GESTIUNEA ELECTRONICA A

DOCUMENTELOR (GED) / GESTIUNEA

ELECTRONICA A INFORMATIILOR SI
DOCUMENTELOR EXISTENTE (GEIDE)

GESTIUNEA ELECTRONICA A DOCUMENTELOR (GED) / GESTIUNEA

ELECTRONICA A INFORMATIILOR SI DOCUMENTELOR EXISTENTE
(GEIDE)

1. Realizarea unui sistem GED/GEIDE

● Problematica

De ce? → Necesitatea gestionarii, controlului, conservarii pe termen lung a documentelor produse prin
Tehnologiile Informatiei. De asemenea, necesitatea asigurarii autenticitatii, integritatii fizice si de
continut a unui document, precum si garantarea fiabilitatii sale in exploatare.

Exista mai multe definitii si diverse acronime cand se vorbeste de

gestionarea electronica a documentelor si informatiilor.

GED – pentru Gestionarea Electronica a Documentelor a aparut la

mijlocul anilor ’80 si a inceput sa substituie termenul de “arhivare
electronica”. Incepand cu 1994 a inceput sa fie utilizat
acronimul GEIDE (Gestiune Electronica a Informatiilor si
Documentelor Existente) pentru a largi aspectul documentar spre
gestiunea oricarui tip de informatie si date informatice. In ambele cazuri se
vorbeste de aceeasi tehnologie si aceleasi solutii.

GED (sau GEIDE) este un ansamblu (integrat sau nu) de sisteme informatice
de institutie in care sunt dezvoltate modular functiile de gestiune, prelucrare,
utilizare, circulatie, arhivare – functii care insotesc aplicatiile si programele
de birotica, de gestiune sau de prelucrare a documentelor.

● Cerinte pentru un sistem GED/GEIDE

● sa serveasca ca proba pentru:

- identificarea creatorului unui document si a modificatorului sau

- identificarea datelor de creare si de modificare a documentului

 - dovedirea autenticitatii documentului

- asigurarea validitatii documentului

● sa asigure conservarea pe termen lung. Aceasta implica:

- copierea facila de pe un suport pe altul (in functie de evolutia pietei de profil si eliminarea pe
cat posibil a suporturilor depasite moral)

- accesibilitate

- prezentare identica cu forma lor primara (format si editare)

- comprehensibilitate, adica conservarea contextului in care au fost create (de exemplu o

decizie, o hotarare trebuie coroborata cu situatia, contextul care a determinat-o; un raspuns la o
scrisoare trebuie legat de scrisoarea originala)

● sa asigure reactivitate si complementaritate pentru alte tranzactii (daca este necesar)

● sa asigure suprimarea documentelor sau informatiilor ce trebuie eliminate (exemplu: legi,

reglementari, normative etc.)

● Contextul Gestionarii Electronice a Documentelor

Contextul juridic are in vedere reglementarile, normele care actioneaza asupra unui ansamblu, categorii
de documente; asupra fiecarui document in parte, atat din perspectiva gestionarii acestora, cat si din
perspectiva efectelor pe care le-ar putea produce.

● Legea Accesului la Informatiile Publice

● Legea Arhivelor

● Cadrul juridic al Tehnologiei Informatiei si Comunicatiilor

● Norme si reglementari privind circulatia informatiilor

● Legea Dreptului de Autor

● Norme si reglementari specifice domeniului de activitate

● Norme si reglementari interne organizatiei sau institutiei

● Protectia informatiilor personale

Contextul juridic are in vedere continutul informational care face obiectul unui sistem GED sau GEIDE.
Regasim cinci principii care demonstreaza supletea unui GED sau GEIDE fata de contextul juridic:

● neutralitatea tehnologica – legislatia si legiuitorii nu considera o tehnologie particulara mai

importanta decat alta

● integritatea documentelor – toate documentele cu valoare juridica sau subordonate unei

legislatii nu trebuie sa sufere nici o alterare
 ● echivalenta functionala – alegerea unui suport prin care un document este gestionat si inclusiv
conservat nu are nici un impact asupra efectelor juridice ale acestuia

● libertatea de alegere a suportului – orice alegere este posibila si nu este influentata legislativ

● diversitatea si transferabilitatea suporturilor – forma unui document (hartie, electronic,

imagine, sunet nu are importanta si intregul document isi pastreaza, conserva efectele sale juridice).

Contextul tehnologic are in vedere sistemele informatizate, programele, formatele, suporturile, uzura
suporturilor informatice, salvarea si arhivarea, formatul proprietate si formatul deschis, strategii de
gestiune a documentelor numerice.

Sisteme si programe: Necesitatea gestionarii electronice a documentelor a determinat numeroase firme

specializate in dezvoltarea de sisteme de informare sa realizeze sisteme informatice dedicate gestionarii
documentelor electronice, sisteme de arhivare, sisteme de clasificare si conservare a dosarelor.
Asemenea sisteme sunt sisteme integrate proceselor de munca. Programele informatice realizate permit
gestionarea ansamblului unui ciclu documentar, adica toate fazele din viata unui document de la crearea
lui pana la conservarea sa (avandu-se in vedere si prelucrarea, circulatia, accesul, utilizarea sa).
Asemenea sisteme sunt baze de date centralizate sau descentralizate care au in vedere sa satisfaca cat
mai precis procesele de afaceri si sa controleze si sa sustina contextul activitatilor si functiilor organizatiei
intr-o maniera care sa sprijine toate actiunile acesteia.

