Sunteți pe pagina 1din 201

Pt.

Examen

1. Functiile generale ale sistemului birotic 2. Structura sistemului birotic 3. Organizatia si structura organizatorica 4. Rolul secretarului in sistemul informatic 5. Functiile de secretariat 6. Relatiile secretar conducere 7. Clasificarea corespondentei 8. Elaborarea mesajului scris 9. Formula/Forma (sau ceva de genu:P) unei scrisori 10. Clasarea documentelor

INTRODUCERE n actuala revolu ie tehnico-tiin ific informatica, telecomunica iile, producerea i comunicarea informa iei au devenit priorit i incontestabile dar cu largi aplica ii n via a tiin ific, economic i social. n acest context a aprut o disciplin relativ recent: birotica termenul fiind introdus n limbajul cotidian n jurul anului 1976. Birotica vizeaz automatizarea activit ilor administrative i de birou depind cadrul tehnic al proceselor administrative. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil o dat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care au ptruns n orice birou i n orice secretariat al unei organiza ii sau institu ii sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica s-a nscut din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunica ie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performan ei i calit ii muncii de secretariat i de birou n toate domeniile de activitate. Pe de alt parte biroul n general, secretariatul n special a devenit unul dintre cele mai importante locuri de munc n societatea contemporan; secretariatul a cptat func ii i roluri multiple i complexe comparativ cu deceniile anterioare. Aceste transformri sunt valabile i n cazul societ ii romneti. Principalele func ii care revin secretariatului n prezent sunt urmtoarele: prelucrarea informa iilor, documentarea, func ia de reprezentare, func ia de filtru i legtur pentru solicitri de contacte cu conducerea, func ia de asistare direct a managementului. Dup cum se poate observa n activitatea de secretariat i n aceea a secretarelor (asistent manager) predomin procesele informa ionale i decizionale, informa ia oferind suportul pentru decizia managerial, iar comunicarea de informa ii i de decizii ocupnd o pondere important ntr-o organiza ie. n literatura de specialitate, secretariatul este definit ca un nucleu cu activit i, atribu ii i sarcini individuale complexe. n zilele noastre activitatea de secretariat presupune un complex de activit i i tehnici de lucru specifice (activit i de documentare, coresponden , protocol, arhivare de documente .a.). Prezentul volum, pornind de la aceste considerente, con ine no iuni teoretice, dar i practice, referitoare la activitatea de secretariat i asisten managerial. Astfel acesta furnizeaz no iuni teoretice referitoare la: conceptul de birotic, managementul i marketingul, ntr-o organiza ie, no iuni de drept administrativ i comercial. Totodat lucrarea cuprinde, n cea mai mare parte, no iuni practice legate de activitatea de secretariat: tehnici de secretariat, func iile secretariatului modern, organizarea i prelucrarea arhivei contemporane, elemente de protocol, norme romneti de drept administrativ i comercial. Am considerat util s furnizm celor interesa i att no iuni teoretice ct i practice, deoarece n prezent nu exist n Romnia o astfel de lucrare, respectiv un Manual de secretariat i asisten managerial adaptat la realit ile romneti. Lucrarea a avut drept obiectiv s trateze principalele activit i ale secretarelor (asistent manager) i ale secretariatului. Desigur, fiind la prima editare, Manualul va fi mbunt it pe msura aten ionrii noastre de ctre specialiti. Autorii sunt, cei mai mul i, cadre didactice universitare de la Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat din cadrul Facult ii de Litere a Universit ii din Bucureti. Desigur, prezentul manual nu epuizeaz problematica propus, dar autorii ndjduiesc c prezentul Manual de secretariat i asisten managerial va fi un pre ios instrument de lucru care va contribui la mbunt irea i modernizarea activit ii de birou, n special a secretariatelor i a secretarelor (asistent manager).

BIROTIC Lector univ. dr. Ionel Enache Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti 1. CONCEPTUL DE BIROTIC n contextul actualei revolu ii tehnico-tiin ifice, n care informatica i telecomunica iile, producerea i comunicarea informa iei sunt priorit i incontestabile, cu largi aplica ii n ntreaga via economic, tiin ific i social, definirea biroticii este o problem necesar dar dificil. Birotica vizeaz automatizarea activit ilor administrative i de birou, cu toate acestea, obiectul ei depete cadrul tehnic al proceselor administrative. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunica ii, cu noile mijloace de stocare i de transmitere a informa iei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optic i electronic i n special cu noile realizri n materie de echipamente i de programe informatice, birotica ofer noilor tehnici de procesare a informa iei valen e profesionale i economice cu multiple efecte sociale. Birotica este un nou mod de utilizare a calculatoarelor electronice i a devenit posibil odat cu rspndirea pe scar larg a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus i prin accesibilitatea utilizrii lor, au ptruns n orice birou sporind considerabil productivitatea i calitatea muncii administrative. Birotica este un cuvnt intrat n limbajul cotidian relativ recent prin preluarea termenului francez bureautique care, la rndul su, este echivalentul termenului englezesc office automation. Termenul a fost introdus n limba francez de P. Berger i L. Nauges, dup Conven ia Informatic din anul 1976. Ambele termene, dar mai ales cel englezesc, sugereaz domeniul biroticii BIROUL i obiectivul fundamental al acesteia AUTOMATIZAREA BIROULUI. Se poate spune c termenul a nceput s circule n Fran a dup 1982 cnd, ntr-o publica ie de specialitate (Jurnal Oficial), gsim urmtoarea defini ie: Birotica: ansamblu de tehnici i de mijloace utilizate n automatizarea activit ilor de birou, n special a aspectelor legate de comunica ie prin cuvnt, prin scris sau prin imagine. n timp au aprut numeroase ncercri de a defini birotica. n esen birotica studiaz ansamblul activit ilor de producere, de distribu ie i de exploatare a informa iei din perspectiva muncii de birou, fr ns a se substitui disciplinelor nrudite: informatica, telecomunica iile, telematica. Birotica s-a nscut, deci, din necesitatea integrrii mijloacelor i tehnicilor muncii administrative i de birou cu tehnicile de comunica ie i de prelucrare automat a datelor, urmrind creterea performan ei i calit ii muncii de birou n orice domeniu de activitate. ntr-o alt perspectiv, mai recent, adaptat la coordonatele societ ii informa ionale spre care ne ndreptm, birotica se contureaz ca un proces de automatizare flexibil aplicat la cel mai important loc de munc al societ ii de azi, i mai ales de mine: BIROUL. Sistemele birotice faciliteaz procesarea, diseminarea i coordonarea informa iei, materia prim a oricrei activit i de birou. Prin aceasta se ncearc nlturarea comarului birocratic. Astzi birourile au trei roluri organiza ionale importante: 1. 2. 3. Coordoneaz i conduc munca lucrtorilor dintr-o organiza ie. Integreaz munca realizat pe toate nivelurile cu func iile din organiza iile respective. Cupleaz organiza ia cu mediul, integrnd informa ional clien ii i furnizorii.

Pentru a ndeplini aceste roluri, n general, birourile desfoar cinci mari activit i:

1. 2. 3. 4. 5.

Managementul documentelor. Introducerea informa iilor n fiiere. Conducerea proiectelor. Coordonarea personalului. Repartizarea pe sarcini a indivizilor i a grupurilor. [1]

Prima dintre acestea consum aproximativ 40% din efortul total, celelalte activit i ocup restul de 60% n mod egal. Pentru a defini mai exact conceptul de birotic se impune sublinierea particularit ilor i tendin elor muncii de birou, indiferent de con inutul su economic. Astfel, o prim particularitate o constituie predominan a proceselor informa ionale i decizionale. Informa ia, materia prim a oricrei activit i de birou, ofer suportul deciziei manageriale n orice sistem i organiza ie economico-social. O alt particularitate o reprezint ponderea mare pe care o ocup comunicarea de informa ii i de decizii, prin cele dou forme ale sale: oral i scris. n Romnia, termenul de birotic a cptat o circula ie larg dup 1989. Acest fenomen poate fi explicat prin influen a combinat a urmtoarelor circumstan e: Transformarea social care a permis dezvoltarea propriet ii private, fenomen ce a dus la crearea ntreprinderilor mici i mijlocii. Acestea i-au bazat dezvoltarea pe utilizarea profesional a calculatoarelor personale (PC). Evolu ia tehnologic mondial care a permis descentralizarea accesului la informa ie prin creterea extraordinar a numrului de calculatoare personale i a celorlalte echipamente informatice. Liberalizarea importurilor de materiale de birou, inclusiv tehnic de calcul, consumabile, echipamente de birou (telefoane, faxuri, copiatoare). [2] n prezent n dezvoltarea biroticii exist dou tendin e majore: Una de natur tehnologic ce implic o cretere a capacit ii de intercomunicare (telefoane, radio, TV). Una de natur organiza ional care se refer la tendin a de a dezvolta structuri de tip re ea. n multe cazuri, n mod greit, birotica este asimilat cu munca de secretariat, locul unde se intersecteaz cele mai importante fluxuri informa ionale ale ntreprinderii, dar secretariatul reprezint numai unul din birourile care fac obiectul de studiu al biroticii. n viitor, birotica va urmri crearea biroului electronic, bazat pe utilizarea calculatoarelor, echipamentelor de comunica ie i a altor dispozitive electronice, care tinde spre eliminarea consumului uria de hrtie din biroul clasic. Obiectivele biroticii Obiectivul general al biroticii este creterea calit ii, productivit ii i flexibilit ii muncii de birou prin automatizarea activit ilor. Cele mai importante activit i de birou se refer la introducerea, la prelucrarea, la memorarea i la extragerea informa iilor. n societatea contemporan cantitatea de informa ie ce trebuie prelucrat este tot mai mare. Productivitatea muncii n acest sector a cunoscut o cretere mult mai lent n compara ie cu celelalte sectoare. De aceea speran a creterii productivit ii muncii este legat de dezvoltarea biroticii. Informatizarea muncii de birou, n afar de creterea calit ii i productivit ii muncii administrative, determin i alte efecte economice i sociale cum ar fi:

Eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabil a acestuia. Eliminarea efortului fizic i intelectual solicitat de prelucrarea manual a informa iei.

Eliminarea efortului solicitat de lectura i de controlul exactit ii documentelor primite sau expediate. Reducerea timpului de recep ie, de prelucrare i de transmitere a informa iei n activitatea administrativ. Creterea exactit ii proceselor informa ionale, a capacit ii de memorare i a vitezei de regsire a informa iei. Scderea considerabil a costului informa iei i a deciziei pe care aceasta din urm se fundamenteaz. Principiile biroticii [3] : 1. Principiul specificit ii. Munca de tip administrativ desfurat n birou reprezint obiectul de studiu al biroticii. Dei con inutul muncii n birou difer n func ie de nivelul ierarhic ntr-o organiza ie i de caracteristicile generale ale acesteia, exist o trstur comun: lucrul cu documente i cu informa ii. 2. Principiul frecven ei de apari ie a diferitelor tipuri de activit i. Birotica se oprete numai asupra celor mai utilizate proceduri i ac iuni pentru a ob ine efectul maxim prin simplificare, prin automatizare i prin integrare. 3. Principiul simplificrii. Activit ile care apar frecvent sunt n prima etap analizate, simplificate i apoi n etapa a doua automatizate i integrate. 4. Principiul automatizrii flexibile. Repetitivitatea relativ a unor activit i permite automatizarea flexibil a unor sarcini, adic automatizarea realizat direct de ctre utilizator. 5. Principiul integrrii. Acest principiu se refer la partajarea (utilizare n comun) datelor i informa iilor dintr-o organiza ie. Integrarea reprezint etapa final a procesului birotic optimizat n care colaborarea dintre utilizatorul mijloacelor birotice i informaticieni este inevitabil. 2. LOCUL SISTEMULUI BIROTIC N CADRUL FIRMEI 2.1. Sistemul informa ional Dac sistemul decizional reprezint sistemul nervos al unei organiza ii, sistemul informa ional este sistemul circulator. El ofer materia prim (informa ia) necesar n stabilirea i ndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competen elor i responsabilit ilor att manageriale, ct i de execu ie din cadrul organiza iilor socio-economice. Sistemul informa ional poate fi definit ca ansamblul datelor, informa iilor, fluxurilor i circuitelor informa ionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informa iilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organiza iei[1]. n continuare vom defini fiecare component a sistemului informa ional. Datele i informa iile reprezint componentele primare ale sistemului informa ional. Defini ii ale informa iei sunt multe n literatura de specialitate. Norbert Wiener, printele ciberneticii, spunea c informa ia este informa ie, nici materie, nici energie. Pornind de la ideea c informa ia este una dintre cele trei forme de manifestare a materiei, ncercarea de o defini este un nonsens. Din punct de vedere al teoriei comunica iilor, informa ia este un mesaj, un semnal ce reflect starea unui sistem sau a mediului n care acesta func ioneaz i care aduce receptorului un spor de cunoatere.

Informa ia economic reprezint acele date care aduc receptorului un spor de cunoatere privind ntreprinderea respectiv, ce i furnizeaz elemente noi, utilizabile n realizarea sarcinilor n cadrul firmei respective. Informa iile se ob in n general din prelucrarea datelor, ele nu se confund ns cu acestea. Data reprezint o niruire de caractere numerice sau alfa numerice, care au o anumit semnifica ie. Datele economice descriu ac iuni, procese, fapte, fenomene referitoare la firm sau la procese din afara acesteia. n concluzie se poate spune c orice informa ie este o dat dar nu orice dat este o informa ie, ci numai aceea care are pentru receptor un caracter de noutate. n literatura de specialitate se ntlnesc diverse criterii de clasificare a informa iilor. Iat cteva dintre acestea: 1. 2. 3. 4. 5. 6. dup modul de exprimare: orale, scrise, audio-vizuale; dup gradul de prelucrare: primare, intermediare, finale; dup direc ie: descendente, ascendente, orizontale; dup provenien : exogene, endogene; dup destina ie: interne, externe; dup obligativitate: imperative, nonimperative

7. dup natura proceselor reflectate: cercetare-dezvoltare, comerciale, produc ie, financiarcontabile, personal. Aceast clasificare se refer la informa ia economic utilizat n procesele manageriale pentru fundamentarea deciziilor. Alte criterii de clasificare pot fi: 1. 2. 3. dup form: analogic, digital; dup natura sa: date, texte, imagini fixe, secven e audio, secven e video; dup suport: magnetice, optice, opace, transparente.

Procese informa ionale [2] n raport cu natura lor specific, informa iile se proceseaz diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informa ionale: a) Procesarea datelor se caracterizeaz prin tratarea informa iei numerice, dup reguli matematice i logice, i este larg rspndit n activit ile care solicit un mare volum de calcule, de situa ii i de rapoarte: economie, proiectare, management, statistic etc. Prelucrarea datelor n sisteme informatice se realizeaz n mod diferit, n func ie de modul de organizare a acestora n colec ii de date. Datele organizate sub forma fiierelor de date se proceseaz cu ajutorul unor programe de firm, denumite interpretoare sau compilatoare care difer n func ie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc. Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD), dintre care cele mai rspndite sunt: base iv, foxpro, paradox, access, aproach etc. Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaz fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind func iile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilit i integrate de

tratare a informa iei (texte, tabele, baze de date, grafic etc.) cum sunt sistemele integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc. Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezint un interes deosebit datorit uurin ei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele i a mbinrii procesrii datelor cu procesarea de texte n cadrul foii de calcul electronic. b) Procesarea textelor reprezint un ansamblu de opera ii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesrii, textul, structurat n pagini, n paragrafe, n fraze i n cuvinte, este supus unor opera ii viznd forma caracterelor i mrimea acestora, forma i mrimea paginii, modul de aezare a textului n pagin. Procesarea textelor presupune, de asemenea, opera ii lingvistice cum sunt: despr irea automat a cuvintelor n silabe, controlul gramatical, lexical i ortografic al textului analizat. n urma acestor opera ii rezult un document de tip text care poate fi consultat prin afiare pe ecran ori imprimat pe hrtie sau pe microfilm n vederea arhivrii. Procesarea textelor se realizeaz fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte wordstar, word, wordperfect, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avnd alt destina ie principal, spre exemplu editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) i ale sistemelor integrate (WORKS). c) Procesarea documentelor reprezint un mod de utilizare modern i eficient a tehnicilor informatice i electronice n vederea receptrii, memorrii i prelucrrii grafice a imaginilor con inute n documente. Un document poate con ine informa ii provenite din surse diferite: situa ii i rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente con innd texte ob inute n urma procesrii textelor, tabele i reprezentri grafice realizate de un procesor de tabele, schi e i desene tehnice, grafic bidimensional sau tridimensional realizat cu ajutorul unor programe speciale de grafic, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini i fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc. Procesarea informa iei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaz de ctre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de ctre func ii specializate ale procesoarelor de texte sau de tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS). Documentele astfel procesate se memoreaz pe suporturi tehnice de date avnd o anumit organizare pentru a putea fi apoi uor regsite, consultate la terminal, imprimate pe hrtie sau pe microfilm, comunicate la distan sau introduse ntr-un nou proces de prelucrare grafic. d) Procesarea sunetului mbrac forme foarte variate, de la vocea uman (mesaje, convorbiri telefonice, ntlniri, conferin e) la sunete ob inute prin sintez electronic, la sunete naturale sau la sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informa ie sonor sau auditiv, perceput analogic i convertit n form digital, ofer materia prim ce urmeaz a fi procesat digital cu ajutorul unor echipamente i programe specializate n tratarea informa iei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate func iona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaz n acest mod o interfa acustic a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc.), precum i cu dispozitivele de comunica ie acustic de genul: telefon, interfon etc. e) Procesarea de imagini (imagini n micare) completeaz gama de posibilit i oferite de celelalte genuri de tratare a informa iei i constituie una din realizrile cele mai moderne ale electronicii i informaticii. Informa ia vizual dinamic este rezultatul afirii i perceperii unui numr de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secund), genernd privitorului uman senza ia vizual de micare. Sursele de informa ie video (imagini n micare) sunt diverse: realitatea, surprins cu tehnic de filmat (camer de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunica ii video de natur profesional, precum i imagini (anima ie profesional, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice i logice.

n mod curent prelucrarea informa iei vizuale este nso it i de prelucrarea informa iei sonore, dup cum imaginea este nso it de sunet sau de voce uman. nsemntatea acestei clasificri, a tipologiei tratrii informa iei, rezid n aceea c ultimele patru tipuri de procesare a informa iei sunt specifice domeniului biroticii. n cadrul acestora, dei s-a plecat de la automatizarea i de la informatizarea prelucrrii textelor, care ocup un loc important n activitatea de birou, se remarc o tendin de cretere a ponderii opera iilor de prelucrare video i sunet, dar dinamica cea mai nalt o nregistreaz sistemele de comunicare i de procesare a imaginilor fixe i mobile asistate de calculator. Circuite i fluxuri informa ionale Toate aceste categorii de informa ii circul n cadrul unit ii ntre persoane i ntre compartimente, precum i ntre unit i socio-economice, formnd circuite informa ionale. Circuitul informa ional reprezint drumul pe care l parcurge informa ia ntre emi tor i receptor (destinatar). O sec iune prin acest circuit informa ional formeaz un flux informa ional. Fluxul informa ional reprezint cantitatea de informa ii care circul ntre emi tor i beneficiar. Fluxul informa ional este caracterizat prin: con inut, sens, frecven , lungime, vitez, fiabilitate, cost. Circuitele i fluxurile informa ionale pot fi clasificate dup mai multe criterii: 1. 2. 3. dup direc ie: verticale, orizontale, oblice; dup frecven : periodice, ocazionale; dup locul unde iau natere: interne, externe.

Proceduri informa ionale O component a sistemului informa ional ce tinde s capete un rol preponderent n firmele moderne o constituie procedurile informa ionale. Prin proceduri informa ionale desemnm ansamblul elementelor prin care se stabilesc modalit ile de culegere, de nregistrare, de transmitere i de prelucrare a informa iilor cu precizarea opera iilor de efectuat i succesiunea lor, a suporturilor, modelelor i mijloacelor de tratare. Caracteristicile procedurilor informa ionale n prezent sunt: au un caracter detaliat; din ce n ce mai sofisticate; grad ridicat de formalizare (standardizare); caracter opera ional.

Mijloace de tratare a informa iilor: 1. Manuale: maini de dactilografiat, maini de calcul manual, maini de contabilizat i de facturat. 2. 3. Mecanizate: echipamente mecanografice (maini cu cartele perforate). Automate: calculatoare.

Func iile sistemului informa ional Sistemul informa ional al structurilor comerciale ndeplinete cumulativ trei func ii: 1. Decizional. Aceast func ie exprim rolul sistemului informa ional n asigurarea elementelor necesare lurii deciziilor.

2. Opera ional. Sistemul informa ional are drept scop declanarea ac iunilor necesare realizrii obiectivelor societ ii comerciale. 3. Documentare. Sistemul informa ional permite dezvoltarea i perfec ionarea personalului prin mbog irea cunotin elor. Deficien ele sistemului informa ional 1. Distorsiunea const n modificarea par ial, neinten ionat a con inutului mesajului unei informa ii. 2. Filtrajul const n modificarea par ial sau total a mesajului n mod inten ionat.

3. Redundan a const n culegerea, n prelucrarea i n transmiterea repetat a unor informa ii. 4. Suprancrcarea circuitelor informa ionale const n depirea capacit ii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la ntrzierea ajungerii mesajului la receptor. Parametrii calitativi ai informa iei Informa ia constituie materia prim a sistemului informa ional. n consecin , pentru a asigura o percepere realist a proceselor la care se refer, informa iile trebuie s ndeplineasc o serie de condi ii: s fie reale, multilaterale, sintetice i concise, precise i sigure, s ajung la beneficiar n timp util, s aib un caracter dinamic, orientare prospectiv i s fie adaptate nivelului de n elegere a personalului implicat. Principiile sistemului informa ional 1. Subordonarea conceperii i func ionrii sistemului informa ional cerin elor managementului firmei. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Corelarea sistemului informa ional cu cel decizional i organizatoric. Unitatea metodologic n tratarea informa iilor. Concentrarea asupra abaterilor esen iale. Asigurarea unui timp corespunztor de reac ie sistemului decizional. Asigurarea de maximum de informa ii finale din fondul de informa ii primare. Flexibilitatea. Eficacitatea i eficien a.

Toate aceste elemente (deficien e, parametrii calitativi ai informa iei i principiile) stau la baza procesului de proiectare, de reproiectare a sistemului informa ional i indirect a sistemului birotic. Tendin e n conceperea i n func ionarea sistemelor informa ionale: 1. 2. 3. 4. perfec ionrile tehnice i creterea numeric a mijloacelor de tratare a informa iilor; modificarea raportului dintre soft i hard n privin a pre ului n favoarea primului; utilizarea calculatoarelor n re ea; organizarea de baze de date, n special de baze de date specializate;

5. schimbri n mentalitatea managerilor n sensul n elegerii necesit ii introducerii calculatoarelor n firmele pe care le conduc. 2.2. Sistemul informatic

Sistemul informatic reprezint partea automatizat a sistemului informa ional. Raportul dintre sistemul informa ional i cel informatic este de ntreg-parte. Sistemul informatic este acea parte a sistemului informa ional n care opera iile de culegere, de prelucrare, de stocare i de transmitere a datelor se realizeaz cu ajutorul calculatorului. Componentele sistemului informatic sunt: 1. Componenta fizic (hard) este constituit dintr-un ansamblu de echipamente pentru culegerea, pentru prelucrarea, pentru transmiterea i pentru stocarea datelor i informa iilor. 2. Componenta logic (soft) cuprinde sistemul de operare i programele de aplica ii.

3. Baza de date cuprinde un ansamblu de colec ii de date i descrierea legturile dintre acestea. 4. Resursele umane cuprinde personalul de specialitate (operatori, programatori, analiti, ingineri de sistem). 5. Cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal necesar func ionrii sistemului informatic (sta ii de calcul, oficiu de calcul, centru de calcul). Prin intermediul acestor componente sistemul informatic realizeaz procesul de prelucrare automat a datelor cu scopul ob inerii de informa ii n vederea fundamentrii deciziilor sau realizrii produc iei. 2.3. Sistemul birotic ntreaga gam de instrumente hard i soft utilizate n activit ile de birou sunt integrate ra ional n cadrul sistemelor informatice de birou (sisteme birotice) care dispun de un nucleu informatic, de interfe e specifice cu toate tipurile de periferice, precum i de echipamente de stocare i de transmitere a informa iei sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri (date, texte, documente, sunet i imagini). Figura 1 sugereaz fluxurile informa ionale care pun n eviden locul i rolul sistemului birotic n cadrul unei organiza ii. Din figur rezult o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii n activitatea unei ntreprinderi sau organiza ii i raporturile acesteia cu sistemele decizionale i opera ionale, pe de o parte, i cu sistemele informatice i de comunica ii, pe de alt parte.

Fig. 1. Locul sistemului birotic n cadrul firmei Sistemul birotic este parte integrant a sistemului informa ional al unit ii i n aceast postur sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale ntregului sistem informa ional.

Astfel, deciziile i reglementrile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate i transmise prin intermediul sistemului informa ional (sistemul informatic, sistemul birotic i sistemul de comunica ii intern) tuturor compartimentelor de execu ie care formeaz sistemul opera ional. n sens invers, informa iile referitoare la modul de execu ie a deciziilor i la celelalte aspecte esen iale privind situa ia din sistemul opera ional sunt percepute de sistemul informa ional, selectate, analizate, puse n form adecvat i transmise operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional. Toate acestea reprezint fluxurile informa ional-decizionale interne ale sistemului ntreprinderii. Sistemul informa ional realizeaz, ns, i func ia de rela ii informa ionale ale sistemului ntreprinderii cu mediul social economic: organe financiare i bancare, alte organiza ii de stat i private, organele ierarhic superioare i cele subordonate (filiale i agen ii), parteneri de afaceri, furnizori, clien i, ac ionari. Aceast func ie extern, de legtur permanent cu mediul, ar fi de neconceput, n condi iile de astzi, fr valorificarea avantajelor oferite de sistemele moderne de comunicare a informa iei (scrise i orale, vizuale i auditive), n cadrul crora sistemele de telecomunica ii asistate de calculator ocup un loc central. Din observarea acestor fluxuri informa ionale se poate afirma c sistemele birotice joac tot mai mult un rol de interfa ntre: Sistemul ntreprinderii i mediul social-economic. Sistemul decizional i sistemul opera ional. Sistemul de comunica ii (extern) i sistemul informatic opera ional al ntreprinderii. [1]

Func iile i structura sistemului birotic vor fi tratate pe larg n capitolele urmtoare. 2.4. Sistemul decizional Din cele prezentate rezult c informa iile au un rol determinant n procesul de fundamentare a deciziilor, n realizarea unei conduceri tiin ifice a activit ii dintr-o unitate economic. Decizia poate fi definit ca o informa ie de comand pentru sistemul condus. Decizia are caracter obligatoriu pentru sistemul condus. Sistemul informa ional este subordonat procesului decizional, ca urmare, calitatea deciziilor depinde de calitatea informa iilor. De aceea trebuie s existe o preocupare permanent din partea factorilor de conducere pentru perfec ionarea continu a sistemelor informa ionale i decizionale. Una dintre cile principale pentru realizarea acestui obiectiv o constituie utilizarea calculatoarelor n procesul de prelucrare a datelor, deci implementarea sistemelor birotice. Ansamblul deciziilor adoptate i aplicate, structurate corespunztor sistemului de obiective urmrit i configura iei ierarhiei manageriale, alctuiesc sistemul decizional [2] . Numrul, natura i caracteristicile deciziilor ncorporate n sistem prezint o mare varietate. Astfel, tipurile de decizii pot fi clasificate dup 6 criterii: 1. 2. 3. 4. 5. 6. dup orizont: strategice, tactice, curente; dup ealonul managerial: superior, mediu, inferior; dup frecven : periodice, aleatorii, unice; dup posibilitatea anticiprii: anticipate, imprevizibile; dup amploarea sferei decizionale: integrale, avizate; dup sfera de cuprindere: participative, individuale.

n vederea ndeplinirii n mod eficient a multiplelor func ii ce-i revin, decizia la fel ca i informa ia trebuie s ntruneasc cteva cerin e cum ar fi: s fie fundamentat tiin ific; s fie asumat; s fie integrat (armonizat n ansamblul deciziilor adoptate); s se ncadreze n perioada optim de elaborare i de aplicare; s fie formulat corespunztor.

Avnd n vedere complexitatea mediului ambiant decizional, adoptarea deciziilor a devenit tot mai dificil. Din aceast cauz managerii apeleaz la modele, la metode i la tehnici decizionale, multe dintre acestea avnd la baz calculatorul i programe specifice. Iat cteva dintre acestea: ELECTRE, tabelul decizional, simularea decizional, arborele decizional. 3. FUNC IILE I STRUCTURA SISTEMULUI BIROTIC 3.1. Func iile generale ale sistemului birotic Func iile sistemului birotic decurg att din obiectivele de automatizare i de informatizare a activit ii de birou, dar i din mijloacele pe care electronica, informatica i comunica iile le ofer n vederea realizrii acestor obiective. Un sistem birotic ndeplinete urmtoarele func ii generale: 1. 2. 3. 4. 5. Func ia de introducere a informa iei n sistem. Func ia de memorare i de regsire a informa iei. Func ia de prelucrare. Func ia de ieire. Func ia de comand i de control.[1]

informa ii comenzi Fig. 2. Func iile sistemului birotic Func ia de introducere a informa iei n sistem se exercit ntr-o varietate de modalit i, cum sunt:

preluarea informa iei provenite din re elele de comunica ii na ionale sau interna ionale, publice sau private; preluarea informa iei provenite din re eaua local de date;

introducerea manual a datelor i textelor sau nregistrarea cu echipament adecvat a convorbirilor, imaginii i sunetului. Informa ia odat introdus n sistem fie se prelucreaz imediat, n timp real, fie se memoreaz pentru prelucrri ulterioare, nefiind exclus nici posibilitatea transferrii ei, la ieire, fr a fi memorat sau prelucrat de ctre sistem. Func ia de memorare i de regsire a informa iei joac un rol important n func ionarea unui sistem birotic. Capacitatea de stocare a informa iei i viteza de acces la date constituie criterii fundamentale de apreciere a performan elor unui sistem birotic. Informa iile se pot pstra astfel: n memoria intern, pentru datele n curs de prelucrare; n memoria extern, pentru datele care se consult periodic; arhiva electronic, pentru informa iile care se consult rar.

Informa ia aflat n memoria unui sistem birotic poate fi valorificat prin consultare local ori comunicat solicitan ilor prin intermediul re elelor de comunica ii. Func ia de prelucrare se refer la o mare varietate de opera ii i de procese: conversia informa iei din form analogic n form digital, necesar memorrii i procesrii ei cu mijloace informatice, precum i opera ia de conversie din digital n analogic; transferul informa iei de pe un tip de suport (magnetic, optic, grafic) pe altul (conversie de suport); copierea informa iei pe acelai tip de suport (opera ie de reproducere a informa iei);

crearea i ncrcarea bazei informa ionale a sistemului birotic. Presupune un ansamblu de proceduri prin care se genereaz structura i modul de organizare a informa iei pe suportul tehnic, ncrcarea bazelor de date, astfel create, cu informa ia provenit din memoria extern sau intern din re elele de comunica ie ori manual, de la terminale; actualizarea bazei informa ionale. Aceast opera ie presupune eliminarea i introducerea informa iilor i modificarea informa iilor deja existente; tratarea propriu-zis a informa iei, care const n efectuarea celor mai variate opera ii care pot privi: fie forma n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginilor; fie con inutul n cazul prelucrrii datelor.

informa ia prelucrat trebuie consultat n timp real. Acest lucru se realizeaz cu ajutorul unor programe care permit cutarea, selectarea i transmiterea informa iei solicitate la un dispozitiv periferic de ieire (monitor, imprimant etc.); punerea n form a informa iei solicitate la ieire presupune opera ii diferite n raport de natura informa iei solicitate. n cazul prelucrrii textelor, documentelor i imaginii punerea n form este una din opera iile principale la care acest gen de informa ii sunt supuse. Func ia de ieire a informa iei din sistem trebuie s satisfac mai multe cerin e avnd n vedere mai multe aspecte, dup cum urmeaz: natura informa iei transferate la ieire: date, texte, documente, secven e sonore, secven e vizuale;

con inutul efectiv al informa iilor solicitate la ieire; natura suportului tehnic sau grafic pe care urmeaz a fi transferat informa ia la ieire; forma, digital sau analogic, a informa iei transmise; destinatarul i mijlocul de comunicare adecvat.

Func ia de comand i de control a sistemului birotic de ine toate atributele necesare pentru dirijarea i pentru reglarea func ionrii ntregului sistem, a tuturor func iilor sale, alocarea optim a resurselor sistemului referitoare la echipamente, la memoria intern, la baza de programe i la baza informa ional. Tot aici are loc controlul proceselor de intrare, de prelucrare i de ieire a informa iei n func ie de natura lor, de destina ia i de modul de transmitere a rezultatelor. 1.2. Structura sistemului birotic

Sistemul birotic este un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente i de programe, de mijloace hard i soft, avnd ca obiectiv procesarea informa iei n activitatea de birou i care i exercit func iile sale n interdependen att cu sistemele informatice opera ionale, ct i cu sistemele de telecomunica ii, ntre care creeaz un ansamblu de legturi func ionale[2]. Din aceast defini ie rezult cele trei componente ale sistemului: echipamentul, programele i informa iile. Acestea au roluri diferite n economia sistemului birotic. Astfel, echipamentul (hard-ul) constituie componenta fizic a sistemului, programele (soft-ul) reprezint componenta logic a acestuia, n timp ce informa iile ofer obiectul supus procesrii cu ajutorul mijloacelor amintite. Toate acestea sunt reprezentate n figura 3.

Fig. 3. Structura sistemului birotic 1. Componenta fizic a sistemului birotic reprezint ansamblul de echipamente format din urmtoarele subdiviziuni: a. Unitatea central a sistemului. Este reprezentat de cele mai multe ori de unitatea central a unui calculator personal dispunnd de un microprocesor din clasa Pentium (III sau IV) cu o frecven de ordinul GHz (1-3), o memorie intern de 128 sau de 256 MB i o memorie extern cu un disc fix (HDD) cu o capacitate de ordinul zecilor de GB (20-100) - vezi figura 4.

Fig. 4. Structura standard a unui calculator personal

b. Unit ile de intrare ieire ale sistemului birotic con in att periferice comune cu celelalte sisteme informatice, ct i periferice specifice tratrii textelor, documentelor, imaginii i sunetului. Dintre perifericele de intrare necesare unui sistem birotic amintim: Scanner; Aparatul telefonic i interfa telefonic; Aparatul telefax i interfa telefax; Interfa de intrare telecopiator; Interfa video; Microfonul i interfa a pentru sunet adecvat; Camera de luat vederi i interfa a audio-video necesar; Lectorul optic de microfilme i interfa a specific.

Perifericele de ieire ale unui sistem informatic de birou sunt: Imprimanta; Plotter-ul; Aparatul telefonic i interfa a sa cu sistemul informatic; Aparatul telefax i interfa a sa specific; Interfa a de ieire telecopiator; Imprimanta pentru microfilm i interfa a sa; Interfa a video; Interfa a audio.

Perifericele de intrare-ieire ntlnite n configura ia unui sistem birotic sunt, n principal, urmtoarele: Terminalul informatic, compus din monitor alb-negru sau color i tastatura alfanumeric; Unit ile digitale de disc magnetic (discuri fixe i discuri flexibile); Unit ile audio-analogice de band magnetic i interfa a acestora; Unit i video-analogice de band magnetic i interfa a lor.

c) Echipamentul pentru comunica ii include totalitatea dispozitivelor tehnice de conectare, de codificare, decodificare, de transmitere i de recep ie local sau la distan a informa iei utilizate n activitatea de birou. Structura i func ionalitatea acestuia depinde de mai mul i factori: echipamentul informatic de birou utilizat, natura informa iei prelucrate, tipul de comunica ii practicate (locale sau la distan ), natura re elelor de telecomunica ii utilizate. Echipamentele folosite n telecomunica ii vor fi tratate pe larg n capitolul urmtor. 2) Indiferent de gradul de complexitate a configura iei fizice a unui sistem birotic, acesta nu poate func iona fr existen a subsistemului de programe care constituie componenta logic (soft) a sistemului birotic. Soft-ul reprezint ansamblul programelor care asigur func ionarea calculatorului sau a unor aplica ii informatice. Acesta este compus din: A. B. Soft de baz (sistem de operare) Soft de aplica ii

A. Sistemul de operare reprezint totalitatea programelor de control care asigur accesul optim la resursele hard i soft ale unui calculator sau ale unui grup de calculatoare. Sistemul de operare n raport cu numrul de utilizatori i cu numrul de programe pe care le poate executa la un moment dat se poate mpr i n mai multe categorii: 1. Monoutilizator i monotasking (DOS, MS-DOS). Permite rularea aplica iilor una dup alta; fiecare utilizator folosete resursele n mod serial. 2. Monoutilizator i multitasking (Windows 3x). Admite rularea aplica iilor pentru un singur utilizator n paralel. 3. Multiutilizator i multitasking (Windows 95, 98, Unix). Aplica iile mai multor utilizatori folosesc n comun sau separat resursele aflate n diferite puncte ale unei re ele de calcul. 4. Sisteme de operare pentru re ea (Novell/Netware). Permite accesul utilizatorilor de la mai multe calculatoare (terminale), la fiiere comune sau individuale. B. Softul de aplica ii este un program destinat rezolvrii unor anumite probleme. i acesta se mparte n mai multe categorii: 1. Soft-ul specializat este un produs la cheie, specializat n rezolvarea anumitor sarcini pentru clientul care l-a comandat. Este mai costisitor fiind realizat de obicei ca un unicat, dar prezint avantajul c este protejat mpotriva pirateriei, el putndu-se folosi doar cu echipamentul respectiv. 2. Soft semigeneralizat pachete de programe realizate de firme specializate care au o arie de cuprindere mare din punct de vedere al utilizatorului. n Romnia exist o banc na ional de programe pe lng Institutul de Cercetare n Informatic unde sunt stocate pachete de programe din aceast categorie. Utilizarea acestui tip de programe este mai ieftin i reduce considerabil durata de proiectare/implementare a noilor sisteme de birou. Ele asigur

n acelai timp compatibilitatea diferi ilor utilizatori, ceea ce favorizeaz prelucrarea unor date folosite de mai multe firme. 3. Softul generalizat programele din aceast categorie pot fi folosite de orice utilizator fr nici o adaptare. Utilizatorul solicit programul de la firmele specializate n func ie de tipul calculatorului, de capacitatea sa de memorie, de datele ce trebuie prelucrate. Tendin a n realizarea acestor programe este de automatizare a foarte multor func ii, n condi iile n care utilizatorul nu este un specialist n informatic. Soft-ul generalizat pentru birotic este format din urmtoarele grupe mari de programe: Procesoare de text i de imagine fix, tip document: WORD, WORDSTAR, WORDPERFECT, VENTURA PUBLISHER, PAGEMAKER, EXPRESS PUBLISHER. Procesoare pentru desen i pentru reprezentri grafice: CORELDRAW, HARVARD GRAPHICS. Procesoare de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO. Programe de gestiune a bazelor de date: ACCESS, APPROACH Procesoare integrate: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS, SYMPHONY. Procesoare pentru comunica ii i pentru re ele de date.

Unul dintre cele mai utilizare pachete de programe n activitatea de birou este Microsoft Office. Pachetul cuprinde o suit de programe de aplica ii produse de compania Microsoft, n care sunt incluse programele: Word, Excel, PowerPoint, Access. Word este un procesor de texte care permite crearea i gestionarea fiierelor de tip text precum i schimbul de date cu alte programe. Func iile realizate de acesta sunt: crearea de fiiere; deschiderea unor fiiere existente; selectarea textului; editarea textului (mutri, copieri, tergeri); formatarea documentului (formatarea caracterelor i a paragrafelor); crearea de tabele; inserarea de imagini i de grafice; corectarea automat lexical i gramatical; tiprirea la imprimant a documentelor.

Excel este un program de calcul tabelar. Func iile realizate sunt: crearea fiierelor tip foaie de calcul tabelar; formatarea foii de calcul; copierea, mutare, tergerea datelor; crearea de serii numerice i calendaristice; calcule pe baza unor func ii; inserarea graficelor pe baza datelor din tabele; crearea unor baze de date simple;

tiprirea la imprimant a foilor de calcul.

Access este un program de gestiune a bazelor de date care permite: crearea fiierelor tip baz de date (definirea cmpurilor, introducerea datelor); modificarea informa iilor din baza de date; adugarea sau tergerea unor cmpuri; sortarea bazei de date dup diverse criterii; interogarea bazei de date; crearea de formulare; crearea de rapoarte, de macrouri i de module; tiprirea rapoartelor.

PowerPoint este un program de grafic, de prezentare atractiv i convingtoare a unor date i informa ii. 3) Sistemul de informa ii al sistemului birotic ofer obiectul supus prelucrrii (elemente de intrare) n activitatea de birou asistat de calculator i n acelai timp con ine multitudinea de rezultate intermediare precum i rezultatele finale ale activit ii de birou (elemente de ieire). Informa iile de intrare pot proveni din mai multe surse: direct din realitate, introduse prin tastare (date, texte), scanare (documente, faxuri), nregistrare audio (microfon) sau video (camera de luat vederi): Preluate din re elele de date i de comunica ii, locale sau la distan (date, texte, documente, sunet i imagine). Rezultate intermediare ale unor prelucrri anterioare sau n curs de desfurare. Memoria extern i arhiva electronic sau pe microfilm a sistemului birotic.

Informa iile de ieire ale sistemului birotic au mai multe destina ii: Consultare on-line, prin afiare imediat la terminal (date, grafice, texte, documente), desenare la plotter (desene, schi e, planuri), redare audio (speaker), redare video (monitor, ecran). Transmitere, local sau la distan , prin sistemele de comunica ii locale i prin telecomunica ii de date, de texte, de sunet i de imagine. Pstrare temporar n memoria intern sau extern n vederea unor prelucrri imediate.

Pstrare pe termen mediu n memoria extern (disc magnetic) pentru consultri ulterioare. Pstrare pe termen ndelungat, prin arhivare pe suport magnetic (disc flexibil) sau grafic (microfilm). Din cele de mai sus se poate concluziona c func ionarea unui sistem informatic de birou este posibil numai prin func ionarea sincron i intercorelat a celor trei subsisteme ale acestuia: echipamentele, programele i informa iile. 4. COMUNICA IILE I TELECOMUNICA IILE N CADRUL BIROURILOR

4.1. Comunica iile 1.1.1. Definirea comunica iei

Comunicarea dintre manager i subordona i reprezint elementul dinamizator al proceselor manageriale i n acelai timp condi ie a unui climat organiza ional i motiva ional adecvat realizrii obiectivelor organiza iei. Comunicarea este un proces de transmitere a informa iilor, sub forma mesajelor simbolice, ntre dou sau mai multe persoane, unele cu statut de emi tor, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice[1]. Rolul deosebit al comunicrii n asigurarea func ionalit ii i eficacit ii activit ilor este generat, n special, de activitatea managerial. Este unanim aprecierea potrivit creia un manager afecteaz aproximativ 80% din timpul su pentru a comunica. Rolurile managerului n cadrul firmei sunt: 1. 2. 3. un rol interpersonal (simbol, lider, agent de legtur); un rol informa ional (observator activ, difuzor, purttor de cuvnt); un rol decizional (ntreprinztor, regulator, repartitor de resurse, negociator). Principalele reprezentri ale procesului comunicrii

1.1.2.

1.1.3.

Componentele procesului de comunicare

Emi torul persoana care ini iaz comunica ia (manager sau executant). Mesajul forma fizic a informa iei transmis de emi tor spre receptor. Canalul calea de transmitere a informa iei, strns legat de mesaj. Receptorul persoana sau grupul de persoane beneficiare a mesajului informa ional (executant sau manager). 1.1.4. Tipologia comunica iilor[2]

Varietatea comunica iilor ntlnite n cadrul firmei este justificat de existen a mai multor criterii de clasificare: a) b) canalul de comunicare comunica ii formale comunica ii informale direc ie (sens)

c) d)

comunica ii verticale descendente comunica ii verticale ascendente comunica ii orizontale comunica ii oblice con inut comunica ii operatorii comunica ii op ionale comunica ii generale comunica ii motiva ionale mod de transmitere comunica ii verbale comunica ii non-verbale

Tipuri de re ele de comunica ii: a) b) re ele descentralizate (n cerc sau n lan ); re ele centralizate (n Y sau n stea). Deficien e majore n procesul de comunicare

1.1.5.

Cele mai semnificative bariere comunica ionale se refer la: a) bariera de limbaj, de exprimare

folosirea necorespunztoare a unor elemente ale procesului de comunicare (tonul folosit, gesturi, expresia fe ei, pozi ia corpului etc.); incapacitatea emi torului de a-i stpni emo iile n transmiterea mesajului informa ional; b) aceleai cuvinte au sensuri diferite pentru anumite persoane. bariere de recep ie tendin a de a auzi numai ceea ce ne-am obinuit s auzim; ignorarea informa iilor care sunt n dezacord cu ceea ce cunoatem;

evaluarea subiectiv de ctre receptor a sursei obiective (emi torul) de transmitere a mesajului; recep ionarea, n moduri diferite, de ctre diferite persoane din cadrul firmei, a aceluiai mesaj. c) bariere contextuale

perceperea diferit a mesajelor func ie de presiunile exercitate de mediu asupra receptorului (zgomot, climatul organiza ional etc.). d) bariere mixte

discernerea insuficient a mesajelor relevante transmise sau primite de cele cu semnifica ie redus sau nul. Aceste bariere declaneaz o serie de deficien e n sistemul de comunica ii:

1.1.6. a)

filtrajul distorsiunea suprancrcarea canalelor de comunicare cu informa ii inutile Modalit i de amplificare a eficacit ii comunica iilor motivarea adecvat a comunicrii prin: determinarea cu exactitate a scopului fiecrei comunica ii; clasificarea ideilor nainte de debutul procesului de comunicare;

stabilirea oportunit ii comunica iilor, a celui mai prielnic moment pentru efectuarea acestora. b) asigurarea unei comunicri clare, concise n sensul: cunoaterii detaliate a simbolurilor utilizate n codificarea mesajelor informa ionale;

utilizrii unui limbaj simplu i direct, fr prea multe detalii care pot diminua curiozitatea i interesul receptorului; folosirii, cu prioritate, a comunica iilor directe, reducndu-se la minimum distorsiunea;

asigurrii unui nivel corespunztor de redundan n ceea ce privete transmiterea mesajelor complexe, complicate i de mare importan , n sensul repetrii acestor mesaje n moduri diferite i folosirea unor canale diferite. c) perfec ionarea managerilor, ndeosebi n ceea ce privete comunica iile i mecanismele de transmitere i de receptare a acestora n interiorul firmei, cadrul i climatul organiza ional .a. d) perfec ionarea capacit ii de exprimare i de ascultare, ndeosebi la manageri, corelarea organizrii formale cu organizarea informal. e) promovarea cu predilec ie a unor stiluri participative de management ce reclam folosirea pe scar larg a edin ei i delegrii, concomitent cu o puternic descentralizare a procesului decizional. f) perfec ionarea structurii organizatorice, att n ceea ce privete flexibilizarea, ct i n ceea ce privete aplatizarea sa. 4.2 Telecomunca iile

Telecomunica iile reprezint partea procesului de comunicare n care mesajul este transmis la distan (tele n limba greac nseamn departe) prin intermediul unor mijloace specifice. Posibilitatea de comunicare la distan a devenit o necesitate din cele mai vechi timpuri*. Pn la sfritul secolului al XIX-lea numrul telefoanelor era de aproximativ 1.000.000 (n prezent sunt peste 700.000.000). ntre anii 1830-1850 munca administrativ i cea n birouri cunoate o cretere rapid. Probabil aceast cretere a fost influen at i de utilizarea mainilor de scris i a telefoanelor. Cert este c n prezent telefonul a devenit un instrument indispensabil care a impus crearea unei ntregi re ele de comunica ii. Aceast re ea este folosit astzi pentru transmisiile prin telex, prin fax sau mai recent prin intermediul calculatorului. Totui acest echipament clasic nu este lipsit de probleme. Locuitorii britanici se plng c este necesar o sptmn pentru instalarea unui nou post telefonic. n Romnia o astfel de cerere este posibil s atepte 4-5 ani. n India exist peste 500000 de cereri nesatisfcute. n Iran este necesar formarea de 3-4 ori a unui numr de telefon pentru a se stabili o legtur. n

privin a numrului posturilor telefonice exist mari diferen e ntre rile lumii. Astfel New Yorkul are mai multe posturi telefonice dect ntreaga Afric. La fiecare 1000 de locuitori Suedia are 900 de posturi telefonice, n timp ce Portugalia are 200, iar India doar 5. 1.2.1. Echipamente folosite n telecomunica ii

TELEFONUL este cel mai important mod de comunica ie n afaceri. Este direct, personal i rapid. Facilit i ale telefoniei moderne: memorarea numerelor pentru cele mai utilizate numere;

reformarea ultimului numr se memoreaz ultimul numr format i se formeaz la cerere; butonul secret se ntrerupe sonorul n timpul convorbirii cu cineva din camer; afiarea numrului format se indic actualul numr format; memorarea i nregistrarea mai multor numere de telefon;

posibilitatea formrii numrului fr a ridica receptorul; acesta se ridic numai cnd rspunde interlocutorul solicitat; difuzor telefonul con ine un difuzor care ofer posibilitatea efecturii unei convorbiri chiar dac minile sunt ocupate. Servicii oferite de telefonia modern: 1. 2. Servicii de urgen : Salvarea, Pompierii, Poli ia, Salvamontul etc.; Servicii alarm;

3. Servicii de informa ii despre: starea vremii, ora exact, spectacole, evenimente sportive etc.; 4. 5. Serviciul telefonic cu tax invers; Serviciul telefonic de conferin e i de videoconferin e;

6. Serviciul de securitate. Pune la dispozi ia abona ilor senzori de securitate care detecteaz eventualii intrui, incendii, tierea liniilor telefonice i alte disfunc ionalit i. Un alt dispozitiv utilizat destul de frecvent este robotul telefonic. Robo ii sunt dispozitive electronice ce primesc telefoanele, transmit un mesaj interlocutorului motivnd imposibilitatea abonatului de a rspunde la telefon i l invit s lase un mesaj nregistrat dup semnal. Telefonia digital (Integrated System Digital Network) se refer la procesul de transformare a re elelor analogice n digitale, adic informa ia circul prin cabluri, sub forma trenurilor de bi i. Ca aplica ii caracteristice ale ISDN putem aminti: videoconferin a, videotex-ul i clasicul teletex. Videoconferin a este o teleconferin n care interlocutorii folosesc videofoanele. Avantaje oferite de ISDN: economie de cabluri, de spa iu; costuri reduse de instalare i de exploatare, de ntre inere; existen a unor sisteme de autotestare; folosirea telefonului prin intermediul calculatorului; posibilitatea introducerii unui sistem modern de taxare.

Dispozitivul portabil de avertizare (Radio Pager) are forma unui mic portmoneu, care se poate purta de ctre abonat. Atunci cnd acesta este cutat, este avertizat printr-un semnal. Pe ecranul dispozitivului apare mesajul. O dat cu apari ia telefoniei mobile interesul pentru pagere a sczut. TELEX-ul Este una dintre mainile folosite pentru transmiterea textelor. Folosete pentru nregistrarea informa iilor o band perforat. Fiecare liter sau cifr corespunde unei perfora ii anume, astfel nct banda citit (n cazul n care se cunoate limbajul) poate fi recunoscut i fr decodificatoare (citirea se face de ctre un operator telex). n prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind c se poate comunica simultan indiferent de condi iile atmosferice. FAX-ul (facsimil, telefax, telegrafie facsimil) Este un dispozitiv folosit pentru transmisia textelor i a imaginilor. Opereaz prin scanarea l imii unei foi de hrtie, detectnd unde hrtia este alb i unde este marcat, mutnd hrtia mai jos i rescannd. Rezultatele acestei scanri sunt transmise apoi prin liniile telefonice. La destina ie informa ia este tiprit pe o coal de hrtie, dnd natere unei copii a con inutului originalului. Astfel, orice persoan poate ob ine o copie a semnelor de pe original, indiferent de tipul acestora: litere, numere, desene, orice. Evolu ia tehnic a acestor aparate este extrem de rapid. Primele dou tipuri (G1 i G2), create n urm cu doar c iva ani, sunt desuete. Locul lor a fost luat de aparate mai sofisticate din grupa G3. Mainile din fiecare genera ie pot comunica ntre ele. Viteza mainilor crete odat cu grupele. Astfel, fax-urile din prima grup au nevoie de 6 minute pentru a transmite o pagin de tip A4. A doua grup are nevoie de 3 minute. Fax-urile din a treia grup transmit numai semnale analogice, de aceea au nevoie de aproximativ 5 secunde. Fax-urile din grupa G4 sunt n ntregime digitale, transmi nd documente prin re elele telefonice digitale. Unele din ele dispun de facilit i de transmitere a informa iei, de videotext, de videofon, de telefotografie, de teletratarea textelor i graficii. Majoritatea fax-urilor aflate n func iune sunt din grupa G3. Gama modelelor este foarte larg. Pot transmite o copie la fiecare 9 sau 15 secunde. Rezolu ia pe orizontal este de 8 puncte/mm, iar cea vertical de minimum 4 linii/mm, caz n care fotografiile pot fi transmise cu o calitate deosebit: pn la 16 nuan e de gri i adesea 32 pe cele mai mari fax-uri. Memoria permite stocarea nregistrrii unui document, transmisia fcndu-se mai trziu (noaptea tarifele sunt mai reduse). Anumite aparate sunt dotate cu sistem de multidifuzare, acelai document fiind transmis ctre mai mul i destinatari programa i la ore diferite. COPIATORUL Alturi de telefon i de fax, copiatorul este unul dintre cele mai utilizate echipamente n munca de birou. Dei nu este un echipament specific de telecomunica ii, copiatorul particip indirect la procesul de comunicare, prin multiplicarea documentelor care au ca suport hrtia sau foile transparente. Acest echipament are la baz principiul laserului (Light Amplification by Stimulated Emission of Radiation Amplificarea Luminii prin Emisie Stimulat a Radia iei). Imaginea documentului original este parcurs linie cu linie de o raz laser. Lumina reflectat de la imagine cade pe un tambur senzitiv care se rotete cu o vitez corespunztoare n jurul axului su. Tamburul, acoperit cu un material fotosensibil (seleniu), se electrizeaz static i atrage particule fine de dispersie sau de suspensie ale tonerului (tonerul exist att sub form de pulbere ct i lichid). Tonerul astfel atras este depus pe hrtie. Copiatoarele actuale exist n numeroase configura ii, putnd fi grupate n patru categorii:

1. Modele mici, care pot produce sub 1000 de copii/lun; 2. Copiatoare de volum mediu (1000-3000 de copii/lun); 3. Copiatoare de volum nalt (de la 30000-100000 de copii/lun); 4. Copiatoare gigant (peste 100000 de copii/lun). Factori ce trebuie avu i n vedere la cumprarea unui copiator Numr de copii pe lun;

Pre ul pe copie. Se ob ine adunnd costul tuturor consumabilelor (toner, developer, hrtie, cilindru, rata de amortizare a copiatorului etc.) i mpr ind la numrul de copii efectuate cu acestea. Cu ct copiatorul este mai performant, cu att costul pe copie este mai mic. Numrul de copii/minut; Mrimea maxim de hrtie admis (A3, A4); Sistemul de alimentare cu hrtie (automat sau nu); Facilit i de micorare/mrire;

Calitatea copiilor din punct de vedere al contrastului, cur eniei hrtiei i formei caracterelor. Ideal este ca documentul s fie imposibil de deosebit de copie; Copierea automat pe ambele fe e ale hrtiei; Posibilitatea de a copia n dou sau n mai multe culori;

Alimentarea automat cu documente, caz n care copiatorul va selecta i pozi iona documentul pe ecran, l va scoate afar i va lua urmtorul document automat; Selectarea automat a dimensiunii hrtiei, care va face copiatorul s alimenteze hrtie din tava care se potrivete dimensiunii documentului; Posibilitatea de a relua copierea de la numrul de copii la care hrtia s-a blocat n copiator. 1.2.2. Servicii moderne de telecomunica ii

VIDEOTEX Videotex-ul reprezint un grup de servicii care pune la dispozi ia utilizatorilor informa ii pe calculator. Aceste informa ii sunt prezentate pe monitoare sau pe ecrane TV la domiciliu. Dou exemple cunoscute de videotex sunt: teletext-ul i viewdata. TELECONFERIN E Reprezint un grup de servicii care permit inerea reuniunilor fr a mai fi necesar deplasarea participan ilor, ci doar prezen a lor n fa a unui telefon sau ntr-un studio. Tipuri de teleconferin e: a) audioconferin a permite comunicarea ntr-o edin prin intermediul sistemului telefonic; b) videoconferin a

Fiecare dintre calculatoarele participan ilor preia imaginea i sunetul prin intermediul unei camere de luat vederi i a unui microfon. Odat prelucrate, aceste semnale sunt compactate pe baza unor algoritmi compleci i apoi trimise pe liniile telefonice ctre ceilal i participan i la videoconferin , unde are loc procesul de decodificare i de afiare pe ecran.

Punctul slab al unui astfel de sistem este suportul utilizat pentru transferul datelor ntre calculatoare, i anume linia telefonic. De viteza acesteia depinde calitatea pe care o vor avea imaginile i sunetul. n cele din urm s-a apelat la serviciile liniilor telefonice digitale (Integrated Services Digital Network ISDN), ntruct permit viteze de transmisie de patru ori mai mari dect liniile obinuite i elimin parazi ii i sunetul de fond. c) teleconferin a pe computer. Permite comunicarea prin intermediul potei electronice, chiar dac nu to i participan ii utilizeaz calculatoarele n acelai timp. Participan ii pot trimite mesaje altor participan i n orice moment i pot recep iona orice parte din dezbaterile edin ei.

* Astfel, arabii de ineau n sec. VIII printre structurile de conducere ale statului un minister al comunica iilor. De asemenea dispuneau de o linie de turnuri-semafor pe o lungime de 5000 de km., ntre Maroc i Bagdad i de un serviciu de porumbei cltori. O mie de ani mai trziu flota de lup a britanicilor a folosit un sistem de steaguri semnalizatoare n btlia din 1805 de la Trafalgar. n 1878, doar la cteva decenii de la btlia de Trafalgar, s-a stabilit primul contact telefonic comercial. Astfel, dou inven ii ale secolului al XIX-lea (tastatura i telefonul) au pus bazele industriei telecomunica iilor moderne. 4.3. Re ele de calculatoare

O re ea de calculatoare reprezint un grup de calculatoare (omogene sau eterogene) care comunic ntre ele prin intermediul unor facilit i hard i soft. O defini ie mai riguroas ar putea fi: un grup de calculatoare (de orice tip) i de periferice care partajeaz (folosesc n comun) resursele. Tendin a actual n utilizarea calculatoarelor este cuplarea acestora n re ea. Acest lucru ofer multiple avantaje: programele pot fi pstrate ntr-o singur copie (pe server) i pot fi folosite de oricare dintre utilizatorii re elei; bazele de date pot fi exploatate de mai mul i utilizatori simultan; resursele hard (n special imprimantele) pot fi utilizate simultan de mai mul i utilizatori; posibilit i de comunicare i de schimb de informa ii ntre utilizatori.

