea, reconstruirea i
restartarea diferitelor aplicaii manageriale.
[57]
Managerul pentru securitate (Security
Manager) administreaz controalele de
securitate. Aceste controale limiteaz
accesul de grup, utilizator, folder sau
document.[57]

Stratul logic
Managerul pentru hyperbaza de date (Hyperbase
Manager) administreaz legturile hypermedia n i
ntre documente. Este responsabil i pentru
meninerea oricror legturi obiect cu documentele
compuse.
Managerul de lucru (Workbase Manager)
administreaz procesele workflow dintre i ntre
unitile afacerii i rolul i clienii afectai de proces.
Conducerea Workflow se poate face pornind de un
sistem simplu cum ar fi Microsoft Mail i se poate
ajunge la aplicaii complexe: FloWare.

Stratul logic
Stabilirea diagramei fluxului de date
pentru un depozit
Diagrama fluxului de date permite
definirea domeniului schimbrilor care
au loc n depozit, ct i interfeele
unde se vor muta documentele. O
reprezentare schematic poate arta
astfel,

Diagrama de flux de date pentru un


depozit
Creare
depozit

Administrare
nregistrri

Modificare
depozit

Distrugere
depozit

depozit

Straturi arhitecturale
Stratul fizic include structura fizic real
necesar pentru o execuie
corespunztoare a funciunilor. Acest strat
este dependent de implementare i
determin cum i unde va fi instalat
sistemul. Stratul fizic trebuie s opereze la
performanele particulare ale sistemului
cum ar fi: numr maxim de utilizatori,
mrimea memoriei RAM, disponibilitatea
hard discului.

Stratul fizic
Abordarea fizic este bazat pe
implementarea configuraiei
hardware, software i de reea pentru
o organizaie. Modelul utilizat aici
este bazat pe modelul de operare
client/server care include depozitul
obiectelor document aflat pe o
platform server particular i
interfaa cu utilizatorul aflat pe o
staie de lucru client distinct.

Stratul fizic
Stratul fizic trebuie s armonizeze necesitile
client/server pentru resurse cum ar fi TCP/IP.
Implementarea fizic se bazeaz pe un model de
aplicaie client-server pentru interaciunea dintre
utilizator i depozitul de documente.
Orice transmisie de date peste conduita client/server
este controlat pentru a utiliza lrgimea benzii
transmisiei ct mai eficient posibil.
Un EDMS nu este influenat de distilarea informaiei.
Un EDMS incorporeaz multe capaciti funcionale
care permit capturarea obiectului document original

Scopului realizrii unui sistem pentru


managementul documentelor
Pentru un depozit al documentelor ntr-o
organizaie care ar putea include eventual
toate tipurile de documente sub controlul
ntreprinderii indiferent de mediul su fizic
(coresponden, memorandum-uri, planuri,
note, rapoarte, e-mailuri, formulare,
desene, diagrame, studii, fotografii, grafice,
filme, nregistrri sonore, nregistrri video,
documente digitale etc.), scopul este de a
clasifica i regsi aceste obiecte n maniera
de cel mai bun cost.

Obiectivele managementului
documentelor
Un cadru de baz pentru managementul
informaiei conine obiective fundamentale
a managementului documentelor:
maximizarea beneficiilor pentru utilizarea
informaiei n documente;
minimizarea costurilor de achiziie,
prelucrare, utilizare i disponibilitatea
acestor documente ;
ataarea unitilor individuale i a
nregistrrilor compuse.

Ciclul de via al documentelor


Toate documentele trebuiesc gestionate n
acord cu ciclul lor de viat o tehnic,
managerial pentru urmrirea i controlul
documentelor, de la crearea lor, la
conservarea lor ca obiecte legale sau la
distrugerea acestora. Stadiile generice ale
unui ciclu de viat cuprind planificarea,
colectarea, crearea sau generarea,
organizarea, stocarea, regsirea,
diseminarea i depozitarea final.

Ciclul de via al documentelor


mbuntirea unui ciclu de viat
urmeaz cinci pai:
identificarea problemei;
ntelegerea proceselor unde survin
problemele;
cursul procesului;
aducerea procesului sub control;
monitorizarea schimbrilor i ameliorarea
continu.

mbuntirea ciclului de via ale


documentelor
Identificarea
problemei
nelegerea
proceselor
Cursul
procesului
Aducerea
procesului sub
control
Monotorizarea
schimbrilor

Stadiile unui cadru managerial pentru


managementul documentelor
Un cadru managerial descrie relaiile dintre
prevederea rezultatelor ateptate i
obinerea rezultatelor reale. Acestea sunt
descrise n termenii informaiei, hardware,
software, reele, participani, distribuitori.
Un cadru EDMS nu este diferit de ale cadre
manageriale; acesta conine subcadre sau
stadii ale managementului. Este important
de a menine construirea unui cadru
orientat ctre oamenii din organizaie.