GED permite utilizarea functiilor de baza pentru gestiunea documentelor dar

se integreaza mai putin in procesele de munca ale organizatiei.

GEIDE permit integrarea in procesele de munca ale organizatiilor astfel incat in ceea ce priveste
documentele administrative si de secretariat, documentatiile (sau orice alt tip de document gri), toti
angajatii unei organizatii pot deveni in context electronic, creatori de documente in spatiul lor de lucru.

● Functiile unui sistem GED/GEIDE

Functia de baza: asigurarea disponibilitatii, integritatii si

confidentialitatii documentelor.
Aceasta se realizeaza prin urmatoarele functii implicate in gestiunea documentelor
electronice: gestiunea resurselor informationale si documentare; gestiunea rapoartelor si a
documentatiilor organizatiilor; gestiunea arhivelor; digitalizarea, recunoasterea optica, formulare
electronice, lucru colaborativ, circuitul documentelor, publicatii structurate, semnatura electronica,
conceperea de portaluri.

Programele informatice implicate, la diferite niveluri, in gestiunea electronica a documentelor se impart

in trei categorii :

- produse generice care se aplica fara specificitate tuturor proiectelor de gestionare a

documentelor

- produse specializate intr-un domeniu specific de activitate (exemplu: urbanism si amenajarea

teritoriului; industria farmaceutica; domeniul academic; administrativ)

- produse care fac parte din marile programe informatice de organizatie.

● Formate si suporturi
Gestiunea perena a documentelor electronice presupune asigurarea lizibilitatii, autenticitatii, integritatii,
perenitatii datelor arhivate la costuri optime. Aceasta implica utilizarea de formate si suporturi adecvate.

Formatele au in vedere structura generica a documentelor stabilita prin norme si standarde de creare si
utilizare.

Suporturile cele mai intalnite sunt CD, CD-ROM DVD SAN (regruparea de harddisk-uri in retea) etc.

Uzura suporturilor informatice

Observam o evolutie rapida a tehnologiilor informatice. Un calculator
performant devine intr-un timp relativ scurt uzat moral. De asemenea, ne
putem intreba daca suporturile actuale in forma lor harddisk CD-ROM vor
mai exista sau nu in cativa ani ? Solutia: contracararea uzurii morale a
suporturilor informatice prin programul de migrare periodica.

Salvarea si arhivarea
Salvarea – pastrarea si conservarea resurselor informationale si documentare pe termen scurt si mediu
intr-un context care le face direct si imediat utilizabile.

Arhivarea – transferul resurselor informationale si documentare, in conformitate cu reguli prestabilite,

pe un suport care permite conservarea pe termen lung.

Format proprietate si format deschis

Formatele proprietate precum Word, RTF, Excel, Power Point, PDF, AutoCad, Acces, GIF sunt formate
create de producatorii de soft si vandute pe piata. Au avantajul de a fi foarte raspandite, relativ usor de
utilizat si au o anumita longevitate (cel putin pe termen mediu)

Dezavantajul: sunt mai curand produse comerciale care se supun legii de piata mai mult decat unui
organism international neutru care ar asigura o durabilitate mai mare documentului.

Formatele deschise precum SGML, XML, FTML, UniCode etc. Sunt formate elaborate de organisme de
normalizare cu caracter public si vocatie internationala (ISO, W3C etc.). Menirea acestor formate este
de a mentine accesibilitatea la documente mai mult decat asigurarea rentabilitatii – programelor
informatice care le sustin.

● Strategii de gestionare electronica a documentelor

Sunt stabilite in functie de nevoile de conservare si reutilizare specifice fiecarei

organizatii. Se pot stabili strategii specifice pentru categorii de documente si in functie
de suporturile de stocare si chiar in functie de solicitarile de reutilizare anticipate.
Se recomanda ca documentele sa fie produse in formatul in care ele vor fi conservate.

Acest principiu se aplica bine documentelor de birotica, mesageriei

electronice si a paginilor Web, dar este mai dificil de pus in aplicare in cazul
bazelor de date.
Strategiile de gestiune, in functie de necesitatile de conservare pot fi sintetizate astfel:

Durata de conservare in functie de Format initial Servicii solicitate

calendarul de conservare
Termen scurt (< 5 ani) Proprietate - stocare pe server

- eliminarea la data prestabilita

Termen mediu si lung (conservare Deschis - validarea codificarii
prelungita sau permanenta)
- integrarea si stocarea in sistemele de
informare

- eliminarea la data prestabilita sau

trecerea la conservare permanenta
Proprietate - conversia datelor in format deschis

- integrarea si stocarea in sistemele de

informare

- eliminarea la data prestabilita sau

trecerea la conservare permanenta

2. GED/GEIDE – pentru institutii

Gestionarea Electronica a Documentelor (GED); Gestionarea

Electronica a Informatiilor si Documentelor Existente (GEIDE) –
pentru institutii

Sistemele GED au inceput sa se dezvolte pornind de la principiile initiale ale

arhivarii electronice. Erau propuse solutii autonome sau uneori conectate in
retele locale care aveau in vedere inlocuirea unui document traditional prin
varianta lui digitalizata prin scanare.

GED s-a grefat pe o structura informatica in completarea altor aplicatii de

gestionare a bazelor de date.