Principalele componente ale unei re ele sunt: server-ul (un calculator mai puternic care gestioneaz activitatea ntregului sistem) i sta iile de lucru (work-station). Alte echipamente specifice re elelor sunt: - bridge (punte) face legtura ntre dou sau mai multe re ele - gateway (poart) leag calculatoare de tipuri diferite - modem permite conectarea calculatorului prin intermediul re elelor telefonice; transform semnalul digital n analog prin modulare i demodulare - transceiver conecteaz dou re ele prin radio 4.3.1. Tipuri de re ele A. 1) Dup aria geografic LAN (Local Area Network) arie geografic restrns

Servicii - partajarea resurselor serverului

- partajarea perifericelor din sistem - comunicare i interac iune ntre utilizatori - posibilitatea de conectare cu alte re ele 2) 3) WAN (Wide Area Network) larg rspndire geografic permit transmiterea datelor la distan prin intermediul liniilor telefonice sunt folosite pentru servicii de comunicare conectarea unor sisteme de diferite tipuri (mainframe, minicalculatoare). PDN (Public Data Network) rspndite la nivel mondial folosite pentru consultarea marilor baze de date ale lumii

Cele mai rspndite re ele de acest tip sunt: TELNET, MINITEL. B. Dup topologie (pentru re elele de tip LAN)

1. RING (inel) presupune conectarea calculatoarelor pe un canal circular. Controlul re elei este de inut pe rnd de fiecare dintre noduri ntr-un interval de timp bine determinat. Avantaje: toate nodurile sunt egale intervalul de timp n care va fi transmis un mesaj poate fi estimat necesarul de cablu e acceptabil

Dezavantaje: viteza de comunicare mai redus defectarea unui nod duce la blocarea ntregii re ele

2) BUS (magistral) presupune un cablu liniar la care sunt conectate toate nodurile re elei. Avantaje: necesar de cablu redus vitez de lucru mai mare interconectare simpl defectarea unui nod nu afecteaz re eaua

Dezavantaje: timpul de transmitere a unui mesaj dintr-un nod n altul nu poate fi determinat

3. STAR (stea) presupune un nod privilegiat n re ea (cu rol de server) la care sunt conectate toate celelalte. Avantaje: viteza de transmitere ridicat posibilitate de rulare a aplica iilor n timp real (timpul poate fi estimat) costul cablului de conectare este sczut

Dezavantaje:

defectarea serverului face imposibil utilizarea re elei cantitate de cablu necesar mai mare dect la celelalte tipuri interconectarea este mai complicat

Pot exista i combina ii: STAR-BUS STAR-RING 4.3.2. INTERNET-UL Internet-ul nu este o re ea de calculatoare cum de multe ori se spune greit, ci este o re ea de re ele. Este o colec ie mondial de tot felul de calculatoare i de re ele de calculatoare legate ntre ele. n anii 60, Internet-ul a fost ini ial un experiment al Departamentului Aprrii al Statelor Unite, care urmrea s-i ajute pe oamenii de tiin i pe cercettorii rspndi i pe suprafe e mari s lucreze mpreun, folosindu-se cu to ii de pu inele i de costisitoarele calculatoare i de fiierele acestora. Acest obiectiv a necesitat crearea unui grup de re ele interconectate care s func ioneze ca o unitate coordonat. Rzboiul rece a strnit interesul pentru o re ea care s reziste unui atac aerian. Dac o parte a re elei ar fi fost distrus, datele i informa iile ar fi continuat s circule spre destina ie cu ajutorul pr ilor componente care au supravie uit. Astfel, n Internet responsabilitatea dirijrii mesajelor a fost distribuit n toat re eaua, nefiind centralizat ntr-un singur loc. Impactul Internet-ului asupra vie ii noastre este mai mare dect influen a pe care a avut-o Revolu ia industrial n schimbarea societ ii secolului XVIII. Aceasta este concluzia la care a ajuns un studiu efectuat de prestigiosul Centru de Cercetri Henley din Marea Britanie, studiu finan at de corpora ia american CISCO SYSTEM, liderul mondial n construc ia re elelor pentru Internet. Raportul Impactul Internet-ului n Europa relev schimbrile radicale produse n modul nostru de a tri, de a munci, de a nv a i de a ne petrece timpul liber*. Principalele servicii i resurse pe care le ofer Internet-ul sunt: Pota electronic O resurs obinuit oferit de Internet este un sistem interna ional prin care se poate trimite i primi pota electronic, cunoscut sub numele de e-mail. De fapt, pota electronic reprezint o mare parte a traficului de pe Internet i pentru mul i este singura resurs pe care o utilizeaz. Grupurile de discu ii Un alt serviciu bine cunoscut poart numele de Use Net. Acesta ofer accesul la newsgroup pentru discu ii n grup axate pe un anumit subiect. O variant a acestui serviciu este sistemul de avizier electronic (BBS). Sistemele BBS sunt asemntoare Use Net-ului, cu excep ia faptului c toate fiierele sunt localizate pe un singur calculator care de obicei este ntre inut de o persoan sau de un grup. Partajarea fiierelor (transferul de fiiere) Acest serviciu permite transferul fiierelor de date de la un calculator la altul. n felul acesta se pot prelua de pe diferite calculatoare programe i orice tip de document electronic. Pentru a utiliza acest serviciu este necesar un program FTP (File Transfer Protocol) cu ajutorul cruia utilizatorul se poate conecta la un server FTP aflat la distan . Serverul este identificat printr-o adres Internet. Accesul la un astfel de server este permis, de regul, utilizatorilor nregistra i care au drept de acces. World Wide Web (www)

Aceast component a Internet-ului numit mai simplu Web permite utilizatorilor s foloseasc o idee demodat cea a notelor de subsol ntr-un mod cu totul nou. Cnd un autor al unui articol de revist sau al unei cr i introduce o not de subsol, cititorul examineaz subsolul paginii i probabil este ndrumat spre o alt pagin sau spre alt carte. Web-ul poate face n esen acelai lucru, folosind o tehnic ce va sublinia sau eviden ia un cuvnt, o expresie sau o imagine din document. Cuvntul sau expresia eviden iat arat utilizatorului c exist un alt document asociat primului. Acest document poate fi accesat i afiat imediat pe ecran. Documentul de acest tip poart numele de hypertext. De asemenea Web-ul face posibil i stocarea i regsirea sau redarea fotografiilor, a imaginilor fixe i a celor animate i a secven elor video i audio. Utiliznd un astfel de instrument clien ii pot s vad rapid i uor informa iile i imaginile grafice stocate, probabil, pe calculatoare aflate la mii de km distan . Utilizarea unui browser Web seamn foarte mult cu o cltorie adevrat, numai c aceasta se face mult mai uor. Acest tip de cltorie poart numele de navigare pe Internet. Societ ile comerciale i alte organiza ii au nceput s foloseasc Web-ul ca mijloc de publicitate pentru produsele sau pentru serviciile lor. Ei creeaz o pagin Web, un fel de vitrin electronic. Odat ce adresa paginii Web este cunoscut, posibilii clien i pot afla informa ii despre firma respectiv. Chat-ul (discu ii prin Internet) Acest serviciu permite unui grup de persoane s-i transmit mesaje ntr-un timp foarte scurt. Dei este utilizat de diferite categorii de vrst, el este foarte popular n rndul tinerilor. Odat conectat, utilizatorul este pus n legtur cu o mul ime de al i utilizatori din toat lumea. Aa-numitele spa ii de discu ii permit gruparea acestora pe anumite teme cum ar fi sciencefiction, film sau sport. Toate mesajele tastate ntr-un astfel de spa iu apar aproape simultan pe ecranele calculatoarelor tuturor participan ilor la discu ii. Aceste spa ii sunt active n general 24 de ore pe zi. De la inventarea sa n 1980, numrul re elelor a crescut (dup unele estimri n prezent sunt peste 30000), numrul utilizatorilor a crescut spectaculos an de an, astfel c la sfritul anului 1999 acesta va ajunge la 400 de milioane. Este dificil de fcut o prognoz, dar se pare c, n 10 ani, numrul utilizatorilor se va dubla. Cert este un singur lucru: firmele de echipamente pentru Internet vnd astzi mai multe consumabile dect cele de echipament pentru IT (tehnologia informa iei). Mai mult dect att, raportul Centrului de Cercetri Henley a analizat i implica iile sociale. Concluzia: cei care au acces la Internet la locul de munc sunt mult mai bine informa i, mai productivi, ns din cauza abunden ei de date de procesat, numrul orelor de lucru este n cretere, propor ional cu acumularea oboselii i stresului. Ce fel de informa ii putem localiza pe Internet? El ofer o colec ie de date care se mbog ete ntr-un ritm rapid, colec ie ce cuprinde subiecte de la medicin la tiin i la tehnologie. El prezint un material complet din domeniul artelor, precum i materiale de cercetare pentru studen i i materiale referitoare la recreere, la divertisment, la sport i chiar posibilit i de gsire a unui loc de munc. Prin Internet putem avea acces la almanahuri, la dic ionare, la enciclopedii i la hr i.

* Spre exemplu, cumprturile n cyberspa iu reprezint un paradis pentru 13% din numrul brba ilor care utilizeaz Internet-ul, datorit faptului c se fac mult mai rapid. Acest motiv convinge, din pcate, numai 2% din femei s cumpere on-line. ns, din totalul utilizatorilor, doar 19% privesc Internetul ca pe un mijloc de a cumpra diverse lucruri, pentru c 46% l descriu ca pe o surs de informa ii, 24% ca pe un mijloc de a fi n contact cu ceilal i oameni i 10% ca pe o surs de distrac ie. 5. ERGONOMIA LOCULUI DE MUNC N BIROU

5.1. Necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birou Dezvoltarea economiei de pia i extinderea propriet ii private au fcut ca munca de birou s cunoasc o amploare deosebit. n aceste condi ii apar cerin e noi fa de componentele procesului de munc, fa de om, fa de mijloacele de munc i fa de ntregul sistem ommain-mediu. Aceste aspecte ale organizrii tiin ifice a muncii i gsesc rezolvare prin aplicarea n serviciile i birourile firmelor a cercetrilor de ergonomie care s asigure adaptarea muncii la om, creterea productivit ii i scderea solicitrilor de efort n munc. Introducerea cercetrilor de ergonomie n birouri poate fi sus inut prin prisma unor caracteristici proprii muncii din aceste structuri, cum ar fi: caracterul muncii, gradul sczut de dotare tehnic i existen a unor multiple solicitri de efort fizic i psihic n munc; amplificarea factorilor de stres i de oboseal;

varietatea i complexitatea opera iilor (n special de ordin intelectual) pe care trebuie s le execute lucrtorii, rela iile cu clien ii, rspunderea material i moral; folosirea, uneori nera ional, a poten ialului uman, calitatea i structura acestuia.

Munca n birou se prezint n general ca o munc psihic ce solicit din partea personalului un efort intelectual deosebit, ns exist numeroase activit i care necesit un efort fizic intens. Din punct de vedere fizic se poate considera c activit i precum cele de procesare a coresponden ei, introducere a datelor, cutarea i regsirea informa iilor sunt grele, solicitnd ntr-un grad ridicat posibilit ile fiziologice ale personalului, n special cele ale secretarelor. Pentru personalul secretariatelor apar alte cauze care pot determina creterea efortului fizic i anume: fluxul clien ilor, gradul de aglomera ie, cantitatea i varietatea informa iilor solicitate. Avnd n vedere toate aceste solicitri, necesitatea studiilor ergonomice este evident, deoarece numai prin intermediul acestora se poate realiza adaptarea muncii la posibilit ile umane fireti, fr amenin area snt ii lucrtorilor. Printr-o organizare corespunztoare a muncii pe baza principiilor ergonomice, prin mecanizarea i prin informatizarea unor activit i i prin stabilirea corect a numrului i a structurii personalului se poate ac iona eficient pentru reducerea efortului fizic. O alt caracteristic a activit ii desfurate n birouri i, n acelai timp, un factor de influen a efortului este pozi ia de lucru. Aceasta este pozi ia eznd, care uneori nu se modific nici n timpul pauzelor, datorit condi iilor de amenajare a locurilor de munc. Aceast caracteristic se ntlnete la toate categoriile de personal cu o pondere mai mic sau mai mare, dar cu deosebire la cei implica i n procesul de ntocmire i de prelucrare a documentelor. n acest caz studiile de ergonomie trebuie ndreptate spre organizarea ra ional a timpului de lucru i spre crearea condi iilor de schimbare a pozi iei corpului. Solicitarea neuropsihic n birou este predominant fa de solicitrile de alt natur la principalele categorii de personal. Aceasta apare n special la cei implica i n activit i de cercetare-dezvoltare, financiar contabile, de ntocmire i de prelucrare a documentelor i la cei din serviciile de rela ii cu publicul. n cadrul serviciilor de rela ii cu publicul sau n secretariate exist elemente care au o contribu ie nsemnat la creterea efortului psihic. n acest sens se remarc ndeosebi dialogul ce trebuie men inut cu fiecare persoan pentru stabilirea informa iilor dorite. Pentru a se putea face fa acestor solicitri, studiile de ergonomie indic o serie de calit i pe care trebuie s le aib lucrtorii dintr-un astfel de serviciu i anume: cunotin e temeinice n domeniul solicitat, arta de a vorbi cu oamenii, dinamism, aten ie distributiv, spirit de observa ie, capacitate de decizie i ini iativ. Practica a demonstrat c n serviciile de rela ii cu publicul exist o serie de cauze care conduc de regul la suprasolicitare. Acestea sunt diverse i pot fi provocate fie de lucrtori, fie de clien i.

Din prima categorie face parte gradul de oboseal al lucrtorilor (zilnic plus cea acumulat) cu implica ii asupra modului de comportare fa de clien i, manifestat prin lips de amabilitate i prin nervozitate. n multe cazuri efortul lucrtorilor de a avea un comportament civilizat poate duce la suprasolicitare. Dificult i pot crea i clien ii prin modul de comportare fa de lucrtorii serviciilor, care nu vd n acesta un partener egal care contribuie prin munca sa la satisfacerea cererilor lor, ci o persoan care trebuie n orice condi ii s-i serveasc cu promptitudine i cu amabilitate. Solicitarea neuropsihic a angaja ilor din serviciile de rela ii cu publicul sau a celor din secretariate mai este influen at i de neritmicitatea fluxului clien ilor, de neadaptarea orarelor de func ionare a acestora la fluxul clien ilor i de existen a unor lipsuri n organizarea muncii. n legtur cu acest aspect trebuie men ionat c organizarea ergonomic a muncii trebuie s asigure concordan a dintre numrul angaja ilor existen i i afluen a solicitan ilor. Avnd n vedere c fluxul acestora este n general aleator, structurile respective pot ac iona printr-o mai mare flexibilitate n stabilirea programelor de lucru i prin dimensionarea optim a forma iilor de lucrtori, prin folosirea unor grafice de munc. Aceste msuri determin servirea civilizat a clien ilor i creterea randamentului n munc n condi ii de solicitare normal a lucrtorilor. Al i factori care influen eaz substan ial solicitarea psihic sunt factorii de mediu (zgomotul, temperatura, umiditatea i lumina), precum i rela iile dintre membrii colectivelor de munc. 5.2. Stresul i oboseala profesional Stresul i oboseala profesional, numite i bolile secolului, sunt cele mai grave disfunc ionalit i care apar n munca de birou. Din aceast cauz a aprut necesitatea organizrii ergonomice a muncii n birouri. Stresul reprezint o dimensiune constant a vie ii noastre cotidiene. Dac pn n 1989 factorii stresan i ineau mai mult de sistemul politic, de aspectele negative ale dictaturii comuniste, n prezent societatea de tranzi ie aduce pe scena vie ii noi tipuri de situa ii stresante cum ar fi : incertitudinea, schimbrile rapide i adesea imprevizibile, concuren a, omajul, necesitatea reorientrii i recalilificrii rapide i, nu n ultimul rnd, scderea nivelului de trai. Oamenii, ca indivizi izola i, au rareori posibilitatea de a influen a evenimentele stresante externe. Tot ce pot face este s-i nsueasc nite strategii adaptative care s-i fac mai rezisten i la agresiunile psihice i mai eficien i n activitatea profesional. Dac stresul este prea mare fiecare dintre noi poate ceda psihic; chiar dac persoana respectiv este una extrem de echilibrat pot aprea tulburri psihologice temporare. Individul poate tri o stare de disfunc ionalitate sau chiar o cdere psihic brusc n urma unei psihotraume severe (accident, incendiu, decesul unui membru apropiat din familie). Reac ia la stres se instaleaz treptat atunci cnd individul este supus un timp ndelungat unor condi ii de tensiune psihic, mai ales atunci cnd este atins imaginea sa, situa ia marital, profesional sau material. De obicei individul i revine cnd situa ia stresant a fost nlturat, dei uneori pot rmne unele sechele sau o vulnerabilitate crescut fa de anumi i factori de stres*. Factorii de mediu reprezint, de asemenea, factori de stres pentru organismul uman i animal, producnd perturbri la nivelul diferitelor sisteme fiziologice. Aceti factori, dintre care amintim: temperatura (prea ridicat sau prea sczut), umiditatea, zgomotul, agen ii poluan i pot produce traume fizice, dar i psihice. Exist i stresori de natur psihosocial cum ar fi: situa iile conflictuale, presiunea social prea mare, factori care pun n pericol situa ia material sau statutul social al individului, care sunt percepu i ca o amenin are pentru individ. Stresul nu este influen at numai de situa iile externe ci i de vulnerabilitatea, de toleran a la stres a individului sau de unele trsturi ale personalit ii acestuia. Exist, de asemenea, situa ii de via care sunt considerate stresori universali, ca de exemplu: rzboiul, deten ia, calamit ile naturale, accidentele care produc invaliditate sau bolile incurabile, pierderea unor persoane apropiate. Unele situa ii de via nu sunt la fel de stresante pentru toat lumea. De pild, pierderea unui examen, dezaprobarea sau critica

efului determin reac ii diferite de la un individ la altul. Chiar i n cazul unor dezastre sau calamit i naturale exist persoane care i pstreaz calmul i ac ioneaz oportun i eficient, n timp ce al ii intr n panic sau manifest un comportament bizar. Lazarus arat c cercetrile asupra unor combatan i din rzboiul din Vietnam sau din rzboiul arabo-israelian din 1973 au demonstrat c doar la un anumit procent dintre acetia au aprut simptome emo ionale grave, temporare sau permanente, care i-au fcut inap i pentru lupt, ceilal i nedezvoltnd ceea ce specialitii numesc nevroza de rzboi. Oboseala reprezint o reac ie a organismului de readaptare, de refacere a func iilor sale. Ea reprezint un fenomen fiziologic normal care apare n urma solicitrilor prezente n activitatea uman. n general oboseala este un fenomen reversibil, deoarece dac este urmat de o perioad de odihn sau de somn, organismul i reface plenitudinea func iilor sale. Ea nu este o boal, dar poate avea consecin e temporare asupra organismului precum slbirea aten iei fa de munca ndeplinit i fa de mediu. Specialitii clasific oboseala n urmtoarele grupe: Oboseala muscular (dinamic i static) determinat de efortul muscular i de contractarea muscular fix. Oboseala neurosenzorial cauzat de tensiunea nervoas a sim urilor (ochi, urechi). Oboseala psihic determinat de factori de natur psihic.

Oboseala poate fi provocat de o mul ime de cauze, dintre care cele mai des ntlnite sunt: intensitatea i durata muncii fizice i intelectuale; factorii de mediu (temperatura, lumina, zgomotul); factorii de natur psihic (responsabilit i, griji, conflicte); monotonia sau rutina muncii; boli i dureri.

Formele de manifestare a oboselii la om sunt multiple: scderea aten iei; ncetinirea i inhibarea percep iei; inhibarea capacit ii de gndire; scderea randamentului activit ii fizice i intelectuale.

n birouri oboseala profesional este o stare produs de stres i afecteaz mai ales persoanele care lucreaz cu publicul. Cei mai mul i cred c munca n birouri i secretariate este lipsit de stres sau cu stres redus, ns lucrurile nu stau deloc aa. Tensiunile psihice i stresul contactelor inter-umane determin oboseal sau chiar epuizare. Cercetrile efectuate asupra lucrtorilor din birouri arat c peste 50% dintre acetia sunt afecta i de un sindrom de epuizare emo ional. Cauzele ar consta n lipsa de spa iu i de intimitate a locului de munc, precum i n dificultatea sarcinilor de serviciu. n general, persoanele care manifest simptome de oboseal fizic i psihic au o atitudine negativist n rela iile cu ceilal i i resimt o diminuare a respectului de sine.* n afara programului normal de lucru, remedierea i prevenirea oboselii se poate realiza prin reglementarea duratei zilei de lucru, a duratei sptmnii de lucru i a concediilor de odihn. n munca de birou remediile pentru epuizarea i pentru oboseala profesional se pot asigura la dou niveluri. La nivelul vie ii personale angaja ii trebuie s-i structureze activit ile astfel

nct acestea s le dea un sentiment de confort i de siguran . Salaria ii trebuie s aib o via activ n afara serviciului i mediului acestuia. Al doilea nivel se refer la responsabilit ile manageriale care trebuie s vizeze ajutorarea salaria ilor afecta i de oboseal profesional prin recunoaterea simptomelor acestui fenomen i prin instruirea personalului n vederea depistrii lor, prin organizarea de ntruniri ce pot fi folosite pentru ntrajutorarea membrilor personalului i prin promovarea spiritului de echip. Pentru serviciile de rela ii cu publicul, n situa ia n care schema de personal permite, managerii pot s restructureze anumite posturi sau s refac programul de lucru astfel nct contactul dintre lucrtori i solicitan i s nu fie prea mare. De asemenea, poate fi util i organizarea de seminarii privind managementul stresului sau timpului [1] . Este foarte important s se previn starea de oboseal profesional pentru c aceasta nu afecteaz un singur membru al personalului ci este transmis i celorlal i. n acest sens, Beth Belevins arta: Cnd un angajat se plnge de condi iile de lucru i/sau se ndoiete de utilitatea, de rostul sau de satisfac ia muncii sale, aceast atitudine va avea cu siguran influen i asupra colegilor si. Pentru a nu permite rspndirea acestor simptome, managerii trebuie s le recunoasc i s le previn ori de cte ori este posibil. De asemenea, managerul are un rol esen ial n gsirea unor corela ii i alternative optime ntre durata perioadelor de munc, durata pauzelor pentru odihn, numrul, con inutul i momentul introducerii acestor pauze, astfel nct s se asigure o eficien sporit, un nivel optim al capacit ii de munc i o bun stare a snt ii.

* Conceptul de stres apare pentru prima dat n cercetrile de fiziologie ntreprinse pe animale de ctre Hans Selye n 1950, care descrie aa-numitul sindrom general de adaptare ce caracterizeaz reac ia organismelor biologice la stres. * Tina Roose, referindu-se la cei care lucreaz n biblioteci, sus ine aceast idee, artnd c: mul i specialiti n informare, proaspe i absolven i ai facult ilor de profil, vin la primul lor loc de munc plini de entuziasm, nerbdtori s se remarce i s-i ajute pe oameni n satisfacerea cerin elor de informare. Nu mult timp dup angajare ns, noii bibliotecari realizeaz c nevoile i c speran ele lor personale nu corespund ntotdeauna cu cele ale institu iei sau ale utilizatorilor. Volumul de munc este deseori prea mare pentru timpul alocat; membrii personalului sunt obliga i s ndeplineasc simultan mai multe sarcini; activitatea depus este rareori apreciat att de beneficiari ct i de ctre institu ie. Multe organiza ii nu ofer personalului nici o posibilitate de a-i aduce contribu ia la structurarea propriului destin. Acestea sunt cteva dintre motivele permanente de stres care pot transforma entuziasmul n iner ie, n frustrare i, mai trziu, n apatie. 5.3. Analiza ergonomic a locului de munc Pentru a asigura eficien a sistemului om-mijloace de munc-mediu i a micora posibilit ile de eroare, n condi iile reducerii solicitrilor, concomitent cu creterea satisfac iei n munc, este necesar, att pentru proiectant ct i pentru organizatorii i pentru conductorii proceselor de munc, s se foloseasc metode adecvate, care s se bazeze pe cunoaterea posibilit ilor i a cerin elor omului n procesul muncii. n aceste condi ii analiza, proiectarea i reproiectarea ergonomic a locului de munc este de mare utilitate. Procedeul are ca punct de plecare analiza condi iilor de munc existente sau proiectate pentru a se realiza n diferite variante i pentru fiecare loc de munc, n func ie de factorii de evaluare i de criteriile de influen [1] . 5.4. Proiectarea ergonomic a mobilierului de birou Cteva din cerin ele la care trebuie s rspund un loc de munc organizat pe baza principiilor ergonomice ce au ca obiectiv optimizarea rela iei om-mijloc de munc-mediu se refer la mobilier: - amplasarea i combinarea adecvat a mobilierului, din punct de vedere func ional i estetic;

- mobilierul s fie simplu, s asigure pozi ia corect a pr ilor corpului n timpul executrii opera iilor i s corespund cerin elor ergonomice i estetice. Mobilierul de birou a fcut obiectul unor norme i recomandri precise care le stabilesc dimensiunile, capacitatea de stocare, spa iul necesar pentru utilizare; acestui mobilier i se asociaz echipamentele i materialele utilizate n mod curent sau cu intermiten e n serviciile i ]n posturile de lucru. Alegerea mobilierului va fi relativ uoar dac beneficiarul se adreseaz unor productori specializa i. Cea mai mare parte dintre acetia au experien i dispun de echipe care se pot deplasa i pot propune proiecte de implementare care s corespund ct mai exact posibil nevoilor beneficiarului, posibilit ilor financiare i planurilor arhitectului. ncercnd s ob in cel mai bun pre , beneficiarul poate apela la mai mul i furnizori, re innd pe cei care ofer livrarea i montarea pe loc n termene rezonabile. Nu trebuie pierdut din vedere i faptul c implementarea mobilierului nu este niciodat definitiv i dup un timp pot fi necesare unele modificri; de aceea este preferabil mobilierul format din module mici, demontabile, uor de deplasat i de aezat (rafturi independente cu fa dubl, scaune ergonomice sau pliante, fotolii dispuse individual sau n banchete, mese de lucru ce pot lua diferite forme). Multe probleme datorate unei previziuni deficitare la nivelul stabilirii planurilor se pot rezolva sau ameliora prin dispunerea variabil a mobilierului. Alegerea cu grij a mobilierului de birou poate avea o contribu ie important asupra moralului personalului i de asemenea poate fi o cale de cretere a eficien ei n munc. Mobilierul nepotrivit poate avea serioase repercusiuni asupra snt ii i strii fizice a personalului, care n final se poate transpune ntr-un nivel ridicat de absenteism i ntr-un randament redus. Mobilierul unui birou modern dotat cu aparatur electronic (computere, terminale, imprimante, echipamente pentru microfilme) trebuie s fie proiectat astfel nct s satisfac toate necesit ile personalului care lucreaz cu aceste echipamente. De asemenea, este necesar s existe cabluri suficient de lungi care s fie aezate astfel nct s fie ct mai pu in vizibile. Cablurile pot fi ncorporate n birouri astfel nct computerele, telefoanele sau sursele de lumin s poat fi pozi ionate n locuri corespunztoare, n felul acesta securitatea n lucru crete i se creeaz economii importante de cablu. Numeroase firme ofer astzi mobilier modern pentru personalul care lucreaz n grup cu echipamente legate la re ea. Aceste sta ii de lucru faciliteaz colaborarea iar mobilierul se adapteaz uor la necesit ile echipamentelor. Pupitrele pentru terminale pot avea extensii de tastatur pentru operare confortabil, iar mesele pentru imprimante pot avea un sertar dedesubt n care este pstrat hrtia . Pentru mobilierul de birou se pot folosi mai multe materiale, dar uzuale sunt: lemnul, plasticul i metalul. n opinia multor specialiti, cea mai important pies de mobilier n birouri este scaunul, de aceea alegerea scaunului perfect va fi tratat pe larg n acest capitol. Dei pentru mul i poate s par o problem lipsit de importan , chiar hilar, alegerea scaunului pentru locul de munc a devenit n ultimul timp un subiect mult discutat i studiat de specialitii n ergonomie. Pentru cei mai mul i oameni cel mai important echipament de birou este calculatorul. ntradevr, att calculatorul ct i proiectarea ntregii sta ii de lucru este astzi important, dar s nu uitm c fr un scaun confortabil, munca lucrtorilor nu poate fi eficient. Majoritatea lucrtorilor din birou stau n medie opt ore pe zi pe scaun la masa de lucru, de aceea nu este deloc uimitor c scaunul a devenit astzi cea mai important pies de mobilier n birouri. Statul pe scaun o perioad mare de timp poate provoca diverse probleme cum ar fi: dureri ale picioarelor, datorit marginilor platformei; dureri de spate, cauzate de pozi ia ncordat a coloanei i a muchilor dorsali, pozi ie care provoac vasoconstric ii ce ncetinesc circula ia sngelui, deci i oxigenarea*. Scaunul trebuie, de asemenea, s ofere, n special pentru oamenii mai scunzi, posibilitatea de sprijin a picioarele pe podea sau pe un suport (condi ie obligatorie pentru cei care lucreaz n

pozi ia eznd). Acest suport, ns, trebuie s permit extensia picioarelor i pstrarea pozi iei verticale a corpului sau pu in aplecat pe spate. Ajustabilitatea este cea mai important trstur de calitate a scaunelor de birou. Pentru alegerea scaunului perfect este necesar consultarea unor standarde realizate de firme specializate*. La fel de important n munca de birou este ajustarea meselor de lucru. nl imea planului de lucru trebuie dimensionat n func ie de distan a optim de vedere pentru men inerea corpului n pozi ie natural, precum i n func ie de mrimea efortului solicitat de bra e. Pentru a putea respecta aceste dimensiuni, mesele de lucru trebuie s dispun de un mecanism care permite ajustarea nl imii pn la nivelul corespunztor. n prezent firmele specializate n producerea mobilierul de birou pun tot mai mult accent pe aspectul ergonomic al produselor lor.

[1] Les profils des postes, Paris, Ed. Masson, 1976, p. 20-40. * Peste 31 de milioane de americani sufer n prezent de dureri de spate. Dar aceste dureri reprezint numai una din problemele de sntate pe care lucrtorii din birouri din Statele Unite le au la locurile lor de munc. Centrul Na ional pentru Statistica Snt ii arat c aproximativ 20% din durerile de spate sunt cauzate de pozi ia la locul de munc, determinnd o scdere a productivit ii cu 25%. Acelai centru men ioneaz c durerile de spate reprezint aproximativ 40% din totalul durerilor musculare aprute la locurile de munc. Aetna Life and Casualty estimeaz c durerile repetitive, inclusiv cele de spate, determin n Statele Unite pierderi de 20 de miliarde de dolari pe an cuprinse n costuri medicale i n reduceri de salariu. Geoff Wright, un specialist canadian n ergonomie arat c: Astzi majoritatea specialitilor recunosc c sta ia de lucru i scaunul trebuie proiectate astfel nct s se adapteze diferen elor fizice dintre lucrtori. Dac acest lucru nu este fcut, angaja ii nu vor putea lucra la ntreaga lor capacitate, iar riscul durerilor de gt, de umeri, de spate, de bra e sau de ncheieturi este deosebit de mare. Un scaun ergonomic ar trebui s ofere spatelui, n special zonei lombare, un suport. Dr. Wright spune c acest suport ar trebui s fie ajustabil. De asemenea, sptarul scaunului ar trebui s permit i o ajustare pe vertical pentru a se adapta lungimii spatelui lucrtorilor, dei aceast solu ie, arat profesorul Burloiu, nu rezolv problema durerilor de spate. Durerea este provocat de nclinarea n fa a corpului, nso it de ncordarea coloanei i a muchilor dorsali, de aceea este necesar o nclinare a planului de lucru spre operator (ca un pupitru) astfel nct corpul s nu se mai ncline n fa , s stea drept sau chiar pu in nclinat pe spate. Dei mul i specialiti spun c este necesar o ajustare nainte a sptarului pentru a reduce durerile de spate, proiectarea, n ultimul timp, a unor tastaturi pentru calculatoare cu un sistem care permite schimbarea unghiului de lucru, ntrete ideea profesorului Burloiu. * De exemplu, n Statele Unite, American Na ional Standards Institute-Human Factors and Ergonomics Society (ANSI-HFES), un grup independent, analizeaz i produce astfel de standarde. Aceast institu ie recomand pentru scaunele de birou urmtoarele caracteristici: - s permit lucrtorilor s stea cu bra ele drepte de la umr i cu coatele ndoite; - s permit lucrtorilor s stea pe scaun cu genunchii ndoi i i cu picioarele sprijinite pe podea sau pe un suport; - s dispun de un sptar care s pstreze pozi ia dreapt a spatelui. Standardele ergonomice sunt mbunt ite periodic iar standardele ANSI-HFES sunt n mod curent revizuite. Administra ia Clinton s-a ocupat n mod deosebit de aceast problem, cernd Occupational Safety and Health Administration (OSHA) s fac noi propuneri n acest sens.

n acelai timp, un mare numr de state din America au propus propriile standarde ergonomice. Semnificativ este propunerea California Occupational Safety and Health Administration (CALOSHA). Conform acestor standarde platforma scaunelor trebuie s fie ajustabil att n nl ime ct i n adncime, sptarul trebuie s fie ajustabil, n special pentru zona lombar, i de asemenea suportul pentru bra e. Propunerile OSHA i revizuirea standardelor sta iilor de lucru de ctre ANSI-HFES au ca obiectiv creterea productivit ii i reducerea riscurilor de apari ie a unor dureri determinate de echipamentele i de mobilierul de birou. n acelai timp specialitii n ergonomie sprijin activit ile de realizare a unor noi produse care s asigure siguran i sntate la locurile de munc. i n Marea Britanie exist o mare preocupare pentru realizarea unor astfel de standarde ergonomice. n acest sens, British Standard ofer urmtoarele dimensiuni pentru scaunele ajustabile ale dactilografelor i operatorilor pe calculator: nl imea scaunului de la pmnt 393,7-495,3 mm L imea scaunului s nu fie mai mic de 330,2 mm Lrgimea scaunului 406,1 i 431,8 mm nl imea sptarului de la nivelul platformei ntre 203,2 mm i 301,8 mm Adncimea sptarului ntre 127mm i 152,4 mm Lrgimea sptarului nu mai mare de 304,8 mm

Aceste dimensiuni sunt proiectate s asigure pozi ia confortabil pe scaun cu spatele rezemat de sptar i cu picioarele sprijinite pe podea. Totui ele nu trebuie considerate ca etalon deoarece sunt valabile numai n condi iile antropometrice specifice rii respective. Majoritatea managerilor accept ideea c scaunul ergonomic este ntr-adevr important pentru creterea confortului lucrtorilor, pentru eliminarea problemelor de sntate care n final pot duce la creterea productivit ii, numai c acest scaun i n general mobilierul ergonomic este nc prea scump (cel pu in pentru firmele romneti). Totui trebuie s ne gndim la faptul c pierderile determinate de nefolosirea lor sau necunoaterea utilizrii lor (20 de miliarde de dolari pe an n SUA) depesc cu mult aceste costuri. S reflectm asupra vorbei englezului: Sunt prea srac pentru a cumpra lucruri ieftine. 5.4.1. Proiectarea i mbunt irea factorilor de ambian fizic Ambian a fizic reprezint o component important a procesului de proiectare ergonomic a locului de munc. Etimologic no iunea de ambian se refer la mediul material i social n care o persoan sau o colectivitate i desfoar activitatea. n birouri proiectarea factorilor de ambian trebuie s aib n vedere: caracteristicile generale ale muncii, con inutul specific al muncii, solicitrile impuse n procesul muncii, factorii psihosociali. De asemenea, importante sunt i posibilit ile materiale, tehnico-economice ale acestor structuri. Principalii factori de ambian fizic sunt: iluminatul, microclimatul (temperatura, umiditatea, viteza aerului, puritatea aerului), coloritul i zgomotul. Iluminatul este unul dintre factorii care exercit o influen important asupra productivit ii angaja ilor i asupra gradului lor de oboseal. O iluminare defectuoas poate cauza disconfort vizual i o pozi ie nenatural a corpului, fiind deci o piedic n calea performan ei. Cercetrile arat c 80% pn la 85% din cantitatea de informa ie pe care o asimilm parvine pe cale vizual, de aceea confortul vizual este esen ial. Dar modul de iluminare nu afecteaz numai confortul vizual ci i pe cel fizic. Iluminatul la locul de munc poate fi mpr it n 4 categorii:

1. Iluminarea ambiental este dat de obicei de o surs de lumin montat n tavan (tub fluorescent). Uneori este singura surs de lumin la locul de munc. 2. Iluminarea cu ajutorul lmpilor de birou. Dei ofer confortul individual, acest tip de iluminare este absent n cele mai multe locuri de munc. 3. Iluminarea direc ionat este de obicei asigurat de surse de lumin orientate n jos, sau de lumini de urmrire. Este folosit pentru iluminatul anumitor obiecte sau pentru creterea nivelului de intensitate. 4. Iluminarea natural provine prin geamuri, ui sau pere i de sticl. Are un efect pozitiv asupra omului, dar nu este disponibil permanent. Pozi ionarea. Locul de munc trebuie astfel pozi ionat nct linia vizual s fie paralel cu lumina i cu ferestrele. Lumina care cade ntr-un unghi corespunztor pe suprafa a de lucru previne reflexia care poate ntuneca imaginea sau poate crea contraste de fundal. Comutatorul. Diferitele tipuri de comutatoare permit lucrtorilor s aprind pe rnd cte o serie de lumini, ceea ce permite reglarea nivelurilor de lumin ambiental. Jaluzelele. Permit controlul luminii naturale pe parcursul ntregii zile. O alt problem a iluminatului o reprezint ntre inerea. O bun ntre inere a elementelor componente ale lmpilor include o schimbare regulat la 2/3 din via a acestora, controale atunci cnd ncep s dea mai pu in lumin i cur irea regulat. O nou genera ie de startere electro-magnetice i de tuburi fluorescente cu eficien i cu via mrite sunt din ce n ce mai folosite, reducnd foarte mult aceste probleme de ntre inere. Iluminarea eficient determin i scderea costurilor. Studiile arat c 85 de cen i dintr-un dolar cheltuit pe un sistem de iluminat deja existent se duc la costul de electricitate. Investi iile n sisteme eficiente de iluminare duc la reducerea acestor costuri, vor reduce munca de ntre inere i vor mbunt i calitatea luminii. Cromatica (coloritul) constituie un alt factor de ambian fizic ce influen eaz productivitatea muncii i care are un rol important asupra capacit ii vizuale, n asigurarea unui iluminat eficient i a unui confort sporit. Folosirea culorilor n munca de birou se bazeaz pe efectele fiziologice i psihologice ale culorilor asupra omului (tabelul 3). Astfel: Roul are efecte benefice asupra sistemului nervos, stimuleaz circula ia sngelui i pofta de mncare, vasele limfatice i metabolismul. Roul accelereaz ritmul cardiac i respira ia, combate frigul, d impresia de mrire a spa iului, d rezisten la efort psihic i fizic, creeaz o ambian vesel i optimist. Dar privitul intens i timp ndelungat a acestei culori determin oboseala care se va resim i la nivelul ntregului organism. Roul ajut n urmtoarele afec iuni: rceli, stri subfebrile, dureri reumatice provocate de frig i de oboseal, eczeme, TBC, depresie nervoas, paralizie, astenie fizic. Verdele este calmant i d senza ia de odihn. Este culoarea naturii i a speran ei, dilat vasele de capacitate mic, scade tensiunea arterial, echilibreaz. Lumina verde favorizeaz sugestia i autosugestia, dar obosete dac nuan ele sunt prea ntunecate. Oranjul tonific aparatul respirator, combate strile de anxietate, stimuleaz aten ia, fixeaz calciul n oase, este afrodiziac. De asemenea, este tonifiant pentru ficat i pentru func iile de nutri ie. Oranjul este indicat n bronite cronice, sclerodermii, enfizem pulmonar, astm bronic, rinite cronice, litiaz biliar, boli de rinichi. Oranjul nu are contraindica ii. Albastrul are ca efect scderea presiunii sanguine, a tonusului muscular, calmeaz respira ia i reduce frecven a pulsului. Ca efecte psihologice, este o culoare foarte rece, odihnitoare i linititoare care ndeamn la calm i la reverie, la predispozi ie spre concentrare i spre linite interioar. n exces, albastrul poate duce la depresie. Albastrul confer seriozitate, tendin a spre evocare, spa ialitate, ngduin , pace interioar, nostalgie.

Violetul este culoarea regal prin excelen . Recunoscut ca sedativ, violetul stimuleaz producerea globulelor albe, crete tensiunea arterial i frecven a ritmului cardiac. Culorile birourilor ergonomice se aleg i n func ie de coeficientul de reflexie. Astfel se recomand vopsirea plafoanelor n culori cu coeficient de reflexie ridicat, ns mat, pentru a mpiedica strlucirea. Pardoseala s aib un coeficient de reflexie de 15-30%. Pentru mobilier se recomand culori deschise, avnd un coeficient de reflexie de 30% pn la 50%. Pentru maini de scris sau pentru calculatoare sunt indicate culori neutre (gri, bej). Zgomotul. Nivelul general al zgomotelor trebuie s se nscrie n limite corespunztoare specificului muncii de birou, al crui con inut implic un anumit grad de solicitare psihic i nervoas. Limitele maxime admisibile pentru zgomot sunt: 70 db n secretariate i n centre de calcul ;

50-60 db n servicii financiar-contabile i n celelalte birouri cu lucrri repetitive care necesit o anumit concentrare. Intensit i mai mari de 110 db situeaz zgomotele dincolo de limitele suportabile. [1] Pentru evitarea efectelor determinate de intensit ile mari ale zgomotului, n special cele neuro-psihice (tulburri de aten ie, sustragere, ncordare, oboseal) sunt necesare msuri de prevenire precum: acte normative de limitare a zgomotelor; solu ii silen ioase pentru tehnologia de birou; dimensionarea corespunztoare a ncperilor; dispersarea i dispunerea ra ional a echipamentelor; pere i, plafoane i planee din materiale fonoabsorbante; sli pentru recreere n timpul pauzelor; control ORL periodic.

Microclimatul. Acesta se refer la starea fizic a aerului la locul de munc, ce se caracterizeaz prin temperatur, umiditate, curen i de aer i radia iile termice ale corpurilor nclzite [2] . Un microclimat necorespunztor poate reduce capacitatea de munc a executantului, poate spori riscul de mbolnviri i implicit reduce productivitatea muncii. Temperatura optim n ncperile birourilor stimuleaz lucrul, crete eficien a. Senza ia de bun stare fiziologic apare atunci cnd diferen a dintre temperatura aerului i cea a suprafe ei ncperii nu depete 2-30C. Temperatura aerului recomandat pentru munca intelectual n pozi ia eznd este de 21230C, iar pentru munca uoar n pozi ia eznd este de 190C. De asemenea, specialitii cer, n general, ca diferen a ntre temperatura exterioar i cea interioar n timpul sezonului cald s nu depeasc 40C. n stabilirea temperaturii optime trebuie s se ia n calcul i micarea i umiditatea aerului. Micarea aerului trebuie s fie mai mic de 0,2 m/s; n cazul lucrrilor deosebit de delicate care cer o imobilitate prelungit a corpului, nu trebuie s depeasc 0,1 m/s. Igiena modern recomand ca n ncperile nclzite umiditatea relativ a aerului s fie cuprins ntre 50 i 70%. De asemenea, cercetrile efectuate demonstreaz c pentru o rela ie optim ntre umiditatea relativ i temperatura aerului, aceti indicatori trebuie s aib urmtoarele perechi de valori: Umiditate relativ (%) Temperatura aerului (C)

70 21,3 50 22,5 30 23,9 Dac aceste propor ii nu se pstreaz apar efecte negative asupra aparatului respirator. Acestea ar fi posibilit ile pe care le are la dispozi ie specialistul n ergonomie pentru a conferi locului de munc mai mult personalitate, confort i func ionalitate. 6. SISTEMUL INTEGRAT DE BIROU

Cnd n sistemul informa ional predomin mijloacele tehnice de culegere, prelucrare, msurare a datelor i informa iilor, sistemul respectiv devine informatic partea automatizat a sistemului informa ional. Prin evolu ia tehnicii de calcul s-a ajuns la automatizarea unui numr nsemnat de opera ii i lucrri, dar nu este posibil nlocuirea total a sistemului informa ional de ctre cel informatic. Pentru a fi eficient folosirea calculatorului n prelucrarea datelor, acestea din urm trebuie s ndeplineasc o serie de condi ii: a) s fie n volum mare; b) s aib grad ridicat de complexitate; c) calculele s necesite volum important de munc; d) s existe necesitatea prelucrrii repetate a acestui tip de date. n rile cu tradi ie n informatic, n urma studiilor efectuate s-a ajuns la concluzia c un sistem informatic optim trebuie s aib urmtoarele structuri: 80% prelucrare automat; 15% mecanizat; 5% manual.

Fiind o component a sistemului informa ional, cel informatic nu reprezint un scop n sine, la fel ca i cel informa ional n care este integrat, ci ajut sistemul decizional n ob inerea unor informa ii de calitate, n vederea conducerii procesului sau unit ii respective. Fiind considerat intern este structurat, n func ie de complexitatea elementelor sale i de mrimea sa, pe mai multe niveluri. Prin folosirea tot mai larg a computerului s-a ajuns la prelucrarea integral a informa iilor. Cu ajutorul calculatorului se pot efectua o serie de opera iuni, precum: planificarea primar; planificarea de timp i capacit i; elaborarea comenzilor i ordinea lor; date de produc ie i analiz.

Prin noul concept, CIM (Computer Integrated Manufacturing) se ob ine optimizarea fabrica iei, a organizrii unei ntreprinderi n general. Instrumentele integrrii sunt introduse pe mai multe etape: 1. legtura organizatoric ntre sistemele tehnice; 2. cnd sistemele de baz sunt nelegate, se vor realiza re elele necesare; 3. legturi de date (transferul de date ntre sisteme); 4. crearea bazei comune de date pentru CIM.

Conceptul de sistem, ca i cel de control al proceselor, este foarte important pentru managerul unei organiza ii. O organiza ie este privit, n general, ca un sistem cu un anumit numr de subsisteme i un scop comun. Aceste subsisteme trebuie s fie legate mpreun i controlate pentru a realiza acest scop. Sistemele informatice furnizeaz date n legtur cu cadrul intern i extern i ajut conducerea n luarea deciziilor ce au impact deosebit asupra existen ei i func ionrii n continuare a organiza iei. Sistemele informatice de birou integreaz tehnologii variate, ce includ: comunicarea datelor, textelor, sunetelor sau imaginilor. Pregtirea documentelor i comunicarea mesajelor n forme variate produc o serie de beneficii, cum ar fi: a) creterea accesului interpersonal, prin facilitatea comunicrii ntre diferite persoane; b) accesul la informa ie care poate fi gsit n diferite locuri i sub diferite forme, economisind i timpul pentru descoperirea ei; c) creterea productivit ii individuale, prin folosirea sistemelor suport personale ce fac posibil creterea randamentului; d) creterea gradului de continuitate ntre diferite activit i; e) mbunt irea controlului asupra activit ilor personale. Sistemul integrat implic existen a a dou elemente fundamentale: o baz de date central i o re ea de telecomunica ii. La mijlocul secolului trecut, Samuel F.B. Morse a deschis epoca telecomunica iilor, declannd una dintre cele mai dramatice confruntri comerciale a timpului. Dat fiind c o parte mare din afaceri depinde acum de ob inerea i trimiterea de informa ii, companiile din toat lumea s-au grbit s-i interconecteze angaja ii prin re ele electronice. Aceste re ele formeaz infrastructura cheie a secolului XXI, la fel de important pentru mersul afacerilor i dezvoltarea economiei na ionale asemenea cilor ferate pe timpul lui Morse afirma A. Toffler n celebra sa carte Puterea n micare. Fr telecomunica ii nu ar fi posibil dect o par ial automatizare a biroului. O re ea de telecomunica ii permite computerelor i terminalelor din diferite locuri s comunice unele cu altele. Aceasta are diverse forme i mrimi. Mrimea re elei depinde att de locul unde sunt instalate terminalele interconectate, ct i de numrul de conectri necesar. O re ea poate include un cablu coaxial ce conecteaz dou birouri, sau un satelit ce leag cldirile din diferite orae sau ri. Re elele sunt de diferite tipuri, n func ie de datele care sunt transmise prin re ea. Acestea pot fi texte, semnalele audio, video care circul cu anumit vitez. Raportat la un birou, o re ea care poate s opereze cu diferite tipuri de date este cea mai potrivit. Astfel de re ele sunt de dimensiuni mici dar sunt foarte scumpe. De aceea se urmrete la nceput planificarea ctorva noduri, adic o re ea local (LAN) spune Myles E. Walsh n lucrarea Sisteme informa ionale computerizate. Companiile devin din ce n ce mai dependente de re elele lor electronice pe care le folosesc n activit ile zilnice. Privite cndva ca instrumente strict administrative, re elele informative sunt considerate tot mai mult arme strategice, ajutnd companiile s-i protejeze pie ele constituite i s le atace pe cele noi. Computerele, terminalele, re elele de telecomunica ii formeaz corpul i structura scheletic a unui sistem, atribuindu-i o anumit form de organizare. Software-ul este cel ce d via acestui sistem i i permite s realizeze func iile de birou. Sistemul integrat, prin intermediul modulelor sale, poate realiza o multitudine de procesri ale informa iei. Primul pas n automatizarea biroului a fost introducerea sistemului de procesare a textului cu logic distribuit. Acest sistem este echipat cu capacit i de telecomunicare i de procesare a datelor. ntr-un sistem cu logic distribuit software-ul este nmagazinat n computerul principal. Fiecare terminal folosete acelai program din computer pentru a-i realiza sarcina.

ntr-un sistem cu resurse distribuite, fiecare terminal va avea propria memorie i putere de procesare. n acest fel va re ine propria copie a software-ului de procesare. Caracteristicile mai avansate ale acestor sisteme includ interfe e cu echipament foto, copiatoare pentru ieiri i echipamente cu OCR (Optical Character Recognition) pentru intrri. ntr-un birou nu se lucreaz numai cu cifre, rapoarte, bugete sau planuri, procesarea imaginilor fixe sau mobile, proiectarea asistat, realizarea de grafice sunt tot mai des utilizate. Un alt mod de a procesa documentele include digitizarea i stocarea datelor fr a mai fi necesar introducerea de la tastatur. Textele sau imaginile fotografice, de exemplu, pot cpta o form digital folosind un scanner (echipament ce poate transforma informa ia analogic n digital). Procesarea vocii este o alt realizare a tehnicii moderne. Sistemele de introducere a vocii continu s fie limitate datorit modului n care decurge procesul vorbirii. Pentru introducerea informa iei ntr-un astfel de sistem este necesar o central telefonic sau o combina ie telefon-terminal. Pentru a utiliza sistemul, se introduc comenzile n procesor prin intermediul butoanelor, apoi se introduce mesajul audio vorbind direct n receptor. Mesajele sunt stocate sub form digital, dar pot fi transformate i n form analogic. Imaginea i vocea formeaz un tandem n timpul videoconferin elor. Una dintre cele mai importante realizri ale unui birou automatizat este teleconferin a capacitatea de a lega persoane aflate la distan , care au acces la propriile fiiere i la baza de date a organiza iei respective. Videotextul este de asemenea rezultatul utilizrii noilor tehnologii birotice. Este o form de editare electronic ce ofer un poten ial uria pentru afaceri i guvern. Procesarea de date, texte, voce i a imaginii precum i transmiterea acestora se potrivesc unui numr tot mai mare de aplica ii de birou. Sistemele suport personale formeaz o categorie aparte de sisteme informatice de birou ce ofer asisten celor din executiv, managerilor i altor utilizatori. Acest tip de sisteme ofer poten ialul necesar pentru creterea eficien ei prin mbunt irea organizrii activit ilor. Ele pot furniza urmtoarele servicii: a) calendare de management; b) programe de ntruniri; c) pota electronic; d) pregtirea documentelor; e) localizarea documentelor i gruparea acestora; f) note i comentarii. n concluzie, prin automatizarea activit ilor de birou se urmrete o integrare a unora dintre tehnologiile computerizate dezvoltate ncepnd cu anii 60. Este punctul culminant al unor ani ntregi de cercetri, experimentri i al politicii miilor de persoane din industria computerelor. (Burton V. Dean Management strategic) 7. BIROUL VIITORULUI

7.1. Sisteme informatice viitoare. Sisteme expert i inteligen artificial Tehnologiile i noile moduri de organizare existente au creat, prin extensie, o nou terminologie aplicat unei stri de fapt. La aceast or aproape oricine a auzit de automatizarea biroului i de biroul viitorului.

n viitor computerele vor deveni mai ieftine i mai puternice datorit progresului tehnologic continuu. O cantitate echivalent de putere computerizat actual va costa cu 20-30% mai pu in n viitor. Dac n 1980 un computer principal pentru afaceri de mare ntindere costa 4,5 mil.$ i avea capacitatea s execute 4,5 MIPS (milioane de instruc iuni pe secund) se folosete ca etalon IBM 3033 iar n deceniul 90 acelai computer, suferind mbunt iri de 30% pe an, costa 125 000$. dup cum afirm James A. Senn n Sisteme informatice n management, n prezent costul lui este de cteva mii de dolari. Computerele personale se nlocuiesc cu modele noi la fiecare 3 ani i sunt indicii c acest termen se va scurta. Capacitatea de stocare secundar se mbunt ete, de asemenea, cu 40% pe an. Nevoia de interconectare va asigura existen a capacit ii de a lega utilizatorii i managerii cu datele din mainframe-uri. Comunicarea datelor de toate tipurile va fi larg rspndit i tot mai multe companii vor investi n serviciile de baze de date comerciale. Va crete considerabil interesul pentru sistemele expert i inteligen a artificial, care vor facilita construirea bazei de cunotin e i procedurilor de interferen . Managerii sistemelor informatice vor avea o preocupare sporit n activitatea de organizare, influen nd natura activit ilor. n prezent, probabil cea mai prosper ramur a inteligen ei artificiale este cea a sistemelor expert destinate rezolvrii de probleme n domenii de specialitate. Sistemele expert preiau cunotin ele bazate pe informare direct sau pe experien , acumulate de ctre specialist, relativ la un set bine delimitat de probleme, i i asum sarcina rezolvrii acestora, urmrind minimalizarea interven iei utilizatorului n cursul rezolvrii. Extinderea rapid pe care a cunoscut-o domeniul implementrii de sisteme expert a avut ca suport permanent dezvoltarea unei categorii specializate de instrumente complexe dedicate acestui domeniu, denumite sisteme cadru sau sisteme anvelop, care permit preluarea n mod eficient a seturilor de cunotin e specifice din domeniul de specialitate pentru care este realizat sistemul expert respectiv. De regul un sistem expert se construiete utilizndu-se un limbaj specializat (LISP, PROLOG, SNARK etc.). El se realizeaz, pe de o parte, de ctre specialitii n informatic, dispunnd eventual de un produs-program adecvat, iar pe de alt parte, de expertul uman sau de exper ii n domeniul vizat. Unul dintre obiectivele activit ii de cercetare n domeniul sistemelor expert este ca utilizatorul calculatorului s devin invizibil. n afara unor cunotin e standard, practic toate cunotin ele urmeaz s fie introduse n memoria mainii de ctre viitorul utilizator, n scopul solu ionrii unor probleme de care creatorul sistemului nu va avea niciodat cunotin . Inteligen a acestuia din urm intr doar n pre ul ini ial de vnzare a produsului. Din acest punct de vedere, cel mai semnificativ aspect se refer la codificarea cunotin elor. Datorit msurilor ntreprinse a fost creat o baz larg i sofisticat de cunotin e, existnd posibilitatea ca acestea acumulate i stocate s fie distribuite la cererea celor interesa i. ntr-o vreme n care limbajul tiin ific este att de diversificat, n care min ii umane i vine din ce n ce mai greu s aspire ctre disciplinaritate, perspectiva unei integrri viitoare a sistemelor expert ofer o alternativ reconfortant. 7.2. Re ele de telecomunica ii. Internet intermarketing Telecomunica iile reprezint unul dintre cele mai dinamice domenii ale economiei mondiale, fapt ilustrat de cel pu in trei elemente: - sistemul de dezvoltare a re elelor de telecomunica ii, care depete constant ritmul mediu de cretere a produsului na ional brut; - are loc o reutilare a re elelor pe baza celor mai noi realizri tehnico-tiin ifice n domeniul microelectronicii, tehnicii de calcul, materialelor cu transparen ridicat etc.;

- ca urmare a extinderii re elelor, crete n mod constant numrul de utilizatori/beneficiari, se lrgesc func iile i posibilit ile re elelor. Conceptul INS (Information Network System) presupune dezvoltarea func iilor re elei de comunica ii pentru a se oferi posibilit i noi i diversificate de comunica ie ntre calculatoare sau ntre calculatoare i terminale, folosind mediul vocal, de date sau imagini, disponibile la un pre de cost convenabil. n re elele viitoare de comunica ii va crete mult rolul canalelor de transmitere a informa iilor video, ceea ce va permite realizarea unei concordan e ntre posibilit ile acestor re ele i particularit ile psihofiziologice ale omului care ob ine informa iile de baz cu ajutorul vzului i auzului. (Mary J. Cronon Afaceri prin Internet) n ceea ce privete utilizarea sateli ilor geosta ionari de telecomunica ii, n ultimii ani se constat apari ia unor muta ii importante. Dac ini ial sateli ii de acest tip aveau rolul s asigure fluxul de informa ii solicitate de diferite organisme statale i guvernamentale, de marile firme sau companii industriale, de curnd i-au fcut apari ia utilizatorii particulari. ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezint n momentul de fa formula acceptat pe larg de comunitatea interna ional a telecomunica iilor, att n ceea ce privete echipamentele ct i serviciile asigurate. Transmisiile sincron prin fibr optic reprezint o noutate n domeniu. Un exemplu n acest sens l constituie re eaua Metrobus a firmelor BELLABS i AT&T. Aceasta are o capacitate echivalent cu 13 000 de circuite telefonice, reprezentnd prima implementare comercial a re elei sincron cu fibre optice SONET. Internetul va cunoate i el profunde schimbri, greu de imaginat. Internetul este un adevrat beneficiu pentru companiile cu tehnologie avansat, care au nevoie de personal foarte bine pregtit n aplica iile i proiectele lor specifice. Noile strategii n afaceri acord o importan deosebit n elegerii corecte a informa iilor transmise i primite prin re ea. Dac ar fi s ne referim numai la marketing, folosind Internetul departamentele implicate n acest domeniu se pot familiariza rapid cu dorin ele i necesit ile clien ilor. Infrastructura complex a Internetului a transformat n realitate un vis al celor care prospecteaz pia a, chiar dac firma american DIGITAL folosea Internetul pentru a distribui anun uri ctre editori, consultan i i analiti, nc din 1980. 7.3. Noua logic de organizare i adaptare a biroului Prima faz de organizare uman ce i-a dovedit eficien a din antichitate pn aproape de zilele noastre a fost i este cea piramidal. Acest tip de structur, utilizat n armat pe timpul romanilor, n organizarea bisericii mai trziu, a fost preluat i n ntreprinderi precum General Motors i IBM pentru un timp, ca apoi s fie nlocuit cu forme mai flexibile care asigurau o mai mare mobilitate procesului de produc ie i de informare arta Jay R. Galbraith n lucrarea sa Organizarea n viitor. Organiza iile i ntreprinderile n care domin informa ia presupun o comunicare rapid, intercomunicare ntre conductori i executan i, legturi directe i puternice ntre to i lucrtorii i deciden ii procesului de produc ie. n SUA a aprut principiul high tech high touch, adic o tehnologie nalt ce implic rela ii intense ntre oameni, cooperare, o mai mare interac iune interpersonal care s suplineasc golul uman creat de raportul om-tehnic. Peter Drucker, sociolog i economist american, reia n lucrrile sale ideea piramidei ntr-o nou viziune: n institu ia bazat pe informa ie, tiin a se va afla cu precdere la baza piramidei, unde se afl productorii direc i. Azi i n viitor, organizarea va fi deci mult mai pu in ierarhic. Organizarea de tip lateral va crea posibilitatea contactelor spontane transfunc ionale, ducnd la o mai bun comunicare i coordonare. Cadrul afacerilor se schimb n mod dramatic iar rolul personalului n organiza ie apare tot mai mult sub semnul schimbrii. Legat de un proces decizional mai rapid, descentralizarea poate conduce la fragmentare, multiplicare, lips a coordonrii n organiza ie. Modelul

organizrii distribuite este cel n care se mut din sfera conducerii n subsidiar. Ierarhia este deci n descretere. n multe cazuri organiza iile trebuie s n eleag importan a pstrrii unor informa ii confiden iale, rezervndu-i astfel un avantaj n competi ie. Urmtoarea list con ine anumite atribute care descriu noul mod de organizare comparativ cu cel vechi. Moduri de organizare (compara ie) Nou Dinamic Abunden a informa iei Global Dimensiuni reglabile Orientat spre produc ie, clien i Orientat spre aptitudini Spirit de echip Implicare Re ea lateral (orizontal) Stabil Lipsa informa iei Local Dimensiuni mari Func ional Orientat spre activitate Spirit individualist Comand, control Ierarhic Vechi

n esen , exist o nou logic de organizare care cere ca nevoile practice s fie asociate cu toate sistemele manageriale ale unei organiza ii. Noile organiza ii trebuie s adopte conceptul de auto-structurare n ceea ce privete organizarea activit ii. n multe cazuri noua structur n ansamblu necesit o tehnologie avansat i ar fi total nerealist s le solicitm de la nceput perfec iune. 7.4. Noul loc de munc Biroul viitorului va de ine o tehnologie avansat dar i utilizatori care trebuie s-i fac fa , s o exploateze i chiar s participe la dezvoltarea ei. Conceptul include urmtoarele elemente: stocarea i localizarea rapid a datelor; mesajele transmise i primite; sistemele de suport decizional; distribuirea muncii n diferite locuri.

Elementele sale func ionale de baz sunt: pregtirea i reproducerea documentelor; comunica iile; stocarea i localizarea informa iei pe diverse medii.

Sistemele birotice create n ultimul timp sunt parte integrant a sistemului informa ional al unit ii, i n aceast postur, obiectivele i sarcinile sale se nscriu n cadrul obiectivelor i sarcinilor generale ale organiza iei. Computerele uureaz munca n domeniul administrativ, dar schimb i fa a locului de munc. n sistemul de educa ie al zilei de mine, locul de munc centralizat va pierde din importan (). O bun parte din studiu se va realiza chiar n camera studentului, acas sau ntr-un dormitor comun, la orele pe care el nsui le va alege afirma A. Toffler n ocul viitorului.

n societatea actual, n care mediul de schimb a devenit informa ia electronic, a aprut conceptul de autostrzi informa ionale. Se pot transmite astfel date de mare importan ctre persoanele de rspundere, din diferite puncte geografice n care se afl, la un moment dat, chiar i n mijloacele de transport. Tot n acelai mod vor aprea birourile mobile, din care se vor putea ncheia tranzac ii cu parteneri situa i n birourile lor din cldiri. Companii puternice din SUA ca General Motors, IBM au trecut la ncorporarea factorilor psihologici n bunurile fabricate, ceea ce va reprezenta marca de calitate a produc iei n viitor. Epistemologia biroticii nu permite separarea dimensiunilor psihosociologice ale comunicrilor ntreprinderii de analiza i modificarea sistemelor de informare. Birotica confer no iunii de totalitate organiza ional puterea unui concept opera ional i reglat. Birotica poate fi aplicat pretutindeni, deoarece noile tehnologii vor permite reducerea efortului fizic, documentele vor avea o calitate superioar, condi iile de munc vor fi ameliorate iar confortul, securitatea i satisfac ia vor crete.

TEHNICI DE SECRETARIAT Lector univ. Nina VRGOLICI Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti

1. ROLUL I LOCUL SECRETARIATULUI N STRUCTURA UNEI ORGANIZA II 1.1. Organiza ia i structura ei organizatoric Organiza ia este o form concret de desfurare a activit ii umane n diferite domenii: economic, social, cultural, politic etc. Orice tip de activitate trebuie administrat. De aceea, orice organiza ie func ioneaz ca un sistem ale crui componente sunt n strns legtur pentru a putea interveni fiecare la momentul oportun cu mijloace proprii, spre a rspunde unei nevoi. Organiza ia poate fi considerat ca o colectivitate ierarhizat de oameni i obiective, ca un ansamblu de mijloace de produc ie i de informa ii, o mpletire de interese generale i individuale. Ea are o structur proprie, determinat de scopul pentru care a fost creat. n vederea ob inerii obiectivelor social-economice, orice organiza ie ndeplinete mai multe func ii: a) b) c) d) e) func ia de cercetare-dezvoltare; func ia comercial i de marketing; func ia de produc ie; func ia financiar-contabil; func ia de personal.

