Managementul documentelor electronice

Managementul este un termen provenit din limba englez i adoptat ca atare, cu o semantic foarte complex, care desemneaz tiina conducerii organizaiilor i conducerea tiinific a acestora. Etimologia termenului Termenul management provine din latinescul maneo care nseamn a rmne de unde a ajuns la termenul francez maison (cas) i la menaj. Apoi de la substantivul latin manus (mn) s-a format n italian maneggio (prelucrare manual). Din francez sau italian, aceste cuvinte au cptat, n englez, forma verbului to manage, cu diverse nelesuri printre care i acelea de a administra, a conduce. Englezii au format apoi corespunztor substantivele manager i management. Prin management ca tiin se nelege studierea procesului de management n vederea sistematizrii i generalizrii unor concepte, legi, principii, reguli, a conceperii de noi sisteme, metode i tehnici care s contribuie la creterea eficienei activitilor desfurate pentru realizarea unor obiective. Documentele sunt elemente principale pentru succesul companiilor de azi pentru ca odata ce am intrat in sec XXI documentele devin esenta intregii afaceri. Pe masura ce tehnologiile se dezvolta, este de asteptat ca si documentele sa imbrace noi forme si sa ofere noi posibilitati de comunicare. Managerii romani au devenit constienti de importanta managementului documentelor si proiectelor. Procesul este in evolutie si va cunoaste o dezvoltare reala datorita aderarii la UE, moment in care companiile vor fi nevoite sa adopte standardele europene de calitate. In dictionar, documentul este definit ca: act prin care se adevereste, se constata sau se preconizeaza un fapt, se confera un drept, se recunoaste o obligatie; text scris sau tiparit, inscriptie sau alta marturie servind la cunoasterea unui fapt real actual sau fin trecut (DEX 1996) sau mai pe scurt, un document este o foaie de hartie pe care e scris ceva important, ce poate fi o informatie (scrisori, rapoarte, planuri de faceri, facturi, comenzi etc.). Acum, dupa revolutia digitala, este permisa o noua definire documentului: orice pachet de date structurate care poate fi folosit ca informatie. Ceea ce inseamna ca un document poate fi aproape orice: imagini, date, desene, holograme, CD-ROM-uri, secvente audio si video etc.
1

Cel mai important lucru este ca documentul va fi definit chiar de autorul sau. In momentul in care autorul il numeste document, este document. Toate mediile de afaceri gestioneaza evidente manual sau electronic. Evidentele reprezinta dovada mediului in care actionam, ne achitam de anumite obligatii sau ne dezvoltam in relatiile cu clientii. Mediile de stocare a inregistrarilor sau documentelor s-au dezvoltat incercand sa reflecte cat mai corect actiunile curente si de perspectiva ale diverselor domenii de activitate. In cadrul agentiei la care lucrez am putut remarca importanta unui bun management al documentelor. Fie ca au circuit intern, fie ca se adreseaza cuiva exterior organizatiei, acestea au nevoie de o buna evidenta si arhivare, pentru a fi usor regasite si folosite ulterior. Activitatea agentiei consta in intocmirea unei baze de date cu hostesse folosita in campanii publicitare pentru firmele colaboratoare. Agentia detine un numar mare de documente ce sunt pastrate in baze de date pe sectiuni pentru a putea gasi foarte usor un document. Informatia poate intra in tipologii diferite in functie de criteriul de analiza retinut. Cateva dintre aceste criterii ar fi: originea, sensul circulatiei in ierarhie, reprezentare, durata de viata, pozitia in procesul prelucrarii, destinatarul, gradul de institutionalizare, structura firmei, finalitatea. Dupa sensul de circulatie in ierarhie, in cadrul agentiei intalnim informatii descendente (fise de instructiuni ce provin de la manager catre angajati), ascendente (note informative, rapoarte efectuate de angajati), dar si informatii laterale (telefoane, note de informare de la un angajat la altul). Un alt fel de document pe care il intalnim in agentie este contractul de colaborare cu firmele colaboratoare pentru care agentia presteaza servicii publicitare. Acestea au un circuit intern, au un numar de ordine si contin informatii brute, numite si elementare sau de baza. Aceste contracte sunt arhivate clasic (dosare), dar si pe suport electronic (in fisiere). Managementul cunostintelor este un alt aspect important legat de documentele viitorului, cu toate ca nu exista o adeziune globala in ceea ce priveste definitia managementului cunotintelor. Oricum, aproape orice implementare de management al cunotintelor se bazeaza pe o tehnologie inteligenta. Fie c aplicatiile sunt destinate lucrului in colaborare sau partajarii cunostintelor, acestea sunt dependente de tehnologiile din spatele documentelor, cum sunt managementul continutului, crearea de legaturi intre documente sau uneltele pentru bazele de date integrate destinate magaziilor de date sau mineritul datelor.