GED este raspunsul la problemele de gestionare, stocare, cautare,

consultare, prelucrare si comunicare a fisierelor si/sau documentelor reunite
sau nu sub forma de dosare. Constituie un ansamblu de tehnici care permit
accesul rapid si cat mai economic posibil la mase mari de informatii si
documente generate sau achizitionate de un organism fie ca este o institutie
sau o administratie. GED pot fi utilizate oriunde, in orice context si la orice
nivel. Isi dovedesc utilitatea in special acolo unde documentatia este
abundenta: documentatii tehnice, dosare de asigurari, de imprumuturi sau
de personal, procese industriale etc. Intr-un sistem de tip GED accesul la un
asemenea dosar sau documentatie se va face cu usurinta, selectiv,
secvential si prin intermediul retelelor se pot accesa la distanta asemenea
documentatii.

Din punct de vedere al evolutiei informatiei, GED reprezinta etapa de

asociere a documentelor de orice natura cu aplicatii de birotica,
administrative, industriale sau de productie. Solutiile GED sunt ansambluri
federative de instrumente informatice care vin sa completeze programele de
birotica sau alte functii de prelucrare a documentelor electronice.

GED permite partajarea intre grupuri de lucru a documentelor electronice si

prin programe de tip workflow partajarea poate fi selectiva si permite
repartizarea sarcinilor intre mai multi utilizatori pe baza unui circuit
prestabilit.

Diferenta GED – GEIDE:

GED – gestioneaza documente existente

GEIDE – are in vedere si gestionarea informatiilor si documentelor rezultat in

urma activitatii organizatiei.

GED (sau GEIDE) are functia de a organiza si gestiona informatii si

documente electronice intr-o organizatie.

Prin intermediul unui ansamblu de instrumente si tehnici este posibila

dematerializarea, clasificarea, gestionarea, stocarea documentelor pornind
de la aplicatiile informatice in cadrul normal al activitatii organizatiei.

GED, GEIDE permit de asemenea, dezvoltarea unei culturi organizationale

intrucat permit dezvoltarea de procese de lucru colaborativ, de capitalizare si
schimburi de informatii.

a) Procese GED/GEIDE:

Un document are trei caracteristici: prezentarea, structura,

continutul. Procesele implicate trebuie sa tina seama de aceste
caracteristici.

● Achizitia documentelor

Pot exista documente produse in cadrul organizatiei sau provenite din

exterior. Din punct de vedere al suportului pot fi documente hartie sau
documente electronice.
Pentru un sistem GEIDE a achizitiona un document inseamna integrarea unui
document in modulul de achizitie.

Pot exista mai multe etape precum interpretarea sau conversia formatului
unui document, adaptarea structurii si compozitiei sale, recuperarea sa
printr-un dispozitiv de stocare etc.

Achizitionarea documentelor hartie se realizeaza prin scanare (Pentru ca sa

poata fi exploatat, utilizat, continutul unui document digital trebuie sa fie
supus prelucrarii prin programul OCR – Optical Character Recognition; LAD –
Lectura Automatica de Document – permite recunoasterea de semne si
simboluri)

● Schimburile documentare si informationale

Daca doua organizatii partenere dispun de documente care pot fi schimbate,

ele pot sa-si conecteze sistemele de informare printr-un dispozitiv – EDI
(Échange de Données Informatisées – Schimb de Date Informatizate).

● Producerea (crearea) de documente electronice

Instrumentele de workflow permit mai multor angajati implicati in activitati

administrative sa-si organizeze si partajeze activitatile si informatiile si sa
obtina (sau utilizeze) un document unitar.

Programele informatice de grup (groupwere) ofera functionalitatile de

comunicare, cooperare, coordonare si chiar o structurare mutuala a
documentelor (structura si modul de prezentare in acord cu programul
informatic utilizat).

Aplicatiile de productie si suport de decizie produc documente care pot fi

integrate in GED. Normalizarea structurii documentare se realizeaza cu
ajutorul formatului XML (Extensible Markup Language).

● Indexarea documentelor

Indexarea este operatia care permite descrierea unui document in functie de

utilizarea sa ulterioara. Distingem descrierea formala a unui document (sau
descriere bibliografica de identificare) si descriere de continut. Se disting
limbajele de indexare cu structura ierarhica – (clarificarile) si indexarea prin
concepte (cuvinte – cheie, descriptori)

Indexarea automatizata- realizata prin programe informatice

 Metadatele – elemente descriptive despre un document care nu fac
parte din document

Rezumatul – posibilitatea de generare automata a rezumatului unui

document pornind de la o analiza semantica.

● Stocarea documentelor

trebuie sa aiba in vedere urmatoarele aspecte:

- suportul de stocare: trebuie adaptat volumului de documente, timpului de

acces (in functie de frecventa de consultare, importanta informatiei,
interesul de a fi accesibil online sau nu)

- organizarea stocarii: trebuie sa fie ierarhica in functie de tipul de document

- durata de conservare (stipulata sau nu legal) a documentelor trebuie luata

in considerare pentru epurare in sistemul de stocare.

● Regasirea documentelor

Cautarea se poate realiza utilizand un limbaj de cautare care poate fi simplu

(sau avansat) utilizand cuvinte cheie sau se folosesc tehnici de interogare in
limbaj natural.

● Restituirea documentelor

se poate realiza pe ecran, la imprimanta, transmiteri prin e-mail sau

integrarea intr-un dispozitiv de workflow.

In vederea publicarii, documentul poate fi supus unei prelucrari informatice

si pus pe un site Web.

b) Evolutia GED spre gestiunea de continut

Gestionarea documentelor este atat in serviciul comunicarii interne, cat al

comunicarii externe prin intermediul tehnologiilor Internet (care permit
realizarea de site-uri Web) si Intranet (realizarea de portaluri de institutie
care sa contina ansamblul de aplicatii si surse documentare ale organizatiei).

