Sunteți pe pagina 1din 11

Program Master:

Managementul informaiei i al documentelor


Anul II Semestrul 2

ARHIVAREA ELECTORICA

Profesor coordonator: Lector Univ. dr. Ioana Vasiloiu

Student: Pan Cristina

Disciplina: Tehici si metode de arhivare


1. Arhivarea electronica a documentelor

Arhivarea electronica este actiunea prin care documentul fizic de tip text sau desene, pe
hartie, calc sau orice alt mediu fizic sunt transformate in documente digitale (fisiere) si indexate
intr-un fel sau altul pentru a putea fi usor regasite. Pentru regasirea si studierea rapida, documentele
pot fi incluse intr-o baza de date sau se poate utiliza un program de management al documentelor.
Arhivarea electronica are mai multe scopuri, dar toate sunt legate de cresterea eficientei in
manevrarea documentelor.

Un prim argument in favoarea arhivarii electronice este necesitatea regasirii rapide a


documentelor. In cazul arhvelor clasice, regasirea unor documente este un mare consumator de
timp. De foarte multe ori rapoartele pe baza carora trebuie sa se ia o decizie sunt incomplete (din
cauza imposibilitatii gasirii tuturor documentelor ce concura la realizarea raportului in timp util), iar
deciziile pot fi gresite, intr-o masura mai mare sau mai mica. Si asta daca nu se pune problema unor
sucursale. In acest caz, lucrurile se complica si mai mult: eforturile de a deplasa oameni in sucursale
sau pentru a trimite documentele fizice in sediul central atrag dupa sine costuri mari (si costurile
cresc cu numarul sucursalelor si cu gradul de imprastiere geografica).
O alta problema a arhivei fizice este spatiul efectiv ocupat de aceasta. Pentru a putea fi
consultata (cel putin proiectele care sunt in lucru) arhiva trebuie tinuta in aceeasi locatie cu sediul
cae le utilizeaza. Aceasta atrage dupa sine costuri mari, mai ales cand birourile sunt in locatii
centrale, extrem de scumpe.
Un alt factor care nu trebuie neglijat in privinta arhivei fizice este degradare rapida a
documentelor prin manvrarea repetata. Daca este vorba de documentatie scrisa, formate mici A4,
maxim A3, pe hartie, lucrurile mai pot fi inca stapanite. Ganditi-va ce se intampla insa cu desenele
mari, de format A0 (sau mai mari), pe calc. Ce se intampla atunci cu documente pentru care exista
obligativitatea pastrarii lor pe durata nedefinita cum este cazul documentelor de cadastru/proprietate
(harti)?
Exista si riscul distrugerii arhivei fizice din cauze externe: incendii, inundatii( aceste riscuri
se pot diminua daca se fac doua copii ale documentelor si se arhiveaza in doua locatii diferite,
departate.
Mai nou, documentele electronice pot fi admise ca probe in instanta, dar pentru aceasta ele
trebuie sa indeplineasca o serie de conditii (in principal sa respecte conditiile impuse de Legea 135
Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica).
Odata trecuta in forma electronica, arhiva poate fi exploatata utilizand un program de
managementul documentelor, program ce are ca scop accesul eficient la documente, prin
clasificarea si indexarea acestora, scapandu-ne astfel de foarte multe neajunsuri, dintre care
gestionarea variantelor documentelor este doar un exemplu pe care vreau sa-l mentionez (cine a
facut macar un contract in viata lui stie ce dificil este sa ai siguranta ca lucrezi pe ultima varianta,
mai ales daca acel contract a fost accesat de mai multe persoane diferite).
O astfel de actiune de transformare a arhivei fizice in una electronica poate fi extrem de utila
oricarei persoane care are de accesat un numar mare de documente (notarii, de exemplu), care are
nevoie sa ia rapid decizii (managerii de companii), care are nevoie de acces la acelasi document din
mai multe locatii (companii cu mai multe sucursale sau cu birouri chiar in alta tara, sau chiar
companii unde acelasi document ar trebui multiplicat in zece sau cincisprezece exemplare pentru
fiecare departament). Iar daca ne referim la formate mari (desene), spatiul mare ocupat si gradul
mare de degradare al originalelor ( ca sa nu mai vorbim de costurile si multiplicarea) sunt lucruri
care vorbesc de la sine.

