Sunteți pe pagina 1din 20

ARHIVAREA ELECTRONICĂ A

DOCUMENTELOR

Masterand (anul II)


Facultatea de Litere, Universitatea din București
ARHIVAREA DOCUMENTELOR
 În mod tradițional, „arhivarea” înseamnă păstrarea înregi
strărilor istorice. Arhivele sunt colecții de documente sau
„înregistrări” care au fost selectate pentru conservare per
manentă datorită valorii lor ca dovadă sau ca sursă de cer
cetare istorică sau de altă natură. Natura documentelor ar
hivate depinde de tipurile de organizație.
 Informațiile, indiferent de modul în care acestea sunt pro
duse sau colectate inițial, devin un atuu din ce în ce mai v
aloros pentru organizații, în timp ce, simultan, cerințele d
e arhivare a informațiilor devin tot mai complexe.
 Colecțiile de arhivă sunt de obicei unice, motiv pentru c
are este atât de important să fie depozitate și gestionate c
u atenție pentru a le proteja și păstra pentru utilizarea act
uală și viitoare.
ARHIVAREA ELECTRONICĂ A DOCUMEN
TELOR

 Practicile vechi legate de sistemele de lucru neelectronice dispar


rapid din mediul de afaceri, iar politicile de gestionare a eficiențe
i corporative se încadrează acum în mediile de lucru fără hârtie, u
nde aspecte precum arhivarea electronică pe termen lung a tuturo
r documentelor aduc o valoare importantă acesteia.

 Arhivarea electronică este crearea de copii digitale ale înregistr


ărilor care au originea în formate fizice tradiționale, cum ar fi hâr
tie, pergament, fotografii, film, sunet și video.

 Arhiva electronică este soluția ce transpune fondul arhivistic al u


nei companii din format fizic în format digital și îl gestionează în
tr-o aplicație unitară ce permite accesul rapid și eficient la inform
ație, asigură localizarea facilă și managementul documentelor ele
ctronice, optimizează spațiul de stocare și oferă siguranță în proc
esarea și stocarea datelor.
 Arhiva electronică este o soluție la îndemână ce
optimizează timpul și spațiul companiilor și oferă
disponibilitate la copia electronică a documentelor
ce poate fi accesată de mai mulți utilizatori în
același timp. În cazul unei catastrofe sau situații de
urgență, recuperarea imediată a datelor este vitală,
iar deținerea unei arhive electronice este un sistem
de back-up foarte bine pus la punct.

 Odată cu avansarea tehnologiei, arhivarea


electronică a documentelor a evoluat, permițând
arhivarea și recuperarea constantă a informațiilor
relevante în mod organizat.

 Soluția de arhivare electronică dispune de o


structură logică de grupare, cautare și identificare a
datelor. Aceasta asigură stocarea datelor în condiții
de securitate, pastrează integritatea documentelor și
confidențialitatea prevazute de lege.
 Pe măsură ce datele și documentele digitale devin norma,
reglementările din jurul lor au crescut considerabil în
ultimii ani, precum reglementările UE privind protecția
generală a datelor (GDPR), serviciile de identificare,
autentificare și încredere electronice (eIDAS) sau
reglementările locale privind datele digitale și conservarea
acestora.

 Prin Regulamentul GDPR, persoana fizică are dreptul de a


contesta deciziile luate printr-un proces de prelucrare
automat și de aceea, companiile trebuie să se concentreze
pe explicarea modului în care vor fi procesate datele,
precum și pe obținerea consimțământului persoanei vizate
pentru stocarea informațiilor colectate și de asemenea, să
conștientizeze faptul că sunt responsabile de păstrarea lor
în condiții de siguranță.
În România există o lege a arhivării electronice, care acreditează pe
rsoane fizice sau persoane juridice pentru stocarea externă a acestor
documente în condiții speciale. Pe lângă arhivarea locală în interior
ul companiei, aceste persoane fizice sau juridice pot beneficia de u
n serviciu extern de stocare a datelor, care se face pe o platformă co
nstruită și acreditată conform legii 35/2007, care reglementează reg
imul arhivării electronice
Crearea arhivei electronice

 Art. 7

Primirea unui document în formă electronică în arhiva electronică este condiţi


onată de îndeplinirea următoarelor cerinţe:
a) semnarea documentelor în formă electronică, cu semnătura electronică exti
nsă a titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului, denumită în cont
inuare semnătură electronică;
b) valabilitatea semnăturii electronice a titularului dreptului de dispoziţie asup
ra documentului;
c) depunerea cheii de criptare şi decriptare pentru documentele criptate care c
ad sub incidenţa Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, cu modificările şi com
pletările ulterioare;
d) transmiterea informaţiilor prevăzute la art. 8 alin. (2).
 Art. 8

(1) Documentul în formă electronică ce îndeplineşte condiţiile prevăzute la art. 7 este sem
nat electronic de către administratorul arhivei electronice, cu semnătura electronică, în car
e se atestă şi faptul că documentul respectiv are valoare de original sau copie, conform hot
ărârii titularului dreptului de dispoziţie asupra documentului. Documentul în formă electr
onică, astfel identificat, este arhivat în locaţia stabilită de administratorul arhivei electroni
ce.