Structura organizatoric a unei organiza ii reprezint ansamblul persoanelor i compartimentelor de munc (tehnico-productive, economice, administrative), modul n care sunt constituite i grupate precum i legturile care se stabilesc ntre ele. O structur organizatoric ra ional este condi ia esen ial pentru: asigurarea func ionrii normale a compartimentelor de munc, repartizarea precis a responsabilit ilor, stabilirea riguroas a dependen elor ierarhice, a unit ii ntre responsabilit ile unei func ii i puterea de decizie. Reprezentarea grafic a structurii unei organiza ii poart numele de organigram. Indiferent de ramura economic sau activitatea social desfurat, structura organizatoric este alctuit din urmtoarele elemente:

1. Func ia (func ia de conducere i func ia de execu ie) 2. Postul 3. Ponderea ierarhic 4. Compartimentele (compartimente func ionale i compartimente opera ionale) 5. Nivelurile ierarhice 6. Rela iile organizatorice 7. Activit ile La baza nfiin rii unei organiza ii st Regulamentul de Organizare i Func ionare (ROF) care este poate cel mai important element de reglementare a competen elor unei institu ii. Este un act normativ care reglementeaz func ionarea compartimentelor (stabilete competentele pentru fiecare compartiment n parte, atribu ii i responsabilit i) i este adoptat de forul de conducere superior al organiza iei respective. Mai exist i Regulamentul de Ordine Interioar (ROI) care reglementeaz regulile de conduit cerute angaja ilor n rela iile de serviciu, programul de lucru, circula ia documentelor i este adoptat pe cale de dispozi ie de ctre conductorul unit ii. Acest regulament intern trebuie permanent actualizat, modificat i completat n conformitate cu dinamica de dezvoltare a departamentelor. Pe baza actelor normative de nfiin are i care le reglementeaz func ionarea (ROF), unit ile i elaboreaz propriile regulamente de organizare i func ionarea adaptate la structura organizatoric, aprobate i completate cu sarcini specifice domeniului lor de activitate. Ansamblul activit ilor, atribu iilor i sarcinilor de secretariat sunt cuprinse n ROF al secretariatelor, care face parte din ROF al organiza iei respective. ROF al organiza iei are un caracter general i este completat de Statul de Func ii. Statul de Func ii are un caracter intern i prevede numrul de posturi pentru fiecare compartiment, gradul i pregtirea angaja ilor, precum i rela iile dintre acetia. Este o completare necesar a ROF pe baza creia se poate calcula bugetul de colarizare a personalului1. La rndul su, este completat de fia postului care cuprinde atribu iile i obliga iile fiecrui angajat n parte. Legea reglementeaz explicit c organigrama unei institu ii nu intr n vigoare pn la adoptarea ROF i a Statului de Func ii. 1.2. Activitatea de secretariat Printre activit ile cu importan deosebit n cadrul unei organiza ii economico-sociale este i activitatea de secretariat. Activitatea de secretariat este structurat n compartimente specializate i are o ampl generalizare. Ea se desfoar la niveluri diferite, att n cadrul organelor centrale ale administra iei de stat (guvern, ministere), al organelor locale ale puterii de stat (primrii, consilii locale), ct i la nivelul agen ilor economici, al unit ilor de profiluri diferite (academii, institu ii de nv mnt superior, coli, biblioteci, etc). De aceea, structura, forma de organizare, amploarea, numrul de func ii i unele atribu ii sunt diferite de la o organiza ie la alta. Munca de secretariat n administra ia public prezint unele particularit i fa de secretariatul din sectorul privat, ca urmare a faptului ca nsui managementul institu iilor publice i structura organiza ional sunt diferite de organizarea i conducerea companiilor i firmelor private. Aici termenul de secretar a fost nlocuit cu cel de asistent manager. Secretariatul este considerat ca interfa a efului unei institu ii cu personalul angajat i cu persoanele din afar institu iei i de asemenea, reprezint (n unele cazuri) o dublare a

direc iilor auxiliare, prin preluarea la nivelul compartimentului a atribu iilor specifice. Astfel secretara preia o serie de atribu ii privind personalul, activit i administrative, activit i de rela ii cu publicul. Secretariatul este un auxiliar direct i indispensabil al conducerii, avnd ca sarcin degrevarea acesteia de unele sarcini auxiliare, crendu-i astfel condi iile necesare realizrii principalelor sale func ii: prevedere organizare comand coordonare control. Secretara trebuie s creeze condi ii optime pentru luarea deciziilor care reprezint actul esen ial al conducerii. In literatura de specialitate secretariatul este definit ca un nucleu (grupare de func ii i respectiv persoane care le ocup) cu activit i, atribu ii i sarcini individuale complexe. Acest grup de oameni specializa i sunt reuni i sub o autoritate ierarhic (directori de secretariate, efi de serviciu, secretari-efi) autoritate subordonat la rndul su direct conducerii i care are precizate atribu ii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. Intr-un secretariat munca secretarelor presupune un complex de activit i. 1) Activit i cu caracter specific de secretariat (preluare, transmitere mesaje telefon, stenografierea, multiplicarea, redactarea nscrisurilor dictate de efi, clasarea documentelor, nregistrarea coresponden ei). 2) Activit i prin care duc la ndeplinire sarcinile i atribu iile prevzute n fia postului (documentare, coresponden , protocol, organizarea manifestrilor, etc.) 3) Activit i pe care le decid, le ini iaz singure (cursuri de perfec ionare, instruire a secretarelor din subordine), 4) Activit i de reprezentare a efilor lor (primiri oficiale, participare la discu ii cu parteneri de afaceri, etc.) Activit ile se descompun n atribu ii, iar atribu iile n sarcini. Atribu ia reprezint sfera de competen a unui compartiment, iar executarea atribu iilor de ctre un compartiment presupune competen a membrilor compartimentului n realizarea sarcinilor ce decurg din aceste activit i. 1.3. Atribu iile i sarcinile secretariatelor Compartimentului secretariat i revin atribu ii globale din care se extrag i se detaliaz sarcini pentru fiecare lucrtor. Atribu iile i sarcinile unei secretare depind de structura i domeniul de activitate al organiza iei respective i sunt cuprinse n fia postului. Se poate spune ca potrivit modului cum este conceputa la noi n tara activitatea de secretariat, (in cazul n care func ioneaz ca un serviciu autonom), ea include urmtoarele atribu ii i sarcini : executarea lucrrilor de registratura general (sortarea, nregistrarea, datarea, distribuirea) acolo unde nu exist un compartiment specializat de registratur. lucrri de coresponden primit i emis de unitate; lecturarea coresponden ei primite, prezentarea la conducere, nregistrarea, repartizarea i urmrirea rezolvrii coresponden ei primite, ntocmirea unor rspunsuri pe baza documentrii prealabile, dactilografierea lor, prezentarea la semnat a coresponden ei cu materialul de baz; pregtirea coresponden ei pentru expediere, predarea la registratur sau expedierea direct, dup caz, asigurarea transportului coresponden ei prin organizarea muncii curierilor. atribu ii de documentare: detectarea surselor interne i externe, selectarea materialului; prezentarea materialelor rezultate sub form de tabele, scheme, statistici, etc., clasarea documentelor, organizarea i asigurarea unei bune func ionri a arhivei unit ii. scrierea rapid, stenografierea discu iilor din edin ele, conferin ele, ntlnirile de

afaceri, stenografierea dup dictare (i la telefon), transcrierea setnogramelor. multiplicarea materialelor: dactilografierea folosind maina de scris sau calculatorul (folosind metoda oarb), folosirea imprimantei calculatorului, utilizarea mainilor de copiat, corectarea greelilor, cunoaterea unor sisteme de corectare a materialelor pentru editorial. traduceri i retroversiuni de acte, coresponden , materiale documentare, cunoaterea unei limbi strine de circula ie interna ional scris i vorbit. probleme de protocol i rela ii cu publicul: ntocmirea unor planuri pentru desfurarea n bine condi ii a ntlnirilor cu persoane din afr institu iei, primirea vizitatorilor i a partenerilor de afaceri, cunoaterea, documentarea n ceea ce privete regulile de comportament i protocol specifice rii din care vine partenerul, pregtirea coresponden ei protocolare cu ocazia diferitelor evenimente. eviden a necesarului de consumabile i eviden a de personal (secretara ntocmete referatul cu necesarul de rechizite pentru compartimentul secretariat, ine eviden a orelor suplimentare, concediilor, eviden a delega iilor, a deplasrilor i a evenimentelor profesionale. pregtirea cltoriilor de serviciu ale efului, rezervarea de bilete, a camerei de hotel, ob inerea vizei (dac este cazul), pregtirea documentelor necesare pentru ntlnirile de lucru, contactarea persoanelor cu care trebuie s se ntlneasc eful i stabilirea programului. cunoaterea i folosirea aparaturii moderne de birou (calculatorul, maina de multiplicat, fax, aparatura de nregistrare-clasare, interfonul, etc.); cunoaterea tehnoredactrii computerizate i a programelor pentru aceasta. organizarea sistemului informa ional: primirea prelucrarea i transmiterea informa iilor. ntocmirea contabilit ii primare a firmei primirea i transmiterea comunicrilor telefonice organizarea edin elor i a materialelor necesare. difuzarea n unitate a deciziilor i instruc iunilor cu caracter de circulat.

preluarea de la efi (prin delegare de autoritate) a unor sarcini pe care secretara (asistenta manager) le poate rezolva sau chiar secretara poate delega o serie de responsabilit i persoanelor din subordine. perfec ionarea permanent din punct de vedere profesional.

supravegherea personalului secretarial din subordine: instruirea acestuia, evaluarea posibilit ilor fiecruia i stabilirea responsabilit ilor. respectarea disciplinei muncii.

Exercitarea atribu iilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilit ilor, a prerogativelor dar i competen a n a le realiza. Competen a celor care lucreaz n compartimentele de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz; un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n con inut;

un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, coresponden ei i documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate;

un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile reprezentan ilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentan ilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri; un bun organizator al sistemului informa ional, capabil s primeasc, s prelucreze i s transmit informa ii, precum i s in la zi eviden ele pentru conducere i celelalte compartimente ale unit ii; un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba strin; un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden , capabil s nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea coresponden ei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat coresponden a mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a coresponden ei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edin e, conferin e); capabil s fac oficiul de secretar de edin i s redacteze procese-verbale; un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activit ii conducerii n anumite perioade. un lucrtor capabil s redacteze rapoarte, referate, informri pe baza unor directive generale i a materialului documentar; un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n curs de multiplicare. 1.4. Organizarea secretariatelor In scopul desfurrii activit ii specifice, secretariatele dispun de resurse umane i materiale. Resursele umane se refer la personalul angajat n activitatea de secretariat (persoane fizice bine pregtite i capabile s se adapteze permanent la nout ile din domeniu). De modul lor de integrare n sistem depinde eficienta aparatului administrativ. Resursele materiale se refer la obiectele i mijloacele prin care se asigura condi iile de munca n acest domeniu, i anume: spa iul de lucru ; obiecte de iluminat; obiecte de micro-climat, colorit, izolare fonica, mobilier;

maini i aparate moderne de birou (maini de scris, de stenografiat, multiplicat, aparate de nregistrat, calculatoare, fax, telex etc.) In func ie de modul de utilizare a resurselor umane i materiale, activitatea de secretariat poate fi organizata astfel: n unit ile administrative i firmele mici ntreg nucleul de secretariat este centralizat;

n administra iile centrale i locale, n organiza ii mari, aezarea fizic este par ial centralizata (birouri colective), par ial descentralizata (efi de cabinet, secretarii conductorilor). Organizarea centralizat n secretariate prezint urmtoarele avantaje: concentrarea echipamentelor de birou, ceea ce nseamn utilizarea lor la capacitate maxima; pregtirea noilor cadre este rapid, afectarea lor pe lng grupuri conduse centralizat influen eaz pozitiv formarea i perfec ionarea lor; posibilitatea stabilirii unor standarde comune, ca rezultat al uniformit ii metodelor de operare n munca de birou; costul performantelor este sczut, ca i al investi iilor n maini de birou i al ntre inerii lor, deoarece sunt folosite n cadru restrns.

1 Victor Alistar, Ion Popescu Slniceanu, Protocol, coresponden secretariat n Administra ia Public, Editura Lumina Lex, Bucureti, 2001, p.126 1.5. Rolul secretariatului n sistemul informa ional al organiza iei Indiferent de domeniul de activitate al unei organiza ii, de forma sa organizatoric, de mrimea ei, succesul depinde n mare parte de corectitudinea deciziilor, iar n procesul decizional, pe lng cunotin e, experien , intui ie, o mare valoare o are informa ia. Informa ia corect i ob inut n scurt timp, st la baza adoptrii unei strategii adecvate n ceea ce privete activitatea unei firme. Organiza ia este privit ca un sistem n care pr ile componente contribuie la ndeplinirea activit ii acesteia. Sistemul organiza ional este alctuit din : sistemul decizional sau de conducere ; sistemul opera ional sau de execu ie ; sistemul informa ional ;

ntre sistemul opera ional i cel decizional legtura se stabilete prin sistemul Informa ional (SI). Sistemul Informa ional este definit n literatura de specialitate ca un ansamblu de mijloace umane i materiale, surse i nivele consumatoare, canale de circula ie, proceduri i mijloace de tratare a informa iilor menite s contribuie la stabilirea i la realizarea obiectivelor organiza iei. Mijloacele umane sunt reprezentate de persoanele care vehiculeaz emit sau transmit informa ii utile n cadrul sistemului organiza iei. Mijloacele materiale se refer la maini i echipamente de birou (calculator, maina de scris, de copiat, telefonul, faxul etc.). Informa ia poate fi definit ca un mesaj, o tire, un semnal, un grup de imagini ce reflect starea unui sistem sau a modului n care aceasta func ioneaz i care aduce receptorului date noi, un plus de cunoatere. Fiecrei activit i umane desfurate n forma de organizare i structur specifice i corespund informa ii specifice. Sursele de informa ie se regsesc att pe plan decizional ct i opera ional. Informa ia este util cuiva dac este cerut de un consumator de informa ie, indiferent dac acesta este decedent sau executant. Indiferent de complexitatea sistemului, comunicarea necesit cteva elemente esen iale :

Informa ia circul ntre emi tor i receptor prin canale specifice (pot, telefon, etc.) i poate fi sub form de : date, texte, imagini fixe, secven e audio sau video etc. Cantitatea de informa ii care se vehiculeaz ntre emi tor i receptor constituie fluxul informa ional. Distingem un flux de intrare de informa ii i un flux de ieire de informa ii. De exemplu, legtura cu alte organiza ii aduce un flux de informa ii din afar (o cerere de ofert, o comand, etc.). n fluxul de ieire al informa iilor se pot ncadra diverse forme de coresponden (oferta etc.). Se impune o organizare a informa iei care circul att n cadrul organiza iei ct i ntre aceasta i exterior. Comunicarea n cadrul unei organiza ii sau n afar acesteia se desfoar n bune condi ii doar n cazul n care fluxul informa ional cu elementele sale componente preluarea prelucrarea i transmiterea informa iilor respect o serie de reguli referitoare la alegerea sursei de informa ii potrivite, la modificrile, transformrile, prelucrarea n vederea ob inerii obiectivelor stabilite (de consumatorul de informa ii) prin respectiva informa ie. De asemenea, un rol important l are i forma de prezentare precum i alegerea canalului adecvat pentru transmiterea informa iei. Este un lucru recunoscut c n acest proces preluare prelucrare transmitere, secretarei (asistentei manager) i revin sarcini importante. O secretar trebuie s tie de unde s ob in informa iile solicitate, cum s ob in n timp util i s le foloseasc eficient pentru fiecare situa ie. Este cunoscut faptul c la angajare, firmele solicit secretarei (asistentei manager) cunotin e despre utilizarea Internetului, a calculatorului i a altor mijloace moderne de informare. Preluarea informa iei necesit cunoaterea surselor de informa ii. Sursele de informa ii pot fi comenzile, minutele diverselor ntlniri de afaceri, cercetri de pia , baza proprie de date, anuare, statistici, reviste specializate, contractele cu alte organiza ii, programe de activitate, serviciul de informa ii teletext, Internetul, re eaua Intranet, manuale, fie, biblioteca proprie etc. Dup preluarea unei informa ii aceasta trebuie transmis (prin intermediul canalelor interne de transmitere a informa iei) persoanelor competente la rndul lor, acestea pot pstra informa ia sau o pot transmite mai departe la nivel intern pentru prelucrare sau la nivel extern, sub forma unei informa ii rspuns adecvate. Informa ia ce urmeaz a fi transmis capt un caracter special i n func ie de modul de prezentare. Modalitatea de prezentare a informa iilor transmise constituie un element cheie n dezvoltarea unei imagini favorabile a firmei. Indiferent ns de modul de prezentare trebuie avut n vedere c mesajul s fie foarte clar, s rspund intereselor celor care au cerut s fie ntr-o form ct mai atractiv. Este, de asemenea, foarte important pentru exactitatea i coeren a informa iei i canalul ales pentru transmitere. n caz contrar pot aprea distorsiuni n receptarea informa iei. Astfel : dac informa ia trebuie transmis rapid unui numr mare de oameni se va alege faxul, e-mail-ul ; dac se impune desfurarea unei edin e i pentru a reduce costurile (timp i bani) se va alege videoconferin a ; dac mesajul este mai complex i necesit i oferirea unor explica ii suplimentare se va alege discu ia fa n fa sau telefonul ; dac informa iile sunt cele de zi cu zi se poate alege e-mail-ul.

In concluzie, putem spune c informa ia, pe lng caracterul de unitate i utilitate, trebuie : s fie exact i complet ;

s fie furnizat la timp ; s corespund att cantitativ ct i calitativ ; s fie transmis pe canalul cel mai scurt ; s fie prezentat ntr-o form adecvat i accesibil.

Secretariatul reprezint un important canal informa ional, un releu intermediar i n anume condi ii un emi tor de informa ii. El ac ioneaz n ambele sensuri ale circula iei informa iei (ascendent i descendent). Secretariatul este o sta ie att n circuitul ascendent (de la sistemul opera ional la cel decizional) ct i n circuitul descendent (de la sistemul decizional la cel opera ional). n sens ascendent al informa iei secretariatul furnizeaz conducerii informa ii, unele selectate prin mijloace directe, altele ob inute pe baza delegrii de autoritate de la alte compartimente sau unit i subordonate. Acestei etape i sunt specifice informa ii furnizate de secretariat ca: prevederi din acte cu caracter normativ; prezentarea notelor de comunicri telefonice;

comunicri verbale personale sau prin microfon, (n general pentru anun area unor chemri telefonice, prezentarea unor persoane la conducere, etc.) prezentarea programelor, a unor materiale documentare; extrase din acte i coresponden a clasat sau arhivat; prezentarea coresponden ei primite;

prezentarea rapoartelor referatelor, informrilor cu privire la situa ii existente sau trecute; prezentarea unor situa ii statistice nsumate sau prelucrate sub forma unor grafice;

Astfel de informa ii sunt anterioare perioadei de elaborare a deciziilor. n sens descendent al circula iei informa iei, secretariatul transmite deciziile conducerii care se concretizeaz n: activitatea de redactare de ordine, dispozi ii circulare, redactate uneori de secretariate;

transmiterea oral a unor decizii personal sau prin telefon celor care trebuie s le execute; note scrise de conducere cu indica ii pentru efectuarea unor lucrri, constituind decizii asupra modului de rezolvare a unor probleme; Deciziile conducerii trebuie transmise cu precizie pentru a nu fi posibile interpretri ulterioare care s genereze nendeplinirea sau ndeplinirea par ial sau incorect a unor sarcini. A treia etap a circuitului informa ional, n care secretariatului i revin sarcini importante este din nou n sens ascendent n cursul executrii deciziei. n aceast etap n afar informa iilor date de compartimentele opera ionale, secretariatul informeaz permanent conducerea asupra respectrii termenelor de execu ie. Pentru aceasta secretara (asistenta manager) i organizeaz un sistem de eviden e operative, (scadentarul de termene, agend, fiiere n care sunt incluse detaliat toate deciziile conducerii) care i permit s urmreasc pentru informarea conducerii stadiului realizrii acestora. Schimbul de informa ii ntre conducere i secretariat se realizeaz prin comunicri permanente. Permanentul schimb de informa ii, dei util prin operativitate poate duce uneori la frecvente ntreruperi n munca de concep ie a conducerii dar i a secretariatului.

Pentru evitarea acestui neajuns secretara amplaseaz n apropierea sa un raft cu mai multe compartimente. Fiecare compartimente este destinat unei persoane sau unui serviciu i este mpr it n dou: o parte pentru comunicri ctre secretariat, iar cealalt parte de la secretariat. Sunt exceptate informa iile foarte urgente care sunt transmise imediat. 2. ROLUL I LOCUL SECRETAREI (ASISTENTEI MANAGER) N LUMEA PROFESIONAL CONTEMPORAN

2.1. Func ia de secretar Func ia (postul) unui lucrtor ntr-o organiza ie constituie participarea sa permanent la desfurarea diferitelor activit i ce permit realizarea obiectivelor firmei. Multe func ii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun. (activit ile care trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea persoanei care le ndeplinete). Totui pentru a avea o imagine clar a unei func ii trebuiesc luate n considerare urmtoarele elemente : educa ia (specific nivelului de educa ie cerut : liceu, studii superioare, coli sau cursuri pregtitoare etc.) ; experien profesional (unele fun ii se pot ncredin a imediat dup terminarea colii, altele necesit o anumit experien ) ; pozi ia n structura organiza ional sau n structura ierarhic superioar. n aceast etap se va descrie pozi ia pe care o ocup func ia de secretar (asistent manager) n ansamblul structurii, locul pe care l ocup n organigrama organiza iei. atribu ii i sarcini impuse func iei respective ; calit i personale cerute pentru ocuparea func iei ;

un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate). Func ia de secretar este definit n fia postului, iar pentru evaluarea acesteia se stabilete un sistem de punctaj n func ie de : gradul de pregtire de baz i de specialitate experien a acumulat i manifestat, gradul de dificultate i de risc pe care le presupune executarea func iei, priceperea de a lucra cu aparatura modern din dotare (calculator, copiatoare, telefax, etc.) ; cunoaterea i practicarea curent a unei limbi de circula ie interna ional. Func ia de secretar presupune omniprezen a ei la diferite activit i organizate de conducere, consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea documentelor rezultate, etc. Pentru func ia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea func iei presupune considerarea cel pu in a urmtoarelor elemente : scopul i rolul secretariatelor n sistemul general al activit ii economico-sociale i n organiza ia respectiv, pozi ia pe care activitatea de secretariat o de ine, responsabilit ile, gradul de autoritate primit de la manager, rela iile cu to i factorii implica i n respectivul proces al muncii. Manualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a func iilor de secretare: 1) Secretare ucenice dactilografiaz scrisori, diverse materiale, multiplic materialele, preiau mesaje, ajut la expedierea coresponden ei prin fax, pot,

nu au responsabilit i,

2) Tinere secretare dactilografiaz coresponden a pornind de la noti e stenodactilografiate, casete audio, editeaz texte pe computer, preiau i transmit mesaje, redacteaz coresponden a simpl, expediaz coresponden a, primete vizitatorii, organizeaz edin e, conferin e, stenografiaz la diferite edin e, au responsabilit i multiple dar limitate.

3) Secretare personale apar in de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz, redacteaz i claseaz coresponden a, cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator, redacteaz singur rapoarte, referate, brouri, ntocmesc dri de seam, primesc vizitatorii, organizeaz cltorii de afaceri, organizeaz agenda efului, au cunotin e de contabilitate, particip la ntlnirile de afaceri, traduc din i n limbi strine organizeaz edin e, conferin e, au responsabilit i care le permit s participe la actul de conducere,

4) Asistente personale reprezint func ia secretarial cea mai important, lucreaz n sfera conducerii, apar in unui director general (manager) sau preedinte, supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare, supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu, traduc din i n limbi strine, organizeaz protocolul la edin e, conferin e, ntlniri de afaceri, organizeaz cursuri de perfec ionare,

analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat, iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate), au cunotin e de contabilitate, drept, management, etc., se ocup de recrutarea personalului din secretariat pot avansa pe scara ierarhic.

Desigur, con inutul no iunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i altele: secretar ef, ef de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de nv mnt etc. Statisticile demonstreaz c 95% din func iile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o mnu femeilor cci ele din natere au, o capacitate mai mare de supunere, nclina ie spre detaliu, loialitate, abilitate rela ional i chiar o mai mare inteligen emo ional. In zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul punnduse acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de anun uri care apar zilnic n ziare i reviste. Dac acum 12-14 ani a fi secretar nsemna o via oarecum lipsit de griji, sub aripa protectoare, de multe ori la propriu i la figurat a efului, o via n care principalele atribu ii erau cafeaua de diminea a efului, ziarele, ceva coresponden , telefonul, dar mai presus de toate ocrotirea efului de prezen a inoportun a diverilor solicitan i, astzi lucrurile s-au schimbat. Aceast imagine perceput de ochiul public ntr-un anumit clieu plasat undeva n sfera derizoriului a disprut, aproape n ntregime, datorit gradului lor de profesionalism, calit ii serviciilor de comunicare i administra ie pe care le pot oferi. Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe transformri dup 1989, odat cu apari ia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i informare. Secretara nu nseamn doar pu in dactilografie, picioare frumoase i arta de a face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotin e de management, marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informa ional, dactilografiaz pe calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme sigure de eviden , fiind la curent cu institu iile, organismele i departamentele din ar i strintate cu persoanele lor cheie. Ea este cronicara evenimentelor institu iei sale, autoare de anale nepublicate. E mai uor s gseti un expert sau un strateg dect o secretar bun (Mircea Mali a). n prezent secretara de ine o func ie indispensabil pentru bunul mers al organiza iei din care face parte i care a devenit acum o ocupa ie de un nalt profesionalism. O secretar este o profesionist n adevratul sens al cuvntului. Existen a a numeroase coli postliceale, cursuri pentru secretare i chiar colegii care pregtesc tinerele secretare sau asistentele manager, existen a Asocia iei Europene a Secretarelor Profesioniste confirm caracterul profesionist al acestei activit i. Profesiunea de secretar, ca attea altele se practic i din voca ie, o voca ie care se poate descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educa iei continue. Secretara modern este o persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a n elege psihologia lor, o persoan care posed pe lng un cod al eticii profesionale, cunotin e legate de profilul firmei i de opera iile tehnice specifice muncii de secretariat, i calit ii manageriale la fel de dezvoltat ca ale celor care conduc institu ia din care face parte. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele. Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit persoan sau de un anumit departament. Ea lucreaz pentru al ii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al cuvntului cu drepturi i obliga ii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esen ial ca eful i secretara s gndeasc, s planifice i s ac ioneze ca o echip. Aa cum succesul

juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a-i dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de separat; ac iunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direc ionate spre acelai scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribu ia celor dou persoane, existen a uneia depinznd de existen a celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el. (nu este mai pu in adevrat c pentru unele secretare exist riscul s rmn fr post atunci cnd eful este schimbat pe criterii politice). Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau institu ii. Ea reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu to i c prima impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important. Nu de pu ine ori am auzit s-au am gndit dac secretara arat aa sau se comport aa ce s mai zicem de ef). Trebuie s recunoatem c n Romnia zilelor noastre, mai ales n institu iile publice de stat, secretariatul apare ca ceva tabu, ca locul unde i este team s intri i s ceri informa ii i asta pentru c unele secretare confund profesionalismul cu atitudinea ostil pe care o afieaz de la prima ora a programului, aducnd astfel un mare deserviciu att efului ct i institu iei unde lucreaz. Rolul secretarei devine mai pu in acela de servitoare a managerului i mai mult de manager administrativ. Schimbrile politice din ultimii ani, dispari ia confruntrilor Est-Vest au modificat i pie ele: ntreprinderile se afl n lupt concuren ial, ele trebuie s ac ioneze i s gndeasc global, deoarece structurile tradi ionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii, orientat ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reac iona rapid i flexibil la cerin ele clien ilor. Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse [1] i anume: n cadrul restructurrii conducerii, n multe unit i se desfiin eaz niveluri ierarhice ntregi sau se desprind din ntreprindere domenii complete. Sunt mai pu ini efi, automat exist mai pu ine secretare; presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri ierarhice nu nseamn i dispari ia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt redistribuite i mresc spectrul de sarcini al celor rmai. progresul tehnologic oblig la nv area continu, timpul necesar fiind adesea suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, i va pierde mai devreme sau mai trziu slujba; apari ia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai pentru a-i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a coresponden ei. Aceasta poate fi considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren . De regul, este mai pu in economic i eficient ca efii s-i scrie singuri coresponden a. Ei sunt prea costisitori i prea lipsi i de experien pe post de scribi. (C i dintre ei pot scrie repede dup metoda oarb, cu zece degete?) restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i se testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de la distan etc. Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune. Dezvoltarea continu a tehnologiei informa ionale i comunica ionale reprezint o ans pentru secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene nseamn pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai srac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestiunea informa iilor se vor accelera. Aceasta presupune, ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezint pentru

secretare urmtorul avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a ob ine sarcini mai atractive. Pentru secretare apar i alte perspective [2] i anume: 1) asisten a managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai pu ini efi, acetia vor avea mai mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de conducere. Conducerea subordona ilor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate psihologic. n spatele efilor eficien i vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci i pr i din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate); 2) prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de form o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clien ii i comand ntocmirea utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz videoconferin ele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edin elor, congreselor. 3) externalizarea unor func iuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la tradi ionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii, traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informa ional sau coordonarea. Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile salariatelor. Formarea profesional continu devine obliga ie, prin aceasta nu se n elege formarea tradi ional, ci nv area pe tot parcursul vie ii profesionale. Cu ct este mai calificat competen a profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai sigure sunt locurile lor de munc. Prin mbunt irea performan ei i eficien ei muncii lor, ele contribuie la o n elegere mai bun i la o percep ie public apreciativ sporit a statutului profesional i social al secretarei n societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb strin i lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de a suplini cei apte ani de acas, permanenta preocupare de a nv a, de a se autodepi, precum i grija constant de a pstra propor iile dictate de bunul sim i de respectul pentru ceilal i. Competente i contiente de sine aa le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de mine. Sperm ca i n contiin a concet enilor notri s se formeze acea imagine pe care o merit secretarele de mult vreme. n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a institu iilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s nlocuiasc niciodat o secretara competent, care se va perfec iona continuu. 2.2. Func ia de asistent manager Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n acelai timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament). Asistentul manager nu poate da dispozi ii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora etc. Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfac ii personale i profesionale, dar i o serie de constrngeri: Avantaje: un salariu mai mare;

condi ii de munc mai bune; contacte variate; mai multe responsabilit i; mai mult putere de influen ;

Constrngeri : deplasri frecvente n provincie i/sau strintate ; program flexibil ; raportri permanente ; obliga ii sociale sau mondene : o mai mare disponibilitate ; stagii de perfec ionare.

Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispozi iile fr a-l contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independen a, inteligen a, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele calit i pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul. Sarcinile i atribu iile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de pozi ia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de activitatea desfurat de aceasta. Fa de secretara din institu iile de stat, asistentului manager i se cer mai multe cunotin e i abilit i (cunotin e de management, marketing, drept, psihosociologie, informatic, rela ii publice etc.) ; au mai multe responsabilit i. Cele mai importante competen e ale asistentei manager sunt : administrarea gestionarea documentelor coresponden a cu partenerii de afaceri motivare-stimulare rezolvare a conflictelor luarea deciziilor negocierea controlul delegarea responsabilit ilor raportarea activit ii optimizarea for ei de munc coordonarea perfec ionrii for ei de munc comunicarea interpersonal

Aceste unit i de competen definesc n mare parte activitatea unei asistente manager, dar aa cum am mai spus, ele se stabilesc n func ie de domeniul n care lucreaz i de pozi ia pe care o ocup (n subordinea directorului general, a unui director de departament etc.). Asistenta manager ocup o func ie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea de vizit a firmei n fa a partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i indiferen a ac ioneaz n mod negativ asupra clien ilor. De aceea, o bun asistent trebuie s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de

clien i, s respecte timpul celorlal i, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod plcut o conversa ie. 2.3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistentei manager) n condi iile organizrii moderne a unit ilor este foarte important ca la selectarea personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotin ele de cultur general, dar i de anumite calit i i aptitudini. Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate cerin ele pe care le vom enumera mai jos, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe din aceste calit i, pe care, printr-o educa ie permanent le poate dobndi sau dezvolta. 1. Inteligen a n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligen a presupune: ra ionament i reflec ie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situa ie real; capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activit ii;

capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe msura noilor situa ii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea unor lucrri n favoarea altora mai urgente i mai importante. bun sim i n elegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i complicate care apar obiectiv n procesul muncii; perspicacitate pentru sesizarea nuan elor. La selectarea persoanelor care urmeaz a lucra n secretariate, testarea perspicacit ii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit de important; spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al priorit ilor i din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de activitate, scadentarul de termene etc.); 2. Discernmnt pentru a permite distinc ia ntre laturile unei probleme i alegerea celei mai bune solu ii. Complexitatea vie ii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situa ia de a alege ntre dou solu ii, ambele rele, pe cea mai pu in rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unit ii respective. 3. Memorie face parte din calit ile indispensabile pentru buna exercitare a atribu iilor unei secretare; ea trebuie s re in fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informa ii. Re inerea i utilizarea informa iilor este mult uurat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevrat c memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai pu in dota i ob in rezultate performante prin exerci iu de memorie. 4. Aten ia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s re in informa ii, nregistrnd i transmi nd datele fr erori. 5. Ini iativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competen elor atribuite. Ini iativa secretarei scutete conducerea de a nso i unele decizii mai pu in importante de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). n strns legtur cu ini iativa este competen a, care implic rspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Ini iativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n ini iativele celorlalte compartimente; 6. Spirit creativ este n strns legtur cu ini iativa. Creativitatea nseamn cutarea continu de solu ii care ar putea mbunt ii activitatea firmei. 7. Sim ul estetic se concretizeaz n: preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spa iul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii;

preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O aten ie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afirii (anun uri, etichete, postere etc.). aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice. preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, ncl mintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Nu de pu ine ori, n institu iile publice sau la locul de munc suntem agresa i vizual de culorile stridente ale vestimenta iei, ale prului sau machiajului unor secretare i nu numai. Este tiut faptul c secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru institu ia din care face parte i de aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat. prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n pagin;

8. Calit i de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune: ordine n idei; ordine n acte; ordine n pstrarea materialelor de referin ; ordine n aranjarea obiectelor.

9. Calit i de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezint o institu ie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i formulelor de polite e. 10. Polite ea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste polite e i respect pentru toate persoanele cu care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li se pun chiar i prin da sau nu, dect s rspund nu tiu, veni i mine, nu este program cu publicul, etc. Este un act de impolite e s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon). 11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esen a fiecrei probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd informa iile pe care secretara le folosete dar i documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund n esen a problematicii, astfel nct informa iile prezentate conducerii s fie ct mai exacte. 12. Tact i diploma ie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfac ie tuturor, de a-i face s se simt importan i, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ. Se tie c nemul umi ii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diploma ie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesit ii rezolvrii lor, dndu-le de n eles c problemele lor nu pot fi prioritare. De multe ori apare urmtoarea situa ie : eful i cere s nu-l deranjeze o jumtate de or orice s-ar ntmpla. Intre timp sun unul din clien ii firmei i vrea s vorbeasc urgent cu el. Secretara tie c cel care a sunat este un client cu care firma are o afacere foarte important. n aceast situa ie nu este cel mai indicat ca ea s respecte cu stricte e indica ia efului. l va ruga pe client s atepte pu in i l va informa pe ef de situa ia aprut. Cu tact i diploma ie

l asigur pe ef c a n eles instruc iunea lui, dar c mesajul clientului i s-a prut suficient de important. eful va fi recunosctor c a n eles situa ia i c l-a ntrerupt cu tact. 13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiin ifice. 14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntr-un ritm alert i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situa ie autocontrolul este o opera ie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte forme: n rela iile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportare. 15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu angaja ii firmei, dar i cu furnizorii i clien ii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abilit i de comunicare. 16. Independen a. Dei secretara este o verig ntr-un lan , ea trebuie s fie capabil s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explica ii, sau solu ii. 17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condi ii, pentru realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilal i angaja i ai firmei. Ea trebuie s le pun la dispozi ie toate informa iile necesare. 18. Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea de ansamblu a biroului. Iat cteva atitudini : Negativ Nu este destul de practic, mai bine renun m De ce s achizi ionm un alt dispozitiv ? Pozitiv S analizm toate posibilit ile. Poate achizi ionarea unui nou dispozitiv va duce la eficientizarea lucrului.

19. Buna dispozi ie i sim ul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului. 20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante calit i ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unit ii ; orice ef i dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd. 21. Confiden ialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd cineva trebuie s ob in un post. Sunt institu ii care pun foarte mare accent pe confiden ialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confiden ialit ii informa iilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul institu iei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a ob ine informa ii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o pozi ie cheie ntr-o institu ie. 22. Eficien a secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntr-un timp relativ scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect priorit ile pentru a fi eficient.

24. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se manifest ca reac ie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva. In afar de aceste calit i i aptitudini, secretarei i se cere un anumit nivel de cultur general, justificat de faptul c ea intr n contact cu mul i oameni, diferi i ca stil, mai ales atunci cnd este un reprezentant al firmei n aceste contacte. Ea trebuie s aib cunotin e din diverse domenii. Astzi exist multe mijloace de informare n mas (radio, televiziune, ziare, Internet etc.) care i permit s fim la curent cu evenimentele din ar i din lume. O bun secretar trebuie s fie interesat de acestea. Cerin ele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calit ile profesionale se ob in prin studiu permanent, prin observarea celorlal i i adaptarea la modul de lucru al organiza iei. Cerin ele profesionale se refer la: cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica, vocabular); cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale: procedee de scriere i citire rapid; procedee de codificare i clasare; cunoaterea a una, dou limbi strine; cunoaterea lucrului pe calculator: tehnoredactare; baze de date; pota electronic; noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informa iilor.

cunoaterea unor no iuni de psihologie i comportament n rela iile cu publicul (secretara trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n fa i ce pozi ie trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia). cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s aib cunotin e de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc. cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden ;

dorin a de a se perfec iona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate i a publica iilor de profil. 3. Rolul secretariatului n stabilirea rela iilor interpersonale Secretara prin atribu iile specifice, se afl n contact permanent nu doar cu lucrtorii din unitate, ci i cu un numr mare de persoane din afar unit ii (delega ii, clien i vizitatori, persoane ce se prezint n audien sau cer diferite rela ii). Un element important pentru o secretar const n abilitatea de a lucra i de a comunica cu oamenii. Abilitatea secretarei n rela iile interpersonale const n : stabilirea i men inerea rela iilor de lucru ;

depistarea i rezolvarea problemelor folosind ra iunea i spiritul de ini iativ ;

influen area opiniei celorlal i i ducerea la bun sfrit a negocierilor ; sprijinirea i supervizarea personalului din subordine ; comunicarea efectiv cu alte persoane ;

Fcnd o grupare a rela iilor ce se stabilesc ntre secretariat i alte persoane avem urmtoarele categorii : 1) 2) 3) 1) rela iile secretariat conducere (executiv) ; rela iile secretariat alte compartimente ; rela iile secretariat persoane din afar unit ii. Rela iile secretariat conducere (executiv)

Acest tip de rela ie este permanent i n cadrul acestora, secretara trebuie s respecte cerin elor de disciplin, punctualitate i ordine. In acest context, disciplina nseamn respectarea legilor a reglementrilor de ordine interioar, a ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii i pstrarea secretului profesional. Intr-o organiza ie pot fi c iva directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei manageriale i secretara are un rol important n func ionarea cu succes a acestei echipe. Rela iile secretariat conducere trebuie s se bazeze pe respect i ajutor reciproc. Secretara trebuie s tie care sunt sarcinile i politicile prioritare ale conducerii, ntocmind agenda de lucru n func ie de acestea. De asemenea, secretara trebuie : s se asigure c toate informa iile furnizate conducerii sunt exacte, astfel nct personalul executiv va fi scurt de a verifica toate documentele ; s fie capabil s rspund cu diploma ie oricrei cereri telefonice, iar executivul trebuie s aib ncredere c secretara trateaz toate problemele de serviciu n mod confiden ial ; s fie capabil s rezume esen a unor lucrri, scutind conducerea de a le mai studia ;

s n eleag clar scopul muncii i s preia munca personalului executiv n absen a acestuia, iar acesta trebuie s fie convins c secretara poate face fa problemelor ce apar n lipsa sa ; s fie bine informat n tot ceea ce face conducerea, nct s-i poat fi de ajutor cnd trebuie ; s men in un climat de bun dispozi ie ;

La rndul su, eful trebuie s recunoasc dac unele erori au aprut din cauza lui ; s permit secretarei s aib ini iativa n rezolvarea problemelor. Este indicat, ca eful s aprecieze munca secretarei (dac nu material, mcar verbal) aceasta are o influen pozitiv asupra psihologiei secretarei dndu-i mai mult ncredere n ea. Ca secretar ea va stabili rela ii i cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu : s anuleze sau s schimbe datele unei edin e sau s cear informa ii urgente). De bunele rela ii ce se stabilesc ntre ele depinde rezolvarea n bune condi ii a sarcinilor de serviciu. 2) Rela iile secretariat alte compartimente

Secretarele au legturi cu toate compartimentele din unitate, permanent i n forme variate.

Coresponden a primit de la acestea, pentru semnat i expediere, cea repartizat de secretar cu rezolu iile conducerii, lucrrile executate n comun, dactilografierea materialelor elaborate de specialitii din compartimente. Pentru a colabora ct mai bine cu ceilal i angaja i, secretara trebuie s-i ndeplineasc sarcinile de serviciu (s-i sprijine cu materiale documentare, fie, s le transmit imediat i cu precizie hotrrile, dispozi iile conducerii, s le dea lmuriri), respectnd n acelai timp i alte condi ii de ordin comportamental. Secretara trebuie s fie demn, serioas, modest, s arate solicitudine i polite e fa de colegii de munc diferit fa de cei n vrst, polite e i amabilitate n general. Manifestrile de arogan i ngmfare nu sunt admise, ele aducnd mari prejudicii rela iilor interpersonale. O bun rela ie bazat pe ajutor i respect trebuie s aib secretara i cu personalul din subordinea sa. n acest caz ea va lucra ca un supervizor i este important s se exprime clar cnd mparte sarcinile i s stabileasc explicit standardele i timpul pentru fiecare sarcin [1] . Ea trebuie s fie permanent un exemplu demn de urmat pentru cei din secretariat. Secretara trebuie s ncurajeze personalul din subordine, s laude munca acestora cnd este bun, iar pe de alt parte dac sarcinile nu sunt ndeplinite la nivelul ateptat, cu tact i diploma ie, ea va arta acest lucru persoanei n cauz i o va ajuta s-i mbunt easc munca. Comunicarea permanent cu personalul din subordine iat cheia multor satisfac ii personale. 3) Rela iile secretariat persoane din afara unit ii Secretariatul este un factor important n realizarea legturilor ntre institu ia pe care o reprezint i persoanele din afar, fie c sunt cet eni, fie c sunt parteneri sau viitori parteneri de afaceri. Priceperea de a ntmpina un vizitator determin calitatea rela iilor ntre cei care sunt viitori colaboratori n afaceri. Se impun cteva reguli pe care o secretar trebuie s le cunoasc : secretara se oprete din lucru, d mna cu el, iar dac l vede pentru prima dat se prezint. Se prezint i vizitatorul i spune scopul vizitei (secretara poate hotr dac problema ridicat de vizitator poate fi rezolvat de alt persoan din unitate). Dac vizitatorul nu dorete s spun scopul, eful este cel care va hotr dac l va primi sau nu. Nu este de competen a secretarei s resping un vizitator sau s se poarte nepoliticos pe motiv c acesta dorete s-i comunice personal efului scopul vizitei. s caute s recunoasc persoanele care nu vin pentru prima dat (n cadrul activit ii de secretariat memorarea figurilor i a numerelor de telefon este foarte important); s manifeste deferen i aten ie fa de toate persoanele, indiferent n ce calitate i cu ce problem se prezint la secretariat; s caute s rezolve pe ct posibil favorabil problemele (n msura n care aceasta este posibil); s aib o atitudine corect; s nu discute cu colegii cu voce tare i s-i supravegheze convorbirile telefonice, atunci cnd n birou se afl o persoana strin; s-l prezinte pe vizitator cu numele i func ia acesta nseamn respect;

vizitatorii din afar, nainte de a pleca vor fi ruga i s-i comunice numrul de telefon pentru a putea fi contacta i; n nici o situa ie secretara nu trebuie s aib fa de vizitatori admira ie, surpriz, nemul umire; nu trebuie s discute probleme personale; s in seama de faptul c secretariatul este locul de primire al persoanelor care doresc s vorbeasc cu eful, a vizitatorilor i de aceea camera respectiv trebuie s fie ct mai plcut;

autocontrolul permanent asigur o atitudine corect fa de cel care se prezint n secretariat. Primirea vizitatorilor de ctre efi se va face astfel: 1) Imediat caz n care secretara l roag pe vizitator s o urmeze n biroul conducerii, l prezint apoi se retrage. 2) Dup un timp de ateptare n acest caz vizitatorul ateapt n biroul secretariatului (secretara i propune o ceac de ceai sau cafea); dac perioada de ateptare se prelungete secretara poate reaminti conducerii c are un vizitator. 3) n cazul n care conducerea nu gsete oportun primirea unui vizitator, secretara cere scuze acestuia i-i propune s discute cu eful altui compartiment sau s lase o not scris conducerii care s cuprind obiectul vizitei. Dac vizitatorul i exprim nemul umirea, secretara trebuie s rmn calm, politicoas dar ferm. De obicei, conducerea informeaz secretara asupra primirii unor vizitatori, preciznd data i ora. In ntmpinarea unor vizitatori (sau colaboratori strini), secretara trebuie s fie capabil s discute cu ei, s le dea anumite rela ii (ea trebuie s cunoasc cel pu in o limb strin de circula ie interna ional), s fie bine documentat cu privire la comportamentul i cultura rii de unde vin vizitatorii, pentru a nu face gafe; este un lucru cunoscut c anumite gesturi, pe care noi le considerm normale, la anumite popoare sunt considerate jignitoare. n general, vizitatorii strini i exprim n scris, cu mult timp nainte, inten ia de a vizita institu ia respectiv. 4) Rela iile cu mass-media Rela iile cu mass-media nseamn activitate de stabilire a unor contacte ale conducerii cu reprezentan ii radioului, televiziunii sau presei. Mass-media poate contribui la promovarea unor bune rela ii ale firmei cu publicul. Aadar, este n interesul firmei s ofere presei informa ii i imagini ntr-o form favorabil pentru ea. n rela iile cu mass-media secretara trebuie: s fie amabil i cooperant; s aib grij s nu divulge informa ii secrete sau confiden iale;

s noteze numele redactorului respectiv, numrul de telefon, numele ziarului, postul de radio sau televiziune i detalii asupra subiectului care intereseaz; dac este necesar, secretara va fixa o ntrevedere cu o persoan din conducere, lsndui acesteia timp s-i pregteasc rspunsul. n contextul rela iilor dintre persoane, regulile de conduit i comportare civilizat contribuie la desfurarea normal i fructuoas a acestor rela ii. Printre ndatoririle secretarei, obligat prin natura func iei s contribuie la stabilirea unor rela ii interpersonale, se numr cunoaterea i respectarea unor reguli de protocol la care se adaug cele de comportament i conduit uzual. Cunoaterea i respectarea regulilor n privin a manierelor, a obiceiurilor i a modelelor de comportament care se aplic n anumite situa ii le va scuti de greeli i gafe. Astzi, cnd automatizarea a devenit parte integrant din via a noastr, cnd brba ii i femeile au devenit colegi (tot mai multe femei sunt n posturi de decizie), cnd mul i tineri, oameni de afaceri mnnc la fast-food aceste cerin e de comportament pot prea demodate, dar ar fi o mare greeal s nu le acordm aten ia cuvenit. Chiar dac multor oameni din jurul nostru nu prea le pas de maniere, totui vom fi apreciate dac ne vom comporta aa cum cer regulile, iar satisfac iile profesionale nu vor ntrzia s apar.

4. CORESPONDEN A CA ACTIVITATE A SECRETARIATELOR 4.1. No iuni introductive No iunea de coresponden include forma scris pe care o iau rela iile dintre dou sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice, sau fizice, acestea alctuiesc subiectul coresponden ei oficiale sau private. Coresponden a oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i actelor, care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic, n scopul stabilirii unor rela ii ntre ele. ntre o scrisoare i act exist urmtoarele deosebiri: scrisoarea este o comunicare adresat n scris unei persoane; actul este o dovad scris prin care se constat un fapt, se reglementeaz o obliga ie etc. actul are titlu, scrisori purttoare de titlu se ntlnesc mai rar; actul are specificat n cuprinsul su titularul n folosul cruia se face constatarea; majoritatea actelor sunt tipizate; n cazul scrisorilor, tipizarea este rar ntlnit;

scrisorile sunt nregistrate n Registrul de intrare-ieire; actele au numere proprii de ordine, pe baza crora se ine eviden a emiterii i circula iei lor (n Registrul de intrare-ieire sunt nregistrate scrisorile nso itoare ale actelor); scrisorile pot fi redactate i semnate de orice func ionar cu delega ie de corespondent; actele nu pot fi ntocmite i semnate dect de func ionari investi i printr-o dispozi ie expres a unui act normativ cu aceste drepturi; actul circul de la autor la beneficiar nso it de o scrisoare; cnd nu se folosete scrisoarea nso itoare, actul nu poate fi nmnat beneficiarului dect prin luare de semntur; Sfera coresponden ei oficiale este larg, ea cuprinznd probleme cu con inut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distan ele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior ncheierii tranzac iilor, fac necesar comunicarea prin intermediul coresponden ei oficiale. De remarcat c predominant este con inutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei economii diversificate i n continu dezvoltare. Importan a activit ii de coresponden const n faptul c: este un element de baz pentru stabilirea rela iilor ntre unit ile economice, ntre persoanele fizice i persoane juridice care sunt obligate s-i rezolve anumite probleme n comun; ofer posibilitatea consemnrii scriptice a unei activit i; constituie un element de nregistrri contabile; servete ca prob n justi ie;

permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete apari ia, modificarea sau stingerea unor rela ii ntre persoane juridice sau ntre persoane fizice i persoane juridice. devine o bogat surs de documentare prin constituirea unui fond arhivistic rednd stadiile evolu iei raporturilor economice, precum i ale evolu iei vocabularului din domenii diferite de activitate. 4.2. Clasificarea coresponden ei Coresponden a oficial se poate clasifica dup mai multe criterii:

a)

dup criteriul de circumscriere: coresponden a intern (ntre compartimente sau responsabili ai aceleai organiza ii);

coresponden a externa (ctre sau de la o institu ie spre mediul exterior alt institu ie sau persoan) ; b) dup domeniul de activitate:

coresponden a juridic (contesta ia, ntmpinarea, notificarea, plngerea, cererea de chemare n judecat etc.); coresponden a administrativ (referatul, raportul, darea de seam, procesul verbal, decizia, ordinul, dispozi ia); coresponden a protocolar (invita ii, scrisori de felicitare, felicitri, coresponden a tehnica a departamentelor de protocol etc.); coresponden a comercial (cererea de ofert, oferta, comanda, reclama ia economic, avizul de nso ire a mrfii, scrisoarea de garan ie etc.); coresponden a diplomatic (nota diplomatic, scrisorile de acreditare, protestul diplomatic, minuta diplomatic, nota verbal etc.) c) d) dup scopul ei: coresponden a de solicitare (cererea economic, juridic, etc.); coresponden a de informare (oferta, reclama, raportul, darea de seam, etc.); coresponden a de constatare (procesul verbal, etc.) coresponden a de decizie, ndrumare, control (ordinul, decizia); coresponden a de reclama ie (reclama ia economic, juridic); coresponden a nso itoare de acte; dup criteriul accesibilit ii:

coresponden secreta (transmis prin mijloace de securitate organizate; folosit n sistemul institu ionalizat (Birou Documente Secrete - BDS); coresponden a deschis (transmis pe cale obinuit i poate lua toate formele materiale ale coresponden ei scrisoarea, faxul, e-mail, telefax, etc.) e) f) g) dup ini iativa trimiterii scrisorii: scrisoarea ini ial; de rspuns ; de revenire; dup criteriul suportului: coresponden a clasic scrisoarea; coresponden a telegrafic telegrama, telexul; coresponden a electronic e-mail-ul; dup modul de ntocmire: documente tipizate ; documente netipizate;

h)

dup natura i destina ia exemplarelor:

originalul (primul exemplar care se trimite destinatarului) cu semntur i tampil, nr. de nregistrare; copia simpl (de arhiv sau de dosar) se scrie odat cu originalul la indigo, nu are tampil nici semntur original. Are numr de nregistrare.; duplicatul originalului pierdut se elibereaz numai dup publicarea pierderii originalului n Monitorul Oficial. Duplicatul este eliberat tot de unitatea care a eliberat i originalul. Pe actul nou eliberat se men ioneaz duplicat; are puterea originalului; copia dup original se copiaz exact textul de pe original; se scrie copie, locul sigiliului (LS) i s-a semnat (SS); ea poate fi : copia certificat are configurarea c este valabila; se folosete pentru pstrarea originalului, se semneaz i se elibereaz de secretariatul unit ii care pstreaz originalul. Dup cola ionare se scrie conform cu originalul, pentru conformitate. Obligatoriu, copia poart semntura i tampila ; copia legalizat este eliberat de notariat. Ea con ine reproducerea exact a con inutului actului, dactilografiat n ir indian sau xerox,, precum i ncheierea de legalizare, sub semntura notarului i tampila biroului notarial. Documentele legalizate se nscriu ntruun registru special la notariat; fotocopia are valoare numai n cazul legalizrii de notariat;

extrasul constituie copia unei pr i, a unui pasaj dintr-un act de dimensiuni mai mari. Valabilitatea lui este condi ionat de certificare. 4.3. Cerin e actuale fa de coresponden oficial Dac admitem c protocolul i eticheta fac parte din mijloacele de stabilire a rela iilor ntre oameni, conform rolului fiecruia, coresponden a se supune la rndul ei unor reguli la fel de stricte: tot ceea ce este scris rmne. Se impune din aceast cauz, din partea celor care ntocmesc coresponden a o preocupare permanent pentru nsuirea i respectarea unor principii ce stau la baza coresponden ei, dintre acestea amintim: 1) Promptitudinea rspunsurilor implic operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul coresponden ei. Orice scrisoare trebuie s primeasc un rspuns. Dac rspunsul la o solicitare vine prompt (chiar dac este negativ) i nu cu ntrziere, impresia care ne-o facem despre persoana sau institu ia respectiv este c tie s se organizeze activitatea, c este eficient i c ne respect. 2) Elaborarea coresponden ei la costuri avantajoase. Costurile unei scrisori sunt adesea subestimate. Costul real al unei scrisori include nu numai papetria i timbrele, ci i costul manevrrii scrisorii prin sistemul potal sau alte mijloace de transmitere, ocupnd timp, necesitnd echipament i spa iu i cel mai important dintre toate este salariul celor care scriu scrisori, al dactilografei sau operatorului ce proceseaz cuvintele pe calculator. nainte de toate trebuie s stabilim dac alegem scrisoarea ca mijloc de comunicare sau alte mijloace mai pu in costisitoare. Dac alegem scrisoarea, pentru reducerea costurilor, trebuie s inem seama de urmtoarele aspecte. propozi ii scurte i clare;

folosirea modelelor de scrisori, modulelor de texte (abloanelor), astfel de accesri fiind mult uurate de calculator; redactarea corect i complet a scrisorilor pentru a evita astfel nen elegerile i implicit revenirile.

3) Stabilirea unui scop precis. Este important s stabilim obiectivul scrisorii, ceea ce dorim, deoarece n func ie de aceast vom aborda diferit destinatarul; obiectivul unei scrisori poate fi: s informm sau s aflm ceva; s motivm sau s influen m; s ne scuzm; s solicitm sau s oferim ceva; s acceptm sau s refuzm; s felicitm;

4) Nivelul ierarhic. Presupune diferen ierea i limitarea coresponden ei pe paliere ierarhice. 5) Eficien i credibilitate.

Eficien a coresponden ei se refer la: promptitudine (transmiterea la timp a informa iilor); precizia i caracterul complet al informa iilor;

informarea permanent a partenerilor cu privire la noile produse i serviciilor ce pot fi furnizate de firma respectiv; Credibilitatea informa iilor transmise reprezint o condi ie esen ial n ncheierea unui parteneriat de afaceri. n anumite tipuri de scrisori, n special n reclame i n rspunsurile la reclama ii sunt unele elemente ce au drept efect o doz de nencredere din partea destinatarului, de exemplu: reclama strident promisiunile exagerate; informa iile nefondate i neverificabile; pretextele formulrile preten ioase n care vina este dat pe al ii sau pe for a major.

6) Corectitudinea i aspectul plcut: mecanica textului (punctua ia i gramatica) trebuie s fie corect, o greeal de ortografie vorbete despre nivelul de profesionalism al celui care scrie. alegerea stilului corespunztor;

asigurarea formatului adecvat (se refer la cum arat pagina scris i dac respect anumite reguli). n general, scrisorile bine prezentate vizual ctig deja de la prima impresie. Adesea acesta este momentul n care destinatarul decide s citeasc scrisoarea i cu ce sentimente s o fac. 7) Efectul psihologic. Textul trebuie s respecte regulile de baz ale psihologiei i va fi astfel formulat nct destinatarul s reac ioneze n sensul dorit de expeditori (cazul ideal motivare i nu manipulare). 8) Atitudinea i exprimarea pozitiv. Atitudinea pozitiv presupune o gndire pozitiv sentimente pozitive i tendin a de a ac iona n mod pozitiv. Exist mai multe modalit i de a asigura atitudinea pozitiv prin scriere. n mare parte aceste modalit i i gsesc expresia prin intermediul limbajului non-verbal al mesajului scris. De exemplu, promptitudinea trimiterii rspunsului (element al atitudinii pozitive) comunic polite e i considera ie prin intermediul limbajului timpului. Atitudinea pozitiv n scriere ine, deci de polite e, considera ie, concizie, mod de organizare a mesajului. Exprimarea pozitiv un ton pozitiv poate genera ncredere destinatarului c expeditorul este capabil s rezolve problemele. Chiar i un mesaj negativ poate fi exprimat ntr-un mod pozitiv. De exemplu, mesajul negativ Nu putem s v

satisfacem cererea, deoarece fondurile pe acest an au fost folosite poate fi nlocuit cu mesajul pozitiv cererea dv. va fi rezolvat imediat ce vom primi fondurile pe anul viitor sau Ne pare ru c nu putem s v pltim cecul la data de/cecul dv. va fi achitat la data de) Este foarte important s spunem ceea ce putem face, nu ceea ce nu putem face, ceea ce avem, nu ceea ce nu avem. De asemenea, dac destinatarul se face vinovat de ceva este total neproductiv s-l admonestm sau s-l facem s se simt vinovat. Este mai productiv s ne pstrm atitudinea pozitiv i s ne concentrm aten ia asupra rezolvrii problemei. 4.4. Stilul coresponden ei oficiale Stilul coresponden ei oficiale are caracteristicile stilului oficial-administrativ. Stilul oficialadministrativ se ntlnete n textele i activit ile administrative, juridice, diplomatice i economice. Este mai conservator dect celelalte stiluri; este realizat ndeosebi n forma scris monologat, dar poate lua i forma dialogului (n coresponden a oficial, n negocieri, n raporturile cet enilor cu autorit ilor sau n ac iunile judiciare. Se desfoar ntr-un cadru institu ional, local i temporal, precis. Formele sale textuale pot fi: normative (legi, decrete, hotrri, ordonan e, instruc iuni, circulare etc), de documentare (procesul-verbal, memoriul, protocolul, rezolu ia, contractul etc.) de informare (anun ul, declara ia, ntiin area, notificarea, formularul de nscriere, telegrama) de serviciu (tabel nominal, inventarul, factura, diploma) de coresponden (scrisoarea, oferta etc). In raport cu alte stiluri este nchis la influen e, servind ca surs de mprumuturi ndeosebi stilului publicistic. Fiind mai pu in diversificat dect alte stiluri, are i el cteva variante interne [1] : limbajul juridic legislativ (conservator, nediferentiat), limbajul juridic oratoric (caracter oral, deschis apari iei stilurilor individuale) i limbajul administrativ (diversificare terminologic pe domenii, ierarhizare n ceea ce privete puritatea n func ie de situa ie sau de destinatar, putnd, de aceea permite unele elemente stilistice individuale. Func iile dominante sunt cele denominativ-referen iale i persuasive (destinatarul fiind avut permanent n vedere n formularea comunicrilor specifice). Stilul coresponden ei oficiale prezint anumite particularit i lexicale, gramaticale, sintactice i stilistice. Particularit i lexicale Stilul scrisorilor oficiale reprezint forma specific de exprimare a ideilor, modul n care lexicul este folosit n comunicare gndurilor. Una din condi iile, prin care o scrisoare sau document oficial poate fi bine ntocmit i n eles, este alegerea vocabularului celui mai potrivit cu no iunile, ideile, faptele sau problemele tratate. Folosirea terminologiei de specialitate din domeniul respectiv d textelor concizie. Un termen de specialitate poate exprima cel mai exact, concis no iunea sau situa ia tratata i poate exprima ideea unei propozi ii ntregi. De exemplu: pentru a numi modalitatea de plata pn la bordul unui vas se folosete expresia franco-bordul vasului. Alegerea cuvintelor cu grad corect de specificitate i precizie face scrierea mai convingtoare i mai clar. Folosirea cuvintelor exagerat de abstracte se datoreaz n mare parte unor factori ca: nesiguran a, comoditate, lipsa de informa ie precum i diferi ilor factori de team (de a omite ceva, de a divulga ceva, de a pierde din importan etc.). Cei ce utilizeaz cuvinte preten ioase i savante cred, n mod greit, c aceasta nsemn a scrie bine. Acetia asociaz competen a cu parada cuvintelor. Particularit i gramaticale In redactarea coresponden ei oficiale se respect formele gramaticale prevzute de gramatica limbii romne, dar specificul stilului coresponden ei const i n folosirea anumitor particularit i, i anume:

se folosete pluralul n loc de singular la pers. I, neconcordan a ntre numrul real i cel gramatical (se numete pluralul autorit ii): V rugm s, Confirmm primirea ofertei dv. ...; semnatarul reprezentnd o autoritate. La persoana a II a se utilizeaz formele de polite e ale pronumelui personal dumneavoastr, care se acord cu predicatul la plural : Dv. ve i primi, iar n cazul predicatului nominal, cu verbul copulativ la plural, dar cu numele predicativ la singular: dv. sunte i reprezentantul firmei. se folosete neconcordan a ntre timpul real i cel gramatical, n unele situa ii, prin utilizarea prezentului n loc de viitor, cu scopul de a da impresia de siguran a i nu de eventualitate. De ex.: marfa se livreaz la data .. n loc de se va livra sau pentru numirea n func ie se numete n func ia de n loc de se va numi n func ia de . se folosete reflexivul pasiv n locul diatezei pasive: expozi ia s-a deschis nu expozi ia a fost deschis; reflexivul impersonal nlocuiete diateza activ: se certific vechimea n func ie..., se aplic regulamentul.... Aceste exprimri precizeaz c fapta sau actul respectiv sunt produse de o autoritate, nefiind vorba de o implicare personal. gerunziul folosit la nceput de fraz; acesta la prezent sau la trecut, se raporteaz ntotdeauna la subiectul propozi iei principale. Astfel, formularea: Mul umindu-v pentru scrisoare, primi i, Domnule asigurarea sentimentelor mele cele mai bune este greit. Participiul prezent l implic pe autorul scrisorii, n timp ce imperativul se adreseaz destinatarului. Aceast lips de coeren va fi evitat alegnd formula: Mul umindu-v pentru scrisoarea dv., v rog s primi i .. se evita folosirea imperativului i a expresiilor imperative. n scrisorile de ndrumare i control se folosete infinitivul cu valoare de imperativ: a se urmri ndeplinirea formalit ilor i viitorul cu valoare de imperativ Serviciul Personal va aduce la ndeplinire..., Vor fi sanc iona i abunden a construc iilor cu genitivul i dativul (aplicarea prevederilor, n condi iile legii, conform deciziei, n scopul ob inerii). frecven a mare a substantivelor, mai ales a celor provenite din infinitive lungi (rezolvare, solu ionare, reglementare, etc.), a pronumelor nepersonale (oricine, to i, fiecare etc.) a prepozi iilor i conjunc iilor, neutralizarea opozi iei de gen la unele substantive personale (inculpat, nvinuit, donator, contribuabil, etc.) i predominarea singularului (nvinuitul, proprietarul, reprezentantul are dreptul). Particularit i de ordin sintactic In scrisorile i actele oficiale se respect regulile stabilite de sintaxa limbii romne, dar i n acest domeniu exist anumite particularit i: folosirea ordinii directe n propozi ie i fraz (subiect i determinan ii si, predicatul i determinan ii s); ordinea invers este preferat de stilul literar, istoric. construirea de propozi ii i fraze scurte. Frazele lungi, topica inversat dau natere la confuzii, producnd greut i n n elegere; nlocuirea subordonatelor cu pr i de propozi ie corespunztoare, cnd acest mod de construc ie scurteaz textul, mrind precizia exprimrii. n loc de Marfa comandat de dv., pe care am livrat-o la data de vom spune Marfa din comanda dv. nr., livrat la data de introducerea unor forma iuni lexico-sintactice stereotipe care exprim cauza (din cauz...) sau consecin a (de unde rezult c...), a unor expresii precum Drept pentru care am ncheiat procesul-verbal, n mod nemijlocit..., n mod obligatoriu.. (n loc de nemijlocit, obligatoriu. Particularit i stilistice Principalele caracteristici ale stilului coresponden ei oficiale sunt: corectitudinea, claritatea, concizia, precizia, sobrietatea i oficialitatea, polite ea i demnitatea, naturale ea i simplitatea.

