Pdfslide - Tips Managementul-Documentelor

TIC - Managmentul documentelor - Suport de curs
1.1 Obiective si noţiuni generale
Sistemele informatice de gestiune a documentelor au apărut ca

soluţie la problemele actuale din domeniu. Statisticile au arătat că pentru
încheierea unei tranzacţii, în prezent, sunt necesare de două ori mai
multe documente decât în urma cu cinci ani. De asemenea, introducerea
într -o organizaţie a unui sistem de asigurare a calităţii, condiţie
obligatorie pentru firmele care doresc să se încadreze standardelor
europene, aduce cu sine un volum impresionant de documente care
trebuie să circule în interiorul firmei sau în relaţiile cu partenerii.
Sistemele informatice de gestiune a documentelor
sunt sisteme informatice care fac posibilă circulaţia
documentelor în interiorul organizaţiei în diverse scopuri
legate de informare, verificare, aprobare sau modificare,
permit stocarea şi regăsirea documentelor aflate în orice
format electronic, având posibilitatea de a şti în orice moment starea în
care se află un document (trimis spre verificare, spre aprobare, sau fiind
deja aprobat/respins) cu facilităţi de conectare la alte sisteme
informatice sau dispozitive electronice.
De exemplu, prin conectare la dispozitive de scanare pot fi introduse

automat în sistem documentele tiparite pe hârtie.
Managementul documentelor este un domeniu al cărui potenţial nu a
fost încă explorat la maxim. Deşi documentele sunt suportul pentru orice
tranzacţie, fie ea internă companiei sau în relaţiile cu terţii, companiile
raman fidele formatului fizic al documentului. Preţul acestei fidelităţi este
alocarea de resurse suplimentare fără a contribui însă la creşterea
productivităţii personalului. Volumul de documente creşte pe măsură ce
activitatea se dezvoltă, iar timpul şi munca alocate identifică rii acestora
creşte proporţional. O conectare globală prin intermediul documentelor
nu va avea ca efect obligatoriu apariţia birourilor fără hârtie. Tehnologiile
care permit administrarea şi gestionarea documentelor, fără necesitatea
de a le tipări, cresc semnificativ cantitatea de informaţie înglobată în
documentele unei firme, aceasta putându -se dubla chiar anual. Totuşi,
noile structuri administrative, noile tehnici şi strategii vor sprijini
comunicarea şi colaborarea în sensul măririi eficienţei şi a gr adului de
satisfacţie în munca cotidiană. în practica, în prezent, tendinta este de a

avea în vedere managementul documentelor pe baza de hartie cat şi al

celor în format electronic, digitizat.
In cadrul unei organizaţii exista procese ce implica operaţiuni pe

documente. Printre cele mai importante categorii de procese se pot
mentiona procese de administrare a documentelor şi procese de afaceri.
Procesele de administrare a documentelor sunt
procesele care includ activităţile de management a
documentelor ca pe orice resursă organizaţională.
Procedurile de administrare a acestora depind de nivelul
de importanţă a unui document.
Pentru definirea unor politici corecte de utilizare şi stocare a
documentelor se efectuează o clasificare a documentelor după nivelul
de importanţă al acestora, astfel:
 Documentele de interes general includ toate documentele importante
ale organizaţiei necesare în raporturile cu alte organizaţii sau pentru
fundamentarea deciziilor tactice şi strategice, aflate înt r-o fază finală de
procesare.
 Documentele de lucru sunt documente elaborate de diverse grupuri din
cadrul organizaţiei, în funcţie de politicile, programele şi interesele
managementului, care pot deveni, după finalizarea procesărilor,
documente de interes general.
 Documentele de interes individual reprezinta note personale, agende şi
informaţii organizate pentru rezolvarea activităţilor de serviciu. Acestea
pot fi utilizate pentru elaborarea documentelor de lucru.
 Documentele private sunt documente de interes personal acceptate de
organizaţii din punct de vedere moral. Acestea pot fi CV -uri, e-mailuri
personale, agende telefonice etc.
Procesele de afaceri sunt acele procese care includ

activităţile de creare, actualizare şi revizuire a
documentelor în timpul desfaşurării activităţilor de afaceri. Principalele
categorii de procese de afaceri sunt:
Procese de afaceri organizate în jurul producţiei sau activităţilor de
bază care generează următoarele tipuri de documente: Convenţii
internaţionale, anexe şi amendamente, proceduri pentru lansarea şi
execuţia producţiei; Recomandări internaţionale în domeniul
standardelor tehnice (documente în lucru sau standarde finale); Fişe de
producţie standard, design industrial, mărci înregistrate. Caracteristicile

documentelor generate de această categorie de procese

sunt: procedurale, puternic structurate; formatele de prezentare
standard şi finale; control strict asupra fluxului de lucru, de la creare
până la versiunea finală; importanţă deosebită în managementul
integrităţii acestora.
Procese de afaceri pentru fundamentarea deciziilor, acţiunilor tactice şi
strategice generează următoarele tipuri de documente: Proiectele de
cooperare tehnice (documentele proiectului), programele şi proiectele
regionale (rapoarte program, rapoarte de ţară); Proiecte de cooperare
economică (asistenţă în domeniul elaborarii strategiilor de dezvoltare şi
coordonare a afacerilor); Contracte, memorandumuri etc.
Procese de afaceri pentru dezvoltarea cunoaşterii şi diseminarea
informaţiilor care utilizează documentele pentru achiziţia, organizarea,
stocarea şi diseminarea informaţiilor: Informaţii economice, sociale şi
demografice pe zone geografice (studii economice, anuare statistice,
alte rapoarte); Informaţii educaţionale, ştiinţifice şi culturale; Informaţii
privind drepturile omului, realizarea cerinţelor de bază şi dezvoltarea
oportunităţilor; Studii de piaţă etc.
Procese orientate către guvernarea organizaţiilor care generează
documente necesare persoanelor cu înalte funcţii de decizie şi
conducere a afacerilor: Documente necesare Consiliului Director,
Guvernului şi altor mecanisme executive; Documente ale sesiunilor
Consiliilor de Administraţie, Adunăril or generale, Consiliilor de
Securitate, Parlamentului etc.
Procese orientate către managementul şi desfăşurarea funcţiilor
administrative generează "documentele departamentale": Proceduri
interne de organizare şi desfăşurare a activităţilor; Documente int erne
de lucru şi analiză; Rapoarte asupra activităţilor realizate în deplasările
externe etc.
Test de autoevaluare 1.1.
Presupun că aţi reţinut unele elemente interesante

despre necesitatea sistemelor informatice de gestiune a
documentelor şi despre procesele din cadrul unei
organizaţii ce implica operaţiuni pe documente.
1. Care este condiţia obligatorie ca firmele să fie
incadrate în standardele europene?

2. Cum pot fi introduse automat în sistemul informatic documentele

tiparite pe hartie?
3. Care sunt tipurile de procese din cadrul unei organizaţii ce implica
operaţiuni pe documente?
4. Cum se pot clasifica documentele după niveul de importanta al
acestora?
5. Ce sunt procesele de afaceri din perspectiva managemetului
documentelor?
Comentariile la întrebările din testele de autoevaluare le veţi găsi la

sfârşitul acestei unităţi.
1.2 Problematica gestiunii documentelor în cadrul unei organizaţii
Istoria sistemelor pentru managementul documentelor

cunoaşte două mari perioade de evoluţie. Primele soluţii
dezvoltate erau sisteme în cadrul cărora scopul era în
principal „arhivarea electronică”, reprezentând o alternativă
la micrografie. În acea perioadă, 90% dintre soluţii erau
concentrate în domeniile de administraţie publică şi bănci-
asigurări. A doua perioadă începe în 1995 odată cu evoluţia
reţelelor, a soluţiilor multimedia şi a informaticii în general.
Astfel documentul electronic a devenit multimedia: nu mai
este vorba numai despre texte, dar şi despre imagini, sunet,
video, etc. ce pot fi integrate. Un mare progres ce a fost
realizat se referă la capacităţile mari de stocare sau la costuri
din ce în ce mai scăzute (de exemplu, DVD-urile). Au apărut
din ce în ce mai multe standarde referitoare la protocoalele
de reţele, la sistemele de exploatare şi la conectivitatea între
diferitele platforme, iar interfeţele om-maşină s-au simplificat
mult pentru a face tehnologiile informatice accesibile
persoanelor cu competente informatice minime.
Justificarea achiziţionării unui sistem d e managementul

documentelor devine astfel, parte importantă şi integrantă a
sistemului informaţional al organizaţiilor şi joacă, din acest moment,
un rol economic şi strategic deoarece prin utilizarea şi administrarea
eficientă a informaţiei se poate obţin e un avantaj competitiv. Aceasta
este, de fapt, viziunea care trebuie conferită unui sistem de

managementul documentelor: componenta unui sistem de informare

şi de comunicare, ce integrează tehnologiile de varf din domeniile
multimedia şi ale telecomunicaţiilor.
Cele mai multe firme folosesc atât stocarea clasică, cât şi pe cea
electronică. În funcţie de specificul activităţii, de fluxul şi volumul
documentelor, problema stocarii este identificată mai devreme sau
mai târziu. Stocarea electronică în cadru l acestor companii
presupune fie utilizarea unei aplicaţii de management al
documentelor , stocarea documentelor pe server-ul local ,
fie realizarea copiilor de siguranţă pe CD-uri sau DVD-uri la un anumit
interval de timp. Stocarea tinde să devină o problemă odată cu
extinderea activităţii firmelor, a creşterii numărului de tranzacţii
comerciale sau după o perioada mai lunga de funcţionare. Stocarea
clasică a documentelor prezintă inconvenientul alocării unui spaţiu
fizic de depozitare, a identificării ulterioare greoaie şi a consumului
de timp pentru regăsirea documentelor .
Documentul este un instrument important de comunicare între

departamentele unei firme. Monitorizarea şi controlul documentelor,
organizarea documentelor, rapiditatea luării deciziilor l a nivel de
conducere şi la nivel departamental sunt motivaţii ale importanţei
acordate circuitului informaţional. Preocuparea principală legată de
documentele unei firme este îndreptată către modalitatea de
organizare a acestora deoarece se doreşte monitor izarea fluxului
informaţional intern.
Necesitatea de comunicare interna a organizaţiei. Documentul este
un instrument important de comunicare intre departamentele unei
organizaţii, intre locatiile acesteia şi în discutiile cu terti. Monitorizarea
şi controlul documentelor, organizarea documentelor interne sau
externe, rapiditatea luarii deciziilor la nivel departamental
sunt motivatii alenecesitatii de comunicare interna a unei organizaţii.
Exemple.
1. Scenariu simplu. Un sistem informatic de managementul docume
ntelor poate fi utilizat pentru a stabili a. Activitatilecare trebuie realiz
ate intr-o organizaţie; b. Responsabilii acestor activitati.
Scenariul ar fi urmatorul.
Pas1. Mihai este initiatorul şi introduce o sarcina în sistem şi aloca u
n responsabil, Andrei. Andrei primeste înmod automat un e-
mail prin care este notificat de noua sarcina.

 Pas 2. Andrei termina partea lui din sarcina,

intra în sistem, scrie un comentariu la sarcina, după care modi
ficaresponsabilul, pe colegul sau George. Este randul lui
George să efectueze sarcina.
 Pas 3. George primeste automat un email prin care
e notificat ca sarcina respectiva a trecut în responsabilitatealui
şi ca se asteapta actiunea din partea lui pentru a progresa.
Pas4. George termina sarcina şi o trece din starea “in lucru” în st
area “finalizat ”.
Pas5. Mihai primeste automat un email în care este notificat de f
aptul ca sarcina a fost finalizata.
 Pas 6. La final, Mihai tipareste un raport cu evolutia sarcinii,
cum au colaborat membrii grupului, comentariile cares-
au facut pe parcurs şi performanta individuala a fiecaruia.
Acesta este un exemplu foarte simplu

de utilizare a unei soluţii de managementul documentelor intr-o firma
de 3oameni. în acest caz, activitatea este privita ca un document
care circula intre angajati. Insa fluxul de lucru poate fidezvoltat mult
mai mult, în functie de cerinţele specifice fiecarei firme.
2. Arhivare electronica. Soluţiile de arhivare electronica sunt din ce î
n ce mai mult utilizate de catre marile companii şiinstitutii publice pe
ntru a proteja documentele originale contra degradarii fizice. Sunt d
ese situatiile în care este nevoiede continutul unui document şi nu
de documentul fizic insusi. în aceste condiţii, posibilitatea de
a consulta copiaelectronica a documentului este soluţia ideala pentr
u prelungirea duratei de viata a documentelor originale. Mai mult,ac
este soluţii permit regasirea informatiilor cheie intr-
un timp cat mai scurt, în condiţii de securitate şi access controlat.
Completaţi spaţiile libere sau alegeţi varianta corectă

pentru următoarele întrebări. Fiecare întrebare
valorează 20 de puncte. Punctaj minim: 80
1. ___________ este un instrument important de
comunicare intre departamentele unei organizaţii.

2. Costurile scazute şi ________________ sunt cei doi

factori de bază ce au determinat progresul sistemelor
de management al documentelor.
3. Identificaţi care dintre următoarele probleme nu apar

în stocarea clasica a documentelor:
a. Alocarea spatiului fizic de depozitare
b. Consum mare de timp
pentru regasirea documentelor
c. Identificare ulterioara greoaie
d. Defectarea serverului local
4. Identificaţi care din următoarele avantaje nu este

asociat arhivarii electronice:
a. Timp scurt de regasire a informatiilor cheie
b. Securitatea şi controlul accesului
c. Spatiu fizic mare de depozitare
d. Prelungirea duratei de viata a documentelor
originale
5. Arhivarea electronica în cadrul unei organizaţii

presupune utilizarea unei aplicaţii de
_____________________________ .
1.3 Cerinţe generale ale sistemelor informatice de gestiune a documentelor
1.3.1. Cerinţe funcţionale şi de calitate
Un sistem informatic de management de documente conţine

aplicaţii uşor de utilizat, foarte intuitive şi bine organizate.
Cerinţele funcţionale şi de calitate prioritare pentru un sistem
informatic de gestiune a documentelor trebuie să includă
referiri la următoarele probleme:
 Stocare. Unde şi în ce condiţii, în ce formate se stochează, se
pot salva sau arhiva documentele? Un sistem de gestiunea
documentelor trebuie să permită stocarea oricărui tip de
document. De asemenea, acest sistem trebuie să fie extensibil
în sensul ca să ofere posibilitatea definirii unor noi tipuri de
documente.

 Catalogare, organizare, indexare. Care sunt procedeele care

fac posibile catalogarea şi organizarea document elor introduse
în sistem? Ce tip de indexare aplica sistemul, ce date se vor
stoca pe parcursul indexării documentelor astfel încât pe
parcurs ne vor ajuta în regăsirea documentelor?
 Securitatea documentului şi a sistemului . Cum se poate accesa
documentul, cum e protejat la accesare neautorizata, la citirea
sau imprimarea de către persoane neautorizate, sau chiar la
ştergerea acestora? în ce măsură utilizatorii pot intra în sistem,
cum pot fi gestionaţi pentru a -i adăuga la diferite grupuri de
drepturi? Cum se poate urmări activitatea utilizatorilor din punct
de vedere al securităţii şi al criteriilor de performanta, ce fişiere
log se pot obţine privind activitatea utilizatorilor? Sistemul de
gestiune a documentelor trebuie să fie un sistem deschis astfel
încât să poată fi utilizat de toţi membrii unei organizaţii. Pentru
realizarea acestei cerinţe se ia în consideraţie asigurarea
securităţii acestuia. Securitatea presupune definirea unor
drepturi de acces utilizatorilor în funcţie de rolul fiecărui
utilizator în cadrul organizaţiei.
 Protecţia faţă de calamităţi . Cum asigura şi protejează un astfel
de sistem continuitatea mersului afacerii în caz de calamităţi?
Sunt necesare soluţii de garantare şi după cat timp se poate
restabili accesul la documente în cazul unor probleme minore
sau majore.
 Casare, perioada de stocare.Cat timp trebuie să se păstreze
documentele în sistemul electronic de management al
documentelor, când se pot casa, când se poate şi care sunt
acele documente care trebuie stocate în arhiva?
 Arhivare. Cum se poate asigura dreptul de accesare ulterioara
a documentelor salvate, arhivate şi stocate?
 Partajare, repartizare, lucrul în echipa. Cum se poate oferi
accesibilitate la documentele necesare acelor grupuri din
organizaţie pentru a-şi desfăşura activităţile? Cum se poate
lucra, aproba în comun aceste documente?
 Fluxuri de lucru. Ce sprijin oferă sistemul de management al
documentelor diferitelor procese pentru gestionarea
activităţilor ? Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat
de documente prezintă numeroase avantaje. Se pot evidenţia
beneficiile rezultate din rutarea automată, integrarea modulelor,
monitorizarea activităţilor, notificarea automată a problemelor,
folosirea grupur ilor de lucru, facilităţi în urmărirea
documentelor. Sistemul trebuie să ofere un mediu organizat,

controlat şi coordonat de acţiuni. Acţiunile pot fi de creare,

acces, vizualizare şi modificare a documentelor.
 Emiterea documentelor . Majoritatea sistemelor de
management al documentelor nu oferă funcţia de emitere a
documentului.
 Suportul pentru circulaţia documentelor pe trasee ierarhice ce
pot fi precizate dinainte sau definite de către autorul unui
document, cu posibilitatea aprobării s au respingerii acestora.
 Suportul pentru crearea standardizată, distribuirea şi
circulaţia informaţiilor şi a documentelor interne dintr -o firmă,
precum şi a celor generate în relaţia cu alte organizaţii,
asigurându-se, în acelaşi timp, standardel e dorite de securitate
şi confidenţialitate.
 Suportul pentru urmărirea stării documentelor, în
diferitele stari prin care trec acestea, cu evidenţierea modului
de rezolvare a documentelor. Sistemul trebuie
să permita persoanelor autorizate din organizaţie să cunoască
în orice moment unde se află un document şi care este starea
acestuia, prin înregistrările care se fac asupra documentelor.
 Suportul pentru obtinerea rapida de rapoarte. în acest mod
se ofera posibilitatea de a obţine rapid statistici şi situaţii privind
dosarele rezolvate sau în lucru.
 Suportul pentru notificari. Sistemul ar trebui să integreze un
modul de mesagerie electronică. Acest modul este necesar
pentru comunicaţii rapide şi sigure în interiorul organizaţiei sa u
cu alte organizaţii sau agenţi economici conectaţi la Internet.
 Interfata cu utilizatorul. Sistemul de gestiune a documentelor
trebuie să ofere utilizatorilor o interfata grafica simpla şi
ergonomica, accesibila prin intermediul unui browser de Web
(de exemplu, Microsoft Internet Explorer). De asemenea,
trebuie să existe posibilitatea configurarii interfetei cu
utilizatorul astfel incat utilizatorul
să isi poata selecta functionalitatile preferate.
1.3.2. Soluţii actuale pentru managementul documentelor
În prezent, principalele tipuri de soluţii pentru managementul

documentelor se referă la bibliotecile de documente şi aplicaţiile de
flux de lucru. în aceste categorii se pot evidentia soluţiile pentru
digitizarea documentelor, soluţiile pen tru
gestiunea continutului informational, soluţiile de livrare şi publicare
a continutului, soluţiile de pastrare şi arhivare, soluţiile flexibile de

arhivare şi soluţiile de managementul documentelor în interiorul unei

organizaţii. în continuare se vor de talia principalele probleme
rezolvate de aceste soluţii.
Biblioteci de documente. Elemente centrale al unui sistem de
management de documente, bibliotecile de documente conţin:
documente relative la un proiect; proceduri ale sistemului calităţii,
manualul calităţii; norme, proceduri, regulamente care trebuie
consultate de personal; documente interne etc.
Aplicaţii de flux de lucru. Documentele într -o organizaţie nu sunt

statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe trasee clar definite.
De aceea, sistemele de management de documente conţin aplicaţii
de flux de lucru care determină cu precizie unde se trimite un
document, dacă a ajuns la destinaţie, când a fost redirectat şi care
este statutul lui la un moment dat. Printre aplicaţiile de flux se p ot
aminti: Informaţii trimise din/în sistemul intern spre
informare/aprobare; Planuri de Rapoarte de activitate; Referate, Note,
Cereri (Cereri de Concediu, Cereri de Transport, Cereri de Achiziţii);
Generare şi publicarea de politici pentru asigurarea calităţii, a
politicilor de resurse umane; Transmiterea spre aprobare a
documentelor cerute de procedurile sistemului calităţii, cu multiple
aprobări; Tratarea neconformalităţilor.
Soluţii pentru digitizarea documentelor. Astfel de soluţii
sunt oferite de în diverse arii de activitate precum finante-
banci, industrie, productie, justitie, guvern
şi administratie. O posibila soluţie permite crearea sau captura,
gestiunea, livrarea, arhivarea şi stocarea în forma finala a
documentelor. De asemenea, ofera suport pentru controlul
organizaţiilor asupra crearii şi conversiei informatiilor prin: integrare cu
instrumente de creare a documentelor - soluţiile se integreaza cu toate
instrumentele standard de creare a continutuluicum ar fi documentele
de birou, desene realizate pe diverse sisteme de calcul - CAD,
multimedia, documente XML sau pagini web; scanare şi prelucrare a
imaginilor; prelucrare de formulare – companiile pot prelucra eficient
în mod automatizat informatiile din formularele completate de clienti;
gestionarea rapoartelor şi situatiilor pentru arhivarea istorica prin
captarea în mod automat a rapoartelor electronice generate de
sisteme precum ERP sau CRM pentru a le stoca atat în vederea
analizei de catre cei interesati, cat şi arhivarii pe termen lung.

Soluţii pentru gestiunea continutului informational. Soluţiile din

aceasta categorie stocheaza orice tip de continut intr-un depozit
unitar, crescand viteza de acces la informatie şi oferind servicii
complete de gestiune a acesteia. Controlul versiunilor
se efectueaza prin urmarirea versiunilor unui document pentru a se
asigura faptul ca membrii echipei de lucru acceseaza permanent
versiunea corecta a informatiei. Biblioteca de documente este oferita
prin utilizareafunctiilor de tip check in/out care elimina duplicarea
eforturilor. Permite rutarea automata a documentelor atat în cadrul
unei organizaţii, cat şi cu parteneri externi. Documentele parcurg un
ciclu de viata propriu, trecand printr-o serie de staricum ar fi Aprobat,
Publicat, Suspendat sau Arhivat. Securitatea pentru controlul
accesului integreaza tehnologii LDAP (Lightweight Directory Access
Protocol), SSL (Secure Sockets Layer) şi suport
pentru semnatura digitala. Soluţiileofera audit de acces prin care
orice actiune realizata asupra continutului gestionat
este auditabila pentru a se asigura conformitatea cu legile
şi reglementarile în vigoare. Aria de acces la informatiile existente
este largita prin posibilitateatransformarilor automate sau la cerere
dintr-un anumit format în altul (de exemp lu
din prezentari MS Powerpoint în documente Adobe PDF). Utilizatorii
au posibilitatea de a crea documente virtuale, acestea fiind
documente complexe prin combinarea unor documente individuale
astfel incat să se poata lucra separat, simultan pe componente
cumentinerea în acelasi timp a intregului. Cautarea în text complet
permite angajatilor să navigheze prin seturi mari de documente fara a
fi necesara cunoasterea organizarii exacte a bibliotecii de informatii.
Prin astfel de functii, beneficiarii unei astf el de soluţii au tot suportul
informatic necesar şi isi pot
concentra atentia asupra activitatilor specifice organizaţiei.
Soluţii de livrare şi publicare a continutului. Prin astfel de

soluţii organizaţiile pot să reutilizezeinformatia pentru mai
multe canale de distribuţie, să
personalizeze interactiune cu beneficiarii şi să asambleze documente
complexe, cum ar fi cele tehnice cu cele juridice. Aceste operaţii
sunt sustinutede un suport nativ pentru XML, de servicii de distribuţie
a continutului, servicii de creare dinamica a continutului şi globalizare.
Astfel se ofera separarea informatiei în formate multiple prin XML.
Documentul poate fi livrat la momentul potrivit în formatul corect prin
definirea de abonamente personalizate care fac posibila
automatizarea livrariidocumentelor. Prin definirea unor reguli pentru o

arie de activitati specifice unui grup de lucru se permite crearea în mod

automat a unui volum mare de documente. Pentru o
organizaţie multinationala, globalizarea ofera suport
caaceeasi informatie să fie disponibila în mai multe limbi.
Soluţii de pastrare şi arhivare. Organizaţiile pot să

desemneze anumite documente ca
fiind inregistrariistorice şi să le pastreze în
concordanta atat cu legile în vigoare, cat şi cu bunele
practici. Inregistrarileistorice sunt mentinute intr-o stare prin care nu
pot fi schimbate şi pot fi accesate numai conform politicilor definite la
nivelul organizaţiei. în combinatie cu soluţiile de stocare electronica
pe medii nealterabile, aceste soluţii
corespund atat reglementarilor nationale de arhivare electronica, cat
şi a celor regionale. Prin folosirea unor standarde deschise ca J2EE,
XML şi .NET se permite aplicarea lor în orice mediu informatic, şi
se inlesnesteintegrarea cu aplicaţiile şi sistemele deja existente.
Soluţiile pot fi independente de platforma, portabile fara modificaripe
diferite sisteme de operare (Windows, Unix, Linux) şi pot fi folosite
în combinatie cu cele mai utilizate platforme de aplicaţii ca
IBM WebSphere, BEA WebLogic, SAP, PeopleSoft, etc. Astfel de
soluţii pot fi realizate în scopuldezvoltarii pe masura ce necesarul
de informatie creste.
Soluţii flexibile de arhivare. Aceste soluţii au apărut pentr u

rezolvarea unor probleme specifice decrestere a
eficientei activitatilor de regasire a documentelor salvate
pe hartie şi de minimizare sau eliminare a erorilor umane
de pierdere a documentelor din timpul procesului de
arhivare. Productivitatea angajatilor unei organizaţii creste prin
minimizarea numarului erorilor şi reducerea timpului necesar
procesului de arhivare. Soluţiile existente sunt complete prin
combinare de hardware cu software intr-un echipament digital
ce ofera un display de operare în scopul arhivarii. Accesul la date se
poate face prin intermediul unui instrument de navigare pe web din
orice locatie. Fiecare document arhivat în format PDF
este insotit de un document sursa în format text obtinut prin tehnica
OCR (Optical Character Recognition) aplicata fisierului initial. în acest
mod se permite re-editarea şi cautarea după cuvinte cheie. Prin astfel
de soluţii de arhivare electronica se obtine o reducere a costurilor de
pana la 70% fata de arhivarea clasica.

