Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
ARHIVAREA ELECTORICA
Arhivarea electronica este actiunea prin care documentul fizic de tip text sau desene, pe
hartie, calc sau orice alt mediu fizic sunt transformate in documente digitale (fisiere) si indexate
intr-un fel sau altul pentru a putea fi usor regasite. Pentru regasirea si studierea rapida, documentele
pot fi incluse intr-o baza de date sau se poate utiliza un program de management al documentelor.
Arhivarea electronica are mai multe scopuri, dar toate sunt legate de cresterea eficientei in
manevrarea documentelor.
1.2. Legea nr. 135/2007 sau legea privind arhivarea documentelor n forma
electornica
Legea privind arhivarea documentelor in forma electronica (cunoscuta ca Legea 135) a fost
adoptata (dupa un efort de cativa ani) in luna mai a anului trecut. Cum era de asteptat, legea ofera
doar un cadru general de desfasurare a acestei activitati si nu este insotita de normele de aplicare, ce
trebuiau sa fie gata la nouazeci de zile dupa aprobare; din acest motiv, legea pare pe alocuri
confuza.
Legea spune ca Orice persoana fizica sau juridica are dreptul de a depune spre
pastrare documene in forma electronica in cadrul unei arhive electronice, in conditiile legii.
Furnizarea serviciilor de arhivare electronica nu este supusa nici unei autorizari prealabile si
se desfasoara in concordanta cu principiile concurentei libere si loiale, cu respectarea actelor
normative in vigoare.
La articolul 6 legea spune ca Art.6. (1) Cu 30 de zile inainte de inceperea activitatilor
legate de arhivarea documentelor in forma electronica, persoanele care intentioneaza sa furnizeze
servicii de arhivare au obligatia de a notifica autoritatea de reglementare si supraveghere
specializata in domeniu cu privire la data inceperii acestor activitati. Desi pare sa contrazica
articolul anterior, notificarea are ca scop validarea modului in care va fi creata arhiva, daca se
respecta conditiile de securitate impuse pentru ca documentele sa poata fi utilizate ca probe juridice.
Tot legat de asta este si aplicarea semnaturii electronice, pe care legea o aminteste doar, urmand a se
face precizari in normele de aplicare.
In rest sunt facute specificatii cu privire la modul in care va fi creata, pastrata (asigurata) si
consultata arhiva.
Odata arhivate, documentele fizice pot fi distruse in conformitate cu legile in vigoare
(perioada obligatorie de pastrare a unui document difera in functie de importanta sa, iar unele nu pot
fi distruse niciodata). De aici rezulta un mare avantaj al arhivarii electronice: arhiva fizica devine
mai mica si, foarte important, ea poate fi depozitata cu asigurarea normelor de securitate in
locatii mai putin costisitoare (ea fiind accesata foarte rar).
Pentru informatii practice legate de modul in care se face arhivarea electronica am luat exemplul
comaniei Terradox Solutions.
Ca mod practic de realizare al arhivei este recomandata apelarea la un serviciu extern care sa
realizeze arhiva, si asta din mai multe motive:
pastrarea focusului asupra activitatii de baza a companiei: compania se poate
concentra pe activitatea principala de business, aducatoare de profit si pe care
aceasta stie sa o faca bine;
sa evite investitiile mari in infrastructura, know-how si personal specializat:
echipamentele sunt foarte scumpe (de mare productivitate sau pentru documente de
dimensiuni mari, cum este cazul desenelor, hartilor etc), iar la incheierea realizarii
arhivei, acestea devin inutile, deci costul realizarii arhivei ar fi urias;
procesul dureaza mai putin personal specializat care alege solutia potrivita cu
tipul de operatii necesare;
resursele sunt mai bine controlate costurile scad;
informatiile confidentiale pot fi bine protejate proiectul de realizare al arhivei
electronice se deruleaza in spatii protejate si securizate, destinate special acestui
scop;
solutia de gestiune electronica a documentelor este adaptata cerintelor functionale si
tehnologice ale beneficiarului.
1.3.1. Analiza arhivei: in aceasta etapa se stabilesc tipurile de documente si schemele de indexare,
numarul aproximativ de documente pe fiecare categorie, ordinea in care acestea vor fi preluate din
arhiva fizica, daca este cazul. Acum se stabilesc grupele de arhivare: contabilitate, productie,
resurse umane etc.
Tot in aceasta faza se stabileste modul de utilizare ulterioara al documentelor in functie de care se
stabilesc parametrii scanarii (rezolutia, tipul scanarii - alb/negru sau color, sau alti parametri ce
depind de starea documentelor).
Un alt parametru ce trebuie stabilit acum este numarul si tipul de indecsi ce vor defini documentele
scanate. Prin discutii cu beneficiarul se stabilesc cele mai importante criterii de cautare ale
documentelor pentru care se vor genera indecsi. Un numar prea mare (inutil) de indecsi poate ridica
nejustificat pretul realizarii arhivei electronice, in timp ce alegerea unui numar insuficient de indecsi
poate face greoaie (inflexibila) cautarea ulterioara a documentelor.
Costurile realizarii arhivei depind direct de volumul arhivei (costuri, uneori importante, sunt chiar
cu transportul unei arhive mari), de starea arhivei, de numarul si tipul de indecsi necesari/doriti
pentru documente (numerici, alfanumerici), daca informatia necesara pentru crearea indecsilor se
afla pe prima pagina sau in interiorul documentului (semnaturi, nume, adrese etc.), de rezolutia si
tipul scanarii (alb/negru sau color, fata-verso sau doar o fata).