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Planificarea :
Selecteaz scopurile i obiectivele unui
management al documentelor ntr-o
organizaie;
Calculeaz mijloacele pentru a satisface
aceste scopuri i pentru realizarea
obiectivelor;

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Rezultatele ateptate n ceea ce privete
planificarea sunt urmtoarele:
inta: un set de obiective care trebuie atins la
o dat specific;
Program: strategia i majoritatea aciunilor care
trebuie executate n ordinea atingerii intei;
Programarea: un plan a datelor de
ncepere/finalizare i momentul estimativ
pentru activitile individuale i de business
care satisfac obiectivele;

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Bugetul: prevederea cheltuielilor
necesare pentru atingerea intei;
Politici: realizarea de ghiduri de luarea
deciziilor generale ;
Proceduri: trasarea liniilor directoare
pentru politicile de execuie;
Standarde: indicatori de msurare
pentru nivelurile ateptate de
performan care vor fi necesare
atingerii obiectivelor.

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Organizarea:
Proiecteaz o structur nc nerealizat a
rolurilor organizaionale i personale care pot
atinge obiectivele propuse;
Definirea responsabilitii manageriale i
dezvoltarea politicilor i a procedurilor ( sunt
activiti semnificative pentru acest subcadru);
Dezvoltarea adiional a unei structuri
(arhitecturi) a documentelor din organizaie i a
unei structuri de administrare a acestora pentru
construirea i gestionarea lor pe termen lung .

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Organizarea are dou finaliti
principale. n primul rnd, se
determin ce membri ai echipei de
proiectare sunt necesari. n al doilea
rnd acest stadiu stabilete structura
de raportare i perioada
managementului de control pentru
participani.

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Rezultate ateptate:

Structura organizaional: roluri, responsabiliti


a situaiilor specifice care sunt necesare atingerii
scopului;
Matricea interfa: o vedere bi-dimensional a
rolurilor i interfaa lor cu alte roluri, uniti
business, sau entiti externe;
Profilul ndemnrii: o specificaie a unui set de
abiliti, necesitatea instruirii i capacitile de
performan ateptate pentru fiecare rol;
Necesitile puterii de personal pentru proiect:
un indicator al numrului membrilor echipei
pentru fiecare rol.

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Stabilirea resurselor:

Selectarea i evaluarea individualitilor i


dezvoltarea competenelor pentru a satisface
rolurile organizaionale.
Acest stadiu populeaz echipa de proiectare cu
individualiti i abiliti. Stabilete deasemena,
mediul de lucru i instrumentele echipamentelor
pentru fiecare membru al fiecrei echipe.
Rezultate ateptate:
Atribuirea i alocarea membrilor echipei i
suportul administrativ;
Remiterea resurselor pentru finane, materiale
pentru echipamente, instrumente de tehnologia
informaiilor;

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Conducerea:
Organizarea unor aciuni pentru a motiva managerii
i personalul i pentru a-i ajuta s recunoasc
avantajele unui EDMS.
Activitatea de conducere urmrete asigurarea
motivaiei membrilor echipei i pregtirea lor pentru
luarea deciziilor n mod autonom. Membrii echipei
sunt ndemnai s ating performanele propuse i s
gseasc cile de a soluiona problemele i
provocrile care apar n timpul execuiei. Rezultatele
ateptate sunt:
O echip nalt motivat;
O cale de luarea deciziilor verificabil (auditabil);
Un jurnal de bord al problemelor .

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Controlul:
Msurarea i corectarea activitilor
participanilor pentru a se asigura c planurile
sunt implementate corespunztor.
Urmrete monitorizarea activitilor pentru
conformitate cu scopurile, politicile i procedurile
abordate. Aceast etap asigur ataamentul
scopului iniiativei astfel nct senior managerul
poate fi alertat, dac apar devieri. Etapa de
control verific utilizarea efectiv a planurilor
pentru controlul i raportarea (prezentarea)
costurilor, programarea i calitatea

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Rezultate preconizate:
Analiza decalajelor ntre resursele
prevzute i cele reale ale proiectului;
Relatrile deviate ale politicilor sau
neconformitatea procedurilor.
;
Organizaiile tind s treac de la operaii
bazate pe hrtie la workflow electronic
pentru a crete eficiena i a reduce
timpul de ieire pe pia.

Subcadrele manageriale pentru un


sistem de management al
documentelor
Exist mai multe tipuri de sisteme care tind
s se adreseze nevoilor gestionrii
nregistrrilor nestructurate (acele
nregistrri de date care au un format fix).
Unele dintre acestea sunt: knowledge
engineering / sisteme de management,
sisteme pentru managementul
documentelor, sisteme de arhivare a
datelor i sisteme pentru managementul
stocrii ierarhice, sisteme pentru
managementul coninutului, sisteme pentru
managementul tiinific al datelor.