Soluţii de managementul documentelor în interiorul unei
organizaţii. Acestea au rolul de a coordona fluxul
documentelor în cadrul organizaţiei. Se poate astfel crea şi
stabili traseul în interiorul organizaţiei, specifica drepturile
unui utilizator asupra unui document, analiza rezultate şi efectua
depozitarea unui document în arhiva pentru consultari ulterioare.
Soluţiile implementeaza standardul ISO 9001 pentru calitate, prin
transparenta şi eficacitatea în crearea, transportul şi distribuţia
documentelor. Orice document care circula în sistem este construit pe
baza unui model predefinit, numit template. O astfel de aplicaţie
permite definirea unui set de modele de documente specifice activităţii
fiecărei organizaţii, modele de proceduri ISO 9001 prin care
se definestemodul de circulatie a documentelor create, modele de
audit ISO 9001 prin care se stabileste modul de control al
documentelor. Soluţiile de acest tip au doua componente, şi anume
componenta pentru crearea template-urilor şi componenta pentru
managementul documentelor. Un template defineste doar structura
documentului, iar managementul documentelor se realizeaza prin
intermediul unei aplicaţii accesibila online din intranet sau prin
Internet, conform politicii organizaţiei.
Crearea unui document presupune parcurgerea a trei paşi:
Pasul 1. Selectarea unui template.

Pasul 2 .Stabilirea traseului documentului. Un astfel de traseu se poate
defini pe mai multe niveluri astfel incat utilizatorii de pe acelasi nivel
să primeasca simultan documentul, iar trecerea documentului pe
nivelul urmator să se realizeze doar după ce acesta a fost completat
de catre toti utilizatorii nivelului curent.
Pasul 3. Stabilirea drepturilor pentru utilizatori, care se refera la
drepturi de citire, scriere sau interzis asupra documentului la nivel
de campuri.
Alegeţi varianta corectă pentru următoarele întrebări.

Fiecare întrebare valorează 20 de puncte. Punctaj
minim: 80
1. Sistemul de gestiunea documentelor este extensibil

dacă

a. oferă suport pentru securitatea documentelor
b. oferă posibilitatea definirii de noi tipuri de documente;
c. oferă suport pentru urmărirea stării documentelor;
d. oferă mecanisme de notificare.
2. Identificaţi care din următoarele actiuni nu pot fi controlate

şi coordonate de un sistem de gestiune a documentelor:
a. crearea unui document;
b. accesul la un document;
c. vizualizarea unui document;
d. reducerea duratei de viata a documentelor.
3. Care
din urmatoarele afirmatii este nu este adevarata despre
soluţiile pentru digitizarea documentelor:
a. Sunt oferite doar pentru guvern şi administratie ;
b. Se integreaza cu instrumente standard de creare a
desenelor CAD;
c. Permite arhivarea şi stocarea documentelor;
d. Permite gestionarea rapoartelor electronice generate
de sisteme ERP.
4. Care din urmatoarele afirmatii este adevarata despre

soluţiile pentru gestiunea continutului informational:
a. Nu realizeaza controlul versiunilor din motive de
securitate;
b. Rutarea documentelor catre parteneri externi
se realizeaza manual;
c. Pentru a face cautarea documentelor, utilizatorii nu
trebuie să cunoasca organizarea exacta a bibliotecii;
d. Utilizatorii nu pot crea documente virtuale.
5. Care din urmatoarele afirmatii este nu adevarata despre

soluţiile de livrare şi publicare a continutului:
a. Soluţiile sunt sustinute prin servicii de distribuţie
a continutului;
b. Ofera servicii de creare dinamica a continutui;
c. Nu pot oferi suport de globalizare;

d. Permit separarea informatiei în formate multiple prin

XML.
6. Care din următoarele afirmaţii este nu adevărată despre

soluţiile de păstrare şi arhivare:
a. Permit păstrarea înregistrărilor istorice conform
legilor în vigoare;
b. In prezent exista doar soluţii pentru un singur sistem
de operare;
c. Permit accesul la documentele istorice numai
conform politicilor definite la nivelul organizaţiei;
d. Se integrează în alte aplicaţii dezvoltate cu
IBM Websphere.
7. Care din următoarele afirmaţii e ste nu adevărată despre

soluţiile flexibile de arhivare:
a. Rezolva probleme specifice de eficienta regăsirii
documentelor;
b. Nu ţin cont de problema erorilor umane;
c. Sunt realizare pe un echipament digital particularizat
pentru arhivare;
d. Fiecare document este arhivat în format PDF şi
format text.

soluţiile de managementul documentelor în interiorul unei
organizaţii:
a. Au rolul de a coordona fluxul documentelor în cadrul
unei organizaţii;
b. Orice document care circula în sistem este realizat
pe baza unui template;
c. Sistemul creează doar template-ul documentelor;
d. Implementează standardul ISO 9001 pentru calitate.

implementarea standardului ISO 9001 pentru calitate în
sistemele de managementul documentelor:
a. Defineşte un set de modele de documente

specifice fiecărei organizaţii;

b. Defineşte un set de modele de proceduri pentru

modul de circulaţie al documentelor;
c. Defineşte un set de modele de audit pentru modul
de control al documentelor;
d. Defineşte un set de modele accesibile online doar
din intranet şi nu ţin cont de politica organizaţiei.
10. Identificaţi care din următoarele cerinţe nu este
necesara sistemelor de management al documentelor:
a. Sistemul nu necesită interfaţă grafică cu utilizatorul;

b. Sistemul trebuie să ofere suport pentru notificări;
c. Sistemul trebuie să ofere suport pentru urmărirea
stării documentelor;
d. Sistemul trebuie să ofere suport pentru circulaţia
documentelor.
Am ajuns la sfârşitul unităţii de învăţare nr. 1.

Vă recomand să faceţi o recapitulare a principalelor
elemente prezentate în această unitate şi să revizuiţi
obiectivele precizate la începutul unităţii.
Este timpul pentru întocmirea Lucrării de verificare nr. 1.

Conţinutul lucrării se găseşte la paginile 18 şi 19.

Răspunsuri şi comentarii la întrebări
Testul 1.1. :
1. sistemul informatic de managementul documentelor;
2. prin dispozitive de scanare;
3. procesele de administrare a documentelor şi procesele de
afaceri;
4. documente de interes general, documente de lucru,
documente de interes individual, documente private;
5. Procesele de afaceri sunt procesele care
includ activitati de creare, actualizare şi revizuire a
documentelor în timpul desfasurarii activitatilor de afaceri
Testul 1.2 :
1. Documentul; 2. Capacitatile mari de stocare; 3. d; 4. c;

5. Managementul documentelor
Testul 1.3. :
1.b; 2. d; 3. a; 4. c; 5. c; 6. b; 7. b; 8. c; 9. d; 10. a
LUCRAREA DE VERIFICARE NR. 1
INSTRUCŢIUNI
Lucrarea de verificare al cărei conţinut este
prezentat mai jos, vă solicită unele activităţi care
necesită cunoaşterea unităţii de învăţare 1. Pe
prima pagină a lucrării se vor scrie următoarele
informaţii: Numele acestui curs (Curs
Managementul Documentelor), numărul lucrării
de verificare (Lucrarea de verificare nr. 1),
Numele cursantului.
Vă recomand să scrieţi clar răspunsurile la întrebări. Vă

recomand ca pentru fiecare răspuns să vă limitaţi în
medie la aproximativ o jumătate de pagină, adică să
formulaţi răspunsurile în aproximativ 200 de cuvinte.

Pentru unele întrebări răspunsurile pot fi mai scurte,

pentru altele răspunsurile pot fi ceva mai lungi.
1. Pentru început doresc din partea dumneavoastră o

prezentare scurtă din domeniul în care activaţi. Care
sunt aşteptările dumneavoastră la terminarea acestui
curs?
2. Inseraţi răspunsul la întrebarea 4 din testul de
autoevaluare 1.1.
3. Cum se pot clasifica documentele după nivelul de
importanta al acestora .
4. Care sunt cerinţele specifice interfeţei cu utilizatorul
pe care o oferă un sistem de managementul
documentelor.
5. Cum sunt implementate cerinţele specifice de livrare
şi publicare a conţinutului?
6. Ce probleme rezolva soluţiile flexibile de arhivare?
7. Care sunt paşii ce trebuie parcurşi la crearea unui
document prin soluţiile de managementul documentelor
în interiorul unei organizaţii.
8. Discutaţi despre cum se implementeaza standardul
ISO 9001 pentru calitate prin sistemele de management
al documentelor?
9. Discutati despre problema cerinţelor de securitate
pentru sistemele de managementul documentelor ?
10. Enumeraţi trei soluţii existente de managementul
documentelor şi prezentaţi pe scurt problemele pe care
acestea le rezolva.
11. în final vă invit să transmiteţi orice întrebare legată
de unitatea de învătare 1, de testele de autoevaluare şi
să faceţi orice comentariu asupra conţinutului acestora.
Punctele dumneavoastră de vedere sunt binevenite
pentru îmbunătăţirea conţinutului prezentului curs.
Sinteza
 Sistemele informatice de gestiune a documentelor sunt

sisteme informatice care fac posibila circulaţia
documentelor în interiorul organizaţiei în diverse scopuri

legate de informare, verificare, aprobare sau modificare,

permit stocarea şi regăsirea documentelor aflate în orice
format electronic, avand posibilitatea de a sti în orice
moment starea în care se afla un document (trimis spre
verificare, spre aprobare, sau fiind deja aprobat/respins)
cu facilităţi de conectare la alte sisteme informatice sau
dispozitive electronice.
 In cadrul unei organizaţii exista procese ce implica
operaţiuni pe documente. Printre cele mai importante
categorii de procese sunt procesele de administrare a
documentelor şi procesele de afaceri.
 In definirea unei politici corecte de utilizare şi stocare a
documentelor se efectuează o clasificare a documentelor
după nivelul de importanţă al acestora în documente de
interes general, documente de lucru, documente de
interes individual şi documente private.
 Procesele de afaceri care genereaza documente sunt:
procese organizate în jurul producţiei sau activităţilor de
bază, procese pentru fundamentarea deciziilor, acţiunilor
tactice şi strategice, procese pentru dezvoltarea
cunoaşterii şi diseminarea informaţiilor, procese orientate
către guvernarea organizaţiilor şi procese orientate către
managementul şi desfăşurarea funcţiilor administrative.
 Viziunea care trebuie conferită unui sistem de
managementul documentelor: componenta unui sistem
de informare şi de comunicare, ce integrează tehnologiile
de varf din domeniile multimedia şi ale telecomunicaţiilor.
 Principalele soluţii pentru managementul documentelor
se includ soluţiile pentru digitizarea documentelor,
soluţiile pentru gestiunea continutului informational,
soluţiile de livrare şi publicare a continutului, soluţiile
depastrare şi arhivare, soluţiile flexibile de arhivare şi
soluţiile de managementul documentelor în interiorul unei
organizaţii.
Bibliografie selectivă
1. Colesca S.E, Managementul documentelor, Revista

Economia seria Management, nr. 1. 2007.

2. Robert Mary, Information and Reords management:

Document based information systems, McGrrawHill/Irwin,
1995.
3.Len Asprey,
Michael Middleton, Strategies for Exploiting Enterprise Kn
owledge, Idea Group Publishing2003.
2.1 Componenta de captare
La terminarea studiului acestei unităţi de învăţare veţi fi

capabil să:
 Explicaţi tehnicile de captare ce pot fi luate în considerare de un
sistem de managementul documentelor.
 Explicaţi tehnicile de indexare şi căutare ce pot fi luate în
considerare de un sistem de managementul documentelor.
 Explicaţi ce condiţii trebuie luate în considerare pentru arhivarea
documentelor.
 Explicaţi posibilităţile de distribuţie a documentelor intr -un sistem
de managementul documentelor şi
analizaminimizarii costurilor integrarii acesti sistem în mediul de
lucru al unei organizaţii.
 Identificaţi problemele tehnice pe care le implica o soluţie pentru
managementul documentelor.
 Explicaţi structura unei soluţii existente disponibila pentru
2.1. COMPONENTA DE CAPTARE

Un sistem de managementul documentelor trebuie să fie util pentru
mai multe tipuri de documente, hartie, electronice, fax, audio şi video,
care sunt parte a proceselor şi procedurilor unei organizaţii. De
asemenea, trebuie să permitaefectuarea de operaţii pe loturi de
documente. Aducerea fisierelor intr-un sistem de management al
documentelor se poate face în trei moduri:
 prin scanare, creare de imagini;
 prin import, în cazul documentelor MS Office;
 prin conversie, pentru crearea unor imagini nealterabile ale
documentelor electronice.

Prin scanarea unui document se produce o imagine care poate fi
memorata pe calculator. Documentul fizic este scanat şi convertit intr -
o imagine digitala, care apoi este memorata în sis temul de
management al documentelor.
Importarea documentelor este procesul prin care fisierele electronice

sunt aduse în sistem. Fisierele pot fi aduse în sistem printr -o operaţie
de „drag” (tragerea cu mouse-ul acestora) unde ramân în formatele
lor native. Aceste fisierepot fi apoi vazute în formatul original, fie prin
lansarea aplicaţiei de origine, fie prin includerea unui „viewer” în
sistemul de management al documentelor.
Convertirea documentelor este procesul de transformare

a fisierelor electronice intr-un format permanent pentru stocare în
sistemul de management al documentelor. Aplicaţiile Windows
pot tipari fisierele intr-o imagine nealterabila a documentului ce poate
fi TIFF (Tagged Image File Format). Pentru documente, prin procesul
de conversie seobtine un flux de text (sir lung de caractere ASCII)
fiind eliminata necesitatea tehnicii OCR
(Optical CharacterRecognition). Acest text obtinut se poate apoi
utiliza în tehnica de indexare full -text a documentelor care va asista
maitarziu la obtinerea documentelor stocate. Sistemul de
management al documentelor trebuie integrat cu MS Office sau alte
aplicaţii ce permit conversia cu usurinta a documentelor.
Organizaţiile care lucreaza cu un numar important de fisiere pe zi
cunosc problematica prelucrarii loturilor de documente. după ce au
fost captate toate paginile documentelor, sistemul trebuie
să permita utilizatorilor să grupeze documentele pe loturi
astfel incat să fie usor de asignat campurile template din formulare şi
de mutat în dosarelecorespunzatoare.
In cazul operaţiunilor de scanare de mare volum, utilizarea codurilor
de bare pentru separarea şi indexarea automataeconomiseste timp
şi bani. Codurile de bare indexeaza documentele prin
extragerea campurilor dintr-o baza de date externa, prin
completarea campurilor cu valori preasignate sau prin asocierea
anumitor documente cu un anumittemplate index. Codurile de bara
pot actiona ca markere pentru a indica inceputul unui nou document
şi a automatiza separarea documentelor. Chiar daca ne cesita
unele pregatiri, beneficiile codurilor de bare sunt foarte mari.

Organizaţiile care prelucreaza în mod repetat aceleasi formulare pot

utiliza Zone OCR pentru a reduce timpul de introducere a datelor şi
memoria necesara a sistemului. Zone OCR economiseste timp prin
indexarea automata careciteste anumite regiuni ale documentului, iar
apoi pune informatiile în campurile corespunzatoare ale
unui template.Spatiul de memorie necesara este redus pentru că
OCR şi indexarea se aplica numai la raspunsurile care au fost
introduse. Pentru a reduce erorile, sistemul trebuie
să permita utilizatorului să seteze un procent minim de precizie pentru
OCR. Daca o portiune a formularului nu indeplineste acest standard,
sistemul trebuie să -l anunte pe utilizator astfel incât cineva să
citească formularul şi să introducă manual informatiile.

despre captarea documentelor în sistem.
1. Care sunt tehnicile de aducere a fişierelor int r-un
sistem de managementul documentelor?
2. Ce se obţine prin scanare?
3. Cum se poate realiza importarea documentelor?
4. Discutaţi despre convertire documentelor?
5. Când se poate aplica tehnica Zone OCR?
Comentariile la întrebările din testele de autoevaluare le

veţi găsi la sfârşitul acestei unităţi.
2.2. COMPONENTA DE INDEXARE şi REGĂSIRE

Un sistem de calitate pentru managementul documentelor
intr-o organizaţie este de ajutor în rezolvarea problemelor
de cautare prin mii de documente. Multi angajati folosesc
instrumente de cautare ce sunt aproape identice cu
motoarele de cautare comerciale proiectate pentru utilizarea
în Internet. Desi aceste motoare de cautare sunt eficiente în
a ajuta consumatorii să gaseasca informatii ca pagini Web
ale unorretaileri ce vand un anumit produs, ele nu sunt
pentru efectuarea de cautari specializate necesare în

diverse medii de afaceri. Majoritatea motoarelor

de cautare comerciale ofera cautari bazate pe cuvinte cheie.
Utilizatorul introduce un cuvant sau o expresie, iar motorul
de cautare intoarce grupul de documente care se potrivesc
criteriului. Motorul de cautare face şi o ierarhie a rezultatelor
după o logica proprie. Aceasta ierarhie poate să nu fie de
ajutor utilizatorului care are anumite criterii specifice. Astfel
utilizatorii pot irosi timpul cautând prin
rezultate informatia care le trebuie.
Un sistem de managementul documentelor trebuie să ajute

la gasirea a ceea ce se doreste,
atunci cand se doreste.Obtinerea documentelor relevante trebuie să
fie rapida, eficienta cu multiple metode de indexare a informatiilor.
Indexarea permite utilizatorilor sortarea rapida a unor volume mari de
date pentru gasirea documentului dorit. Indiferent de metodologiile de
indexare utilizate, metodele de cautare trebuie să fie usor de utilizat
şi de inteles de catre cei careobtin documentele. Exista trei moduri
principale de indexare a fisierelor intr-un sistem de managementul
documentelor: indexare full-text, sau indexarea fiecarui cuvant al
documentului; indexare pe baza unor campuritemplate, sau indexare
prin categorii de cuvinte cheie ale documentelor; structura
Dosar/ Fisier, sau indexarea prin grupuri de documente asociate.
Regasirea documentelor este rezultatul care evidentiaza calitatea

sistemului de indexare. Unele sisteme de managementul
documentelor ofera utilizatorilor posibilitatea cautarilor prin cuvintele
cheie de indexare, ceea ce necesita ca utilizatorul să cunoasca modul
în care s-au facut categoriile şi care au
fost campurile din templateasignate unui document. Un sistem de
indexare de calitate trebuie să ofere posibilitatea utilizatorilor
să gaseasca orice document cauta, pe baza a ceea ce ei cunosc,
chiar daca poate fi doar un cuvant sau o expresia din
documentulcautat. Cu cat sistemul de management al documentelor
se adapteaza la procedurile existente intr-o organizaţie,
cuatat mai putin este nevoie de pregatirea suplimentara a
utilizatorilor.
Indexarea full-text. Indexarea full text permite utilizatorilor

să gaseasca orice cuvant sau expresie care apare în document. Prin
aceasta metoda, sistemele de management al documentelor pot
elimina nevoia de a citi şi de a indexa manual documentele prin

cuvinte cheie. Pentru a putea indexa astfel documentele, software-

ul trebuie să aibacapabilitate de a efectua OCR.
OCR translateaza cuvintele tiparite în caractere alfa-numerice cu o
precizie aproape perfecta şi face ca fiecare aparitie a unui cuvant să
fie urmarita de aplicaţie. OCR reduce considerabil indexarea
manuala oferind capabilitati de cautare imbunatatite. Totusi OCR nu
poate prelucra imagini cu scris de mana. Mai mult,cand un
calculator efectueaza OCR pe un document, foloseste limba engleza.
în cazul în care documentele sunt specificate în mai multe limbi,
sistemul trebuie să realizeze OCR şi cautari full-text în toate aceste
limbi. Exista mai multe optiuni pentru a maximiza
eficienta cautarilor full-text: cautare de
tip near match; wildcards, operatori de tip boolean şi cautari de
proximitate.
Majoritatea cautarilor considera ca acele cuvinte de cautare au fost

scrise corect şi au fost indexate perfect în timpul procesului OCR sau
în timpul introducerii manuale a campurilor. Dar în realitate erorile
umane trebuie luate în considerare, iar procesul OCR nu este 100%
precis. Cautarile de tip near-match compenseaza aceste erori
realizând cautari după variatii de scriere. Sistemul de managementul
documentelor poate permite utilizatorului să controleze cautarea prin
setarea numarului de litere ce pot fi gresite sau a procentului dintr-
un cuvant care este gresit. De exemplu, o cautare de tip near-
match pentru cuvantul „crea” poate gasi „prea” şi „ceea”.
Cautarea bazata pe wildcards. Wilcards sunt caractere, ca „*” şi „?”

ce pot fi utilizate în cautari pentru a compensa scrierea gresita sau
necunoscuta. Caracterul „*” reprezinta orice caracter sau caractere,
iar caracterul „?” reprezintaorice un singur caracter. De exemplu
pentru „c*t” se vor gasi cuvinte „cot”, „cat”, „copt”, „corupt” , în timp
ce cautarea după „c?t” vor gasi doar cuvintele „cot”, „cat”.
La cautarile de tip full text exista de obicei mai multe documente

care indeplinesc criteriile de cautare. Operatorii de tip boolean (AND,
OR, NOT) ajuta la realizarea unor cautari mai fine şi
reduce numarul documentelor fara legatura de pe pagina
rezultatelor.
Cautarile de proximitate pot fi utilizate pentru a restrange rezultatele

unei cautari. Acest tip de cautare se utilizeazapentru a gasi cuvintele
care apar intr-un anumit numar de cuvinte
(capitol, sectiune), propozitii sau paragrafe.

Cautari pe campuri template. Campurile template sunt bazate
pe metadate, care sunt date despre
date. Metadatelese utilizeaza pentru a facilita, intelegerea utilizarea
şi managementul datelor. Metadatele variaza în functie de tipul
datelor şi contextul de utilizare. De exemplu, în contextul unei
biblioteci unde datele contin titlurile cartilor, metadateledespre un titlu
pot include cuprinsul, autorul, data publicarii şi locatia. în contextul
unui sistem de managementul documentelor, metadatele pot include
numele fisierului, tipul fisierului, numele celui care a definit
documentul.Campurile template pot fi utilizate pentru crearea
categoriilor de documente, pentru a urmari crearea
şi stergereadatelor, etc. Aceste campuri template pot fi predefinite
intr-un sistem de managementul documentelor.

pentru următoarele întrebări.
1. [A/F] O posibila tehnica de indexare a fisierelor intr-
un sistem de managementul documentelor este bazata
pe operatori de tip boolean.
2. Tehnica OCR translateaza cuvintele tiparite în

caractere ________________ .
3. Calitatea tehnicii de indexare se vede în procesul

de ________________ a documentelor.
4. Cautarea documentelor de tip near match permite

utilizatorului să controleze:
a. Numarul sau procentul literelor ce pot
fi gresite intr-un cuvânt.
b. Scrierea gresita a cuvintelor
prin inlocuirea caracterelor necunoscute.
c. Cautarea intr-un anumit numar de cuvinte
d. Nu poate controla cautarea
5. Intr-o cautare a documentelor bazata pe wildcards,

caracterul „*”:
a. Nu trebuie utilizat.

b. Inlocuieste mai multe caractere necunoscute.

c. Inlocuieste doar un singur caracter.
d. Inlocuieste un operator de tip boolean.
6. Metadatele:
a. Raman aceleasi pentru toate contextele de
utilizare
b. Raman aceleasi pentru toate tipurile de date
c. Variaza în functie de contextul de utilizare
d. Se utilizeaza în cautarea de tip full text.