Fig. 1 - Repartizarea procentuala a documentelor

1.2. Legea nr. 135/2007 sau legea privind arhivarea documentelor n forma
electornica
Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica (cunoscuta ca Legea 135) a fost
adoptata (dupa un efort de cativa ani) in luna mai a anului trecut. Cum era de asteptat, legea ofera
doar un cadru general de desfasurare a acestei activitati si nu este insotita de normele de aplicare, ce
trebuiau sa fie gata la nouazeci de zile dupa aprobare; din acest motiv, legea pare pe alocuri
confuza.
Legea spune ca Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre
pastrare documene in forma electronica in cadrul unei arhive electronice, in conditiile legii.
Furnizarea serviciilor de arhivare electronica nu este supusa nici unei autorizari prealabile si
se desfasoara in concordanta cu principiile concurentei libere si loiale, cu respectarea actelor
normative in vigoare.
La articolul 6 legea spune ca Art.6. (1) Cu 30 de zile inainte de inceperea activitatilor
legate de arhivarea documentelor in forma electronica, persoanele care intentioneaza sa furnizeze
servicii de arhivare au obligatia de a notifica autoritatea de reglementare si supraveghere
specializata in domeniu cu privire la data inceperii acestor activitati. Desi pare sa contrazica
articolul anterior, notificarea are ca scop validarea modului in care va fi creata arhiva, daca se
respecta conditiile de securitate impuse pentru ca documentele sa poata fi utilizate ca probe juridice.
Tot legat de asta este si aplicarea semnaturii electronice, pe care legea o aminteste doar, urmand a se
face precizari in normele de aplicare.
In rest sunt facute specificatii cu privire la modul in care va fi creata, pastrata (asigurata) si
consultata arhiva.
Odata arhivate, documentele fizice pot fi distruse in conformitate cu legile in vigoare
(perioada obligatorie de pastrare a unui document difera in functie de importanta sa, iar unele nu pot
fi distruse niciodata). De aici rezulta un mare avantaj al arhivarii electronice: arhiva fizica devine
mai mica si, foarte important, ea poate fi depozitata cu asigurarea normelor de securitate in
locatii mai putin costisitoare (ea fiind accesata foarte rar).
Pentru informatii practice legate de modul in care se face arhivarea electronica am luat exemplul
comaniei Terradox Solutions.
Ca mod practic de realizare al arhivei este recomandata apelarea la un serviciu extern care sa
realizeze arhiva, si asta din mai multe motive:
pastrarea focusului asupra activitatii de baza a companiei: compania se poate
concentra pe activitatea principala de business, aducatoare de profit si pe care
aceasta stie sa o faca bine;
sa evite investitiile mari in infrastructura, know-how si personal specializat:
echipamentele sunt foarte scumpe (de mare productivitate sau pentru documente de
dimensiuni mari, cum este cazul desenelor, hartilor etc), iar la incheierea realizarii
arhivei, acestea devin inutile, deci costul realizarii arhivei ar fi urias;
procesul dureaza mai putin personal specializat care alege solutia potrivita cu
tipul de operatii necesare;
resursele sunt mai bine controlate costurile scad;
informatiile confidentiale pot fi bine protejate proiectul de realizare al arhivei
electronice se deruleaza in spatii protejate si securizate, destinate special acestui
scop;
solutia de gestiune electronica a documentelor este adaptata cerintelor functionale si
tehnologice ale beneficiarului.

1.3. Etapele realizarii arhivei electronice


1. analiza arhivei
2. modelarea
3. pregatirea arhivei fizice
4. scanarea
5. indexarea documentelor scanate (fisiere)
6. verificarea
7. incheierea lucrarii
8. managementul documentelor

Fig. 2 - Etapele arhivarii electronice

1.3.1. Analiza arhivei: in aceasta etapa se stabilesc tipurile de documente si schemele de indexare,
numarul aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea in care acestea vor fi preluate din
arhiva fizica, daca este cazul. Acum se stabilesc grupele de arhivare: contabilitate, productie,
resurse umane etc.
Tot in aceasta faza se stabileste modul de utilizare ulterioara al documentelor in functie de care se
stabilesc parametrii scanarii (rezolutia, tipul scanarii - alb/negru sau color, sau alti parametri ce
depind de starea documentelor).
Un alt parametru ce trebuie stabilit acum este numarul si tipul de indecsi ce vor defini documentele
scanate. Prin discutii cu beneficiarul se stabilesc cele mai importante criterii de cautare ale
documentelor pentru care se vor genera indecsi. Un numar prea mare (inutil) de indecsi poate ridica
nejustificat pretul realizarii arhivei electronice, in timp ce alegerea unui numar insuficient de indecsi
poate face greoaie (inflexibila) cautarea ulterioara a documentelor.
Costurile realizarii arhivei depind direct de volumul arhivei (costuri, uneori importante, sunt chiar
cu transportul unei arhive mari), de starea arhivei, de numarul si tipul de indecsi necesari/doriti
pentru documente (numerici, alfanumerici), daca informatia necesara pentru crearea indecsilor se
afla pe prima pagina sau in interiorul documentului (semnaturi, nume, adrese etc.), de rezolutia si
tipul scanarii (alb/negru sau color, fata-verso sau doar o fata).