Corectitudinea impune respectarea ntocmai a normelor, formelor i regulilor gramaticale, ortografice, de punctua ie, de fonetic. n coresponden , corectitudinea stilului este urmrit i pentru exigen e speciale. Scrierea corect a unei scrisori exprim n mare msur respectul pe care l datoreaz i l manifest expeditorul. Corectitudinea n coresponden a contribuie la evitarea confuziilor i interpretrilor greite pe care ar putea s le provoace greelile gramaticale. Este suficient plasarea incorect a unei virgule, pentru a schimba ntregul sens al frazei. Folosirea permanent a ndreptarului Ortografic, Ortoepic i de Punctua ie, a altor manuale nu este o dovad de incultur, ci, dimpotriv, de cunoatere i dorin a de perfec ionare. Cnd ne referim la corectitudine avem n vedere nu numai aspectele gramaticale, ci i aspectele legate de con inutul propriu-zis al mesajului (cifre, date, cota ii, etc.); scrisoarea poate fi folosit adesea ca documente n rela iile dintre parteneri. Claritatea este o particularitate comun oricrui stil, dar n coresponden a, n scrierea documentelor este urmrit cu mult grij, ntruct, este vorba de fapte, fenomene, situa ii, drepturi, obliga ii, rspunderi, care dac nu sunt prezentate clar, produc prejudicii pr ilor. Claritatea se asigur i prin evitarea tuturor cuvintelor, expresiilor i a formelor gramaticale care nu au circula ie general sau care exprim aproxima ii, nesiguran a, n elesuri alternative. Concizia este o condi ie specific stilului coresponden ei, ntruct scrierea, multiplicarea, lectura, etc, necesita cheltuieli de timp i materiale. Aceast trstur stilistic se poate realiza prin fixarea ideilor n propozi ii scurte, grupate logic n paragrafe i prin folosirea obligatorie a terminologiei de specialitate. Se pot elimina anumite cuvinte care nu aduc un plus de n eles (ex. vom spune dispozitivul este productiv n loc de dispozitivul este bun n ceea ce privete productivitatea, Acest calculator este foarte performant n loc de acest calculator este de foarte buna calitate i de aceea prezint performante foarte bune). n acelai timp, o scrisoare trebuie s fie complet. Nimic din ceea ce poate duce la elucidarea problemelor tratate n scrisori nu trebuie omis. Orice omisiune duce la scrisori suplimentare. Precizia se asigur prin utilizarea terminologiei de specialitate, prin folosirea obligatorie a unit ilor de msur oficiale, prin exprimarea n litere, alturi de exprimarea cifric ori de cte ori este vorba de sume, cantit i, etc. Sobrietatea i oficialitatea este impus de faptul c actele oficiale trebuie s aib un caracter obiectiv, impersonal. Sobrietatea este nrudit cu concizia, dar n plus, ea se apropie de aspectul oficial, pe care trebuie s-l ofere certificrile i toate relatrile care se fac n coresponden . Comunicarea n actele oficiale trebuie s fie lipsit de ncrctura afectiv. Polite ea i demnitatea stilul coresponden ei trebuie s fie prin defini ie un stil al polite ii i demnit ii. Polite ea este ceva elementar, ceva ce sta n firea oricrui om civilizat. Nu costa i poate aduce profit i alte beneficii. A spune mul umesc, va rog, apreciez, sunt recunosctor, etc. sunt formulri care trebuie s fie prezente n orice scriere. n coresponden nu se admite, sub nici o form, polemica i limbajul de indignare, chiar i atunci cnd emitentul scrisorii a suferit din partea corespondentului anumite neplceri. Folosirea pluralului autorit ii, al pronumelor de polite e asigura aceste cerin e. Naturale ea i simplitatea. n baza acestor condi ii, stilul coresponden ei, este i trebuie s fie direct i firesc, nefor at; se impune folosirea cuvintelor simple, nepreten ioase. Trebuie s scriem pentru a exprima i nu pentru a imprima (prin cuvintele folosite). Stilul, n scrierea mesajelor este subordonat unui scop precis, controleaz un anumit impact i ton i este definit de acea alegere a cuvintelor, propozi iilor i formatului paragrafelor care prin calitatea de a fi potrivita situa iei, contextului i destinatarului, produce reac ia i rezultatul dorit. Tonul unui mesaj este definit de percep ia destinatarului, de ceea ce citete ele printre rnduri i n spatele cuvintelor. Tonul se definete astfel prin capacitatea pe care o are stilul unei scrisori de a produce anumite reac ii cititorului (destinatarului). Dificultatea controlrii tonului unei scrisori const n faptul c acesta este dependent i de percep ia cititorului, percep ie care este strict individual. Abrevieri folosite n coresponden a oficial

Folosirea abrevierilor prezint un triplu avantaj: economie de timp n ce privete redactarea, citirea, dactilografierea documentelor; economie de spa iu n pagin i economie de materiale (hrtie, panglic n cazul folosirii, maini de scris, cartu, cerneal n cazul folosirii imprimantei. Deosebit de important este ns folosirea corect a abrevierilor, att din punct de vedere al scrierii lor, ct i al pozi ionrii n fraz. Se recomand, utilizarea ra ional a abrevierilor n sensul de a nu face abuz de abrevieri n text, ceea ce ar conduce att la ngreunarea citirii i n elegerii cuvintelor i expresiilor pe care le reprezint, ct i la considerarea scrisorii ca o lips de polite e fa de destinatar. In coresponden a oficial se admit, n general, numai: abrevieri prevzute de ndreptarul Ortografic al Academiei Romne, pentru cuvinte i expresii din vocabularul obinuit. abrevieri consacrate de tiin ele teoretice i aplicate n fiecare domeniu de activitate specializat (bancar, financiar, contabil, matematic, fizic, etc.) abrevieri consacrate n uzan a lucrrilor de secretariat i coresponden n ara noastr, pentru scrisori ntocmite n limba romn. Abrevieri consacrate n coresponden a interna ional, cnd scrisorile sunt adresate partenerilor externi. Nu se vor folosi abrevieri n titulaturi (se scrie Domnule Director i nu Dl. Director; Ordinul nr. i nu Ord. nr.) 4.5. Elaborarea mesajului scris Succesul unor scrisori nu este ntmpltor; el este rezultatul unei munci i experien e ndelungate. Cei ce scriu trebuie: s in seama de termenii de specialitate adecva i; s construiasc corect frazele din punct de vedere gramatical; s aib un stil agreabil; s cunoasc i s respecte anumite norme i standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere i stilul, ci i forma, structura i mai ales con inutul. Un con inut i neadecvat, erorile de adresare, greelile gramaticale, tonul, impactul i stilul greit sunt doar cteva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabil att celui care scrie scrisoarea ct i firmei pe care o reprezint. Se cunoate faptul c orice scrisoare echivaleaz cu o carte de vizit a celui ce o expediaz. O scrisoare bine redactat poate aduce mari servicii: s ne reprezinte ntr-un loc unde nu putem participa, s ne apere interesele, atunci cnd din motive obiective nu o putem face personal. Multe scrisori de afaceri se dicteaz sau se scriu direct, fr prea multe pregtiri. Experien a ndelungat a secretarei (asistentei manager) face, adesea inutile proiectarea i conceperea scrisorilor. Pentru rspunsurile la scrisorile de rutin, secretara va nota pe margine sau sub textul expeditorului indica iile necesare. Pentru a ctiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise. Nu trebuie pierdut din vedere faptul c datorit tehnicilor de comunicare, pe de o parte, ct i amplificrii schimburilor la nivel mondial, pe de alt parte, au aprut i modalit i noi i rapide de transmitere a mesajelor, dar n ciuda existentei telegrafului i a telefonului, a telexului i telefaxului, scrisorile oficiale continua s-i pstreze locul i importan a lor. In fapt, abstrac ie fcnd de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate n scris; n plus, chiar

redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului i a destinatarului cunotinte care sunt incluse n tehnicile de redactare a coresponden ei n forma sa clasic. Pentru scrisorile mai importante i mai complicate, care necesit o aten ie deosebit, este necesar o pregtire temeinica a acestor. Etapele ntocmirii unei scrisori sunt: 1) Stabilirea scopului (ce dorim cu aceast scrisoare); 2) Documentarea consta n culegerea informa iilor necesare pentru tratarea subiectului; informa iile se pot ob ine prin: studiul coresponden ei deja existente; folosirea documenta iei interne i externe;

consultarea actelor normative care reglementeaz probleme de tipul celor care fac obiectul mesajului respectiv; folosirea jurnalului sau a agendei.

Aceste informa ii nu sunt introduse ca atare n text, ci sunt supuse unui proces de selec ie, modificare prin opera iile de analiza, sinteza, etc. 3) Sistematizarea materialului deja cules sub forma unei schi e care poate fi simpl sau dezvoltat; 4) Scrierea ciornei. Uneori pot fi scrise mai multe ciorne pn la ob inerea formei finale. n aceast etap se acord aten ie deosebit introducerii (care constituie cartea de vizit a textului) cuprinsului (care trebuie s se deruleze logic) i ncheierii (care sintetizeaz mesajul textului, reprezentnd ultima impresie cu care rmne destinatarul). 5) Revizuirea i corectarea nu reprezint o etap formal. Textul este citit de mai multe ori din perspectiva ansamblului i pe fragmente mai mari sau mai mici, verificnd organizarea textului (structura, ierarhizarea i ordonarea ideilor), controlnd i corectnd greelile gramaticale, de punctua ie i stngciile lingvistice. 6) Dactilografierea scrierea cu ajutorul calculatorului sau a maini de scris, apoi formatarea i editarea (scoaterea la imprimant). Folosirea pe scar tot mai larg a calculatorului determin uneori pericolul ca forma s predomine asupra con inutului. Noile posibilit i de concep ie aduc cu ele i tenta ia de a prezenta opere de art n loc de simple scrisori 4.6. Forma de prezentare a scrisorilor n ceea ce privete forma estetic de prezentare a scrisorilor trebuie respectate urmtoarele cerin e: plasarea echilibrat a textului dactilografiat pe coala de hrtie n func ie de acesta; pstrarea unei margini fixe n partea stnga a colii de hrtie (3-3,5);

alinierea capetelor de rnd n partea dreapt, ct mai uniform posibil (2-2,5cm); Pe lng motiva ia de ordin estetic, marginile ofer cititorului un moment de respiro. Nimic mai obositor dect un text care umple toat pagina ca i cum am cuta s economisim hrtia. De asemenea, marginile sunt comode pentru destinatar, pentru a putea face adnotri sau pentru ndosariere. evitarea despr irii cuvintelor n silabe la captul rndului;

dispunerea textului n paragrafe, lsnd ntre acestea un interval suplimentar fa de rndurile din text, dac scriem la un rnd; continuarea textului pe o fil nou numai dac acesta con ine minimum dou rnduri;

distan a dintre rnduri trebuie s in cont att de cantitatea de text care trebuie s intre pe pagina respectiv, ct i de scopul scrisorii. alegerea din multitudinea de fonturi pe cele corespunztoare cu scopul scrisorii.

Pentru coresponden a de afaceri se recomand fonturi cu mrime de 12-14 puncte pentru o mai bun lizibilitate. scrierea cu caractere italice, bolduit sau subliniate pentru scoaterea n eviden a unor cuvinte sau por iuni de text; 1. a) structurarea enumerrilor n mod diferit: prin liniu e; prin puncte de enumerare (cu aceeai mrime de font ca i textul) prin cifre; prin litere mici;

textul trebuie s fie aerisit i marcat prin introducerea tabelelor, graficelor, figurilor (dac este cazul) eventuala ataare la scrisoare a diverselor documente anexe (liste de pre uri, brouri, etc.) cu men ionarea lor n textul scrisorii i n paragraful coresponden ei (n partea stng jos); evitarea P.S. care poate crea destinatarului impresia unei neglijen e din partea expeditorului; n uzan a interna ional exist dou forme de aranjare a textului n pagin: forma bloc preferat de firmele americane;

forma dantelat folosit n special de firmele europene, iar ca form derivat a formei bloc este forma semi-bloc; Este indicat folosirea unui singur model de aranjare n pagin (cel folosit n firm). n forma bloc toate elementele scrisorii ncep de la linia marginal stnga. ntre paragrafe se las spa iu dublu fa de spa iul dintre rnduri. Paragrafele nu sunt indentate. n forma dantelat (numit i forma indentat), unele elemente (expeditorul, formula de introducere, etc.) sunt pozi ionate n marginea din stnga, iar n dreapta (nr. i dat, adresa destinatar, semntura expeditorului, formula de ncheiere). Primul rnd al fiecrui paragraf mare al mesajului propriu-zis este retras cu 8-10 intervale de la linia marginal stnga. Forma semi-bloc textul propriu-zis al scrisorii se dactilografiaz n forma dantelat, rndurile constituind adresa interioar sunt plasate n stnga, iar formula de ncheiere i semntura plasate la dreapta, se scriu n forma bloc. Nici una din formele de dispunere a textului n pagin nu are caracter imperativ, fiecare firm i poate alege forma de prezentare pe care o consider cea mai potrivit. De asemenea, un rol important pentru impresia scrisorii l are hrtia i plicul. Pentru scrisorile oficiale se folosesc coli de hrtie cu dimensiuni standardizate A4. Cel mai des este folosit hrtia de culoare alb (se mai folosete i cea colorat mai mult pentru copii i

numai n interiorul firmei). Paleta de sortimente de hrtie se ntinde de la hrtia simpl, reciclabil pn la hrtia satinat, marmorat sau lucrat manual. La alegerea hrtiei trebuie s inem seama, de exemplu, c hrtia lucioas este foarte greu ncrcat de multe aparate i se ajunge de multe ori s se blocheze n aparat, acelai lucru este valabil i pentru greutatea hrtiei. Unele imprimante, n special cele cu laser ncarc numai hrtia pn la 100gr. De asemenea, Pota Romn percepe tax pentru greutatea scrisorii. Respectarea anumitor pozi ii pe hrtia de coresponden este, n unele cazuri, mai mult dect necesar n func ie de aceasta se orienteaz pozi ia ferestrei n cazul plicului cu fereastr. Plicul folosit pentru expedierea coresponden ei trebuie s fie confec ionat dintr-o hrtie calitativ, iar elementele ce se men ioneaz pe acesta trebuie scrise lizibil, ca s faciliteze identificarea destinatarului. Exist mai multe tipuri de plicuri: plicuri standard de coresponden plicuri adaptate pentru coli A4 mpturite n dou; plicuri de cabinet plicuri lungi pentru coli mpturite pe lung; plicuri dosar pentru coli A4 nempturite;

Plicurile sunt diferite ca mrime, greutate i culoare. Unele au sigla firmei (institu iei) imprimate cele mai utilizate sunt tipurile cu fereastr prin care se vede numele i adresa destinatarului scrise n interiorul scrisorii. Pe plic se fac urmtoarele men iuni: adresa destinatarului care coincide cu adresa interioar att din punct de vedere al con inutului, ct i a firmei. Aceasta trebuie s fie complet (numele persoanei i/sau al firmei, strada, localitatea, codul potal, eventual ara, (atunci cnd coresponden a se expediaz n alte ri). Pot exista ca i n scrisoare, indica ii de transmitere a coresponden ei ctre un anumit serviciu sau persoan. Ex: n aten ia adresa expeditorului poate fi plasat n col ul din stnga sus sau pe verso. Unele firme expeditoare au deja antet tiprit pe plic. indica ii speciale de aten ionare (se refer la caracterul coresponden ei): personal, confiden ial, urgent, etc. care se scriu n col ul din stnga sus (n cazul n care adresa expeditorului se afl pe verso) sau n stnga jos. indica ii pentru pot (se refer la categoria sau tariful potal, fie la modul de trimitere a coresponden ei). Putem ntlni una din men iunile, par-avion, prin curier, recomandat, postrestant, etc. (acestea sunt scrise fie de expeditor, fie de ctre serviciile potale, la cererea expeditorului). 4.7. Elementele componente ale scrisorii Conform uzan elor interna ionale scrisoarea oficial are urmtoarea structur: antet, numrul i data, referin ele, adresa destinatarului, formula de salut, formula de adresare, obiectul scrisorii, con inutul, formula de ncheiere, formula de salut, semntura, referiri, anexe.

ANTETUL

n general, hrtia folosit pentru coresponden are antetul tiprit sau gravat, plasat n partea superioar pe mijloc sau n partea stng a paginii. Uneori apar completri ale antetului n subsolul paginii. n lipsa unui antet tiprit acesta este dactilografiat. Forma i grafica antetelor este extrem de variat, dar el trebuie s fie simplu i cu aspect plcut, fr elemente ornamentale inutile, ndeplinind, pe lng func ia de identificare i informare i pe cea de publicitate. Antetul cuprinde: elementul grafic (sigla sau logo-ul. Numai pentru antetele institu iilor centrale de stat, sunt folosite n antet tricolorul i stema rii.); denumirea societ ii; forma sa juridic; adresa i sediul central (se indic strada, numrul, localitatea, codul potal, ara); numrul de nregistrare la Registrul Comer ului; codul fiscal; contul bancar i banca unde societatea are deschis contul respectiv;

numrul de telefon, precedat de prefixul oraului, eventual i cel al rii (n cazul coresponden ei cu partenerii strini); numrul de fax; e-mail-ul;

O hrtie de coresponden con innd toate informa iile de la adres pn la contul bancar nu este indicat n orice situa ie. De exemplu pentru coresponden a protocolar pe invita ii la dineuri i recep ii, la felicitri se recomand crearea unui alt model de antet (cu numele firmei i eventual numele celui care semneaz). De men ionat, faptul c firmele care au rela ii de afaceri cu ri din spa iul vorbitor de limb englez) adresa din antet trebuie s fie aproape identic cu cea care se cere n Romnia din punct de vedere potal (este important ca potaul s n eleag unde s duc coresponden a). Pentru toate cazurile n care nu dispunem de hrtie oficial de coresponden (un cet ean care se adreseaz unei autorit i publice), obiceiul este de a aduga informa ii privind autorul scrisorii, titlul i adresa sa, dup semntur, sau scrise sus n partea dreapt; nu trebuie s ne dm noi nine un titlu de polite e: Domnul sau Doamna Exemplu de antet: S.C. DESING SRL Mihai Bravu nr. 2, Bucureti, Sector 1 Nr. nregistrare la Registrul Comer ului J/5082/1991 Cod fiscal P 1533521 Cont 542327682 BCR-sector 1 Tel/Fax: 2347777, e-mail: desing@fx.ro Exemplu de adres interna ional a unei firme romneti de export: IMPEX SRL Str. Prieteniei, 45

Bucureti 7000 ROMNIA Telephone: (00401) 6477340 Facsimile: (00401) 7777775 NUMRUL I DATA Numrul i data nregistrrii unei scrisori sunt elemente de mare importan . Ele determin identitatea scrisorii, momentul de la care curg obliga ii (de a rspunde la o scrisoare, de a executa o lucrare, de a pune n aplicare un ordin, etc.) i st la baza clasrii numerice i cronologice. Numrul i data se scriu n general sub antet ca i cum ar face parte din acesta sau n dreapta lucrrii, n partea opus antetului, n dreptul rndului al doilea al acestuia. Denumirea lui se scrie n litere (22 octombrie 2002). Pentru a evita confuziile, data poate fi scris diferit n coresponden a n limba englez. Forma britanic este asemntoare celei romneti mai nti ziua i apoi luna (16th january). n SUA i n unele pr i ale Asiei se scrie mai nti luna i apoi ziua (january 16, 2002). De asemenea, n cazul unor document, pe lng dat se indic i locul emiterii acestora. Locul de emitere se plaseaz naintea datei, data se separ de numele localit ii prin virgul. Numele locului de expedi ie este, de obicei, numele din antetul tiprit. Excep ie fac, de exemplu, cazurile n care scrisorile se expediaz de la un departament al firmei care se afl n alt ora. n aceste condi ii precizarea locului de expedi ie mpreun cu data devine obligatorie. REFERIN ELE Se plaseaz de obicei n partea stng a colii de hrtie sau n acelai rnd din dat n partea dreapt. Referin ele sunt incluse n scrisoare n scopul identificrii cu mai mare uurin a departamentului sau persoanei care a redactat scrisoarea. Referin a se noteaz prin abrevierea Ref. i include in ialele angajatului care a redactat scrisoarea (persoana care se ocup de problem care face obiectul scrisorii), precum i diferite numere de ordine emise de secretariat sau registratur, numrul de dosar al contractului, etc. Exemplu: Ref.: VN/822/1.X.2002. Exist uzan a includerii n scrisoare nu numai a referin elor firmei expeditoare, (our Ref) dar i cele ale firmei destinatare (your Ref) n scopul identificrii cu uurin a coresponden ei anterioare. ADRESA DESTINATARULUI Se plaseaz fie n partea stng a colii de hrtie (pentru forma bloc), fie n partea dreapt (pentru forma semi-bloc) i se scrie dup sistemul bloc. Aceasta cuprinde: denumirea unit ii (inclusiv biroul, direc ia creia i este destinat scrisoare);

adresa (localitatea precedat de codul potal, str. i nr., jude ul, sectorul (pentru Bucureti), ara (pentru strintate). Adresa poate fi precedat de cuvntul ctre (dup care nu se pune virgul). Cele mai utilizate forme de adresare sunt: 1) unei persoane fizice de la o anumit firm sau institu ie ne adresm cu numele su complet. Numele va fi precedat de formula de polite e Domnului, Doamnei precum i de func iile oficiale sau onorifice ale persoanei respective. Exemplu: Domnului Profesor Mihai Popescu Director ASIROM S.A.

2) unui func ionar al crui nume nu l cunoatem sau unui serviciu din cadrul unei institu ii, ne adresm denumind func ia acestuia sau serviciul. Aceast indica ie poate fi scris i la sfritul adresei interioare cu dou rnduri mai jos, precedat de cuvintele: n aten ia Directorului General / Serviciului Import Export; 3) unei institu ii, firme, ne putem adresa men ionnd doar numele acesteia.

Iat dou exemple des ntlnite n coresponden : Domnului Nicolae Nicescu, Manager SC DISING SRL os. Mihai Bravu 45 Bucureti, Romnia Sau S.C. DISING SRL os. Mihai Bravu 45, sector 3 Bucureti, Romnia n aten ia Directorului General sau n aten ia Serviciului Export FORMULA DE SALUT (DE ADRESARE) Plasat de la margine sau de la alineat, se scrie pe rnd separat. Cu ct autoritatea creia i este destinat scrisoarea se afl mai sus pe scara ierarhiei, cu att aceast inscrip ie va fi mai evident fa de adres. Se plaseaz aproximativ trei spa ii sub adresa destinatarului. Dup formula de salut se pune virgul i nu se recomand abrevierea cuvintelor din formula de salut. Modul n care o exprimm depinde de formula pe care am folosit-o anterior. Forma cea mai uzitat este Domnule sau Doamn , dac destinatarul exercit o responsabilitate vom aduga: Domnul primar, Domnule director, Domnule Ministru etc. Exist func ii care cer un alt apelativ, de exemplu Sire sau Majestate. Formula de polite e cuplat cu titlul func iei nu trebuie urmat i de nume. Primarului unui ora nu i se scrie: Domnule primar Popescu, ci Domnule primar; o personalitate poate acumula mai multe responsabilit i care i confer tot attea titluri, poate de ine diferite grade universitare sau onorifice. Ce vom alege? Le vom folosi pe cele care justific scrisoarea. Atunci cnd ne adresm rectorului unei universit i care prezideaz o campanie de finan are pentru un organism de ntrajutorare i coresponden a se refer la aceast campanie, titlul de preedinte l va eclipsa pe cel de rector, iar destinatarul va n elege natura textului pe care l va citi . ntr-o coresponden ntre dou persoane egale din punct de vedere ierarhic i care se cunosc bine se poate aduga la apelativul propriu-zis i Stimate coleg (Domnule rector i stimate coleg). Alte formule folosite Stimate Domnule sau Stimat Doamn (urmate fie de numele lor, fie de func ie, dup cum ne-am adresat). Exist cuvinte a cror form de feminin este marcat doar prin titluri de polite e: Doamna Ministru, Doamna Judector etc. (aten ie la forma de feminin atunci cnd trimitem o scrisoare n Fran a sau Anglia, SUA, polite ea ne oblig s ne informm n prealabil i s respectm op iunea fiecruia. Dac ne adresm unei firme sau institu ii n general, formula de salut va fi Stima i Domni, Stimate Doamne (pentru firmele despre care se tie c sunt conduse de femei).

n coresponden a redactat de institu ii i firme din SUA formula de salut este Domnilor urmat de :. OBIECTUL SCRISORII Se scrie ca prim aliniat al scrisorii dup formula de adresare, precedat de cuvintele Referitor la sau Ref., rolul su este de a prezenta succint problema tratat n scrisoarea respectiv i de a uura opera ia de ndrumare i de clasare a coresponden ei. Includerea obiectului scrisorii nu este obligatorie i poate fi emis n cazul n care problema tratat n scrisoare este prezentat pe scurt n primul paragraf al ei. CON INUTUL SAU TEXTUL PROPRIU-ZIS AL SCRISORII Reprezint partea esen ial a scrisorii i de aceea trebuie redactat cu deosebit aten ie. Cuprinde: paragraful de introducere; mesajul (sau cuprinsul); ncheierea;

Cele trei pr i se scriu cu aliniat i se separ eventual printr-un spa iu dublu fa de distan a dintre rnduri la care este scris textul, obiectivul. INTRODUCEREA Este strns legat de obiectul scrisorii la care face referire sau pe care l con ine, de exemplu: confirmarea primirii unei coresponden e, mrfuri, documente, formularea unui rspuns la o scrisoare anterioar, etc. n coresponden a comercial, introducerea const n formule tip, dar care nu trebuie s fie lipsite de polite e i de un anumit caracter personal (n func ie de destinatar). Exemple: 1) Pentru scrisorile ini iale

Prin prezenta v informm c v aducem la cunotin c Pentru confirmarea dumneavoastr v comunicm c Avem plcerea de a v informa c a v aduce la cunotin c Suntem ncnta i/bucuroi/ferici i s v informm c Ne folosim de acest prilej pentru Obiectul scrisorii noastre este: s v informm despre s v anun m s v avertizm de s v atragem aten ia n legtur cu

2) Pentru scrisorile de rspuns Ca rspuns la scrisoare dumneavoastr nr. din data de

Ne-a fcut plcere s primim scrisoarea dumneavoast din Referitor la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de Folosim acest prilej pentru a v mul umi pentru scrisoarea dumneavoastr nr. din data de 3) Pentru scrisorile de revenire Revenim la scrisoarea dumneavoastr nr. din data de ntruct nici pn astzi nu am primit rspuns la scrisoarea noastr nr. . MESAJUL (CUPRINSUL) Con ine punctul de vedere al expeditorului fa de problemele tratate, de aceea ideile mesajului trebuie exprimate ct mai clar, ntr-o nln uire logic folosind un vocabular adecvat i un ton corespunztor. Este recomandabil folosirea frazelor scurte, fiecare idee distinct, fcnd obiectul unui paragraf separat. Mesajul poate s cuprind o motivare i o concluzie. Dac problema cuprins n scrisoare nu necesit explica ii (motivarea), con inutul scrisorii se concretizeaz n chiar concluzia acestuia. Exemplu: Prin prezenta, se mputernicete Domnul pentru contractarea fondului de marf pe semestrul II 2002 i concilierea restan elor n livrri. n redactarea mesajului propriu-zis se poate folosi una din cele dou metode: metoda direct motivare concluzie

ntruct mrfurile nu corespund calitativ, nu le putem recep iona metoda indirect concluzie motivare

Nu putem recep iona mrfurile, ntruct nu corespund calitativ Metoda indirect este considerat i metoda modern. Avantajul acestei metode const n aceea c destinatarul cunoate de la nceput obiectul scrisorii, ceea ce l determin s analizeze n timpul citirii mai atent motivarea (n cazul scrisorilor de angajare). De asemenea, organizarea indirect a mesajelor este indicat, din punctul de vedere al stilului (ton i impact): pentru majoritatea scrisorilor neutre (rspunsul la cereri de informa ii, darea de instruc iuni i explica ii), pentru mesajele care con in veti bune (exemplu: aprobarea unor solicitri, cereri, anun area promovrii) pentru mesajul care exprim bun voin (felicitri, aprecieri pozitive, etc.)

Nu este ns potrivit pentru anumite situa ii n care mesajul este de convingere sau con ine elemente ce vin n contradic ie cu interesele destinatarului (rspuns nefavorabil la o solicitare sau cerere, refuzarea unei conven ii etc.) . n cazul acestor mesaje negative se adopt metoda direct care presupune pregtirea destinatarului pentru vestea negativ. Alegerea metodei se face n func ie de importan a care se d motivrii; dac este nevoie de o documentare i o argumentare mai ampl se folosete metoda direct, iar dac motivarea este simpl se folosete metoda indirect. NCHEIEREA ncheierea mesajului trebuie s reprezinte concluzia logic a punctului de vedere cuprins n mesaj. Aceasta se poate materializa n exprimarea unei promisiuni, a unei dorin e de

continuare sau ntrire a rela iilor de colaborare cu partenerul, a mul umirilor pentru modul n care acesta a rezolvat unele probleme, a unor scuze pentru unele erori, etc. Exemplu: Ateptm cu nerbdare rspunsul dumneavoastr. V mul umim pentru ncrederea /sprijinul/confirmarea acordat V rugm s primi i/accepta i scuzele noastre Dorim s tim care este opinia dumneavoastr n legtur cu propunerea fcut mai sus i sperm c aceast regretabil eroare nu va afecta buna noastr cooperare. De asemenea, tot n aceast parte a scrisorii se poate face referire la documentele care se anexeaz: Anexm acestei scrisori FORMULA DE NCHEIERE / DE SALUT Se plaseaz la 2-3 rnduri sub text, naintea semturii. Pentru scrisorile destinate unor oficialit i nalte, cele mai folosite formule de salut sunt: V rog s accepta i expresia distinselor mele sentimente V rog s binevoi i a agrea/a accepta/ a primi, expresia sentimentelor mele distinse/celor mai bune sentimente ale mele. De re inut c, pentru a respecta armonia ntre formula de adresare (salut) i formula de ncheiere, aceasta din urm o reia pe prima, plasnd-o ntre virgule. V rog s agrea i, Domnule Ministru, expresia naltei mele considera ii. V rog s primi i, Domnule Procuror cele mai respectuoase sentimente. V rog s primi i, Domnule Preedinte, omagiul celui mai profund respect. V rog s primi i, Domnule Ambasador, Excelen a Voastr, asigurarea ntregii noastre stime. Alte formule folosite: Cu stim, Cu respect formule folosite cnd destinatarul este necunoscut. Cu cele mai bune sentimente formul mai familiar, folosit de la egal la egal sau pe o scar ierarhic superioar. Cu sentimente alese de la furnizor la client, de la func ionar la patron. Cu sinceritate Al dumneavoastr Cu cele mai alese gnduri. ntre parteneri de afaceri care se cunosc foarte bine, aceste formule de ncheiere/salut pot fi omise. n coresponden a protocolar, diplomatic formula final de salut este obligatorie. Formula final sau de curtoazie constituie ultimul paragraf. Ea exprim n pu ine cuvinte sentimentele de apreciere sau de deferen ale semnatarului. SEMNTURA Constituie un element important al scrisorii, ntruct ea este cea care d autenticitate scrisorii.

n general, scrisoarea cuprinde dou semnturi: a conductorului unit ii i a efului compartimentului care a emis scrisoarea. Aranjarea semnturii n pagin se face dactilografiind la 3 rnduri de text func ia autorului, urmat obligatoriu de virgul. Se las un spa iu pentru semntura olograf, apoi se dactilografiaz numele i prenumele celui care va semna. TAMPILA Se aplic pe semntura conductorului. n documentele tipizate se aplic pe locul marcat cu ini ialele LS. Elementele ocazionale sunt: Men iunea anexe apare atunci cnd scrisoarea este nso it de anexe i acestea se scriu sub numele destinatarului principal, n stnga. Ini ialele celui care a redactat scrisoarea n col ul din stnga jos, despr ite prin linie de frac ie (bar). FUNC IILE SECRETARIATULUI MODERN Lector univ. drd Maria PARIZA Colegiul Universitar de Administra ie i Secretariat Universitatea Ovidius Constan a Considera ii generale privind evolu ia meseriei de secretar O abordare evolutiv a meseriei de secretar nu se poate realiza dect n contextul evolu iei istorice a managementului i a mijloacelor de comunica ie. nc din fazele de nceput, n practicarea acestei meserii, descoperim trei coordonate esen iale care i-au marcat func ionarea pn astzi: meseria de secretar a aprut i a func ionat ntotdeauna pe lng factorii de decizie ai vie ii economico- sociale; tratarea informa iei scrise, a stat la baza acestei activit i i, confiden ialitatea, a constituit o cerin esen ial sub aspect deontologic.

Coordonata confiden ialit ii este sugerat chiar de termenul secretar(), provenind din latinescul secretum (secret, tain) i desemnnd o persoan care tie i pstreaz secrete. Sub aspect practic, meseria de secretar preced n timp istoric, apari ia denumirii sale. Dac inem cont de faptul c primele forme ale scrierii au aprut din necesit ile administra iei de stat de a emite dispozi ii, de a da ordine i a administra bunuri, putem lega apari ia acestei meserii de casta scribilor, secretarii autorit ilor, considera i a constitui prima celul a birocra iei, n Orientul antic [1] . n special, n perioada faraonilor egipteni, scribii au fost printre primii colaboratori specializa i n comunicarea scrisa. Problema confiden ialit ii se punea, la vremea respectiv, numai pe cale oral, fiind extrem de rare persoanele care tiau s citeasc. Aa se explic i practica unor autorit i de a tia limba scribilor, spre a se asigura de pstrarea secretului profesional. Termenul grammatikos, [2] denumind n limba greac i profesia de secretar, poate fi considerat cel mai sugestiv, n ceea ce privete posibilit ile asocierii acestei meserii cu nceputurile scrierii. Treptat, prin trecerea de la un sistem economic la altul i prin evolu ia mijloacelor de comunica ie, se contureaz alte coordonate func ionale ale acestei profesii. [3]

In perioada feudalismului, o data cu schimbrile produse n sistemele de conducere prin apari ia anumitor grade de ierarhizare si, prin apari ia hrtiei ca suport informa ional, munca de secretariat capt contururile specializrii. Astfel, persoana desemnat cu titlul de secretar, n Evul Mediu, se ocupa de coresponden a monarhului sau a unor nal i demnitari. Aceasta presupunea men inerea n continuare, a sarcinilor ini iale de caligrafiere a textelor, la care sau adugat alte opera iuni de expediere dar i de eviden a circula iei documentelor scrise. In epoca modern, o dat cu ptrunderea mainilor de scris mecanice n structurile administrative, imaginea secretarei se va asociata att de profund cu acest mijloc de imprimare a textelor, nct activitatea sa se va confunda pn n epoca contemporana, cu aceea de dactilograf. Trebuie s precizm, ns, c din punct de vedere istoric, aceast meserie a apar inut brba ilor, pn la nceputul secolului XX, cnd au nceput s fie promovate drepturile cet eneti refuzate femeii secole de-a rndul. Nici Revolu ia Francez cu ideile ei luminoase nu a avut curajul s lanseze femeia n via a administrativ, dar a declanat goana dup o egalitate de sexe. [4] n epoca contemporan, conform statisticilor, 95% din func iile de secretar sunt ocupate de femei, n special n rile Europei Occidentale, ele dovedindu-se mai dotate dect brba ii n domeniul competen ei sociale i al inteligen ei emo ionale. [5] Se contureaz, astfel, noi cerin e, privind practicarea acestei profesiuni. Managementul modern, cristalizat ca tiin tot la nceputul secolului XX, dezvolt noi valori, privind resursele umane i resursele informa ionale, la aceasta aducndu-i contribu ia tiin e precum sociologia, psihologia, ergonomia. Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, i reevaluarea auxiliarului su de baz, secretariatul. n spatele acestui curent ascensional se afl i dezvoltarea continu a tehnologiilor informa ionale i comunica ionale care au revolu ionat via a birourilor. Astzi, competen ele secretariatului impun n egal msur, cunotin e, informa ii i deprinderi cerute muncii tradi ionale secretariale la care se adaug altele noi: domeniul biroticii. Abordnd, cerin ele actuale ale acestei profesiuni, la modul general, putem enumera: stpnirea procedeelor de citire i scriere rapida; utilizarea calculatorului n editarea de texte i pentru baze de date; utilizarea celorlalte aparatelor de tratare a informa iei i comunica ie; cunoaterea principiilor de organizare a timpului i a documentelor; posedarea i si exercitarea a 1-2 limbi de circula ie interna ional; cunotin e generale de statistic i contabilitate; abilit i de comportament n rela iile cu publicul i al i factori; Din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor devine tot mai complex i specializat. Secretara este tot mai implicat n procesul de gndire fiind nevoit de multe ori s preia pr i din activit ile conducerii spre a le prelucra independent, s gestioneze fluxuri de informa ii i timpul managerilor, s manevreze mijloace tehnice de tratare a informa iei i de comunica ie. Posibilit ile sale de degrevare a ac iunilor managementului sunt nelimitate. Cu privire la perspectivele acestei profesii, n lumea occidental s-au exprimat trei curente de opinie: [6] a) ntr-o prim categorie se ncadreaz cei care consider c rolul secretarei este depit i c n viitor va disprea. Argumentele care se aduc n acest sens, privesc evolu ia rolului calculatorului pentru activitatea fiecrui manager i de aici, ideea c, n timp, calculatorul va ajunge s suplineasc rolul secretarei; b) n a doua categorie pot fi ncadra i cei care consider ca, dimpotriv, rolul secretarei este n continu cretere i c nici calculatorul nici altceva nu va reui s-o suplineasc; c) un al treilea curent, sus ine c, n perspectiv, secretara i va depi statutul profesional actual, fiind tot mai implicat n activit i paraprofesionale n care competen ele ei s impun cunotin e noi din alte domenii (economie, management, juridic), alturi de cele tradi ionale.

Privit din aceast perspectiv, activitatea secretariatelor nu va mai fi exercitata de oricine i oricum. n rile occidentale se experimenteaz i testeaz pentru viitor, secretariate pe domenii, echipe de secretariat pentru prestri de servicii birotice sau pentru lucru la distan . 1. Func iile secretariatului modern Activitatea de secretariat se exercit n toate sistemele economico-sociale, inclusiv n firme, indiferent domeniul acestora de activitate. Componenta structurala cu rol complementar pe lng de un post de conducere, secretariatul efectueaz lucrri de natura administrativa, de rutina, pentru degrevarea titularului func iei n cauz. n echipa manager-secretar, o sarcin unic este finalizat prin contribu ia celor dou persoane. Astfel, managerul concepe un document, sau aplic o rezolu ie pe o cerere. Secretariatul va prelua, n continuare, toate opera iunile ce in de redactarea, stilizarea, distribuirea sau memorarea informa iilor prelucrate. Complexitatea procesului de munc, variaz n func ie de dimensiunea i complexitatea structurii organizatorice, de stilul de management, de dotarea tehnic i nivelul de pregtire al secretariatului. Literatura de specialitate, privind managementul competitiv, consider c utilizarea eficace a secretariatului, constituie o modalitate esen ial de amplificare a eficacit ii muncii manageriale. Un secretariat bine organizat i competent poten eaz munca managerului prin mai multe elemente: degreveaz managerul de o serie de ac iuni de rutin, pur administrative, contribuind, astfel, la utilizarea ra ional a timpului de lucru de care el dispune; creeaz condi iile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul organiza iei; asigur vehicularea corespunztoare a informa iilor la nivelul conducerii firmei, cu deosebire n perimetrul ealonului superior al acesteia; contribuie decisiv la organizarea ra ional a activit ii managerilor de nivel superior din cadrul firmei (directori generali, directori executivi). Aceste elemente stau la baza principalelor func ii ce revin secretariatului: Func ia de tratare a informa iilor; Func ia de documentare; Func ia de filtru i legtur n contactele conducerii; Func ia de asistare direct a managerului; Func ia de reprezentare.

n continuare, vom aborda activit ile i atribu iile specifice pe care le implic fiecare func ie n parte, metodele i tehnicile specifice dobndite n practicarea acestei profesiunii, precum i tendin ele de evolu ie a profesiunii n contextul general al transformrilor economice, tehnice i sociale. O astfel abordare trebuie privit, ns, doar ca posibilitate de sistematizare teoretic a procesului muncii de secretariat, deoarece, n practic, o serie de activit i pe care le vom trata distinct n exercitarea unei func ii, sunt necesare n ansamblul exercitrii acestei profesiuni. I. FUNC IA DE TRATARE A INFORMA IEI

1.1. Rolul secretariatul n sistemul informa ional al organiza iilor

No iunea de informa ie, n activit ile administrative, nu trebuie confundata cu cea de informa ie tiin ifica, care constituie baza unei cercetri. La nivelul organiza iilor, orice angajat care vorbete, efectueaz o semnalizare, scrie o cerere, un raport, elibereaz o chitan a, o schi a etc. emite informa ii. De asemenea, un termometru care indic temperatura mediului ambiant sau un calculator electronic care tiprete rezultatul unui calcul, emit informa ii. Se poate observa, deci, c informa iile n sensul pe care l-am men ionat, pot fi generate de un emi tor uman dar i de ctre un dispozitiv programat de om. Valorificarea informa iei pentru desfurarea activit ilor administrative se face n urmtoarele etape succesive: Culegerea informa iilor adic recep ionarea planificat, urmrind un anumit scop;

Prelucrarea informa iilor presupunnd totalitatea transformrilor la care sunt supuse mesajele recep ionate, n aa fel nct, s rezulte informa ii distincte de cele recep ionate. De exemplu, prin centralizarea unor date, un func ionar va ntocmi documentul sau lucrarea numita Centralizator care cuprinde informa ii noi, fa de datele recep ionate; prelucrri de informa ii sunt i diversele calcule matematice pe care le efectueaz calculatorii umani sau mainile de calcul. n general, prelucrarea informa iilor constituie partea cea mai complex i subtil dintre etapele procesului informa ional. Stocarea informa iilor (sau memorarea) este opera ia prin care o cantitate de informa ii este nmagazinat pe un suport material sau n creierul uman; aceast informa ie poate fi recep ionat de mai multe ori, fiind conservat, n func ie de necesit i sau importan , pentru perioade mai scurte sau mai ndelungate de timp. Parcurgerea acestor etape constituie aa numitele procese informa ionale. Pentru a fi valorificate, informa iile trebuie s circule. Schimbul de informa ii n interiorul organiza iilor sau ntre organiza ii este denumit comunica ie. Procesele comunica ionale cuprind fazele de predare, transmitere i primire a informa iilor. In orice structur organizatoric, aceste procese nu se desfoar la ntmplare ci sunt strns intercolerate, constituind sistemul informa ional al unei organiza ii. Orice angajat, implicat n activit ile de birou, trebuie s cunoasc provenien a informa iilor pe care le culege, natura informa iilor, avantajele i dezavantajele metodelor i mijloacelor de prelucrare, direc ia de transmitere i rolul lor n sistem. Secretariatul, prin rolul sau de auxiliar circumscris conducerii, opereaz, desigur, cu informa iile materializate i nematerializate care circula la acest nivel al organiza iei. Gradul de complexitate, al activit ilor specifice procesului informa ional, variaz n func ie de complexitatea activit ii de management, a deciziilor i ac iunilor ntreprinse de managerul cruia i este subordonat secretariatul. Structura timpului de lucru a unui manager, analizat din diferite puncte de vedere, de ctre specialiti n domeniu, se consum astfel: primirea de informa ii 23 % luarea de decizii 41% dare de dispozi ii 1% schimb de informa ii 4% elaborare de informa ii 4% executare de lucrri 5%_ confirmare decizii 8 % explica ii, ndrumri 14%

In aceste condi ii, se poate afirma c informa ia constituie o resurs fundamental a procesului de management pentru atingerea obiectivelor organiza iei. Sistemul informa ional al organiza iilor asigur coeziunea sistemului de conducere. Informa ia circul pe canale formate de legturi ierarhice i func ionale materializate de structura organizatoric a unit ii. Din sistemul informa ional face parte i sistemul de comunica ii prin care se pun n contact sursele de informa ii prin intermediul re elelor. 1.2. Tipologia circuitelor informa ionale la nivelul secretariatului In sistemul informa ional al organiza iilor, secretariatele manageriale se constituie ca adevrate centrale de comuta ie a informa iilor, unde acestea converg din toate pr ile ntreprinderii i din exterior. O structurare orientativ circuitelor informa ionale specifice biroului de secretariat, s-ar prezenta astfel [1] : A) n secretariate se constituie un important canal informa ional n rela iile ierarhice directe cu conducerea, n sensurile: de la conducere spre secretariat circuit informa ional linear i descendent;

se concretizeaz prin dispozi ii verbale personale sau prin microfon, note scrise cu indica ii pentru efectuarea unor lucrri, rezolu ii pe acte, pe scrisori, solicitri de legturi telefonice, etc. de la secretariat spre conducere circuit informa ional ascendent i linear;

se concretizeaz prin: comunicri verbale personale sau prin microfon pentru stabilirea contactelor telefonice, anun area sau prezentarea vizitatorilor la conducere, prezentarea coresponden ei i a altor documente din arhiva curent a secretariatului etc. B) Secretariatul este o central n circuitul ascendent i descendent al informa iei ce se desfoar ntre conductor i subsistemul condus: circuit ascendent n etapa premergtoare deciziilor, furniznd conducerii informa iile ob inute de la diferite compartimente ale organiza iei, eventual selectate prin tehnici specifice. circuit descendent prin care conducerea organiza iei, n exercitarea func iei de comand, emite decizii de organizare, coordonare i execu ie ctre subsistemul condus; acestea se concretizeaz prin ordine, dispozi ii, circulare, redactate i transmise de ctre secretariat. circuit ascendent n cursul executrii deciziilor, adic informa iile de control prin care conductorul se asigur dac deciziile transmise au fost executate; se concretizeaz prin de dri seama, rapoarte, pontaje i alte situa ii sintetice. Este faza de retroac iune (feed-back-ul) n exercitarea func iei ce control i evaluare. C) Secretariatul este o central de comuta ie a informa iilor pentru informa iile care intr din mediul extern ctre toate nivelurile organiza iei i a celor care ies din organiza ie spre mediul extern. Orice organiza ie are rela ii cu mediul economico-social: organe financiare, bancare, organiza ii ierarhic superioare sau subordonate (filiale, agen ii, sucursale), alte organiza ii i parteneri de afaceri. Comunicrile oficiale se desfoar cu preponderenta prin scrisori, chiar dac ntr-o faz ini ial se poart eventuale comunicri verbale. D) Circuit informa ional orizontal i linear se stabilete ntre diferite compartimente de secretariat, n cadrul rela iilor de cooperare, atunci cnd dimensiunile organiza iei permit astfel de structuri. Experien a practic arat c: procurarea, culegerea, valorificarea i transmiterea direc ionat a informa iilor reprezint o sarcina centrala a muncii moderne de secretariat.

Tratarea informa iei scrise, la nivelul secretariatului, presupune o serie de opera iuni care sunt n general: logice (sortare, clasare, grupare);, intelectuale (redactare de texte, traduceri);

de prezentare (nscriere simpla, imprimare special, afiaj, etc.). -administrative (ndosarieri, setri, tampilri etc.). In vederea uurrii activit ii, se utilizeaz numeroase mijloace de tratare manuale i automatizate. Tratarea eficienta a informa iei scrise specifice activit ii de secretariat este condi ionata de o serie de factori, dintre care cei mai importan i ar fi: gradul de pregtire profesional pentru aplicarea corect a metodelor i tehnicilor de lucru; gradul de implicare n domeniul n care activeaz managementul; gradul de stpnire a mijloacelor tehnice de tratare a informa iei; gradul de adaptare la ritmuri variate de munc.

Organiza iile genereaz o mul ime de documente cu caracter administrativ. Orice activitate economic, administrativ social, cultural sau tiin ific, apare nti ca idee, apoi se concretizeaz treptat n documente care adeveresc, constat sau preconizeaz fapte. Documentele scrise sunt utilizate, n propor ie ridicat, i pentru comunicarea cu persoane din interiorul sau din afara organiza iei. Dincolo de situa iile n care comunicarea scris este absolut necesar, n practic se nregistreaz aa numitul mit al hrtiei. Sistemele de computere genereaz o mul ime de hrtii iar copiatoarele omniprezente ncurajeaz reproducerea documentelor ntr-o larg distribu ie, avnd n vedere uurin a cu care acestea pot fi ob inute. Conform unor investiga ii, n acest sens, n economia german [2] prin anii 1997, mai mult de 80 % din totalitatea informa iilor erau memorate pe hrtii i nu puteau fi accesate dect manual, iar 20% se gseau sub form structurat, memorat electronic. Stocarea electronic permite accesul la o cantitatea mare de informa ii Informa iile de pe hrtii pot fi digitalizate prin scanare i fcute astfel prelucrabile i gestionabile. Aceste procedee sunt ns posibile numai n unele domenii de activitate, cum ar fi ntreprinderile care au baze de date structurate, referitoare la clien i i la modalit ile de facturare corespunztoare i care nlocuiesc formularele de hrtie cu documente electronice. n acest sens, putem men iona bncile, societ ile de asigurri generale i de sntate, societ i de telefoane etc. In principal, tratarea informa iei n secretariate presupune: activit i cu coresponden a organiza iei; reproducerea de texte sau scrierea dup dictare; traducerea documentelor.

Comunicarea scris se realizeaz prin intermediul coresponden ei. 1.3. Activitatea cu coresponden a No iunea de coresponden include forma scris pe care o iau rela iile dintre dou sau mai multe persoane. Dup cum scrisorile se adreseaz unor persoane juridice sau persoane fizice, acestea alctuiesc obiectul coresponden ei oficiale sau private. Coresponden a oficial cuprinde totalitatea scrisorilor i a actelor care circul ntre persoane juridice sau ntre o persoan fizic i o persoan juridic. Sfera coresponden ei oficiale este larg i cuprinde probleme cu con inut juridic, economic, organizatoric, administrativ, diplomatic etc.

Pentru exercitarea acestei activit i trebuie respectare anumite principii: evitarea coresponden ei inutile, n cazul n care unele probleme pot fi rezolvate prin contact personal sau telefonic; promtitudinea rspunsurilor operativitate n rezolvarea problemelor ce fac obiectul coresponden ei.

In pofida existentei telefonului, a faxului i a cutiei potale electronice comunica ia prin coresponden clasic predomin n via a organiza iilor. Factorii care stau la baza men inerii acestei forme de comunicare se justific astfel: consemnarea scriptic a unei activit i cu elementele de autenticitate (tampile, isclituri) au valoare probatorie juridic, deci, putere de convingere mai mare n rela iile oficiale ale organiza iilor; constituie o baza de nregistrri contabile; expeditorul i destinatarul au n fata texte identice;

elaborarea scris ofer un timp mai mare de gndire pentru formularea i structurarea ideilor ; comport un anumit ascendent al emi torului fa de receptor; scrisorile oficiale pot fi ulterior transmise i pe alte canale (fax sau pota electronic);

permit, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumit problem, constituirea unui ciclu de coresponden ce oglindete naterea, modificarea sau stingerea unor rela ii ntre persoane juridice i persoane fizice; prin constituirea unui fond arhivistic, coresponden a poate deveni o surs de documentare. In ceea ce privete dezavantajele comunicrii scrise, putem enumera: depersonalizarea comunicrii prin eliminarea rela iei directe ntre participan i;

consum ridicat de energie uman n prelucrarea informa iei, cu implica ii asupra multiplicrii posturilor din structura organizatoric; costuri ridicate care presupun nu numai cheltuieli directe precum, salarii, hrtie, mijloace de prelucrare, imprimare i transmisie dar i indirecte, cerute de conservarea n dosare i spa ii special amenajate; prin extensie, din punct de vedere ecologic, comunicarea scris presupune o serie de costuri sociale: exploatarea pdurilor, efecte poluante ale fabricilor de hrtie n mediu. 1. 3.1. Ciclul opera iunilor practice de secretariat cu coresponden a A) Opera iuni cu coresponden a primit Verificarea coresponden ei este opera iunea necesar pentru a constata eventuale greeli de expedi ie, dac numrul scrisorilor corespunde cu cele scrise n condica de expedi ie sau dac sunt n stare bun. Semntura de primire n condica de expediere sau n cea a registraturii trebuie s fie lizibil. In ultimul timp, se pune i problema coletelor suspecte sau a scrisorilor capcan. Indiciile n acest sens ar fi: o form sau o mrime neobinuit, srme ataate, urme de ulei sau de grsime pe ambalaj, greutate prea mare fa de mrimea lor, miros de migdale sau o gaur de ac n ambalaj.

Se recomand, ca n astfel de situa ii, s se aeze pachetul pe o suprafa plan, ct mai departe de birou i s nu se deschid pn la verificarea acestuia de ctre persoane competente n astfel de situa ii. Deschiderea plicurilor se face, n general de ctre secretar, numai dac exist acordul conducerii n acest sens. Recomandri: nainte de deschidere, se grupeaz n teancuri distincte scrisorile recomandate (se semneaz de primire), private (confiden iale, personale), cele marcate Urgent, alte scrisori adresate firmei i, eventual, scrisori Adresate greit. Scrisorile marcate urgent vor fi deschise cu prioritate; Nu se deschid scrisorile care poart men iunea Personal strict secret, Strict personal

Verificarea con inutului scrisorii dup deschidere Se verific dac nu lipsesc file sau anexe ale scrisorii;

Dac se constat lipsa unei anexe se face o not pe scrisoare n acest sens, nainte de distribuire; Dac lipsa unei anexe nu permite rezolvarea problemei n scrisoare, se comunic imediat expeditorului aceast problem; Filele anexei se prind mpreun cu scrisoarea;

Plicul se prinde de scrisoare n urmtoarele situa ii: a) dac scrisoarea nu are adresa expeditorului; b) dac adresa men ionat n interior nu este identic cu cea de pe plic; c) dac timpul scurs ntre data sosirii i data expedierii este prea mare, spre a se constata cauza ntrzierii prin verificarea tampilei potei; Sortarea coresponden ei primite Dup deschiderea plicurilor, coresponden a se sorteaz n trei grupe: a) cele care necesit aten ia conducerii; b) cele care necesit aten ia altor persoane din organiza ie; c) cele care necesita aten ia secretariatului. Pentru uurarea opera iunii de distribuire a coresponden ei, de o deosebit utilitate s-au dovedit etajerele cu compartimente pentru fiecare serviciu. Datarea i aplicarea tampilelor de nregistrare Men ionarea datei pe scrisoare este importanta pentru urmtoarele motive: constituie o justificare pentru problemele care nu s-au putut rezolva la timp din cauza primirii cu ntrziere a documentului; data sosirii este o posibilitate de amplasare n timp, n cazul folosirii ulterioare a scrisorii; Data se va amplasa, pe ct posibil, ntotdeauna n acelai loc, adic sub data de origine a expeditorului pentru scrisori i sus n dreapta pe prima pagin, pentru coresponden a ieit ca rspuns sau din oficiu. nregistrarea coresponden ei n Registrul de Intrare-Ieire Aceast opera iune se efectueaz conform instruc iunilor de aplicare a Legii Arhivelor Na ionale nr. 16 / 1996 art. 8, 9, privind Eviden a documentelor (nota de trimitere la Arhivistic). Repartizarea coresponden ei pe compartimente

In prealabil, se face o selec ie a scrisorilor oficiale de cele personale i se aeaz n ordinea importantei. Dac mai multe persoane trebuie s ia cunotin de con inutul unei scrisori se procedeaz astfel: se face un duplicat al scrisorii se ntocmete un tabel cu urmtoarele elemente: primitor, semntura, data tabelul se transmite fiecrei persoane nso it de scrisoare, fiecare semnnd de primire.

Avantajele sistemului: scrisoarea original rmne la secretariat, evitndu-se pierderea sau deteriorarea;

- prin trecerea datei cnd a fost primit scrisoarea de fiecare persoana poate fi depistate mai uor compartimentele n care a fost re inut mai mult timp. Alte posibilit i: secretariatul trimite cte o copie a scrisorii ctre toate compartimentele, dup aplicarea rezolu iei de ctre conductor; secretara face copii dup fragmentele scrisorii care intereseaz un anumit compartiment. B) Opera iuni cu coresponden a expediat Scrisorile expediate de organiza ii pot fi: rspunsuri la scrisori primite

- scrisori expediate din ini iativa organiza iei cunoscute sub denumirea de coresponden din oficiu. Coresponden a poate s provin din toate compartimentele organiza iei. Dac solu ionarea unei coresponden e primite comport o perioad mai ndelungat de timp, organiza ia expeditoare trebuie anun ata printr-o scrisoare din oficiu spre a i se explica motivul ntrzierii i termenul prevzut pentru rspunsul definitiv. Indiferent de metoda folosit, secretariatul mai are urmtoarele responsabilit i: s anun e termenul la care trebuie s rspund; s vegheze asupra respectrii termenului i ob inerii ciornelor pentru dactilografiere.

Redactarea coresponden ei Situa ii: a) Scrisoarea este conceput de manager. In aceast situa ie, secretariatul va asigura documenta ia necesar (scrisoarea primit i alte date sau informa ii legate de con inutul scrisorii expediate. b) Scrisoarea este conceput de alte compartimente secretariatul va procesa scrisoarea n forma final i o va multiplica n numrul de exemplare cerute; poate interveni n corectarea eventualelor greeli de formulare sau de ortografie, gramatic sau punctua ie; va verifica i va ataa anexele la scrisoarea corespunztoare;

c) Scrisoarea este conceput de secretariat

n cazul coresponden ei de rspuns, se analizeaz rezolu ia i dispozi ia primit, se consult coresponden a anterioar i documenta ia la care se refer; n cazul scrisorilor din oficiu, se alege modelul adecvat dup tipul de coresponden , se adun i se studiaz actele normative sau alte documente care reglementeaz problema ce constituie obiectul scrisorii, se culeg informa ii de la serviciile de specialitate i de la cei n drept, dac e cazul (manager, consilier juridic, efi de compartimente). se ntocmete ciorna sau conceptul scrisorii i eventual, se prezint spre avizare personalului de specialitate. se dactilografiaz sau proceseaz coresponden a; se verifica identitatea ciornei cu materialul dactilografiat i se face corectura eventualelor greeli sau omisiuni. - Introducerea coresponden ei n mapa managerului i prezentarea la semnat. Coresponden a de rspuns se prezint n mapa nso it de coresponden a de baz. - tampilarea scrisorilor se efectueaz numai dup semnarea de ctre cei n drept i numai de ctre persoana nsrcinat cu pstrarea tampilei. tampila se aplic pe semnturile autorizate. nregistrarea coresponden ei n Registrul de eviden la rubrica Ieiri i aplicarea datei i numrului de nregistrare pe fiecare scrisoare expediata. - Scrierea adresei pe plic Distribuirea rapid a coresponden ei depinde de scrierea corect a adresei care trebuie s cuprind elementele: numele destinatarului; numele strzii; i numrul; numele localit ii; oraul cu oficiul potal; numele jude ului/ districtului; codul potal; ara. Se noteaz fiecare element al adresei pe un rnd, separat;

Se las n partea superioara a plicului loc suficient pentru timbre, marca de scutire de taxe sau stampila potei ; Se scrie codul potal n partea de jos a adresei;

Se scrie orice men iune special, ca de exemplu: Personal, Secret, In aten ia , separat de adresa, de obicei la dou spa ii albe de numele destinatarului; men iunea Urgent se va scrie pe plic n dreapta i dedesuptul adresei; Se verific dac timbrele corespund cerin elor potei Adresele de pe plicuri sunt confruntate cu antetul scrisorii nainte de mpturire.

- mpturirea i introducerea scrisorilor n plic Se procedeaz astfel nct, atunci cnd se scoate scrisoarea din plic, antetul s fie n partea de sus; Se evit mpturirea scrisorii mai mult dect este nevoie pentru a fi introdus n plic.