2.3. COMPONENTA DE STOCARE şi ARHIVARE
Sistemul de management al documentelor trebuie să ofere

posibilitatea unei stocari fiabile prin adaptarea
la schimbari viitoare în tehnologiile informatice şi având în
vedere posibila lărgire a organizaţiei. Sistemul trebuie să fie
compatibil cu toate echipamentele de stocare disponibile şi
să fie deschis la viitoare integrări cu alte sisteme. Multe
organizaţii ezită să implementeze un sistem de management
al documentelor datorita problemei mijloacelor de citire a
documentelor sau a înregistrărilor. Cresterea rapida a
sectorului tehnologic complica predictiile referitoare la
aplicaţiile sau platformele hardware care vor fi peste cinci
sau zece ani. Totusi nevoia de obtinere rapida
şi imbunatatita a înregistrărilor documentelor cere ca
organizaţiile să nu mai astepte implementarea soluţiilor
necesare.
Din aceasta perspectiva, sistemele de managementul documentelor

trebuie să foloseasca formate text şi formate de imagini non -
proprietare. Documentele create şi salvate cu versiuni mai ve chi ale
programelor pot fi dificil sau chiar imposibil de citit. Utilizarea
formatelor proprietare pentru documente are ca
efect cresterea costului activitatilor de managementul documentelor.
Mai mult stocarea documentelor în fisiere de formate proprietare ar

face viitorul organizaţiei dependent de succesul sau esecul altei

companii.
Pentru a avea garantia ca pe viitor nu apare problema citirii

documentelor, un sistem de managementul documentelor trebuie să
realizeze stocarea fisierelor intr-un format non-proprietar (ex. TIFF
sau ASCII). ASCII este standardul pentru informatii text din 1963 şi
este modulul principal al majoritatii programelor bazate pe text. TIFF
a fost folosit ca format grafic non-proprietar din 1981 fiind utilizat pe
larg în transmiterea informatiilor documentelor din sistemele de
managementul documentelor. Existând aceasta prevalenta pentru
ASCII şi TIFF, devine rezonabila ipoteza ca indiferent de ce fel de
format se va dezvolta în viitor, creatorii acestuia vor fi interesati să
ofere şi posibilitatea convertirii în ASCII sau TIFF. Cu formate
proprietare de documente nu exista o asemenea garantie.
Considerente privind managementul înregistrărilor. Din anul

2005 managementul înregistrărilor a crescut în importanta pentru
organizaţii, datorita necesitatii de conformitate cu noile reglementări
şi forme de statut. în timp ceinstitutiile guvernamentale, legislative şi
de sanatate au o istorie lunga în domeniul de management al
înregistrărilor,pastrarea înregistrărilor în cadrul firmelor nu a fost
standardizata sau implementata. Scandalurile recente de la companii
precum Enron sau Morgan Stanley au reinnoit interesul în acest
domeniu. Managerii de înregistrări au devenitinteresati în problemele
de data private, protectia datelor şi identificar ea furturilor de date.
Necesitatea de a se asigura ca anumite informatii nu sunt retinute, a
condus la problema planificării în retinerea înregistrărilor şi
distrugerea înregistrărilor.
Managementul înregistrărilor este considerat de
prioritate scazuta intre activitatile administrative, dar de fapt, este
responsabilitatea fiecărui individ dintr -o organizaţie.
Inregistrare. Înregistrările constau din informatii create, primite
sau pastrate ca dovada a activitatilor de afaceri.Consilul International
de Arhivare (ICA) defineste o inregistrare prin
„informatii inregistrate produse sau primite lainitierea, producerea sau
terminarea unei activitati individuale sau institutionale şi care
au continut, context şi structură suficiente pentru a reprezenta
dovada unei activitati. în timp ce definiţia unei înregistrări se poate
identifica cu cea a unui document, o inregistrare poate fi un obiect
tangibil sau o informatie digitala care are o valoare pentru o

organizaţie”. Înregistrările pot include „toate cartile, hârtiile, hărţile,

fotografiile, materialele ce pot fi citite cu diverse echipamente, sau
alte materiale documentare, indiferent de forma fizica sau
caracteristici, produse sau primite de o firma sau în legatura cu
tranzacţia unei afaceri care sunt pastrate sau pot fi pastrate de aceea
firma sau firma succesoare acesteia ca dovada
a organizarii, functionarii, politicii firmei, deciziilor, procedurilor,
operaţiilor sau altoractivitati prin valoarea informatiilor datelor”.
O inregistrare se refera la: ceea ce s-a creat pe
parcursul derularii afacerii (ex. corespondenta, acorduri, studii); ceea
ce s-a primit pentru a fi lucrat (cereri de lucru, corespondenta
controlata); ceea ce documenteaza activitatile de organizare
şi actiunile (calendare, procese verbale ale sedintelor, rapoartele
proiectelor); ceea ce este recomandat prin statut sau reglementari
(înregistrări administrative, înregistrări legale/financiare); ceea ce
suporta obligatii sau clauze legale (contracte, granturi); ceea ce
comunica cerinţe de organizare (documente de indrumare, politici,
proceduri).
Deciziile de pastrare a înregistrărilor trebuie să ia în

considerare urmatoarele probleme:
 Ce trebuie să fie documentat în firma? Care sunt

înregistrările cele mai importante? Care
înregistrăridocumenteaza deciziile sau fac parte din
procesul de lucru? Care înregistrări sunt cerute
de catre institutiilede supraveghere? Exemple pot
fi: fisiere de acorduri, rapoarte, publicatii, carduri de
timp, fisiere de personal,fisiere de contracte, etc.
 Analiza tipului înregistrării şi luarea deciziilor în functie de
motivul crearii şi pastrarii. Motive de creare şipast rare a unei
înregistrări pot include: programul de
administrare, rapoartare de management, statut
administrativ, regulament, politica sau procedura de
organizare.
 Pentru a stabili care înregistrări se vor pastra trebuie
analizate fisierele care sustin în mod direct misiunea firmei,
fac parte din istoria firmei. Acestea reprezinta acele
înregistrări fara de care firma nu poate functiona şi care
trebuie tinute sub control.

Managementul înregistrărilor. Managementul înregistrărilor este o

ramura a managementului documentelor care se ocupa cu
servirea informatiilor ca dovada a activitatilor de afaceri ale unei
organizaţii. Include multimea practicilor recunoscute asociate cu
ciclul de viata al informatiilor ca identificare, clasificare,
arhivare, pastrare şi distrugere a înregistrărilor. Standardul ISO
15489: 2001 defineste managementul înregistrărilor ca „acel
domeniu de management responsabil pentru controlul eficient şi
sistematic de creare, primire, intretinere, utilizar e şi dispunere de
înregistrări, ce include procese pentru captarea şi pastrarea unei
dovezi şi informatii despre activitatile de afaceri şi tranzacţii sub forma
de înregistrări.”
Conceptul fundamental pentru managementul înregistrărilor este
idea ca fiecare inregistrare are un ciclu de viata. Ciclul de viata se
refera la etapele pe care fiecare inregistare oficiala a afacerii trebuie
să le parcurga. după ce oinregistrare este creata, ea trebuie
completata după o structura logica definita intr -un depozit, de unde
este oricând disponibila. Când informatiile continute în înregistrări nu
mai au valoare imediata, înregistrările sunt scoase din zona de
accesibilitate activa. în functie de natura inregistrarii, aceasta poate
fi pastrata, transferata, arhivata sau distrusa.
In practica managementul înregistrărilor

implica urmatoarele activitati:
 Crearea, aprobarea şi aplicarea de politici pentru înregistrări,

privind clasificări sau politici de retragere a acestora.
 Dezvoltarea unui plan de stocare a înregistrărilor,
considerând depozitarea pe termen scurt şi pe termen lung
ainformatiilor digitale.
 Identificarea înregistrărilor existente şi nou create şi stocarea
acestora după proceduri standard de operare.

 Coordonarea accesului la, şi circulatia înregistrărilor în

organizaţie şi în afara acesteia.
 Executarea politicii de retinere pentru arhivarea şi distrugerea
înregistrărilor după nevoile de operare, procedurile de
operare, statut şi regulamente.
Instrumentele pentru managementul inregistrarilor includ
planuri, indexari, vocabulare controlate, taxonomii, dictionarede date
şi proceduri de acces şi securitate. Principalul instrument
este planificatorul de înregistrări , care reprezintapolitica oficiala
pentru retinerea şi dispunerera de înregistrări şi informatii. Aceasta
are instructiunile obligatorii pentru ce se va face cu înregistrările,
precum şi cu materialele ne-inregistrate, care nu mai sunt necesare
pentru afacerea curenta.
Seriile de înregistrări reprezintă unitatea de baza pentru

organizarea şi controlul fisierelor. Seriile sunt fisiere sau documente
care sunt pastrate impreuna, pentru că a) sunt asociate pe un subiect
anume sau functie, b) rezultă dinaceeasi activitate, c) documentează
un anumit tip de tranzacţie, d) au o anumita forma fizica sau e) au
alta relatieevidentiata prin creare, pastrare sau utilizare.
Seriile reprezinta un concept flexibil, iar organizaţia trebuie să creeze
aceste serii cu atentie prin organizarea documentelor astfel incat să
faciliteze managementul înregistrărilor pe durata ciclului lor de viata.
Seriile fiecarei inregistari trebuie să fie localizate separat de alte
înregistrări, şi seriile fiecareiînregistrări trebuie să aiba acoperire în
planificatorul înregistrărilor.
Benefic iile aduse de managementul înregistrărilor .
Prin informatiile pe care le face
disponibile, ofera posibilitatealuarii unor decizii mai informate; ajuta
în livrarea serviciilor intr -o maniera consistenta şi
echitabila; faciliteazaperformanta
în activitatile organizaţiei; protejeaza drepturile
organizaţiei, angajatii şi clientii; ofera continuitate în cazul unui
dezastru; protejeaza înregistrările de acces necorespunzator şi
neautorizat; indeplineste cerinţele din statut şi alte
regulamente, activitatile de supraveghere şi audit;
permite obtinerea mai rapida a documentelor şi informatiilor; ofera o
documentare mai buna şi mai eficienta; ofera suport pentru
cercetarea istoriei documentelor firmei; elibereaza spatiulfirmei prin
mutarea înregistrărilor inactive pe alte medii de stocare.

Diferenta fata de managementul documentelor. în general

managementul documentelor se concentreaza pe reducerea pierderii
de documente, oferirea de tehnici mai rapide de cautare şi obtinere a
documentelor; reducereaspatiului fizic utilizat pentru stocarea
documentelor ca dulapuri sau cutii; ajutor pentru organizarea mai
buna a documentelor existente; imbunatatirea proceselor de lucru şi
a eficientei de organizare. Managementul înregistrărilor include
cele mentionate anterior şi în plus se mai pot mentiona: identificarea
intr-un inventar al înregistrărilor a înregistrărilor existente; stabilirea
unei perioade la care să se facă retinerea înregistrărilor; identificarea
unui proprietar pentru fiecare serie de înregistrări; dezvoltarea ş i
administrarea unei politici şi proceduri pentru înregistrări indiferent
daca acestea sunt electronice sau pe hartie; managementul
dispunerii documentelor. în concluzie, managementul înregistrărilor
include managementul documentelor şi problemele de arhiv are.
În practică, personalul IT şi managerii de înregistări folosesc
termeni diferiti, ceea ce duce la confuzie şi neînţelegeri. E ca şi cum
ar vorbi limbaje diferite. Tabelul de mai jos poate fi de ajutor
în gasirea aplicaţiei potrivite pentru nevoile de management al
înregistrărilor.
Termen Punct de vedere (Ce intelege fiecare grup?)

Managerul înregistrării Personal IT
Arhivare A pastra. Informatiatrebuie A muta. Datele trebuie
să fie citibila, indiferent se migreze pe alt
de schimbariletehnologice mediu de stocare de
din viitor. cost maiscazut (ex.
caseta sau banda
magnetica).
Retinere Clasificarea şi stocarea Stocare intr-un format
înregistrărilor conform electronic şi cu back-
uneiplanificari definite, up pe un alt mediu
inclusiv posibila dispunere. (ex. caseta
magnetica). Perioada
de distrugere nu este
specificata explicit.
Fisier Un dosar Un document
ce contineînregistrări electronic.
pe hartie. Actul de a pune
fiecareinregistrare la locul
sau în dosar.

Inregistr Un document oficial al unei Un camp intr-o baza

are organizaţii. Nu orice de date
document este
oinregistrare.
Pastrare Cum va fi accesata şi De obicei, nu este un
vizualizata termen adresat, sau
aceastainregistrare peste un punct de vedere pe
zeci de ani? Vor fi toate mai putinde 10 ani
componentele care citesc este considerat
datele disponibile, şi datoritaschimbariisiste
anume mediile de melor utilizate. Este
memorare a datelor, posibila migrarea cu
echipamentele de citire a succes a tuturor
mediilor şi software care datelor pe noua
să opereze echipamentele platforma şi în
şi să citeasca datele? formatul dorit?
Esteresponsabiltateamana
gerului înregistrărilor să
se gandeasca lapastrare şi
migrare, mai ales pentru
înregistrările ce
trebuie pastratepermanent
?
Biroul de Una din Persoana care a creat
Înregistr zonele functionaledintr-o datele, care poate sau
ări organizaţie considerata nu să fie ultimul
responsabila cu seriile proprietar
înregistrărilor individuale. alinformatiilor.
O aplicaţie pentru managementul înregistrărilor trebuie să:
 Simplifice activitatile ciclului de viata al

înregistrărilor fara să interfere cu linia de afaceri. Astfel permite
aplicarea automata a unor politici consistente în cadrul organizaţiei
şi reduce costurile de conformitate cu
regulamentele. Protejeaza înregistrările în caz de pierdere şi
permite în acelasi timp accesul la informatiilenecesare luarii unor
decizii. De obicei, ajuta la captarea, clasificarea
şi desfasurarea managementului înregistrărilor.
 Ca şi program de calculator este utilizat pentru urmarirea şi
memorarea înregistrărilor. Acest program ofera un control
sistematic al înregistrărilor. Înregistrările se completeaza după o

schema specificată, pot fi controlate pe toata durata ciclului

de viata şi pot f i obtinute pe baza unor informatii partiale.
 Pentru seriile de înregistrări şi metadate, applicatiile trebuie
să permita recompletarea în diferite dosare sau serii. De
asemenea, trebuie să
controleze campurile din metadate asociate fiecarei înregistrări,
serii a unei înregistrări sau dosar al unei
înregistrări. Metadatele folosesc la evaluarea şi localizarea
datelor, în special princampurile template utilizate pentru
a imparti în categorii documentele. Campurile din template pot fi
definite de utilizator şi ajuta în procesul de management. Aplicaţia
trebuie să limiteze introducerea de metadate în
timpulcompletarii înregistrărilor, şi doar utilizatorii autorizati pot
edita şi corecta erorile de completare. Printre elementele
din metadate se pot mentiona: titlu, creator, subiect, descriere,
editor, contributor, data, tip, format, identificator, sursa,
limbaj, relatie, drepturi.
 Aplicaţia trebuie să permita utilizatorilor să
indice legaturi intre înregistrări. Aceste legaturi sunt relatii de tip
succesor, versiuni, etc. Legaturile intre înregistrări se pot stabili
de catre toti utilizatorii la momentul completarii, dar numai
utilizatorii autorizati pot crea, modifica sau inlatura legaturile după
completare.
 Versiunile reprezinta o relatie speciala intre documente, care
se utilizeaza pentru a indica o secventa de auto-incrementare a
reviziilor unui anumite înregistrări. Aplicaţia trebuie
să permita utilizatorilor să poata stabili versiuni. Versiunile se
pot obtine ca şi cum ar fi documente independente
şi contin propriile metadate. Aplicaţia trebuie să indice în mod clar
daca o inregistrare are mai multe versiuni şi care este ultima
versiune.
 Etichetele de securitate permit definirea
şi restrictionarea accesului la înregistrări. Aplicaţia trebuie
să permitadefinirea etichetelor de securitate pentru înregistrări, şi
doar utilizatorii autorizati pot modifica sau inlatura aceste etichete.
 Înregistrările vitale sunt acele înregistrări care sunt
considerate esentiale pentru o organizaţie ca sa -si poatarelua
operaţiile imediat după un dezastru. Acestea
se evaluaza şi actualizeaza periodic. Aplicaţia trebuie să ofere
posibilitatea de evaluare periodica şi să detalieze ultima evaluare.
 Managementul transparent al înregistrărilor se refera la
faptul ca cerinţele pentru managementul înregistrărilor nu trebuie
să interfere cu linia de afaceri. Astfel mai multi utilizatori pot

modifica documente şi pot urmarimodificarile, dar în acelasi timp

au siguranta pastrarii documentelor fara a fi suprainscrise. Fiind
mai mult decât un control al versiunilor, aceasta
proprietate garanteaza securitatea documentelor inainte de a fi
salvate permanent.
 Consideratii legale. Din punct de vedere legal, înregistrările
trebuie să fie de incredere, complete, accesibile şi
durabile atata timp cat o planificare de retinere are nevoie.
Aplicaţiile trebuie să ajute la realizarea acestor cerinţe.

1. [A/F] Sistemele de managementul documentelor
trebuie să foloseasca formate text şi formate de imagini
non-proprietare pentru arhivarea/stocare.
2. Standardul pentru informaţii text

este ________________ .
3. Standardul pentru formatele grafice este

________________ .
4. Ciclul de viata al unei inregistrari implică:

a. Stocarea inregistrarilor după o procedura ad-hoc.
b. Ia în considerare doar depozitarea pe termen
scurt.
c. Ia în considerare doar depozitarea pe termen
lung.
d. Coordonarea accesului la inregistrari.
5. în managementul inregistrarilor dintr-o organizaţie:

a. Personalul IT are aceleasi puncte de vedere ca şi
managerul înregistrării.
b. Activitatile specifice interfera cu lina de afaceri.
c. Nu exista versiuni ale documentelor.
d. Se tine cont de versiunile documentelor.


2.4. COMPONENTA DE DISTRIBUŢIE
În ceea ce priveşte distribuţia, un sistem de managementul

documentelor trebuie să ofere asistenta utilizatorului în a
pune informaţia corecta în mâinile oamenilor care trebuie.
Un sistem de calitate face posibil mai multor utilizatori
accesul la mai multe fişiere în acelaşi timp şi ajuta în
distribuirea documentelor persoanelor autorizate, fie din
interiorul sau exteriorul organizaţiei prin intranet, prin e -mail
sau prin publicarea pe Web, CD-uri sau DVD-uri. Un sistem
complet de managementul documentelor protejează o copie
nemodificabila a documentului original şi permite în acelaşi
timp circulaţia copiilor în formatul cel mai potrivit pentru
nevoile de afaceri şi de colaborări.
Mijloacele de distribuţie a documentelor pot fi tipărire, fax şi e -mail.
Sistemele de managementul documentelor trebuie să promoveze
copierea rapida a fişierelor pe CD -uri sau DVD-uri. Pentru a avea un
grad mare de uzabilitate, sistemele de managementul documentelor
trebuie să suporte cele mai obişnuite drivere de imprimante şi faxuri
şi să fie capabile să tipărească imagini, texte şi adnotari.
E-mailul a devenit mijlocul implicit de comunicare în numeroase
organizaţii. Organizaţiile obtin castiguri importante în eficienta şi
economisesc considerabil prin transmiterea documentelor prin e-mail
fata de fax-uri, servicii de curierat sau servicii postale. Sistemele de
managementul documentelor trebuie să ofere optiuni utilizatorilor
care să faca posibila transmiterea imaginilor cu orice sistem de e-mail
compatibil MAPI (Mail Application Program Interface) şi citirea
decatre destinatari fara suportul unui software de managementul
documentelor.
Un sistem de managementul documentelor trebuie să ofere o metoda

simpla de publicare a informatiilor pe Internet sau intranet . Aceasta
permite organizaţiilor să aiba în comun documente cu alte
departamente, birouri la distanta,clienti sau public. Sistemele Web
trebuie să permita operaţii de cautare şi trebuie să
suporte aceleasi protocoale de securitate ca şi sistemele de retea. în
mod ideal, un sistem de managementul documentelor nu trebuie să
necesite scrierea de cod HTML sau alt cod complex pentru

punerea fisierelor pe Web. Atunci cand administratorii de sistem

decid să puna sistemul de management al documentelor accesibil
în intreaga retea a organizaţiei prin intranet, sau chiar publicului prin
Internet, ei trebuie să permita utilizatorilor operaţii
de cautare, obtinere şi vizualizare a documentelor cu
orice browser de Web. Accesul la documente prin
intermediul browser-elor inlatura problemele de logistica asociate
conflictelor dintre diferite platforme ca Windows, Macintosh sau Unix.
Volume portabile. Sistemele de managementul documentelor

trebuie să permita utilizatorilor să transporte oriunde documentele
importante şi să le vizualizeze şi pe alte calculatoare.
Atunci cand angajatii calatoresc în interes de afaceri, de obicei au
nevoie să transporte cu ei documente cheie pentru afaceri.
Transportarea documentelor de hartienu este practica şi copierea
unei intregi baze de date pe un laptop poate fi imposibila. Cu un
sistem de managementul documentelor care suporta volume
portabile, documentele pot fi detaşate sau copiate şi mutate pe alte
depozite în alte locatii. Dosarele ce contin documentele importante
pot fi transferate în mod rapid şi usor pe CD-uri ce pot stoca pana la
650 MB de date (echivalentul pentru aproximativ 12000 de pagini)
sau DVD-uri read-only, ce au capacitati intre 4.7 la 17.1 GB. Daca un
sistem de managementul documentelor nu ofera acest nivel de
portabilitate a documentelor, utilizatorii vor considera dificila
aducerea cu ei a documentelor sau transferul fisierelor intre diferite
birouri. Volumele portabile ajuta utilizatorii să transporte rapid şi uşor
documentele la alte birouri, laptop-uri sau clienti.
Un sistem complet de managementul documentelor permite

utilizatorilor să opereze prin „drag and drop” dosarele pe un volum
portabil şi de acolo pe un laptop sau calculator al unui birou la
distanta. Volumele portabile permit actualizariconstante cu alte
depozite puse în comun din diferite locatii. Aceasta capabilitate este
utila organizaţiilor cu birouri multiple. La sistemele de managementul
documentelor de dimensiuni mari, fisierele documentelor sunt stocate
pe mai multe unităţi de disc sau volume din reţea. Volumele portabile
permit ca aceste volume ce conţin imagini şi text să fie transferate în
întregime în alte depozite.


1. [A/F] Sistemele de managementul documentelor
ajuta în distribuirea documentelor persoanelor
autorizate.
2. Mijloacele de distribuţie a documentelor pot fi tipărire,

fax şi ________________ .
3. [A/F]Publicarea documentelor unei organizaţii se
poate face pe Web.
4. Un sistem de managementul documentelor:

a. Nu permite accesul simultan la acelaşi document
a mai multor utilizatori.
b. Nu permite circulaţia copiilor unui document.
c. Protejează o copie nemodificabila a
documentului original.
d. Nu permite transmiterea imaginilor prin e-mail.
5. Volumele portabile :
a. Sunt interzise în sistemele de managementul
documentelor.
b. Se folosesc la transportarea documentelor doar pe
hârtie.
c. Pot fi luate în considerare de sistemele de
d. Nu exista aceasta tehnologie.