Documentele - esenta afacerii Este greu de subestimat importanta documentelor. Organizatia este structurata in jurul acestora teancuri de scrisori, copii dupa diverse documente, rafturi pline cu dosare, cutia potala plina de mesaje electronice sunt doar cteva exemple. Iar intreaga activitate a firmei este organizata in jurul acestor documente. Sa amintim de contractele aranjate in raft, la bazele de date din departamentul TI si la tranzactiile diverse. Afacerea poate fi definita ca o arhitectura de documente. De aceea, putem spune ca documentele reprezinta esenta intregii afaceri. Dar o simpla analiza a problemelor legate de fluxul manual de documente arata dificultatile managementului clasic de documente in conditiile unei organizaii moderne. Managementul documentelor reprezinta un sistem informatic care permite circulatia (pentru informari, aprobari sau modificari), stocarea si regasirea documentelor aflate in orice format electronic, cu facilitati de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice (de exemplu, prin conectarea la dispozitive de scanare pot fi introduse automat in sistem documentele pe hartie). Statisticile arata ca pentru incheierea unei tranzactii, in prezent sunt necesare de doua ori mai multe documente decat in urma cu cinci ani. Introducerea unui sistem de asigurarea calitatii (conditie obligatorie pentrn companiile care doresc sa se incadreze standardelor europene), aduce cu sine un volum impresionant de documente care trebuie sa circule in interiorul firmei sau in relatiile cu partenerii. Caracteristici ale sistemelor de management al documentelor Un sistem performant de management al documentelor: implementeaza rapid fluxuri de documente este flexibil la orice structura organizationala are un grad inalt de securitate este adaptabil la orice tip de document este conectabil la alte aplicatii prezinta usurinta in exploatare este scalabil la dezvoltari ulterioare Functiile sistemelor de management al documentelor Sistemele de management al documentelor asigura: Alocarea unui numar unic de inregistrare fiecarui document Stabilirea locului unde se afla fiecare document activ Urmarirea intregului ciclu de viata al unui document:
3

 personalul insarcinat cu receptia acestuia momentul la care a fost receptionat persoana care raspunde de avizarea/raspunsul formulat data la care raspunsul/avizarea au fost finalizate Avantaje ale sistemelor de management al documentelor Spre deosebire de sistemele manuale sistemele automate de management al documentelor Stocheaza informatiile legate de document intr-un singur loc Permit accesul rapid la locul in care se afla documentul in organizatie Informeaza privind stadiul de avizare (rezolutie) in care se afla un document Urmaresc timpul necesar finalizarii unei avizari (rezolupi) si cele care au depasit acest termen Vizualizeaza numarul de documente intrate zilnic, saptamanal si lunar Tipuri de aplicatii ale sistemului de management al documentelor Biblioteci de documente Element central al unui sistem de management de documente, bibliotecile de documente contin: Documente relative la un proiect Proceduri ale sistemului cahttii, manualul calitatii Norme, proceduri, regulamente care trebuiesc consultate de personal Documente interne etc Aplicatii de Jinx (workflow) Documentele intr-o orgarnizatie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe rute clar definite. De aceea, sistemele de management de documente contin aplicatii de flux care determina cu precizie unde se trimite un document, daca a ajuns la destinatie, cand a fost redirectat i care este statutul lui la un moment dat. Printre aplicatiile de flux putem aminti: Informatii trimise din / in sistemul intern spre informare / aprobare Planuri si rapoarte de activitate Referate, Note, Cereri, Cereri de Concediu, Cereri de Transport, Cereri de Achizitii Generarea si publicarea de politici pentru asigurarea calitatii, a politicilor de resurse umane Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile sistemului calitatii, multiple aprobari Tratarea neconformitatilor
4