Este necesar sa se dispuna de solutii care sa permita o gestionare

consolidata a tuturor fisierelor de informatii ale unei institutii intr-un
referential unic si centralizat.
Gestiunea documentara contribuie la realizarea de sisteme de gestionare a
continutului: ECM – Entreprise Content Management – care desemneaza
tehnologiile destinate a produce, achizitiona, gestiona, difuza intreg
continutul digital al unei institutii (documente structurate sau
semistructurate).

c) Infrastructura unui sistem GED/GEIDE

Se bazeaza pe infrastructura informatica a unei organizatii:

● reteaua locala si la distanta a organizatiei (prin Internet)

● servere permanente care pun la dispozitia utilizatorilor resurse

partajate (aplicatii,baze de date, imprimante, servere Web, servere de posta
electronica)

● posturi de lucru.

d) Proiectul GED/GEIDE intr-o institutie

Realizarea unui proiect GEIDE are in vedere:

● identificarea actorilor unui proiect (factori de decizie, responsabili,

utilizatori, altii)

● definirea informatiilor care trebuie sa alimenteze sistemul de GED,

inventarierea documentelor existente

● stabilirea unui scenariu privind ciclul de viata pentru fiecare tip de

document

● implementarea progresiva a noului sistem si validarea (coabitarea

cu vechiul sistem)

● formarea utilizatorilor

● exploatarea si intretinerea

3. Model integrat de GestiuneElectronica a Documentelor

Nu exista si nu poate exista un model unic de Gestionare Electronica a

Documentelor intrucat resursele informationale, tehnologice, umane si
financiare ale organizatiilor sunt diferite.
Un GED sau GEIDE trebuie sa permita gestionarea proceselor de munca
(workflow) astfel incat sa asigure, cu echipamentele informatice, suporturile
si software-urile adecvate, integritatea, accesibilitatea si prezervarea
resurselor informationale in format electronic fie ca ele sunt structurate (in
baze de date) sau nu (cum sunt fisierele utilizate in activitatea de birotica –
prelucrare de text, cifre, mesaje electronice, situri Web, alte documente
electronice) pe toata durata de viata a documentelor.

● Autentificarea si Controlul accesului

La deschiderea calculatorului, identificarea si autentificarea utilizatorului care

doreste sa intre in retea se face prin nume de utilizator si parola sa. Functia
de autentificare permite utilizatorului sa acceada la retea (o anumita retea
prestabilita) si determina drepturile sale de acces la resurse prestabilite.
Acest control de acces poate fi instalat la nivel de institutie asigurand astfel
maximul de control si de securitate a documentelor.

● Codificare de securitate

Pentru a putea fi aplicate normele de securitate este nevoie ca informatia sa

fie codificata in functie de anumite criterii si categorii pentru a se permite
nivelul de protectie dorit. Astfel, fiecare fisier se va realiza corespunzator
unei norme de securitate care se va activa fie in functie de natura datelor,
fie in functie de calitatea utilizatorului. Exista cel putin trei nivele de
protectie care trebuie avute in vedere: “Nici un nivel”, “Mediu”, “Ridicat”.

● Metadate

Metadatele constituie un element cheie in gestionarea electronica a

documentelor. Ele pot face parte integranta din document sau pot fi atasate
acestuia.

Metadatele necesare intr-un GED sau GEIDE se pot grupa in trei categorii:

- Metadate de identificare a documentului: autor, organizatie si

departament, titlul, semnatura, limba, data etc.

- Metadate de descriere a documentului: rezumat, cuvinte – cheie,

perioada acoperita, programul informatic, versiunea, sistemul, metoda de
comprimare, codificare etc.

- Metadate de administrare a documentului: controlul drepturilor de

acces, codificarea de securitate, regulile de conservare, creare, receptie si
data modificarii, numele modificatorului, identificatorul unic, semnatura
electronica etc.

● Structura generica

Prin propunerea de foi de stil sau structuri generice pentru diferite

documente sau proceduri se pot determina parametri de editare, de
transmisie, rapoarte de activitate, procese-verbale, rapoarte statistice sau
alte tipuri de documente.

Utilizarea de parametri prestabiliti prin aceste structuri generice poate

permite culegerea automata a metadatelor.

● Semnatura electronica

Semnatura electronica care insoteste un document electronic atesta ca

documentul semnat provine de la semnatar si ca acesta isi insuseste
continutul lui. Se confirma, de asemenea, ca este conservata integritatea
continutului de la creare pana la transmisia si receptia sa.

GED si GEIDE au in vedere autentificarea si anularea semnaturilor

electronice.

● Certificarea

Are in vedere stabilirea unor canale confidentiale de comunicare (intre

indivizi si intre organizatii). Un document, o resursa informationala, un
mesaj desemnat de o autoritate de certificare devine accesibil unui utilizator
sau grup de utilizatori bine determinati.

● Difuzarea

Necesitatea existentei unui sistem de mesagerie electronica si a unei aplicatii

informatice de punere in retea a documentelor.

● Indexarea

Necesitatea utilizarii de sisteme de indexare automatizata bazate pe analiza

semantica, calcul de proximitate, analiza a conceptelor (combinatie de
proceduri lingvistice si statistice).

● Clasificarea documentelor
Notiunea de Dosar (Folder) este mentinuta si in contextul gestiunii
electronice a documentelor intrucat dosarul este entitatea documentara de
baza care permite mentinerea reuniunii intelectuale si organice a tuturor
informatiilor sub o singura functie, activitate sau subiect dat.