2.5. COMPONENTA DE INTEGRARE
Introducerea unui software nou sau a unei baze de date aduce

noi probleme de logistica. Programele de managementul
documentelor trebuie să ofere instrumente de integrare pentru
modulele de activare a imaginilor. Pentru
minimizarea intreruperilor operaţiilor specifice afacerii,

este esential ca sistemul de managementul documentelor să

se integreze usor cu alte aplicaţii software precum,
sistemele ERP de planificare a resurselor intreprinderii,
sistemele informatice geografice GIS, sistemele informatice
pentrustudenti (SIS) sau
managementul relatiilor cu clientii (CRM) şi alte aplicaţii de uz
curent.
Caracteristicile de back-end ce faciliteaza integrarea includ un sistem

proiectat cu o arhitectura deschisa care permite o integrare usoara.
Instrumentele har dware şi software cu arhitectura deschisa au calitatea
de permite oricui creeazaproduse adaugate la acest sistem (add-on) să
se conecteze prin hardware şi software cu alte echipamente ale
sistemului.
O soluţie de calitate pentru managementul documentelor digitale

trebuie să ofere informatii care să inlesneascaintegrarea.
Aceste informatii pot include un set complet de documentare,
instrumente şi exemple de cod pentru
accelerarea integrarilor sistemelor şi configurari specifice nevoilor
afacerii unei organizaţii. Se mai poate să includa la pachet soluţiile de
integrare fara o investitie majora de timp şi bani. Integrarile la
pachet pot varia de la plug-in în cazul unor programe software
mai raspândite, precum GIS, sau
module aditionale ce ofera caracteristici mai solicitate,
casemnaturile electronice.
Integrarea back-end . Deoarece captarea şi indexarea documentelor

este cea mai scumpa componenta a unei soluţii
ce implementeaza managementul documentelor, orice poate duce la
eliminarea sau minimizarea acestor costuri va oferi avantaje
imediate. Informatiile care există deja în aplicaţiile primare pot fi utilizate
să indexeze automat şi să stocheze documentele pe masura ce sunt
captate. în majoritatea cazurilor, acest tip de integrare are nevoie
de investitii mici şi vor elimina majoritatea costurilor asociate indexării
documentelor.
Integrarea front-end. Aceasta este importanta în special pentru

organizaţiile ce utilizeaza documentele intr-un rol de suport. Aceste
organizaţii vor ca soluţia de managementul documentelor să fie cât se
poate de transparentă pentru ca membrii organizaţiei să nu trebuiască
să mai invete inca un sistem nou ca să aiba acces

la documentatia suport. Deoarece membrii organizaţiei au deja o

aplicaţie principala pe care o folosesc la terminarea activitatilor zilnice,
cel mai bun mod de accesare a documentelor este prin aceasta
aplicaţie familiara. Aplicaţiile specifice lucrului cu imagini permit accesul
rapid la documentele de care au nevoie doar printr-un simplu clic pe un
buton sau apasare unei tastefunctionale. Valoarea integrarii front end
este realizata prin reducerea costurilor de pregatire. Membrii
organizaţiei stiudeja cum să localizeze înregistrările în aplicaţia lor
principala şi nu trebuie să mai invete cum să localizeze documentele în
sistemul de managementul documentelor. Ei trebuie doar
să invete cum să opereze cererea tipurilor de documente pe care le vor
si, daca e necesar, cum să lucreze cu documentele în format
electronic. Totusi aceste activitati necesita mai putin timp
decât invatarea cum să utilizeze un sistem complet.

1. [A/F] Sistemele de managementul documentelor nu se
poate integra cu alte aplicaţii software ale unei organizaţii
pentru a nu corupe documentele.
2. O arhitectura _________________ permite o

integrare usoara.
3. Semnaturile electronice pot fi integrate prin tehnica

___________
4. [A/F] Valoarea integrarii front end este realizata prin

reducerea costurilor de pregatire.
5. Minimizarea costurilor de captare şi indexare a

documentelor:
a. Se poate realiza prin soluţii de integrare back -end.
b. Se poate realiza prin soluţii de integrare front -end.
c. Se poate realiza prin e-mail.
d. Se poate realiza prin volume portabile.

2.6. CONSIDERATII TEHNICE
Scopul managementului documentelor digitale este nu doar

eliminarea şi organizarea hârtiilor, dar şi managementul
tuturor documentelor de organizare, nu doar cele generate
de calculator, dar şi cele bazate pe hartie, şi al
tuturor fisierelor, inclusiv fisiere audio digitale sau video.
Aceasta este cea mai importantamotivatie pentru
implementarea unui sistem de management al documentelor
digitale. în trecut managementul documentelor
era sinomin cu gestiunea documentelor după ce acestea au
fost scanate în calculator. în prezent, termenul cuprinde o
varietate de tehnologii - documente pe hârtie care au fost
scanate pentru a crea imaginea lor digitala, tehnologii de flux
de lucru, tehnologii şi formate multimedia,continut generat
de calculator. Intr-un sistem de management al
documentelor exista o varietate de componente tehnice
precum şi o varietate larga de optiuni.
Compatibilitatea sistemului. Compatibilitatea este capacitatea unui
sistem de management al documentelor să lucreze cu sistemele
hardware şi software existente. Pentru a avea un maxim de
compatibilitate cu sistemele existente, sistemul de managementul
documentelor trebuie sa: lucreze cu sisteme de operare standard şi
să suporte platforme de baze de date standard; să
comunice utilizand protocoale de retea cunoscute ca IPX/SPX or
TCP/IP; săaiba capabilitate de operare pe Web; să utilizeze o
arhitectura stratificata client/server cu minimizarea traficului de reţea
astfel incat compresia/decompresia să se efectueze la client,
iar cautarea şi indexarea la server; să realizeze stocarea fişierelor
text şi imagine în formate standard non -proprietare.
Sistemele de retea. în orice birou documentele sunt utilizate pentru a
transmite informatii între oameni. Pentru ca un sistem de
management al documentelor să fie cu adevarat util intr-ul mediu de
bir ouri, documentele trebuie să fie accesibile tuturor

utilizatorilor autorizati. Stocarea documentelor pe PC-uri

individuale deterioreaza fluxul de informatiiintre co-lucrători şi
risipeşte resurse şi timp valoroase. Astfel este important să existe un
depozit central de înregistrări accesibil din orice PC al organizaţiei.
Scalabilitate. Scalabilitatea unui sistem determină cât de usor poate

creşte acest sistem într -o organizaţie. Pentru a fi complet scalabil,
sistemul trebuie să: suporte în mod concurent intregul grup de
utilizatori; să stocheze toate documentele unei intregi organizaţii; să
se adapteze unui numar mare de utilizatori şi documente; să
stochezeinformatii pe mai multe unitati de stocare şi servere; să
suporte baze de date multiple; să se integreze cu alte aplicaţii.
Soluţiile de management al documentelor, ca orice alte aplicaţii

de retea, consuma resurse al calculatorului. Fisiereleimagine sunt
mari şi bazele de date trebuie să urmareacsa un numar mare de
înregistrări. Functiile de OCR, afisare de imagini şi cautare necesita
putere mare de calcul. Este important a avea o arhitectura stratificata
atunci cand un numarmare de utilizatori au nevoie de acces la
documente de tip imagine. Chiar atunci când incepe instalarea unui
proiect pilot cu un singur utilizator, este important ca sistemul să fie
capabil să se adapteze la viitoare creşteri. Un sistem
stratificat ofera scalabilitate maxima soluţiilor departamentale şi în
organizaţii cu straturi diferite pentru client, logica afacerii, date şi
documente. Orice mediu de stocare conectat la retea, inclusiv SAN
(storage area networks) poate fi utilizat pentru stocarea fizica, în timp
ce servere SQL multiple ocupă nivelul bazei de date distribuite.
Operaţii precum indexarea, OCR şi cautarea sunt distribuite intre
aplicaţia client (statie PC) şi serverul de management al
documentelor pentru o performaţa optimă. Unele operaţii sunt
efectuate mai eficient pe aplicaţia client, în timp ce altele sunt
efectuate mai bine de serverul central. Locul unde
se efectueaza operaratiile difera în functie de sistemul de
management al documentelor. Este important de a distinge intre un
sistem robust şi aplicaţiile simple de punere în comun a fisierelor.
Aplicaţiile de punere în comun a fisierelor pot compromite
integritatea fisierelor atunci candprogramul de pe o statie de lucru
este intrerupt în mijlocul unei tranzacţii. Cu functiile de calcul
distribuite pe mai multe straturi, aplicaţia client nu deschide în mod
direct fisierele de date. De aceea, intreruperile aplicaţiilor de tip client
nu sunt o amenintare pentru integritatea datelor.

Un sistem stratificat poate efectua mai rapid cautari deoarece un

server este mai performat decât statiile de lucru individuale.
Sistemele care pun în comun fisiere trimit o copie a intregii baze de
date prin retea la o statie de lucru, care apoi efectueaza operaţia
de cautare. Aceasta metoda duce la cresterea traficului de retea şi
timpii de răspuns pentru operaţia de cautare depind de statia de lucru.
Sistemele care pun în c omun fisiere pot fi mai usor de dezvoltat si,
de aceea, mai ieftine initial, dar proiectarea lor aduce restrictii de
flexibilitate şi scalabilitate, limitând gradul de utilizare pe termen lung.
Un client redus (accesibil Web) este o soluţie prietenoasa c u
infrastructura care minimizeaza dificultatile de
instalare,intretinere şi upgradare a unei aplicaţii. Beneficiile unor
astfel de aplicaţii extind mai mult posibilităţile de conservare a
resurselor IT prin expedierea operaţiilor
de cautare şi obtinere de informatii în intranet-ul organizaţiei sau
Web. Un astfel de client este bazat pe un browser de Web şi
transmite functiile principale utilizatorilor finali fara a compromite
securitatea sistemului.
Cerinţe hardware. O soluţie de calitate pentru managementul

documentelor intr-o organizaţie trebuie să inlesneascautilizatorilor
operarea şi personalului IT administrarea. De asemenea trebuie să
se adapteze la infrastructura existenta şi să lucreze bine cu resursele
existente integrandu-se în mediul organizaţi ei. Sistemul ar trebui să
suporte platforme de baze de date, fie Microsoft SQL Server, fie
Oracle şi să lucreze bine pe hardware -ul existent.
Cerinţele pentru server. Este importantca personalul
care administreaza infrastructura IT să dispună de cunostintedespre
cum se intretine şi se administreaza severul de managementul
documentelor. Un sistem de managementul bazelor de date (DBMS)
este un program software care se executa pe un server de baze de
date şi permite administrarea datelor stocate în baza de date. De
asemenea, acesta raspunde interogarilor utilizatorilor. DBMS este
responsabil cu intretinerea bazei de date care contine locatiile tuturor
documentelor electronice şi scanate stocate în depozitul bazei de
date sub forma de volume. Serverul de managementul documentelor
trebuie să acceseze DBMS la cererea utilizatorului pentru
a obtine locatia imaginii scanate sau a documentului electronic. Baza
de date mai contine şi alte tipuri de informatii referitoare la diferite
tipuri de metadate, adnotari şi alte componente care ajuta la controlul
depozitului de documente. Acest DBMS poate fi Microsoft SQL sau

server Oracle; serverul de managementul documentelor nu trebuie

să se afle pe acelasi calculator ce găzduieste Microsoft SQL server
sau Oracle. Se r ecomandă chiar instalarea pe masini diferite a
serverului şi a DBMS. Aceasta pentru a permite DBMS să utilizeze
mai eficient toata memoria disponibila pe server. Microsoft SQL şi
Oracle recomanda acest tip de setup, pentru a avea un mediu cu cel
mai mare nivel de stabilitate. Pentru mai multe informatii se poate
consulta documentatia Microsoft SQL Server sau
Oracle. Informatiile despre Microsft SQL server sunt disponibile pe
pagina de Web www.microsoft.com/sql, în timp ce informatii despre
Server Oracle sunt disponibile pe www.oracle.com.
Cerinţele minime pentru un server de managementul documentelor

sunt: calculator cu un procesor performant şi o capacitate mare de
memorie RAM, comunicatie TCP/IP, sistem de operare Windows şi
Microsoft SQL Server. Aceste cerinţe se analizeaza în
momentul achizitiei sistemului de management al documentelor dorit.
Cerinţele pentru statiile de lucru. Statiile de lucru trebuie

să poata supor ta instalarea aplicaţiilor de managemetuldocumentelor
şi să permita utilizatorilor, scanarea, accesul şi lucrul cu depozitul de
documente. Cerinţe minime pot fi definite pentru procesor, memorie,
sistem de operare şi browser Web. Instalarea sistemului de
management al documentelor nu trebuie să necesite
organizaţiei achizitia în intregime de hardware nou.
La achizitia sistemului trebuie bine cunoscute informatiile despre
necesarul de harware şi configuratii. Personalul IT trebuie
să primeasca informatiitehnice de instalare, administrare, posibilităţi
de consultare tehnica sau Webinar.
Cerinţe software. în afara intrebarilor privind specificaţiile de

hardware, o organizaţie trebuie să se gandeasca şi cum
să satisfaca cerinţele software de care o soluţie de managementul
documentelor ar avea nevoie. O soluţie de calitate trebuie să fie
scalabila, ceea ce inseamna ca ar trebui să
se poata extinde usor odata cu cresterea organizaţiei. Daca
se incepe cu un departament, ar trebui să
fie usor de adaugat utilizatori ai altor departamente. Nu trebuie re-
cumparatalt software sau o transformare radicala a soluţiei deja
instalate.
Soluţia bazată pe Web este eficienta pentru un numar mare de

utilizatori. O aplicaţie client bazata pe browser poate ajuta o

organizaţie sa –i ofere accesul pentru managementul

documentelor unui numar mare de utilizatori, chiar daca ei se afla
în cladiri diferite, judete diferite sau chiar tari diferite.
Cerinţe de licenta. Licenta de server este
partea esentiala a instalarii unui sistem de managementul
documentelor. Aceasta stabileste tipurile de DBMS cu care serverul
poate comunica, numarul de depozite de date pe care le poate
suporta serverul, numarul de utilizatori ce pot avea acces
în acelasi timp la datele stocate şi setul de caracterisitici (e-mail,
audit trail, managementul înregistrărilor, etc) care vor lucra cu
software-ul de mangementul documentelor. Numarul şi tipul de
conexiuni simultane care pot fi stabilite de catre serverul de
management al documentelor sestabileste prin licenta de server.
O conexiune la un server este stabilita daca exista o aplicaţie care
comunica cu acesta, de exemplu prin logarea la un depozit de date.
Exista doua tipuri de licente: floating user , cunoscuta şi
calicenta pentru utilizatori concurenti, permite sistemului să fie utilizat
de mai multi utilizatori în acelasi timp, dar care
selimiteaza prin numarul de licente. De exemplu, daca o organizaţie
are treizeci de licente şi treizeci de utilizatori suntlogati, al treizeci
şi unu-lea trebuie să astepte pana când unul din cei treizeci iese din
sistem. Aceste licente pot fi complete (full-featured) pentru operaţii de
citire/scriere pentru acces şi editare de informatii sau numai
pentru obtinerede date (retrieval only) adica doar pentru citire cu
acces la informatii fara adaugare sau modificare a
acestora.Licentele pentru utilizator numit sunt valide numai pentru un
singur utilizator şi pot fi instalate pe un numar de statii de lucru stabilit
prin licenta. Pentru a stabili numarul de licente de care o organizaţie
are nevoie trebuie gandit asupranumarului de oameni care vor utiliza
sistemul. Urmatoarele intrebari pot fi de ajutor: Câte departamente
vor utiliza sistemul? Câţi utilizatori vor utiliza sistemul? Există
vreo diferenta intre utilizatorii care fac operaţii de scrire/citire şi cei
care fac doar operaţii de citire? Câţi utilizatori numiti pot fi? Câţi
utilizatori vor face scanări? Are organizaţia un departament de
managementul înregistrărilor? Are organizaţia un manager de
înregistrări care să supravegheze managementul scanărilor, reţinerii
şi completării documentelor?
La cumparare trebuie analizat şi specificat numărul
de licente necesare organizaţiei, iar personalul de IT trebuie să le
aloce corect. Trebuie discutat şi despre informatiile de stiut în
cazul adaugarii de noi departamente sau de noi utilizatori.

Implementare pe Web. Un mod de a implementa software-ul de
managementul documentelor este prin executiaacestuia prin
intermediul Web. Accesul prin Web este, în esenta, un portal intre
depozitul de documente şi Internet sau intranet. El serveste ca un
intermediar intre un server HTTP (Web) şi serverul de managementul
documentelor. O soluţie de calitate bazată pe Web trebuie să
incorporeze măsuri robuste de securitate şi să acorde organizaţiei
controlul complet asupra drepturilor de acces, distribuţie
şi logarile utilizatorilor. O soluţie bazata pe Web are mai
multeparti care lucreaza impreuna pentru a fi ca o punte intre
depozitul de documente şi browserul Web. Un utilizator începe prin
a urmari o cale catre o pagina generată de un ASP (Active Server
page). Browserul Web va trimite apoi o cererecatre serverul IIS
(Internet Information Server). ASP va comunica cu serverul de Web,
care la rândul său seconecteaza la serverul de management al
documentelor. Cand serverul de management al documentelor
varaspunde, serverul de Web va translata raspunsul intr-un
format usor de procesat si-l va returna IIS. IIS va utiliza apoi un ASP
pentru a converti raspunsul în format standard HTML şi apoi il va
trimite browserului de Web. Din punct de vedere
al utilizarii şi prezentarii, o soluţie bazata pe Web trebuie să fie
aproape identica cu cea de pe calculatorul de la birou. Conexiunile
Web conteaza la numarul total de licente de server la fel ca orice alta
conexiune, dar cu o soluţie de calitate, administratorul de IT trebuie
să fie capabil să restrictioneze numarul de conexiuni pe Web. Daca
utilizatorii Web au utilizat aproape toate licentele complete, atunci
serverul de managementul documentelor va interzice alte conexiuni
şi un mesaj se poate transmite browserului de Web comunicând ca
nu mai sunt conexiuni disponibile. Succesul unui sistem bazat pe
Web se masoara prin cât de eficient oferă functionalitatile utilizatorilor
finali prin scutirea IT-ului de dificultătile de intretinere. Implementarea
bazata pe Web ofera acces de volum inalt arhivelor de documente
dintr-un server administrat central. IT-ul poate adăuga noi
utilizatori fara a instala software pe mai multe statii de lucru
sau adaugarea acestora la sarcinile lor de intretinere, conservând
resursele pentru intretinerea aplicaţiilor direct instalate pe statiile de
lucru. Utilizatorii gestioneaza documentele prin browserul de Web
deja instalat pe calculatoarele lor, oferind unor sute sau chiar mii de
utilizatori posibilitatea de a participa în siguranta la procesele de
afaceri.

Implementarea pe Web necesită, de obicei, cumpararea de software

suplimentar. O organizaţie trebuie să analizeze daca este potrivit
cerinţelor sale implementarea pe Web.
Opţiuni de stocare. Exista cinci optiuni principale de stocare pentru

managementul documentelor: stocare pe medii magnetice (hard-
discuri), stocare magneto-optica, compact discuri, DVD-uri şi WORM.
Fiecare sistem de stocare are avantaje şi dezavantaje.
Mediile magnetice (hard-diskuri). Cu un timp de raspuns foarte mic la

operaţiile de stocare şi obtinere a
documentelor, impreuna cu scaderea dramatica a pretului de stocare,
mediile magnetice sunt cele mai populare. Aceste sisteme includ
RAID (Redundant Array of Independent Disks), NAS
(Networked Attached Storage) şi SAN
(Storage Area Networks). Echipamentele sunt relativ ieftine, pot
fi inlantuite pentru a stoca un numar mare de documente şi ofera timp
de rapuns rapid. Principalul dezavantaj al mediilor magnetice este
ca, desi nu sunt scumpecontin parti în miscare unde
pot aaprea defecte mecanice. De asemenea, fisierele de date pot fi
complet sterse. Personalul din organizaţie trebuie să efectueze
regulat operaţii de backup ale unitatilor hard, astfel ca daca datele vor
fisterse sau deteriorate să poata fi restaurate.
Stocare magneto-optica. în trecut unitatile de disk magneto-optice

erau cele mai populare mijloace de salvare afisierelor de pe
calculatoarele personale. Echipamentele magneto-optice (MO)
se bazeaza pe tehnologii magnetice şi pe tehnologii optice pentru
a obtine o densitate ultra inalta a datelor. O unitate MO este putin mai
mare decât cunoscutele diskete magnetice de 3,5 inch şi
arata asemanator. în timp ce tipurile mai v echi de diskete magnetice
puteau stoca doar 1,44 MB de date, o disketa MO poate stoca de la
100 MB pana la mai multi GB. Ca avantaje se pot considera
comoditatea, costul modest, si, pentru unele modele, disponibilitatea
de raspândire. Discurile MO pot fi puse în cutii jukebox ce
pot pastra sute de discuri. Limitarile unitatilor MO includ: sunt mai
lente decât unitatile deharddisk şi deschise
la defectari mecanice. Fisierele de date pot fi complet sterse.
Prin scaderea semnificativa apretului hard-diskurilor, popularitatea
memoriilor magneto-optice s-a stins.

Compact discuri. Discurile compacte sunt discuri mici utilizate pentru

stocarea informatiilor digitale. Formatelestardard de CD-uri includ
CD-ROM (Compact Disc Read-Only Memory), CD-R (Compact
Disc Recordable şi CD-RW (Compact Disc Rewritable). CD-
urile ofera un mediu sigur şi fiabil ce poate oferi o stocare pe termen
lung a imaginilor. Mai mult CD-ROM-urile nu au nevoie de hardware
specializat sau software pentru obtinerea informatiilor. CD-urile
folosesc specificaţiile ISO 9660, ceea ce inseamna ca datele pot fi
citite pe mai multe platforme de calcul. Principalul dezavantaj al
acestui mediu este capacitatea limitata de stocare, 650MB. CD-ROM
urile pot fi accesate prin unitatileCD-ROM, CD towers şi jukeboxes de
pana la 500 de discuri, fiind o metoda convenabila de stocare a
unui numarmare de documente imagine.
DVD-uri. Digital Video Disc sau Digital Versatile Disc reprezinta o alta

tehnologie de stocare a discurilor optice. Un DVD este în esenta un
CD mai rapid care poate pastra mai multe informatii video, audio sau
date. Deoarece discul este citit de o raza de lumina laser, nu apar
probleme la recitiri ale aceloraşi date. Suprafata acestora de plastic
dur nusufera de amprentele degetelor utilizatorilor, praf sau murdarie,
ceea ce inseamna ca pot fi utilizate de mii de ori fiind cel mai bun, cel
mai fiabil pe termen lung mediu de stocare pentru managementul
documentelor.
WORM (Write Once, Read Many). Este o tehnologie de disc optic ce

permite scrierea datelor pe un disc o singura data. Datele sunt
permanente şi pot fi apoi citite de multe ori. Acest format necesită
hardware specializat şi software pentru a fi operabil. Discurile WORM
nu respecta un standard, ceea ce inseamna ca ele pot fi citite numai
de acelatitip de unitate de disc care-l scrie. Acest lucru
a ingreunat acceptarea larga, desi a cunoscut popularitate în mediile
dearhivare.Chiar daca aceasta definiţie standard a WORM se refera
la o anumita tehnologie de stocare, WORM are uninteles mai larg în
alte contexte, ca serviciile financiare, şi reprezinta un disc optic
ce paote fi scris o data şi citit de mai multe ori. în acest sens general,
WORM include mai multe medii de stocare ca CD-uri şi DVD-uri.


1. [A/F] Compatibilitatea este capacitatea unui sistem de
management al documentelor să lucreze cu sistemele
hardware şi software existente.
2. [A/F] O componenta client accesibil Web minimizează
dificultăţile de instalare, întreţinere şiupgradare.
3. Cerinţele hardware pot fi grupate în cerinţe pentru
server şi cerinţe pentru __________________ .
4. Cerinţele software pot lua în considerare cerinţele de
_________ şi de posibilitatea implementarii pe ______.
5. Un sistem de managementul documentelor este
scalabil daca :
a. Suporta doar o mica parte din utilizatorii
organizaţiei.
b. Poate stoca doar o parte din documentele
organizaţiei.
c. Se adaptează în funcţie de numărul utilizatorilor
şi al documentelor.
d. Nu suporta baze de date multiple.