- Introducerea anexelor n plicuri Anexele de mrimea scrisorii se mpturesc simplu, mpreun cu scrisorile;

Dac anexele con in mai multe foi, acestea se capseaz ntre ele, dar nu se prind de scrisori. Se mpturete anexa, se mpturete scrisoarea i se introduce anexa n ultima mpturire a scrisorii; Anexele mai mari dect scrisoarea (brouri, prospecte, cataloage etc.) se expediaz n plicuri mari. Scrisorile, n acest caz pot fi introduse n prealabil ntr-un plic mai mic, care poate fi sigilat sau nu, n func ie de cerin e, i introdus n plicul mare;

Anexele mai mici dect scrisoarea se prind de scrisoare, n col ul de sus, stnga. Dac sunt mai multe anexe, cea mai mic va fi prins deasupra. Plicurile sunt repartizate i legate n pachet dup criteriile de expediere: a) cu adrese n aceeai direc ie; b) recomandate; c) strintate - Expedierea coresponden ei prin pot In organiza iile mari, se ocupa de primirea i expedierea coresponden ei, serviciul de registratura. Modalit ile de expediere a coresponden ei pot fi: expediere prin posta, prin fax, cu ajutorul curierilor. Alegerea uneia sau alteia dintre aceste ci se face n func ie de distan a pn la destinatar, de importan a scrisorii, de costul expedierii .a. Pentru expediere se ntocmesc borderouri de expediere, dup urmtorul model (vezi model). Borderou de expedi ie nr. Nr. Nr. Data crt. nregistrare Destinatar Localitatea Greutatea Taxa (lei) Nr. recipis

Asemenea borderouri se ntocmesc separat pentru urmtoarele situa ii: scrisori simple loco; scrisori recomandate loco; scrisori simple alte localit i; scrisori recomandate alte localit i; scrisori simple pentru strintate; scrisori recomandate pentru strintate.

Pot fi stabilite i alte categorii n func ie de specificul activit ii organiza iei. Pe fiecare borderou se totalizeaz costul expedierii pentru descrcarea func ionarului responsabil cu aceast problem, de sumele sau timbrele potale ce i-au fost ncredin ate. Borderoul se ntocmete zilnic cnd exist coresponden de expediat prin pot. Toate scrisorile primite i expediate de o institu ie ntr-o zi, se numesc pota zilei. In cazul expedierii coresponden ei prin curier se folosete Condica de expedi ie cu urmtoarele rubrici (vezi tabel). Nr. crt. Data Nr. de nregistrare Destinatar Nume i penume Semntura

Expedi ia prin curier se practic n aceeai localitate. Condica de expedi ie este un instrument de eviden i control asupra micrii coresponden ei i actelor. Poate fi folosit n acelai scop pentru distribuirea i circula ia actelor i n cadrul organiza iei, ntre compartimente. Dup expedierea coresponden ei se sorteaz copiile i sunt transmise compartimentelor de resort, iar coresponden a secretariatului se ordoneaz n dosare.

1.4. Reproducerea documentelor Tratarea informa iei scrise presupune aplicarea ntregii game de tehnici specifice de secretariat, precum: stenografierea, dactilografierea, traducerea documentelor, procesarea documentelor sub forma de date, texte, imagini schematice. Pe lng coresponden , n secretariate se reproduc o serie de documente, cu con inut i frecven variabil. Unele intr numai n sfera de atribu ii a managementului sau a altor compartimente iar secretariatul se implica numai n reproducere, nu i n conceperea textelor. Altele sunt ntocmite i de secretariat, eventual dup modele, n func ie de gradul de responsabilitate pe carel implic. Putem enumera, astfel: adresele cele mai simple materiale de coresponden care con in, de regula, 23 fraze i se folosesc pentru nso irea unor materiale mai ample, sunt ntocmite de secretariat; notele interne adresate personalului din cadrul organiza iei sunt ntocmite redactate i difuzate de secretariat; instruc iunile sunt reproduse de secretariatul;

drile de seama sunt ntocmite de manageri, efi de departamente sau compartimente i reproduse de secretariat; procesele verbale sunt ntocmite de comisii de specialitate i reproduse de secretariat; informrile sunt ntocmite de diferi i angaja i i reproduse de secretariat;

rapoartele i referatele implic secretariatul numai n reproducere, atunci cnd nu privesc problemele acestuia. Alte materiale care se reproduc n secretariate pot fi materialele manifestrilor colective: invita ii, programe, afie, ecusoane, indicatoare, liste, tabele etc. De asemenea, secretariatul are sarcina de ai prezenta conductorului rezumatele diferitelor materiale care sunt prea vaste, n scopul degrevrii managerului de lectura. Managerul poate mai eficient dac secretariatul ii examineaz minu ios documentele nainte de a intra n posesia acestora spre a nltur problemele care nu sunt presante n lista de priorit i. Un astfel de demers presupune cunoaterea unor tehnici de lectur i capacitate de sintez. 1.5. Traducerea documentelor Asigurarea traducerii documentelor, personal sau cu ajutorul unui translator autorizat constituie o atribu ie a secretariatului. n mod curent, n organiza iile care au rela ii de colaborare cu parteneri strini, una dintre cerin ele obligatorii, privind ocuparea func iei de secretara o constituie i cunoaterea a 12 limbi de circula ie interna ionala. Sarcinile sale, n acest sens, sunt limitate la traducerea coresponden ei, la participarea n cazul unor negocieri sau ncheierea unor contracte sau n cazul unor comunicri directe. In cazul unor reuniuni interna ionale care implic responsabilit i mari, de natur protocolar, economic, publicitar etc. firmele apeleaz la firme specializate.

1.6. Tratarea automatizat a informa iilor Partea sistemului informa ional, n care informa iile sunt tratate cu mijloace automatizate, se numete sistem informa ie de birou sau sistem birotic [1] . Birotica studiaz ansamblul activit ilor de producere, distribu ie i exploatare a informa iei din perspectiva muncii de birou. Aplica iile biroticii se ncadreaz n trei categorii:

Birotica autonom care cuprinde prelucrarea textelor, a datelor, graficelor, clasarea i arhivarea acestora; Birotica de transmisie care permite schimbul de informa ii de la un post la altul, dar fr ca postul receptor s poat automat s recupereze informa ia primit, pentru a o transforma dup interesul sau. Cuprinde: telefonul, faxul, bncile de date, arhivrile pe discuri optice. Birotica de comunica ie pe care o vom aborda n subcapitolul urmtor. Mijloacele de tratare automatizat a informa iei iau gsit ecou larg n activit ile birourilor de secretariat, unde predomina activit ile de rutin, mari consumatoare de timp. Beneficiile aduse de domeniul biroticii, n activitatea de secretariat pot fi enumerate, astfel : modul simplu de prelucrare i ntre inere a informa iilor pentru toate tipurile de informa ii (documente, date structurate, termene etc.); mbunt irea calit ii informa iilor prin punerea la dispozi ie a tuturor informa iilor necesare i existente; scurtarea timpilor de parcurs prin eliminarea timpilor de transport, copiere i ateptare, ca i prin scurtarea datelor de prelucrare; accelerarea cutrii informa iilor prin instrumente adecvate (bnci de date pentru cutare direc ionat i structurat, sisteme de gestiune a documentelor pentru posibilit i de accesare a documentelor arhivate dup con inutul acestora, posibilitatea cutrii n hiper text); reutilizarea direc ionat a informa iilor (de pild, pentru evaluri, redactarea de scrisori n serie); calitatea mai nalt a rezultatelor prin standardizarea fluxurilor de date i prin asigurarea actualit ii documentelor sau datelor folosite. 1.6.1. Prelucrarea automatizat a textelor Prelucrarea textelor, dup cum am men ionat, ocup n continuare o mare parte din timpul secretariatului. Evolu ia merge univoc de la maina de scris spre computer, n special, n prelucrarea textelor, datorit posibilit ilor extinse de concep ie. Astfel: toate formatrile pot fi introduse i modificate rapid;

se poate stabili i implementa uor un anumit tip de scrisoare pentru ntreaga ntreprindere, aceasta constituind o contribu ie importanta pentru Identitatea organiza iei; textele pot fi comod revizuite, corectate i modificate eliminnduse rescrierile; se pot introduce, decupa i muta sau copia por iuni de text n alte locuri;

textele pot fi memorate (n memoria de lucru, pe disc i sau pe discheta), putnd astfel s fie memorate i regsite; salturile la rnd nou i la pagina noua pot fi efectuate automat;

datorita programelor de verificare ortografica pot fi gsite i corectate rapid greelile de ortografie i cele de tastare; programele de separare n silabe uureaz separarea corect a cuvintelor la sfritul rndurilor i contribuie la un aspect mai estetic al textului (margini mai uniforme n dreapta acestuia);

existenta dic ionarelor de sinonime contribuie la evitarea repetrii cuvintelor, oferind alternative; ofer posibilitatea prelucrrii combinate a textului scris cu tabele, statistici, grafice, imagini, calcule, mai rapid, mai uor i mai plcut prin prezentarea vizual. Avnd n vedere faptul c, reproducerea textelor rmne n continuare o sarcin important a secretariatului, computerul va deveni instrumentul de baz n aceste birouri. 1.7. Comunica ia birotic O alt categorie de aplica ie a biroticii o constituie i Birotica de comunica ie sau comunica ia birotic. In acest form de comunica ie, receptorul poate asigura toate func iile emi torului, adic: poate recupera automat informa iile primite; le poate transforma dup interesul su. Comunica ia birotic a fost posibil o dat cu apari ia de noi medii, prin care tehnologii odat separate, precum, telefonia, imaginea, tehnologia informatic i cea a comunica iilor, au putut fi interconectate odat cu apari ia calculatoarelor multimedia [2] . Cuprinde: mesageria electronic, Intranetul i Internetul. Conectarea Internetului n re elele locale i publice deschide alte posibilit i de informare de o nsemntate deosebita i n birourile secretariatelor. Introducerea tehnicilor moderne de comunica ie birotica constituie o necesitate n secretariate, oferind posibilitatea utilizrii eficiente a cunotin elor interne i externe, a prelucrrii, si distribuirii direc ionate a informa iilor. In realizarea posibilit ilor de comunica ie birotic, un rol important l are infrastructura tehnica informatica i conlucrarea componentelor tehnice. In organiza iile mari se extind aa numitele Sisteme client server, clien ii reprezentnd computerele de la locul de munca, care comunic cu modulele server centrale (Internet) sau locale (Intranet). Aceste tehnologii au schimbat enorm lumea ntreprinderilor. Tranzac iile de afaceri i procesele de comunica ie se realizeaz tot mai mult sub aceste forme. Acest fapt are, desigur, consecin e enorme i asupra cerin elor profesionale ale angaja ilor. Internetul este o re ea de computere, cu ramifica ii mondiale, n care sunt interconectate circa 60 000 de re ele i mai mult de 80 de milioane de calculatoare electronice. Cel mai cunoscut serviciu de Internet este World Wide Web. (prescurtat WWW) Acesta realizeaz integrarea diferitelor servicii la acelai nivel i dispune de capacitatea de a genera i de a utiliza documente hipermedia. Tehnologiile Internet ului se pot folosi i n interiorul ntreprinderilor, formnduse aa numitele Intraneturi. La realizarea aplica iilor Intranet, firmele ncep de obicei cu informa iile generale, precum: rapoartele de afaceri, comunicatele de pres, informa iile pentru prezentare, listele de telefoane, descrierile de proiecte, informa ii despre concurenta, ofertele interne de posturi etc. Avantajele re elei de calculatoare sunt mult mai evidente n marile organiza ii. Pentru birourile care desfoar procese informa ionale care implic mai multe locuri de munc, au fost create pachete de programe pentru lucrul n grup (Groupware). Acestea ofer o ans real pentru comunica ia eficient, avnd n vedere faptul c, mai multe persoane, participa la ndeplinirea unei sarcini. Programe care sau dovedit foarte eficiente pentru lucrul n grup func ioneaz pe principiul potei electronice (Electronic Mail). Fiecare utilizator final conectat dispune, n acest caz, de o cutie potal electronic (Mailbox, Telebox) pentru primirea textelor. Func iile principale ale acestui sistem sunt:

primirea coresponden ei; trimiterea de mesaje; confirmarea automat a primirii coresponden ei; memorarea de documente i de mesaje; compilarea i editarea (reprelucrarea) mesajelor destinate transmiterii; distribuirea coresponden ei electronice.

In aceste codi ii, partenerii pot comunica, cnd i unde le convine, pentru realizarea n comun a unor sarcini intelectuale comune. 1.7.1. Aplica iile potei electronice n secretariate Secven ele de activit i n care secretariatele pot aplica principiile Emailului pot fi: pregtirea edin elor sau a altor manifestri de grup ; punerea de acord n informri curente; difuzarea informa iilor generale pentru angaja i (Avizier electronic); planificarea i coordonarea unor proiecte comune; coordonarea unor termene;

In acest capitol, am insistat numai asupra posibilit ilor de aplica ie a comunica iei birotice n cazul exercitrii func iei de tratare a informa iei. Asupra altor posibilit i de comunica ie birotic n exercitarea altor func ii ale secretariatului, vom reveni n capitolele respective 1.7.2 Internetul n secretariate. Poten iale de aplicare Accesul pe Internet este interesant pentru ofertele de informa ii i comunicare global. n scop orientativ, pentru secretariate, sar putea recomanda: procurri de informa ii (informa ii hipermediu prin WWW, transfer de baze de date, citirea de tiri); afaceri online (rezervri calatorii, cumprturi electronice, opera iuni bancare electronice); publicare (marketing de produse, rela ii publice, oferte de locuri de munca), comunicare (EMail, E Fax, telefon, conferin e). 1.7.3 Utilitatea comunica iei birotice moderne Prin utilizarea noilor tehnologii informa ionale i comunica ionale se poate creste eficienta economica n birouri i n administra ie. Tehnologiile informa ionale i comunica ionale aduc o contribu ie important la creterea capacit ii de presta ie, n cazul muncii de birou (n special n cel al secretariatului). In general, prin utilizarea telecomunica iilor, n activitatea birourilor se urmrete: sporirea eficientei muncii; avantaje de timp i costuri; intensificarea rela iilor cu clien ii. mplinirea unor astfel de deziderate, n via a birourilor este foarte important, pentru orice ntreprindere, pentru a asigura pstrarea competitivit ii i succese economice remarcabile. II. FUNC IA DE DOCUMENTARE

2.1. No iuni generale privind tiin a documentrii

Materia prim a acestei activit i o constituie documentul. Etimologic, termenul document provine din latinescul documentum, cu sensul de ceea ce servete la a nv a, a se instrui, termen intrat cu acest sens n limba francez n secolul al XII-lea. A fost preluat ca neologism n limba romn, circulnd cu sensul juridic modern, pn n secolul al XIX-lea, cnd s-a fixat i impus terminologia tiin ei documentarii. In accep ie larg, no iunea de document este definit ca: orice baz de cunoatere fixata material, nregistrat sau susceptibil de a fi utilizat pentru consultare studiu sau prob. Ini ial, termenul documentare a indicat activitatea de informare prin intermediul documentelor, cu sensul reflexiv al verbului a se documenta. O dat cu evolu ia mijloacelor de comunicare materializate, n elesul modern al termenului s-a extins spre sensul tranzitiv al verbului, adic activitatea de a informa pe al ii, caracteristica care predomin n organizarea modern a acestui domeniu. In accep iune curent, a documenta nseamn a depista, a colec iona, conserva i pune la dispozi ia consumatorilor de informa ii surse de cunotin e dobndite anterior asupra problemei ce intr n sfera de interes a acestora, fixate n documente de orice gen. Aceast defini ie cuprinde activitatea de documentare n sensul cel mai general posibil. n general, termenii informare i documentare tind n exprimarea obinuit spre sinonimie, ambii presupunnd un fapt de cunoatere. Deosebirile dintre cei doi termeni, deriv tocmai din termenul document. Informa ia presupune un fapt de cunoatere care poate fi emis sau recep ionat sub form materializat sau nematerializat, pe cnd, documentarea presupune numai forma materializat. ntre cele dou posibilit i de cunoatere, exist, ns, nu numai deosebiri de natur ci i de valoare. Informa ia transmis oral, rapid, este recep ionat cu un grad de aproxima ie, presupus de o astfel de transmisie. Documentarea presupune o recep ionare mai metodic i mai temeinic, memoria vizual a fiin ei umane fiind mai puternic pe tot parcursul vie ii, deci i cea mai important. Valoarea informa iei documentare const i n perenitate. Fiind fixat pe suport material, ea poate fi transmis n spa iu dar i n timp. Permanen a este calitatea esen ial a documentului. Din cele mai vechi timpuri, tezaurul de cunotin e al omenirii s-a pstrat mai ales prin obiecte concrete, purttoare de informa ii. Dictonul latin Verba volant Scripta manent exprim tocmai aceast contientizare a omului asupra necesit ii nregistrrii informa iilor pe suport material rezistent. Tipologia informa iei documentare cunoate astzi o diversitate att de mare, nct, posibilit ile de clasare i subclasare sunt greu de reprezentat ntr-o singur structur schematic (vezi schema 1) O prim etap de clasificare se poate realiza, pornind de la definirea general a termenului, conform trilogiei suport documentar tehnica de nregistrare semne conven ionale de transmitere a mesajului. Dup suportul documentar (denumit i mediu suport, purttor de informa ie sau mediu de nregistrare) sunt : a) documente istorice nregistrate pe suport istoric (argil, piatr, papirus, pergament, tbli e de lemn, pnza etc.). b) documente contemporane-nregistrate pe suport modern (hrtie, carton, material plastic etc.) c) documente tehnice - nregistrate pe suport tehnic care poate fi: suport optic (pelicula fotografica, celita, pelicula de film); suport magnetic (benzile magnetice, cartele magnetice, discurile compacte audio); Necesita utilizarea unui echipament tehnic pentru a fi consultate. Dup tehnica de nregistrare (de fixare pe suport)

a) documente ob inute prin metode clasice de nregistrare: documente manuscrise; documente dactilografiate (maina mecanic de scris); documente tiprite (imprimare cu ajutorul tiparului); documente xerografiate (fotografiere, scriere uscat); documente xilografiate (texte gravate n lemn); documente litografiate (texte gravate n piatra). b) documente realizate prin metode moderne de nregistrare: - nregistrare electromagnetic: documente audio (discuri, benzile magnetice etc.) documente video (filmate cu camera de luat vederi simple sau digitale, sau generate de calculator); - nregistrare electronic documente electronice (sunt cuprinse fiierele de date i softwareurile de aplica ie; ele pot fi nregistrate pe suport hrtie, magnetic, optic sau orice alt suport conceput pentru a fi prelucrat pe calculator sau printr-un procedeu similar) Dup semnele conven ionale folosite; a) documente scrise (avnd la baza litera) b) documente grafice (n care predomina imaginea) schematice (scheme, planuri, grafice, diagrame, hrtii);

- imagini reale sau concrete (desene, picturi, ilustra ii, stampe etc.). Fiecare dintre clasele men ionate poate fi, la rndul sau, subclasat dup alte criterii. Vom reda, n acest sens, cteva posibilit i de subclasare a documentelor scrise pe suportul modern, hrtie, avnd n vedere faptul c aceast categorie de documente intr n sfera de interes a muncii administrative. A) Documentele imprimate

Dup natura mesajului: texte date (numerice, alfanumerice)

Dup form: foi volante brouri cr i

Dup gradul de implicare intelectuala: documente primare (cr i beletristice, tratate, monografii, studii)

documente secundare (dic ionare, enciclopedii, bibliografii, cataloage, ghiduri etc. ob inute din prelucrarea documentelor primare) B) Documentele manuscrise: documente istorice: inscrip ii, condici, acte, coresponden a elaborat de-a lungul timpului de ctre organe de stat, institu ii i persoane particulare cunoscute sub denumirea de arhivalii documente contemporane: documente create de organele de stat, organiza ii publice sau private. In cazul unei clasificri, sub aspectul comunicrii, dup forma de emitere sunt: documente vizuale

documente sonore

iar dup forma de receptare, vor fi respectiv: vizuale, incluznd aici: documentele scrise sub toate formele i tipurile prezentate, documentele grafice (schematice i iconografice) auditive: banda magnetic, discuri, casete audio, care necesit un echipament pentru audiere. audio-vizuale: film sonor, televiziune tactile alfabetul Braille pentru nevztori.

Organiza iile creatoare de documente, practica la rndul lor, alte criterii de clasificare n func ie de sfera de activitate. Putem men iona, astfel: dup sfera de aplicare: legi, decrete, hotrri guvernamentale, ordine, decizii, dispozi ii, hotrri judectoreti etc. dup destina ie: documente pentru uz intern (rapoarte, decizii, regulamente, dri de seama etc.), documente care intra i ies din organiza ie (coresponden a); dup natura proceselor reflectate: documente comerciale, documente financiare etc.

Marea diversitate a categoriilor de documente a determinat i apari ia altor defini ii, cu sens mai restrns, n func ie de sfera de interes a diferitelor domenii de activitate. Astfel, din punctul de vedere al biblioteconomiei, documentul este definit ca informa ie nregistrat care poate fi tratata ca unitate ntr-un flux documentar, indiferent de forma sa materiala i de caracteristicile acesteia. (Standard ISO 2789). In sens juridic, unele dic ionare i enciclopedii, definesc documentul act oficial sau particular prin care se adeverete sau de preconizeaz un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obliga ie. In Dic ionarul tiin elor Speciale ale Istoriei [1] termenul document este definit n sens generic ca nsumnd toate categoriile de surse care pot transmite date istorice (inscrip ii, urme de civiliza ie materiala etc.) dar i n sens arhivistic, definind toate sursele pe supor i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini care prezint interes pentru cunoaterea istoric. Func ia general a documentarii tiin ifice este aceea de a sprijini cercetarea i crea ia. Astfel, personalul care are atribu ii de documentare mediaz informa ia ntre productorii i consumatorii de informa ii. Desigur, problemele acestei tiin e la nivel de institu ii specializate sunt mult mai vaste n ceea ce privete specializarea personalului, tehnicile de specialitate i func iile sale. Ceea ce am inten ionat s eviden iem este faptul c, n propor ii restrnse, metodele i tehnicile acestei tiin e au ptruns i n activitatea organiza iilor economico-sociale, indiferent de domeniul de activitate, acestea fiind mari generatoare de documente. Astfel s-a dezvoltat documentaristica, ca ramur a tiin ei documentarii, presupunnd totalitatea metodelor i tehnicilor de colec ionare, ordonare, eviden iere a documentelor constituite ntr-un birou cu scopuri practice, constituind arhiva vie a organiza iilor, pn la etapa de depunere n arhiva de depozit. 2.2. Activitatea de documentare la nivelul secretariatelor Despre o activitate de documentarist, la nivelul secretariatului, putem vorbi n msura n care se apeleaz la metodele i tehnicile acestei discipline n organizarea documentelor i informa iei n scopul regsirii operative, n faza de tratare. Dac arhivarea se refer la documente a cror problem a fost tratat, documentarea se refer la adunarea de documente nainte ca problemele s fie tratate.

Secretariatul trebuie s furnizeze operativ orice document sau informa ie con inut n acestea, att la solicitrile managementului ct i ale personalului sau colaboratorilor externi cu care se stabilesc contacte. Aceasta este una dintre atribu iile sale fundamentale n exercitarea acestei profesiuni. Rezolvarea eficienta presupune o bun cunoatere a tipologiei documentelor pe care le manevreaz sub multiple aspecte (forma, con inut, destina ie, etc.), precum i o bun stpnire a metodelor i tehnicilor de evident, sistematizare clasare i arhivare. ntr-o abordare sistematizat, aceast activitate poate fi privit din dou direc ii, fiecare presupunnd particularit i de ac iune. a) Secretariatul organizeaz documentele rezultate din activit ile managerului s-au ale altor compartimente din organiza ie, n cazul n care func ioneaz centralizat, i gestioneaz informa iile con inute n acestea. n aceasta situa ie are rol pasiv atunci cnd le primete i activ cnd le prelucreaz i transmite . b) Secretariatul asigur documentarea managerului cu alte documente din domeniul de specialitate sau pentru informare curenta: cr i, reviste etc. n aceasta situa ie are rol activ n depistarea surselor interne i externe precum i n organizarea i distribuirea lor, ac iunile avnd tangenta cu domeniul documentarii tiin ifice. 2.2.1. Gestionarea documentelor rezultate din activitatea managerului n cadrul organiza iei Spre deosebire de alte birouri care au func ii specializate, informa iile fiind mai omogene i mai uor de structurat i ordonat, n birourile manageriale converg extraordinar de multe i de diverse informa ii. Acestea difer att n privin a con inutului i a expeditorului, dar i ca importan i valoare. n plus, aceste informa ii se gsesc pe medii total diferite: hrtii, medii electronice (dischete, benzi sau discuri magnetice) sau pe medii de memorare optic (C D-ROM). De asemenea, cele tradi ionale, pe hrtie, pot avea forme de prezentare diferite: foi volante, care constituie ponderea documentelor administrative, registre sau condici, brouri, pliante, plane, etc. Aceste documente se pstreaz temporar n biroul secretariatului, ntr-o structur organizat, n scopul valorificrii practice. Cerin e generale, n asigurarea condi iilor de stocare a documentelor: Posibilitatea de operare simpl i rapid;

S fie uor accesibile, adic dulapurile trebuie aezate ntr-un loc convenabil iar dosarele din interior s fie uor de localizat; Rafturile s fie potrivite pentru scrisorile primite, avndu-se deci n vedere volumul, mrimea, i natura coresponden ei; Posibilitatea extinderii, n perspectiva, dac este necesar; Folosirea spa iului numai pentru documente folosite n mod curent; Existen a unor condi ii de siguran privind informa iile confiden iale.

Criteriile de organizare trebuie s fie att de bine cunoscute i de clare, nct personalul secretariatului s nu se ezite nici o clipa atunci cnd se ndreapt spre un dulap, spre un raft i apoi spre un dosar sau alt unitate de pstrare. Pn la etapa de constituire a unit ilor arhivistice, secretariatul trebuie s-i construiasc o strategie zilnica de repartizare a documentelor. n continuare, vom reda n ordinea priorit ii, cteva strategii de operare, n acest sens. A. Organizarea locurilor de sta ionare

Regula coordonatoare: Existen a prea multor locuri de sta ionare ngreuiaz regsirea rapid a documentelor, de aceea secretariatul va reduce la minimum alternativele n care pot gsi documentele. ntr-o prim etap, trebuie abordat problema distribuirii n spa iu a documentelor, dup criteriile: mediul de nregistrare sau forma de prezentare. n aceasta situa ie, problema este foarte simpl: se vor stabili de la nceput locuri distincte sau, la modul ideal, mobilier i suporturi adecvate pentru dischete, CD- uri, registre sau condici. Este posibil, de asemenea, s existe n sfera de activitate a managementului sau a organiza iei i documente audio-vizuale, filme fotografii a cror pondere depinde de domeniul de activitate, precum cel cultural, religios, artistic, militar, tiin ific etc. Probleme deosebite, n privin a sta ionarii documentelor, le ridic, desigur, foile volante, reprezentnd documenta ia specifica activit ii administrative. Multe secretare se confrunt cu problema regsirii ct mai rapide a acestor documente, ntruct se pot afla adesea n mai multe locuri. De exemplu: n teancurile de documente de pe propriul birou care urmeaz a fi prelucrate n ziua respectiva; pe supor i proprii ateptnd rezolvarea unor probleme sau alte revizii; n vrafurile de documente de pe birourile efilor; n teancul de documente pregtit pentru sortare i clasare; n arhiva curenta a compartimentului.

In afara de acestea, informa iile se pot gsi i n sistemul de prelucrare automat a datelor. Se pot evita astfel de situa ii, aplicndu-se urmtoarea strategie, ori de cte ori se ia contact cu un document pentru prima oar: 1. Se verific dac acesta este important pentru al ii, sau pentru secretariat. Ac iune: a) dac este important pentru alte persoane din organiza ie va fi transmis imediat, notndu-se unde a fost repartizat; b) dac este important pentru secretariat, vezi 2. 1. documentului va fi verificat dac necesit sau nu prelucrare sau dac nu prezint interes i poate fi deja distrus. Ac iune: cel care nu necesit prelucrare se repartizeaz direct n arhiva; b) cel care necesita prelucrare, vezi p. 3; 2. va fi analizat sub aspectul urgentei i priorit i execu iei. Ac iune: cel care suporta o planificare, va fi distribuit ntr-un dosar cu documente n ateptare iar celelalte vor rmne la dispozi ie pe birou. Dac se procedeaz astfel, consecvent, un document nu se poate afla dect n trei locuri: a) n prelucrare, pe biroul secretarei sau ntr-un loc rezervat documentelor care au nevoie de tratri ulterioare, fie sub forma de rspuns, fie c genereaz obliga ii ulterioare periodice, deci documente asupra crora trebuie s revenim pentru urmrirea unor probleme. Astfel de documente sunt: coresponden a, rapoartele de activitate, planurile. n vederea pstrrii lor sau conceput o serie de sisteme. b) c) n arhiva, unde va fi introdus n unit ile clasate; n alt birou, putnd fi controlat pe baza notei.

n cazul coresponden ei, aceasta situa ie se rezolv prin consultarea Registrului de IntrareIeire. B) Reducerea volumului de documente sta ionate n birou

Este o opera iune necesar pentru economisire de timp i spa iu. De aceea, dup opera iunile men ionate anterior, secretariatele trebuie s-i construiasc o strategie de a mai diminua din hrtiile rmase. Sunt situa ii n care, prin experien a practic, este uor de luat decizii n acest sens. Astfel, pot fi distruse imediat, reclame, oferte nesolicitate, invita ii la manifestri care nu prezint interes pentru organiza ie. Selec ia devine ns dificil n cazul informa iilor care nu sunt att de evident inutile. Pentru o operare corespunztor n astfel de situa ii, se recomand consultarea cu consilierul juridic al organiza iei, cu conductorul, cu arhivarul arhivei de depozit sau cu alte persoane abilitate care trebuie s-i asume n scris aceasta responsabilitate. n urma acestui demers se poate ntocmi o list orientativ n care se vor scrie motiva iile pentru care trebuie pstrate documentele, i care va fi consultat ori de cate ori exist dubii n privin a distrugerii anumitor documente, astfel: aa cer forurile legislative pot constitui dovezi, demonstra ii sau fundamentri n anumite situa ii ulterioare

sunt importante pentru luarea unor decizii, pentru informarea managerului sau informare proprie concepe noi solu ii sau idei creatoare poate fi util n oferirea de servicii clien ilor interni i externi

asigura arhivarea, ntruct nimeni nu mai dispune n organiza ie de documentul n cauza, sau nu este responsabil de arhivarea lui. n vederea pstrrii documentelor ac iunile de organizare presupun doua etape: C) Clasarea documentelor opera iune prin care toate documentele, indiferent de forma, de frecventa utilizrii se aranjeaz ntr-un sistem ra ional n condi ii de accesibilitate i siguran a, formnd arhiva activa. D) Arhivarea opera ie prin care, n momentul ieirii din uz documentele grupate n unit i arhivistice, dup norme prestabilite, se depun n arhiva de depozit a organiza iei. * (nota de trimitere la arhivistic). 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este opera iunea prin care documentele care sta ioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cr i, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activit ii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activit ile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organiza iei emitente Nume de persoane i func ii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului)

Denumirea documentului sau genul (chitan a, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (con inut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organiza ii sau numele de persoane eviden iate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie re inut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficien a, conturate n func ie de cerin e practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire. Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condi ia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul coresponden ei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin , documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie despr ite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*) Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, n special, n institu iile de administra ie public cum ar fi primriile, n firme de export, organiza ii cu sucursale, filiale, unit i comerciale care au rela ii cu furnizori, clien i, servicii de personal, organiza ii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organiza iilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general, putem men iona sistemul cr ilor de telefon sau al dic ionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde interna ionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale.

Trebuie s men ionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informa iilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organiza ii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organiza ie, este indicat s existe la dispozi ie aceste Standarde. Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul ini ialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Ini iala se folosete numai pentru patronimic. n situa iile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea ini ialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, ini iala reprezentnd numele tatlui va fi luat n considera ie ca element subdirector sau o func ie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc. Numele fr ini ial va precede, n ordonare, numele cu ini iala; Numele compuse din ini iale despr ite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situa iile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie. n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate interna ionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noble e (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda eviden ierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situa iile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clien i, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau

de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferi i recipien i sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organiza ii

Denumirile organiza iilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe ac iuni, regie autonoma, asocia ie, universitate, funda ie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Naviga ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organiza ii, n special, cu acelai obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de op iune a fondatorilor pentru a-i eviden ia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combina ii de silabe, de ini iale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organiza ii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n fa a unor astfel de situa ii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul regsirii rapide. n cazul Societ ilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organiza iei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organiza ii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu ini iale. Exemple: Camera de comer Industrie i Naviga ie, antierul de Construc ii Navale, Societatea de investi ii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organiza iei; Cnd o organiza ie are un nume alcatuit din ini iale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul: a) dac ini ialele ce compun numele sunt despr ite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt despr ite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi plasate n pozi ia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organiza iilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unit i de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. - dac denumirea unei organiza ii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organiza ii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector;

- n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpr i n mai multe subunit i, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica con inutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a con inutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de op iune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent, departament sau angajat, n func ie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numerica se aplic, n special, n unit ile care func ioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii coresponden ei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Reparti ia se face, desigur, n func ie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circula ie. Exist totui solu ia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal Folosirea nota iei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mpr irea lucrrilor tiin ifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n func ie de subiectele pe care le

trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuin eaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o nota ie zecimala, prin mpr irea totalit ii cunotin elor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privin a con inutului (cuprinde totalitatea cunotin elor omeneti) ct i n privin a nota iei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctua ie, a cror n elegere i semnifica ie este interna ional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotin ele omeneti, se prezint astfel: 0. 1. 2. 3. 4. Generalit i Filozofie Religie tiin e sociale Filologie 5. 6. 7. 8. 9. tiin e naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare numr este tratat ca o frac ie zecimal cu zero-ul ini ial omis, i aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurin a citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect con inutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiin e sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Rela ii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiin a muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronun at. In cazul documentelor generate de organiza ii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activit i, specifice unei organiza ii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unit ilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu con inut similar

inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obliga iile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea documentrii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalana de informa ii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiin ific, organizatoric, juridic, psihosocial, educa ional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de pia a este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior poten ialul mediului. n cazul n care n organiza ie nu func ioneaz un serviciu specializat cu atribu ii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de opera iuni de depistare a surselor de informa ii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informa ii rapid i uor. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colec ionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activit i presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n func ie de spa iul disponibil i de preferin ele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce privete dimensiunile, con inutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilit ile rmn deschise n func ie de aspira iile profesionale, organizatorice i culturale sau tiin ifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibilit i nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s men ionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz func ionarea organiza iei;

Regulamentul de Organizare i Func ionare al organiza iei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispozi ii i instruc iuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine func iile i rela iile dintre diferite compartimente ale organiza iei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informa iile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare

Posibilit ile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Ob inerea informa iilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publica ii periodice, materiale de referin , informa ii pe suport tehnic etc. Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra institu iilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului, o aten ie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerin a fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului func ioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n func ie de transformrile mediului economic, social, politic etc. n organiza iile n care nu func ioneaz un oficiu juridic asigurarea colec iei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispozi ia celor interesa i, legi i acte normative privind desfurarea activit ii organiza iei. Publica iile oficiale Publica ia na ional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urmtoarele par i: Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative na ionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publica ii i anun uri (pierderi de acte) Partea a IV-a, publica ii ale Agen ilor economici, acte constitutive, falimente, bilan uri.

Poten ialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind: locale; Constitu ia Romniei Legisla ia privind constituirea Societ ilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organiza iei; Legisla ia referitoare la resursele umane i problemele muncii; Acte normative ale ministerelor de profil, institu iilor de cercetare sau ale autorit ilor Legea Arhivelor Na ionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publica ia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achizi ionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot ob ine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (jude ene municipale) de unde se pot ob ine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice. Pentru organiza iile care doresc s-i constituie o colec ie integrala a legisla iei se pot achizi iona i volumele Legisla ia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legisla ia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unit ile n care func ioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz func ionarea organiza iei, precum cele men ionate.

Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte [1] , sub forma fiierelor tradi ionale sau pe mediu electronic, care s reflecte con inutul publica iilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informa ia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid. Publica iile seriale de specialitate Sintagma de publica ie seriala se utilizeaz, conform standardelor interna ionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n fascicule succesive, nln uindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publica iile seriale cuprind publica iile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiin ifice. Secretariatul poate ndeplini activit i specifice documentarii i cu acest tip de publica ii venind n ntmpinarea informrii n organiza ie spre diverse direc ii cum ar fi: colec ionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organiza iei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publica ii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organiza iei. Din categoria acestor publica ii, pot constitui un poten ial informativ i publica iile na ionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publica ia Standarde Romane. Standardele sunt publica ii care con in prescrip ii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii unitare de solu ii optime n domeniul produc iei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protec ia vie ii, snt ii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comer ului interna ional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administra iei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n produc ia na ional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, func ioneaz pe lng societ i comerciale, institu ii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele interna ionale de standardizare, fiind membra a Organiza iei Interna ionale de Standardizare (ISO). Conform legisla iei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colec ii de standarde, publicate de Editura Tehnic. Lucrri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publica ii cu rol informativ, din domeniul telecomunica iilor sau transporturilor, precum: Cr ile abona ilor telefonici (volumele Pagini aurii cu abona ii telefonici locali, Pagini Na ionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publica ii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publica ii care indic diferente de fus orar, i alte informa ii geografice.

Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dic ionarul Explicativ al Limbii Romane, dic ionare bilingve, ndreptare de punctua ie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine. Ca repere profesionale, se pot colec iona o serie de cr i i manuale din literatura de specialitate, precum cele men ionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont de importan a acestor publica ii n ceea ce privete noutatea informa iei difuzate. Nu ntmpltor, n limbi de circula ie interna ional, aceste publica ii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Poten ialul informativ oferit de aceste publica ii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informa ii, degrevnd managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absen a din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colec ia documentar a biroului, extrase din aceste publica ii, prin xerografiere. Nu este indicat pstrarea integral a publica iilor, deoarece duce la aglomerarea spa iului cu informa ii inutile. Dincolo de informa iile de interes general, aten ia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce con in informa ii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organiza iei servicii potale i telecomunica ii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor unit i cu acelai domeniu de activitate, locale, na ionale i chiar interna ionale: produse de birotic centre de pregtire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar semnale, recenzii, lansri de cr i ce intr n sfera de interes a managementului; manifestri colective, trguri, expozi ii etc.

Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informa ii secretariatul trebuie s cunoasc i poten ialii furnizori de informa ii. Cele mai pre ioase surse de informa ii institu ionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradi ionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informa iile con inute n colec ii. Accesul rapid la informa ii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societ i de televiziune ce furnizeaz informa ii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condi ii meteorologice, anun uri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informa ii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc

finan e servicii publice telecomunica ii cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar. Dac informa iile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente: Numele autorului Titlul cr ii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apari iei Numrul paginilor pentru cr i .

2.3. Gestionarea documentelor secrete Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organiza iei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confiden ialitatea asupra acestor informa ii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esen ial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organiza ie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explica ii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de siguran a na ional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor inven ii, proiecte, scrieri etc. Exist organiza ii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situa ii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unit ii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organiza iei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotin a efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In rela iile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informa ii de orice fel. Solicitan ii vor fi ndruma i spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia. Eviden a informa iilor secrete, indiferent de suportul informa ional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informa ii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unit ii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative

In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salaria i; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participan ilor vor fi nmnate numai acestora; Dup ncheierea edin elor, este interzis transmiterea de informa ii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien , precum i obiectul audientei; Con inutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organiza iei; La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigouri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organiza iei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului. O problem major a organiza iilor o constituie i gestionarea informa iilor secrete i aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informa ii nregistrate i prelucrate electronic. [1] Indexare mod de analiz n care con inutul unui document este reprezentat dup anumite reguli prin cuvinte sau simboluri) 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este opera iunea prin care documentele care sta ioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cr i, periodice, casete diskete, i alte documente tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activit ii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activit ile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis:

Numele organiza iei emitente Nume de persoane i func ii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitan a, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (con inut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. Exemple: dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organiza ii sau numele de persoane eviden iate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie re inut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficien a, conturate n func ie de cerin e practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire. Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condi ia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul coresponden ei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin , documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie despr ite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*) Clasarea alfabetic Aceast metod de clasare se practic, n special, n institu iile de administra ie public cum ar fi primriile, n firme de export, organiza ii cu sucursale, filiale, unit i comerciale care au rela ii cu furnizori, clien i, servicii de personal, organiza ii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organiza iilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice.

Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general, putem men iona sistemul cr ilor de telefon sau al dic ionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde interna ionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s men ionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informa iilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organiza ii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organiza ie, este indicat s existe la dispozi ie aceste Standarde. Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul ini ialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Ini iala se folosete numai pentru patronimic. n situa iile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea ini ialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, ini iala reprezentnd numele tatlui va fi luat n considera ie ca element subdirector sau o func ie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc. Numele fr ini ial va precede, n ordonare, numele cu ini iala; Numele compuse din ini iale despr ite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situa iile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie. n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate interna ionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noble e (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida

n ordonare se recomanda eviden ierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situa iile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clien i, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferi i recipien i sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organiza ii

Denumirile organiza iilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe ac iuni, regie autonoma, asocia ie, universitate, funda ie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Naviga ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organiza ii, n special, cu acelai obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de op iune a fondatorilor pentru a-i eviden ia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combina ii de silabe, de ini iale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organiza ii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n fa a unor astfel de situa ii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul regsirii rapide. n cazul Societ ilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organiza iei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organiza ii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu ini iale. Exemple: Camera de comer Industrie i Naviga ie, antierul de Construc ii Navale, Societatea de investi ii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organiza iei; Cnd o organiza ie are un nume alcatuit din ini iale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul: a) dac ini ialele ce compun numele sunt despr ite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt despr ite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi plasate n pozi ia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organiza iilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unit i de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea.

- dac denumirea unei organiza ii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organiza ii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpr i n mai multe subunit i, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica con inutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a con inutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de op iune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent, departament sau angajat, n func ie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numerica se aplic, n special, n unit ile care func ioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii coresponden ei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Reparti ia se face, desigur, n func ie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric. Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circula ie. Exist totui solu ia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente.

- exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal Folosirea nota iei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mpr irea lucrrilor tiin ifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n func ie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuin eaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o nota ie zecimala, prin mpr irea totalit ii cunotin elor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privin a con inutului (cuprinde totalitatea cunotin elor omeneti) ct i n privin a nota iei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctua ie, a cror n elegere i semnifica ie este interna ional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotin ele omeneti, se prezint astfel: 0. 1. 2. 3. 4. Generalit i Filozofie Religie tiin e sociale Filologie 5. 6. 7. 8. 9. tiin e naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare numr este tratat ca o frac ie zecimal cu zero-ul ini ial omis, i aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurin a citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect con inutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiin e sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Rela ii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiin a muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronun at. In cazul documentelor generate de organiza ii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activit i, specifice unei organiza ii. Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc.

Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unit ilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu con inut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obliga iile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea documentrii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalana de informa ii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiin ific, organizatoric, juridic, psihosocial, educa ional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de pia a este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior poten ialul mediului. n cazul n care n organiza ie nu func ioneaz un serviciu specializat cu atribu ii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de opera iuni de depistare a surselor de informa ii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informa ii rapid i uor. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colec ionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activit i presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n func ie de spa iul disponibil i de preferin ele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce privete dimensiunile, con inutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilit ile rmn deschise n func ie de aspira iile profesionale, organizatorice i culturale sau tiin ifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibilit i nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s men ionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum: Principalele acte legislative normative care reglementeaz func ionarea organiza iei;

Regulamentul de Organizare i Func ionare al organiza iei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispozi ii i instruc iuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine func iile i rela iile dintre diferite compartimente ale organiza iei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informa iile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilit ile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Ob inerea informa iilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publica ii periodice, materiale de referin , informa ii pe suport tehnic etc. Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra institu iilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului, o aten ie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerin a fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului func ioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n func ie de transformrile mediului economic, social, politic etc. n organiza iile n care nu func ioneaz un oficiu juridic asigurarea colec iei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispozi ia celor interesa i, legi i acte normative privind desfurarea activit ii organiza iei. Publica iile oficiale Publica ia na ional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urmtoarele par i: Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative na ionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publica ii i anun uri (pierderi de acte) Partea a IV-a, publica ii ale Agen ilor economici, acte constitutive, falimente, bilan uri.

Poten ialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind: locale; Constitu ia Romniei Legisla ia privind constituirea Societ ilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organiza iei; Legisla ia referitoare la resursele umane i problemele muncii; Acte normative ale ministerelor de profil, institu iilor de cercetare sau ale autorit ilor Legea Arhivelor Na ionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publica ia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achizi ionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot ob ine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (jude ene municipale) de unde se pot ob ine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice.

Pentru organiza iile care doresc s-i constituie o colec ie integrala a legisla iei se pot achizi iona i volumele Legisla ia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legisla ia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unit ile n care func ioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz func ionarea organiza iei, precum cele men ionate. Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma fiierelor tradi ionale sau pe mediu electronic, care s reflecte con inutul publica iilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informa ia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid. Publica iile seriale de specialitate Sintagma de publica ie seriala se utilizeaz, conform standardelor interna ionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n fascicule succesive, nln uindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publica iile seriale cuprind publica iile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiin ifice. Secretariatul poate ndeplini activit i specifice documentarii i cu acest tip de publica ii venind n ntmpinarea informrii n organiza ie spre diverse direc ii cum ar fi: colec ionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organiza iei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publica ii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organiza iei. Din categoria acestor publica ii, pot constitui un poten ial informativ i publica iile na ionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publica ia Standarde Romane. Standardele sunt publica ii care con in prescrip ii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii unitare de solu ii optime n domeniul produc iei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protec ia vie ii, snt ii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comer ului interna ional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administra iei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n produc ia na ional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, func ioneaz pe lng societ i comerciale, institu ii publice i alte persoane juridice. IRS reprezint interesele Romniei n organismele interna ionale de standardizare, fiind membra a Organiza iei Interna ionale de Standardizare (ISO). Conform legisla iei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper

orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colec ii de standarde, publicate de Editura Tehnic. Lucrri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publica ii cu rol informativ, din domeniul telecomunica iilor sau transporturilor, precum: Cr ile abona ilor telefonici (volumele Pagini aurii cu abona ii telefonici locali, Pagini Na ionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publica ii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publica ii care indic diferente de fus orar, i alte informa ii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dic ionarul Explicativ al Limbii Romane, dic ionare bilingve, ndreptare de punctua ie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine. Ca repere profesionale, se pot colec iona o serie de cr i i manuale din literatura de specialitate, precum cele men ionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont de importan a acestor publica ii n ceea ce privete noutatea informa iei difuzate. Nu ntmpltor, n limbi de circula ie interna ional, aceste publica ii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Poten ialul informativ oferit de aceste publica ii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informa ii, degrevnd managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absen a din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colec ia documentar a biroului, extrase din aceste publica ii, prin xerografiere. Nu este indicat pstrarea integral a publica iilor, deoarece duce la aglomerarea spa iului cu informa ii inutile. Dincolo de informa iile de interes general, aten ia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce con in informa ii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organiza iei servicii potale i telecomunica ii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor unit i cu acelai domeniu de activitate, locale, na ionale i chiar interna ionale: produse de birotic centre de pregtire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar semnale, recenzii, lansri de cr i ce intr n sfera de interes a managementului; manifestri colective, trguri, expozi ii etc.

Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informa ii secretariatul trebuie s cunoasc i poten ialii furnizori de informa ii.

Cele mai pre ioase surse de informa ii institu ionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradi ionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informa iile con inute n colec ii. Accesul rapid la informa ii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societ i de televiziune ce furnizeaz informa ii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condi ii meteorologice, anun uri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informa ii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finan e servicii publice telecomunica ii cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar. Dac informa iile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente: Numele autorului Titlul cr ii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apari iei Numrul paginilor pentru cr i .

2.3. Gestionarea documentelor secrete Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organiza iei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confiden ialitatea asupra acestor informa ii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esen ial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organiza ie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explica ii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de siguran a na ional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor inven ii, proiecte, scrieri etc. Exist organiza ii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situa ii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unit ii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organiza iei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotin a efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru;

In rela iile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informa ii de orice fel. Solicitan ii vor fi ndruma i spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia. Eviden a informa iilor secrete, indiferent de suportul informa ional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informa ii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unit ii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salaria i; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participan ilor vor fi nmnate numai acestora; Dup ncheierea edin elor, este interzis transmiterea de informa ii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien , precum i obiectul audientei; Con inutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organiza iei; La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigouri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organiza iei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului. O problem major a organiza iilor o constituie i gestionarea informa iilor secrete i aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informa ii nregistrate i prelucrate electronic. 2.2.2. Clasarea documentelor Clasarea este opera iunea prin care documentele care sta ioneaz ntr-un birou (acte, foi volante, condici, registre, fotografii, plane, cr i, periodice, casete diskete, i alte documente

tehnice)se repartizeaz n grupe omogene, n raport cu anumite criterii i subcriterii specifice tipurilor de documente. n practica birourilor s-au consacrat o serie de metode de clasare, avnd la baza principii ordonatoare alfabetice, cronologice, numerice, alfa- numerice, zecimale. Optarea pentru o metod sau alta, depinde de natura documentelor, de specificul activit ii, de volumul documentelor manipulate. n cazul documentelor generate de activit ile administrative, logica alegerii, unuia sau altuia, dintre sistemele de clasare consacrate, se explica prin optarea pentru unul, dintre urmtoarele elemente comune, obligatorii pentru orice document emis: Numele organiza iei emitente Nume de persoane i func ii responsabile Data (de emitere sau de primire) cu elementele: an, luna, zi Numr de nregistrare (la emitent sau destinatar) Localitatea (emitentului sau destinatarului) Denumirea documentului sau genul (chitan a, proces verbal, decizie etc.) Probleme sau subiecte (con inut)

Principiul ordonator depinde de elementul ales pentru regsirea mai simpl a documentelor. Exemple: dac se opteaz pentru data, ca element ordonator, se va institui o clasare cronologica; dac se opteaz pentru denumirile de organiza ii sau numele de persoane eviden iate n documente, clasarea va fi alfabetica etc. Ceea ce trebuie re inut, referitor la aceast etap: Un sistem de clasare nu se stabilete dup bunul plac al personalului, ci dup criterii de eficien a, conturate n func ie de cerin e practice, specifice unui compartiment. De exemplu, un serviciu de resurse umane va folosi un sistem de ordonare alfabetica a dosarelor, un serviciu de export va folosi un criteriu geografic, etc. Odat stabilit, se va aplica unitar i continuu. Clasarea cronologic Aceast metod de clasare presupune ordonarea documentelor n dosare, pe msura ce intr n unitate, cele mai recente plasndu-se deasupra celor cu dat mai veche. Un exemplu clasic, n acest sens, este Registrul de Intrare Ieire. Avantajele sistemului: regsirea unui document se rezolva rapid, cu condi ia ca solicitantul s cunoasc data exact la care documentul a fost nregistrat. Sistemul este util, n special pentru clasarea documentelor care constituie un tot omogen precum: extrase de cont, rapoarte cu regim periodic etc. n cazul coresponden ei curente, aceasta poate fi localizat cu uurin , documentele fiind grupate dup data la care s-a lucrat cu ele. Exist ns dezavantajul c scrisorile primite i expediate viznd aceeai problem, s fie despr ite prin repartizarea cronologica. (vezi i Constituirea dosarelor*) Clasarea alfabetic

Aceast metod de clasare se practic, n special, n institu iile de administra ie public cum ar fi primriile, n firme de export, organiza ii cu sucursale, filiale, unit i comerciale care au rela ii cu furnizori, clien i, servicii de personal, organiza ii de asistenta sociala etc. De asemenea, o clasare alfabetic se poate aplica i n cazul n care se alege drept criteriu comun pentru ordonare, subiectul principal al documentelor sau zona geografica. Ordonarea alfabetica presupune organizarea documentelor ntr-un suport specific de pstrare (dosar, plic, mapa i alte mecanisme de prindere) inndu-se cont de elemente comune, precum: denumirile organiza iilor emitente, sau la care se refer documentul, nume de persoane sau denumiri geografice. Problemele deosebite, pe care le prezint acest sistem, apar n de alegerea cuvntului director pentru ordonare. Spre orientare general, putem men iona sistemul cr ilor de telefon sau al dic ionarelor. Intrrile alfabetice nu se fac la ntmplare, ci sunt reglementate prin standarde interna ionale elaborate n special pentru activitatea de documentare, precum: STAS 8636 70. Informare i documentare. Ornduirea n catalogul alfabetic pe nume de autori i titluri i n indexuri; STAS 8636 85. Informare i documentare. Reguli de ordonare alfabetica n cataloage i bibliografii. Principii i reguli generale. Trebuie s men ionam, de asemenea, c aceste reguli stau la baza programelor de ordonare alfabetic automatizat a informa iilor, deci ele trebuie respectate i pentru a elimina posibile neconcordante care ar interveni n cazul aplicrii acestui sistem. Desigur, ordonarea documentelor generate de organiza ii, nu ridic probleme de complexitate precum cele ale documentarii. Pentru o abordare corect a sistemului, atunci cnd predomin o astfel de clasare ntr-o organiza ie, este indicat s existe la dispozi ie aceste Standarde. Pentru orientare general, vom reda cteva criterii generale privind alegerea cuvintelor directoare n ordonarea alfabetic a foilor volante ce constituie din punct de vedere al formei, ponderea documentelor din birouri. a) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic n cazul numelor de persoane

Numele de familie, indiferent din cte cuvinte este compus, constituie ntotdeauna cuvntul de ordine sau cuvntul director i se aeaz naintea prenumelui; Ordinea numelor este dat de fiecare liter din cuvnt; n cazul ini ialelor identice se claseaz dup a doua liter, dac i aceasta este identic, dup a treia liter, s.a. Exemplu: Edmond, Elisei, Enache, Enachescu, Encica, Enica, Eremia etc. Prenumele nu se scrie sub forma prescurtat. Ini iala se folosete numai pentru patronimic. n situa iile n care sunt nume identice, clasarea se face n ordinea ini ialelor prenumelui. Exemple: Popescu Andrei; Popescu, Ion; Popescu, Mihai. n cazul n care exist nume i prenume identice, ini iala reprezentnd numele tatlui va fi luat n considera ie ca element subdirector sau o func ie reprezentativ a persoanei. Exemplu: Dumitracu Gheorghe C.; Dumitracu Gheorghe N. sau Dumitracu Gheorghe (contabil); Dumitracu Gheorghe (jurist), etc. Numele fr ini ial va precede, n ordonare, numele cu ini iala; Numele compuse din ini iale despr ite cu puncte, preced numele obinuite;

n cazul numelor compuse cu cratim, primul nume se considera cuvnt de ordine. Exemple: Nicolae Brad- Georgescu; Luigi Alpago- Novello etc. Aceeai regula se aplica i n cazul numelor compuse fr cratima. Situa iile se ntlnesc, n special, la numele femeilor cstorite care-si pstreaz i numele anterior cstoriei, adugat de obicei dup numele de cstorie.

n cazul n care se opereaz cu nume strine scrise cu alt alfabet (slav, grec, ebraic, arab) se practic transliterarea n alfabet latin, conform normelor standardizate interna ionale adoptate ca standarde romane *. Dac numele ncep cu o particul de noble e (de, von) aceasta nu se ia n considerare; Numele gen OMallei sau McDonalds se clasifica ca un singur nume la O sau M.

Cuvntul director va fi ntotdeauna subliniat, pentru eliminarea confuziilor ntre nume i prenume, n cazuri precum: Gheorghe Andrei sau Petre Ion Andrei. Pentru orientare rapida n ordonare se recomanda eviden ierea cu alte caractere a cuvntului de ordine, n cazul n care se constituie dosar individual pentru fiecare nume. De exemplu, pe document este scris numele sub forma Ion S. Dinu; pe dosar, va fi DINU Ion S. Situa iile posibile de ordonare alfabetica pot fi: de ordonare alfabetic a materialelor n dosare, inndu-se cont de numele persoanelor de unde provin (cereri, oferte, servicii, furnizori, clien i, contracte individuale, fisele posturilor, etc) constituindu-se attea dosare cate litere ale alfabetului se regsesc n documentele ordonate (de la A la Z) sau de ordonare alfabetic a mapelor, dosarelor n diferi i recipien i sau n rafturi, dosare care pot cuprinde documente diverse referitoare, de exemplu, la un angajat sau la societate, ordonate dup alte criterii impuse de norme legislative. b) Reguli coordonatoare privind clasarea alfabetic a numelor de organiza ii

Denumirile organiza iilor sunt compuse de obicei din mai multe cuvinte. Unele cuprind termeni generici, indicnd forma organizatoric (societate comerciala pe ac iuni, regie autonoma, asocia ie, universitate, funda ie, primrie etc.), altele indicnd obiectul de activitate (Camera de Comer Industrie Naviga ie i Agricultura) sau orice alt nume reprezentativ, care o identific ntre alte organiza ii, n special, cu acelai obiect de activitate. n ultimul caz, exist o mare diversitate de denumiri, existnd libertatea de op iune a fondatorilor pentru a-i eviden ia identitatea. Ele pot proveni din substantive comune, nume de persoane sau pot fi combina ii de silabe, de ini iale, sintagme diferite, cifre etc.). De asemenea, i n antetul documentelor pot fi descrisese n diverse forme. Astfel, unele organiza ii practica descrierea integrala a cuvintelor ce compun denumirea, (Societatea comerciala Gemma S.R.L.) sau prescurtat (S.C. Gemma S.R.L.) . n fa a unor astfel de situa ii, se recomand cteva reguli ce pot asigura unitatea clasrii n scopul regsirii rapide. n cazul Societ ilor comerciale, cuvntul de ordine l va constitui denumirea reprezentativ a organiza iei. Exemplu: S. C, METAL STAR S RL; S.C. MIKOS SRL; S. C. MOBITEXT SA. Cuvntul director a fost cel subliniat. Numele de organiza ii, care exprim obiectul de activitate, nu se scriu n antetul documentelor prin forma prescurtat cu ini iale. Exemple: Camera de comer Industrie i Naviga ie, antierul de Construc ii Navale, Societatea de investi ii Transilvania, Banca Romn de Dezvoltare etc. Astfel de nume, chiar dac apar sub forma prescurtat, pe un document, cuvntul director va fi stabilit dup forma neprescurtat a denumirii organiza iei; Cnd o organiza ie are un nume alcatuit din ini iale, stabilite n mod subiectiv, fr ca acestea s aibe legtur cu obiectul de activitate, n ordonare alfabetic, se respect urmtoarea regul:

a) dac ini ialele ce compun numele sunt despr ite cu puncte sau spatii albe, documentele sau dosarele purtnd astfel de descrieri se plaseaz naintea numelor ntregi, astfel: E. E. Group SRL; E & R. Bacau; Ecoterm SRL; Electro- Sanitas SRL etc. b) cele care nu sunt despr ite prin aceste semne, sunt tratate ca nite cuvinte, i documentele vor fi plasate n pozi ia alfabetic fireasc a numelor ntregi. Exemple: IMS SCOR S.A.; INSTANT S.R.L.; INTER S.R.L. etc. - n cazul organiza iilor cu nume identice, reprezentnd sucursale, filiale sau unit i de stat cu acelai obiect de activitate, cuvntul de ordine l va constitui cuvntul care desemneaz localitatea. Exemple: AGROMEC Ciocrlia, AGROMEC Deleni, AGROMEC Tulcea. - dac denumirea unei organiza ii este compusa din doua sau trei nume (ANA & TOM) cuvntul director il va constitui primul cuvnt; - Dac denumirea unei organiza ii ncepe cu o cifr, documentul va fi plasat naintea celor cu ordine alfabetic, astfel: 2 X 2 COM S.A.; ARGOS S.A. sau 3 M SERVIS; A. G. PERPETUUM; ALMA S.R.L. - dac sunt de clasat documente care au acelai cuvnt director se impune aranjarea documentelor n ordinea celui de-al doilea cuvnt subdirector; - n cazul n care cuvntul subdirector, este o cifr, gruparea documentelor se face n ordinea natural a numerelor. Exemplu: antierul 1, antierul 2 etc. De obicei, se ntocmesc attea dosare cte litere ale alfabetului sunt reprezentate de documente. In cazul n care, numrul de documente corespunztor dosarului unei litere este prea mare, depind capacitatea acestuia de cuprindere, dosarul litrei respective se poate submpr i n mai multe subunit i, astfel: Dosarul A a an; Ao- as etc. In schimb, dac un dosar este prea voluminos pentru documentele corespunztoare unei litere, se pot include n dosar documentele mai multor litere consecutive, incluse n mape distincte, iar pe dosar se va indica con inutul, astfel: ABC, etc. Nota: Regulile care stau la baza clasrii alfabetice a documentelor sunt valabile i pentru Indexarea alfabetic a con inutului documentelor. Clasare numeric Atunci cnd exist o astfel de op iune de clasare, se atribuie numere fiecrui corespondent, departament sau angajat, n func ie de ceea ce avem de clasat. n cazul n care se respecta numrul de nregistrare al documentului clasarea presupune aranjarea documentelor n ordinea natural a numrului atribuit fiecrui document. Clasarea numerica se aplic, n special, n unit ile care func ioneaz n mai multe cldiri sau n cazul organizrii coresponden ei n registraturile mari. n aceste cazuri este necesar repartizarea unor grupe de numere pe compartimente, astfel nct s existe o coresponden ntre compartimente i grupul de numere care se atribuie. Exemplu: De la 1 la 5000 pentru secretariatul conducerii -5001-10 000 pentru serviciul Resurse Umane 10 001-20 000 pentru serviciul Administrativ etc.

Reparti ia se face, desigur, n func ie de volumul de munc cu corespondenta al fiecrui compartiment sau sediu. In etapa de arhivare, dosarele cu documente, provenind din toate serviciile se adun i ordoneaz numeric.

Avantajele sistemului: - dosarele fiind repartizate pe compartimente, se pot localiza uor documentele, numai la vederea numrului de nregistrare. Permite clasarea unui numr mare de documente, mai ales n firmele mari.

Dezavantaje: - documentele mai vechi, care poarta numere de nregistrare mai mici, dispar cu timpul din circula ie. Exist totui solu ia ca, anual, s se fac o redistribuire a acestor numere pe compartimente. - exist i riscul ca asemnarea a dou numere s conduc la greeli de amplasare. Clasarea zecimal Folosirea nota iei zecimale pentru exprimarea codificat a conceptelor este utilizata n activitatea de documentare sau n activitatea editoriala pentru mpr irea lucrrilor tiin ifice n capitole, subcapitole i subsubcapitole. Cunoscuta sub denumirea de Clasificare Zecimal Universal (cu forma prescurtat C.Z.U.) Aceast metod de ordonare este folosit cu precdere n biblioteci pentru clasificarea documentelor n func ie de subiectele pe care le trateaz. C.Z.U. este o schem de clasificare care ntrebuin eaz pentru a reprezenta subiectele documentelor o nota ie zecimala, prin mpr irea totalit ii cunotin elor umane n zece clase mari, care se submpart la rndul lor n alte zece subdiviziuni s.a.m.d. Este universal, att n privin a con inutului (cuprinde totalitatea cunotin elor omeneti) ct i n privin a nota iei, compus din cifre arabe i semne matematice sau de punctua ie, a cror n elegere i semnifica ie este interna ional valabila, i independenta fata de limbaj. Schema claselor mari, reprezentnd cunotin ele omeneti, se prezint astfel: 0. 1. 2. 3. 4. Generalit i Filozofie Religie tiin e sociale Filologie 5. 6. 7. 8. 9. tiin e naturale Tehnic Arte Literatur Istorie

Fiecare numr este tratat ca o frac ie zecimal cu zero-ul ini ial omis, i aceasta determina ordinea aranjrii. Pentru uurin a citirii, numrul este, n mod obinuit, punctat dup fiecare trei cifre. Criteriul de subdivizare reflect con inutul unui domeniu de la general la particular. Cu ct este mai detaliat domeniul, cu att numrul care o reprezint este mai lung. Astfel: Clasa 3 tiin e sociale cuprinde subdiviziunile: 331 Munca. Rela ii de munc 331.1. Teoria i organizarea muncii 331.101. Teoria muncii, tiin a muncii 331.101.1 Ergonomie 331.2. Rolul muncii 331.101. 21 Dreptul la munc Utilizarea acestei metode de clasare este indicat n special, acolo unde domeniile de activitate cunosc o diviziune pronun at. In cazul documentelor generate de organiza ii, se poate recurge la aceast metod de clasare prin stabilirea a zece grupe de activit i, specifice unei organiza ii.