Cea mai adecvata metoda de organizare a dosarelor este utilizarea unui

sistem institutional de clasificare documentara. Acest sistem institutional de
clasificare documentara se bazeaza pe o structura ierarhica si logica complet
independenta de aplicatiile informatice prin care documentele electronice au
fost create sau primite asigurand regruparea documentelor in functie de un
model apropiat, adecvat de functionare (in raport cu procesele
administrative).

Pentru o mai buna regasire a resurselor informationale si documentare se

pot face coroborari intre modulul de indexare si modulul de clasificare.

● Calendarul de conservare a documentelor

Aproximativ 10% din documentele administrative trebuie sa fie conservate

pe termen nelimitat. Sunt apoi documente care trebuie sa fie conservate pe
termen lung, mediu si scurt. Este esential sa se atribuie tuturor
documentelor electronice o regula sau un termen limita de conservare. Se
stabileste astfel un calendar de conservare al documentelor institutiei.

● Depozitul virtual

Pentru documentele active si semi-active, versiunea finala sau oficiala a unui

document trebuie salvata in formatul nativ, initial (formatul de origine
produs printr-o aplicatie, de obicei formatul proprietate) intr-un depozit
virtual institutional. In functie de natura documentului si de privilegiile de
acces definite, anumite documente pot fi doar pentru utilizarea exclusiva a
creatorului sau a persoanelor care l-au primit, iar altele pot fi consultate de
un grup de persoane autorizate, de exemplu printr-un Intranet.

Versiunea finala a acestor fisiere trebuie “inghetata” astfel incat sa fie

protejate de toate modificarile posibile.

Tinand cont de uzura previzibila a echipamentelor, suporturilor si

programelor informatice, migrarea periodica a documentelor, suporturilor si
implementarea noilor versiuni ale aplicatiilor trebuie sa fie planificata,
documentata, realizata si intretinuta.

● Cautarea
Se va realiza prin motor de cautare. Un asemenea motor trebuie sa permita
efectuarea de diferite tipuri de cautare asupra fisierelor: nume de fisiere, cod
sau numar de dosar, nume de repertoar corespunzator unei structuri de
clasificare, continutul fisierelor (cautare dupa cuvinte cheie sau cautare full-
text) metadate.

● Selectia

La expirarea termenului limita, documentul poate fi distrus, poate fi reinnoita

durata de conservare sau exceptional poate trece in categoria documentelor
conservate pe termen nelimitat.

● Conservarea perena

Se aplica documentelor cu valoare permanenta.

Nu exista norme internationale ISO privind conservarea perena a

documentelor electronice. Exista un ansamblu de reguli de linii directoare si
conventii (elaborate de ISO si W3C).

Practica se bazeaza pe procedeul migrarii periodice.

4. Plan de actiune pentru realizarea unui sistem GED (sau GEIDE)

● Constituirea unei echipe multidisciplinare responsabila de

gestionarea electronica a documentelor institutiei cu responsabilitati clar
definite si obiective de realizat stabilite intr-o etapizare si un calendar
precise.

● Identificarea nevoilor specifice ale institutiei

Se are in vedere identificarea categoriilor de documente prioritare;

elaborarea de reguli de conservare; analiza functionalitatilor si a metadatelor
necesare; evaluarea resurselor necesare si a celor existente.

Categoriile de documente se pot stabili in functie de tipul documentului, in

functie de departamentul care le produce sau primeste (administrativ,
resurse umane, financiar, departamente de lucru etc.) sau in functie de alte
reguli specifice.

Regulile de conservare se stabilesc pornind de la legislatia in vigoare sau/si

norme interne.
Cand vorbim de functionalitati se are in vedere analiza traseului acestor
documente (in functie de ciclul lor de viata), utilizarea structurilor generice,
a semnaturii electronice, a certificarilor etc.; evaluarea si identificarea
nevoilor de securitate si a drepturilor de acces.

De asemenea, trebuie identificate metadatele utilizate si gasita cea mai

eficienta maniera de utilizare a lor.

Resursele avute in vedere sunt resurse umane, financiare, materiale. Se

poate realiza un studiu de fezabilitate asupra costurilor evidentiindu-se
costul de inceput (achizitie si implementare).

Este utila si consolidarea procedurilor de lucru si a practicilor deja existente

in materie de gestiune electronica a documentelor (daca exista).

● Selectia si achizitia unui sistem

Realizarea unui deviz constituie o etapa prealabila, esentiala achizitiei unei

GED sau GEIDE.

Devizul trebuie sa precizeze date privind arhitectura GED sau GEIDE dorita,
rezultatele dorite, resursele umane, materiale si informatice implicate. Un
asemenea deviz include implicit si criteriile care vor fi utilizate in alegerea
sistemului.

Selectia sistemului se va face pornind de la o grila de evaluare care va tine

cont de costurile de achizitie, de implementare si de intretinere a sistemului;
compatibilitatea cu sistemele prezente in institutie, fiabilitatea sau
maturitatea programului informatic, gradul de securitate al sistemului, datele
care vor fi administrate, convivialitatea produsului, modularitatea functiilor si
posibilitatile de personalizare, gradul de autonomie, posibilitatile de realizare
sau livrare, durata de implementare, alte criterii specifice institutiei etc.

● Realizarea unui proiect pilot

Realizarea preliminara a unui proiect pilot local (pentru o serie de documente

identificate ca prioritare si un numar limitat de posturi de lucru) va permite
evaluarea conceptiei sistemului, a realizarii sale si a potentialului de
exploatare, precum si o mai buna identificare a ceea ce se doreste efectiv
(procese, functionalitati, echipamente, altele).