2.7. STRUCTURA SISTEMULUI SIVADOC
SIVADOC reprezinta o soluţie sigură şi facilă pentru gestiunea

documentelor în cadrul unei organizaţii, indiferent de tipul de
activitate pe care aceasta îl desfăşoară. Pentru aceasta, sistemul
SIVADOC oferă două componente principale care conduc la
eficientizarea activităţii şi gestionarea riguroasă a documentelor.
Prima componentă, „Depozitul de documente”, are
responsabilitatea stocării şi gestionării documentelor de orice tip
(texte, imagini etc.) şi a versiunilor acestora, permiţând vizualizarea
lor şi realizarea de diferite acţiuni: salvare; modificare; marcarea unui
document ca fiind „în lucru” la un anumit utilizator. De asemenea
aceste documente pot fi regăsite ulterior după conţinutul lor. A doua

componentă a sistemului SivaDoc, „Fluxuri de lucru”, oferă

posibilitatea definirii unor fluxuri de lucru în funcţie de necesităţile de
comunicare internă ale organizaţiei, la aceste fluxuri putându -se
asocia documentelor existente în depozit. Modulul de fluxuri de lucru
constă dintr -o componentă statică ce modelează fluxul de lucru şi o
componentă dinamică folosită pentru descrierea şi realizarea efectivă
a activităţilor în cadrul sistemului. Pe lângă aceste două componente
principale, SivaDoc mai cuprinde alte module utilitare care permit o
mai bună colaborare între echipele care participă la acelaşi proiect.
Figura de mai jos prezinta structuura sistemului SivaDoc.
Prin intermediul mecanismului de notificări, fiecare utilizator poate

vizualiza propriile instrucţiuni de lucru. Acest mecanism este strâns
integrat cu modulul fluxurilor de lucru, adaptând dinamic mesajele
transmise în funcţie de parcursul fluxurilor de lucru.


1. [A/F] Soluţia SivaDoc nu depinde de tipul de activitate
a organizaţiei.
2. [A/F] Depozitul de documente din SivaDoc poate
stoca şi gestiona orice tip de documente.
3. [A/F] Modulul fluxuri de lucru din SivaDoc are ______
componente.
4. [A/F] SivaDoc contine module utilitare care permit o

mai bună colaborare între echipele care participă la
acelaşi proiect.


Testul 2.1. :
1. scanare, importare, convertire.
5. Cand se prelucreaza în mod repetat aceleasi formulare.
Testul 2.2. :
1. F; 2. alfa-numerice; 3. regasire; 4. a; 5. b; 6. C.
Testul 2.3. :
1. A; 2. ASCII; 3. TIFF; 4. d; 5. d
Testul 2.4. :
1. A; 2. E-mail; 3. A; 4. c; 5. c;
Testul 2.5. :
1. F; 2. deschisa; 3. Plug-in; 4. A; 5. A
Testul 2.6. :
1. A; 2. A; 3. Statiile de lucru; 4. Licenta, Web; 5. c
Testul 2.6. :
1. A; 2. A; 3. A; 4. A.

Sinteza
 Aducerea fisierelor intr-un sistem de management al

documentelor se poate face prin scanare, import,
conversie.
 Un sistem de managementul documentelor trebuie să
ajute la gasirea a ceea ce se doreste, atunci cand se
doreste. Obtinerea documentelor relevante trebuie să fie
rapida, eficienta cu multiple metode de indexare a
informatiilor.
 Sistemul de management al documentelor trebuie să
ofere posibilitatea unei stocari fiabile prin adaptarea la
schimbari viitoare în tehnologiile informatice şi având în
vedere posibila lărgire a organizaţiei. Managementul
înregistrărilor este o ramura a managementului
documentelor care se ocupa cu servirea informatiilor ca
dovada a activitatilor de afaceri ale unei organizaţii.
 Un sistem de calitate face posibil mai multor utilizatori
accesul la mai multe fisiere în acelasi timp şi ajuta în
distribuirea documentelor persoanelor autorizate, fie din
interiorul sau exteriorul organizaţiei prin intranet, prin e -
mail sau prin publicarea pe Web, CD-uri sau DVD-uri.
 Pentru minimizarea intreruperilor operaţiilor specifice
afacerii, este esential ca sistemul de managementul
documentelor să se integreze usor cu alte aplicaţii
software.
 Intr-un sistem de management al documentelor exista o
varietate de componente tehnice precum şi o varietate
larga de optiuni ce trebuie luate în considerare. Se pot
evidentia compatibilitatea sistemului, sistemele de retea,
scalabilitate, implementare bazata pe Web, hardware,
software şi optiunile de stocare.
 SIVADOC reprezinta o soluţie sigură şi facilă pentru
gestiunea documentelor în cadrul unei organizaţii,
indiferent de tipul de activitate pe care aceasta îl
desfăşoară
1. Imaging Guide, Laserfiche - Compulink Management

Center, 2007.

2. SivaDoc –sistem de management al documentelor,

2010.
OBIECTIVELE UNITĂŢII 3
La terminarea studiului acestei unităţi de învăţare veţi fi capabil

să:
 Explicaţi tipurile şi formatele de documentelor ce pot fi stocate intr-
un sistem informatic de managementuldocumentelor.
 Explicaţi şi să aplicaţi procedurile asociate definirii unui document intr-
un sistem informatic de managementuldocumentelor.
 Specificaţi şi să modificati detalii ale atributelor documentelor dintr-
un sistem.
 Explicaţi şi să aplicaţi procedurile de creare a versiunilor unui docu
ment intr-un sistem informatic de gestiune adocumentelor.
3.1. DOCUMENTE
Definiţie. Conform DEX, editia a II-a 1996, un document

este „un act prin care se adevereste, se constata sau
se preconizeaza un fapt, se confera un drept,
se recunoaste o obligatie; text scris
sau tiparit,inscriptie sau alta marturie servind
la cunoasterea unui fapt real, actual sau din trecut” .
Pentru foarte multi, documentul este un inscris, adesea

o hartie, care constituie suport pentru o informatiemai mult
sau mai putin pretioasa. Tehnologiile actuale
de varf ale informatiilor şi comunicatiilor au deviat acest
sens, astfel incat în prezent documentul reprezinta „un
pachet de date structurate, care poate fi folosit
ca informatie”. Din punct de vedere material un document
poate fi un manuscris, o fotografie, disketa, compact disk
sau DVD. Intr-un document se pot combina texte, imagini,
elemente audio, elemente video. Tehnologiile actuale fac
posibila vizualizarea, modificarea, arhivarea şi
transmiterea documentelor fararestrictii de natura
temporala sau geografica.
Documentul în format tradiţional implică dificultăţi de

transmitere, viteza scăzută de proces are, securitate
limitata, confidentialitate scazuta. Utilizarea suportului
de hartie nu mai inseamna imprimare, curierat, arhivare,

cu costurile aferente. în schimb, documentul electronic

asigura integritatea textului, autentifica expeditorul, data şi
destinatarul. în plus, garantează identitatea şi
calitatea (funcţia) expeditorului, iar
mecanismul semnarii electronice nu lasa nici o urma de
îndoială asupra identităţii destinatarului. Toate acestea
determina în ultima instanta eficientizarea proceselor
interne şi de afaceri.
Tipuri de documente. Intr-un sistem de

gestiune a documentelor, notiunea de
document reprezinta un obiect de orice tip ce
se stocheaza în baza de date. Documentul poate include
sau referi fisiere ce pot fi în orice format. Printre cele mai
utilizate formate de fisiere se regasesc: formatul text,
formatul Microsoft Word, formatul Microsoft Excel,
formatul Microsoft PowerPoint, format de tip .pdf, format
de tip imagine, format de tip audio, format de tip video.
Un fisier în format de tip text este

orice fisier care are extensia .txt. Acest fisier se identifica
prinnume_fisier.txt . Formatul de tip Microsoft Word
este un fisier care are în general extensia .doc.
Acest fisierse identifica prin nume_fisier.doc şi
se obtine prin prelucrarea unui text cu instrumentul
Microsoft Word. Formatul de tip Microsoft Excel este
un fisier care are în general extensia .xls. Acest fisier se
identifica prinnume_fisier.xls şi se obtine prin utilizarea
instrumentului Microsoft Excel. Formatul de tip Microsoft
PowerPoint este un fisier care are în general extensia .ppt.
Acest fisier se identifica prin nume_fisier.ppt şi
se obtine prin utilizarea instrumentului Microsoft
PowerPoint. Formatul de tip .pdf (Portable Document
Format) este formatul unui fisier care are extensia .pdf.
Acest fisier se identifica prin nume_fisier.pdf şi
seobtine prin utilizarea unui program special de scriere în
acest format. Exista numeroase programe open-source ce
pot fi utilizate pentru conversia unui fisier în format PDF.
Este recunoscut faptul ca formatul PDF este standardul
global pentru captarea şi vizualizarea

de informatii complexe din aproape orice aplicaţie, pe

aproape orice sistem de calcul.
Formatul de tip imagine este formatul

unui fisier care are în general o extensie .jpg, .gif, .bmp,
.tiff, etc. Acest fisier se identifica
prin nume_fisier.jpg ori nume_fisier.gif , etc., şi
se obtine printr-un sistem deachizitie a imaginilor statice.
în practica sunt cunoscute procesele de fotografiere cu un
aparat foto sau procesul de scanare cu un scanner. Exista
şi alte instrumente grafice ce permit realizarea unor
imagini statice şi salvarea acestora în fisiere cu astfel de
extensii.
Formatul de tip audio este formatul

unui fisier care are în general o extensie .wav, mp3, etc. .
Acest fisier se identifica prin nume_fisier.wav sau nume
_fisier.mp3 şi se obtine prin inregistrarea continua a unui
sunet cu un sistem de inregistrare audio sau un sistem
de achizitie a sunetelor.
Formatul de tip video sau secventa video

este formatul unui fisier care are în general o extensie
.avi sau .mpg. Acest fisier se identifica
prin nume_fisier.avi sau nume_fisier.mpg şi
se obtine prin inregistrareacontinua a imaginii şi sunetului
cu o camera video sau un alt sistem de achizitie video.
Definirea unui document intr-un sistem de

în sistemul SivaDocdocumentele sunt continute în dosare.
Dosarul este un concept introdus în definirea acestui
sistem informatic din nevoia de structurare a informatiilor.
Un dosar contine numai documente. Astfel un document
nou se defineste în interiorul unui dosar.

Procedura de creare a unui document . Pentru

crearea unui document se selecteaza dosarul în care se
va crea documentul prin apasarea pe numele sau. Apoi
se apasa butonul specific din sectiunea uneltelor pentru
crearea documentului. Figura
3.1 detaliaza interfata grafica
a SivaDoc ce evidentiaza butonul de creare a unui
document.
Sistemul informatic trebuie să ofere

instrumentele necesare definirii unui document nou printr-
o interfatagrafica usor de utilizat care permite
introducerea informatiilor de specificare a detaliilor unui
document. Figura 3.2 arata detaliile specificate pentru un
document de tip „Contract”, din dosarul cu numele „ Dosar
de lucru”.
In general, la definirea unui document nou trebuie

stabilite urmatoarele detalii: modul de stocare şi detaliile
specifice modului de stocare ales, numele documentului,
descrierea documentului, tipul documentului, cuvinte
cheie, valori ale atributelor documentului, detalii de
securitate ale documentului, registrul de evidenta în care

se inregistreaza documentul. după specificarea acestor

detalii prin completarea în interfata grafica
acampurilor asociate trebuie să se realizeze
salvarea informatiilor completate pentru a fi luate în
considerare. în SivaDoc operaţia de salvare a
se realizeza prin apasarea unui buton vizibil în fereastra
grafica şi cu un nume sugestiv, şi anume „Salveaza” .
Documentul astfel definit poate fi trimis apoi pe un flux de
lucru şiurmarit parcursul acestuia.
Printre detaliile ce pot fi completate la

definirea unui document se evidentiaza modul de stocare
în sistem al acestuia. De exemplu, SivaDoc permite
alegerea unui mod de stocare a unui document ce poate
fi: obiect în baza de date, referinta externa, referinta la un
obiect digital extern sau ca formular. Pentru fiecare mod
de stocare trebuie stabilite detalii specifice. De exemplu,
daca documentul va fi stocat ca obiect în baza de date se
va stabili fisierul local ce se doreste a fi incarcat.
Cuvintele cheie pentru un document pot fi

selectate dintr-o lista data. Figura 3.3. exemplifica

fereastra de dialog din SivaDoc ce permite selectarea

cuvintelor cheie la definirea unui document. în acest
exemplu cuvintele cheie din care poate selecta utilizatorul
sunt „achizitie hartie 17 ian 2006”, „carte veche”, „dosar”,
„organizator de carti” şi „stilouri”. „organizator de carti” este
selectat. Lista cuvintelor cheie se poate
extinde.SivaDoc permite introducerea de noi cuvinte cheie
ce se vor asocia apoi documentului.
Procedura de adaugare cuvinte cheie noi. Utilizatorul mai

poate adauga noi cuvinte cheie. Pentru fiecarecuvant nou
1. se introduce cuvantul în campul specificat şi 2.
se apasa butonul „Adauga”. Pasii 1. şi 2. se repeta pana
la introducerea tuturor cuvintelor dorite.

Detaliile de înregistrare sunt necesare la definirea
documentului în sistem pentru ca fiecare document din
sistem să aibă un număr de înregistrare într -un registru.
Astfel, sistemul informatic de gestiune trebuie să ofere
posibilitatea selectării registrului în care se doreşte
înregistrarea documentului. Figura 3.4. exemplifică
detaliile de înregistrare oferite de SivaDoc. în SivaDoc un
registru poate fi Registru Iesiri – Registratura Generala,
Registru Intrari – Registratura Generala sau
Registru Intrari Iesiri.
Exemplu. SivaDoc oferă un buton de înregistrare prin care

se generează automat următorul număr de înregistrare
disponibil sau permite selectarea unui număr rezervat pe
o anumită dată.
Detaliile documentului pot fi ulterior modificate prin
proceduri bine definite intr-un manual de utilizare al
sistemului software ce realizeaza managementul
documentelor. De exemplu, în manualul de utilizare al
sistemului SivaDoc sunt descrise toate aceste proceduri.
Foarte important este a se retine ca pentru a

sepastra modificarile efectuate informatiilor de detaliu

trebuie să se apese butonul „Salveaza”.

despre documente şi definirea unui document intr-un
sistem informatic de managementul documentelor.
1. Cum se reprezinta un document intr-un sistem

informatic de management al documentelor?
2. Dati trei exemple de extensii pentru fisiere asociate
unui format de tip imagine?
3. Ce contine un dosar în SivaDoc?
4. Identificati şi descrieţi trei detalii de necesare de
specificat la definirea unui document intr-un sistem de
managementul documentelor?
5. Identificati o tehnica de extindere în specificarea unor
detalii ale documetelor oferita utilizatorilor de un sistem
de management al documentelor?

3.2. ATRIBUTELE DOCUMENTELOR
In principal, un document se identifica prin

numele şi locul unde poate fi gasit în sistemul de gestiune.
De asemenea, un document al sistemului de gestiune
trebuie să aiba specificat modul în care va fi stocat şi o
descriere scurta pentru o mai uşoară recunoaştere a
acestuia.
Fiecare document are un conţinut şi atribute ce pot lua

diferite valori pe durata ciclului sau de viaţa. în aceasta
secţiune se descriu tipurile de atribute ce pot fi asociate
unui document în sistem cu exemplificări concrete pe
SivaDoc

În sistemul SivaDoc atributele docum entelor

pot fi de tip text, numeric, listă de valori, de tip dată,
selecţie sau valori dintr -o altă bază de date. Pentru un
document, completarea atributelor se realizează astfel:
 În detaliile documentului se stabileşte tipul de

document potrivit, se salvează detaliile
documentului şi apoi se alege intrarea „Atribute” din
zona superioară de lucru.
 Pentru un document, atributele pot fi grupate, astfel
încât acestea pot apărea sub numele grupului din
care fac parte sau pot fi negrupate, caz în care apar
sub paragraful „Atribute negrupate”.
 Pentru completarea atributelor unui document, este
necesar ca documentul să fie marcat în editare (prin
apăsarea butonului , disponibil în secţiunea de
unelte a paginii principale).
 Pentru fiecare atribut în parte se completează
valorile potrivite, modul de completare fiind diferit în
funcţie de tipul atributului.
 Atribute de tip text şi numerice. Pentru atributele de tip text

se introduce o valoare în câmpul de valoare din dreptul
atributului; similar se completează atributele de tip
numeric, diferenţa fiind ca valoarea trebuie să fie un
număr. Figura 3.5. prezintă un atribut de tip text
„Beneficiar achiziţie” ce are valoarea „Popescu Ion”.
 Atribute de tip data calendaristica. Pentru atributele de tip

dată calendaristică, se apasă pe butonul şi se stabileşte
data potrivită. Figura 3.6 arata atributul „Data nota
fundamentare” ce ia valoarea „14.02.2006”

 Atribute de tip lista de valori. Pentru atributele de tip listă
de valori, se apasă pe butonul şi din fereastra care se
deschide se selectează valoarea/valorile necesare
(selecţia poate fi multiplă pentru anumite atribute). Figura
3.7 arata atributul „Valuta” a cărui valoare „USD” este
selectata din lista de valori
 Atribute care preiau valori dintr-o baza de date. Pentru

atributele care preiau valori dintr-o bază de date, se apasă
pe butonul şi din fereastra care se deschide se
selectează valoarea/valorile necesare (selecţia poate fi
multiplă pentru anumite atribute). De asemenea, pentru a
stabili o altă valoare faţă de valorile existente în
nomenclator, se apasă pe butonul şi apoi se introduce
o valoare. Figura 3.8 arata atributul „Produs” ce primeşte
valoarea „Stilou corp plastic” ce este selectata din baza de
date.

1. Un document se identifica într -un sistem informatic de
management al documentelor prin nume şi
________________ .

2. Fiecare document are un conţinut
şi ________________ ce pot lua diverse valori pe
durata cicului sau de viaţa.
3. Înainte de completarea valorilor atributelor unui
document este necesara:
a. Alocarea spaţiului pentru depozitarea valorilor.
b. Gruparea atributelor cu aceeaşi valoare.
c. Marcarea documentului ca fiind în editare
d. Modificarea detaliilor documentului
4. Modul de completare al atributelor unui document:

a. Este acelaşi pentru toate tipurile de atribut e
b. Este acelaşi pentru atribute cu valori de tip text şi
data calendaristica
c. Depinde de numele atributului
d. Depinde de tipul atributului
5. Atributele de tip __________________________ pot

avea selectie multipla.

3.3. VERSIUNILE UNUI DOCUMENT
Un document poate avea un număr nelimitat de versiuni.

în general, fiecare versiune a unui document are asociat
un fisier ce poate fi inclus în sistemul de gestiune prin
stocarea acestuia în baza de date a sistemului. Exista şi
situatii exceptionale în care fisierul asociat documentului nu poate
fi inclus în baza de date sau documentul nu exista în format
electronic, ci doar pe hartie. Daca fisierul documentului nu poate fi
inclus în baza de date, sunt necesare informatii despre locatia
unde se afla acel fisier, ca versiune digitala externa a
documentului. Pot exista versiuni de documente care se
materializeaza sub forma unor hartii tiparite.
Un sistem complet de gestiune trebuie să tina cont şi de aceasta

forma de existenta a documentului, posibil prin indicarea locului
unde se gasesc acele hartii tiparite. în functie de specificul unui

document se poate defini un format predefinit care contine

anumite atribute negrupate sau grupuri de atribute reunite. Acest
format reprezinta un formular al unui anumit document.
Un sistem informatic de management al documentelor
trebuie să permita crearea unei noi versiuni de document.
O noua versiune se poate crea fie prin modificarea unui
document selectat din lista de documente sau prin
adaugarea directa a unei noi versiuni de document fara
modificarea continutului documentului.
Exemplu. SivaDoc ofera instrumente specifice de lucru pentru

crearea unei noi versiuni a unui document. în figura 3.9. sunt
evidentiate butoanele ce permit marcarea unui document pentru
editare, deschiderea şi editarea unui document şi incarcarea în
sistem a unei noi versiuni a unui document.
Modificarea unui document se face prin procesul normal de

editare. Editarea se realizeaza cu programul asociat pentru acea
extensie de document în sistemul de operare Windows. Spre
exemplu, pentru un document de tip.doc , deschiderea pentru
editare se va realiza cu programul Microsoft Word. Figura 3.9.

arata deschiderea pentru editare a unui fisier intr-o alta fereastra

cu SivaDoc.
Exemplu 1. Procedura SivaDoc de creare a unei noi versiuni de

document cu modificarea documentului:
1. Se selecteaza documentul din dosar pentru care se va realiza
crearea unei noi versiuni.
2. Se apasa butonul de marcare a documentului pentru editare.
3. Se apasa butonul de deschidere şi editare a documentului
4. Se efectueaza modificarile asupra documentului şi se salveaza
documentul din programul asociat fără a modifica şi calea în care
documentul este salvat.
5. Se apasa butonul de incarcare în sistem a unei noi versiuni a
documentului.
6. Se introduce o descriere a noii versiuni.
7. Se apasa butonul de terminare „Gata”
Exemplu 2. Procedura SivaDoc de creare a unei noi versiuni de

document fara modificarea directa a documentului. Se presupune
ca utilizatorul a salvat local o versiune anterioară, a realizat
modificări documentului asociat şi adaugă acest document ca
noua versiune.
1. Se apasa butonul de marcare în editare a documentului.

2. Se apasa butonul de incarcare a unei noi versiuni a documentului

în sistem.
3. Se completeaza campurile ferestrei care apare. Campurile se
refera la detalii precum, modul de stocare a versiunii, descrierea
şi locaţia unde este fişierul amplasat, tipul de document şi
atributele, similar ca la definirea unui document în sistem. Figura
3.10 prezinta detaliile acestei ferestre.
4. Se apasa butonul de terminare „Gata”

1. Fiecare versiune a unui document are asociat un
________________ ce poate fi stocat în baza de date a
sistemului.
2. Un formular al unui document este

un ________________ ce conţine anumite atribute.
3. Un sistem de management al documentelor:

a. Nu trebuie să ia în considerare fişierele ce nu pot
fi stocate în baza de date.
b. Nu trebuie să ia în considere documentele ce nu
sunt în format electronic.
c. Permite maxim 16 versiuni pentru fiecare
document
d. Tine cont de toate formele de existenta ale
documentelor
4. Crearea unei noi versiuni prin modificarea

documentului:
a. Specificarea unei noi locaţii a documentului
modificat
b. Necesita marcarea documentului pentru editare
c. Nu necesita marcarea documentului pentru editare

d. Incarca automat în sistem noua versiune a

documentului
5. Crearea unei noi versiuni fara modificarea directa a

documentului:
a. Necesita marcarea documentului pentru editare
b. Nu necesita marcarea documentului pentru
editare
c. Nu permite adaugarea unui document modificat
local
d. Incarca automat în sistem noua versiune a
documentului

veţi găsi la sfârşitul acestei unităţi
3.4. CICLUL DE VIATA A INFORMATIILOR UNUI
DOCUMENT
În contextul soluţiilor existente de management al

documentelor apare notiunea de gestiune a ciclului
de viata a informatiilor (Information Lifecyle Management
ILM). ILM este un concept pentru gestiunea dinamica a datelor de-
a lungul ciclului de viata, de la creare pana la distrugere, după cum
valoarea lor se schimba în timp. ILM este procesul prin
care informatia este mutata printr-un continuu de medii de stocare
pentru a asigura livrarea ei la nivelul cerinţelor de afaceri, la cel
mai scazut cost unitar, bazat pe continutulelementelor de date.
Pentru ca o strategie ILM să fie implementata cu succes, ea

trebuie să fie:
 business-centric , tehnologia şi afacerea trebuie să alinieze

procesele cheie, aplicaţiile şi initiativele de business;
 bazata pe politici , să implementeze regulile privind
perioadele de retentie a datelor în functie de natura lor şi
să stabileasca cand trebuie sterse şi cine are access la ele;
 gestiune centralizata: să furnizeze o vedere integrata a
tuturor informaţiilor de business, atât structurate, cat şi
nestructurate;

 eterogena: să poată opera în întreaga organizaţie,

cuprinzând toate platformele şi sistemele de operare;
 aliniata la valoarea datelor , abilitatea de a armoniza în orice
moment resursele de stocare cu valoarea de business a
datelor.
Department of Defense (DoD) a realizat cerinţele

sistemelor de calcul pentru stocarea şi managementul
înregistrărilor electronice. DoD Standard 5015.2 a devenit
standardul de facto pentru un spectru larg de industrii. Exista o
diferenţă intre managementul înregistrărilor şi managementul
documentelor. în timp ce majoritatea aplicaţiilor de
managementul inregistrarilor includ o componenta de
managementul documentelor, nu toate sistemele de
managementul documentelor sunt corespunzatoare pentru
managementul înregistrărilor. Managementul înregistrărilo r este o
ramura specializata a managementului documentelor ce se ocupa
cu servirea informatiilor ca o evidenta a activitatilor de afaceri
pentru o organizaţie. Managementul inregistrarilor include un set
de practici recunoscute asociate ciclului de viata al informatiilor, ca
de exemplu identificarea, clasificarea, arhivarea, conservarea şi
distrugerea inregistrarilor. Managementulinregistrarilor include şi
soluţiile de arhivare – ambele
oferind garantia ca inregistrarile permanente sunt accesibile şi
citibile şi peste 100 de ani şi oferind protectie arhivelor istorice.
Primul pas în trecerea documentelor existente de pe

suport hartie pe suport electronic este, pentru multe
companii, achizitionarea unui scanner. Alegerea scaner-
ului potrivit şi stabilirea unei strategii pentru migrarea
documentelor în format electronic constituie factori determinanţi ai
succesului unei politici de management al documentelor cu
arhivare electronica. Blocarile, timpii morti sau calitatea redusa pot
afecta sau compromite total eficienta unui sistem de arhivare
electronica. Se impune o analiza atenta a procesului de achizitie a
tehnologiei. La alegerea unui scaner este important a se
considera marimea şi volumul dehartie care trebuie
scanat, alaturi de pret şi de bugetul total. Abilitatea de a suporta
un spectru larg de scannere este una din caracetristicile definitorii
ale unui sistem multilateral de management al documentelor.
Printre elementele cate trebuie avute în vedere

la achizitionarea unui scanner se afla în mod necesar:

 Volumul de documente. Analiza volumului de documente
care urmeaza a fi procesate trebuie să ofere în final o medie
zilnica, insa nu trebuie ignorate nici situatii de moment cu
sarcina maxima în timpul caroraechipamentele trebuie să
fie functionale. De asemenea, trebuie tinut cont şi de o
posibila crestere a volumului documentelor.
 Tipul documentelor . Tipul documentelor
scanate influenteaza alegerea echipamentului. Astfel se
pune problema daca în discutie sunt documente grafice,
imagini, etc. Se mai ia în consideratie daca este nevoie de
un echipament color, daca documentele trebuie scanate
fata-verso, ce dimensiune au, ce stare, daca sunt file sau
sunt legate în brosuri sau carti. Scannerele pot lucra cu o
varietate de dimensiuni ale foilor de hartie. Majoritatea
organizaţiilor au nevoie doar de scanat documente de
dimensiune în format A4. Pentru organizaţii
sau municipalitati care utilizeaza planuri ale cladirilor sau
desene de arhitectura, exista scannere de formate mai mari
care pot suporta documente în format E. în general cu cat
este mai mare dimensiunea hartiei cu care poate lucra un
scanner, cu atat este mai scump. Alte optiuni, precum color
sau alb/negru, pot creste pretulunui scanner.
 Tipurile de aplicaţii care pot lucra cu documentele
electronice. La fel de important este ce vom face cu
documentele rezultate: o simpla arhivare sau o procesare
complexa. Esential pentru finalizarea alegerii este şi suportul
oferit şi după vanzare: posibilitatea testarii unui echipament,
training, suport on-line.
 Modul de lucru. Se ia în consideratie posibilitatea
lucrului centralizat sau pe departamente.
 Viteza de scanare. Viteza de scanare este şi ea de luat în
considerare. Scannerele de documente pot lucra 10 pana la
200 de pagini pe minut. Ele sunt disponibile în modul simplex
sau duplex. Scannerele duplex permit scanarea
documentelor pe ambele parti ale unei foi de hartie intr-un
singur pas. Scanarea la viteza ridicata şi scanarea duplex
pot creste pretul unui scanner. în unele cazuri este mai
economic să se cumpere doua scannere de 20 pagini pe
minut decât un scaner de 40 de pagini pe
minut. Totusi optiunea pentru doua scanere este fezabila
sistemelor de managemntul documentelor care suporta mai
multe statii de scanare.