(2) Administratorul arhivei electronice ataşează, pentru fiecare document în formă electro
nică arhivat, o fişă în formă electronică, ce va conţine cel puţin următoarele informaţii:
a) proprietarul documentului în formă electronică;
b) emitentul documentului în formă electronică;
c) titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului;
d) istoricul documentului în formă electronică;
e) tipul documentului în formă electronică;
f) nivelul de clasificare a documentului în formă electronică;
g) formatul digital în care este arhivat documentul în formă electronică;
h) cuvintele-cheie necesare identificării documentului în formă electronică;
i) elementele de localizare a suportului fizic;
j) identificatorul unic al documentului în formă electronică, în cadrul arhivei electronice;
k) data emiterii documentului;
l) data arhivării;
m) termenul de păstrare a documentului.
(3) În cazul în care documentul în formă electronică a fost generat prin trans
ferarea informaţiei de pe suport analog pe suport digital, fişa va conţine în p
lus următoarele informaţii:
a) referiri la proprietarul originalului şi locaţia în care se găseşte originalul;
b) metoda de transfer utilizată;
c) dispozitivul hardware utilizat;
d) programul de calculator utilizat.

Art. 9

(1) Administratorul arhivei electronice este obligat să înregistreze şi să ţină


evidenţa tuturor documentelor în formă electronică, intrate în arhiva electro
nică în cadrul unui registru în formă electronică.

(2) Accesul la registrul arhivei electronice este public numai pentru docume
ntele pentru care titularul dreptului de dispoziţie asupra documentului a stab
ilit un regim de acces public.

(3) Referinţa, în registrul arhivei, la un document care face parte din categor
ia documentelor clasificate, poate fi obţinută în funcţie de drepturile de acce
s ale solicitantului.
Art. 10
(1) Administratorul arhivei electronice trebuie să dispună de resurse financiare
pentru acoperirea prejudiciilor pe care le-ar putea cauza cu prilejul desfăşurării
activităţilor de arhivare electronică. Modalitatea asiguratorie se stabileşte prin
decizie a autorităţii de reglementare şi supraveghere specializată în domeniu.

(2) În cazul în care arhiva electronică conţine sau urmează să conţină document
e clasificate, administratorul arhivei electronice trebuie să îndeplinească condiţ
iile legale privind protecţia informaţiilor clasificate.

Art. 11
Fişa de însoţire a documentului va fi arhivată separat de document şi înregistrat
ă în registrul electronic al arhivei electronice. În cazul în care fişa face referire
la un document clasificat, referinţa în registru va fi criptată.
ETAPELE ARHIVĂRII ELECTRONICE

 Etapele realizării arhivei electronice sunt:

1. Analiza arhivei
2. Modelarea
3. Pregătirea arhivei fizice
4. Scanarea
5. Reconstituirea arhivei fizice
6. Indexarea documentelor scanate (fișiere)
7. Verificarea
8. Încheierea lucrării
• 1. Analiza arhivei – se stabilesc ce informații vor fi
înregistrate și sursele acestora, precum și instrumentele
folosite.

• 2. Modelarea - se realizează modelele logice în aplicația de


captură sau, în cazul unui import de date, se folosește soluția
de management de documente ce simplifică modul de lucru
al companiilor și eficientizează procesele zilnice.

• 3. Pregătire documentelor – documentele fizice sunt


preluate și se efectuează asupra lor operațiuni de înlăturare a
legăturilor, agrafelor, capselor, ajustarea și îndreptarea
paginilor, astfel încât acestea să aibă forme regulate.
• 4. Scanarea - documentele sunt scanate, păstrându-se
ordinea foilor, imaginile obținute sunt verificate calitativ,
reorientate sau rescanate. Se poate face manual, document
cu document, în cazul documentelor diferite ca formă și
mărime sau automat (foi A3 sau A4). Documentele scanate
pot fi salvate în formatele bmp, jpeg, tiff, pdf sau alte
formate. Majoritatea scanerelor permit salvarea fișierelor în
format de document portabil (PDF) pentru acuratețe și
claritate.

• 5. Indexarea - documentele obținute în urma scanării sunt


indexate automat sau sunt preluate la indexare de către
operatori, completându-se pentru fiecare tip de document
schema de indexare stabilită cu beneficiarul, devenind astfel
documente electronice. Documentele scanate pot fi
comprimate pentru a economisi spațiu.
• 6. Verificarea – fișierele sunt verificate imediat după
scanare pentru a se asigura că au fost corect copiate pe
suportul de stocare.

• 7. Încheierea lucrării - se realizează documentația aferentă,


se predau datele către beneficiar. Arhiva electronică este
înscripționată pe un suport electronic (DVD, hard disk) sau
pe un soft specializat DMS (Document Management
System.