1.3.2. Modelarea: se realizeaza modelele logice in aplicatia de captura si, daca este cazul unui
import de date, in aplicatia de Document Management; aceste modele sunt testate pe date apropiate
cu cele reale.
1.3.3. Pregatirea: documentele sunt preluate si se efectueaza asupra lor operatiuni de inlaturare a
legaturilor, agrafelor, capselor, prafului (daca este cazul), ajustarea si indreptarea paginilor astfel
incat acestea sa aiba forme regulate (operatiuni de cosmetizare a documentelor).
1.3.4. Scanare: documentele sunt scanate, pastrandu-se ordinea foilor; imaginile obtinute sunt
verificate calitativ, reorientate sau re-scanate daca este cazul. Scanarea se poate face manual
(document cu document) in cazul documentelor diferite ca forma si marime (desene si harti de
format mai mare decat A3), sau automat (pentru tot ce inseamna documentatie scrisa, foi A4 sau
A3).
In cazul scanarii automate, fiecare pachet de documente dintr-o anumita clasa (conform analizei
facute la punctul 1) este insotit de un separator care se scaneaza odata cu documentele. Acest
separator contine o serie de informatii ce permit catalogarea automata a pachetului (salvarea
documentelor scanate se face intr-un director separat, purtand atributele pachetului de documente
scanate). Atributele pachetului sunt automat recunoscute de programul de scanare dintr-un cod de
bare 2D continut de separator.
Pe toata perioada actiunii de scanare se intocmesc fise de scanare prin care se urmareste ritmicitatea
lucrarii ce se compara cu targetul zilnic. Aceasta fisa mai contine informatii despre operator, masina
utilizata, imaginile realizate etc. Prin sondaj, operatorul verifica daca imaginile scanate sunt in
concordanta cu documentele originale.
Observaie: documentele sunt relegate in forma si ordinea originala (bibliorafturi, legaturi etc.)
pentru a fi returnate beneficiarului in forma in care au fost transmise.
1.3.5. Indexarea: documentele obtinute in urma scanarii sunt indexate automat sau sunt preluate la
indexare de catre operatori, completandu-se pentru fiecare tip de document schema de indexare
stabilita cu beneficiarul, devenind astfel documente electronice.
Indexarea automata presupune urmatoarea operatiune: informatia din fisierul text din baza de date
este transformata in cod de bare 2D. Sub acest cod de bare se scrie si un numar care reprezinta
documentul si care se gaseste pe prima pagina a documentului respectiv, astfel incat operatorul care
pregateste documentele pentru scanat sa poata sa asocieze foaia cu codul de bare 2D cu documentul
aferent.
Indecsii sunt generati in format .txt, utilizand un separator specific ca punct, punct si virgula etc. In
felul acesta pot fi preluati (importati) de orice program tip baza de date sau de managementul
documentelor utilizat pentru exploatarea arhivei electronice, sau pentru generarea codului de bare
2D.
1.3.6. Verificare: documentele electronice sunt preluate de operatori la verificare, unde se confrunta
vizual datele din indecsi si cele de pe imaginea documentului.
1.3.7. Incheierea lucrarii: se realizeaza documentatia aferenta, se predau datele catre beneficiar.
Arhiva electronica este inscriptionata pe un suport electronic (CD/DVD) si este predata
beneficiarului. Acestuia i se poate oferi si un soft specializat DMS (Document Management System
- sistem de gestionare a documentelor) care usureaza lucrul, reducand volumul de munca si
costurile corporative. Softul este extrem de prietenos si poate fi folosit de oricine, cu un minim de
instruire.
Terradox, prin pachetul de servicii ARCHIDOX SERVICE PACK rezolva toate aceste probleme si
ofera un intreg pachet de servicii legat de arhivarea electronica, pachet care are ca scop
imbunatatirea activitatii (mai multe date la www.terradox.ro).
Este important de mentionat ca pentru a veni in sprijinul companiilor ce doresc sa realizeze un astfel
de proiect - transformarea arhivei fizice in arhiva electronica - firma acorda consultanta cu privire la
atragerea de fonduri structurale.
1.3.8. Managementul documentelor: pentru documentele ce apar ulterior crearii arhivei
electronice - contracte, facturi, scrisori etc. - introducerea lor in baza de date se poate face de catre
client, prin resurse proprii sau, periodic, prin apelarea la aceleasi servicii externe care au generat si
arhiva initiala.
In final, o buna exploatare a arhivei electronice se face doar cu ajutorul unui program de
managementul documentelor. In caz contrar, consultarea arhivei electronice poate sa fie la fel de
dificila ca si cautarea fizica a documentelor necesare. Programe de managementul documentelor
exista foarte multe (EASY Software este doar un exemplu). Alegerea celei mai bune solutii se face
in concordanta cu tipul activitatii proprii.
Fig. 4 - Schema procesului de arhivare electronica
Fiind supuse unui flux informational din ce in ce mai abundent, companiile cauta cai mai
bune, mai eficiente de a distribui informatia atat in cadrul organizatiei cat si in exterior.
In prezent, in majoritatea companiilor informatiile au devenit din ce in ce mai numeroase si
greu de controlat. Prea des suntem nevoiti sa ne confruntam cu situatii in care documente
importante se pierd sau se gasesc dupa indelungi cautari. Studii recunoscute vin sa sustina aceasta
afirmatie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regasirii documentelor salvate
pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza erorilor din timpul arhivarii
fizice.
Pentru a evita astfel de situatii si pentru a creste eficienta si productivitatea angajatilor exista
o solutie foarte practica, numita: arhivare electronica.
4. http://www.discret-arhivare.ro/legislatie_arhivare/legislatie.php
5. http://www.docman.ro/ro/servicii/arhivare-electronica