 Prezenta ADF . Un scanner trebuie să aiba un ADF

(Automatic Document Feeder). ADF-ul creste viteza
procesului de scanare astfel ca stivele de foi de hartie sunt
puse intr-o tava şi automat este adusa cate o pagina în
scanner. Scannerele fara ADF au nevoie ca fiecare pagina
să fie pusa manual în scanner şi sunt în principal utilizate
pentru imagini grafice.
Costul total al detinerii unui echipament de scanare se

compune din costul de achizitie, costul consumabilelor (role de
alimentare, lampa, etc), dar şi timpul
de nefunctionare sau spatiul ocupat pe birou.
Toate acestea trebuie considerate deoarece o manevrare

deficienta a documentelor poate ocupa pana la 40% din timpul de
lucru al unui angajat, ceea ce inseamna, conform studiilor, 20-30%
din costurile asociate angajatilor şi pana la 12% din veniturile unei
companii.
În esenţă informaţia de pe hârtie, transformata cu ajutorul unui

scanner în documente electronice, poate fi distribuita în retea la o
calitate excelenta şi la un cost mult mai mic decât
corespondenta obisnuita. în cateva secunde, un document poate
fi pus simultan la dispozitia tuturor angajatilor, poate fi procesat
ulterior şi utilizat, printr -o simpla trecere de la hartie la suport
digital, cu scanner-ul şi aplicaţia potrivite.


1. ILM este un concept ce defineste gestiunea
________________ a datelor de-a lungul ciclului
de viata.
2. _______________ unui echipament de scanare se

compune din costul de achizitie, costul consumabilelor,
timpul de nefunctionare şi spatiul ocupat pe birou.
3. Implementarea cu succes a unei strategii ILM

presupune:
a. Sa poata opera doar la nivelul decizional dintr-o
organizaţie.
b. Sa cuprinda doar anumite retele locale ale
anumitor grupuri dintr-o organizaţie.
c. Stabilirea unei perioade fixe de retentie a datelor
indiferent de natura lor
d. Stabilirea unor reguli de acces la date
4. Trecerea documentelor de pe suport hartie pe suport

electronic se realizeaza prin:
a. scanare
b. editare
c. inregistrare video
d. arhivare clasica
5. Achizitia unui echipament de scanare:

a. Nu depinde de volumul documentelor
b. Nu depinde de tipul documentelor
c. Ia în consideratie modul de lucru dintr-o
organizaţie
d. Nu ia în consideratie ce aplicaţii pot lucra cu
documentele electronice rezultate




Conţinutul lucrării se găseşte la paginile 63 şi 64.
Testul 3.1. :
1. Un posibil răspuns:
- Un document este un obiect de orice tip ce
se stocheaza intr-o baza de date
2. .gif., .jpg, şi .bmp.

3. documente
4. modul de stocare, cuvinte cheie, detalii de inregistrare
5. Extinderea listei din care utilizatorul selecteaza cuvintele cheie ale

unui document.
Testul 3.2. :
1. locul unde poate fi gasit; 2. atribute; 3. c; 4. d; 5. Lista de valori
Testul 3.3. :
1. fisier asociat; 2. Format predefinit; 3. D; 4. B; 5. A
Testul 3.4. :
1.dinamica; 2. Costul total al detinerii; 3. d; 4. a; 5. c
INSTRUCŢIUNI

Lucrarea de verificare al cărei conţinut este prezentat

mai jos, vă solicită unele activităţi care necesită
cunoaşterea unităţii de învăţare 2. Pe prima pagină a
lucrării se vor scrie următoarele informaţii: Numele
acestui curs (Curs Managementul Documentelor),
numărul lucrării de verificare (Lucrarea de verificare nr.
2) şi Numele cursantului.
Pentru realizarea acestei lucrari de verificare aveti nevoie de un
sistem de calcul cu imprimanta şi scanner. Sistemul de calcul are
instalat sistem de operare Windows, Microsoft Word, aplicaţie de
conversie a unui fisier Microsoft Word în PDF. Sistemul dvs. de
calcul are acces la un sistem de management al documentelor (ex.
SivaDoc). Realizarea lucrarii permite aplicarea competentelor
dobandite în acesta unitate. Acolo unde este cazul va recomand
să explicaţi clar răspunsurile la întrebări. Pentru securitatea lucrării
vă recomand să scrieţi numele cursantului pe fiecare foaie.
Vă recomand ca pentru fiecare răspuns să vă limitaţi în medie la
aproximativ o jumătate de pagină, adică să formulaţi răspunsurile
în aproximativ 200 de cuvinte. Pentru unele întrebări răspunsurile
pot fi mai scurte, pentru altele răspunsurile pot fi ceva mai lungi.
1. Identificati fisiere în format text Microsoft Word existente în

sistemul dvs. de calcul? Alegeti un fisier identificat anterior din
care creati un fisier de tip PDF. Specificaţi dimensiunea
în kB a fisierului PDF obtinut. Tipariti fisierul la o imprimanta
alb/negru apoi realizati scanarea documentului imprimat
pe hartie. Comparati dimensiunea noului fisierPDF obtinut în
urma scanarii cu dimensiunea identificata anterior. Ce observati?
2. Definiţi un document intr -un sistem de managementul

documentelor. a) Creati un fisierul text cu Microsoft Word cu
numele „act aditional.doc”. b) Documentul se defineste în dosarul
cu numele „Dosar de lucru”. Documentul din sistem va avea
numele „Act aditional” şi va fi obiect în baza de date de tip contract.
c) Adaugati trei cuvinte cheie în lista de cuvinte cheie, şi
apoi selectati doua dintre acestea pentru documentul definit.
d) inregistrati documentul în sistem în Registrul Intratri/Iesiri cu
generarea automata a numarului de inregistare.

3. Creati o noua versiune a documentului definit la pct. 2. Noua
versiune se creeaza prin modificare directa. încampul asociat
descrierii noii versiuni introduceti fie „Text de descriere a noii
versiuni” , fie orice text la alegere.
4. Analizati cat va fi costul total al detinerii unui echipament de

scanare în cazul organizaţiei dvs., luând în considerare toate cele
patru elemente de avut în vedere la achiziţionarea unui scanner.
5. în final vă invit să transmiteţi orice întrebare legată de unitatea

de învătare 1, de testele de autoevaluare şi să faceţi orice
comentariu asupra conţinutului acestora. Punctele
dumneavoastră de vedere sunt binevenite pentru îmbunătăţirea
conţinutului prezentului curs.

Sinteza
 Intr-un sistem de gestiune a documentelor, notiunea de

document reprezinta un obiect de orice tip ce
sestocheaza în baza de date. Documentul poate include
sau referi fisiere ce pot fi în orice format.
 Sistemul informatic de managementul documentelor
trebuie să ofere instrumentele necesare definirii unui
document nou printr-o interfata grafica usor de utilizat
care permite introducerea informatiilor de specificare a
detaliilor unui document.
 Detaliile unui document se refera la informatii precum
modul de stocare şi detaliile specifice modului de stocare
ales, numele documentului, descrierea documentului,
tipul documentului, cuvinte cheie, valori ale atributelor
documentului, detalii de securitate ale documentului,
registrul de evidenta în care seinregistreaza documentul.
 Fiecare document are un continut şi atribute ce pot lua
diferite valori pe durata ciclului sau de viata.
 Un document poate avea un număr nelimitat de versiuni.
în general, fiecare versiune a unui document are asociat
un fisier ce poate fi inclus în sistemul de gestiune prin
stocarea acestuia în baza de date a sistemului. Exista
şi situatii exceptionale care trebuie luate în considerare
la managemetul documentelor.
 Un sistem informatic de management al documentelor
trebuie să permita crearea unei noi versiuni de document.
O noua versiune se poate crea fie prin modificarea unui
document selectat din lista de documente sau
prin adaugarea directa a unei noi versiuni de
document fara modificarea continutuluidocumentului
1. Len Asprey,
2. SivaDoc –sistem de management al documentelor.


să:
 Descrieţi o soluţie uşor de aplicat pentru organizarea docu

mentelor în sertare şi dosare intr-un sistem de management
al documentelor.
 Realizati crearea unui sertar în SivaDoc.
 Realizati crearea unui dosar în SivaDoc.
 Realizati proceduri de cautare simpla sau avansata pentru
regasirea documentelor în sistem.
 Sa definiţi sabloane de cautare, tehnica de reutilizare pentr
u creşterea eficientei operaţiilor de cautare.
4.1. ORGANIZAREA DOCUMENTELOR
Sistemul de management al documentelor trebuie să ofere

posibilitatea unei stocari fiabile prin adaptarea laschimbari viitoare
în tehnologiile informatice şi avand în vedere posibila largire a
organizaţiei. Sistemul trebuie să fie compatibil cu toate
echipamentele de stocare disponibile şi să fie deschis la
viitoare integrari cu alte sisteme. Multe organizaţii ezita să
implementeze un sistem de management al documentelor datorita
problemei mijloacelor de citire a documentelor sau
a inregistrarilor. Cresterea rapida a sectorului tehnologic
complica predictiile referitoare la care vor fi aplicaţiile sau
platformele hardware peste cinci sau zece ani. Totusi nevoia
de obtinere rapida şiimbunatatita a inregistrarilor documentelor
cere ca organizaţiile să nu mai astepte implementarea soluţiilor
necesare.
Una din principalele functionalitati a unui sistem de gestiune a

documentelor este organizarea documentelor în mod structurat
astfel incat utilizatorul lucreze eficient. în functie de criteriile de
organizare se realizeaza stocarea în sistem a documentelor. De
asemenea trebuie să se ia în considerare posibilitatea unui intr -
un numar nelimitat de versiuni pentru documente.
Din punctul de vedere al stocarii, în functie de tipul versiunii

se procedeaza la un anumit mod de stocare. SivaDocia în
considerare stfel patru moduri de stocare, şi anume:

1. Stocare ca obiect în baza de date, daca fisierul asociat versiunii
documentului poate fi stocat în baza de date.
2. Stocare ca referinta la obiectul digital extern, daca versiunea
documentului nu poate fi inclusa în baza de date, dar se
specifica locatia unde se afla acel fisier extern.
3. Stocarea ca referinta externa,

se realizeaza atunci cand documentul se afla intr-o forma tiparita şi
se specifica doar denumirea locatiei unde se
afla hartiile tiparite ale documentului.
4. Stocarea unui formular al unui document, acesta fiind o forma

predefinita prin diverse atribute în functie de specificul
documentului.
O posibilă modalitate de organizare a documentelor este

o structura arborescenta, ierarhizata sub forma de sertare,
dosare şi documente. Aceasta soluţie
este intalnita la SivaDoc. Soluţia esteasemanatoare bine
cunoscutelor sisteme de fisiere şi respecta urmatoarele trei reguli:
1. Un sertar poate conţine doar alte sertare, precum şi

dosare.
2. Un dosar poate conţine numai documente.
3. Un document poate avea una sau mai multe versiuni
şi reprezinta frunza (obiectul terminal) pentru structura
arborescenta.
În principal, un document se identifica prin numele şi locul unde

poate fi gasit în sistemul de gestiune. Documentul sistemului de
gestiune trebuie să aiba specificat modul în care va fi stocat şi o
descriere scurta pentru o mai usoararecunoastere a acestuia.
Fiecare document are un continut şi diverse atribute ce pot lua

diferite valori pe durata ciclului sau de viata.
Fiecare sertar are atribute de securitate ce se vor discuta în detaliu

în unitatea de invatare nr. 6.

Procedura de creare a unui sertar în SivaDoc. Pentru a crea un

sertar î n cadrul altui sertar, se efectueaza urmatoriipasi:
1. Se selectează sertarul în cadrul căruia se realizează definirea, prin
apăsarea pe numele acestuia. Sistemul va afisadetaliile sertarului
selectat.
2. Crearea noului sertar se face apăsând pe buto nul din secţiunea
de unelte a sistemului. Sistemul va afisa pagina de introducere a
detaliilor noului sertar.
3. Se completează numele şi descrierea sertarului în
fereastra afisata. Data crearii este generata de sistem.
4. Se apasă pe butonul „Salvează”.
Figura 4.1 prezinta fereastra din SivaDoc în care s-a aplicat
procedura de creare a sertarului cu numele „Popescu George” în
cadrul sertarului „Directia Juridica şi Contencios”.
Procedura de creare a unui dosar în SivaDoc. Pentru a

crea un dosar se efectueaza urmatorii pasi:
1. Se selectează sertarul în care este necesară crearea

dosarului. Selectarea sertarului părinte se
realizează prin apăsarea pe numele acestuia în
fereastra de navigare în arborele depozitului de
documente.

2. Se apasă pe butonul din secţiunea de unelte

pentru a crea un nou dosar.
3. Se completează numele dosarului
4. Se completeaza descrierea dosarului,
5. Optional se pot asocia sau defini cuvinte cheie în
cazul în care se doreste stabilirea unui alt tip de
dosar decât cel definit implicit.
6. Se apasă butonul „Salvează” pentru salvarea
dosarului
7. Optional se pot stabili valori pentru diferite atribute
ale dosarului.
Figura 4.2 detaliaza fereastra din SivaDoc de unde se

permite aplicarea procedurii de creare a unui dosar.
Dosarul urmeaza a fi creat în sertarul „Directia Juridica şi
Contencios”. Figura evidentiaza şi butonul pentru crearea
unui nou dosar .
Dosarele au specificate cuvinte cheie şi atribute care se

pot stabili în acelasi mod ca şi la documente. (vezi
descrierea din unitatea 3).

1. în SivaDoc un document se identifica unic prin
numele şi ________________ în sistemul de gestiune.
2. [A/F] Dosarele au cuvinte cheie şi atribute ce pot fi
specificate în SivaDoc.
3. Care din urmatoarele reguli
este adevarata în SivaDoc?
a. Un document are o singura versiune.
b. Un sertar contine numai dosare.
c. Un dosar contine numai documente.
d. Un dosar poate contine sertare.
4. La crearea unui sertar în SivaDoc:

a. Un sertar se creeaza în interiorul altui dosar.
b. Data de creare se introduce de utilizator.
c. Data de creare este generata de sistem.
d. Sistemul genereaza automat numele sertarului.
5. [A/F] Butonul pentru crearea unui dosar se afla

în sectiunea uneltelor.

4.2. REGASIREA DOCUMENTELOR
Un sistem informatic pentru managementul documentelor trebuie

să permita regasirea documentelor. Eficienta
înregasirea documentelor depinde de calitatea tehnicilor de
indexare utilizare. Sistemul SivaDoc realizeaza o grupare a
documentelor după anumite criterii logice, în structuri de dosare şi
sertare, ceea ce ajuta în procesul de regasire.

Soluţia principala oferita

de SivaDoc pentru regasirea documentelor se bazeaza pe ideea
definirii unor criterii decautare în structura sistemului după
anumite informatii cunoscute sau partial cunoscute, cum ar
fi proprietati ale documentelor, tipuri de documente sau cuvinte
cheie. Exista posibilitatea efectuarii unor operaţii
de cautare simpla sau avansata.
Cautare simpla. Un sistem de gestiune a documentelor

poate oferi posibilitatea unei cautari simple sau realizarea
unei cautari avansate. Definirea unei operaţii de cautare ii poate
oferi utilizatorului şi unsablon de cautare, pe baza unor criterii
anterioare de cautare ce au fost salvate în sabloane de cautare.
Detaliile unui sablon de cautare se refera la un nume
al sablonului şi o descriere scurta care sa-l faca usor de
recunoscut şi de refolosit.
O cautare simpla este o operaţie care gaseste documente,
cat şi dosare sau sertare ce contindiverse detalii ce se
refera la numele documentului, descrierea
documentului, continutuldocumentului sau atribute ale
documentului. Prin aceasta operaţie utilizatorul trebuie să
specifice condiţia de cautare şi calea din depozitul de documente
în care se va realiza cautarea.
Procedura de cautare simpla
în SivaDoc. Pentru regasirea documentelor în cazul
unei cautari simple se parcurgurmatorii pasi:
1. Se initiaza cautarea în depozitul de documente

prin apasarea butonului din secţiunea de unelte (Figura 4.1).
2. Se selectează intrarea „Cautare simplă”. Acest tip de căutare va
regăsi atât documente, cât şi dosare şi sertare care conţin în detalii
(nume, descriere, conţinut, atribute) condiţia de căutare.
3. Sistemul afiseaza o fereastra ca cea prezentata în Figura 4.2.
4. Se introduce condiţia de căutare şi se stabileşte calea din depozitul
de documente în care se va realiza căutarea.
5. Se apasă butonul „Caută” pentru realizarea efectivă a căutării.

Cautare avansata. Aceasta operaţie permite utilizatorului

să defineasca un set de condiţii pentru tipul de obiect
selectat, după care se va face cautarea. O condiţie este definita prin
alegerea unor valori predefinite pentru criteriu ( de exemplu: „Atribut
şi valoare”) şi operator valoare (de exemplu: valoare aproximativa).
Criteriile de cautare difera în functie de tipul de obiect selectat
(document, dosar sau sertar).
Operaţia de cautare avansata permite şi o cautare după

mai multe condiţii. Fiecare condiţie este specificata pr in
procedura descrisa mai sus, iar suplimentar intre oricare
doua condiţii mai trebuie specificat un operator logic (de legatura).
Procedura de cautare avansata

în SivaDoc. Pentru regasirea documentelor în cazul
unei cautari avansate se parcurg urmatorii pasi:

1. Se initiaza cautarea în depozitul de documente

prin apasarea butonului din secţiunea de unelte (Figura
4.1).
2. Se selectează intrarea „Cautare avansata”.
3. Se selectează tipul de obiect pentru care se realizează
căutarea, în câmpul „Set de condiţii pentru”(Figura 4.3).
4. Se selectează criteriul după care se face căutarea şi
operatorul pentru valoare (de exemplu: „Valoare
aproximativă”, „Diferit” sau „Printre valorile”). Criteriile de
căutare se vor afişa în funcţie de tipul de obiect selectat,
criteriile fiind diferite pentru fiecare obiect în parte.
5. Se introduce valoarea de căutat.
6. Pentru o căutare după mai multe condiţii, se selectează
operatorul logic (de legătură) dintre cele două condiţii şi se
apasă pe butonul pentru a introduce o nouă condiţie.
7. După definirea criteriilor de căutare, se apasă pe butonul
„Caută”.
Sivadoc ofera posibilitatea salvarii criteriilor de cautare definite

prin procedurile de cautare în sabloane de cautare. Figura
4.4. prezinta interfata utilizatorului din SivaDoc prin care
se realizeaza salvarea unui sablon.

Procedura de salvare a
unui sablon de cautare în SivaDoc. Pentru
realizarea salvarii criteriilor de cautare însabloane de cautare se
parcurg urmatorii pasi:
Precondiţie: Se aplica după definirea criteriilor de cautare.
Pasul 1. se apasă pe butonul „Salvează şablonul de căutare”.

Pasul 2. Se introduce numele şablonului de căutare.
Pasul 3. Se introduce o scurta descriere a şablonului de
căutare.
Pasul 3. Se apasă pe butonul „Gata”
Rezultat: Sablonul este salvat în baza de date şi poate fi ulterior
refolosit prin simpla selectare din lista de şabloane


1. În SivaDoc un document există posibilitatea efectuării
unor cautari simple sau ______________.
2. [A/F] în SivaDoc un sablon de cautare se defineste pe

baza unor criterii anterioare de cautare.
3. Procedura de cautare simpla în SivaDoc:

a. Se aplica doar pentru regasirea documentelor.
b. Se aplica doar pentru regasirea dosarelor.
c. Se aplica doar pentru regasirea sertarelor.
d. Are o singură condiţie de cautare.
4. Procedura de cautare avansată î n SivaDoc:

a. Se aplica numai pentru regasirea documentelor .
b. Are un set de condiţii de cautare.
c. Se aplica pentru cautarea în intreaga baza de date
de documente, fara a
permite restrangerealocurilor de cautare.
d. Se aplica numai pentru regasirea dosarelor.
5. [A/F] Butonul pentru initierea cautarii se afla

în sectiunea uneltelor.

Testul 4.1. :
1. locul; 2. A; 3. c; 4. c; 5. A
Testul 4.2. :
1. avansate; 2. A; 3. d; 4. A; 5. b

Sinteza
 O posibila modalitate de organizare a documentelor este

o structura arborescenta, ierarhizata sub forma de
sertare, dosare şi documente. Aceasta soluţie
este intalnita la SivaDoc.
 In principal, un document se identifica prin numele şi locul
unde poate fi gasit în sistemul de gestiune. Documentul
sistemului de gestiune trebuie să aiba specificat modul î n
care va fi stocat şi o descriere scurta pentru o
mai usoara recunoastere a acestuia.
 Dosarele au specificate cuvinte cheie şi atribute care se
pot stabili în acelasi mod ca şi la documente.
 Soluţia principala oferita
de SivaDoc pentru regasirea documentelor
se bazeaza pe ideea definirii unor criterii de cautare în
structura sistemului după anumite informatii cunoscute
sau partial cunoscute, cum ar fiproprietati ale
documentelor, tipuri de documente sau cuvinte cheie.
Exista posibilitatea efectuarii unor operaţii
de cautare simpla sau avansata. Cautarea avansata
permite utilizatorului să defineasca un set de condiţii
pentru tipul de obiect selectat, după care se va
face cautarea.
1. Len Asprey,


să:
 Explicaţi necesitatea fluxurilor electronice de lucru.