Proiectul pilot va permite studierea functiilor sistemului, adecvarea la

documentele vizate, nevoile utilizatorilor si integrarea sistemului in procesele
de lucru existente. Se pot identifica punctele slabe, vulnerabile ale
sistemului.

Natura proiectului pilot poate sa difere de la o institutie la alta: unele

institutii pot opta pentru testarea intregii aplicatii GED propuse, altele pot
opta pentru anumite module sau componente ale modelului.

● Evaluarea, ajustarea si adoptarea sistemului

Evaluarea sistemului are in vedere identificarea gradului in care raspunde

asteptarilor si nevoilor utilizatorilor.

Evaluarea va avea in vedere:

● fiabilitatea sistemului in legatura cu proiectul pilot efectuat

(eficienta materiala si a software-lor utilizate de ansamblul sistemului este
adecvata?; sistemul raspunde asteptarilor?; rezultatele obtinute sunt cele
fixate?)

● securitatea sistemului si integritatea datelor (Sistemul protejeaza

adecvat datele integrate? Datele sunt autentice? Pot fi utilizabile? Sistemul si
datele pot fi transferate si se poate realiza migrarea periodica in caz de
necesitate?)

● convivialitatea sistemului si aprecierea sa generala de catre

utilizatori (Sistemul este integrat diferitelor procese de lucru deja existente
in institutie? Care sunt comentariile utilizatorilor?)

Rezultatele obtinute in cadrul proiectului pilot vor permite determinarea

ajustarilor necesare, costurile suplimentare rezultate prin aceste ajustari,
impactul lor posibil asupra programului de implementare a GED (sau GEIDE)
in institutie.

Urmare a unei evaluari riguroase echipa implicata poate confirma pertinenta

sistemului si se formuleaza recomandarile finale adresate factorilor de
decizie din institutie care au responsabilitatea aprobarii si adoptarii GED (sau
GEIDE).

● Elaborarea unei politici institutionale si a unui program

Politica institutionala a institutiei in materie de GED (sau GEIDE) va reafirma

principiile generale si marile obiective adoptate de o institutie pentru a
asigura gestiunea documentelor sale.
Programul va furniza un plan care sa precizeze actiunile pe care institutia isi
propune sa le realizeze in scopul atingerii obiectivelor fixate in domeniul
gestionarii documentelor. Programul trebuie sa precizeze clar etapele de
realizat, responsabilii si rolul fiecarei persoane implicate. De asemenea,
trebuie sa existe un plan de comunicare care sa permita utilizarea
mijloacelor de comunicare adecvate politicii si activitatii institutiei.

Supravegherea permanenta a eficientei sistemului, a evolutiei tehnologiilor si

a fiabilitatii formatelor si suporturilor de conservare, elaborarea de rapoarte
anuale (alaturi de alte rapoarte periodice), formularea de recomandari cand
este cazul va permite daca nu perenitatea sistemului, cel putin existenta sa
pe termen lung si implicit gestionarea documentelor existente.

● Implementarea sistemului

Se poate realiza progresiv in functie de prioritatile stabilite. Sunt necesare:

configurarea posturilor de lucru (pentru a se putea atribui drepturile de
acces diferitilor utilizatori si pentru a se realiza protejarea resurselor);
formarea personalului (cunostinte teoretice si competente practice
necesare); reguli de evaluare, ajustare si intretinere a sistemului.

CONCLUZII

Internet-ul, o tehnologie devenita cotidiana si aproape indispensabila, relativizeaza timpul si

spatiul ducand chiar la aspecte de despatializare si detemporalizare in informare si comunicare.
Internet-ul, o retea de retele, este o constructie colectiva ce incita la o abordare colaborativa,
cooperativa inclusiv pentru activitatile de invatamant si de cercetare. El modifica practicile de utilizare,
de timp si spatiu ; reteaua raspunde unei dorinte de libertate ce se caracterizeaza prin crearea, re-
crearea unui spatiu public materializat prin punerea gratuita la dispozitia utilizatorilor a numeroase
servicii si produse.

Fiecare utilizator din mediul electronic, are posibilitatea cel putin teoretic, sa fie in acelasi timp
si producator si consumator de informatie sub forma de articol, mesaj, imagine, schema etc. Distingem
o intreaga tipologie documentara din care observam continuarea in mediul electronic a unor documente
in format traditional, dar si documente realizate electronic si fara echivalenta in format tiparit.

Regasim in spatiul Internet serialele, jurnalele electronice (preluand o mare parte din modelul
traditional, jurnalele electronice, cu precadere cele stiintifice, s-au impus in comunicarea prin retea.
Jurnalele electronice sunt concomitent suport de publicare, comunicare si validare a rezultatelor
stiintifice; documentele pedagogice disponibile pe serverele universitare (pot avea forma cursurilor,
articolelor, comunicarilor, discutiilor de grup, manualelor etc); documentele de biblioteca colectii arhive
elementele de patrimoniu de fapt, forma electronica a documentelor clasice disponibile in diverse colectii
si care sunt in principal destinate conservarii (in forma lor fizica) pentru a putea fi transmise generatiilor
viitoare; documentele publice : documentele emise de diversele paliere administrative dintr-o tara
(administratia centrala sau locala); documentele legislative, frecvent aparute sub forma bazelor de date;
documentele tehnice privind retelele si informatica : programe informatice, manuale de programare,
instrumente de cercetare, specificatii tehnice etc.; statistici nationale si internationale stiintifice
economice etc.; documente personale (ex. paginile web personale); media prin Internet (in multe tari
radio si televiziunea isi difuzeaza programele prin retea).