Exemplu: 0 Conducere 1 Serviciul aprovizionare 2 Resurse Umane 3 Serviciu aprovizionare Fiecare dintre aceste clase, i detaliaz problemele pentru care primesc sau elaboreaz documente. Se pot constitui astfel, subclase: 3.1 aprovizionare cu materii prime; 3.2 aprovizionare cu materiale; 3.3 aprovizionare cu piese de schimb sau 3.3.1 aprovizionare cu piese de schimb pentru autobasculante etc. Clasarea combinat Aceast metod presupune combinarea a dou dintre sistemele prezentate. Astfel, documentele din dosare pot fi ordonate cronologic, iar dosarul poate primi un indicativ alfabetic pentru grupare n raft sau n bibliorafturi. Este o metod practicat i n cazul constituirii unit ilor arhivistice* conform Nomenclatorului (nota de trimitere la arhivistic) unde documentele se grupeaz n dosare cu con inut similar inndu-se seama de reglementrile n vigoare i de obliga iile legale privind pstrarea lor ulterioar n arhive. 2.2.3. Asigurarea documentrii managerului Activitatea de management presupune, desigur, o permanent informare, nu numai sub aspect administrativ. Avalana de informa ii specifica lumii contemporane obliga la permanenta informare, mergnd de la stricta specialitate, pn la ceea ce privete mediul ambiant: natura economic, tehnic, politic, demografic, cultural, tiin ific, organizatoric, juridic, psihosocial, educa ional i ecologic. Eficienta economico-social, n contextul economiei de pia a este tot mai dependent de aceti factori. De aceea, managementul performant nu se poate exercita dect printr-o viziune deschis, capabil s valorifice ntr-un mod superior poten ialul mediului. n cazul n care n organiza ie nu func ioneaz un serviciu specializat cu atribu ii de documentare, secretariatul se poate dovedi de un real folos n documentarea managerului printr-un ansamblu de opera iuni de depistare a surselor de informa ii, de culegere i prelucrare a datelor, de clasare a acestora, astfel nct s asigure accesul la informa ii rapid i uor. n acest sens, secretariatul are rol activ, ncepnd cu etapa de colec ionare a surselor documentare. Exercitarea unei astfel de activit i presupune, n primul rnd, constituirea unui punct documentar cu toate documentele ce intra n sfera de interes a managerului. n func ie de spa iul disponibil i de preferin ele managerului punctul documentar va fi plasat n biroul acestuia sau n cel al secretariatului. n ceea ce privete dimensiunile, con inutul sau categoriile de documente, ca probleme ce se pot ridica ntr-un astfel de demers, posibilit ile rmn deschise n func ie de aspira iile profesionale, organizatorice i culturale sau tiin ifice ale managementului. Orice spor de cunoatere dobndit i prin exploatarea acestei posibilit i nu poate fi dect benefic, de aceea, stabilirea unor delimitri n acest sens nu ar fi indicata. n sens orientativ, ns, putem delimita sursele de informare n surse interne i surse externe de informare. Surse interne documentare n primul rnd trebuie s men ionam, n acest caz, documentele care nu trebuie s lipseasc din punctul documentar, constituind surse permanente i indispensabile de informare i de lucru. Acestea sunt sursele oficiale de informare, cu caracter intern, precum:

Principalele acte legislative normative care reglementeaz func ionarea organiza iei;

Regulamentul de Organizare i Func ionare al organiza iei i Organigrama structurii organizatorice; Analizele, rapoartele, drile de seam retrospective; Tabloul de bord zilnic ; Principalele dispozi ii i instruc iuni ale forului conductor;

Surse documentare interne sunt i materialele proprii unor servicii i compartimente: referate, statistici, grafice, hrtii, fie, monografii, programe de activitate, etc. Secretara trebuie s cunoasc foarte bine func iile i rela iile dintre diferite compartimente ale organiza iei n care lucreaz, s cunoasc tipologia documentelor elaborate, astfel, nct, s localizeze rapid informa iile ce-i sunt solicitate. Surse externe de documentare Posibilit ile de informare, n acest sens, sunt extrem de vaste i diferite. Ob inerea informa iilor documentare ce intra in sfera de interes a managementului, presupune cutarea documentelor de diverse tipuri precum: volume, publica ii periodice, materiale de referin , informa ii pe suport tehnic etc. Pentru dobndirea sau consultarea lor, secretariatul trebuie s se informeze i asupra institu iilor care pot constitui surse de informare externe, n acest sens. Dac ne raportm la ordinea de prioritate n ceea ce privete necesitatea documentarii managerului, o aten ie deosebit se va acorda n primul rnd surselor oficiale de documentare. Depistarea acestor categorii de documente constituie o cerin a fundamental a secretariatului. Ca orice activitate social i cea a managementului func ioneaz ntr-un cadru legislativ aflat ntr-o permanent schimbare n func ie de transformrile mediului economic, social, politic etc. n organiza iile n care nu func ioneaz un oficiu juridic asigurarea colec iei de documente legislative revine secretariatului. Secretariatul trebuie s pun la dispozi ia celor interesa i, legi i acte normative privind desfurarea activit ii organiza iei. Publica iile oficiale Publica ia na ional cu caracter oficial este Monitorul Oficial al Romniei, care apare periodic, cu urmtoarele par i: Partea I public legile, decretele, hotrrile guvernamentale i alte documente normative elaborate de forurile legislative na ionale; Partea a- II-a, publica Dezbateri parlamentare; Partea a III-a, publica ii i anun uri (pierderi de acte) Partea a IV-a, publica ii ale Agen ilor economici, acte constitutive, falimente, bilan uri.

Poten ialul documentar, sub aspect legislativ, ntr-un birou de secretariat, trebuie s cuprind: locale; Constitu ia Romniei Legisla ia privind constituirea Societ ilor comerciale sau alte forme organizatorice Acte normative referitoare la domeniul de activitate al organiza iei; Legisla ia referitoare la resursele umane i problemele muncii; Acte normative ale ministerelor de profil, institu iilor de cercetare sau ale autorit ilor

Legea Arhivelor Na ionale i normele de aplicare; Monitoarele oficiale ale organismelor locale;

Publica ia Monitorul Oficial al Romniei poate fi achizi ionat prin abonament, prin intermediul oficiilor de consultan juridic de unde se pot solicita i comentarii, privind aplicarea unor norme legislative i se pot ob ine chiar texte i pe mediu electronic, prin intermediul Bibliotecilor locale (jude ene municipale) de unde se pot ob ine xerocopii sau nregistrri pe medii electronice. Pentru organiza iile care doresc s-i constituie o colec ie integrala a legisla iei se pot achizi iona i volumele Legisla ia Romniei: Acte normative elaborate de Parlamentul Romniei sau hotrri ale Guvernului Romniei i alte acte normative cuprinznd legisla ia publicat n cursul unui an n Monitoarele Oficiale. n unit ile n care func ioneaz Oficiu Juridic se recomand ca n punctul documentar al managerului s fie stocate sub forma de extrase, legi i acte normative care reglementeaz func ionarea organiza iei, precum cele men ionate. Pentru orientare eficient, secretariatul poate constitui un Index de subiecte[1] , sub forma fiierelor tradi ionale sau pe mediu electronic, care s reflecte con inutul publica iilor oficiale organizate, desigur ntr-o anumit ordine, care poate fi cronologica, sau dup numrul de ordine. Informa ia de trimitere n descrierea unei fie din index s-ar prezenta astfel: Munca Legea nr. 53/ 2003 Vezi: M.O., Partea I, nr.72 (5.0.2.2003) Fisele subiect vor fi ordonate alfabetic pentru orientare rapid. Publica iile seriale de specialitate Sintagma de publica ie seriala se utilizeaz, conform standardelor interna ionale de informare i documentare (n acest caz SR ISO 2789) pentru a denumi orice document tiprit care apare n fascicule succesive, nln uindu-se n general cronologic sau numeric, pe o perioada care nu este limitata dinainte, indiferent de periodicitatea acestuia. Publica iile seriale cuprind publica iile anuale sub form de ziare, reviste i alte documente cum ar fi seriile de dri de seam, de rapoarte ale ntreprinderilor, de lucrri ale manifestrilor tiin ifice. Secretariatul poate ndeplini activit i specifice documentarii i cu acest tip de publica ii venind n ntmpinarea informrii n organiza ie spre diverse direc ii cum ar fi: colec ionarea revistelor de specialitate privind domeniul de activitate al organiza iei sau privind domeniul de specialitate al managerului, publica ii din domeniul economic sau al afacerilor etc. Aceste demersuri presupun, desigur, o consultare prealabil cu managerul organiza iei. Din categoria acestor publica ii, pot constitui un poten ial informativ i publica iile na ionale Anuarul Statistic al Romniei, cu cele mai recente date, elaborat de Institutul Roman de Statistica sau publica ia Standarde Romane. Standardele sunt publica ii care con in prescrip ii, reguli i metode n scopul generalizrii i folosirii unitare de solu ii optime n domeniul produc iei (vezi Legea nr. 20 / 1994). Ca instrumente de management, ele sunt problema de stat prin care se urmrete, n principal, protec ia vie ii, snt ii i mediului nconjurtor, precum i nlturarea barierelor tehnice n calea comer ului interna ional. Standardele sunt documente stabilite prin consens de ctre specialiti de cea mai nalt competen n domeniul abordat, i aprobate Institutul Roman de Standardizare (IRS), organism de specialitate al administra iei publice centrale din subordinea guvernului, n scopul reglementarii tehnice pentru problemele repetitive n produc ia na ional. Ca orice organism de standardizare, IRS este format din comitete tehnice interesate ntr-o anumita tematica. Comisii tehnice pe domenii de specialitate, func ioneaz pe lng societ i comerciale, institu ii publice i alte persoane juridice.

IRS reprezint interesele Romniei n organismele interna ionale de standardizare, fiind membra a Organiza iei Interna ionale de Standardizare (ISO). Conform legisla iei n vigoare, aplicarea Standardelor are caracter de obligativitate la nivel de stat, de ramura de ntreprindere. Standardele de stat sunt numerotate, folosindu-se un indicativ format din: simbolul STAS, numrul de ordine acordat de IRS i ultimele doua cifre anul intrrii n vigoare. Ca reper orientativ, IRS public Catalogul Standardelor de Stat i colec ii de standarde, publicate de Editura Tehnic. Lucrri de referin Biroul secretariatului trebuie s fie dotat cu o serie de publica ii cu rol informativ, din domeniul telecomunica iilor sau transporturilor, precum: Cr ile abona ilor telefonici (volumele Pagini aurii cu abona ii telefonici locali, Pagini Na ionale), Mersul trenurilor, autobuzelor, tramvaielor; publica ii privind transportul aerian; Ghiduri turistice i autoturistice; Hrtii; Calendare i alte publica ii care indic diferente de fus orar, i alte informa ii geografice. Pentru comunicarea scris secretariatul trebuie s fie dotat cu lucrri din domeniul lingvistic, dintre care sunt indispensabile: Dic ionarul Explicativ al Limbii Romane, dic ionare bilingve, ndreptare de punctua ie, ortografie, ortoepie i gramatic, precum i ghiduri de coresponden n limba romn i n limbi strine. Ca repere profesionale, se pot colec iona o serie de cr i i manuale din literatura de specialitate, precum cele men ionate n bibliografie. Ziarele centrale i locale pot constitui o surs permanent de informare n secretariate, innd cont de importan a acestor publica ii n ceea ce privete noutatea informa iei difuzate. Nu ntmpltor, n limbi de circula ie interna ional, aceste publica ii sunt cunoscute cu denumirile news, nouvelle, novosti. Poten ialul informativ oferit de aceste publica ii, poate fi valorificat att n sfera de interes a secretariatului, ct i n aceea a managerului. Secretariatul, poate semnala conductorului o serie de informa ii, degrevnd managerul de lectur, n momente de maxim solicitare sau de absen a din unitate. De asemenea, secretariatul poate include n colec ia documentar a biroului, extrase din aceste publica ii, prin xerografiere. Nu este indicat pstrarea integral a publica iilor, deoarece duce la aglomerarea spa iului cu informa ii inutile. Dincolo de informa iile de interes general, aten ia secretariatului poate fi orientat n mod special, spre materiale ce con in informa ii despre: probleme legislative care intr n sfera de interes a organiza iei servicii potale i telecomunica ii

articole, interviuri, anchete, tiri referitoare la activitatea altor unit i cu acelai domeniu de activitate, locale, na ionale i chiar interna ionale: produse de birotic centre de pregtire profesional servicii de traduceri servicii de informare comunitar semnale, recenzii, lansri de cr i ce intr n sfera de interes a managementului; manifestri colective, trguri, expozi ii etc.

Servicii de informare Pentru procurarea materialelor documentare i a altor informa ii secretariatul trebuie s cunoasc i poten ialii furnizori de informa ii. Cele mai pre ioase surse de informa ii institu ionalizate sunt bibliotecile. Acestea dispun de sisteme de evidenta tradi ionale sau computerizate ce pot nlesni accesul la informa iile con inute n colec ii. Accesul rapid la informa ii este posibil i prin utilizarea serviciului TELETEXT al unei societ i de televiziune ce furnizeaz informa ii din cele mai variate domenii (mersul trenurilor, orarul de zbor al avioanelor, oferte de serviciu, condi ii meteorologice, anun uri publicitare, rate, schimb valutar etc. Orice secretar eficient trebuie s creeze fise cu informa ii utile (nume, adrese, denumiri) grupate pe diferite domenii de activitate: locuri de munc finan e servicii publice telecomunica ii cltorii etc.

Materialele selectate, care trebuie pstrate o perioad mai ndelungat, vor fi ordonate conform unui sistem de clasare adecvat care s permit gsirea rapida i uoar. Dac informa iile solicitate se refer la lucrrile unui autor, se pot organiza fiiere pe autori care cuprind fise clasate n ordinea alfabetica a autorilor. O astfel de fi cuprinde urmtoarele elemente: Numele autorului Titlul cr ii, articolului Numele editurii sau numele revistei, ziarului Data apari iei Numrul paginilor pentru cr i .

2.3. Gestionarea documentelor secrete Desfurndu-i activitatea pe lng factorii de decizie ai organiza iei, secretariatul va avea acces la toate categoriile de documente ce se redacteaz i circula n aceasta sfera. Confiden ialitatea asupra acestor informa ii a constituit dintotdeauna, o coordonat deontologic esen ial n practicarea acestei profesiuni. n general, n orice organiza ie, pstrarea secretului profesional i gsete o serie de explica ii precum: necesitatea prevenirii, pe ct posibil, a concurentei neloiale cu alte firme similare, din considerente de siguran a na ional sau n unele cazuri pentru aprarea dreptului de autor, instituit prin lege, asupra unor inven ii, proiecte, scrieri etc. Exist organiza ii n care sunt organizate birouri speciale pentru pstrarea documentelor cu caracter secret (B.S.D.) La diferite nivele organizatorice. n aceste situa ii, secretara trebuie s respecte o serie de masuri trasate de conducerea unit ii, precum: Este interzis scoaterea documentelor secrete din sediul organiza iei; Este interzis multiplicarea lor prin orice mijloace;

Solicitarea unui document ce constituie secret de stat/ de serviciu va fi adus la cunotin a efului ierarhic; Documentele secrete se elibereaz numai cu aprobarea efului ierarhic, atunci cnd contextul legal permite acest lucru; In rela iile cu mijloacele de mediatizare, este interzis furnizarea de informa ii de orice fel. Solicitan ii vor fi ndruma i spre eful ierarhic sau spre nlocuitorul acestuia. Eviden a informa iilor secrete, indiferent de suportul informa ional, se va ine separat, pe baza unor nomenclatoare. O practic obinuit este aceea de a marca lng numrul de nregistrare semnul S sau de a nota pe prima pagin a documentului secret de serviciu , dup caz. Nomenclatoarele de informa ii cu caracter secret se ntocmesc de ctre conducerea unit ii. Ele se actualizeaz anual sau ori de cte ori este nevoie, prin introducerea de noi documente sau scoaterea celor care au devenit publice prin mijloacele de mediatizare. 2.3.1 Msuri pentru prevenirea aspectelor negative In cazul dactilografierii unor materiale cu caracter secret, acestea trebuie acoperite cnd intr o ter persoan n birou; Convorbirile telefonice secrete vor fi protejate;

Ciornele i materialele dactilografiate sau alte materiale secrete se vor ncuia n fiier atunci cnd se prsete locul de munc, chiar pentru o perioad scurt, aspect valabil i n cazul calculatorului documentul n lucru este salvat i scos de pe ecran; Dup dactilografierea unei lucrri, este obligatorie distrugerea ciornelor, a copiilor, a indigoului i sugativei dac e cazul; Este interzisa tinerea la vedere pe birou, a tampilelor, parafelor de orice fel; acestea se vor pstra n permanen sub cheie, fiind scoase numai atunci cnd este necesar utilizarea lor; Vor fi protejate prin ncuiere i caietele, registrele listele sau agendele cu numere de telefon i adrese, chiar ale propriilor salaria i; n cazul unor ntlniri de grup. Materialele destinate participan ilor vor fi nmnate numai acestora; Dup ncheierea edin elor, este interzis transmiterea de informa ii asupra celor discutate. Stenogramele realizate sau minutele au statut de secret de serviciu sau atunci cnd e cazul de stat (vezi; H.G. 479 /1972); Sunt considerate a fi secrete i numele persoanelor care solicit audien , precum i obiectul audientei; Con inutul documentelor elaborate pentru uz intern nu va fi comunicat persoanelor din afara organiza iei; La sfritul programului, documentele considerate secrete (acte, dosare, mape, indigouri, tampile, casete etc.) vor fi ncuiate n fiete sau dulapuri, i acestea se vor sigila; Nu se va lsa pe birou nici o hrtie cu antetul organiza iei;

Accesul la orice document n afara orelor de program este permis numai secretarei i directorului. O problem major a organiza iilor o constituie i gestionarea informa iilor secrete i aprarea patrimoniului economico-financiar n cazul utilizrii computerului. Deosebit de actual este acest aspect n cazul companiilor din rile dezvoltate. De fapt aici a aprut i o nou profesiune, ilegal, escroc de informa ii nregistrate i prelucrate electronic.

III. Func ia secretariatului de legtur i filtru n contactele conducerii

Timpul managerului este permanent invadat de efi, subordona i, colaboratori i clien i din mediul economicosocial extern. Solicitrile de contacte directe sau telefonice fragmenteaz frecvent munca individual a managerului, l sustrag de la sarcini importante, influen nd negativ calitatea rezultatelor concomitent cu suprasolicitarea resurselor intelectuale ale cadrelor de conducere. Problema supradivizionrii timpului de lucru constituie o problem intens cercetat de specialitii n domeniul managementului resurselor umane. Potrivit unor investiga ii, 40% din timpul de lucru al directorilor se desfoar cu secven e mai scurte de 10 minute de lucru nentrerupt, iar cel de peste 30 minute, mai pu in de 20%. Secretariatul poate interveni n degrevarea timpului managerului prin exercitarea func iei de legtur i filtru att n comunicrile telefonice ct i n solicitrile de contacte directe. 3.1. Comunicrile telefonice Dac inem cont de valoarea timpului n managementul competitiv, telefonul constituie echipamentul esen ial de birou n ceea ce privete rapiditatea comunica iei. n general, informa iile care circul n interiorul sau n afara organiza iilor se transmit ini ial telefonic. n exercitarea func iei de legtur i filtru secretariatul se poate afla n situa ii diferite. 3.1.1. Secretariatul asigur legturile telefonice, la solicitarea conducerii, n cadrul i n afara organiza iei Pentru rezolvarea rapid a contactelor, frecvent solicitate, secretara trebuie s ntocmeasc Lista numerelor de telefon uzuale, care poate avea form de tabel cu urmtoarele rubrici: numele i adresa organiza iei; numele persoanei i func ia; codul rii; codul zonei; numrul de interior. n general, n birourile de secretariat se utilizeaz Registrurepertoar n care se consemneaz, n ordine alfabetic, adresele i numerele de telefon care intra n sfera de interes a organiza iei. n cazul unit ilor care opereaz cu un numr mare de persoane cu care conducerea are legturi, Registrul poate fi nlocuit cu un fiier ordonat alfabetic, cuprinznd fia cu numele fiecrui agent economic sau persoan. Fiierul prezint avantajul ca poate permite o actualizare permanent, fr a afecta ordinea alfabetic. Orice nume nou de persoan sau organiza ie care apare pe parcurs poate fi uor intercalat n ordine alfabetic iar pentru numele frecvent solicitate (zilnic, sptmnal) se poate ntocmi o fi care se va aeza n fa a celorlalte n fiier. De asemenea, fiele pot permite i notarea altor informa ii ce intr n sfera de interes a secretariatului, pe lng cele men ionate anterior, pentru list. Numele i adresa Companiei Nume persoane Func ia CORES IND SRL Hotel Aurora, ap.1012. Constan a comp paper sa Str. Celulozei nr.6 Ion Mirela Director 0241 8600 688841 0722197422 Secretariat Direct Petrescu Ion director vnzri Cod ar 0241 Numrul de telefon Cod Zon Telefon numr exemp 4

8700

623145

Constan a

general

Agenda cu adrese i numere de telefon Satisfac iile deosebite le poate oferi, ns, Agenda electronic, care permite regsirea rapid a informa iilor precum i ordonarea automat a numelor introduse n programul calculatorului. Profesionalism la telefon nainte de a apela, se noteaz informa iile care vor fi solicitate; se recomand ca o convorbire telefonica s fie la fel de bine pregtit ca i o scrisoare, de ceea va fi pus la indemna orice document, dosar etc. necesar pentru o informare corespunztoare; La semnalarea rspunsului, secretara i rostete clar numele precum i numele persoanei cu care dorete s ntre n contact; n cazul n care conducerea dorete s angajeze o convorbire telefonic cu o persoan ierarhic superioar i aceasta accept, primul care va face legtura este secretara celui cu grad ierarhic inferior, astfel nct, superiorul s gseasc la aparat eful, nu secretara; ntre persoanele egale n grad, secretarele vor asigura legturile concomitente ale celor doi conductori; ntre conducere i personalul subordonat, legtura se face prin cutarea de ctre secretara a celui solicitat, care va fi rugat s atepte legtura cu conducerea; n timpul convorbirilor se fac pauze scurte pentru a avea siguran a c mesajul a fost bine n eles; se pronun numele i adresele pe litere, dac e cazul, iar cifrele se repet ntotdeauna; n cazul cuvintelor mai greu de n eles, se poate utiliza un alfabet telefonic de tipul:

A de la ANA B de la BARBU C de la COSTICA etc. 3.1.2 Secretariatul filtreaz convorbirile telefonice destinate conducerii Filtrarea convorbirilor telefonice i a solicitrilor de contacte directe este una dintre sarcinile cele mai complexe, constituind o adevrat provocare n aceasta profesiune. Rezolvarea pozitiv a situa iilor depinde de mputernicirea pe care conductorul o acord secretariatului dar i de abilitatea secretariatului de a transforma aceste n elegeri n principii i tehnici, fr a intra n conflict cu solicitan ii. n acest sens, se pot contura recomandri, cum ar fi: ntlnirea, la nceputul fiecrei zile, cu conductorul, pentru revizuirea agendei de birou, privind ntlnirile, programrile i pentru stabilirea planurilor de ac iune pentru cele mai importante i urgente chestiuni care necesit aten ie; ntocmirea unei liste de accesibilit i cu persoanele care au acces nelimitat, a celor pentru care conductorul este disponibil n limite restrictive i a celor care trebuie evita i n totalitate; acest procedeu presupune confiden ialitate, iar aplicarea lui fr a se face sim it de cei ce solicit accesul, depinde de inspira ia secretarei. Imagina ia este nelimitat n astfel de situa ii. n cazul unor telefoane repetate, neprevzute n agenda zilei, secretara va culege mai nti toate informa iile necesare iar atunci, cnd va avea prilejul s ntre n biroul conductorului, l va informa asupra acestor interven ii, stabilind urgen a contactului sau o programare ntro perioad de timp viitoare. Profesionalismul la telefon, n ideea filtrrii convorbirilor, presupune cteva reguli i multe aptitudini de comunicare eficient:

secretara trebuie s intercepteze toate apelurile telefonice;

telefonul nu trebuie lsat s sune de prea multe ori; poate fi o cauz de iritare att pentru conducere ct i pentru cei care apeleaz; la ridicarea receptorului, n cazul unui telefon direct, secretara va spune numele organiza iei, dup care va adresa formula de salut; de exemplu, Agen ia EFICIENT, Buna ziua !; se vor evita, astfel ntrebri i discu ii inutile pentru stabilirea legturii; o dat ridicat receptorul, se ascult conversa ia chiar dac cel care sun este pe lista de persoane restric ionate sau evitate; legtura telefonic cu conductorul nu se va face, dect, dup ce interlocutorul se prezint i n unele cazuri, dup ce a expus obiectul convorbirii solicitate; n cazul n care persoana care solicit convorbirea refuz prezentarea, secretara va refuza, la rndul ei, cu tact i polite e, s fac legtura, sugerndui si exprime n scris comunicarea, eventual cu men iunea confiden ial urgent atunci cnd problemele interlocutorului pot fi rezolvate de alte persoane din organiza ie, convorbirile vor fi direc ionate ctre acestea; dac cei care apeleaz, lungesc inutil discu ia, rspunsurile monosilabice prin da i nu sunt indicate pentru a o descuraja. n cazul n care, este necesar un document pentru a oferi anumite informa ii, secretara va ntrerupe convorbirea cu promisiunea de a reveni cu un apel dup rezolvarea problemei; ntotdeauna trebuie pusa problema timpului i a costurilor; dac se ntrerupe ntmpltor legtura, se pune telefonul n furc i se ateapt un alt apel; eticheta conversa iilor telefonice cere ca cel care a nceput convorbirea s pun capt convorbirii; este obligatoriu s existe ntotdeauna la ndemn agenda pentru nota ii curente, care vor fi verificate i completate imediat dup ntreruperea convorbirii; dac informa iile notate privesc i pe alte persoane din unitate, acestea trebuie imediat informate asupra con inutului; n cazul unor convorbiri n care sau transmis unele informa ii ce presupun actualizarea unor documente, aceast interven ie se va face numai cu acordul i sub ndrumarea conductorului. Telefoanele care afieaz numrul celui care sun pot fi de o real valoare. Dac se recunoate numrul de unde se sun exist oportunitatea pregtirii unui rspuns nainte de a ridica receptorul mai ales cnd se cunoate motivul contactului. De asemenea, ntrun birou n care se lucreaz cu mai multe aparate de acest tip, care apeleaz uneori concomitent, exist ansa de a opera selectiv, conform urgen elor i priorit ilor. Preluarea mesajelor n absen a conductorului i informarea operativ a acestuia. n astfel de situa ii, exist cteva reguli: mesajele vor fi ntotdeauna notate;

nota pentru preluarea mesajelor poate fi par ial imprimat, cuprinznd urmtoarele elemente: data i ora la care sa primit mesajul; numele persoanei creia ia fost adresat mesajul; numele solicitantului i adresa; numrul de telefon; detalii precise despre mesajul primit. MODEL A Not telefonic nr. din.

Pentru .. Numele solicitantului .. Numele, adresa i numrul de telefon/fax al firmei A telefonat .va reveni dorete s vad V rog s suna i ..va trece pe aici problema urgent. Con inutul mesajului .

Dataora.. Cine transmite Cine primete MODEL B Dl. Mihai Stnescu n timp ce era i plecat Dl. George Ivnescu De la S.C. MARVIMEX SRL Nr.telefon 041/ 691423 A telefonat A trecut pe aici Dorete s v vad X Rugm suna i Va reveni Urgent X X

Mesajul: Dl. George Ivnescu va fi n ora sptmna viitoare vnd ar dori s v ntlni i pentru a discuta problema ridicat de dvs. n scrisoarea din data de 3 ianuarie. V roag s l suna i n cursul zilei de azi. Data: 05 ianuarie 2003 ora: 9:30 Mesaj primit de: Laura Panait De asemenea, i se pot oferi interlocutorului, ca variante, urmtoarele solu ii: dac dorete s vorbeasc cu altcineva; dac va reveni; dac dorete s lase un mesaj. Nota telefonic poate fi completat n timpul vorbirii sau mai bine, ulterior, n linite, dup un crochiu luat pe hrtie. Notele telefonice se nregistreaz cu numrul de ordine i se dateaz. Transmiterea unui mesaj. Recomandri: innd cont de faptul c i cealalt persoan trebuie s noteze ceea ce se transmite, se va face pauz dup fiecare fraz; litere; atunci cnd se dicteaz nume sau cifre, se face pauz dup fiecare grup de cifre sau se verific dac cealalt persoan a notat corect mesajul;

nu este indicat s se transmit informa ii confiden iale prin telefon pentru c nu exist siguran a identit ii interlocutorului; procedura normal ar fi ca interlocutorul s fie rugat s fac o cerere scris iar dac o problem este urgent, secretariatul va insista pentru revenirea cu un telefon, avnd rgazul s se consulte cu conductorul. Folosirea robotului telefonic se practic n special n firmele n care mesajele urgente sosesc la orice or din zi sau din noapte sau n timpul pauzelor de mas. Robotul poate fi programat s rspund la toate apelurile i s le nregistreze. Textul prenregistrat care invita la lsarea mesajului dorit trebuie s cuprind: numele organiza iei, un salut i scuze pentru ca nu suntem disponibili, detalii despre cum va fi nregistrat mesajul. n cazul n care exist o limit de timp n care trebuie s se ncadreze mesajul, se specific acest lucru. Se recomand, de asemenea, ca cei care sun, s specifice data i ora la care la care au sunat. Telefoanele primite vor fi transcrise pe hrtie i transmise persoanelor care au fost cutate. 3.2. Filtrarea solicitrilor de contacte directe cu conducerea Timpul managerului este fragmentat i de vizite ocazionale, neprevzute, cu / sau fr legtura cu problemele de serviciu sau cu scopuri mai pu in definite. Aceste solicitri de contacte dac nu sunt controlate i prevenite exist tenta ia ca ele s creasc. n astfel de situa ii, secretariatul trebuie s filtreze ntreruperile gratuite i neesen iale. Ca i n cazul convorbirilor telefonice, i n aceste situa ii, se pot exprima abilit ile personale ale secretarei dar, de multe ori, este esen ial acel acord ce stabilete spontan n tandemul conductorsecretar. Strategiile defensive ale secretariatului, sunt profund marcate, n astfel de situa ii, de politica managementului privind contactele cu vizitatorii. Conform unor studii de management[1] n practic, managerii opereaz prin sintagmele ua nchis i ua deschis care trebuie n elese n mod metaforic n sensul introducerii sau eliminrii unor bariere precum: a) pentru ua nchis: stabilirea unui sistem al orelor interzise prin plcu e indicatoare sau printrun sistem al becule elor semnalizatoare; abordarea unui stil concis i tranant n comunicare, evitnd contactul cu ochii celorlal i; constituirea unui munte de hrtii n fa etc. b) pentru ua deschis: to i vizitatorii sunt bineveni i chiar dac ua biroului este practic nchis, aceasta realiznduse pur i simplu prin dobndirea unei reputa ii care invit la ntreruperi frecvente. Aceast politic, dei asigur o popularitate, n ciuda atractivit ii superficiale duce la propria distrugere sub aspectul eficientei i eficacit ii muncii. n ceea ce privete secretariatul, aceast politic este foarte derutant deoarece numai poate controla ntreruperile inutile. Pe de alt parte, i politica tip ua nchis devine la fel de incomod pentru secretariat, deoarece este greu s stabileasc n ce msur poate nlesni sau mpiedica contactele. Calea de mijloc ntre cele dou extreme este cea mai eficient. Pentru secretara aflat ntruna din extremele men ionate, o posibil strategie ar fi o bun cunoatere a obiceiurilor managerului n timpul programului de lucru i alegerea celor mai potrivite momente pentru a stabili legturile. i n aceste situa ii este valabil lista persoanelor cu acces nelimitat, restric ionat sau interzis. Din cele prezentate putem trage concluzia c eficacitatea secretariatului n exercitarea acestei func ii depinde n mod special de spiritul de echip n rela ia managersecretar. IV. FUNC IA DE ASISTARE DIRECT A MANAGERULUI

Exercitarea acestei func ii presupune: participarea secretarei la o serie de ntlniri oficiale ale managerului sau la organizarea manifestrilor colective temporare, de propor ii mai mari, pentru pentru degrevarea de o serie de sarcini de rutin precum: stenografierea convorbirilor, dactilografierea documentelor elaborate cu aceste ocazii, comunicarea lor, efectuarea unor formalit i financiare, organizarea cltoriilor ntocmirea delega iilor, confirmarea delega iilor i a deconturilor pentru deplasare, traducerea unor materiale, realizarea unor sarcini administrative etc. programarea ac iunilor managerului i urmrirea realizrii lor la termen prin ntocmirea unor instrumente de eviden . A) Comunicrile de grup sau de echip n cadrul organiza iilor 4.1. edin ele. Consftuirile. ntlnirile de lucru edin ele, consftuirile i ntlnirile de lucru sunt forme de comunicare n grup, practicate n procesul de management ca posibilitate de valorificare a talentelor individuale i de grup, n luarea deciziilor. edin a este cea mai utilizat metod de management. La edin pot participa de la c iva colaboratori ai managementului sau un numr destul de numeros al angaja ilor n func ie de scopul urmrit. Caracteristici specifice: Sunt coordonate ntotdeauna de un reprezentant al conducerii predominnd n general, edin ele coordonate de managerul general; Abordeaz probleme care privesc numai interiorul organiza iei; Au un nalt grad de oficializare, presupunnd asumare de responsabilit i; Presupun respectarea unor proceduri formale reglementate prin acte normative; Particip persoane concrete, nominalizate; Se desfoar pentru un interval scurt de timp, de obicei n cteva ore; Se comunic direct unilateral i bilateral; Ponderea participrii este propor ional i cu dimensiunile organiza iei. innd cont de apartenen a participan ilor la organiza ie sau mediu extern, edin ele pot fi: a) edin e organizate numai cu participarea personalului angajat: edin e la nivel de conducere (edin ele Consiliului de administra ie, edin e A.G.A.), edin e cu diferite compartimente, adunri generale, edin e de negociere cu organiza ia sindical, conferin e cu asocia ii profesionale interne, consftuiri, conferin e de pres, ntlniri de lucru. n cazul ntreprinderilor de stat, la ntlniri de o importan deosebit (edin ele A.G.A.) pot participa i reprezentan i ai autorit ilor de stat centrale sau locale. b) edin e organizate i cu participarea unor reprezentan i din mediul economico-social extern; precum: parteneri de afaceri, asocia i, clien i, colaboratori, reprezentan i ai autorit ilor de stat. edin ele, consftuirile i ntlnirile de lucru, au preponderent scopul de a se: culege informa ii; schimba preri i analiza situa iei periodice; informa participan ii despre obiective, servicii, produse, achizi ii;

prezenta proiectele i deciziile luate; solu iona problemele mpreun; face schimb de interese; stimula contracte; ncheia contracte; rezolva probleme de resurse umane.

Potrivit scopurilor urmate, n literatura de specialitate, mai ales, n practic mai pu in, sunt delimitate urmtoarele tipuri de edin e: edin e decizionale organizate n scopul adaptrii unor decizii de ordin tactic i strategic, unicat n general, decizii marcate de risc i incertitudine, viznd realizarea unor obiective; edin e de informare prin care se urmrete transmiterea sau colectarea de informa ii, edin a fiind n acest sens mijlocul de comunicare cel mai eficient pentru culegere feed backului. n func ie de domeniul vizat, aceste edin e se pot desfura conform unui calendar prestabilit (sptmnal, lunar etc.) dar i ad-hoc, atunci cnd intervin situa ii speciale, urgen e i/sau complexe; edin e de exploatare destinate cercetrii implica iilor unor decizii adoptate, unor situa ii speciale previzibile n viitor, precum i a adunrii solu iilor posibile de exploatare. Putem spune c exploateaz zona viitorului. n general, aceste edin e se bazeaz pe stimularea i exploatarea poten ialului de creativitate al personalului; edin e de armonizare avnd ca obiectiv sincronizarea ac iunilor personalului din compartimentele aflate pe acelai nivel ierarhic pentru realizarea unor obiective comune. De regul sunt edin e operative, convocate numai atunci cnd apar astfel de probleme sau programe de o complexitate mai deosebit; edin ele eterogene ntrunesc mijloacele de ac iune a dou sau mai multe tipuri de edin e prezentate anterior, fiind organizate cu precdere la nivelul managementului superior i mediu al firmei. reprezint tipul cel mai frecvent practicat, conform investiga iilor de specialitate, aceasta explicndu-se prin criza de timp a participan ilor sau prin ignorarea utilizrii edin ei ca pe o metod cu specific i cerin e proprii. edin ele ad-hoc pentru rezolvarea unor probleme neprevzute, care presupun i rezolvare urgen : vizite importante neprevzute, apari ia unor legi sau ordonan e care implic schimbri. 4.1.1. Proceduri organizatorice Rezultatele unei edin e depind, n primul rnd, de con inutul acesteia i de hotrrile luate. ntr-o mare msur, ele depind i de buna planificare, pregtire i desfurare a ntlnirii precum i de urmrirea respectrii hotrrilor ce se iau n cadrul acestuia. Secretariatul, avnd rol complementar pe lng organele de conducere, va participa direct la toate etapele organizrii. De multe ori conductorii se bizuie complet pe secretare n pregtirea reuniunilor. De aceea vom reda, n continuare, cteva repere orientative privind organizarea acestora. Pregtirea edin elor Din cercetrile efectuate de diveri specialiti rezult c etapa de pregtire a unei edin e este foarte important pentru desfurarea ei cu succes. Etapa de pregtire presupune o serie de ac iuni anterioare edin ei cu 7-14 zile, precum: stabilirea tipului de edin , a obiectivului i a ordinii de zi;

stabilirea listei participan ilor care pot contribui direct sau indirect la realizarea obiectivelor edin ei; stabilirea persoanelor care urmeaz s ntocmeasc materiale necesare informrii i a datei limit de distribuire a lor (minim ase zile nainte); stabilirea locului, datei, orei de ncepere. Toate acestea sunt aduse la cunotin participan ilor printr-o not cunoscut sub diferite denumiri: Ordinea de zi, Agenda de lucru, Not de convocare. Con inutul agendei este stabilit, n principal, de managerul care organizeaz edin a. Agenda de lucru este, de obicei, dactilografiat i distribuit de secretariat, pentru a informa membrii participan i asupra subiectelor ce vor fi discutate. Se distribuie, de fapt, cu 7-14 zile nainte de data fixat pentru edin sau consftuire, pentru ca membrii participan i s poat reflecta suficient asupra problemelor ce vor fi discutate i s poat pregti, eventual, documentele necesare. De asemenea, distribuirea Agendei ofer membrilor posibilitatea de a-i programa timpul sau de a anun a eventuala absen motivat. Ordinea de zi poate fi nso it i de documente necesare pentru desfurarea discu iilor. Secretariatul va comunica Agenda de lucru sau Ordinea de zi a edin ei prin fax sau tabele nominale, pe baz de semntur, unde sunt nscrise toate numele participan ilor la edin . Dac exist situa ii n care, n edin ele anterioare, au rmas probleme asupra crora dezbaterile nu s-au ncheiat, continuarea lor poate fi men ionat n not la punctul: Probleme ale ultimei edin e. De aceea, la ntocmirea notei, se vor consulta ntotdeauna procesele verbale anterioare. De asemenea, preedintele consiliului de administra ie sau membrii consiliului, pot cere includerea anumitor chestiuni pentru discutarea n edin . Elementele specifice Agendei de lucru vor avea urmtoarea ordine: 1) Antetul organiza iei;

2) Denumirea grupului care organizeaz edin a (Direc ia general, Directori de departamente etc.); 3) 4) Data (ziua, luna, anul) edin ei, ora de ncepere i de ncheiere, locul; Scuze pentru absen ;

5) Ordinea de zi propriu-zis (prezentarea succint a scopurilor edin ei i/sau a problemelor de discutat) i procesul verbal al edin ei precedente (pentru conformitate). Exist i situa ii n care poate fi desemnat i persoana care se va ocupa de nregistrarea discu iilor. ANTET NOT DE CONVOCARE cu privire la edin a (Consiliului de Administra ie) organizata la . n ziua de . cu ncepere de la ora pn la ora Puncte ale Agendei 1. Scuze pentru absen ------------------------

2. Probleme ale ultimei edin e ---------------3. Ordinea de zi: 1. 2. Dac ave i puncte de inclus n Agenda de lucru, de mai sus, v rugm s specifica i n spa iul de mai jos i s napoia i aceast not la secretariat, la data de . Pute i ataa Agendei i nota sau documentele care explic chestiunea pe care dori i s-o include i. .... Data DIRECTOR/PREEDINTE, Folosirea unei astfel de proceduri depinde de tipul de edin i de periodicitatea acestora. Sunt situa ii, n care, edin ele pot fi programate s se desfoare sptmnal, decadal sau lunar, n aceleai zile i ore. Este cazul edin elor de informare, pentru care, participan ii sunt, n general, pregti i. Secretariatul poate face cteva verificri, cu o zi nainte, cu ajutorul telefonului, pentru constatarea eventualelor absen e. n cazul edin elor decizionale, la nivelul managementului participativ (A.G.A. sau Consiliul de administra ie) sau a celor ocazionale, se vor respecta toate procedurile oficiale men ionate. n cazul societ ilor comerciale cu un numr mare de ac ionari, ordinea de zi se public n ziare locale sau centrale, de larg circula ie, n conformitate cu actele normative care impun aceasta. Agenda de lucru a conductorului este alt document al edin elor care con ine informa ii suplimentare fa de nota de convocare la edin . Sunt detalii care i ofer conductorului detaliile necesare conducerii edin ei. Se recomanda ca, n partea dreapt a agendei, s se lase un spa iu liber unde conductorul i noteaz propriile observa ii. Secretariatul este implicat i n pregtirea acestui document. Pentru redactare, se va consulta cu conductorul asupra tuturor problemele ce trebuie trecute n agenda i asupra eventualelor termene limita de rezolvare. Pentru elaborare, se vor parcurge urmtoarele etape: se verific, prin rspunsurile din nota de convocare, propunerile suplimentare pentru ordinea de zi; se consult procesele verbale anterioare edin ei, pentru a reactualiza problemele a cror dezbatere trebuie continuat; se verific calendarului anual al organiza iei, pentru ca problemele edin ei curente s nu se suprapun cu problemele prevzute n edin ele periodice; se introduc punctele agendei n ordine logic;

se aduc informa ii suplimentare pentru ca participan ii la edin s n eleag fiecare punct din ordinea de zi; se indic persoanele care vor prezenta punctele edin ei;

se specific, la fiecare punct, dac este vorba de o informare, consultare, luare de decizii sau alt scop; se verific necesitatea unor materiale suplimentare (rapoarte, dri de seam, oferte de pre uri etc.) i indic anexarea lor;

se include punctul Diverse i se specific dac exist participan i care mai trebuie anun a i despre vreo alt chestiune, nainte de nceperea edin ei; se include ca penultim punct al ordinii de zi, data, ora i locul viitoarei reuniuni;

se men ioneaz n Ordinea de zi: cine prezideaz, cine ntocmete procesul verbal i dac aceste func ii se exercit prin rota ie; se depune schi a agendei pentru dactilografiat;

se transmite agenda, precum i alte documente importante pentru discu ii, tuturor persoanelor ce trebuie s participe la edin a. Desfurarea edin elor Rolul decisiv, n reuita dezbaterilor, i apar ine conductorului. Acesta va deschide edin a, prezentnd ordinea de zi n 1-2 minute. n orice edin , n care s-au luat decizii, se va consemna n scris, cum s-a luat decizia final, argumentele pro i contra unei decizii, concluzia final la care s-a ajuns, pentru fiecare punct din ordinea de zi i cine este responsabil de ac iune. Cele mai multe edin e, indiferent de scop, beneficiaz de nregistrri n procese verbale sau minute. Procesul verbal de consemnare reprezint expunerea fidel i exact a unei comunicri verbale, de unde i vine i numele. Orice ntlnire de grup, n cadrul organiza iei, se finalizeaz cu o decizie, care trebuie nregistrat, nscris, pentru a servi drept baza pentru ac iunile ulterioare. Deci, oricare ar fi scopul unei ntlniri, nregistrarea scris, sub forma proceselor verbale, este extrem de utila i necesara. Aceste consemnri, furnizeaz referiri utile, privind evolu ia problemelor, reducnd, astfel, posibilitatea nen elegerii hotrrilor luate, problemelor ascultate. De aceea, se impune ca procesele verbale s fie pstrate, putnd constitui singurele dovezi probatorii n cazul unor nen elegeri ce pot afecta organiza ia. Procesul verbal este autentificat prin semntura participan ilor, care se realizeaz la sfritul edin ei. nainte de a fi semnat, se citete cu voce tare n fa a participan ilor la reuniune de ctre o alt persoan dect cea care a scris. Redactarea proceselor verbale intr, de obicei, n responsabilitatea secretariatului. n vederea pregtirii, n acest sens, se recomand ca nainte de edin , secretara s se informeze asupra metodologiei de elaborare a proceselor verbale de consemnare, verificnd i proceselor verbale anterioare spre a va asigura dac exista un stil propriu al organiza iei n acest sens, i dac trebuie respectat. Elementele procesului verbal de consemnare sunt: 1) introducerea, care indic natura reuniunii, locul, data, numele participan ilor, numrul persoanelor absente i ordinea de zi; 2) con inutul rezumat al informa iilor, al problemelor discutate, solu iile adoptate, i persoanele responsabile, termene de execu ie dac e cazul. Se noteaz numele fiecrui vorbitor, prezentndu-se n rezumat interven ia sa. Procesul verbal se scrie la persoana a IIIa, timpul trecut. 3) partea final, n care se prezint, dac este cazul, rezultatul unui vot i se indic n ordine ierarhic numele participan ilor pentru semntur. Model: Proces verbal

ntocmit cu ocazia edin ei din (data, ziua, luna, anul) edin a s-a inut n prezen a: (nume, func ii) i a celor . (nr.) de membri, n total (nr.) de persoane. S-au constatat(nr.) absen e: (nr.) motiva i i(nr.) nemotiva i. edin a a nceput la ora; Dl. . anun ordinea de zi: 1. 2. Ordinea de zi a fost epuizat la ora. drept pentru care s-a ncheiat prezentul proces verbal. Numele participan ilor pentru semntur. (Se respect ordinea ierarhic a func iilor) Minutele edin ei au acelai rol ca i procesele verbale, diferen a dintre ele, fiind doar de procedura: Procesul verbal, ntocmit n timpul edin ei sub forma manuscris, reprezint forma final a documentului, fiind citit i semnat la sfritul edin ei. Procesele verbale se consemneaz de obicei ntr-un registru rezervat special acestui scop; Minutele, elaborate n timpul edin ei, reprezint doar ciorne, fiind apoi dactilografiate sau procesate dup edin , dup care sunt verificate de conductor i distribuite participan ilor pentru semnare i pentru reluarea discu iilor n timpul ntlnirilor viitoare. Deoarece, elementele cuprinse n minute reprezint doar situa ia discu iilor la un moment dat, acestea au un caracter intermediar, de trecere de la o etap la alta; pn la finalizarea obiectivului urmrit. Procedeul consemnrii prin minute este utilizat, n special, n mediul afacerilor, ca form preliminar de nregistrare a discu iilor i n elegerilor ntre delega ii anumitor unit i, atunci cnd se urmrete ncheierea unui contract economic. Minutele nu transcriu cuvnt cu cuvnt discu iile, ci doar noteaz argumentele pro i contra pentru decizii importante. Etape de ntocmire, n timpul edin ei: se nregistreaz data, ora i locul unde are loc edin a; se nregistreaz persoanele prezente i cele care i-au prezentat scuze pentru absen ; se identific subiectele discu iei; se folosete agenda ca ghid;

urmeaz, conform unei ordini conven ionale, tratarea mai nti a problemelor de rutin: minutele ultimei edin e, citite i semnate, problemele aprute din minute, coresponden a primit; se planific ntocmirea minutei pe baza unui titlu scurt (care s rezume subiectul), un scurt rezumat al discu iei, decizia luat i ac iunea cerut, de cine i pn cnd; se d fiecrei minute un numr de referin , consecutiv; se ine pasul cu evolu ia edin ei; se clasific punctele nerezolvate sau ambigue nainte s fie prea trziu;

se nregistreaz sub form de not i, pe ct posibil, se evit nregistrarea cuvnt cu cuvnt; se folosesc propozi ii i paragrafe scurte i clare.

Dup edin : se schi eaz minutele clar; se face verificarea cu o alt persoan preferabil cu lidearul oficial al edin ei; se dactilografiaz, folosind o aezare n pagin clar;

se trimit minutele tuturor celor care au fost sau ar fi trebuit s fie la edin , precum i celorlalte persoane care trebuie s fie informate; se ndosariaz minutele cu grij: organiza iile pot avea reguli n privin a ndosarierii minutelor, reguli care trebuie cunoscute i respectate. se verific dac ac iunile ntreprinse sunt monitorizate i continuate.

Observa ii: n ntocmirea proceselor verbale sau a minutelor trebuie s se evite urmtoarele: strecurarea propriului punct de vedere n interpretarea celor spuse; introducerea prea multor nume de persoane; introducerea abrevierilor neexplicate i a elementelor de jargon ;

amnarea redactrii, n cazul minutelor; informa iile nu vor mai fi la fel de proaspete n memorie; faptul de a fi influen a i de statutul membrilor;

neglijarea datelor de desfurare a urmtoarei edin e, secretara asigurndu-se ca locul, data, ora au fost stabilite. In cazul minutelor, exist i posibilitatea elaborrii din timp a unor formulare tip, par ial imprimate, care vor fi completate n timpul edin ei, eliminndu-se, astfel o serie de opera iuni care sustrag aten ia [1] . MINUTA EDIN EI Participan i Dl.Barbu Dl.Panait Dra Moise Dl.Petre Dl.Cristea D.Furtun D.Costea Dl.Popescu Distribu ie adi ional Dl.Cristea Dl.Furtun Dl.Costea Dl.Popescu - cr i tehnice de calitate - certificare de garan ie - condi ii de vnzare/nchiriere - caracteristici tehnice Subiect Creterea vnzrilor Sumar/Ac iuni Actelor necesare Responsabil Dl.Costea Dra Moise Termen 30.04.2002 Subiect: Vnzare i nchiriere maini i utilaje Data 23.04.2002 Locul S.C. ERCO SA Organizat de: S.C. ERCO SA Ora 10,00 Condus de Dl.Barbu Telefon 041/689.351

nchirierea autobasculant Vnzare excavator

Proces verbal de nchiriere

--

27.04.202

__

02.05.2002

Asisten a i controlul secretariatului se exercit, n astfel de manifestri, printr-o planificare a ac iunilor, astfel: Cu trei sptmni nainte de edin : se stabilete proiectul listei participan ilor;

se ntocmete lista materialelor ce vor fi prezentate n edin a pe baza indica iilor conducerii; se alege o sal corespunztoare; se anun raportorii s depun n timp toate materialele spre multiplicare

Cu zece zile nainte de edin a: se verific primirea invita iilor sau a notelor de convocare i se noteaz confirmrile de participare la edin a; se reavizeaz persoanele care nu au confirmat participarea;

se ob in toate documentele sau informa iile necesare de la persoanele care nu pot participa la edin a; se colecteaz toate materialele ce se vor prezenta n edin a i se iau msuri pentru multiplicare; se difuzeaz materialele participan ilor;

Cu ase zile nainte de edin : se prezint conducerii un set complet cu toate materialele ce vor fi prezentate n edin a; se pregtesc dosare pentru to i participan ii;

se asigur aparatura de proiec ie (cnd este cazul), aparatura de nregistrare i amplificare i se verifica func ionarea acesteia; se stabilesc stenografele care vor lucra n edin a;

Cu dou zile nainte de edin : se va pregti rechizita necesar desfurrii edin ei, inclusiv exemplare n plus ale agendei de lucru; se va colabora cu serviciul administrativ sau alte persoane responsabile pentru dotarea slii cu suficiente scaune, sau mese, condi ii de aerisire i iluminat, decora iuni, etc. se vor asigura mijloace de transport pentru aparatura men ionat; se va asigura de existen a indicatoarelor spre sala de edin e, dac e cazul;

In ajunul edin ei: se va aranja masa de lucru pentru prezidiu;

se verific func ionarea aparaturii n sala de edin e, pozi ia prizelor i a altor aspecte legate de func ionarea acestora;

se va asigura de existen a produselor rcoritoare, a paharelor, scrumierelor, erve elelor etc. n sala de edin a; va pregti un anun , care va fi atrnat pe ua slii, spre a atrage aten ia trectorilor s nu deranjeze; va verifica cu suficient timp nainte de edin , lista acestor probleme, s se asigure de rezolvarea lor; In ziua edin ei se va asigura de supravegherea telefonului, stabilind un nlocuitor sau de punerea n func iune a robotului telefonic; va ndeplini rolul de gazd, avnd grij ca sala s fie descuiat la timp i ncuiat dup ntlnire; va veni mai devreme, asigurndu-se de dotarea slii cu toate cele men ionate anterior

va verifica semnarea convocatorului notnd persoanele care anun n ultimul moment c nu vor participa la edin ; va citi procesul verbal al edin ei anterioare, dac este cazul, scrisorile de scuze i coresponden a indicata de conductor; l va ajuta pe conductorul edin ei, nmnndu-i documentele necesare, aflate n discu ie; va ntocmi procesul verbal, dac va fi nominalizat pentru aceasta;

n timpul redactrii procesului se va asigura c a n eles corect problemele ridicate, cernd explica ii dac este cazul; va discuta cu conductorul edin ei asupra celor ce vor fi consemnate: dac va consemna toate dezbaterile, punctele principale sau numai hotrrile adoptate i ac iunile de stabilit; dac se ntmpl s piard firul discu iilor, secretara nu trebuie s ezite sa-l ntrerup politicos pe cel care discut, pentru a consemna datele corect i n succesiunea n care s-au ntmplat; noteaz principalele argumente, pro i contra deciziilor; are grij ca to i participan ii la edin s semneze procesul verbal.

Dup edin strnge toate hrtiile rmase n sal;

dac se practic metoda consemnrii discu iilor prin minute, dup edin secretara dactilografiaz procesul verbal n forma final, pentru a fi trimis participan ilor pentru citire i semnare (trebuie respectat termenul prevzut pentru prezentare); ndosariaz documentele folosite n edin a; consemneaz n agend data urmtoarei edin e;

va verifica procesul-verbal pentru a trece n instrumentele de eviden , eventuale termene de scaden sau alte ac iuni ce trebuiesc planificate i controlate de secretariat pentru ndeplinirea lor la timp. Tabelul de mai jos ofer posibilitatea de a vizualiza mai uor ndatoririle participan ilor la edin [2] . 4.1.2 ntlnirile de lucru

Acest gen de ntlniri au loc mai des dect edin ele. Se desfoar de obicei cu participarea unui numr redus de persoane, din rndul angaja ilor sau al partenerilor de afaceri. Constituind modalit i concrete de lucru, pentru rezolvarea unor probleme aprute n dinamica procesului de coordonare a organiza iei, ntlnirile de lucru presupun o pregtire din timp pentru ntrunirea participan ilor, chiar dac se desfoar n condi ii mai reduse de timp. Dificult i de organizare apar, n mod special, atunci cnd particip un numr mai mare de persoane. Iat, cteva aspecte ce trebuie avute n vedere: Atunci cnd ntlnirea va avea loc cu o persoan ierarhic subordonat, aceasta va fi contactat de secretar i se va prezenta la conducere la data i la ora fixat. Dac ntlnirea va avea loc cu persoane ierarhic egale, data i ora ntlnirii vor fi stabilite de comun acord. Dac ntlnirea va avea loc cu o persoan cu func ie ierarhic superioar, se va solicita n numele conducerii data i ora la care aceasta poate fi primit. Secretara trebuie s includ n agend i s comunice conducerii cu precizie ora ziua i locul ntlnirii. etc. Secretara va pregti materialele necesare ntlnirii: proiecte, situa ii financiare, scheme

ntlnirile de lucru se pot organiza ntre dou sau cu participarea mai multor persoane. O problem mai dificil n organizarea ntlnirilor de lucru o constituie stabilirea unei date i ore care s convin tuturor persoanelor implicate. n practica secretariatului se recurge la urmtoarele procedee: se contacteaz succesiv, fiecare persoan, i se stabilete data i ora n func ie de cea stabilit de primul interlocutor; se ntocmete un tabel n care se men ioneaz data i ora la care este disponibil fiecare participant i se verific orele cnd toate, sau majoritatea persoanelor sunt disponibile. Data i ora fixat va fi transmis tuturor persoanelor. 4.1.3 Teleconferin ele Teleconferin ele reprezint metode de desfurare a edin elor i altor tipuri de ntlniri, fr a fi necesar deplasarea participan ilor afla i la distan , fiind suficient prezen a lor n fa a unui telefon sau ntr-un studio. Tipuri de teleconferin e: Videoconferin ele Videoconferin a se desfoar printr-un sistem de televiziune cu circuit nchis care leag persoane din diferite localit i. Fiecare camer de conferin e este echipat cu camere de luat vederi, monitoare i un microfon. Multe organiza ii mari, na ionale i interna ionale, au propriile lor studiouri. n timpul conferin ei se pot folosi hrtii desene, schi e, imagini video. Avantaje: Costul unei ore de videoconferin ntr-un studio va costa de zece ori sau douzeci de ori mai pu in dect apelurile telefonice pentru a-i ntruni pe to i participan ii la o edin . Urgen a demarrii ntlnirii, deoarece nu sunt necesare prea multe opera iuni, precum cele men ionate, pentru pregtire i desfurare. Dezavantaje:

Se pierde avantajul atmosferei create de comunicarea direct, cum ar fi cel al perceperii mesajului nonverbal sau al posibilit ii unor negocieri prin comunicrile neoficiale realizate n pauze. De asemenea se pierde posibilitatea unei valorificri a ideilor prin participare nelimitat la discu ie, fiecare participant fiind nevoit s vorbeasc pe rnd pentru a permite camerei de luat vederi s focalizeze. Audioconferin a Conferin ele inute de la distan se pot realiza i prin conectare telefonic a participan ilor afla i la distan . Se poate folosi, in sistemul de telefonie al propriei companii dac are facilit ile necesare. Dac se cere, serviciul telefonic poate fi suplimentat cu materiale ob inute cu ajutorul scanerelor i faxurilor. Pentru a facilita discu ia cu persoane din strintate poate fi angajat un translator. De asemenea, discu iile pot fi nregistrate i ascultate. Avantaje: Nu implic timp i bani pentru deplasare, ca i n cazul videoconferin elor dar costurile sunt mai ieftine i dect acestea. Astfel, se pot ine cte patru edin e scurte ntr-o sptmn dect una lung pe lun. 4.1.4. Teleconferin a pe computer Comunicarea n acest caz se realizeaz prin intermediul potei electronice. Dialogurile de grup pot fi simplu direc ionate pe mari perioade de timp i pe spatii cuprinztoare. Aplica iile tipice pentru sistemele de conferin e sunt: Conferin ele on-line pe cale electronica Sprijinirea proceselor de decizie n grup

Pachetele de programe pentru lucrul n grup permit sprijinirea pregtirii, desfurrii i a evalurii edin elor i a conferin elor. n acest scop se pun la dispozi ie instrumente care permit desfurarea structurat a proceselor de luare a deciziilor, fiind astfel posibil att coordonarea fluxurilor, ct i generarea i distribuirea direc ionat a mesajelor. B) Reuniunile sau manifestrile colective temporare Expresia manifestri colective este folosit ca generic pentru reuniuni la care participa de cele mai multe ori persoane care lucreaz n acelai domeniu de activitate, n diferite organiza ii, chiar concurente. n func ie de con inutul dezbaterilor, aceste manifestri pot fi tiin ifice, profesionale, culturale, inaugurale sau aniversare. Organizarea lor are loc, deopotriv, la nivel macro i microeconomic, n institu ii de nv mnt, cercetare, medicale, culturale i alte organisme interesate n a-i pune de acord activitatea practic cu ideile i conceptele teoretice noi din domeniul de activitate n care fiin eaz. n cadrul acestor manifestri pot participa persoane sau organisme autorizate ntr-un domeniu de activitate, din mediul extern. Cele mai multe manifestri colective se concretizeaz sub form de simpozioane, consftuiri, sesiuni de comunicri, seminarii mese rotunde colocvii etc. O delimitare clar ntre aceste no iuni nu este univoc clarificat de literatura de specialitate. Indiferent de denumirea sub care se desfoar, simpozion, congres, conferin etc. aceste manifestri prezint cteva caracteristici comune ce pot fi clar delimitate, astfel:

Toate reprezint o parte necesar a comunicrii organiza ionale cu mediul economicosocial. Nici o organiza ie nu poate tri izolat de mediul n care-si desfoar activitatea ea fiind nsi produsul mediului respectiv. De aceea ele capt o amploare deosebit n via a economico-social, constituind una dintre ac iunile esen iale pentru afirmarea identit ii i imaginii unei organiza ii. Modul de comunicare este preponderent verbal i presupune existen a unui auditoriu; Obiectivul ntlnirii este comun i bine precizat;

Desfurarea este temporar, variind de la cteva ore la la cteva zile n func ie de amploarea manifestrii; Cadrul de desfurare este special amenajat

In practica organiza iilor, n general, alegerea unei forme sau a alteia de manifestare este gndit n func ie de c iva factori, precum: propor iile participrii gradul de oficializare procedurile organizatorice Astfel, se pot distinge: 4.2. Manifestri de propor ii mari cu caracter oficial care se concretizeaz n simpozioane, sesiuni profesionale, seminarii, mese rotunde, vizite de prezentare ; 4.3. Manifestri de propor ii reduse cu caracter oficial care se concretizeaz n mese rotunde i dezbateri, consftuiri; 4.4. Manifestri cu caracter mai pu in oficial, precum mesele de lucru (masa bufet, cocktailurile, recep iile, dejunul, dineul) sau festivit ile cu diverse prilejuri (aniversari, Crciun, pensionari, excursii organizate de firm etc). Simpozioanele sunt organizate sub forma unor dezbateri, discu ii sau sesiuni de comunicri scrise ntre specialiti, n fa a unui auditoriu interesat de tematica abordata. Dup propor iile manifestrii pot fi: Simpozioane interna ionale cu participarea specialitilor din diferite colturi ale lumii care s-au constituit n asocia ii profesionale sau tiin ifice sau care desfoar activit i n diferite organisme de cercetare, nv mnt sau produc ie. Se organizeaz pe o anumit tematic din paleta de preocupri a specialitilor. Uneori simpozioanele interna ionale sunt numite i congrese interna ionale sau n alte cazuri conferin e. Simpozioanele na ionale sunt reuniuni ale specialitilor dintr-un anumit domeniu de activitate, care au ca obiect de activitate cercetarea i care apar in unor asocia ii na ionale. Pot participa i alte organisme interesate de tematica dezbtut. Colocviile tiin ifice sunt convorbiri, discu ii dezbateri organizate pe o anumit tema dinainte stabilita, ntr-un anumit domeniu al tiin ei. Conferin ele se pot desfura sub mai multe forme, precum: expuneri fcute n fa a unui public, asupra unei teme tiin ifice, literare, politice, economice etc. Scopul sau este informarea i instruirea publicului. ntruniri culturale, tiin ifice, economice etc. cu reprezentan i autoriza i cu scopul de a dezbate probleme de specialitate i de a hotr asupra activit ii curente sau de perspectiv. conferin e-dezbateri, metode semiactive de instruire, utilizate larg n situa iile de formare i perfec ionare profesional n domeniul conducerii; pot fi, de asemenea cu participare na ional sau interna ional.