 Aplicaţi proceduri de asociere a documentelor fluxurilor de luc
ru.
 Aplicaţi proceduri de lucru intr-o lista de sarcini de care
un utilizator este responsabil.
 Utilizaţi mecanismul de notificări al sistemului SivaDoc în man
agementul documentelor.
5.1. DEFINIREA UNUI FLUX DE LUCRU

Fluxurile de lucru denumesc o succesiune de sarcini intr-o
organizaţie pentru a obtine un rezultat bine determinat, folosind o
implementare pe un sistem informatic. Astfel, fluxul de
lucru reprezinta modelarea şi gestiunea informatică a sarcinilor de
lucru şi a persoanelor implicate intr -un proces de lucru. De
exemplu, intr-o organizaţie apare necesitatea angajarii unei
persoane pe un post vacant dintr-un departament. Pentru
a obtine rezultatul post ocupat se initiaza un proces prin care
se gaseste o persoana potrivita pentru acest post. în acest proces
au loc etape în care sunt realizate diferite actiuni:
1) Managerul de departament propune superiorilor
săi anuntarea postului vacant pe piata muncii.
2) Superiorii decid daca anuntul este necesar, fie resping
propunerea, fie transmit departamentului de resurse umane
postul liber.
3) Departamentul de resurse umane selectioneaza o serie de
oameni potriviti postului.
4) Oamenii selectionati vor fi intervievati.
5) Celor potriviti li se va prezenta oferta de angajare.
6) Dintre cei care o accepta,
7) Este ales acel care va ocupa postul respectiv.
Acesta este un flux de lucru ce consta din cele 7

etape evidentiate în descrierea de mai sus.
Pentru a obtine o descriere a unui flux de lucru se face

o analiza a organizaţiei. Se analizeazaorganigrama şi
regulamentul de organizare şi functionare pentru

a intelege şi defini obiectivele organizaţiei, pentru

atingerea carora se propune efectuarea unei serii
de actiuni. Actiunile implica derularea mai multor activitati sau
sarcini, precum şi cooperarea mai multor membri ai organizaţiei.
Aici intervine fluxul de lucru: coordonarea oamenilor,
a activitatilor în care sunt implicati, a proceselor din care sunt
compuseactivitatile, totul fiind
orientat catre indeplinirea obiectivelor organizaţiei.
Astfel, se obtin componentele unui flux de lucru:

 procesele,
 informatia care se transmite şi
 oamenii care folosesc aceasta informatie.
Procesele descriu ceea ce trebuie facut, cum

trebuie facut şi de cine trebuie facut. Aceste aspecte pot fi aplicate
în cazul unui proces de productie sau intr-un mediu de afaceri în
totalitatea sa, mai ales în partea de management. Majoritatea
celor implicati în management petrec o buna parte a timpului
lucrând pe calculatoarele conectate la o retea locala şi la Internet.
Comunicarea informatiilor este posibila, dar nu este facutaintr-un
cadru organizat şi bine definit. Fluxul de activitati introduce
comunicarea bazata pe procesele de activităţi sau pe regulile de
colaborare definite în organizaţie. Procesele au un punct de start
şi unul sau mai multe punctedestinatie.
Informatia este reprezentata de ceea ce se transmite
prin fluxul de lucru, fiind necesara functionariiproceselor.
Proceselor li se asociaza informatii stocate în documente. De
aceea, se mai spune ca documentele parcurg un flux de lucru,
acestea fiind documente în format electronic ce permit o
prelucrare automata.
Oamenii reprezinta cea mai importanta componenta a unui flux de

lucru, deoarece creeaza documentele necesare, iau
decizii, deleaga şi supervizeaza completarea fluxului de lucru. Prin
automatizarea fluxului de lucru, oamenii trebuie să se concentreze
doar asupra sarcinilor de lucru efective şi nu asupra aspectelor
de directionare a documentelor.
Un alt aspect interesant se refera la faptul ca, de cele mai multe

ori, în cadrul unui proces participa persoane de pe niveluri
ierarhice diferite, fluxul de lucru permiţând comunicarea mai facilă

între acestia. în unele organizaţii sunt diferite reguli de miscare a

documentelor, care formeaza fluxuri fizice a caror dinamică trebuie
supravegheată. Pe de alta parte, fluxul de lucru, asa cum este
definit, formeaza un flux electronic de lucru, prin automatizare şi
prin forma electronica a documentelor. Scopul fluxurilor
electronice il reprezintă reducerea timpului necesar efectuării unui
flux fizic corespunzator. O organizaţie care doreste automatizarea
fluxurilor informaţionale, are beneficii implicite prin faptul
ca realizeaza o analiza a acestora, care permite o mai
buna intelegere a organizarii. Se elimina astfel unele procese
sau participanti şi se structureaza mai bine fluxul contribuind la
reducerea timpului. Referitor la parcursul electronic al
documentelor, acesta foloseşte de cele mai multe ori poşta
electronică. Astfel, documentele ajung mult mai rapid la destinaţie
chiar şi atunci când destinatarul se afla în aceeaşi incapere cu
expeditorul.
Prin automatizarea proceselor, sarcinile componente ale

acestora au asociati timpi de rezolvare în
scopul eficientizarii. Daca o sarcina nu este efectuata în
timpul de rezolvare stabilit, se ia o decizie în mod automat
privitoare la ea. De exemplu, este informat un superior al
angajatului care trebuia să o rezolve sau se considera rezolvata,
iar fluxul de lucru continua, ceea ce contribuie la desfasurarea mai
rapida a proceselor. Fluxurile produc rezultate, iar un flux care
se incheie nefavorabil determina o regândire a evenimentelor care
au cauzat initierea acestuia.
Principalele avantaje ale existentei fluxurilor de lucru constau

în siguranta regasirii documentelor, certitudineareceptionarii şi
accesibilitatea şi disponibilitatea informatiilor. Pe lângă acestea,
fluxurile de lucru prezintă şi alte avantaje:
 Cresterea eficientei proceselor datorita automatizarii, ceea

ce duce la eliminarea unor pasi inutili;
 Control mai bun al proceselor, datorita disponibilitatii unor
modele ale acestora;
 Flexibilitate datorita automatizarii, care permite adaptarea
procesului la schimbarile cerute de afacere;
 Oamenii sunt mai orientati catre sarcinile lor.

Figura 5.1. Flux automat de documente.
Prin caracteristica de a folosi documentele, fluxurile de lucru devin

aplicabile aproape pentru orice proces carefoloseste documente.
O organizaţie care se doreste a fi eficienta trebuie să aiba în
vedere mai multe aspecte, printre care şi cel legat de
automatizarea fluxurilor de lucru, mai ales cele informationale. Un
flux automat de documente este descris în Figura 5.1.
Module software de implementare a fluxurilor de lucru. Modulele
de flux de lucru pot creste beneficiile unui sistem de
managementul documentelor prin
automatizarea rutarii documentelor catre diferite persoane,
eliminând astfel intârzierile şi organizând intr -un flux procesele de
afaceri. Această funcţionalitate adaugata este foarte utila în
diverse contexte ca:
 în birouri mari,
 pentru organizaţii cu birouri centrale şi sucursale şi
 pentru organizaţii ce au în plan extinderea sistemului lor.
Un flux de lucru trebuie să nofice în mod automat anumiti utilizatori
de anumite evenimente asociate managementului documentelor,
pe baza unor regului create de administratorul sistemului. Fluxul
de lucru trebuie să genereze raspunsurile la timpul şi data stabilite.
Daca un destinatar nu actioneaza în intervalul de timp stabilit,
sistemul de management trebuie fie sa-i trimita un mesaj de
avertizare, fie un al doilea mesaj altui destinatar.

O componenta esenţială a oricărui sistem procedural de

flux de lucru este automatizarea documentelor. Modulul
de flux de lucru trebuie să fie capabil să efectueze automat operaţii
de mutare, copiere sau stergere a documentelor dintr-o baza de
date pe baza unui set de reguli prestabilite.
Succesul oricărui flux de lucru nu este doar abilitatea să de rutare

stricta sau de automatizare completa a raportarii, ci abilitatea să
de a prelucra excepţiile de la reguli atunci când apar. Un sistem
de flux de lucru eficient oferautilizatorului sistemului cu rol de
administrare accesul complet la documentele în lucru pe flux, prin
structura de dosare şi regulile de securitate ale si stemului.
Sistemele de flux de lucru trebuie sa-i ofere acestui utilizator
simplitatea „drag and drop”, o interfata grafica intuitiva şi o
structura de dosare lesne de inteles şi de navigat.
Aplicaţiile de flux de lucru trebuie să faciliteze integrarea ş i

configurarea. Fluxul de lucru trebuie să oferefunctionalitatea de
raportare bazata pe securitate completa.
Exemplu. Crearea unui sistem complet automatizat de prelucrare

a documentelor intr-o firma. Sistemul de publicare
pentru clienti este integrat intr-un sistem de management al
documentelor în cadrul unei organizaţii. Acest sistem generează
automat rapoarte zilnice pe baza unor date obtinute în timp real,
oferind informatii actualizate despre clienti pe care Consilierii
în Investitii să le foloseasca atunci cand iau deciziile
privind investitiile şi planurile viitoare. Aceste rapoarte zilnice
ale clientilor permit consilierilor să fie proactivi faţă
de relatia cu acestia. Rapoartele clienţilor sunt introduse automat
în sistemul de publicare. Sistemul de management al
documentelor realizeazastocarea acestor rapoarte impreuna cu
alte documente ale clientilor, oferind beneficii suplimentare
prin functii decautare intuitive, reţinere securizata şi abilitatea de
mutare a documentelor pe acest sistem prin intermediul legăturilor
cu paginile clientilor. în acelasi timp, modulul de publicare al
sistemului posteaza rapoartele pe paginile de Web
ale clientilor pentru vizualizarea on-line intr-un site protejat prin
parola. Pentru acei clienti care aleg transmiterea electronica a
rapoartelor, un e-mail automat de la această
firma anunta clientii de prezenta informatiilorpe site-ul lor,
completând astfel ciclul fluxului de lucru automat. Modulul de
publicare al sistemului, de asemenea, trimite prin e-mail link-uri

către rapoartele trimestriale ale clientilor ce aleg să le primeasca în

acest mod. în felul aceste sistemul este foarte rapid, eficient şi
flexibil în relatia firmei cu clientii.

1. Un flux electronic de lucru într -o organizaţie se
defineşte prin ________________ şi forma electronica
a documentelor.
2. Un flux de lucru conţine:

a) Doar procesele ce descriu ce trebuie făcut.
b) Doar informaţia care se transmite intre procese.
c) Doar oamenii care sunt intr-o organizaţie
d) Procese, informaţii şi oameni.
3. Nu este un avantaj al fluxului de lucru:
a) Siguranta regăsirii documentelor.

b) Certitudinea receptionarii documentelor
c) Introducerea unor noi etape în procesele de lucru
d) Disponibilitatea informatiilor
4. [A/F] Cresterea eficientei proceselor

datorita automatizarii duce la eliminarea
unor pasi inutili.

5.2. ASOCIEREA DOCUMENTELOR FLUXURILOR

DE LUCRU
Un factor esentialpentru succesul unei organizaţii este deţinerea
unui flux clar şi eficient al documentelor în interiorul sau. în
mod obisnuit fluxul cuprinde un volum mare de documente fizice,
scanate sau create prin calculator intr-o varietate de formate. în
multe organizaţii, informatii vitale sunt continute în sertare pentru

hârtii sau fragmentate în depozite de documente distribuite

în locatii geografice diferite. Procesele manuale, ad-hoc, creează
ineficientă, confuzie şi intârzieri din cauza utilizării neperformante
a personalului pentru cautarea sau chiar re-crearea
uneiinformatii existente deja, dar inaccesibile.
Organizaţiile pot fi, de asemenea, sufocate de exigenţele

reprezentate de reglementarile legale generale şi din domeniul de
activitate respectiv, reglementari care duc
la cresterea complexitatii şi a costurilor gestionariiinformatiei din
documente. Intelegând cerinţele companiilor şi institutiilor de a
gestiona documente esentiale de oriunde din
organizaţie, SivaDoc ofera soluţii de management al documentelor
robuste, scalabile la orice nivel.
SivaDoc coordoneaza fluxul documentelor în interiorul

unei organizaţii. Prin fluxul documentelor
înSivaDoc se intelege totalitatea actiunilor efectuate asupra unui
document: crearea, stabilirea traseului în interiorul organizaţiei,
specificarea permisiunilor asupra documentului pentru fiecare
utilizator pe parcursul traseului, analiza rezultatului şi depozi tarea
documentului în arhiva pentru consultări ulterioare (Figura 5.2).
ISO 9001 a devenit în ultimii ani cel mai popular standard de
calitate şi se poate aplica oricărei forme de activitate comercială.
Implementarea unui sistem de management al calitatii implică, în
primul rând, implementarea unui model transparent şi eficace de
creare, transport şi depozitare a documentelor.
Organizaţiile au predefinite fluxuri de lucru prin care
se realizeaza activitatile specifice fiecarui punct/statie de lucru.
O statie de lucru dintr-un flux are asociata o anumita activitate (de
diseminare/informare sau de prelucrare documente) şi o data
limita pentru efectuarea acelei activitati. Anumite activităti pot fi
doar de obţinere a unui acord pe un document as ociat. Pentru
creşterea comunicării şi a inţelegerii, fiecare activitate are asociat
şi un mesaj text (de exemplu: „ Rog verificarea atenta a
documentului atasat.”).
De asemenea, pentru fiecare activitate dintr-un flux, exista

un initiator al activitatii şi un responsabil de realizarea
acelei activitati pe un document asociat.

după incheierea activitatii documentul poate fi intr-o versiune

noua, daca activitatea este de prelucrare.
Procedura de transmitere a unui document pe un flux de lucru

în SivaDoc . Se considera urmatorii pasi pentru transmiterea unui
document pe un flux de lucru:
1. Se navighează în Depozitul de Documente, apoi din lista

documentelor unui dosar se alege documentul ce va fi
transmis pe un flux de lucru. Sistemul va incarca detaliile
documentului. Figura 5.1. prezinta detaliile documentului
selectat din „Dosar de lucru”
2. Se apasă pe butonul din zona de unelte pentru a trimite
documentul selectat pe un flux de lucru (Figura 5.1).
Sistemul va încărca o fereastră pentru selecta rea fluxului
de lucru (Figura 5.2).
3. Se selectează fluxul de lucru pe care se va trimite
documentul. Figura 5.2 arata selectarea fluxului „Flux
Informatizare”.
4. Se stabileşte staţia de lucru destinatie din flux şi
responsabilul explicit.
5. (Optional) Se stabileste o dată limită pentru activitatea care
se va genera.
6. (Optional) Se introduce un mesaj catre destinatie.
7. Se stabileste tipul activităţii de efectuat, care poate fi de
diseminare/informare sau de prelucrare de documente. Se
poate alege „Transmite documentele pentru diseminare”.
8. Se stabilesc butoane de vot pentru cazul când este necesară
doar obţinerea unui acord pe activitatea generată.
9. Se apasă pe butonul „Gata”. Sistemul va afişa confirmarea
pornirii activităţii.

După generarea activităţii, se poate urmări parcursul acesteia la

„Istoria pe activităţi”, a documentului. Figura 5.3. detaliile ce
definesc istoria unui unui document transmis pe un flux de lucru.


1. În SivaDoc o statie de lucru dintr-un flux are asociata
o activitate şi o ________________ pentru efectuarea
acelei activitati.
2. După o activitate de prelucrare a unui document

se obtine o ________________ a documentului.
3. Un document se transmite pe un flux de lucru

în SivaDoc:
a. Daca se apasa pe un buton din zona de unelte.
b. Daca se apasa pe un buton din zona cu detalii ale
documentului.
c. Daca se apasa pe un buton din zona de navigare
d. Daca utilizatorul se deconecteaza
4. [A/F] Fereastra de selectare a fluxului de lucru pentru

un document în SivaDoc permite
stabilirea statieidestinatie.
5. [A/F] Fereastra de selectare a fluxului de lucru pentru

un document în SivaDoc permite stabilirea tipului de
activitate.


5.3. LISTA DE SARCINI A UTILIZATORULUI
Fiecare utilizator al sistemului are asociate una sau mai

multe sarcini de lucru pe care trebuie să le realizeze şi
care sunt transmise prin fluxul automat de lucru al
sistemului.
In SivaDoc lista de sarcini a unui utilizator

se numeste lista
de responsabilitati. SivaDoc integreazaun modul
numit Responsabilitati unde se regăsesc toate lucrările venite
pentru fiecare utilizator pe fluxul de lucru, atât dosare, cât şi
documente. Figura 5.5. prezinta interfata utilizatorului ce permite
accesul acestuia în modulul Responsabilitati.
Utilizatorul selecteaza „Responsabilitati” din meniul principal

al SivaDoc, iar sistemul afiseaza detaliile prezentate în Figura 5.5.
în „Instructiunile mele de lucru” utilizatorul poate vedea:
 Instructiunile noi de lucru;

 Instructiunile de lucru pentru care a expirat termenul limita;

 Instructiunile de lucru pentru care va expira termenul

în urmatoarele trei zile;
Procedura de accesare a listei proprii
de activitati în SivaDoc. Utilizatorul trebuie
să parcurga urmatorii pasi:
1. Apasă pe intrarea din secţiunea

de lucru a sistemului sau pe modulul „Responsabilităţi” din meniul
de opţiuni a paginii principale a sistemului.
2. Sistemul va prezenta lista staţiilor pentru care utilizatorul este
responsabil (Figura 5.6.).
3. Utilizatorul selectează denumirea staţiei pentru care se vor rezolva
instrucţiunile de lucru primite.
4. Utilizatorul selecteaza instructiunea pe care o va rezolva.

Procedura de indeplinire a responsabilitatilor în SivaDoc.

Precondiţie: Lista proprie de responsabilitati este accesată
conform procedurii prezentate mai sus.
Pasul 1. Utilizatorul selecteaza instrucţiunea de lucru care va fi

rezolvata (Figura 5.7.).
Pasul 2. Utilizatorul accesează detaliile documentului/dosaru lui
primit, pentru a determina dacă lucrarea este de competenţa să
ori este trimisă greşit. Documentul/dosarul primit se regăseşte la
paragraful “Intrări”, iar accesarea detaliilor se realizează apăsând
pe numele documentului/dosarului. (Figura 5.8.).
Pasul 3a. Dacă utilizatorul nu este de acord cu instrucţiunea de

lucru atunci trebuie să apese pe butonul pentru a respinge

instrucţiunea de lucru, buton disponibil în secţiunea de unelte a

aplicaţiei (Figura 5.7).
SAU
Pasul 3b. Dacă utilizatorul este de acord cu instrucţiunea de lucru

atunci apasă pe butonul pentru a accepta instrucţiunea de lucru
şi a începe să o efectueze. Butonul este disponibil în secţiunea de
lucru a aplicaţiei (Figura 5.7).
Pasul 4. Utilizatorul va efectua modificări asupr a documentelor de
intrare primite (dacă este cazul) pana la terminarea acestora.
Pasul 5. Utilizatorul trebuie să specifice documentele de ieşire.
5a. Documentul primit ca intrare, care a fost modificat se poate

trimite către Ieşire, după ce a fost b ifat checkbox-uldin dreptul
numelui său, prin apăsarea butonului disponibil în dreptul
paragrafului „Intrări”.
SAU
5b. Documentul primit ca intrare, care a fost modificat se poate
trimite pe un alt flux de lucru.
Pasul 6. Dacă există mai multe documente primite şi este necesar

să fie trimise către Ieşiri, se vor bifa documentele respective şi apoi
se va apăsa butonul (Figura 5.8).

Pasul 7. Sistemul deschide o fereastră pentru selectarea

destinaţiilor, iar utilizatorul trebuie să selecteze staţ ia de lucru
către care se va trimite documentul dorit , prin apăsarea pe numele
staţiei apoi pe butonul “Gata”. (Figura 5.9).
Rezultat: Documentul primit ca Intrare va fi trimis către Ieşiri, fiind

specificat şi la paragraful Ieşiri.
Se pot adăuga ieşiri suplimentare, prin apăsarea pe butonul din

dreptul textului “Ieşiri”. Procedura va fi descrisa în detaliu în
aceasta sectiune.
Pasul 8. În final utilizatorul trebuie să apese pe butonul pentru

a marca finalizarea instrucţiunii de lucru. (Figur a 5.10)

Procedura de stabilire a documentelor

de iesire în SivaDoc. Utilizatorul trebuie să
efectueze urmatorii pasi:
Pasul 1. Se apasă pe butonul corespunzător opţiunii “Ieşiri”.

Pasul 2. Sistemul va afisa o fereastra ca cea din din Figura 5.11
pentru selectarea documentelor de iesire.
Pasul 3. Se selectează coşul de ieşire şi staţiile de lucru destinaţie.
Pasul 4. Se selectează sertarul, dosarul sau documentul care va
fi ieşire pentru instrucţiunea de lucru curentă, prin selectarea din
Depozitul de documente.
Pasul 5. Se apasă butonul „Gata”.
Rezultat: Documentele de ieşire selectate vor apărea în dreptul
paragrafului “Ieşiri” în detaliile instrucţiunii de lucru.

Procedura de stabilire a mesajelor pentru statiile de

lucru urmatoare. Utilizatorul trebuie să realizeze urmatoriipasi:
Pasul 1. Utilizatorul trebuie să apese pe butonul din dreptul

paragrafului „Mesaje”.
Pasul 2. Sistemul va afisa o fereastra ca cea din figura 5.12 pentru
editarea unui mesaj.
Pasul 3. Se selectează staţia destinaţie, după care se introduce
mesajul pentru acea staţie de lucru.
Pasul 4. Se apasă pe butonul „Gata”, pentru a termina editarea
mesajului. În cazul în care nu există o staţie de lucru către care să
se trimită documente, nu se vor putea ataşa nici me saje.

Procedura de trimitere a unei intrari pe un alt flux de lucru din
sistem. Utilizatorul trebuie să realizeze urmatoriipasi:
Precondiţie: Utilizatorul trebuie să fie coordonator al aplicaţiei.
Pasul 1. Utilizatorul bifează checkbox-ului din dreptul numelui

intrării respective.
Pasul 2. Utilizatorul apasa pe butonul , disponibil în dreptul
textului „Intrări”.
Pasul 3. Sistemul afiseaza o nouă rubrică în cadrul instrucţiunii de
lucru în care se prezintă activităţile pornite de la această
instrucţiune de lucru pe baza altor fluxuri de lucru. (Figura 5.13).
Pentru cazul mai multor documente de intrare, se poate face o
selecţie multiplă cu trimiterea tuturor documentelor selectate pe un
flux şi generarea unei singure activităţi. Pentru aceasta se bifează
intrările dorite şi apoi se apasă pe butonul din dreptul denumirii
paragrafului „Intrări”. Astfel se va genera o nouă activitate pe un
flux de lucru ce va avea că intrări documentele selectate.
Opţional, coordonatorul care face redirectarea pe un alt flux, poate

delega responsabilitatea finalizării lucrului la dosar responsabililor
din fluxul unde s-a trimis lucrarea.

De exemplu, dacă dosarul a fost primit de „Direcţia A” şi este

rezolvat aici dar necesită şi verificarea „Direcţiei B”, a tunci
„Direcţia A” va trimite dosarul la „Direcţia B”, pe fluxul acesteia,
selectând opţiunea de „Transferare a responsabilităţii”.
Când „Direcţia B” va termina verificarea dosarului, responsabilul

din această direcţie va trimite documentele la coşul de
„Documente finalizate”. Acest mod de lucru este aratat în figura
5.14.
La această operaţiune, trimiterea fiecărui document pe un alt

flux de lucru va genera o nouă activitate pentru fiecare
document trimis, deci este indicat ca în cazul mai multor
documente de intrare acestea să fie bifate şitrimise toate pe un
alt flux de lucru (prin apăsarea pe butonul de lângă denumirea
paragrafului „Intrări”).


1. SivaDoc integreaza un modul numit
________________ unde se regăsesc toate
documentele venite pentru un utilizator pe fluxul de
lucru.
2. [A/F] în SivaDoc utilizatorul poate

vedea instructiunile de lucru pentru care a expirat
termenul limita.
3. [A/F] în SivaDoc utilizatorul poate respinge

o instructiune de lucru.