Un sistem de mangement de documente contine aplicatii usor de utilizat, foarte intuitive si bine organizate, are un sistem integrat de mesagerie electronica pentru comunicatii rapide si sigure in interiorul companiei, si cu alte organizatii sau agenti economici conectati la Internet si permite: Circulatia documentelor pe trasee ierarhice bine precizate, sau definite de catre autorul documentului, cu posibilitatea aprobarii sau respingerii acestora. Crearea standardizata,distribuirea si circulatia informatiilor si documentelor interne din companie, precum si a celor generate in relatia cu alte organizatii, asigurandu-se cele mai inalte standarde de securitate si confidentialitate. Urmarirea starii documentelor, in diferitele stadii prin care trec acestea, evidentierea modului de rezolvare a documentelor. Sistemul permite persoanelor autorizate din companie sa cunoasca in orice moment unde se afla un document si care este starea acestuia, prin inregistrarile care se fac asupra documentelor. Posibilitatea de a obtine rapid statistici si situatii privind dosarele rezolvate sau in lucru, dupa stare, tip, responsabili, etc. Metode tip ROl san TCO ce pot fi aplicate in cazul solutiilor sistemului de management al documentelor Rezultatul implementarii unui astfel de sistem trebuie sa se vada rapid prin reducerea timpilor de distributie si circulatie a documentelor, reducerea timpilor de rezolvare a sarcinilor, reducerea cheltuielilor administrative consumul hrtiei, telefonice etc. Cum unul din obiectivele principale al implementarii unui astfel de sistem este cresterea calitatii proceselor, o masura cuantificabila este cresterea satisfactei clientilor. Solutia eDoc pentru managementul documentelor Web eDoc, sistem de management de documente elaborat de SoftNet, care functioneaza pe platforma IBM/Lotus Domino, este o solutie completa si ofera toate functionalitatile unui sistem performant inregistrare, indexare, vizualizare dupa criterii multiple, cautare, workflow, arhivare de documente, folosirea de grupuri, drepturi de acces pana la nivel de camp din document, integrarea cu alte sisteme informatice si dispozitive electronice, istoricul fiecarui document. De mentionat ca accesul serverului se poate face atat prin clientul Lotus Notes cat si prin browser Internet.
5

Web eDoc, este format din mai multe module din care clientii pot alege exact functionalitatile care le sunt necesare pentru rezolvarea problemelor specifice. Folosind aceasta solutie se pot utiliza aplicatii standard SoftNet sau specifice activitatii fiecarei companii: Registratura Managementul relatiilor cu clientii - CRM Cereri de Achizitie, Referate de necesitate Cereri diverse Aplicatii care stocheaza informatii utile organizatiei Aplicatii care trebuie sa circule pe fluxuri bine definite sau ad-hoc Concluzie: In timpurile pe care le traim, reducerea cheltuielilor si eficienta sunt coordonate pe care le urmareste orice persoana implicata in mediul de afaceri. Un sistem de management al documentelor poate oferi o mai mare eficienta a utilizarii resurselor financiare, de timp si spatiu, dar si o sporire a calitatii serviciilor oferite clientilor. Cu costuri justificabile, fara necesitati prea mari de instruire, o solutie inteligenta de Management Electronic al Documentelor poate furniza un randament impresionant al investitiei, permitand utilizatorilor sa se concentreze la ceea ce este cu adevarat important.