1.3.2. Modelarea: se realizeaza modelele logice in aplicatia de captura si, daca este cazul unui
import de date, in aplicatia de Document Management; aceste modele sunt testate pe date apropiate
cu cele reale.
1.3.3. Pregatirea: documentele sunt preluate si se efectueaza asupra lor operatiuni de inlaturare a
legaturilor, agrafelor, capselor, prafului (daca este cazul), ajustarea si indreptarea paginilor astfel
incat acestea sa aiba forme regulate (operatiuni de cosmetizare a documentelor).

Tot in aceasta etapa se pun separatoarele pentru pachetele de documente de scanat.

1.3.4. Scanare: documentele sunt scanate, pastrandu-se ordinea foilor; imaginile obtinute sunt
verificate calitativ, reorientate sau re-scanate daca este cazul. Scanarea se poate face manual
(document cu document) in cazul documentelor diferite ca forma si marime (desene si harti de
format mai mare decat A3), sau automat (pentru tot ce inseamna documentatie scrisa, foi A4 sau
A3).

In cazul scanarii automate, fiecare pachet de documente dintr-o anumita clasa (conform analizei
facute la punctul 1) este insotit de un separator care se scaneaza odata cu documentele. Acest
separator contine o serie de informatii ce permit catalogarea automata a pachetului (salvarea
documentelor scanate se face intr-un director separat, purtand atributele pachetului de documente
scanate). Atributele pachetului sunt automat recunoscute de programul de scanare dintr-un cod de
bare 2D continut de separator.
Pe toata perioada actiunii de scanare se intocmesc fise de scanare prin care se urmareste ritmicitatea
lucrarii ce se compara cu targetul zilnic. Aceasta fisa mai contine informatii despre operator, masina
utilizata, imaginile realizate etc. Prin sondaj, operatorul verifica daca imaginile scanate sunt in
concordanta cu documentele originale.
Observaie: documentele sunt relegate in forma si ordinea originala (bibliorafturi, legaturi etc.)
pentru a fi returnate beneficiarului in forma in care au fost transmise.
1.3.5. Indexarea: documentele obtinute in urma scanarii sunt indexate automat sau sunt preluate la
indexare de catre operatori, completandu-se pentru fiecare tip de document schema de indexare
stabilita cu beneficiarul, devenind astfel documente electronice.

Indexarea automata presupune urmatoarea operatiune: informatia din fisierul text din baza de date
este transformata in cod de bare 2D. Sub acest cod de bare se scrie si un numar care reprezinta
documentul si care se gaseste pe prima pagina a documentului respectiv, astfel incat operatorul care
pregateste documentele pentru scanat sa poata sa asocieze foaia cu codul de bare 2D cu documentul
aferent.
Indecsii sunt generati in format .txt, utilizand un separator specific ca punct, punct si virgula etc. In
felul acesta pot fi preluati (importati) de orice program tip baza de date sau de managementul
documentelor utilizat pentru exploatarea arhivei electronice, sau pentru generarea codului de bare
2D.

Fig. 3 - Indexarea automata

1.3.6. Verificare: documentele electronice sunt preluate de operatori la verificare, unde se confrunta
vizual datele din indecsi si cele de pe imaginea documentului.
1.3.7. Incheierea lucrarii: se realizeaza documentatia aferenta, se predau datele catre beneficiar.
Arhiva electronica este inscriptionata pe un suport electronic (CD/DVD) si este predata
beneficiarului. Acestuia i se poate oferi si un soft specializat DMS (Document Management System
- sistem de gestionare a documentelor) care usureaza lucrul, reducand volumul de munca si
costurile corporative. Softul este extrem de prietenos si poate fi folosit de oricine, cu un minim de
instruire.

Accesul la arhiva poate fi dat pe diverse niveluri de securitate.

Terradox, prin pachetul de servicii ARCHIDOX SERVICE PACK rezolva toate aceste probleme si
ofera un intreg pachet de servicii legat de arhivarea electronica, pachet care are ca scop
imbunatatirea activitatii (mai multe date la www.terradox.ro).
Este important de mentionat ca pentru a veni in sprijinul companiilor ce doresc sa realizeze un astfel
de proiect - transformarea arhivei fizice in arhiva electronica - firma acorda consultanta cu privire la
atragerea de fonduri structurale.
1.3.8. Managementul documentelor: pentru documentele ce apar ulterior crearii arhivei
electronice - contracte, facturi, scrisori etc. - introducerea lor in baza de date se poate face de catre
client, prin resurse proprii sau, periodic, prin apelarea la aceleasi servicii externe care au generat si
arhiva initiala.