Tipuri de aplicaii pentru


managementul documentelor
Modulul Organizare activiti
Modulul Sarcini
Modulul Administrarea i
managementul documentelor
Modulul Resurse umane
Modulul Documente confideniale
Modulul Buletin informativ
Modulul Avizier

Modulul Organizare activiti


Accesul la aplicaie i interfaa grafic
Acces- prin user i parol;
Permite: stocarea celor mai importante date
personale i profesionale: informaii personale,
economice, de familie, clieni, etc.;
Asigur navigarea pe Internet fr a fi nevoie de
a renscrie parola i contul de utilizator;
Fereastra de start are trei zone principale:
bara de aciuni;
fereastra principal n care se afieaz colecia
de documente (view- colecie de documente
care ndeplinesc anumite condiii);
navigatorul specific aplicaiei.

Modulul Organizare activiti


Submodule i instrumente n cadrul
modulului Organizare activiti:

Calendar;
Contracte;
Alarme;
Sarcini de lucru;
Jurnal zilnic;
Buget;
Sntate;
Muzic, mesaje din reea, tiri;
Aplicaii pentru editare, calcul tabelar, imagini,
etc.

Modulul Organizare activiti


Calendar
Bara de instrumente Filtre- conine
filtre care se aplic view-urilor din
calendar:
Selectarea datei - selectarea evenimentului
care va fi prezentat n calendar;
Filtrarea evenimentului- selectarea unui
eveniment i programul va arta
nregistrrile cu acesta;
Filtru prioritar- selectarea unei valori
prioritare i programul va arta
ntregistrarile cu aceasta.

Modulul Organizare activiti


Bara de intrumente View- conine
butoane care prezint diferite view-uri
ale evenimentelor din program
Zi - planificatorul zilnic al activitilor;
Sptmn- planificatorul sptmnal;
Lun- planificatorul tradiional care arat
evenimentele unei luni ntr-un tabel cu
rnduri pentru sptmni i coloane pentru
zile;
Luna 2- arat planificatorul pe vertical a
evenimentelor unde exist rnduri pentru
fiecare zi;
An- evenimente pentru ntreg anul cu
indicarea zilelor care conin evenimente.

Modulul Organizare activiti


Bara de instrumente View(continuare)
Selectorul evenimentelor- selecteaz
tipul evenimentelor care vor fi artate n
fereastra Calendar. Opiunile sunt:
alaramare i/sau sarcini de lucru;
Aciuni de alarmare - butonul arat un
meniu cu aciunile de vizualizare,
editare, creare, copiere i tergere
alarm;
Sarcini de lucru- butonul arat un meniu
pentru creare, editare, copiere, strergere

Modulul Organizare activiti


Rapoarte- se selecteaz raportul dorit;
Vacane- butonul permite editarea bazei de
date pentru vacane marcate n calendar.

Zona de date:
Cuprinde diferite ferestre ale submodulului
Calendar. Se prezint alarmele i taskurile
sub forme geometrice i culori:
-

Roz: Sarcinile de lucru amnate


Maro- Sarcinile de lucru suspendate
Negru-Sarcinile de lucru anulate
Verde- Sarcinile de lucru iniiate
Albastru- Sarcinile de lucru terminate.

Modulul Organizare activitiContacte


Contacte :
Permite organizarea contactelor pe
principiul cartii de telefon
Clasificarea informatiei pe grupuri
Filtrarea informatiei in functie de
continut, pe categorii si prioritati
Comunicare prin efectuare de convorbiri
telefonice, vizitare site web, transmitere
de sms sau e-mail-uri

Modulul Organizare activiti - Alarme


Alarme:
Creaza alarmari
Afiseaza mesaje
Deschide documente la data si ora
stabilite

Modulul Organizare activitiTask


Asigura managerierea sarcinilor de
lucru profesionale si a actiunilor
personale
Monitorizeza stadiul de desfasurare a
task-ului pentru a stabili evolutia
ulterioara

Modulul Organizare activiti - carduri


Permite managerierea informatiilor
organizate pe grupuri: adrese
internet, adrese mail, parole, etc.

Modulul Organizare activiti Diary


(jurnalul)
Managementul informatiilor si permite
realizarea de adnotari asiciate du
acele informatii

Modulul Organizare activitipropietate


Se monitorizeaza diverse informatii,
cum ar fi: conturi bancare, investitii,
imobiliare, bunuri mobiliare.
Se pot alcatui rapoarte sau harti

Modulul Organizare activiti -Buget


Se poate manageria bugetul
companiei (companii mici): venituri,
cheltuieli
Se pot crea rapoarte sau grafice, iar
informatiile pot fi afisate pentru mai
multe valute

Modulul Organizare activiti sanatate


Se manageriaza evenimente asociate
sanatatii angajatilor
Datele pot fi in legatura cu medicul de
familie sau cu unitatea medicala cu
care angajatorul are contract

Modulul Organizare activiti -muzica


Permite crearea playlistelor cu muzica
pe categorii, genuri din hard disk-ul
calculatorului sau unitati portabile

Modulul Organizare activiti- union


Contine descrierile si notele cuprinse
in alte module.
Se identifica inregistrarile care au fost
modificate indiferent de modul.

PROGRAM MSD - DOCUMENTS