Mediul electronic a determinat mutatii in structurile de informare si documentare. Bibliotecile,

centrele de informare si documentare, arhivele sunt nevoite sa isi modifice procesele specifice in directia
asimilarii noilor tipologii documentare, a noilor tehnologii si practici de informare si documentare.

Cand vorbim de o biblioteca digitala se subinteleg o serie de termeni:

baze de date, multimedia, resurse informationale on-line, noi tehnologii ale
informarii si comunicarii, regasirea informatiei, aplicatii multimedia,
biblioteca electronica, retele de calculatoare, Internet, Intranet, World Wide
Web (www), WAIS (Wide Area Information Services), etc. Analizand acesti
termeni observam ca toti au legatura cu procesele de constructie,
prelucrare, comunicare si utilizare a informatiei. Biblioteca digitala ar trebui
sa fie, intr-o acceptiune simpla, “meta-termenul” care-i reuneste. Intuitiv
intelegem prin biblioteca digitala conceptul organizatoric care reuneste
resurse informationale in forma electronica, structurate in baze de date,
produse si aplicatii multimedia, accesibile prin intermediul unor tehnologii de
informare si comunicare.

Pornind de la biblioteca traditionala si pana la biblioteca virtuala, intalnim biblioteca hibrid,

biblioteca electronica, biblioteca digitala. Toate aceste notiuni au in vedere procesele de organizare si
utilizare a unui continut informational (existent sau nu intr-o structura institutionala) si se intrepatrund
si conditioneaza reciproc. Pana la un anumit punct, putem vorbi de un continut semantic asemanator.

Evolutia termenului de “biblioteca” poate fi reprezentata linear astfel:

Biblioteca traditionala → biblioteca hibrid → biblioteca electronica→ biblioteca digitala →biblioteca

virtuala.

In cazul bibliotecii traditionale accentul cade pe in forma tiparita (peste 85%). Vorbim de
achizitia de documente, prelucrarea documentelor, comunicarea documentelor, prezervarea si
conservarea acestora. Utilizatorul vine la biblioteca pentru a cauta un document, singur sau indrumat
de personalul de specialitate, urmand sa-si gaseasca resursele informationale necesare. Biblioteca
traditionala ii spune unde se gaseste informatia pe care o cauta, in ce document, fara a-i da direct
informatia.

Biblioteca hibrid este biblioteca in care isi fac simtita prezenta calculatoarele. Conceptul de
biblioteca hibrid a aparut in literatura anglo-saxona si desemneaza acea structura in care coexista
documentele traditionale tiparite, documente audio-vizuale, documente multimedia precum si
posibilitatea de accesare a resurselor informationale prin retele si in principal prin Internet. De
asemenea, instrumentele de regasire a resurselor documentare puse la dispozitia utilizatorilor sunt in
format electronic.
 Biblioteca electronica este o biblioteca care are documente text, audio-vizuale,
multimedia, transferate pe suport electronic, organizate in colectii si impunand conditii specifice de
consultare. Biblioteca electronica propune utilizatorilor accesul on-line la catalogul informatizat precum
si la alte documente secundare de informare (ex: bibliografii, incluzand sau nu rezumate, referate) si
poate oferi de asemenea resurse informationale electronice existente sau nu in biblioteca. Mai multe
biblioteci electronice legate intr-o retea isi pot partaja astfel resursele informationale.

Prin posibilitatea de a oferi resurse electronice care nu se afla in colectiile proprii, biblioteca
electronica constituie germenele bibliotecii digitale.

Biblioteca digitala se sprijina pe trei piloni importanti: biblioteca

electronica, tehnologiile de informare si comunicare, utilizatorul. Resursele
informationale ale unei biblioteci electronice integrata intr-o biblioteca
digitala sunt dupa cum am vazut, din cele mai diverse: ansamblul resurselor
digitalizate ale unei biblioteci (documente primare dar si documente
secundare in special cataloagele electronice) precum si link-uri catre alte
resurse electronice aflate intr-o oarecare conexiune logica sau
organizationala.

Resursele informationale ale unei biblioteci digitale ar putea fi: cataloagele informatizate
care reflecta colectivele proprii; cataloagele informatizate ale altor biblioteci; colectii; full-text
digitalizate; resurse si instrumentele de documentare la distanta, indiferent de tipul de format si
de organizare, abonamente la publicatii electronice si la baze de date, acces la CD-ROM-uri in
retea; resurse informationale integrate intr-un sistem partajat, etc.

Tehnologiile de informare si comunicare demonstreaza ca biblioteca digitala are ca parte

integranta infrastructura tehnologica care conditioneaza procesele de constructie, prelucrare,
comunicare si utilizare a informatiei. Conectarea obligatorie la retele si disponibilizarea resurselor
informative prin intermediul acestora determina ca bibliotecile digitale sa nu fie percepute ca entitati
singulare.

Biblioteca digitala asimileaza si dezvolta o serie de principii din domeniul Biblioteconomiei si

Stiintelor Informarii :

- Documentele electronice constituie o colectie organizata;

- Documentele care constituie colectia sunt create, achizitionate, colectate, semnalate in acord
cu principiile de dezvoltare a colectiilor;

- Documentele electronice sunt disponibilizate intr-o maniera coerenta direct sau prin produse
si servicii specializate astfel incat sa permita utilizatorului folosirea lor asemeni materialelor de biblioteca
obisnuite ;

- Structua biblioteconomica in ansamblu este abordata potrivit principiului dezvoltarii dinamice

adica se are in vedere o evolutie in timp a bibliotecii bazata pe stabilitatea resurselor, actualizarea lor,
eliminarea documentelor vechi, inaccesibile sau inadecvate, actualizarea si diversificarea instrumentelor
de acces si utilizare a resurselor informationale.