4. [A/F] Un document primit ca intrare nu se poate trimite

pe un alt flux de lucru după ce a fost modificat.
Comentariile la întrebările din testele d e autoevaluare le

5.4. MECANISMUL DE NOTIFICĂRI

Un sistem de management al documentelor include un mecanism
de notificare a utilizatorilor. SivaDoc oferautilizatorilor prin
intermediul interfetei sale grafice un modul de notificări (Figura
5.15). Acesta permite utilizatorilor să primească mesaje din sistem
prin care să fie înştiinţaţi că pentru anumite instrucţiuni de lucru au
fost depăşite termenele limită stabilite sau că activitatea în cadrul
căreia utilizatorii au avut responsabilităţi s -a terminat.
Pentru a accesa lista de notificări, utilizatorul trebuie să selecteze

intrarea „Notificări” din meniul principal al sistemului (partea
stângă) sau să apese pe intrarea de „Notificări” din secţiunea de
lucru a sistemului, în pagina principala. Sistemul va incarca lista
de notificari pentru utilizatorul curent (Figura 5.16).

SivaDoc realizeaza urmatoarele cerinţe:
o Atunci când utilizatorul primeşte o nouă notificare va fi

înştiinţat prin apariţia pictogramei din secţiunea de unelte.
o Notificările sunt trimise atunci când activitatea a fost

întreruptă şi sunt direcţionate atât către coordonator cât şi
către utilizatorul care urma să efectueze instrucţiunea de
lucru curentă.
o De asemenea, se trimit notificări atât utilizatorului cât şi
coordonatorului activităţii atunci când expiră termenul limită
stabilit pentru o instrucţiune de lucru sau atunci când se
depăşeşte termenul limită al întregii activităţi.
o Notificări sunt trimise către coordonatorul activităţii şi atunci
când un utilizator refuză o instrucţiune de lucru.
Procedura de accesare a listei de notificari inSivaDoc.

Precondiţie:


1. [A/F] Printr-o notificare un utilizator poate
fi instiintat despre depasirea termenului unei activitati.
2. Utilizatorul poate accesa lista

de notificari prin selectia ___________ din meniul
principal.
3. în SivaDoc, cand o activitate a fost intrerupta se

trimite o notificare:
a. doar spre coordonator.
b. doar.
c. Nu se trimite notificare
d. Spre coordonator şi spre spre utilizatorul care
urma să realizeze activitatea
4. [A/F] Utilizatorul poate fi instiintat cand apare o
notificare noua numai accesând lista de notificări.
5. [A/F] SivaDoc afiseaza doar lista de notificari nu şi
detaliile unei notificari selectate.


Testul 5.1. :
1. automatizare; 2. d; 3. c; 4. A
Testul 5.2. :
1. data limita; 2. Versiune noua; 3. a; 4. A; 5. A
Testul 5.3. :
1. Responsabilitati; 2. A; 3. A; 4. F
Testul 5.4. :
1. A; 2. Notificari; A; 3. d; 4. F; 5. F.

Sinteza
 Componentele unmui flux de lucru sunt

procesele, informatia care se transmite şi oamenii care
folosesc aceea informatie.
 O organizaţie care doreste automatizarea fluxurilor
informaţionale, are beneficii implicite prin faptul
carealizeaza o analiza a acestora, care permite o mai
buna intelegere a organizarii. Se elimina astfel unele
procese sau participanti şi se structureaza mai bine fluxul
contribuind la reducerea timpului
 Un flux de lucru trebuie să nofice în mod
automat anumiti utilizatori de anumite evenimente
asociate managementului documentelor, pe baza
unor regului create de administratorul sistemului. Fluxul
de lucru trebuie să genereze raspunsurile la timpul şi data
stabilite.
 Modulul de flux de lucru trebuie să fie capabil să
efectueze automat operaţii de mutare, copiere
sau stergere a documentelor dintr-o baza de date pe baza
unui set de reguli prestabilite.
 Prin fluxul documentelor
în SivaDoc se intelege totalitatea actiunilor efectuate
asupra unui document: crearea, stabilirea traseului în
interiorul organizaţiei, specificarea permisiunilor asupra
documentului pentru fiecare utilizator pe parcursul
traseului, analiza rezultatului şi depozitarea documentului
în arhiva pentru consultări ulterioare.
1. Len Asprey,


să:
 Nivelurile de securitate care pot fi luate în considerare pentru

un sistem de mangementul documentelor.
 Explicaţi ce este autentificarea şi cum este realizata intr -un
sistem cunoscut de managementul documentelor.
 Realizati stabilirea unor drepturi de acces la depozitul de
documente pentru utilizatori sau grupuri de utilizatori pentru un
sistem cunoscut de managementul documentelor.
 Identificaţi şi să descrieţi principalele domenii de autorizare.
6.1. NOŢIUNI DE SECURITATE

Sistemul de securitate este o necesitate absoluta pentru orice
sistem de managementul documentelor. Siguranta înviata de
afaceri, şi nu numai, a devenit prioritatea numarul unu. în prezent
sistemele informatice de management al
documentelor ofera soluţii securitate ce vor fi detaliate în aceasta
unitate. Un sistem riguros de securitate trebuie
săpermita fiecarei persoane autorizate să efectueze sarcinile
cerute, fie de pe desktop, laptop, birou, alta locatie la distanta sau
prin intermediul Web, fara a compromite integritatea bazei de date,
a sistemului sau reţelei.
Securitatea este critica pentru implementarea cu succes
şi protectia continua în timpul operarii a unui sistem de
managementul documentelor. în timp ce securitatea poate să nu
fie o prioritate în cazul unui singur departament, aceasta devine
mai importanta pe masura ce sistemul se extinde cu acces
la fisiere pentru mai multe departamente sau chiar acces public.
Desi sistemul de management al documentelor trebuie să ofere

niveluri de securitate multiple prin autentificare, autorizare,
planificarea revenirii după un dezastru, totusi, este necesara o
administrare simpla în paralel cu alteactivitati informatice de
afaceri, a securitatii sistemului şi a retelei. Administratorul trebuie
să aiba acces la instrumente care să ofere un echilibru intre acces
şi securitate prin controlul drepturilor de acces şi al drepturilor la
operarea în sistem.

 Drepturile de acces stabilesc cine se poate loga în sistem

sau care dosare sau fisiere individuale pot fi deschise.
 Drepturile de operare stabilesc actiunile pe care cineva le
poate efectua pe documentele la care are acces.
Un sistem complet de securitate permite utilizatorilor de

nivel inalt să redacteze informatii confidentiale în fisiere.
Autentificarea este nivelul de securitate care cere utilizatorilor să

prezinte credentiale, în mod normal nume utilizator şi parola,
pentru a avea acces în sistem.
Exemplu. Accesul utilizatorului la sistemul SivaDoc se realizează
prin intermediul unei pagini de conectare în care utilizatorul se
autentifică prin furnizarea unui nume de utilizator şi a unei parole.
Pagina de conectare va fi afişată de un browser Web după ce
utilizatorul a scris adresa la care poate fi accesat sistemul (de
exemplu http://sivadoc).
Daca numele utilizator şi parola au fost recunoscute

ca apartin unui utilizator autorizat, sistemul poate afisa mai
departe pagina principala să principala. Din aceasta pagina
utilizatorul poate efectua diverse operaţii pentru care este
autorizat. La terminarea sesiunii de lucru, utilizatorul
se deconecteaza din sistemul de management al
documentelor. SivaDoc ofera un buton „Deconectare”
prin apasare caruia se realizeaza aceasta operaţie.

Autorizarea este nivelul de securitate care controleaza accesul la
obiecte ale sistemului, ca fisiere şi dosare. Autorizarea include
doua domenii principale:
 drepturi de acces, care stabilesc ce obiecte pot fi deschise

de utilizatori;
 drepturi de operare, care stabilesc actiunile pe care
utilizatorii le pot efectua pe obiectele la care au acces.
Un sistem de managementul documentelor trebuie

să permita organizaţiilor să asigneze drepturi de acces la anumite
dosare sau anumite documente atat la nivel individual, dar şi de
grup. Utilizarea grupurilor cu drepturimostenite sau predefinite
permite administratorilor de sistem să asigneze rap id privilegii de
vizualizare, în timp ce securitatea la nivel individual permite doar
unor utilizatori anume, de exemplu, manager să vada documente
pe care restul grupului nu le pot vedea. De exemplu, drepturile de
acces vor putea permite administratorului de sistem
săinterzica accesul angajatilor la fisierele de resurse umane, dar
să permita, în acelasi timp, membrilor echipei de resurse umane
să vada fisierele fiecaruia din organizaţie cu exceptia colegilor din
echipa de resurse umane, iar directorul de resurse umane
să vada toate fisierele angajatilor.
Un sistem de managementul documentelor nu va permite
utilizatorilor să vada obiecte pentru care nu au drept de vizualizare.
Aceasta cerinţa este utila şi importanta organizaţiilor cu sisteme
ce contin fisiere sau dosareconfidentiale.
Administratorii de sistem pot limita actiunile pe care utilizatorii le

pot efectua pe dosare sau documente la nivel individual sau la
nivel de grup. Drepturile de operare stabilesc un domeniu
de actiuni, de exemplu adaugare de pagini, adnotari, copiere
sau stergere de inregistrari. De exemplu, administratorul de sistem
poate permite unor departamente să aiba privilegii de vizualizare
a proceselor verbale de la sedintele consiliului municipal, dar
poate permite doar Primarului drepturi de a face adnotari pe
acele fisiere.
Adnotarile ii vor permite să adauge sau

să inlature informatii în legatura cu acel document fara a modifica
permanent documentul original. Cele mai obisnuite adnotari pot

fi evidentierea unui text din document,

stampilare,redactari protejate şi observatii. Sistemul de securitate
poate controla ce persoane au dreptul de a vedeaadnotarile.
Prin adnotari documentul original isi pastreaza integritatea
deoarece adnotarile acopera parti din text şi nu schimba
documentul initial. în acest fel, documentul poate fi tiparit cu
sau fara adnotari.
Redactarea protejata (camuflată) este o proprietare de securitate

aplicată pe un document prin care anumiteportiuni ale
documentului sunt inaccesibile, cu exceptia utilizatorilor autorizati.
Astfel de redactari sunt obisnuitepentru oricine
a vazut la stiri fisiere secrete de la institutiile de stat
în investigatii. Portiunile inaccesibile sunt acoperite cu o banda
neagra. O alta tehnica de redactare protejata intr-un document
este acoperirea zonelor inaccesibile cu o banda alba sau de
culoarea fondului textului astfel incat acel text apare ca sters, iar
cine se uita nu va sti ca acolo exista informatie redactata. Un
sistem de managementul documentelor trebuie să ofere abilitate a
de a redacta portiuni din imaginile sau textul unui document.
Abilitatea utilizatorilor de a vedea textul redactat depinde de
drepturile sale de securitate. De exemplu, administratorul de
sistem poate face rapoarte disponibile mai multor departamente,
dar permite numai unui anumit departament
să vada anumite informatii. Redactarea permite
extinderea securitatii de la dosare şi fisiere la nivel de caracter
oferind astfel unele proprietati private imaginilor scanate.
Un nivel suplimentar de securitate se poate adauga unui sistem

de managementul documentelor prin care seofera abilitatea de a
genera rapoarte ce detaliaza activitatea sistemului. Sistemul
trebuie să fie capabil săinregistreze toti utilizatorii, documentele
vizualizate, actiunile efectuate şi t impul cat a durat efectuarea lor.
Un sistem complet poate inregistra incercarile nereusite de a
efectua anumite actiuni şi poate oferi marci electronice pentru
autentificarea documentelor printate. Abilitatile de tip
audit trail (pista de audit) sunt impor tante în special atunci cando
organizaţie are multi utilizatori diferiti şi documente confidentiale.
De asemenea, abilitatea de tip pista de audit joaca un rol important
în demonstrarea conformitatii cu anumite reglementari.
Arhivarea digitala cu un sistem de management al documentelor
simplifica revenirea după dezastre şi

planificareacontinuitatii afacerii. Se poate cere realizarea

de salvari de tip backup pentru intreaga baza de date pe CD-uri
durabile, DVD-uri sau alte medii de stocare. în eventualitatea
pierderii sau deteriorarii documentelor, arhivele pot fi reconstruite
din backup-urile digitale. Soluţia trebuie de asemenea să ofere
instrumentele de vizualizare pe CD-urile şi DVD-urile publicate.
Astfel se va permite accesul imediat de pe orice PC cu unitate de
CD sau DVD la documente, chiar
daca reteaua ramane deconectata o perioada mai extinsa.
Un sistem electronic de managementul documentelor bine ales

furnizează o soluție fiabilă și eficientă pentru companiile care
activează într -un domeniu în care securitatea informațiilor este
reglementată prin lege.

1. Pentru autentificare sistemul cere utilizatorului
să introduca ________________ şi __________
pentru a avea acces în sistem.
2. Autorizarea este nivelul de securitate
care controleaza accesul la obiecte ale sistemului, cum
ar fi ________________ şi _______.
3. Prin adnotare sistemul permite utilizatorului:
a) Să introducă numele utilizatorului şi parola.

b) Să evidenţieze un text din document.
c) Să poată vedea anumite documente
d) Să schimbe textul initial al unui document.
4. Redactarea protejata este nivelul de securitate care:

a. Nu permite utilizatorilor să acopere cu o banda
neagra anumite portiuni dintr-un document.
b. Nu permite utilizatorilor să faca o portiune din
textul unui document invizibila.
c. Permite doar anumitor utilizatori
să vada anumite informatii dintr-un document.

d. Protejeaza utilizatorii care au redactat

documentul.
5. Abilitatea de tip audit trial ajuta în

demonstrarea ________________________ cu
anumite reglementari în domeniu. .
Comentariile la întrebările din testele de autoevaluar e le
6.2. AUTORIZAREA UTILIZATORILOR ÎN SISTEM
Pornind de la cerinţele de securitate descrise în detaliu

în sectiunea anterioara, soluţiile de managementul documentelor
au fost implementate în variate sisteme. De
exemplu, SivaDoc ofera o interfata grafica pentru utilizatori prin
care se pot stabili drepturile de acces la depozitul de documente.
Deoarece depozitul de documente în cazul SivaDoc are o
structura formata din sertare, dosare şi documente se ofere
posibilitatea stabilirii drepturilor pentru fiecare element al structurii.
Modul de stabilire a drepturilor de acces este similar pentru
documente, dosare sau sertare.
Figura 6.2. prezinta continutul grafic al interfetei în

cazul securitatii unui document. Astfel
se ofera posibilitateaselectarii prin apasarea pe butoanele de
selectare asociate clasa de securitate a documentului, utilizatorii
individuali şi grupurile de utilizatori. Figura 6.2 prezinta drepturile
de acces stabilite pentru un anumit utilizator (ex.BalanescuV) şi
Figura 6.3 pentru grupuri de utilizatori (ex. Administratori,
Coordonatori, etc.). Optiunile de „Mostenire drepturi de acces de
la parinte” şi „Numai admin poate modifica acest obiect” se pot lua
în considerare în procesul de stabilire a drepturilor de acces la un
element din structura depozitului de documente.

Drepturile de operare ve pot fi acordate pentru un

document sunt: vizualizare, versionare, copiere,
modificare, ştergere, arhivare şi securitate. Pentru dosare şi
sertare, dreptul de versionare este înlocuit cu dreptul de creare,
restul drepturilor fiind identice.
Procedura de stabilire a drepturilor de acces şi operare pentru un

document în SivaDoc consta din:
1. Stabilirea utilizatorilor sau a grupurilor de utilizatori din sistem
cărora li se acordă drepturi, prin selectarea acestora din lista
de utilizatori/grupuri.
2. Pentru fiecare utilizator individual şi pentru fiecare grup se
selectează drepturile aferente.
3. Se apasă pe butonul „Salvează”, pentru a salva drepturile de
acces la documentul respectiv.
Suplimentar pe parcursul desfasurarii unui flux de

lucru se crează și o istorie a documentului, în așa
fel incatpersoana care a editat documentul se poate regăsi foarte
ușor și rapid.
Datorita securitatiiridicate a sistemului, documentele aparținând
afacerii sunt în siguranță maximă, findcă utilizatorii văd doar o
adresă virtuală, locul fizic al documentului fiind accesibil doar
persoanelor cu acest drept. Se oferaposibilitatea de a salva

informațiile în afara biroului sau al centrului firmei evitând astfel

problemele din viitor.
Din punct de vedere al nivelurilor de securitate oferite

de SivaDoc se poate distinge securitatea la nivelul intreguluisistem
realizata prin autentificare. Prin autentificare care doar utilizatorii
cu drept de acces în sistem pot efectua operaţiile dorite.
Se mai poate lua în considerare securitea la nivelul structurii de
sertare. O structura de sertare este definita printr-
orelatie de continere intre conceptele sertar, dosar şi document.
Astfel, un document este continut intr-un dosar care este
la randul sau continut intr-un sertar.
Securitatea la nivelul structurii de sertare ia în considerare

definirea unor drepturi de acces utilizatorilor sau grupurilor de
utilizatori pentru fiecare element de structura ( sertar, dosar,
document).


1. Stabilirea drepturilor de acces la un document
în SivaDoc se realizeaza printr-o
__________________________ .
2. SivaDoc permite stabilirea ________________

pentru sertare, dosare şi documente.
3. Stabilirea drepturilor de acces la documente
în SivaDoc:
a) Necesita introducerea de la tastatura a
numelui fiecarui utilizator.
b) Tine cont de grupurile de utilizatori.
c) Nu necesita salvarea
d) Nu ia în considerare dreptul de versionare.
4. Printr-un buton de selectare al ferestrei de stabilire a

drepturilor de acces în SivaDoc:
a) Se selectează dreptul de vizualizare a
documentului.
b) Se selectează dreptul de modificare a
documentului.
c) Se selectează utilizatorii care pot avea drepturi.
d) Se selectează dreptul de copiere a documentului.
5. Persoana care a editat un document pe parcursul

unui flux de lucru este regăsită în
_________________ documentului.





Conţinutul lucrării se găseşte la pagina 107.
Testul 6.1. :
1. nume utilizator, parola; 2. Dosare, Fisiere; 3. b; 4. c;
5. conformitatii
Testul 6.2. :
1. interfata grafica; 2. Drepturi de acces; 3. b; 4. c; 5. istoria
LUCRAREA DE VERIFICARE NR. 3
INSTRUCŢIUNI
Lucrarea de verificare al cărei conţinut este prezentat
mai jos, vă solicită unele activităţi care necesită
cunoaşterea unităţii de învăţare 6. Pe prima pagină a
lucrării se vor scrie următoarele informaţii: Numele
acestui curs (Curs Managementul Documentelor),
numărul lucrării de verificare (Lucrarea de verificare nr.
3), Numele cursantului şi adresa acestuia.
Vă recomand să scrieţi clar răspunsurile la întrebări.
Dacă este posibil utilizaţi un procesor de texte. Pentru
comentariile tutorelui lăsaţi o margine de circa 5 cm şi
aceeaşi distanţă între răspunsuri. Pentru securitatea

lucrării vă recomand să scrieţi numele cursantului pe

fiecare foaie.
1. Discutaţi despre autentificarea utilizatorilor unui

sistem.
2. Discutaţi despre autorizarea utilizatorilor şi grupurilor

de utilizatori.
3. Ce se înţelege prin redactare protejata şi care sunt

tehnicile de pot fi aplicate .
4. Ce sunt adnotările şi cum pot fi controlate acestea

prin sistemul de securitate?
5. Cum se poate asigura revenirea după dezastre la

nivel de securitate a sistemului?
Sinteza
 Un sistem riguros de securitate trebuie să permita fiecarei

persoane autorizate să efectueze sarcinile cerute, fie de
pe desktop, laptop, birou, alta locatie la distanta sau prin
intermediul Web, fara a compromite integritatea bazei de
date, a sistemului sau retelei.
 Un sistem complet de securitate permite utilizatorilor de
nivel inalt să redacteze informatii confidentiale în fisiere.
permita organizaţiilor să asigneze drepturi de acces la
anumite dosare sau anumite documente atat la nivel
individual, dar şi de grup.
 Un sistem de managementul documentelor nu va permite
utilizatorilor să vada obiecte pentru care nu au drept de
vizualizare.
 Sistemul de securitate poate controla ce persoane au
dreptul de a vedea adnotarile. Prin adnotari documentul
original isi pastreaza integritatea deoarece adnotarile
acopera parti din text şi nu schimba documentul initial. în
acest fel, documentul poate fi tiparit cu sau fara adnotari.


ofere abilitatea de a redacta portiuni din imaginile sau
textul unui document. Abilitatea utilizatorilor de a vedea
textul redactat depinde de drepturile sale de securitate.
 Sistemul trebuie să fie capabil să inregistreze toti
utilizatorii, documentele vizualizate, actiunile efectuate şi
timpul cat a durat efectuarea lor. Un sistem complet poate
inregistra incercarile nereusite de a efectua anumite
actiuni şi poate oferi marci electronice pentru
autentificarea documentelor printate.
 Arhivarea digitala cu un sistem de management al
documentelor simplifica revenirea după dezastre şi
planificarea continuitatii afacerii.
1. Imaging Guide, Laserfiche - Compulink Management

Center, 2007.
2. SivaDoc –sistem de management al documentelor,
2010.

Pdfslide - Tips Managementul-Documentelor

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Pdfslide - Tips Managementul-Documentelor

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

TIC - Managmentul documentelor - Suport de curs

1.1 Obiective si noţiuni generale

Sistemele informatice de gestiune a documentelor au apărut ca

De exemplu, prin conectare la dispozitive de scanare pot fi introduse

avea în vedere managementul documentelor pe baza de hartie cat şi al

In cadrul unei organizaţii exista procese ce implica operaţiuni pe

Procesele de afaceri sunt acele procese care includ

documentelor generate de această categorie de procese

Test de autoevaluare 1.1.

Presupun că aţi reţinut unele elemente interesante

2. Cum pot fi introduse automat în sistemul informatic documentele

Comentariile la întrebările din testele de autoevaluare le veţi găsi la

1.2 Problematica gestiunii documentelor în cadrul unei organizaţii

Istoria sistemelor pentru managementul documentelor

Justificarea achiziţionării unui sistem d e managementul

managementul documentelor: componenta unui sistem de informare

Documentul este un instrument important de comunicare între

 Pas 2. Andrei termina partea lui din sarcina,

Acesta este un exemplu foarte simplu

Test de autoevaluare 1.2.

Completaţi spaţiile libere sau alegeţi varianta corectă

2. Costurile scazute şi ________________ sunt cei doi

3. Identificaţi care dintre următoarele probleme nu apar

4. Identificaţi care din următoarele avantaje nu este

5. Arhivarea electronica în cadrul unei organizaţii

1.3 Cerinţe generale ale sistemelor informatice de gestiune a documentelor

1.3.1. Cerinţe funcţionale şi de calitate

Un sistem informatic de management de documente conţine

 Catalogare, organizare, indexare. Care sunt procedeele care

controlat şi coordonat de acţiuni. Acţiunile pot fi de creare,

1.3.2. Soluţii actuale pentru managementul documentelor

În prezent, principalele tipuri de soluţii pentru managementul

arhivare şi soluţiile de managementul documentelor în interiorul unei

Aplicaţii de flux de lucru. Documentele într -o organizaţie nu sunt

Soluţii pentru gestiunea continutului informational. Soluţiile din

Soluţii de livrare şi publicare a continutului. Prin astfel de

arie de activitati specifice unui grup de lucru se permite crearea în mod

Soluţii de pastrare şi arhivare. Organizaţiile pot să

Soluţii flexibile de arhivare. Aceste soluţii au apărut pentr u

Pasul 1. Selectarea unui template.

Test de autoevaluare 1.3.

Alegeţi varianta corectă pentru următoarele întrebări.

1. Sistemul de gestiunea documentelor este extensibil

2. Identificaţi care din următoarele actiuni nu pot fi controlate

4. Care din urmatoarele afirmatii este adevarata despre

5. Care din urmatoarele afirmatii este nu adevarata despre

d. Permit separarea informatiei în formate multiple prin

6. Care din următoarele afirmaţii este nu adevărată despre

7. Care din următoarele afirmaţii e ste nu adevărată despre

8. Care din următoarele afirmaţii este nu adevărată despre

9. Care din următoarele afirmaţii este nu adevărată despre

a. Defineşte un set de modele de documente

b. Defineşte un set de modele de proceduri pentru

a. Sistemul nu necesită interfaţă grafică cu utilizatorul;

Am ajuns la sfârşitul unităţii de învăţare nr. 1.

Este timpul pentru întocmirea Lucrării de verificare nr. 1.

1. Documentul; 2. Capacitatile mari de stocare; 3. d; 4. c;

LUCRAREA DE VERIFICARE NR. 1

Vă recomand să scrieţi clar răspunsurile la întrebări. Vă

Pentru unele întrebări răspunsurile pot fi mai scurte,

1. Pentru început doresc din partea dumneavoastră o

 Sistemele informatice de gestiune a documentelor sunt

legate de informare, verificare, aprobare sau modificare,