Mesele de lucru i dezbaterile sunt forme mai simple de comunicare i conlucrare cu un numr mai restrns de invita i. Abordeaz n general, teme teoretice i practice cu aplicabilitate imediat ct i de perspectiv. 4.2.1 Gestionarea manifestrilor colective Pentru a se asigura eficacitatea acestor reuniuni se dovedesc esen iali urmtorii factori: a) temeinicia pregtirii; b) tactul i priceperea de a conduce dezbaterile. Pentru coordonarea unor astfel de activit i se nsrcineaz, de obicei, o echipa responsabila, compusa din salaria i dac organiza ia nu dispune de un serviciu specializat de Protocol sau Rela ii Publice. Este important s se stabileasc competentele tuturor membrilor acesteia, ntocmindu-se lista sarcinilor concrete, prevzut cu termenele de ndeplinire ale acestora. In gestionarea acestor manifestri, conductorii se bizuie, de obicei, pe secretare in special n planificarea ac iunilor i urmrirea ndeplinirii lor, n elaborarea materialelor imprimate, n ac iuni de protocol sau alte tehnici specifice de secretariat. Gestionarea manifestrilor colective poate constitui, pentru secretare, chiar o ansa de specializare pe aceast direc ie, innd cont de faptul c aceste manifestri reprezint parte a comunica iei i Rela iilor Publice. De aceea vom ncerca s redm n continuare cteva detalii de organizare pentru fiecare etap a manifestrilor, insistnd asupra aspectelor ce implic secretariatul. Aceste recomandri, care pot asigura succesul manifestrilor, decurg din experien a organiza iilor, de aceea sunt tratate tipic n literatura de specialitate. De aceea ele trebuie abordate ca o list de verificare care poate fi, binen eles actualizat i lrgit n func ie de noi tehnici i idei Indica ii generale Gestiunea manifestrilor se compune din urmtoarele faze: definirea obiectivelor; planificarea execu ia evaluarea verificarea succesului

Definirea obiectivelor i planificarea manifestrii sunt faze care sunt coordonate de conductorul manifestrii. Secretariatul poate veni n sprijinul acestuia pregtind o list cuprinztoare, n care s fie enumerate toate sarcinile i obiectivele manifestrii respective. Planificarea presupune clarificarea urmtoarelor probleme: 1) 2) 3) 4) 5) 6) Tipul manifestrii i tema; Cercul participan ilor; Momentul manifestrii; Durata manifestrii; Locul desfurrii Mijloacele tehnice auxiliare (accesoriile necesare desfurrii).

ntreaga desfurare a manifestrilor depinde de buna organizare care presupune urmtoarele opera iuni: scrierea invita iilor

stabilirea locurilor de cazare, conven iile cu hotelurile dac e cazul i locurile de parcare; alegerea i angajarea referen ilor; stabilirea i organizarea manifestrilor auxiliare echiparea slilor; rezervarea cazrilor la hotel;

In func ie de durata i tipul manifestrii, secretarelor le revine, pe lng munca lor cotidian normal, efectuarea multiplelor pregtiri. Pentru aceasta este nevoie de multe noti e i eventual de a gsi, la nevoie nlocuitor, mai ales n toiul evenimentelor. Lista de control constituie un instrument de organizare eficient deoarece este posibil s fie uitate lucruri mrunte dar care pot avea efecte negative n derularea ac iunilor. n general lista trebuie s cuprind ac iunile i materialele ce fac parte din procesul organizrii i conducerii unei reuniuni pentru a evita situa ii stnjenitoare. Dei manifestrile colective sunt diferite ca scop i substan a, punctele de pe list sunt universal valabile. Iat, n acest sens cteva rubrici ce pot fi cuprinse n Lista de control: - Publicitate promovare-anun are: afie, anun uri, invita ii, locul manifestrii, cum se ajunge, telefoane de dat, comunicate de pres, contacte cu reprezentan ii presei, copii ale interven iilor, copii ale desfurtorului reuniunii, ilustra ii, avizier, contacte personale diverse. - Amenajarea localului: capacitatea slii, acces la sala, prize electrice, iluminatul, prize microfon, numele administratorului, unde poate fi gsit, acustica, ui, grupuri sanitare, acces la telefon, scri, ascensoare, instala ii de termoreglare, instala ii de ventilare, parcare, (capacitate de acces), accesul la mijloace de transport, aranjamente pentru decorarea slii, spatii de expunere, panouri / aviziere, impactul emo ional (design, estetica), diverse. - Dotri necesare: mese (numr, dimensiuni), scaune (confort, numr), microfoane, casetofon i casete audio, videorecorder i casete video, reportofon, retroproiector, trepied pentru afiare de avize, stnd pentru diagrame, proiector pentru diapozitive, ecran, sticle, cni i pahare cu ap, instala ii i ceti pentru cafea, ceai, proiector pentru film, tabla, creta, burete, maini de scris, couri de hrtii, table de afiat buletine, mas pentru retroproiector, aparat de fotografiat, ustensile de scris, cordoane prelungitoare, copiatoare, calculatoare, diverse. Materiale necesare: ecusoane port-nume, cartonae cu numele participan ilor, pixuri cu mine groase i sub iri de diferite culori, scotch, lipici, agrafe de birou, creioane, carioca, ace, foarfeci, capsator, hrtie pentru multiplicat, diferite tipuri de hrtie, programul manifestrii, publica iile organiza iei, materiale de expozi ie, flori sau aranjamente florale, decora iuni, postere, afie, foi cu instruc iuni, men ionarea n scris a persoanelor utile, semne indicatoare spre locul manifestrii, mape, diverse. - Buget costul efectiv: plicuri, timbre, convorbiri telefonice, teleconferin e, chiria pentru dotare tehnic, chiria localului, materiale din hrtie (ecusoane, tiprire buletine, hrtie, inclusiv calc,), materiale de scris, transport, mesele participan ilor, bar, cafea, rcoritoare, multiplicarea materialelor, pliante, mape, casete, operator proiec ii, operator microfoane, traductori, program distractiv, flori, reproducerea filmelor, reproducerea imaginilor, diverse. - Dup manifestare: debarasarea slii, restituirea aparaturii i a ustensilelor mprumutate; sortarea i pstrarea documentelor; scrierea, trimiterea i evaluarea protocolului; evaluarea noti elor, memorarea lor; colectarea i transmiterea rapoartelor de presa; trimiterea de fotografii invita ilor de onoare, referen ilor i eventual participan ilor; decontarea numerarului; decontarea onorariilor i a cheltuielilor de deplasare; achitarea costurilor hoteliere; verificarea facturilor sosite i dispunerea pl ii acestora; calcularea cheltuielilor totale, compararea cu

ante-calculul i tragerea concluziilor pentru viitoarele manifestri; rezolvarea eventualei coresponden e, notarea i memorarea modificrilor de adrese. Secretariatul poate rezolva multe probleme cu ajutorul calculatorului. Poate crea n acest scop o banc proprie de date n care poate ncrca i din care poate apela pentru culegerea datelor de baz ale persoanelor, hotelurilor etc. Servicii deosebite pot fi oferite i de ghidurile electronice pentru hoteluri, hrtii rutiere, mersul trenurilor, planurile de zbor, disponibile pe versiuni actualizate pe dischete sau pe CD-Rom (compact discuri). De asemenea pot fi folosite programe speciale pentru organizare de conferin e, precum cele men ionate n capitolul Comunica ia birotic. Pota electronic poate fi de un real folos pentru comunicare cu participan ii, dac exist posibilit i de acces la Internet, evitndu-se multe costuri de comunicare V. FUNC IA DE REPREZENTARE Func ia secretariatului de reprezentare se exercit, n mod special, n rela iile interpersonale ale managerului cu personalul organiza iei sau cu mediul extern. Comunicarea interpersonal constituie o coordonat esen ial a procesului de management, asigurnd maximum de eficacitate, data fiind promtitudinea rspunsului ce o caracterizeaz. Cercetrile specialitilor n domeniul managementului eviden iaz faptul c, peste 70% din timpul de lucru al managerului se consum n comunicri interpersonale i comunicri de grup sau de echip [1] . n general, se insist asupra persuadrii interlocutorilor, ca obiectiv al acestui tip de comunicare, la nivelul organiza iilor, n scopul declanrii de ac iuni care conduc la atingerea obiectivelor n aceste condi ii, domeniile de competen ale secretariatului, auxiliarul direct al managementului, au evoluat spre o alt coordonat, aceea a competen elor sociale. Dincolo de provocrile profesionale n fa a tehnologiei informa ionale i comunica ionale, competen ele sociale constituie o nou provocare n exercitarea acestei profesiuni. Conducerea organiza iilor care se desfoar mai ales prin comunicare, are nevoie tot mai mult de secretare sau asistente manageriale calificate dar i capabile s comunice i s se comporte conform noilor cerin e. Situa ii oficiale specifice, n care secretariatul i exercit func ia de reprezentare, la nivelul organiza iilor, le reprezint: primirea vizitatorilor, audientele, rela iile cu reprezentan ii presei, negocierile. Rolul secretariatului este, n general, acela de a crea condi iile preliminare pentru desfurarea eficient i n bune condi iuni a acestor contacte. Exercitarea func iei de reprezentare nu poate fi, ns, raportat numai la aceste ac iuni specifice procesului de management. Posibilit ile de reprezentare depesc aceast sfer, dac ne raportm la fluxurile comunica ionale gestionate la acest nivel al organiza iei, men ionate n capitolele anterioare. Dincolo de rela iile ierarhice cu eful direct, solicitrile secretariatul sunt dintre cele mai diverse, de la simple informa ii sau eliberri de nscrisuri pn la situa ii complexe de comunicare oficial n absen a managerului. Func ia de reprezentare a secretariatului, poate fi, astfel, extins chiar la nivel de organiza ie, secretarele fiind adesea numite cartea de vizit a unei organiza ii, n sensul c, ele sunt primele persoane cu care se intr n contact, la nivelul conducerii, putnd influen a pozitiv sau negativ imaginea organiza iei. n lipsa unui serviciu de Rela ii Publice, secretariatul poate suplini cu succes o serie de ac iuni de imagine, mai ales n cazul comunicrii n interior i exterior. De pild, felul n care-l trateaz la telefon pe partenerii de afaceri sau cum vin n ntmpinarea colegilor influen eaz puternic imaginea firmei n viziunea partenerilor. Un comportament elevat, elegant, diplomat i inspirat, consecvent i ponderat poate crea adevrate pun i ntre oamenii cu care comunic organiza ia. Posibilit ile lor de influen are

direct i indirect depind de: treapta ierarhic a efilor, de domeniile de sarcini ale efilor precum i de propria ini iativ i iradiere personala. Cunoaterea clar a acestor obiective, considerm c poate constitui deja o premiz n perfec ionarea acestei dimensiuni comportamentul profesional care se nglobeaz n competentele sociale necesare acestei profesiuni. Ideea de baz este aceea c o secretar trebuie s plac, s tie s se fac plcut. n ultimii ani s-a scris o vast literatur a omului care place, care tie s se fac plcut, s comunice pe plan individual i profesional. Deoarece aceste aspecte in de alte domenii ale cercetrii, precum psihologia social, n contextul acestui manual am ncercat doar s exprimm cteva idei care s releve idealul. n acest sens, reproduce un adevr verificat n orice profesiune: Cunoaterea este arma cu care se nvinge n orice profesiune. ORGANIZAREA I PRELUCRAREA ARHIVEI CONTEMPORANE Prof. univ. dr. Adina Berciu-Drghicescu Directorul Colegiului Universitar de Administra ie i Secretariat Facultatea de Litere Universitatea din Bucureti Prof. Maria Petre Arhivele Na ionale Istorice Centrale Bucureti Arhivistica este disciplina care are domenii de investiga ie izvoarele scrise pe supor i friabili (uori deteriorabili) i pe baza crora se efectueaz cercetri fundamentale i aplicative n vederea stabilirii solu iilor optime de selec ionare, ordonare, inventariere, conservare i valorificare a documentelor. Alturi de arhivistic se afl informarea documentar care studiaz informa iile, datele cuprinse n documente, n publica ii, elabornd apoi mijloace de cercetare eficiente de prelucrare analitic sintetic, de regsire a datelor i de transmitere a lor ct mai bine la beneficiar. Documentele, mai ales acelea care con in informa ii tiin ifice i tehnice constituie principala surs de informare documentar. Documentul este un act oficial sau particular prin care se adeverete (sau se preconizeaz) un fapt, se confer un drept sau se recunoate o obliga ie. Potrivit normelor interna ionale documentul este definit ca un material pe care este nregistrat o informa ie sau o informa ie nregistrat pe un segment. Prin urmare elementele unui document constau n: informa ii, nregistrarea lor, suportul. No iunea de document, din punct de vedere arhivistic, are o accep iune foarte larg. Astfel n Dic ionarul tiin elor Speciale ale Istoriei documentul este definit, n sens arhivistic, ca fiind orice surs pe supor i friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, nregistrrilor sonore, cinematografice sau a altor imagini, care prezint interes pentru cunoaterea istoric[1]. Prin urmare documentul este un text scris sau tiprit, inscrip ie sau orice alt mrturie care servete la cunoaterea unui fapt real, din prezent sau din trecut, redactat ntr-o form clar i avnd unitate de unitate de con inut i n eles de sine stttor. Legea Arhivelor din 1996 men ioneaz c prin documentele care fac parte din Fondul Na ional al Romniei se n elege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama ii, afie, chemri, planuri, schite, har i, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii precum i nregistrri foto, video, audio i informa ia cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romani n strintate[2]. Arhivele ar fi, aadar, grupuri mari de documente de o mare diversitate att sub aspectul informa iei ct i sub aspectul suportului pe care sunt realizate n arhive, fie ele arhive na ionale, departamentale (jude ene), istorice, curente, documentele se afl grupate n fonduri i colec ii. Fond arhivistic se consider totalitatea documentelor create n decursul vremii de organele de stat, de alte organiza ii sau de persoanele fizice care au ndeplinit func ii sau misiuni de rspundere n stat sau au avut un rol deosebit n via a politic, social, economic, tiin ific,

cultural sau artistica a rii, care constituie izvor de cunoatere a istoriei patriei, a dezvoltrii politice, economice, sociale i culturale a rii[3]. In actuala Lege a Arhivelor Na ionale se specifica: Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organiza iile publice sau private, economice, sociale, culturale, religioase, militare, precum i de ctre persoanele fizice[4]. Colec ia arhivistic reprezint un ansamblu de documente a cror adunare laolalt s-a fcut prin alegere sau din ntmplare; sunt documente care au fost grupate de o organiza ie, de o familie sau de o persoan fizic conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularit i externe, lingvistic) fr a se ine cont de provenien a lor[5]. Colec ia are mai mul i creatori ai documentelor care de multe ori au fost create n locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematic diferit dar au form i raporturi asemntoare. S-a dovedit c nu tipul trebuie s fie norma de selec ionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administra iei curente i arhive moarte, care nu mai ndeplineau acest oficiu. Clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exista mai multe criterii de clasificare: A. B. C. D. Dup de inerea arhivelor: arhive de inute de organiza iile creatoare de arhiv; arhive ale Arhivelor Na ionale; arhive de inute de alte organiza ii i persoane particulare. Dup etapele procesului de formare a arhivelor: arhive curente (de registratur); arhive de depozit; arhive istorice (permanente). Dup ornduirea social: arhive feudale; arhive moderne; arhive capitaliste; arhive socialiste. Dup etapele istoriei arhivelor:

arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija pstrrii lui revenea celui cruia i era destinat i care beneficia de con inutul lui); arhiva la emitent (grija pstrrii actului revine celui care l creeaz);

arhiva de registru (de pe actele emise se fcea o copie pentru o mai bun ordine i eviden ); copierea se fcea n registru; E. arhiva de registru (se mai numete i arhiva de secretariat sau administrativ). Dup creatorii arhivelor: arhive centrale, create de institu iile de conducere din stat; arhive administrative, create de: prefecturi, primrii, consilii populare;

arhive judectoreti sau judiciare, create de institu ii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, cur i cu juri etc.; arhive poli ieneti provin de la institu iile de la perioada modern care aveau n sarcin men inerea ordinii i care erau organe executive ale statului; arhive economice, provenite de la institu ii care au avut atribu ii n diferite ramuri ale economiei i cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei i al Comer ului; arhive statistice fac parte din arhivele economice; apar n sec. al XIX-lea, prin nfiin area oficiilor statistice (1859); arhive militare cuprind documente create de armata, Ministerul de Rzboi, Marele Stat Major; arhive sanitare apar in unor institu ii create la sfritul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli, msuri de prevenire, epidemii; arhive sociale ale unor organiza ii pe ramuri de produc ie, constituite cu scopul de a-i pstra interesele lor, de a-i organiza pentru ob inerea de privilegii (bresle i corpora ii); arhive culturale create de institu ii de cultur precum ASTRA, Ateneul Romn, biblioteci, muzee; arhive de nv mnt, slab reprezentate n feudalism, cnd existau coli pe lng mnstiri; dup sec. al XIX-lea se organizeaz nv mntul, iar arhivele sunt create de coli, licee, universit i; arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudal pn astzi, cu documentele cele mai vechi; arhive personale totalitatea actelor i documentelor concepute, primite, adunate i totodat conservate contient de ctre o persoan; arhive familiale ansamblul actelor create i primite de membrii unei familii, de familie ca persoan juridic sau de organe administrative ale familiei, care prin destina ia lor s-au pstrat n proprietatea succesiv sau colectiv a acesteia. F. Dup materia subiacent, exist documentele scrise pe:

hrtie, lemn, mtase, metal, papirus (material sub form de foi , prelucrat din tulpina plantei numit papirus, pe care se scria n antichitate), pergament (material de scris ob inut din prelucrarea pieilor unor animale), scoar a de copac. G. Dup modul de percepere de ctre om: arhive vizuale; arhive sonore; arhive audio-vizuale.

Pornind de la aceste defini ii i explica ii se ajunge la clasificarea modern a arhivelor. Abordarea acestui aspect presupune numeroase puncte de vedere, dar care nu sunt necesare n prezenta lucrare, dar clasificare arhivelor este necesar din considerente teoretice i practice[6]. Exist mai multe criterii de clasificare. Evenimentele din decembrie 1989 a produs perturba ii i n domeniul arhivelor. Pentru a se putea prelua fondurile arhivistice abandonate pentru a se putea lrgi accesul la cercetarea arhivelor istorice na ionale s-a recurs la un cadru legislativ minim[7], respectiv Legea nr.40/1990 i Hotrrea Guvernului Romniei nr.769/1991. Transformrile produse n sistemul institu ional, apari ia sectorului particular, abandonarea sau fragmentarea multor fonduri arhivistice au determinat elaborarea unei noi legi arhivistice. Noua lege a Arhivelor Na ionale a fost promulgat la 2 aprilie 1996 prin decret de Preedintele

Romniei. Aceasta stipula (art. 3) c administrarea, supravegherea i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Na ionale, unitar bugetare n cadrul Ministerului de Interne. Pornind de la actele normative n vigoare, unit ilor creatoare i de intoare de documente la revin o serie de obliga ii privind eviden a, selec ionarea, pstrarea, folosirea i depunerea la Arhivele Na ionale a nscrisurilor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional. Acestea constituie cerin ele n materie de arhive pe care societatea le adreseaz amintitelor unit i, dovad c legiuitorul recunoate importan a i rolul arhivelor n stat. Urmrind organizarea i desfurarea activit ii arhivistice la nivel na ional, n mod unitar, Arhivele Na ionale au elaborat prin Ordinul de zi nr.217 din 23 mai 1996, Instruc iuni privind activitatea de arhiv la creatorii i de intorii de documente. Aceste instruc iuni sunt deosebit de utile i vin s completeze dispozi iile cuprinse n Legea Arhivelor Na ionale din 2 aprilie 1996. Primul capitol al instruc iunilor cuprinde n 7 articole dispozi ii generale ce definesc documentele ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei (F.A.N.); faptul c administrarea, supravegherea i protec ia special a F.A.N. se realizeaz de Arhivele Na ionale; obliga iile de intorilor i creatorilor de arhiv n nfiin area compartimentelor de arhiv, conform complexit ii i cantit ii de arhiv precum i structura i competen a compartimentelor de arhiv stabilite de conducerea unit ilor creatoare i de intoare de arhiv, cu avizul de specialitate al Arhivelor Na ionale; atribu iile personalului compartimentului de arhiv i obliga ia de a comunica n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale, nfiin area, reorganizarea sau oricare alte modificri survenite n activitatea institu iilor cu implica ii asupra compartimentului de arhiv; Cel de-al doilea capitol cuprinde n 108 articole obliga iile creatorilor i de intorilor de documente ncepnd de la eviden a, inventarierea, selec ionarea, pstrarea, folosirea documentelor i pn la depunerea lor la Arhivele Na ionale i rspunderile i sanc iunile ce se aplic n cazul nerespectrii acestor obliga ii. Eviden a documentelor Legisla ia arhivistic prevede obliga ia creatorilor de documente de a nregistra toate documentele intacte, ieite ori ntocmite pentru uz intern la registratura general, ntr-un singur registru de intrare-ieire sau n mai multe (atunci cnd institu ia creeaz un numr unic de documente), fr ca numerele de nregistrare date documentelor s se repete. nregistrarea documentelor marcheaz existen a oficial a acestora i reprezint actul de natere al fiecrui document i de corectitudinea nregistrrii depinde, n mare msur, asigurarea pstrrii lor. Numrul mare i diversitatea documentelor care intr i ies de la un creator necesit organizarea precis a circuitului lor. Atunci cnd creatorul de documente creeaz un numr mare de documente, nregistrarea acestora se face la fiecare compartiment de munc, la registratura general nscriindu-se numrul de nregistrare atribuit de expeditor i denumirea compartimentului la care se repartizeaz spre nregistrare i rezolvare.[8] nregistrarea documentelor se efectueaz cronologic, n ordinea primirii lor, ncepnd de la 1 ianuarie pn la 31 decembrie ale fiecrui an. n registrul de intrare-ieire se vor preciza urmtoarele elemente: numrul de nregistrare; data nregistrrii; numrul i data documentului date de emitent; numrul filelor documentului; numrul anexelor; emitentul; con inutul documentului pe scurt; compartimentul cruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvrii; destinatarul; numrul de nregistrare al documentului la care se conexeaz i indicativul dosarului dup nomenclator, care se va stabili i completa n registru dup rezolvarea documentului. Documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document nregistrat; n dreptul fiecrui document conexat se trece n rubrica corespunztoare, numrul de nregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu i cele ntocmite pentru uz intern se nregistreaz ca i documentele ini iale, completndu-se coloanele adecvate. n cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al documentului la care se rspunde. Gruparea documentelor n dosare Opera iunea de baz a registraturii este primirea, nregistrarea i repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, dup con inut, urmeaz s fie repartizat la un dosar. Legisla ia arhivistic stabilete c anual, documentele se grupeaz n dosare, potrivit problemelor i termenelor de pstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor. Prima opera ie n cadrul formrii dosarului const n aezarea n bibliorafturi sau n mape a documentelor primite de la diferi i coresponden i, persoane juridice sau fizice, mpreun cu documentele de rspuns (dac au necesitat rspuns), ct i cu anexele lor, conturndu-se aezarea documentelor n ordinea descresctoare a numerelor de nregistrare. Aceasta este prima faz a formrii dosarului n care evolueaz, concomitent cu cea de rezolvare a lucrrilor, respectiv de constituire a documentelor. Gruparea documentelor primite, expediate, ct i a anexelor se face printr-un riguros discernmnt, repartizndu-se la aceeai map numai documentele care se refer la aceeai problem i cu acelai termen de pstrare, pe baza unor indicatori prestabili i, care nsumeaz sub o form determinat grupa de documente create ntr-o institu ie.[9] Nomenclatorul dosarelor se ntocmete de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel n care se nscriu, pe compartimente de munc, categorii de documente grupate pe probleme n termene de pstrare. El este un element analitic i servete att la registratur, n vederea repartizrii documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, ct mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor dup rezolvare n dosare, cci dosarul nu capt aceast accep iune dect n momentul cnd este ncheiat i perfectat. Literatura de specialitate acord nomenclatorului de dosare un loc important.[10] Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemntor nomenclatorului dosarelor a fost prezent de la nfiin area Arhivelor Statului. Primele instruc iuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create n decursul unui an pe baz de opise i predarea lor la arhiv pe aceeai baz. Pe lng acestea s-a indicat, ca documentele intrate s fie prescrise n condici generale n ordinea intrrii lor, iar n alte condici, numite alfabetice, s se nscrie documentele dup alfabet. Legisla ia arhivistic a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existen a i aplicarea lui corect depinznd toate activit ile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme i termene de pstrare, constituirea unit ilor arhivistice, inventarierea lor, selec ionarea, valorificarea informa iilor documentare etc. O arhiv fr nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a crui reorganizare necesit o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic i, n acelai timp, operativ.[11] Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic n care sunt desfurate, structura schemei de organizare a creatorului unit ii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci .a.) concepute pe probleme i termene de pstrare. El se ntocmete de fiecare creator, dup modelul din anexa nr.1.[12] n prima rubric a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de munc, n ordinea n care figureaz n schema de organizare a creatorului, i se numeroteaz cu cifre romane. n rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de munc i se numeroteaz cu litere majuscule.

n rubrica a treia se trece, n rezumat, con inutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotndu-se cu cifre arabe, ncepnd cu nr.1 la fiecare compartiment de munc. n nomenclator se trece i registrele, cartotecile, condicile i alte materiale preconstituite. Cifra roman, litera majuscul i cifra arab formeaz indicativul dosarului (ex: I A). Indicativul poate fi format numai din litera majuscul i cifra arab (ex: B) sau numai din cifra arab (ex: 4), dac creatorul are ca pr i componente numai compartimente de munc fr subdiviziuni sau mici compartimente de munc. La nregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura n registrul de intrare-ieire, la rubrica rezervat acestuia, ca i pe fiecare document n parte. n rubrica a patra a nomenclatorului se nscrie termenul de pstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face inndu-se seama de legile n vigoare, de importan a practic pentru activitatea creatorului de documente i, n mod deosebit, de importan a tiin ific a informa iilor pe care le con in documentele. n dreptul grupelor de documente care se pstreaz permanent se trece cuvntul permanent (prescurtat P) iar pentru acelea care se pstreaz temporar, cifra care reprezint numrul anilor ct se pstreaz (1,3,5,10 etc). Dac termenul de pstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, n momentul ntocmirii nomenclatorului, sau dac exist motive s se presupun c, n anumite conjuncturi, informa iile documentelor pot avea importan tiin ific, lng termenul de pstrare temporar se men ioneaz C.S. (comisie de selec ionare). La expirarea termenului de pstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selec ionare i, dup caz, pot fi propuse pentru eliminare sau re inute permanent. ntr-un dosar se grupeaz documente referitoare la aceeai problem, cu acelai termen de pstrare. n cazul acelorai genuri de documente, ntocmite pe perioade de timp diferite i, respectiv, cu termene de pstrare diferite (planuri, dri de seam lunare, trimestriale, anuale .a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de pstrare. Astfel, documentele cu valoare permanent, care din nevoile practice ale creatorului exist n mai multe exemplare, se pstreaz n original ntr-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se pstreaz ntr-un dosar separat cu men iunea cpii, cruia i se d un termen temporar. n aceast categorie se ncadreaz instruc iunile i normele metodologice de lucru, studiile i documentele, ordinele circulare i alte documente cu caracter aplicativ i care se pstreaz la o map de lucru, la compartimentul care execut acele atribu ii, dar ele se vor regsi n arhiva creatorului la compartimentul emitent, n exemplarul original, cu semnturile, aprobrile i avizele respective. Atunci cnd n cadrul aceleiai probleme se creeaz documente cu termene de pstrare diferen iate, n raport cu importan a informa iilor pe care le nsumeaz, se grupeaz n dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectiv i documenta iile corespunztoare, planurile periodice, situa iile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de pstrare. Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie s cuprind ntreaga problematic i s nsumeze propunerile tuturor compartimentelor, n aa fel nct nici o categorie de documente s nu rmn pe dinafar, ntruct aceste omisiuni pot duce ulterior, la ncercri de asimilare prin analogie care, n final, provoac pierderea individualit ii documentelor i imposibilitatea nominalizrii i regsirii lor.[13] Nomenclatorul dosarelor nu se modific anual, ci numai atunci cnd se produc schimbri n structura creatorului de documente. Adic se nfiin eaz noi comportamente de munc sau subdiviziuni, nomenclatorul se completeaz cu denumirea acestora i cu dosarele nou create. n cazul compartimentelor de munc sau subdiviziunilor lor care i dezvolt activitatea crend alte grupe de documente dect cele prevzute ini ial, nomenclatorul se completeaz cu noile dosare. Cnd au loc ns reorganizri, restructurri de compartimente, schimbri de atribu ii etc, se ntocmete un nomenclator nou. De men ionat c n nomenclator trebuie s fie cuprinse i documentele care prin informa iile pe care le nsumeaz au regim secret, i care , n mod firesc, se constituie dup aceleai reguli dar se pstreaz separat, pe termene de pstrare. Dup expirarea termenului de pstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva general pentru ntregirea fondului.[14]

Legisla ia arhivistic stabilete responsabilitatea alctuirii nomen-clatorului dosarelor. eful fiecrui compartiment rspunde de ntocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de eful compartimentului de arhiv i se nainteaz, n dou exemplare, spre aprobare i confirmare. Nomenclatorul este aprobat de conducerea unit ii creatoare de documente i se confirm la nivel central de Arhivele Na ionale, i al nivel local de direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale. Dup confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, n vederea aplicrii lui. Un exemplar din nomenclator se afl la registratura general pentru a servi la repartizarea coresponden ei ctre compartimente precum i pentru men ionarea n registrul de intrareieire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea. Constituirea dosarelor i dosarul, ca orice produs social, i are istoria lui. Termenul de dosar a urmat celui de dela care la rndul su s-a desprins din termenul de acta. Primele instruc iuni de organizare a arhivei n ara Romneasc i Moldova, emise n anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhiv de a grupa toate documentele care le creeaz, n dosare, pe probleme, iar n interiorul acestora, n ordine cronologic, dup data primirii, urmat de conceptul de rspuns sau alte nscrisuri, apoi cusute dup sistemul legtoriei de cr i. Mai trziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabilete i alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cernd ca acesta s nu depeasc 25 cm. n Transilvania, organizarea actelor, n spe a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfritul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratur, potrivit cruia actele dintr-un an au fost pstrate n strict ordine cronologic, dup numrul de nregistrare. Din aceast form s-au desprins mai trziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numrului de baz, adic de grupare a actelor referitoare la aceeai chestiune ntr-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat i sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, n clase pe probleme, toate chestiunile de acelai fel. Ambele sisteme reprezint forma de tranzi ie ntre sistemul cronologic de pstrare a actelor i cel al dosarelor i pregtesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.[15] Dup rezolvarea lor, documentele se grupeaz n dosare, potrivit nomenclatorului i se predau la compartimentul de arhiv, n al doilea an de la constituire. n vederea predrii dosarelor se efectueaz o serie de opera iuni. Prima opera iune este ordonarea documentelor n dosar, cronologic, sau n cazuri speciale, dup alte criterii (alfabetic, geografic, etc.); cnd n constituirea dosarului se folosete ordinea cronologic, actele mai vechi trebuie s se afle deasupra i cele noi dedesubt. La efectuarea acestei opera ii o aten ie deosebit se acord anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse. Odat cu clasarea documentelor n cadrul dosarului se separ dubletele, notele de nsemnri personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legtur cu problema din dosar, fie c au fost repartizate greit, fie c au fost consultate i nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt nlturate cu avizul comisiilor de selec ionare, iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care apar in. nscrierea acestor elemente este necesar, ntruct prin ele se pot identifica dosarele n cadrul fondului arhivistic, se asigur o operativ integrare n fond sau compartiment i constituie factori de asigurare a integrit ii fondului. Inventarierea dosarelor. Predarea la compartimentul arhiv Inventarierea este opera iunea de luare n eviden a unit ilor arhivistice, n urma creia rezult inventarul fondului sau colec iei. Ea se poate face prin dou metode: metoda direct i metoda indirect sau pe fie. Prin metoda direct inventarierea se efectueaz direct, cu documentele, datele se nscriu pe coperta dosarului i de aici n inventare. Aceast metod are o serie de inconveniente: necesit

spa iu i mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc n altul. Ea se aplic majorit ii creatorilor de arhiv. Prin metoda indirect, inventarierea se execut pe baza fielor. Aceast metod permite nlturarea eventualelor greeli n redactarea con inutului rezumatelor i evit mutarea repetat a materialelor, iar fiele pot fi folosite i n alte scopuri: crearea unui fiier tematic sau cronologic; trecerea pe calculator.[16] Legisla ia arhivistic prevede predarea documentelor la compartimentul de arhiv pe baz de inventare, ntocmite dup modelul prezentat la anexa 2.[17] Inventarul cuprinde toate dosarele cu acelai termen de pstrare, create n cursul unui an, de ctre un compartiment de munc. Fiecare compartiment va ntocmi attea inventare cte termene de pstrare sunt prevzute n nomenclator. n cazul dosarelor formate din mai multe volume, n inventar fiecare dosar va primi un numr direct, distinct. Inventarele se ntocmesc n 3 exemplare pentru documentele nepermanente i n 4 exemplare pentru documentele permanente, dintre care un exemplar rmne la compartimentul care face predarea, iar celelalte se depun odat cu dosarele la compartimentul de arhiv. Dosarele nencheiate n anul respectiv, ca i cele care se opresc la compartimentele de munc, se trec n inventarul anului respectiv, cu men ionarea nepredrii lor, n felul acesta se nltur pericolul rtcirii dosarelor i se asigur arhivarea lor corect. n momentul predrii lor ulterioare, n inventare se va men iona acest lucru. Rubrica Con inutul dosarului va cuprinde genurile de documente (coresponden , sinteze, rapoarte, memorii, ordine etc.), emitentul, destinatarul, problema sau problemele con inute i perioada la care se refer. Genul documentelor este elementul cu care ncepe rezumatul i se va extrage din con inutul dosarului. Dup el este men ionat emitentul cu denumirea complet, apoi destinatarul tot cu denumirea complet. Problema sau problemele con inute n dosar constituie esen a lui i se va reproduce ct mai exact. nlturarea neesen ialului i redactarea ntr-o form clar a problemelor importante duce la regsirea rapid a informa iilor. Dosarele care cuprind acte din mai mul i ani se vor inventaria la anul de nceput, men ionndu-se n inventar anii extremi. Inventarele care redau operativ i exhaustiv informa iile existente n arhiv, determin eficien a maxim a regsirii informa iilor. Trebuie avut n vedere c un dosar, chiar i un document, nu trateaz n mod exclusiv o singur problem, ci include o diversitate de probleme conexe. Informa ia privitoare la aceste probleme conexe este expus riscului pierderii din neputin a de a reda diversitatea de probleme n con inutul dosarului.[18] Constituirea dosarelor, inventarierea i predarea lor intr n obliga ia compartimentelor creatoare de documente. Predarea la arhiv se face conform unei programri prealabile, pe baza unui proces verbal. La preluare, compartimentul de arhiv verific fiecare dosar, urmrind respectarea modului de constituire a dosarelor i concordan a ntre con inutul acestora i datele nscrise n inventar. n cazul constatrii unor neconcordan e, ele se aduc la cunotin a compartimentului creator care efectueaz corecturile ce se impun.[19] Eviden a dosarelor i inventarelor depuse la compartimentul de arhiv se ine n registrul de eviden curent, conform modelului prevzut la anexa 4 din Legisla ia arhivistic.[20] Dac compartimentul de arhiv pstreaz i alte fonduri arhivistice, n registrul de eviden curent se deschide cte o partid pentru fiecare fond. Astfel, la capitolul Preluri se trec, n ordinea prelurii, toate inventarele dosarelor preluate; fiecare inventar se trece separat, sub un numr de ordine. Pentru fiecare inventar se noteaz: Numrul de ordine al inventarului Data prelurii documentelor din inventarul respectiv Denumirea compartimentului de la care provine inventarul Datele extreme ale documentelor

Totalul dosarelor din inventar Totalul dosarelor primite efectiv n arhiv din inventarul respectiv Numrul dosarelor lsate la compartiment i depuse ulterior

La capitolul Ieiri se trec: Data ieirii documentelor din eviden Unde s-a predat Denumirea, numrul i data actului pr baza cruia au fost scoase din eviden Totalul dosarelor ieite

Scoaterea dosarelor din eviden a arhivei se face cu aprobarea conducerii creatorilor sau de intorilor de documente i cu confirmarea Arhivelor Na ionale, n urma selec ionrii, transferului ctre alt unitate de intoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevzute.[21] Articolul 28 din Legisla ia arhivistic prevede c dosarele sunt scoase din eviden a arhivei pe baza unuia din urmtoarele acte, dup caz: Proces-verbal de selec ionare (conform anexei nr.5)[22] Proces-verbal de predare-preluare (conform anexei nr.6)[23]

Proces-verbal de constatare a deteriorrii complete sau par iale a documentelor sau a lipsei acestora Documentele deteriorate pot fi scoase din eviden n urma propunerii comisiei de selec ionare, aprobat de conducerea unit ii creatoare sau de intoare i confirmat de Arhivele Na ionale.

Selec ionarea documentelor Selec ionarea documentelor este activitatea arhivistic de cea mai mare importan , ntruct n cadrul ei se apreciaz importan a documentelor sau inutilitatea unora dintre ele i se hotrte pstrarea sau eliminarea lor definitiv, angajnd n cel mai nalt grad, responsabilitatea creatorilor de arhiv. Selec ionarea are drept scop pe de o parte stabilirea documentelor cu valoare documentaristoric, n vederea predrii lor la Arhivele Na ionale i pe de alt parte introducerea n circuitul economic a celor care nu mai prezint interes pentru societate sub nici un aspect. Documentele constituite de creator pe probleme i termene de pstrare ocup an de an spa ii de depozitare i solicit nsemnate fonduri bneti pentru conservarea i eviden a lor. Termenele de pstrare la creator se stabilesc n raport de valoarea tiin ific sau utilitatea practic a documentelor. Interesul practic este limitat la un numr de ani de 3, 5, 10, 15, 20 etc, timp n care documentele pot servi ca surs de informare i de documentare pentru activitatea creatorului, dar pot s fie i mai lungi (de 30, 50 sau 100 de ani) dac documentele au o valoare practic ndelungat (ex.: arhivele de personal, de plata retribu iei .a).[24] Legisla ia arhivistic prevede c n cadrul fiecrei unit i creatoare i de intoare de documente s func ioneze cte o comisie de selec ionare numit prin decizia sau ordinul conductorului unit ii respective. Ea este compus din preedinte, secretar i un numr impar de membri, numi i din rndul specialitilor proprii, reprezentnd principalele compartimente de arhiv. eful compartimentului de arhiv este de drept secretarul comisiei de selec ionare.[25] Membrii comisiei de selec ionare trebuie s fie numi i din rndul specialitilor cu experien care prin pregtirea, discernmntul, privirea de ansamblu asupra muncii din domeniul respectiv, s fie n msur s hotrasc asupra importan ei informa iilor cuprinse n documente.

Efectuarea n bune condi ii a selec ionrii documentelor este determinat de pregtirea i experien a celor care efectueaz selectivarea, modul de constituire a dosarelor, calitatea inventarelor i a nomenclatoarelor. Cei care fac aceast apreciere trebuie s cerceteze atent dosar de dosar, s chibzuiasc dac documentele care se pstreaz permanent sun suficient de cuprinztoare, concludente n ce privete rolul creatorului n stat, economie, cultur etc. De asemenea, pentru selec ionarea corect este necesar cercetarea integral a documentelor i a inventarelor lor, indiferent de termenul de pstrare actual, pentru a se crea privirea de ansamblu asupra documentelor existente i a informa iilor pe care le cuprind. Altfel exist riscul de a distruge documente care nu mai pot fi recuperate. Formalismul, superficialitatea, incompeten a pot duce la pierderi irecuperabile de documente.[26] Comisia de selec ionare se ntrunete anual sau ori de cte ori este nevoie. Secretarul prezint comisiei inventarele dosarelor cu termenele de pstrare expirate. O aten ie deosebit va fi dat dosarelor care au men iunea C.S. (comisa de selec ionare). Dac comisia constat greeli de ncadrare a documentelor la termenele de pstrare sau stabilete ca unele dintre acestea s fie pstrate permanent, ele se trec n inventarele corespunztoare termenului lor de pstrare, la anul i compartimentul de munc respectiv. La ncheierea lucrrilor, comisia ntocmete procesul- verbal (model: anexa nr. 5 din Legisla ia arhivistic[27]) care se nainteaz spre aprobare conducerii unit ii. Sunt selec ionate att documentele create de unitatea respectiv ct i cele create de alte unit i i pstrate n depozitul acesteia. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selec ionare spre a fi eliminate mpreun cu procesul-verbal aprobat de conducerea unit ii i inventarul documentelor permanente create n perioada pentru care se efectueaz selec ionarea (cte un exemplar) se nainteaz, cu adres nregistrat, pentru confirmare, la Arhivele Na ionale, n cazul unit ilor centrale, sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, n cazul unit ilor locale.[28] Arhivele Na ionale sau direc iile jude ene pot hotr pstrarea permanent a unor dosare, chiar dac, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de pstrare temporar. Este evitat astfel pierderea unor informa ii importante. Documentele supuse selec ionrii se pstreaz n ordine, pe rafturi pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor Na ionale, n vederea confirmrii lucrrii de selec ionare. Matricele sigilare (sigilii, tampile, parafe), confec ionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale, se inventariaz n ordinea drii lor n folosin , ntr-un registru.[29] Selec ionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectueaz de ctre comisiile de selec ionare, pe baz de proces-verbal (anexa nr. 6)[30], nso it de inventar (anexa nr. 7)[31], cu confirmarea Arhivelor Na ionale. n inventar, conform anexei nr. 7 va fi men ionat data prelurii i denumirea organiza iei (sau numele persoanei) de la care s-a preluat matricea, materialul din care este confec ionat placa metalic (aur, argint, o el etc) ct i suportul (filde, lemn, ebonit etc), forma (rotund, ptrat, triunghiular), dimensiunile (diametru, lungimea laturilor n cm), descrierea cmpului (elementele caracteristice ale stemei, emblemei, monogramei etc), legenda (se va reproduce textul din exerg, textul ntregit i dac este cazul, traducerea n limba romn, ntre paranteze) i anul confec ionrii. Selec ionarea unui fond reprezint un moment important n procesul de pregtire n vederea intrrii lui n Arhivele Na ionale. Aceasta necesit i din partea arhivistului cruia i se ncredin eaz lucrarea spre avizare s-i determine pe membrii comisiei de selec ionare s judece documentele nu att de pe pozi ii administrative, ct de pe pozi ia cercettorului dornic s se informeze, s cunoasc i s aprecieze peste decenii preocuprile genera iei trecute pentru dezvoltarea sectorului respectiv de activitate.[32] Ordonarea, inventarierea i selec ionarea documentelor secrete de stat Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de intorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Na ionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996 prevd la art. 37: Documentele secrete de stat se nregistreaz, manipuleaz, studiaz i pstreaz potrivit actelor normative n vigoare privind aprarea secretului de stat.[33] Conform acelorai instruc iuni, gruparea documentelor n dosare se face pe baza nomenclatorului n care se cuprind i categoriile de documente din listele de date i informa ii secrete de stat; gruparea documentelor secrete n dosare se face separat de cele nesecrete;

documentele secrete de serviciu i nesecrete care fac corp comun cu documentele secrete de stat (situa ii, grafice, schi e, tabele) i care nu pot fi separate, vor intra n componen a dosarului cu documente secrete de stat; gruparea documentelor secrete de stat n dosare, legarea lor, numerotarea filelor i certificarea se fac n anul urmtor crerii lor, la compartimentul special, i se predau compartimentului de arhiv, pe baz de inventare, la expirarea caracterului secret. Pstrarea i selec ionarea lor la compartimentul de arhiv se fac n acelai mod ca la documentele nesecrete. Documentele secret de stat care i pstreaz acest caracter i dup expirarea termenului de pstrare prevzut n nomenclator se selec ioneaz la compartimentul special de o comisie de selec ionare compus din persoane care au acces la date, informa ii i documente secrete de stat. Din aceast comisie va trebui s fac parte i eful compartimentului special. Dac pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii lor la arhiva general este bine marcat (ex.: cercetrile tiin ifice din diferite domenii sunt secrete pn la finalizare i publicare; inven iile i inova iile pn la punerea lor n practic etc.) pentru altele, aceast opera iune este lsat la aprecierea celor care le-au dat caracterul de secret. Rezult necesitatea urmrii cu aten ie a declasificrii documentelor atunci cnd nceteaz caracterul lor secret i predarea lor la arhiva general ntruct majoritatea lor prezint valoare documentartiin ific.[34] Prelucrarea documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare n situa ia n care numrul creatorilor de arhiv este n continu cretere, datorit dezvoltrii economiei de pia , iar la vechii creatori munca de arhiv a fost lsat pe ultimul plan, n paralel cu transformarea sau dispari ia unui numr important de institu ii, sunt numeroase cazuri cnd n cadrul depozitelor de arhiv se gsete arhiva neprelucrat. Instruc iunile privind activitatea de arhiv la de intorii de documente prevd la articolele 4042, metodologia de prelucrare a documentelor neconstituite pe probleme i termene de pstrare. Astfel de intorii arhivelor prelucrate sunt obliga i s determine apartenen a la fond (fondarea), inndu-se seama de denumirea destinatarului, tampila de nregistrare, rezolu ia sau notele tergale i con inutul actului; s ordoneze documentele n cadrul fondului dup un criteriu stabilit (pe ani i compartimente de munc, iar n cadrul compartimentului pe probleme, pe compartimente i ani, iar n cadrul anului pe probleme, alfabetic .a.); dac un dosar cuprinde documente din mai mul i ani se ordoneaz la anul cel mai vechi, fr a se lua n considera ie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.[35] n cazul documentelor foi volante, ordonarea lor se execut dup criteriul cronologic, apoi se grupeaz pe probleme n dosare. Se procedeaz apoi la inventarierea dosarelor, registrelor, condicilor etc, pe ani, indiferent de termenul de pstrare, apoi comisia de selec ionare cerceteaz dosarele pozi ie cu pozi ie, stabilind unit ile arhivistice care se elimin i cele care se re in, prezentnd importan a tiin ific i practic. n procesul ordonrii documentelor fr eviden , se separ documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitan iere, fie de pontaj, condici de prezen ), n vederea eliminrii lor globale, cu ocazia selec ionrii, la expirarea termenului de pstrare. Inventarele ntocmite pentru acest gen de documente vor cuprinde: numrul curent, categoria de documente, anii extremi, cantitatea (n metri lineari sau unit i arhivistice), pozi ia n nomenclator i termenul de pstrare.[36] Prelucrarea tuturor documentelor aflate n depozitele de arhiv prin fondare, ordonare, inventariere i gestionare fcut cu profesionalism i sim de rspundere va aduce n circuitul cercetrii tiin ifice date importante ale istoriei economice, sociale, politice i culturale ale poporului romn. Folosirea documentelor

Bog ia de informa ii cuprins n depozitele de arhiv a diverilor creatori i ndeosebi documentele care fac parte din Fondul Arhvistic Na ional poate fi folosit pentru cercetarea tiin ific; rezolvarea unor lucrri administrative, informri, documentri precum i pentru eliberarea unor copii, extrase, certificate. Conform articolelor 20 i 21 din Legea Arhivelor Na ionale, documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cet enii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit ii creatoare sau de intoare. Legea stabilete c documentele cu valoare deosebit nu se expun n public, n original, ci sub form de reproducere, pentru protejarea lor.[37] Articolul 44 din Instruc iunile privitoare la activitate de arhiv la creatorii i de intorii de documente, din 23 mai 1966, prevede obligativitatea creatorilor de documente s elibereze la cerere, certificate, copii i extrase dup documentele pe care le creeaz i le de in, chiar dac nu au ndeplinit termenul de 30 de ani, dac acestea se refer la drepturi ce-l privesc pe solicitant cum sunt: vechimea n munc, studii, drepturi patrimoniale.[38] Certificatul va cuprinde o expunere exact i clar a datelor rezultate din documente, va indica numai datele existente precum i denumirile documentelor din care s-au extras elementele necesare ntocmirii certificatului; n el nu vor fi expuse concluzii personale, datele se expun n ordine cronologic, iar referatul pe baza cruia se redacteaz certificatul va fi semnat i datat de persoana care a fcut cercetarea i va cuprinde denumirea fondului cercetat i cotele unit ilor arhivistice cercetate (anul i numrul din inventar). Dac, la cererea peti ionarului sau din dispozi ia conducerii unit ii creatoare sau de intoare, recercetndu-se documentele, se gsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, men ionndu-se c l completeaz pe cel anterior, cu indicarea numrului i datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, men ionndu-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula i retrage; noul certificat va primi alt numr de nregistrare. n cazul cnd n arhiv nu se gsesc date cu privire la obiectul cererii, aceast situa ie se comunic n scris solicitantului; dac se cunoate unitatea de intoare a documentelor, cererea se trimite spre rezolvare respectivei unit i, comunicndu-i-se solicitantului acest lucru. Nu sunt admise, n textul certificatului, tersturi sau completri printre rnduri, rspunderea asupra exactit ii datelor o poart referentul i eful lui ierarhic iar copiile sau extrasele se legalizeaz de unitatea care le elibereaz i se nmneaz personal solicitantului ori mputernicitului su legal sau se expediaz prin pot. Dac n dosarul n care s-a fcut cercetarea se afl diplome, certificate de studii, acte de stare civil sau alte acte originale personale, acestea se restituie titularului, sub semntur, re inndu-se la dosar o copie certificat de responsabilul arhivei. Pentru regsirea facil a informa iilor, eviden a cererilor se va ine pe baz de fie ntocmite pentru fiecare solicitant n parte. Fia va cuprinde numele i prenumele solicitantului, numrul i data nregistrrii cererii, va fi ordonat alfabetic iar acolo unde dotarea permite, va fi creat un subansamblu arhivistic computerizat de eviden i regsire a cererilor i actelor eliberate.[39] Scoaterea documentelor din depozitul de arhiv pentru cercetare se face prin consemnarea ntr-un registru de depozit, conform anexei nr.8[40]. n registru, dup rubrica cu numrul curent, urmeaz rubrica n care se consemneaz denumirea fondului i a compartimentului din care provine unitatea arhivistic scoas; apoi rubrica unde se noteaz cota unit ii arhivistice, aa cum este ea trecut pe copert; urmeaz rubrica unde este consemnat scopul scoaterii din depozit (cercetare, consultare pentru eliberare de certificate etc); apoi rubrica unde se trece numele solicitantului i func ia ndeplinit n institu ia de intoare; urmeaz rubrica unde se trece data scoaterii unit ii arhivistice i semntura solicitatului; apoi rubrica ce cuprinde data restituirii unit ii arhivistice i semntura arhivarului depozitului care valideaz astfel rearhivarea. Exist i o rubric pentru observa ii. n afara registrului de depozit exist nc un instrument care faciliteaz munca arhivarului i anume fia de control (anexa nr.9)[41] care se introduce n raft, n locul dosarului scos pentru cercetare. Cnd dosarul este rearhivat, fia de control va fi anulat. Ea cuprinde: denumirea

fondului (colec iei) din care face parte dosarul scos pentru cercetare, denumirea compartimentului, numrul din inventar al dosarului, anul, numele i prenumele solicitantului i data. Dac aceste opera iuni sunt respectate ntocmai, situa ia fiecrei unit i arhivistice dintr-un depozit este foarte uor de regsit, i cu ajutorul registrului de depozit i cu ajutorul fiei de control. n acelai timp, arhivarul va controla la rearhivare integritatea unit ii arhivistice, asigurat de dosarul numerotat legat i certificat. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare tehnic Cantitatea documentelor tehnice i de nregistrare tehnic este n etapa actual din ce n ce mai mare i necesit cunotin e de ordonare, inventariere i selec ionare deosebite fa de alte tipuri de arhiv. Documentele tehnice i de nregistrare tehnic reprezint totalitatea actelor purttoare de informa ie tehnic sau produse ale ac iunii de nregistrare tehnic pe supor i magnetici, fotosensibili sau din hrtie tratat special. Aceste documente, indiferent de natura informa iilor, a suportului sau a scrisului, se nregistreaz la intrarea, crearea sau ieirea lor, dup caz. nregistrarea se poate face fie pe baz de registru de intrare-ieire, fie pe calculator, ntr-un fiier special, fie prin alte mijloace moderne de nregistrare, ntr-o registratur general, ori pe compartimente, cu condi ia asigurrii regsirii rapide a documentelor n circula ia lor. O dat nregistrat, documentul poate deveni o pies ntr-un grupaj sau temei pentru crearea unei unit i arhivistice (totalitatea documentelor care se refer la o problem dat i se constituie ca unitate de pstrare). Unit ile arhivistice constituite de compartimentele de lucru (servicii, birouri, laboratoare etc.) se predau la arhiv n al doilea an dup crearea lor sau n al doilea an dup ce procesul tehnic, pentru care au fost ntocmite, a fost ncheiat. Predarea se face pe baz de proces-verbal (anexa nr. 3)[42] i inventare (anexa nr. 2)[43], a aceleai ca i pentru arhiva general. Intrrile i ieirile din gestiunea arhivei, se consemneaz n registrul de eviden curent (anexa nr.4)[44]. Prelucrarea arhivistic a documentelor tehnice i de nregistrare se realizeaz cu respectarea principiilor generale: Principiul unit ii fondurilor presupune c toate documentele create de o societate, institu ie sau persoan fizic (fonduri arhivistice), ori selec ionate de o institu ie, familie sau persoan fizic (colec ie) trebuie s se pstreze ntr-un singur loc, sub o singur gestiune i prelucrare. Principiul respectrii fa de creator presupune respectarea succesiunii unit ilor arhivistice n fond sau colec ie potrivit sistemului de organizare dat de creator. Principiul dreptului comunit ilor locale presupune pstrarea fondurilor i colec iilor arhivistice din zona geografic n care au fost create. Avnd n vedere c arhivele tehnice i de nregistrare se prezint de obicei pe supor i diferite naturi i care impun condi ii de pstrare specifice (principiul priorit ii conservrii), este necesar gsirea unor forme de administrare care s asigure compatibilitatea sistemului cu tradi ie arhivistic (principiul compatibilit ii sistemelor).[45] Documentele tehnice i de nregistrare pot aprea incidental n interiorul unui fond clasic sau pot constitui fonduri i colec ii integrale. Atunci cnd aceste documente apar incidental fie ca ilustra ii cuprinse n text, fie ca anexe, se vor ordona, inventaria, eventual selec iona, mpreun cu unitatea arhivistic n care sunt ncorporate. Dac documentul tehnic i de nregistrare este unitate sau mai multe unit i arhivistice incidentale, ele se vor constitui n parte structural separat, ordonate pe baza criteriului cronologic sau a criteriului tematic (i n cadrul lui cronologic). Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de intorii de documente din 23 mai 1996 expun pe larg prelucrarea fondurilor i colec iilor constituite integral din documente tehnice i de nregistrare la articolele 59-80.[46]

Pstrarea documentelor i organizarea depozitului de arhiv Prin pstrarea documentelor sau pstrarea arhivei se n elege preocuparea pentru asigurarea existen ei i integrit ii documentelor, dar i procesul de prelungire a vie ii utile a documentelor de arhiv printr-un complex unitar de msuri tehnice i organizatorice.[47] Creatorii i de intorii de documente sunt obliga i prin legisla ia arhivistic s pstreze documentele n condi ii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii sau comercializrii lor. Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest scop care le protejeaz mpotriva prafului, luminii solare, uzurii mecanice, varia iilor de temperatur i umiditate, surselor de infec ie, pericolului de foc, inunda ii sau infiltra ii de ap. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emana ii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport) hrtie, film etc.), ale materialelor de protec ie (cutii, containere), ale spa iului de construc ie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitatea unei evacuri rapide n caz de necesitate. Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe sursa de lumin natural, iar iluminatul artificial s urmreasc culoarul dintre rafturi. ntre pere i i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spa iu liber de 0,70,8 m. l ime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m. este obligatorie dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea. Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensiunea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul de ine documente de mai multe tipuri (hrtie, filme, fotografii, benzi magnetice), acestea se depoziteaz pe categorii. Depozitele de arhiv care con in material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umidit i relative de 50-60%, iar n depozitele de materiale fotografice i cele de benzi magnetice, temperaturile optime sunt cuprinse ntre 1418 C, air umiditatea relativ de 40-50%. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirile vor fi consemnate ntr-un caiet de depozit. Ferestrele depozitului trebuie s fie asigurate mpotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare i de depozitele vor fi aerisite natural sau prin instala ii de climatizare. Se vor asigura cur enia i ordinea interioar prin desprfuire, cur ire mecanic, dezinsec ie i deratizare, ultimele dou opera iuni, cel pu in odat la 5 ani. Pentru prevenirea incendiilor este interzis folosirea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor, fumatului n incinta depozitelor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. Depozitele vor fi prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau cu instala ii de stingere automat a incendiilor. Orice situa ie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Na ionale sau direc iilor jude ene. n depozitele de arhiv, dosarele se ordoneaz pe ani, n cadrul anului pe compartimente i termene de pstrare sau pe compartimente i n cadrul compartimentului, pe ani i pe termene de pstrare. Pe rafturi, dosarele se aeaz de sus n jod i de la stnga la dreapta iar rafturile i poli ele se numeroteaz.[48] Deosebit de utile sunt ghidurile de depozit, unde sunt men ionate fondurile, rafturile, poli ele i XXXXXX al documentelor aflate n depozitul respectiv. Depunerea documentelor la Arhivele Na ionale Institu iile creatoare i de intoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional se depun la Arhivele Na ionale pentru pstrarea permanent astfel: Documentele scrise, dup 30 de ani de la crearea lor;

Documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; Actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor; Documentele fotografice i peliculele cinematografice dup 20 de ani de la crearea lor; Matricele sigilare, dup scoaterea lor din uz.

Creatorii i de intorii de documente le pot de ine, dup expirarea termenului de depunere, dac le sunt necesare desfurrii activit ii, pe baza aprobrii Arhivelor Na ionale, n acest caz depunnd cte un exemplar al inventarului documentelor permanente pe care le de in, al Arhivele Na ionale. Sunt exceptate de la depunere, conform art. 14 din Legea Arhivelor Na ionale, urmtoarele institu ii: Ministerul Aprrii Na ionale, Ministerul Afacerilor Externe. Serviciul Romn de Informa ii, Serviciul de Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz, alte organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale, Academia Romn.[49] Dac o unitate creatoare de documente se desfiin eaz fr ca activitatea ei s fie continuat de alta, eful compartimentului de arhiv ntocmete un proces-verbal n prezen a reprezentatului Arhivelor Na ionale, n care se consemneaz: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare, starea de conservare. Acesta este semnat de eful compartimentului de arhiv din unitatea desfiin at i de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se pred reprezentatului Arhivelor Na ionale. Documentele cu valoare tiin ific vor fi preluate de Arhivele Na ionale, iar cele cu valoare practic vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protec iei Sociale. Preluarea documentelor de la creatori i de intori de ctre Arhivele Na ionale se efectueaz prin confruntarea inventarelor cu unit ile arhivistice. mpreun cu documentele se predau i inventarele acestora, n 3 exemplare. Predarea-preluarea se consemneaz ntr-un procesverbal, ntocmit n 2 exemplare, conform modelului anexa nr.6.[50] Procesul-verbal se ntocmete i se nregistreaz la unitatea creatoare sau de intoare, numrul lui fiind trecut n registrul de eviden curent, n dreptul inventarelor dosarelor predate. Procesul-verbal se nregistreaz i la Arhivele Na ionale. Un exemplar rmne la unitatea creatoare sau de intoare, celelalte dou sunt trimise la Arhivele Na ionale. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional sunt bunuri de interes na ional, crora statul le acord protec ie special pedepsind pe cei care aduc prejudicii integrit ii lor sau nu iau msuri privind eviden a, selec ionarea i pstrarea acestor documente. Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin are a documentelor ce fac parte din Fondul Arhivistic Na ional constituie infrac iuni i se pedepsesc conform prevederilor Codului Penal. Constatarea contraven iilor i aplicarea sanc iunilor se fac de mputernici ii Arhivelor Na ionale iar plngerea mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven iei se face n termen de 15 zile de la primirea comunicrii, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contraven ia. Instruc iunile privind activitatea de arhiv la creatorii i de intorii de documente, elaborate n spiritul noii legisla ii arhivistice, cuprind norme accesibile tuturor lucrtorilor din sectorul registratur-arhiv, iar formarea, perfec ionarea i atestarea personalului compartimentului de arhiv prin coala Na ional de Perfec ionarea Arhivistic asigur desfurarea ntregii activit i arhivistice n mod unitar la nivelul ntregii ri. Legea Arhivelor Na ionale 1996 Parlamentul Romniei adopt prezenta lege. Capitolul I Dispozi ii generale Art. 1 Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Na ional al Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organiza iile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de ctre persoanele fizice. Acestor documente statul le asigur protec ie special, n condi iile prezentei legi.

