Proiect realizat de:

Dumitrescu Lavinia Maria

Radu Daniela
Paraschiv Gabriela
 Arhivarea electronică este inclusă în sistemul de
management al documentelor și presupune o modalitate de
gestionare simplă, în principiu. Practic, aceasta este un
sistem electronic de stocare și gestionare a documentelor în
interiorul unei companii. Funcționalitatea unui sistem de
management al documentelor este și poate deveni destul de
complexă, în funcție de tipicul activității.
 Arhivarea electronica este procedeul prin care documentele
din arhiva fizica existenta sunt transformate in imagini
(prin scanare de mare viteza) si transpuse intr-o arhiva
electronica.
 Arhivarea electronica de documente include analiza arhivei
fizice (suport hartie) si a arhivei de documente electronice
(suport vizual) existenta, scanarea si captura documentelor
din unitati arhivistice, indexarea informatiei care a fost
scanata si preluata electronic (dupa cuvinte cheie sau
continut), stocarea si arhivarea informatiilor intr-un mediu
electronic, in conditii perfecte de securitate.
 Avantaje:
 Acces rapid la documente in format electronic sau
la rezolutie foarte buna
 Back-up pentru arhiva fizica
 Usurinta in gestionarea arhivelor digitale
 Posibilitatea de a organiza arhiva digitala dupa
criterii de indexare si arhivare
 Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma
electronica

 In intelesul prezentei legi, termenii si notiunile de mai jos au

urmatoarea semnificatie:
a) administrator al arhivei electronice - persoana fizica sau
juridica acreditata de autoritatea de reglementare si supraveghere
specializata in domeniu sa administreze sistemul electronic de
arhivare si documentele arhivate in cadrul arhivei electronice;
b) arhiva electronica - sistemul electronic de arhivare, impreuna cu
totalitatea documentelor in forma electronica arhivate.;
c) furnizor de servicii de arhivare electronica - orice persoana
fizica sau juridica, acreditata sa presteze servicii legate de arhivarea
electronica;
d) mediu de stocare - orice mediu pe care se poate inregistra sau de
pe care se poate reda un document in forma electronica;
e) mesaj electronic - documentul in forma electronica ce
contine date de identificare privind expeditorul, destinatarul,
precum si momentul de timp la care acesta a fost expediat,
realizat in scopul transmiterii la distanta a unei informatii prin
mijloace electronice;
f) regim de acces la document - gradul in care se acorda drept
de acces la document de catre titularul dreptului de dispozitie
asupra documentului;
g) sistem electronic de arhivare - sistemul informatic destinat
colectarii, stocarii, organizarii si catalogarii documentelor in
forma electronica in scopul conservarii, consultarii si redarii
acestora;
h) titular al dreptului de dispozitie asupra documentului -
persoana fizica sau juridica proprietara sau, dupa caz, emitenta
a documentului, care are dreptul de a stabili si modifica
regimul de acces la document, conform legislatiei in vigoare.
 Crearea arhivei electronice
 Primirea unui document in forma electronica in arhiva
electronica este conditionata de indeplinirea urmatoarelor
cerinte:
a) semnarea documentelor in forma electronica, cu semnatura
electronica extinsa a titularului dreptului de dispozitie,
denumita in continuare semnatura electronica;
b) valabilitatea semnaturii electronice a titularului dreptului de
dispozitie asupra documentului;
c) depunerea cheii de criptare si decriptare pentru documentele
criptate care cad sub incidenta Legii Arhivelor Nationale
nr.16/1996, cu modificarile si completarile ulterioare;
 Arhivarea electronica in Romania
 În România există o lege a arhivării electronice, care acreditează
persoane fizice sau juridice pentru stocarea externă a acestor
documente în condiții speciale. Pe lângă arhivarea locală în
interiorul companiei, aceste persoane fizice sau juridice pot
beneficia de un serviciu extern de stocare a datelor, care se face
pe o platformă construită și acreditată conform legii 135/2007,
care reglementează regimul arhivării electronice.
 În principiu, tot legea reglementează locul unde pot fi stocate
aceste date. Ele trebuie să fie exclusiv pe teritoriul României,
deci nu au voie să părăsească țara în proces, în niciun fel de
stagiu intermediar. Aceste documente nu ies de pe teritoriul
României
 Serverele și mediile de stocare trebuie, la rândul lor,
stocate într-un centru de date aflat pe teritoriul
României, acreditat prin lege, pentru prestarea de
operațiuni de arhivare electronică. Există câteva centre
de date în România care dețin această acreditare.
 În momentul de față, noi stocăm toate echipamentele
într-un asemenea centru de date, care este supus, desigur,
normelor de securitate și verificărilor periodice.
Ministerul pentru Societatea Informațională le
acreditează și le verifică periodic, să corespundă din
toate punctele de vedere.
 Cum se desfasoara procesul de arhivare
electronica?
 Arhivarea electronică devine obligatorie în momentul în care
documentele specificate prin lege, cu regim de arhivare pe o
perioadă fixă de timp, de exemplu fluturașii de salarii sau
declarațiile ANAF, sunt emise în totalitate în regim electronic.
Procesul nu se face în interiorul companiei, ci la un furnizor de
servicii de arhivare acreditat prin lege. Acest proces de arhivare
la un furnizor acreditat implică aplicarea unor semnături
digitale pe documente, care garantează integritatea și
autenticitatea documentelor respective. Odată emise din arhiva
acestui furnizor de servicii, ele au aceeași putere juridică
precum semnătura olografă, ca documentele semnate și
ștampilate de mână. Ele sunt documente autentice, iar în acest
fel se elimină complet necesitatea păstrării în copie, pe hârtie.
 Se poate arhiva electronic orice fel de document. De fapt,
noțiunea de document este puțin improprie, pentru că în sistem
electronic, în IT, noi vorbim despre fișiere, fișiere care pot fi
audio, media, inclusiv documente în format Office, PDF sau
chiar și text. În arhivarea electronică se poate depune orice fel
de format. Există niște limite impuse de procesul fizic de
procesare al arhivei, care ne limitează puțin, dar în momentul de
față putem arhiva documente până în ordinul a patru GB, date
care înseamnă inclusiv înregistrări video cu o durată de
aproximativ două, trei ore, la calitate bună.
 Orice fel de fișier care se depune în această arhivă trebuie
semnat digital, inclusiv înregistrările video. Este o condiție a
legii. Proprietarul dreptului de dispoziție a documentului, cel
care l-a emis, îl semnează electronic, iar acest lucru ne
garantează nouă, arhivatorului, că persoana este autentică, că
semnătura este valabilă la data la care se depune în arhivă
documentul. Acesta este un proces electronic de verificare
Webgrafie
 http://reea.net/blog/5-aspecte-retinut-
arhivarea-electronica-romania/?lang=ro,
accesat la data 01.05.2018
 https://www.certsign.ro/certsign/servicii/a
rhivare-electronica, accesat la data
01.05.2018
 Legea nr. 135/2007 privind arhivarea
documentelor in forma electronica.