In final, o buna exploatare a arhivei electronice se face doar cu ajutorul unui program de
managementul documentelor. In caz contrar, consultarea arhivei electronice poate sa fie la fel de
dificila ca si cautarea fizica a documentelor necesare. Programe de managementul documentelor
exista foarte multe (EASY Software este doar un exemplu). Alegerea celei mai bune solutii se face
in concordanta cu tipul activitatii proprii.
Fig. 4 - Schema procesului de arhivare electronica

2. Arhivarea electornica n companii - de la teorie la practica

Fiind supuse unui flux informational din ce in ce mai abundent, companiile cauta cai mai
bune, mai eficiente de a distribui informatia atat in cadrul organizatiei cat si in exterior.
In prezent, in majoritatea companiilor informatiile au devenit din ce in ce mai numeroase si
greu de controlat. Prea des suntem nevoiti sa ne confruntam cu situatii in care documente
importante se pierd sau se gasesc dupa indelungi cautari. Studii recunoscute vin sa sustina aceasta
afirmatie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regasirii documentelor salvate
pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivarii
fizice.
Pentru a evita astfel de situatii si pentru a creste eficienta si productivitatea angajatilor exista
o solutie foarte practica, numita: arhivare electronica.

Nevoia de organizare a documentelor a existat inca de demult, insa continua si in prezent sa


fie o problema pentru multe companii. Cele mai recente studii arata ca 80% din cunostintele unei
companii sunt stocate ca date nestructurate. Pe masura ce o companie incepe sa se dezvolte,
resursele si informatiile din cadrul acesteia devin mai numeroase si, in unele cazuri, sunt stocate sub
forma electronica. Acest fenomen nu a fost insotit insa si de o circulatie organizata a informatiei in
cadrul companiilor, angajatii intampinand greutati in a colabora cu altii in crearea de documente, in
a controla accesul si in a publica aceste documente in cadrul organizatiei.
Odata cu dezvoltarea tehnologiei au aparut si diverse solutii la aceasta problema, cuprinse
generic sub denumirea de solutii de administrare si arhivare electronica a documentelor.
O astfel de solutie ofera de fapt posibilitatea de a crea, structura, organiza si accesa baza de
cunostinte si documente ale unei companii. Solutiile de arhivare electronica a documentelor
presupun stocarea securizata si conversia documentelor fizice in format digital.
Principala functionalitate oferita de un sistem de arhivare electronica si administrare a
documentelor este realizarea conversiei, preluarii, stocarii, organizarii si regasirii informatiei din
cadrul companiei intr-un mod structurat si securizat. Odata ce documentele au fost convertite in
format electronic si arhivate, cautarea, localizarea si redarea informatiei devine un proces facil si
rapid.
Fiecare document electronic arhivat va fi insotit de o fisa electronica ce va cuprinde
informatii caracteristice acelui document (emitent, proprietar, istoric, tip si nivel de clasificare,
cuvinte cheie pentru identificare, localizarea suportului fizic, identificatorul unic al documentului in
cadrul arhivei).
Odata creata, arhiva electronica va putea fi securizata si controlata, accesul la documente
permitandu-se pe baza drepturilor definite si acordate la nivel de utilizator sau grup de utilizatori.
De asemenea, exista posibilitatea de a inregistra si urmari toate versiunile unui document (actiunile
efectuate asupra documentelor din cadrul arhivei, persoana care le-a efectuat, data la care au fost
luate aceste actiuni).
Beneficiile imediate ale unui sistem de arhivare electronica a informatiilor si documentelor
din cadrul unei companii se refera la simplificarea fluxului informational, si reducerea costurilor
operationale. Pe termen lung, productivitatea si eficienta angajatilor va creste ca urmare a
simplificarii procesului de cautare si acces la informatie; astfel, actiunile lor se vor baza pe decizii
mai bune si mai eficiente. Timpul de regasire a informatiilor dispersate se reduce la minim, iar toate
informatiile necesare si relevante sunt aduse intr-un singur loc.
Si pentru ca datele statistice sunt extrem de relevante putem afirma ca firmele care au ales
sa-si gestioneze informatiile si documentele printr-o solutie de arhivare electronica au inregistrat
costuri de arhivare mai scazute, de pana la 70%.
Bibliografie

1. PAVELESCU, Romi: A.S.E, 2002


2. Legea 135/2007 privind arhivarea docueo Mihai; ODAGESCU, Ioan. Gestiunea si arhivarea
electronica a documentelor: teza de doctorat. Bucurestmentelor in forma electronica
3. Legea Arhivelor Nationale cu modificarile si completarile ulterioare Legea nr. 16/1996

4. http://www.discret-arhivare.ro/legislatie_arhivare/legislatie.php

5. http://www.docman.ro/ro/servicii/arhivare-electronica