AVANTAJELE ARHIVĂRII ELECTORNICE

Astăzi, tot mai multe companii aleg să arhiveze electronic docume


ntele interne datorită multiplelor beneficii pe care le oferă atât din punc
t de vedere al costurilor, cât și al timpului de regăsire al documentelor.
Printre avantajele arhivării electronice se regăsesc urmăoarele:

• Accesarea rapidă a informațiilor - documentele sunt disponibile i


mediat, cuvintele cheie relevante pot fi căutate și evidențiate în câte
va secunde

• Protejarea integrității documentelor - spre deosebire de arhivare


a fizică, într-o arhivă electronică se pastrează o copie a documentul
ui original, ce nu poate fi șters, pierdut sau expus unor factori exteri
ori care îl pot deterioara, iar consultarea repetată nu va afecta integr
itatea acestuia
AVANTAJELE ARHIVĂRII ELECTORNICE

• Securizarea accesului la documente - există multe modalități de a


proteja datele din documentele digitale prin criptare, parolare sau
setarea de drepturi de acces ale utilizatorilor. Toate interacțiunile cu
un document arhivat electronic, (accesări, vizualizări, transmiteri)
sunt înregistrate și conțin informații referitoare la data, ora și
utilizator. Documentele nu pot fi șterse din sistem de o persoană
neautorizată sau înainte de depășirea termenului legal de pastrare.

• Simplificarea accesului la documente - documentele digitalizate


pot fi stocate într-un server central de unde pot fi accesate, preluate,
transmise sau partajate prin e-mail oricând de pe orice dispozitiv
conectat în câteva secunde.

• Reducerea costurilor – soluția de arhivare electronică a


documentelor are numeroase beneficii ce contribuie la imbunătățirea
modului de funcționare al unei companii, precum și la economisirea
timpului și banilor.
MANAGEMNTUL DOCUMENTELOR

Pentru a fi găsite mai ușor , documentele pot fi incluse într-o bază de date sau
se poate utiliza un program de management al documentelor.
 Arhivarea responsabilă nu înseamnă doar scanarea și salvarea
documentelor. Companiile ar trebui să se asigure că transformă acele
fișiere într-un format standardizat.
 Soluția de management al conținutului permite crearea documentelor din
șabloane predefinite și generarea automată a conținutului. Această
funcționalitate este foarte utilă în cadrul tuturor departamentelor dintr-o
companie pentru că facilitează generarea și managementul contractelor,
documentelor adiționale, ofertelor, adeverintelor, cererilor de diferite
tipuri și altor documente electronice.
 Soluția permite regăsirea rapidă a documentelor prin identificarea
imediată a acestora după cuvintele cheie utilizate. Astfel, documentele
sunt stocate centralizat și se reduce semnificativ timpul pierdut cu
regăsirea sau cu refacerea acestora.
BENEFICIILE MANAGEMENTULUI DE DOCUMENTE

 Acces rapid și controlat la informație în orice moment


 Posibilitate de sortare
 Importul /exportul datelor din / în diverse formate standard: html, xml,
xls,pdf, rtf, doc
 Utilizarea unui sistem inteligent de recunoaștere a textelor (OCR)
 Auditarea formularelor se face automat conform sistemului ISO
 Posibilitatea de a utiliza formulare tipizate, în funcție de departament
 Rata scazută de eroare umană
 Acuratețea datelor
 Interfața modernă și intuitivă
 Siguranța în utilizare
 Integrarea cu alte aplicații
 Dezvoltarea ulterioară de noi funcții și integrarea completă a acestora
 Accesibil din interiorul și din exteriorul organizației
CONCLUZII

 Mediul de afaceri actual este foarte flexibil și se


adaptează rapid la schimbări în funcție de provocările cu
care se confruntă. Întreprinderile mari din toate
sectoarele își desfășoară activitatea zilnică într-un mediu
aproape total digital.

 Găsirea unei abordări eficiente de arhivare a informațiilor


- de la crearea sa la distrugerea definitivă - este o
provocare. Provocări precum păstrarea ritmului cu
tehnologia, gestionarea și stabilirea costurilor de
întreținere, precum și securitatea și protecția datelor
trebuie să fie confruntate cu succes.
BIBLIOGRAFIE
 Legea Nr. 135/2007 privind arhivarea electronică
 Beneficii ale arhivarii electronice a documentelor, data ulti
mei accesari 04.05.2020. URL:
https://ezipper.ro/5-beneficii-ale-arhivarii-electronice-a-do
cumentelor/

 Principalele etape ale transformarii digitale, data ultimei ac


cesari 04.05.2020. URL:
https://ezipper.ro/care-sunt-principalele-etape-ale-transfor
marii-digitale
.
 Arhivarea digitala a documentelor, data ultimei accesari 04.
05.2020. URL:
https://ezipper.ro/arhivarea-digitala-a-documentelor/.