Biblioteca digitala este in egala masura un concept organizational dar si o structura stabila. Biblioteca
virtuala are acceptiuni foarte diverse toate pornind de la sensurile de virtual, de realitate virtuala.
Realitatea virtuala este considerata in acest caz cea definita de contextul electronic.

Biblioteca virtuala ramane doar un concept organizational care integreaza intr-un context unitar
resurse electronice, tehnologici de informare si comunicare, utilizatorii fara o precisa delimitare spatio-
temperala. Altfel spus, biblioteca virtuala este o biblioteca digitala fara delimitari spatio-temperale si am
mai adauga ca si fara respectarea riguroasa a principiilor de constructie, structurare, prelucrare,
comunicare, utilizare, prezervare a resurselor informationale exclusiv electronice.

In domeniul stiintific al Stiintelor Informarii si Comunicarii termenii de biblioteca digitala si

biblioteca virtuala sunt considerati sinonime partiale si de fapt cand se vorbeste de biblioteca virtuala
se are in vedere sensul mult mai concret si mai explicit al bibliotecii digitale.

Alte mutatii importante datorate Tehnologiilor

Informatiei si Comunicarii se pot observa la nivelul
profesiilor de informare. Evolutia profesiilor de
informare este strans legata de avansarea stiintei
si tehnologiei informatiei. Intalnim deci forme
evoluate ale acestor profesiuni in tarile si regiunile
care au dezvoltat o industrie de informare, precum
Statele Unite, Europa si Japonia. Prin profesionisti
in informare intelegem persoanele si femei, care
preiau informatia inregistrata pe diferite suporturi,
o organizeaza, o eticheteaza, o indexeaza, o
stocheaza, o repereaza, o distribuie ca atare sau
distribuie produse elaborate pornind de la
ea. Activitatile exercitate de profesionistii din
informare prezinta o remarcabila diversitate.
Printre muncile clasice intalnite in mod curent, pot
fi: evaluarea, planificarea, vanzarea si instalarea
de retele locale de comunicare a informatiei intr-o
societate industriala (INTRANET-uri), efectuarea
de cercetari documentare, manuale si
informatizate intr-un serviciu de documentare
dintr-un centru de cercetare si dezvoltare sau dintr-
un centru specializat, instalarea de programe de
gestiune de informatii pentru informatizarea unei
biblioteci, unui muzeu sau unui centru de
informare, instalarea de servicii electronice de
comunicare orala (videoconferinta) si scrisa (posta
electronica) intr-o societate, pregatirea, editarea
informatiei tehnico-stiintifice dintr-un domeniu,
producerea de programe audiovizuale si sisteme
de informare multimedia specializate, gestionarea
achizitiilor, constituirea colectilor unui muzeu, unei
biblioteci si informatizarea lor, indrumarea si
coordonarea si realizarea documentarii pentru o
revista stiintifica, instituirea politicii bugetare si a
politicii de recrutare dintr-un centru de
documentare etc.
In ciuda evolutiilor timide, vechile profesii de bibliotecari, documentaristi, arhivisti si de
conservatori sunt si raman tehnici de document, de obiect si nu de informatie. Aceste profesii vor trebui
sa asimileze continuturi si competente noi astfel incat raspunda nevoilor de informare ale utilizatorilor.

Potrivit lui Yves Le Coadic[1] se disting trei grupe de profesii legate de informatie:a) specialistii
in informare – Aceasta categorie, foarte larga, include persoane care nu lucreaza in general in contextul
“biblioteca” traditional - chiar daca ei pot apela in activitatile lor la competente de acest tip. Ei
manipuleaza informatia facand apel la tehnici electronice de informare utilizand calculatoare si retele de
telecomunicatii. Ei sunt mai mult concentrati pe analiza, comunicarea si utilizarea informatiei decat pe
stocarea si pe protectia colectiilor de documente, de obiecte; b) Antreprenorii de informatii–aceasta
grupa este constituita din profesionisti in informare care creeaza societati de creare si de vanzare a
produselor si serviciilor de informare. O societate de informare este o societate care organizeaza,
manipuleaza, transforma, comunica analizeaza informatia produsa prin investigatii, cercetare, studii.
Produsul de informare poate fi o banca de informatii specializate, un program, publicatii (index,
repertorii, etc.). Un serviciu de informare furnizeaza informatii la cerere unei societati care nu are
serviciu propriu sau dataseaza profesionisti in informare, pe perioade scurte, in acea societate;
c) Oamenii de stiinta in informare – Este vorba de comunitatea stiintifica a cercetatorilor stiintifici, a
profesorilor care fac cercetare in stiinta informarii si a carui invatamant se raporteaza la acest domeniu.
Ei lucreaza in universitati, centre de cercetare sau pentru mari sociatati care au pus pe picioare programe
de cercetare in vederea studierii proprietatilor informatiei si dezvoltarii de noi sisteme si produse de
informare.

Tehnologiile Informatiei si Comunicarii prin noul context informational si de comunicare pe care

il produc si il impun relativizeaza notiunile de spatiu si timp, aduna indivizi si comunitati intr-un spatiu
unitar global, spatiu in care fiecare dintre noi trebuie sa-si dezvolte strategii de adaptare, informare si
comunicare prin asimilarea de cunostinte si competente specifice.