Art. 2 Prin documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, n sensul prezentei legi, se n elege: acte oficiale i particulare, diplomatice i consulare, memorii, manuscrise, proclama ii, chemri, afie, planuri, schi e, hr i, pelicule cinematografice i alte asemenea mrturii, matrice sigilare, precum i nregistrri foto, video, audio i informatice, cu valoare istoric, realizate n ar sau de ctre creatori romni n strintate. Art. 3 Administrare, supravegherea i protec ia special a Fondul Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz de ctre Arhivele Na ionale, unitate bugetar n cadrul Ministerului de Interne. Arhivele Na ionale i exercit atribu iile prin compartimentele sale specializate i prin direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale. Protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei se realizeaz n condi ii de pace, potrivit prevederilor legii, iar n caz de rzboi sau de calamit i naturale, de ctre creatori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribu ii speciale n asemenea situa ii i cu asisten a de specialitate a Arhivelor Na ionale. Art. 4 Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i de intoare de documente care fac parte din Fondului Arhivistic Na ional al Romniei, denumite n continuare creatori i de intori de documente, rspund de eviden a, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor n condi iile prevederilor prezentei legi. Capitolul II Atribu iile Arhivelor Na ionale n administrarea i protec ia special a Fondului Arhivistic Na ional al Romniei Art. 5 Arhivele Na ionale acord asisten de specialitate i asigur desfurarea unitar a opera iunilor arhivistice la nivelul tuturor creatorilor i de intorilor de documente, ndeplinind urmtoarele atribu ii: a) elaboreaz, n conformitate cu prevederile prezentei legi, norme i metodologii de lucru pentru organizarea i desfurarea ntregii activit i arhivistice, inclusiv pentru clasificarea i includerea n Fondul Arhivistic Na ional al Romniei a documentelor prevzute la art. 2, care se dau publicit ii, dup caz; b) controleaz aplicarea prevederilor legisla iei n vigoare pe linia muncii de arhiv i stabilete msurile ce se impun potrivit legii; c) preia de la creatorii i de intorii de arhiv documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, n condi iile i la termenele prevzute n prezenta lege; d) asigur eviden a, inventarierea, selectarea, pstrarea i folosirea documentelor pe care le de ine; e) asigur documentele pe baz de microfilme i alte forme de reproducere adecvate; f) constituie i dezvolt banca de date a Arhivelor Na ionale i re eaua automatizat de informare i documentare arhivistic, stabilete msuri pentru corectarea tehnic i metodologic i pentru colaborarea serviciilor de informare i documentare arhivistic i a compartimentelor similare din cadrul Sistemului na ional de informare i documentare; g) elaboreaz i editeaz Revista Arhivelor i alte publica ii de specialitate, destinate informrii i sprijinirii cercetrii tiin ifice, precum i punerii n valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei; h) asigur, prin Facultatea de Arhivistic i coala Na ional de Perfec ionare Arhivistic pregtirea i specializarea personalului necesar desfurrii activit ilor arhivistice; i) la cerere sau din oficiu atest dac un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei;

j) autorizeaz scoaterea temporar peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, n scopul expunerii sau documentrii cu ocazia unor manifestri tiin ifice sau culturale interna ionale k) ntre ine i dezvolt rela ii cu organele i institu iile similare din strintate, n vederea informrii reciproce n domeniul arhivistic i al schimbului de documente i de reproduceri de pe acestea; asigur aplicarea conven iilor i acordurilor interna ionale privind domeniul arhivistic i particip la congrese, conferin e, reuniuni i consftuiri arhivistice interna ionale; l) asigur aplicarea prevederilor legisla iei n vigoare n realizarea protec iei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei, respectiv n aprarea secretului de stat, paza i conservarea acestor documente, att n timp de pace, ct i la mobilizare sau rzboi. Art. 6 n cadrul Arhivelor Na ionale func ioneaz un consiliu tiin ific, format din specialiti ai Arhivelor Na ionale, cercettori, cadre didactice universitare i specialiti din ministerele interesate, care analizeaz, dezbate i face propuneri n probleme privind normele i metodologiile specifice de lucru, publica iile de specialitate, precum i dezvoltarea ntregii activit i arhivistice. Modul de organizare i func ionare, precum i componen a consiliului tiin ific se stabilesc prin regulament de organizare i func ionare, aprobat de directorul general al Arhivelor Na ionale. Capitolul III Obliga iile creatorilor i de intorilor de documente Sec iunea I Eviden a documentelor Art. 7 Creatorii i de intorii de documente sunt obliga i s nregistreze i s in eviden a tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a celor ieite, potrivit legii. Art. 8 Anual, documentele se grupeaz n unit i arhivistice, potrivit problematicii i termenelor de pstrare stabilite n nomenclatorul documentelor de arhiv, care se ntocmete de ctre fiecare creator pentru documentele proprii. Nomenclatoarele ntocmite de creatori la nivel central se aprob de ctre Arhivele Na ionale, iar cele ale celorlal i creatori, de ctre direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, potrivit anexei nr. 1. Art. 9 Documentele se depun la depozitul arhivei creatorilor de documente n al doilea an de la constituire, pe baz de inventar i proces verbal de predare primire, ntocmite potrivit anexelor nr. 2 i 3. Eviden a tuturor intrrilor i ieirilor de unit i arhivistice din depozit se ine pe baza unui registru, potrivit anexei nr. 4. Scoaterea documentelor din eviden a arhivei se face numai cu aprobarea conducerii creatorilor sau de intorilor de documente i cu avizul Arhivelor Na ionale sau al direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, n func ie de creatorii de nivel central sau local, n urma selec ionrii, transferului n alt depozit de arhiv sau ca urmare a distrugerii provocate de calamit i naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de nenlturat. Sec iunea a II-a Selec ionarea documentelor Art. 10 n cadrul Arhivelor Na ionale func ioneaz comisia central de selec ionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selec ionare a documentelor ntocmite i de inute de creatori la nivel central, iar n cadrul direc iunilor jude ene ale Arhivelor Na ionale func ioneaz cte o comisie de selec ionare a documentelor, care coordoneaz activitatea de selec ionare a documentelor ntocmite i de inute de ceilal i creatori.

Modul de organizare i atribu iile comisiilor prevzute la alin. 1 se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistic, aprobate de directorul general al Arhivelor Na ionale. Art. 11 n cadrul fiecrei unit i creatoare i de intoare de documente func ioneaz cte o comisie de selec ionare, numit prin decizia sau ordinul conductorul unit ii respective, fiind compus din: un preedinte, un secretar i un numr impar de membri numi i din rndul specialitilor proprii. Aceast comisie se ntrunete anual sau ori de cte ori este necesar, pentru analiza fiecare unitate arhivistic n parte, stabilindu-i valoarea practic sau istoric; hotrrea luat se consemneaz ntr-un proces verbal, ntocmit potrivit anexei nr. 5. Procesul-verbal de selec ionare, nso it de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum i de inventarele documentelor ce se pstreaz permanent, se nainteaz spre aprobare Comisiei centrale de selec ionare, n cazul creatorilor i de intorilor de documente la nivel central, sau comisiilor din cadrul direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, n cazul celorlal i creatori i de intori de documente. Documentele se scot din eviden ele arhivelor i se pot elimina numai n baza proceselorverbale ale comisiilor prevzute la alin. 2. n cazul administratorului unic, acesta poart rspunderea pentru selec ionarea documentelor ce urmeaz a fi arhivate. Sec iunea a III-a Pstrarea documentelor Art. 12 Creatorii i de intorii de documente sunt obliga i s pstreze documentele create sau de inute n condi ii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii n alte condi ii dect cel prevzute de lege. Persoanele juridice creatoare i de intoare de documente sunt obligate s le pstreze n spa ii special amenajate pentru arhiv. Noile construc ii ale creatorilor i de intorilor de arhiv vor fi avizate de ctre Arhivele Na ionale sau direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, unele numai dac au spa ii prevzute pentru pstrarea documentelor. Arhivele Na ionale i direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale pot prelungi termenul de pstrare a documentelor la de intori pn la asigurarea spa iilor necesare prelurii lor. Depozitele de arhiv vor fi dotate, n func ie de formatul i de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instala ii i sisteme de prevenire i stingere a incendiilor. Sec iunea a IV-a Depunerea documentelor la Arhivele Na ionale Art. 13 Persoanele juridice creatoare i de intoare de documente depun spre pstrare permanent la Arhivele Na ionale i la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup cum urmeaz: a) documente fotografice, precum i peliculele cinematografice, dup 20 de ani de la crearea lor; b) documentele scrise, cu excep ia actelor de stare civil i a documentelor tehnice, dup 30 de ani de la crearea lor; c) d) documentele tehnice, dup 50 de ani de la crearea lor; actele de stare civil, dup 100 de ani de la ntocmirea lor;

e) matricele sigilare confec ionate din metal, avnd nscrise toate nsemnele legale i denumirea complet a unit ii, dup scoaterea lor din uz.

Art. 14 Creatorii i de intorii de arhiv pot de ine documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei i dup expirarea termenului de depunere, dac sunt necesare n desfurarea activit ii lor, pe baza aprobrii directorului general al Arhivelor Na ionale, n cazul creatorilor i de intorilor la nivel central i a directorilor direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, pentru ceilal i creatori i de intori, n condi iile respectrii prevederilor prezentei legi. Ministerul Aprrii Na ionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul Romn de Informa ii, Serviciul de Informa ii Externe, Serviciul de Protec ie i Paz, ale organe cu atribu ii n domeniul siguran ei na ionale, precum i Academia Romn i pstreaz documentele proprii n condi iile prezentei legi i dup expirarea termenelor prevzute la art. 13. Art. 15 Organiza iile particulare i persoanele fizice care de in documentele din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei le pot depune la Arhivele Na ionale sub form de custodie sau dona ie, scutite de taxe i impozite. De intorul care dorete s vnd documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei este obligat s comunice aceasta Arhivelor Na ionale, care au prioritate la cumprarea oricror documente care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei i care trebuie s se pronun e n termen de 60 de zile de la data nregistrrii comunicrii. Art. 16 Documentele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii, certificate i extrase privind drepturile individuale ale cet enilor, vor fi pstrate de ctre creatorii i de intorii de documente. Art. 17 Creatorii i de intorii de documente, prevzu i la art. 14 i 15, sunt obliga i s depun la Arhivele Na ionale sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, cte un exemplar al inventarelor documentelor permanente pe care le de in, la expirarea termenelor de depunere a acestora. Art. 18 n cazul desfiin rii, n condi iile legii, a unui creator de documente, persoan juridic, fr ca activitatea acestuia s fie constituit de un altul, documentele cu valoare istoric, n sensul art. 2 din prezenta lege, vor fi preluate de ctre Arhivele Na ionale sau de direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, iar cele cu valoare practic, n baza crora se elibereaz copii certificare i extrase privind drepturile individuale ale cet enilor vor fi depuse la Ministerul Muncii i Protec iei Sociale sau la direc iile jude ene ale acestuia. Art. 19 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei o dat intrate, potrivit legii, n depozitele Arhivelor Na ionale i/sau ale direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, nu mai pot fi retrase din administrarea acestora, cu excep ia celor predate n custodie. Capitolul IV Folosirea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei Art. 20 Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi folosite pentru: cercetare tiin ific, rezolvarea unor lucrri administrative, informri, ac iuni educative, elaborarea de publica ii i eliberarea de copii, extrase i certificate. Documentele care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei pot fi consultate, la cerere, de ctre cet enii romni i strini, dup 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a mplinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unit ii creatoare sau de intoare. Documentele de valoare deosebit nu se expun public, n original, ci sub form de reproduceri. Art. 21 Creatorii i de intorii de documente sunt obliga i s elibereze, potrivit legii, la cererea persoanelor fizice sau juridice, certificate, copii i extrase de pe documentele pe care le creeaz i de in, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a mplinit termenul prevzut la art. 13, dac acestea se refer la drepturi care l privesc pe solicitant.

Serviciile prestate de ctre Arhivele Na ionale pentru rezolvarea solicitrilor persoanelor fizice i ale persoanelor juridice se efectueaz, contra cost, n condi iile prevzute de lege. Art. 22 Documentele a cror cercetare poate afecta interesele na ionale, drepturile i libert ile cet enilor, prin datele i informa iile pe care le con in, sau cele a cror integritate fizic este n pericol nu se dau n cercetare. Fac parte din aceast categorie documentele care: a) privesc siguran a, integritatea teritorial i independen a statului romn, potrivit prevederilor constitu ionale i ale legisla iei n vigoare; b) pot leza drepturile i libert ile individuale ale cet eanului; c) sunt ntr-o stare necorespunztoare de conservare, situa ie stabilit de comisia de specialitate i consemnat ntr-un proces-verbal; d) nu sunt prelucrate arhivistic. Stabilirea documentelor respective se face de ctre de intorul legal al acestora, potrivit anexei nr. 6. Capitolul V Personalul arhivelor Art. 23 Creatorii i de intorii de documente, prevzu i la art. 2, persoane juridice, au obliga ia de a nfiin a compartimente de arhiv sau de a desemna persoane responsabile cu probleme de arhiv, n func ie de valoarea i calitatea acestora. Desemnarea personalului nsrcinat cu activitatea de arhiv, structura i competen a acestor compartimente de arhiv vor fi stabilite de ctre conducerea unit ii creatoare i de intoare de documente, cu avizul Arhivelor Na ionale sau, dup caz, al direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale. Art. 24 Formarea, atestarea i perfec ionarea personalului de specialitate din Arhivele Na ionale, ct i din celelalte unit i creatoare i de intoare de documente de arhiv se realizeaz prin Facultatea de Arhivistic i prin coala Na ional de Perfec ionare Arhivistic. Art. 25 Personalul de specialitate din cadrul Arhivelor Na ionale va fi dimensionat n func ie de calitatea i specificul materialului documentar aflat n administrare i face parte din categoria func ionarilor publici. Capitolul VI Rspunderi i sanc iuni Art. 26 Nerespectarea dispozi iilor prezentei legi atrage, dup caz, rspundere contraven ional, civil sau penal. Art. 27 Sustragerea, distrugerea, degradarea ori aducerea n stare de nentrebuin are a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei constituie infrac iune i se pedepsete conform prevederilor Codului penal. Art. 28 Scoaterea peste grani a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei sau nstrinarea acestora ctre persoane fizice sau persoane juridice strine fr autorizarea Arhivelor Na ionale, constituie infrac iune i se pedepsete cu nchisoare de la 3 la 7 ani, dac fapta nu constituie o infrac iune mai grav. Tentativa se pedepsete. Art. 29 Constituie contraven ii la prevederile prezentei legi urmtoarele fapte, dac nu sunt svrite n astfel de condi ii nct, potrivit legii penale, s fie considerate infrac iuni: a) neinventarierea documentelor sau nenlocuirea de ctre creatorii acestora, persoane juridice, a nomenclatoarelor arhivistice pentru documente proprii, potrivit art. 8 alin. 2;

b) nepredarea de ctre compartimentele unit ii creatoare, la arhiv, a documentelor cu termen de pstrare permanent, pe baz de inventar i proces-verbal de predare-primire, conform prevederilor art. 9; c) neselec ionarea documentelor create i de inute de ctre persoane juridice, la termenele prevzute n nomenclatorul propriu, de ctre comisia de selec ionare a documentelor, n condi iile prevzute la art. 11; d) neasigurarea condi iilor corespunztoare de pstrare i protejare a documentelor create i de inute de ctre creatorii i de intorii de arhiv, persoane juridice sau persoane fizice, potrivit art. 12; e) nepredare, la Arhivele Na ionale i, dup caz, la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei de ctre creatorii i de intorii de documente de arhiv, la expirarea termenelor prevzute la art. 13; f) oferta de vnzare sau vnzarea documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic Na ional al Romniei de ctre persoane fizice sau persoane juridice, fr respectarea priorit ii Arhivelor Na ionale de a le cumpra, potrivit prevederilor art. 15 alin. 2; g) nedepunerea la Arhivele Na ionale sau la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale, dup caz, de ctre creatorii i de intorii de documente de arhiv, a inventarelor pe care le de in la expirarea termenelor de depunere, n condi iile prevzute la art. 17. Art. 30 Contraven iile prevzute la art. 29 se sanc ioneaz dup cum urmeaz: a) cu amend de la 500.000 lei la 2.000.000 lei, cele prevzute la lit. a), d) i f); b) cu amend de la 250.000 lei la 1.000.000 lei, cel prevzute la lit. b), c), e) i g). Amenda se aplic i persoanelor juridice. n cazul contraven iilor prevzute la art. 29 lit. f), Arhivele Na ionale pot solicita instan ei judectoreti anularea actului de vnzare, chiar i dup expirarea termenului de prescrip ie a rspunderii contraven ionale, n condi iile legii civile. Art. 31 Constatarea contraven iilor prevzute la art. 29 i aplicarea sanc iunilor se fac de ctre mputernici ii Arhivelor Na ionale i, dup caz, ai direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale. Art. 32 mpotriva procesului-verbal de constatare a contraven iei se poate face plngere, n termen de 15 zile de la comunicare, la judectoria n a crei raz teritorial a fost svrit contraven ia. Art. 33 Contraven iilor prevzute n prezenta lege le sunt aplicabile dispozi iile Legii nr. 32/1968 privind stabilirea i sanc ionarea contravenien ilor. Capitolul VII Dispozi ii finale i tranzitorii Art. 34 Creatorii i de intorii de documente sunt obliga i s comunice n scris, n termen de 30 de zile, Arhivelor Na ionale sau, dup caz, direc iilor jude ene ale Arhivelor Na ionale, documentele care le atest nfiin area, reorganizarea sau desfiin area, n condi iile legii. Art. 35 Denumirile Direc ia General a Arhivelor Statului i Arhivele Statului, folosite n actele normative n vigoare, se nlocuiesc cu denumirea Arhivele Na ionale. Art. 36. Dispozi iile din prezenta lege referitoare la direc iile jude ene ale Arhivelor Na ionale se aplic, n mod corespunztor i Direc iei Municipiului Bucureti a Arhivelor Na ionale. Art. 37 Anexele nr. 1-6 fac parte integrant din prezenta lege.

Art. 38 Decretul nr. 472/1971 privind Fondul Arhivistic Na ional al Republicii Socialiste Romnia, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispozi ii contrare prevederilor prezentei legi se abrog. Aceast lege a fost adoptat de Senat n edin a din 4 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constitu ia Romniei. Preedintele Senatului prof. univ. dr. OLIVIU GHERMAN Aceast lege a fost adoptat de Camera Deputa ilor n edin a din 12 martie 1996, cu respectarea prevederilor art. 74 alin (1) din Constitu ia Romniei. Preedintele Camerei Deputa ilor ADRIAN NSTASE Bucureti, 2 aprilie 1996. Nr. 16 (Monitorul Oficial nr. 71/9 aprilie 1996) Aprob PRESEDINTELE CONSILIULUI DE ADMINISTRATIE (DIRECTOR) Formular nr. 1

Se confirm
DIRECTORUL GENERAL AL ARHIVELOR NOTIONALE (DIRECTORUL DIRECTIEI JUDE ENE A ARHIVELOR NA IONALE) NOMENCLATORUL ARHIVISTIC Aprobat prin Ordinul (decizia) nr. .......... din .............. Direc ia Serviciile Denumirea dosarului (con inutul pe scurt al problemelor la care se refer) 1). ............................. 2). ............................. 3). ............................. Termenul de pstrare Obs

Direc ia A. Serviciul secretariat i secretariat administrativ

10

B. Serviciul 1). administrativ ............................. 2).

10

............................. 3). ............................. 5

........................................ Denumirea creatorului ........................................ Denumirea compartimentului

Formular nr. 2 Inventarul pe anul........... pentru documentele care se pstreaz ..an (permanent)

NR. CRT.

INDICATIVUL DOSARULUI DUP NOMENCLATOR

CON INUTUL PE DATELE EXTERNE SCURT AL DOSARULUI, REGISTRULUI, ETC.

NUMRUL FILELOR

OBS.

Prezentul inventar format din ...... file con ine ... dosare, registre, condici, cartoteci, etc. Dosarele de la nr. crt. .................. .....................nefiind ncheiate. au fost lsate la

La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ................ Astzi, ................, s-au predat..............dosarele Am predat, Am primit,

Formular nr. 3 Institu ia (Regie autonom, Societate.) PROCES VERBAL de predare primire a documentelor Astzi, ...........................subsemna ii .............................................. delega i ai compartimentului ..................................................., i ............................ arhivarul institu iei ......................................am procedat primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioada ....................................... de serviciul men ionat, n cantitate de .................dosare. Predarea primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd ............... pagini dactilografiate. Am predat, Am primit,

Formular nr. 4 REGISTRU DE EVIDEN A INTRRILOR IEIRILOR UNIT ILOR ARHIVISTICE INTRRI Nr. crt Denumirea Datele Nr.dosar Nr. Nr. Dat compartimentului extreme ale dup dosare dosare ieiri intrrii documentului inventar primite rmase efectiv efectiv 2 3 4 5 6 7 8 Data IEIRI Unde s- Denumirea au actului de predat predare, nr. i data 9 10 Total dosare ieire

11

1. 2. 1.

numrul de ordine al inventarului data prelurii dosarelor din inventarul respectiv numrul total al dosarelor cuprinse n inventar

8. data scoaterii dosarelor din eviden 9. denumirea unit ii ctre care s-a fcut predarea (I. R. V. M. R., Arhivele Na ionale etc.) 10. denumirea, numrul de nregistrare i data actului pe baza cruia au fost scoase din eviden (confirmarea Arhivelor Na ionale pentru selec ionare, proces-verbal de predarepreluare) Formular nr. 5 .................................. (denumirea creatorului) ....................................... ....................................... (sediul) PROCES VERBAL Nr. ..................... Comisia de selectare, numit prin decizia (ordinul) nr. ............... din ......................., selec ionnd n edin ele din ..................... documentele din anii*) ................, avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n Nomenclatorul unit ii. Preedintele, Membrii, Secretar, Formular nr. 6 PROCES VERBAL Predare preluare din (anul, luna, ziua) Subsemna ii .. din partea i .. din partea .. am procedat, primul la predarea i al doilea la preluarea . anii extremi nsumnd .. u. a. i m. l. Se aprob (conducerea unit ii) L. S., s.s.

Totodat, s-au predat i preluat . . n timpul verificrii nu au fost gsite urmtoarele . u. a. Prezentul proces verbal cuprinde ... file i s-au ncheiat n dou exemplare. Am predat, Am preluat,

Formular nr. 7 INVENTAR al colec iei de matrice sigilare Nr. Data prelurii Materialul Forma Dimensiunile Descrierea Legenda Anul Observa ii cmpului confec ionrii de organiza iei inv. sau numele persoanei de la care s-a preluat matricea 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Formular nr. 8 REGISTRU DE DEPOZIT Nr. crt. Denumirea Cota fondului, u.a. compartimentului Scopul Numele Data scoaterii Data Observa ii scoaterii solicitantului; u.a. restituirii din depozit func ia semntura u.a.: solicitantului semntura solicitantului 4 5 6 7 8

Formular nr. 9 FIA DE CONTROL FONDUL . COLEC IA COMPARTIMENTUL .. NR. INVENTAR. .. ANUL NUMELE I PRENUMELE SOLICITANTULUI ... DATA

*) Anii extremi ELEMENTE DE PROTOCOL Necesare activit ii de secretariat 1. Rolul protocolului Ceremonialul creeaz cadrul i atmosfera n care urmeaz s se desfoare raporturile dintre interlocutori / parteneri. Protocolul codific regulile care guverneaz ceremonialul, al crui obiect este de a oferi fiecrui participant prerogativele, privilegiile i imunit ile la care are dreptul. Ceremonialul i protocolul garanteaz egalitatea n drepturi a partenerilor, care permite fiecreia dintre ei s-i fac auzit n mod liber vocea. i unul i cellalt impun curtoazia care trebuie s guverneze raporturile ntre oamenii de bun credin . Ceremonialul i protocolul guverneaz, de asemenea, negocierea, ncheierea i intrarea n vigoare a unor documente / acte specifice. Ambele au o inciden zilnic asupra vie ii i activit ii de afaceri. Protocolul pune problema regulilor care determin ordinea de precdere ntre parteneri. 2. Eticheta Regulile de conduit sau regulile de comportare la care se refer eticheta contribuie la buna desfurare a rela iilor din societate, n general, i la o desfurare normal a activit ii in afaceri n special. Este foarte important cunoaterea i aplicarea acestor reguli de ctre fiecare partener, dat fiind c necunoaterea sau ignorarea lor pot duce, uneori, la interpretri eronate, la complica ii rela ionale care depesc sfera rela iilor strict personale ale celor n cauz. Nu se pot concepe rela ii ntre parteneri fr contactul uman necesar i, n cadrul acestui contact, fr respectarea unor reguli de etichet. Necunoaterea acestor reguli poate fi considerat, n ultim instan , o lips de competen profesional a unei persoane chemate s reprezinte interesele unei pr i pe planul rela iilor specifice. n concluzie, nsuirea i respectarea unor reguli de eticheta pot i trebuie s constituie o sarcin de ordin profesional. A. inuta fizic (pe strad i n societate)

Este foarte important ca partenerii s aib o inut corect, ngrijit, s se controleze permanent n fiecare ocazie asupra acesteia. n societate este greit s te sprijini de sptarul unui scaun sau de perete, s ii minile n buzunar sau s te joci nervos cu bricheta, batista sau alt obiect. Pe ct posibil, trebuie evitat s stai cu spatele la alt persoan care este aezat pe scaun, fotoliu sau canapea. Aezarea pe scaun sau canapea trebuie fcut de aa manier nct s nu denote o stare de plictiseal sau satisfac ia de a fi cucerit un loc pe care nu eti

dispus s-l cedezi. Trebuie evitat strngerea genunchilor cu minile, sprijinirea capului de sptar, btutul cu degetele pe bra ele scaunului. ncruciarea genunchilor la prea mare nl ime trebuie, de asemenea, evitat. Femeile trebuie s acorde mare aten ie felului cum stau pe scaun i cum i ncrucieaz picioarele, astfel nct rochia s poat acoperi genunchii. n timpul conversa iei este nepoliticos s-l apuci de rever sau de nasture pe interlocutor pentru a da mai mult greutate argumentelor personale sau s-l aprobi btndu-l pe umeri ori lovindu-l cu cotul. De asemenea, trebuie evitate o gesticulare excesiv, un rs zgomotos, tusea, strnutul i alte zgomote dizgra ioase (aerofagii etc.) B. Salutul Salutul este o manifestare de curtoazie fa de o alt persoan sau de un grup de persoane. El comport, n mimic i n inut, o serie de nuan e care pot s-i modifice sau s-i completeze sensul, s constituie o expresie de stim sau o simpl obliga ie formal. Cteva reguli de baza n legtur cu salutul: brba ii salut primii femeile; persoanele mai tinere salut primele pe cele mai n vrst; subalternii salut pe superiorii in grad.

Rspunsul la salut este obligatoriu: un gest contrar poate fi socotit ca lips de polite e. Este recomandabil ca brbatul cnd salut cu plria s o in de calot, nclinnd uor capul i privind la persoana salutat. Dac minile i sunt ocupate, se accept salutul printr-o simpl nclinare a capului. n alte cazuri, salutul se face printr-o nclinare a capului. De obicei, femeia rspunde la salut printr-o uoar nclinare a capului, arbornd uneori un surs. n cazul ntlnirii cu o persoan cunoscut pe care nu doreti, totui, s-o salu i, eschivarea trebuie fcut cu tact. Cnd este ntlnit o persoan care pare cunoscut, fr a o putea identifica imediat, este preferabil, s fie salutat. Persoanele care se afl intr-o maina salut primele persoanele cunoscute de pe strada, n cazul n care au fost vzute. Dac persoana cunoscut este mpreun cu mai mul i prieteni, necunoscu i celui care salut, se salut tot grupul. n timpul salutului se folosesc i formulele: bun diminea a, bun ziua sau bun seara. La ntlnirile oficiale se pronun denumirea rangului: bun ziua domnule director, presedinte, ministru etc.#. Strngerea de mn poate interveni fie cnd persoanele care s-au salutat se opresc pentru a sta de vorb sau a continua drumul mpreun, fie cu ocazia prezentrii lor. n cazul strngerii de mn rolurile sunt inversate: femeia este aceea care ntinde prima mna, persoana cea mai n vrst celei mai tinere i persoana cu grad superior celei sau celor cu grad inferior. Pentru o secund, cele dou persoane se privesc n ochi n momentul strngerii minii. n toate mprejurrile, brba ii se scoal pentru a strnge mna interlocutorului; femeile, n schimb, nu se ridic n picioare dect cnd este vorba de o persoan mult mai n vrst sau pe care dorete s-o onoreze n mod special. Srutul minii continu nc s fie practicat n numeroase locuri sau mprejurri, fiind considerat ca o form de curtoazie, mai ales cnd este vorba de femei n vrst sau cstorite, de so ii de nal i demnitari etc. Srutul minii se face ntr-o form politicoas, prin aplecarea corpului, iar n anumite mprejurri este recomandabil s se simuleze gestul (n aer liber, de exemplu). Este greit s se srute mna nmnuat. De asemenea, este greit s se rezerve acest gest numai pentru unele dintre femeile care se afl mpreun. C. Prezentrile n probleme de etichet, de o deosebit importan a n activitatea partenerilor este felul n care se fac prezentrile. n aceast privin trebuie respectate urmtoarele reguli: brbatul este prezentat femeii; persoana mai tnr este prezentat celei mai in vrst; persoana cu gradul inferior este prezentat celei cu grad superior .

Persoana care face prezentrile se adreseaz cu formula: mi permite i s v prezint pe. Dac persoana recomandat are mai multe titluri, se pronun numai titlul cel mai mare. La prezentarea unuia dintre so i de ctre cellalt se spune simplu: so ul meu sau so ia mea. La prezentarea unei perechi se va spune: domnul i doamna Ionescu sau domnul Ionescu i doamna, ncepndu-se ntotdeauna cu so ul. Formule ca ncntat, sunt fericit de a v fi ntlnit / cunoscut se folosesc n mod curent. Dei n practica noastr nu se obinuiete autoprezentarea, n tot mai multe ri ea este cunoscut n rndul oficialit ilor i n corpul diplomatic. n astfel de ocazii trebuie s se evite ca la autoprezentare s se adauge, n afar de nume, apelative domnul sau doamna , adugndu-se, eventual, func ia sau calitatea. n unele situa ii prezentarea sau autoprezentarea este urmat de schimbul cr ilor de vizit. Unele excep ii de la regulile de prezentare: fata tnr va fi ea prezentat unui brbat n vrst i nu invers;

Dac se prezint o personalitate politic sau bine cunoscut n via a publica se va pronun a numai titlul acesteia nu i numele; ex. domnul preedinte etc. D. Conversa ia Orice reuniune sau ac iune protocolar, orict de atent ar fi pregtit, risc s devin plictisitoare n lipsa unor conversa ii interesante i utile. Pentru crearea unei atmosfere plcute, gazda trebuie s se gndeasc la alegerea oaspe ilor, astfel nct ntre acetia s existe anumite puncte de contact, fie prin faptul c lucreaz n aceleai domenii de activitate sau n domenii care au contingen ntre ele, fie prin forma ia lor intelectual. Organizarea acestor ac iuni nu constituie un scop n sine. Ele trebuie s devin instrumente de munc, s constituie un element principal al activit ii diplomatice, o component principal a muncii de informare i de rela ii. Arta conversa iei nu poate fi nsuit dup anumite formule. Pentru desfurarea unei conversa ii plcute i mai ales utile muncii de informare se cer o bun pregtire politic i profesional, cunotin e variate de cultur general, tact, aten ie, polite e i alte asemenea nsuiri pe care diploma ii trebuie s le posede i care pot fi ob inute printr-o munc struitoare, permanent de pregtire multilateral. n ceea ce privete atitudinea n timpul unei conversa ii, de obicei se spune c nu este frumos s pari nici mai inteligent i nici mai instruit dect interlocutorul tu. n timpul unei conversa ii, diplomatul trebuie s aib o atitudine corect, ns degajat, s fie plcut n conversa ie i s o canalizeze n problemele care l intereseaz. Desigur, respectul opiniei personale oblig pe oricine s asculte cu polite e tezele interlocutorului su. Aceasta nu nseamn c nu se poate interveni, ci este chiar recomandabil s se intervin ns ntr-o form politicoas, dar ferm, n explicarea pozi iilor proprii atunci cnd ele sunt interpretate n mod eronat. Acest lucru trebuie fcut cu calm i tact, astfel nct modul n care se sus ine o prere contrarie s nu se fac de pe o pozi ie de superioritate ostentativ sau persiflare. Trebuie evitate ntreruperile partenerului cu exclama ii de felul: nu ave i dreptate!, ce eroare! etc. Se va evita, pe ct posibil, tusea sau strnutul zgomotos n timpul conversa iilor, acestea fcndu-se ct mai discret posibil i ntotdeauna n dosul batistei, cu corpul ntors ntr-o parte fa de interlocutor. La o mas este recomandabil ca diplomatul s se ntre in cu partenerul din dreapta i din stnga sa i s evite, pe ct posibil, discu iile cu partenerii ndeprta i. La recep ii, cocktailuri este recomandabil s se circule printre invita i, s nu se evite conversa ia cu strinii, iar reprezentan ii din cadrul acelorai ministere sau ambasade s nu se adune n grupuri. E. Convorbirea telefonic Telefonul este un mijloc important i extrem de util n rezolvarea sarcinilor profesionale curente, ct i n men inerea legturilor fireti ntre cunoscu i, prieteni. De aceea, convorbirile telefonice necesit respectarea unor anumite reguli de care este indicat s se in seama. n acest sens, trebuie cunoscut n primul rnd necesitatea de a se face prezentrile de rigoare,

iar n al doilea rnd, n cazul secretarelor, cum se face o legtur telefonic. Prezentarea trebuie s se fac indicndu-se numai numele apelantului (fr apelativul domnul), precum i institu ia la care lucreaz, evitndu-se de obicei s se indice i func ia. n situa ia cnd legtura telefonic a fost fcut prin secretariat, apelantul trebuie s atepte la telefon legtura cu persoana cutat. Tot n cazul legturii stabilite prin secretariat este recomandabil ca secretara s nu fac imediat legtura, ci s procedeze n prealabil la identificarea persoanei care solicit convorbirea i s cear asentimentul celui chemat, ntruct anumite ra iuni pot impune ca o convorbire sau alta s nu aib loc atunci cnd este solicitat. n cazul unei convorbiri oficiale care comport o anumit importan este bine s se identifice persoana care o recep ioneaz, innd seama de obliga ia de a ntocmi nota telefonic. Pe nota transmis se va preciza data, ora i numele persoanei care a recep ionat comunicarea. n cazul transmiterii unei comunicri de o deosebit importan , nu este greit i nici nepoliticos s se cear citirea, pentru controlul exactit ii, a notei transmise. F. Reguli ce urmeaz a fi respectate cu prilejul unor ac iuni protocolare (mese, recep ii, cocktailuri). inuta i comportarea lucrtorului diplomatic n timpul ac iunilor protocolare men ionate prezint o deosebit importan . inuta i comportarea n timpul unei mese inuta vestimentar va fi cea indicat n invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, se va mbrca un costum adecvat ocaziei respective. inuta fizica trebuie s fie degajat, nu for at. Picioarele se in normal pentru a nu incomoda vecinii. Coatele nu se in pe mas. n timpul mesei numai capul poate s fie pu in aplecat deasupra marginei mesei i nicidecum umerii sau ntregul bust. n mod normal ducerea mncrii la gur se execut cu antebra ul i minile fr a antrena micarea bra ului i a umerilor. La nceputul mesei, ervetul se pune desfcut pe genunchi. El nu se va prinde n rscroiala hainei, n decolteu sau de gt. tersul gurii cu ervetul se va face n mod ct mai discret posibil. La terminarea mesei, ervetul nu se pliaz la loc, ci se strnge i se pune lng farfurie. Nu se mnnc n grab sau nervos. Gestul de a ine degetul mic n sus cnd se bea sau se mnnc nu este recomandabil. Lingura i cu itul se folosesc numai cu mna dreapt. Furculi a se ine ns cu mna stng cnd, n acelai timp, se folosete i cu itul. Dac se folosete numai furculi a, ea poate fi inut n mna dreapt. n cazul stngacilor adaptarea se face discret pe msura desfurrii mesei, fr schimbarea ostentativ a tacmurilor. n timp ce se mnnc, tacmurile se in uor deasupra farfuriei, fr a le ridica cu vrful n sus sau a gesticula cu ele. Cnd se bea, tacmurile se pun pe farfurie, ncruciate sau unul lng altul, cu itul n partea dreapt iar furculi a cu din ii n sus. Dup terminarea fiecrui fel de mncare, furculi a i cu itul se pun n prealabil pe farfurie, n aceeai pozi ie: furculi a va avea ns, de ast dat, din ii n jos. Este nepoliticos s se mnnce direct de pe cu it. Cnd se scap un tacm pe jos, se ridic, se pune pe marginea mesei i se cere altul. n timpul mesei se vor evita zgomotele inutile i dizgra ioase: sorbirea cu zgomot a supelor sau a ciorbelor, ciocnirea tacmurilor, scobirea n din i etc. De asemenea pieptnatul, pudrarea sau rujarea n timpul mesei nu sunt un semn de bun cretere. Controlul inutei trebuie fcut naintea intrrii n sufragerie. La mese se poate ura vecinilor poft bun. Supele i buturile se servesc de ctre osptar din partea dreapt, n timp ce restul felurilor de mncare se servesc din partea stng. Serviciul ncepe cu femeia care ocup locul de onoare la dreapta gazdei brbat, ultima servit fiind gazda femeie; apoi se trece la brba i, ncepndu-se cu brbatul care ocup locul din dreapta gazdei femeie i terminnd cu gazda brbat. Semnalul de ncepere a mesei l d gazda femeie, invitnd oaspe ii s serveasc. Brbatul gazd invit oaspe ii pentru servirea buturii. Ridicarea de la mas va fi fcut la semnul dat de gazda femeie, dup ce s-a asigurat ns c to i invita ii au terminat de mncat.

Toastul se rostete, de obicei, la desert. Sunt cazuri ns cnd acesta este rostit i la nceputul mesei. ntr-o asemenea situa ie trebuie s se asigure c butura alcoolic s fie deja turnat n pahare. Nu se toasteaz cu buturi nealcoolice. Paharul cu care se toasteaz se ridic pn la nivelul fe ei. Dac n timpul toastului brba ii se ridic de pe scaune, femeile pot rmne jos. Ele se vor ridica numai dup un toast oficial, mpreun cu brba ii. Organizarea unei mese-bufet se obinuiete foarte des, mai ales cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. n acest caz, mncrurile (bufetul) se aranjeaz pe mese lungi, n centrul sau pe una din laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osptari. Se poate mnca n picioare, caz n care este nevoie de mai mult dexteritate, ntruct cu mna stng se va ine farfuria i se va mnca cu mna dreapt, folosirea cu itului fiind foarte anevoioas. Dac este loc, se mai poate mnca aeznd farfuria pe masa de bufet sau pe mese alturate special amenajate n acest scop. Cocktailurile i recep iile au loc n picioare. n acest caz serviciul poate fi asigurat, fie de osptari, care circul printre invita i, cu platourile de mncare i butur, fie prin instalarea unor mese-bufet n centrul sau pe laturile saloanelor, oaspe ii servindu-se singuri, sau cu ajutorul ctorva osptari. G. Fumatul n aceast problem, o prim regul de polite e impune ca nefumtorii s nu fie stingheri i de ctre fumtori. Se recomand ca un brbat s nu fumeze n apropierea unei femei, un tnr lng o persoan mai n vrst, un func ionar n fa a sau lng superiorul su, dac tie c to i acetia nu suport fumul de igar. n asemenea mprejurri, ntrebarea mi permite i s fumez?, mai ales cnd este nso it de gestul de a scoate igara din pachet sau a aprinde bricheta, este deplasat, deoarece interlocutorului i va fi greu s rspund negativ. Ab inerea de a fuma, n asemenea situa ii, este cea mai bun solu ie. De asemenea, trebuie avute n vedere i alte cteva reguli esen iale: nu se salut cu igara n gur;

nu se vorbete cu igara sau pipa n col ul gurii i nu se ine igara permanent n gur pufind din ea; nu se intr cu igara sau pipa aprins n locuin a unde eti invitat sau n biroul superiorilor n grad. Se recomand ca femeile s nu fumeze pe strad sau dac fumeaz s nu dea fumul pe nas. n societate brbatul ofer foc mai nti femeilor i apoi brba ilor. O femeie poate oferi foc altor femei, dar nu este normal s ofere foc brba ilor. Folosirea scrumierelor pentru aruncarea scrumului de igar este absolut obligatorie. Este inadmisibil s se foloseasc la ntmplare oricare vas drept scrumier. Gazda nu va ncepe s fumeze nainte de a oferi igri invita ilor si; invita ii nu vor fuma nainte de a cere permisiunea gazdei. La o mas oficial nu se fumeaz dect din momentul cnd sunt oferite igri de ctre gazd, de obicei nu nainte de a se trece la felul principal de mncare, respectiv la friptur. H. inuta vestimentar

n activitatea de rela ii cu publicul, inuta vestimentar are o deosebit importan . Regula de etichet vestimentar cere o mbrcminte corect, n plin armonie cu conforma ia corpului i mprejurrile n care este purtat. n aceasta const i adevrata elegan . A fi elegant nu nseamn preocuparea exclusiv pentru numrul i pre ul toaletelor, copierea fidel a modei lansate de diferite case de specialitate, ci preocuparea pentru alegerea unor materiale de bun calitate i o croial corespunztoare, capabile s rspund unor nevoi ct mai variate i fr a se demoda prea repede. La brba i accesoriile au mare importan . Se cere: o cma curat i bine clcat, o cravat discret, asortat, ca i ncl mintea sau ciorapii, la culoarea costumului. La femei culorile i desenul materialului ca i croiala rochiei trebuie s fie armonizate cu aspectul fizic. O femeie cu tenul palid nu va face dect s-i eviden ieze i mai mult paloarea dac se va mbrca n culori galbene sau verzi. O femeie corpolent i de statur mic nu va purta o rochie plisat sau cu dungi dispuse orizontal sau cu o croial scurt, dup cum o femeie nalt nu va purta o rochie cu dungi dispuse vertical. Excesul de bijuterii nu contribuie la ob inerea unei note de mai mult elegan , ci dimpotriv.

inuta de zi sau inuta de ora (se folosete diminea a i dup-amiaza) La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de ora, pot fi oferite urmtoarele sugestii: Pentru femei: rochie scurt de sezon, deux-pieces sau tailleur, din materiale i culori potrivite sezonului (ziua nu se mbrac rochii din materiale lucioase lam sau dantel); mnui simple i plrie, asortate cu mbrcmintea; accesorii discrete; poeta obinuit de o culoare asortat cu mbrcmintea;

pantofi de zi, cu tocuri joase, de o culoare asortat cu mbrcmintea (nu se recomand pantofi din piele lucioas); palton, pardesiu sau hain de blan, dup sezon.

Pentru brba i: costum (hain i pantaloni) de aceeai culoare (nu prea nchis), de croial obinuit; cma alb sau cu dungi de culoare asortat la costum; cravat, ciorapi i pantofi asorta i la culoarea costumului; mnui numai cnd se poart i plrie; palton sau pardesiu, numai cnd este cazul.

Unele precizri: costumul uni se poart cu cma uni i cravat cu dungi discrete; la cma n dungi se poart i cravat uni;

cravat modern, nflorat sau cu diferite modele geometrice, trebuie s fie aleas cu mult grij; culoarea ciorapilor se asorteaz cu cea a cravatei; nu se poart cravat la cma cu mnec scurt;

toamna, iarna i primvara se vor purta mnui din piele, n circumstan ele care impun elegan . inuta de sear sau inuta de culoare nchis La ac iunile la care se impune inuta vestimentar de culoare nchis, se recomand: Pentru femei rochie de sear din mtase, lam, dantel, ln, jers etc., de obicei de lungime obinuit sau dac moda impune, mai lung; mnui din piele sau mtase, scurte (la rochie cu mneci) sau lungi -3/4 (la rochie fr mneci); bijuterii de pre , dar discrete i n numr redus;

poet de dimensiuni mici din piele, mtase sau materiale lucioase (paiete, mrgele etc.), de culoare asortat cu mbrcmintea; pantofi din piele lucioas sau mat i ciorapi din mtase sau dantel, n culori asortate cu mbrcmintea;

n sezonul rece, palton, pardesiu sau hain de blan de culoare nchis.

Aceasta este inuta vestimentar recomandat pentru diferite ocazii oficiale, mese, recep ii, gale de film, spectacole teatrale etc., ns n ora poate fi folosit, cu deplin succes, costumul taior sau deux-pieces, confec ionat din materiale de bun calitate i cusut cu mult gust. Nu se recomand folosirea pantofilor cu tocul nalt la inuta cu pantaloni. Pentru brba i costum de culoare neagr sau nchis, cu pantaloni i vest de aceeai culoare (stof uni sau cu dungi discrete din acelai fir); cma alb; cravat argintie sau asortat la culoarea costumului; ciorapi negri; mnui, cnd se poart i plrie; pantalon sau pardesiu cnd este cazul (totdeauna cu mnui). inuta pentru ceremoniile cu caracter funerar La ceremoniile cu caracter funerar se recomand urmtoarea inut vestimentar: Pentru femei mbrcminte de sezon, de culoare neagr; ciorapi negri sub iri; poet neagr; pantofi negri; batist alb, ndoliat; plrie i mnui de culoare neagr; palton, pardesiu sau fulgarin de culoare neagr, n func ie de anotimp.

Pentru brba i La nmormntri: costum de culoare neagr; cma alb; cravat, ciorapi i pantofi de culoare neagr; palton, pardesiu, fulgarin, mnui i plrie de culoare neagr (n func ie de anotimp); fular alb, de mtase.

b) La prezentarea de condolean e hain neagr sau inut de culoare nchis. La prezentarea de condolean e se recomand hain neagr, dar nu este obligatorie. c) La depunerea de coroane de flori sau jerbe, se recomand folosirea inutei de culoare nchis. inuta de ceremonie sau inuta special n practica interna ional, inuta variaz de la o ar la alta, observndu-se tendin a de renun are la mbrcmintea clasic de mare ceremonie i anume; smoking, jachet i frac. n ultimul timp, n multe ri, la ceremoniile de mare fast se folosete costumul negru sau nchis.

De regul la ac iunile cu caracter diplomatic, trebuie respectat inuta indicat pe invita ie. n cazul cnd nu exist o asemenea precizare, se va folosi mbrcmintea corespunztoare practicii locale pentru toate ac iunile prevzute n programul acestor vizite. Acest lucru impune cunoaterea dinainte a practicii locale n vederea confec ionrii din timp a vetmintelor necesare. De re inut: dac brbatul este mbrcat n smoking, partenera va purta rochie scurt, fr mneci, fr plrie i mnui (n unele ri, la mesele care au loc la ore trzii se indic rochie lung); dac brbatul este mbrcat n jachet (de obicei, la vizite oficiale n cursul zilei), partenera va purta rochie scurt cu plrie i mnui; dac brbatul este mbrcat n frac, partenera va purta rochie lung, fr mneci i cu mnui lungi. Este imperios necesar ca n toate ocaziile, la ac iunile protocolare, vizite, mese, recep ii, cocktailuri, ceaiuri etc., s se poarte mbrcmintea indicat n program sau pe cartea de invita ie. n lipsa unei asemenea precizri, se poate ine cont de urmtoarele recomandri: Portul mnuilor Purtatul mnuilor depinde de obiceiurile locale. Pe strad ns, brbatul i va scoate mnua din mna dreapt pentru a saluta. Femeile nu-i scot mnuile dect dac ntlnirea este fixat dinainte. n interior, brbatul nu intr cu mna dreapta n mnu. Este preferabil ca ea s se scoat nainte de a suna la u. Mnuile se scot n restaurant i ntr-o sal de dans, dar ele se pot purta n tren, la sport i pentru condusul mainii. La bal, la teatru, ca i la toate manifestrile publice care au loc n interior, brba ii i vor scoate mnuile, n timp ce femeile dac doresc pot s le pstreze. La o invita ie la mas, nu se intr n sufragerie cu mnuile n mn. Cnd se mbrac pardesiul, mantoul, paltonul, mnuile sunt obligatorii. Alte reguli de etichet: Pe strad prioritatea de trecere este urmtoarea: femeia trece naintea brbatului, cel mai n vrst naintea celui mai tnr, gradul superior naintea celui inferior. Ini iativa de a intra in discu ie apar ine femeii, celui mai n vrst sau mai mare n grad (cu excep ia cazurilor cnd sunt de comunicat probleme urgente i importante pentru interlocutori). La urcarea n mijloacele de transport public se d ntietate femeilor, persoanelor mai n vrst i superiorilor n grad. La coborre se procedeaz invers: brbatul sau persoana mai tnr coboar primul i ajut apoi femeile sau pe cei mai in vrst. n cazul unei deplasri cu maina, locul de onoare este la spate n dreapta banchetei, dup care urmeaz cel din stnga, iar locul trei, n fa , lng ofer. n cazul cnd dou femei i un brbat sau doua femei i doi brba i se afl mpreun, locul femeilor este pe bancheta din spate, cea mai n vrst stnd la dreapta, iar a brba ilor n fa . Dac doi brba i nso esc o femeie, cel mai in vrst sau superior n grad st pe bancheta din spate, la stnga femeii, iar al doilea brbat n fa . 3. Organizarea meselor, cocktail-urilor, recep iilor i ntlnirilor prieteneti A. Organizarea meselor (dejun, dineu) Organizarea i participarea la mese, unde sunt invita i oaspe i strini i personalit i locale, a ncetat s mai fie o simpl ac iune de curtoazie, protocolar devenind o modalitate de lucru, un instrument care, folosind adecvat cadrul mai pu in oficial n care se desfoar, poate permite att realizarea unor contacte mai strnse ntre participan i, ct i discutarea sau chiar rezolvarea unor probleme de munc.

Reuita unor astfel de mese, atingerea scopului urmrit, depind att de oportunitatea ac iunii i de alegerea oaspe ilor, ct i de priceperea i tactul cu care gazda invit, primete i se ocup de invita i. a) Oportunitatea organizrii meselor n general, organizarea meselor diplomatice trebuie s urmreasc un obiectiv precis, s constituie o ac iune de munc, care s contribuie la sus inerea i dezvoltarea activit ii organizatorului, la lrgirea i ntrirea contactelor cu persoanele invitate. b) Alegerea invita ilor Alegerea invita ilor, ca nivel i numr, este determinat de: importan a persoanei sau delega iei n cinstea creia este oferit masa; scopul care se urmrete; nivelul la care are loc ac iunea respectiv.

Practica a demonstrat c pentru reuita unei ac iuni de acest fel este necesar s existe un echilibru ntre nivelul i numrul oaspe ilor strini invita i i cel al reprezentan ilor gazdei, astfel ca participan ii s poat gsi subiecte de discu ie de interes comun. La alegerea invita ilor se va avea n vedere ca participan ii s se poat n elege ntre ei ntr-o limb de circula ie interna ional, accesibil tuturor. Oaspetele care nu cunoate nici o limb de circula ie interna ional, dar a crui prezen este dorit n mod deosebit, va fi invitat cu translatorul su. c) Trimiterea invita iilor Transmiterea i primirea invita iilor reprezint primul contact al organizatorului mesei cu cel invitat, astfel c modul n care se deruleaz acest moment va contribui sau nu la reuita ac iunii. Transmiterea invita iilor se face dup ce n prealabil, persoanele care urmeaz a fi invitate au fost consultate asupra datei i posibilit ii de participare. Men ionarea ocaziei sau scopului pentru care se face invita ia este un semn de respect i considera ie fa de cel invitat. Textul invita iei va fi redactat n numele celui care va oferi masa i va fi adresat persoanei i nu func iei celui invitat. n msura n care uzan ele locale prevd, pe invita ii va fi indicat i inuta dorit la ac iune. n cazul protocolului romnesc se folosete, n special, inuta de ora, la dejun i haina de culoare nchis, pentru dineu. n func ie de nivelul i importan a care se acorda mesei, haina nchis poate fi folosit i pentru dejun. Practica interna ional prevede pentru acest gen de ac iuni: tenue de ville informal dress costum de ora habit fonc dark suit costum de culoare nchis cravate noire black tie smoking.

Pe invita iile trimise persoanleor care au acceptat participarea se va scrie, n col ul din dreapta jos, P.M.(pour memoire). Invita iile transmise fr consultarea celui invitat vor purta men iunea RSVP (repondez s'il vous plait). De obicei, rspunsul la invita ie trebuie dat n timp util, pentru a permite gazdei, n caz de neparticipare, s invite o alta persona. Este recomandabil ca rspunsul s fie dat printr-o formul care s includ mul umiri pentru invita ie i precizarea c se va putea sau nu onora invita ia. Nimeni nu poate fi reprezentat la o mas de o alt persoan, fr ncunotiin area i asentimentul prealabil al gazdei. Este important ca invita ia s ajung la destinatar cu cel pu in 10-14 zile naintea ac iunii. d) Plasamentul la mas

Locul de onoare este aezat totdeauna pe latura care ofer, n func ie de ncpere, privirii ocupantului fie ua de intrare, fie fereastra dac ua este lateral, fie, n cazul n care i ua i fereastra sunt aezate lateral, perspectiva cea mai larg. Plasamentul se face ntotdeauna dup ce a fost stabilit ordinea de precdere, att a brba ilor ct i a femeilor. Ordinea de precdere se face innd cont de func ie. La nivel de reprezentare egal, vechimea n func ie, gradul, vechimea la post etc., sunt elemente pe baza crora se poate realiza ordinea de precdere. Femeile vduve sau divor ate au precdere n principiu asupra celor necstorite, atunci cnd nu au func ie. Pentru a nlesni identificarea locului la mas al fiecrui invitat, se vor folosi cartonae dreptunghiulare pe care scrie numele persoanei respective. Cnd numrul invita ilor este mare, pentru a se evita circula ia n jurul mesei pentru identificarea plasamentului la mas, se folosete al doilea rnd de cartonae pe care este schi at planul general al mesei i este marcat locul invitatului. n func ie de numrul participan ilor i formatul mesei, poate fi alctuit un tablou cu plasamentul general, care se expune la loc vizibil pentru orientarea oaspe ilor. Se pot avea n vedere i solu ii combinate, de plasament la masa n form de potcoav cu mese rotunde sau dreptunghiulare, n func ie de nivelul participrii la ac iuni i numrul invita ilor. n situa ia cnd la o mas se invit o persoan cu grad mai mare ca cel al gazdei, aceasta din urm poate ceda locul su acesteia. n caz contrar, persoana cu gradul mai mare va ocupa locul din dreapta oaspetelui principal. Cnd gazda este un celibatar sau so ia este absent, se obinuiete ca locul de onoare din fa a gazdei s fie oferit so iei invitatului cu gradul cel mai mare. Cnd se dorete s se acorde oaspetelui de onoare (necstorit sau a crei so ie este absent) o aten ie deosebit, locul de onoare va fi cel din fa a so iei gazdei. n acest caz, gazda-brbat se aeaz fie la dreapta primei femei, fie pe ultimul loc ceea ce este mai politicos. n func ie de nivelul la care are loc ac iunea, n situa ia n care exist, locul translatorului poate fi: n spatele gazdei sau la mas, n stnga ei.

Masa Bufet
Se organizeaz cnd exist interesul de a se invita un numr mai mare de persoane. Mncrurile vor fi aezate pe mese lungi, n centrul sau pe laturile salonului. Oaspe ii se servesc singuri sau ajuta i de c iva osptari. Se poate mnca n picioare n acelai salon sau saloane alturate, unde se pot aranja grupuri de msu e, pe care se aeaz farfurii i tacmuri. Nu se face plasament. e) Aranjarea mesei Aranjarea corect i cu gust a mesei creeaz o ambian plcut i uureaz att serviciul osptarilor, ct i consumul mncrurilor pregtite[1]. Scaunele trebuie aranjate la distan e potrivite: s nu fie prea aproape pentru ca vecinii s se jeneze reciproc n timpul mnuirii tacmurilor i nici prea deprtate nct discu iile s fie stnjenite. Fa a de mas clasic este alb sau cu desene discrete de aceeai culoare (damasc). nainte de a fi folosit, este indicat s fie controlat dac este perfect curat i recent clcat, astfel nct pliurile s nu mpiedice aranjarea mesei. n cazul cnd sunt necesare mai multe fe e de mas (ceea ce trebuie evitat n msura posibilului) se va observa ca suprapunerea lor s se fac pe o linie ct mai pu in perceptibil. Sub fa a de mas se ntinde, de obicei, un molton gros, care permite o mai bun fixare a tacmurilor i, totodat, ferete masa de pete. n ultimul timp, se folosesc n mod curent fe e mici de mas, individuale, fcute dintr-o pnz fin, de obicei cu broderie, din pai sau rafie n diferite culori. Fe ele de mas individuale se folosesc numai cnd gazda dispune de o mas din lemn de calitate superioar i perfect lustruit. erve elele se aranjeaz n diferite forme, pliate n form dreptunghiular sau triunghiular, fie direct pe farfurie, fie la stnga acesteia. Cel mai practic este aranjarea lui n form triunghiular, cu vrful n sus, la stnga farfuriei, astfel nct s mascheze feliile de pine sau chifle.

Tacmurile folosite la o mas oficial trebuie s fie de calitate bun, de preferin din argint sau argintrie. Gazda are obliga ia s le controleze naintea fiecrei mese, spre a se ncredin a c sunt curate i n bun stare. Nu este nimic mai neplcut dect ca, n timpul unei mese, vreunui invitat s-i cad, de exemplu, mnerul cu itului sau ca acesta s nu taie. De regul, fiecare fel de mncare se mnnc cu tacm separat. De aceea i tacmurile se aranjeaz n ordinea servirii meniului, n jurul farfuriei. Iat, de exemplu, aranjamentul pentru un dineu: la dreapta farfuriei: lingura de sup, cu itul de pete, cu itul de carne; la stnga farfuriei: furculi a de pete i cea de carne; n fa a paharelor: furculi a, cu itul i linguri a de desert. lamele cu itelor vor fi ntotdeauna ndreptate spre farfurie.

Paharele se aranjeaz n fa a farfuriei, drept, oblic sau n semicerc, numrul lor depinznd de cel al buturilor servite; fiecare fel de vin se bea dintr-un pahar separat. La un dineu, de exemplu, la care se vor servi dou feluri de vin i ampanie se vor pune patru pahare, cel mai mare fiind pentru ap. Dac aperitivul se servete direct la mas, se pune n plus phrelul de uic (sau alt butur)care, de obicei, se umple nainte de aezarea oaspe ilor la mas. Paharele de lichior sau coniac se pun pe mas odat cu cafeaua sau pu in mai nainte. Masa se aranjeaz, de obicei, cu flori, pe mijloc, ntre cele dou rnduri de tacmuri. Ornamentul cel mai practic const ntr-un aranjament de diferite flori cu tijele tiate scurt, puse ntr-o vaz joas, astfel nct oaspe ii plasa i fa a n fa s se poat vedea cu uurin . Ca ornament mai pot servi fructierele pe care se aranjeaz fructe de sezon, bomboniere, precum i diferite bibelouri de calitate superioar. Buchete mai mari de flori se pot pune n vaze speciale pe mobilele din jur. Ca piese accesorii, la o mas mai pot fi aranjate: servicii pentru sare, piper, mutar sau alte diverse condimente, scrumiere etc. n cazul cnd la mas se servete pete sau fructe care necesit folosirea degetelor pentru scoaterea oaselor, respectiv a smburilor, se obinuiete ca n dreptul fiecrui invitat s se pun cte un bol cu ap, n care oaspe ii i vor putea clti degetele. n ap se pot pune petale de flori, felii de lmie etc. f) Meniul Meniul va fi ntocmit n func ie de oaspe i i sezon, preocuparea de baza a gazdei trebuie s-o constituie calitatea mesei i felul n care este servit. Se vor evita mesele prea ncrcate sau care presupun un consum exagerat de alcool. La o masa (dejun, dineu) nu este indicat s se serveasc, n afara desertului, mai mult de dou feluri, cnd sunt suficient de consistente sau trei, cnd se stabilete un meniu mai uor. n general, nu se servete dect un singur fel de mncare din carne. Numai la banchete se poate introduce i al doilea fel. Alegerea desertului se face n func ie de restul meniului: un desert mai uor (salat de fructe, nghe at), dac celelalte feluri de mncare au fost mai grele i un desert mai consistent (tort, plcint etc.) n caz contrar. Fructele pot fi servite ca desert (proaspete, compot, salat), fie dup acesta, dac masa nu a fost prea ncrcat. Vinurile se aleg dup componen a meniului. La o mas nu se vor servi mai mult de dou feluri de vin (alb, rou) i un vin dulce, desert sau ampanie. Cafeaua cu coniac (lichior etc) poate fi servit la mas sau ntr-un salon separat. Dac se servete separat, dup terminarea mesei, gazda-femeie se va ridica prima, invitnd oaspe ii n salonul respectiv. Unele reguli de etichet referitoare la ac iunile protocolare enun ate n cazul cnd eful unei institu ii ofer o mas cu un numr mai mare de oaspe i, este bine ca cel pu in unul dintre colaboratori s fie invitat, pentru a-l ajuta la primire. Dac vestiarul este departe de salonul de primire, este bine ca acest colaborator s ntmpine oaspe ii la ieirea din vestiar, ajutndu-i s ia cunotin de plasamentul la masa. Acesta se face pe o plac

special, de obicei confec ionat din piele sau material plastic, n care se introduc buc i mici de carton, pe care se scrie numele fiecrui invitat, aranjate n jurul unei piese, de forma mesei, montat n mijlocul plcii; Sosirea la mas cu punctualitate trebuie respectat cu stricte e, pe de o parte avnd n vedere c se pot servi unele mncruri fixe care se pregtesc la minut, pe de alt parte, pentru a evita ca ceilal i invita i s atepte pe cel ntrziat. Pentru prentmpinarea unor asemenea situa ii este recomandabil ca 15-30 minute de la ora indicat pe invita ie s se serveasc drink-uri i mici aperitive, n picioare, prilej inclusiv pentru un prim contact ntre to i participan ii la mas. inuta la o mas este cea indicat pe invita ie. n cazul cnd o asemenea precizare nu exist, n func ie de anotimp i ora mesei, se va mbrca un costum corespunztor, care poate fi de culoare mai deschis la prnz i n orice caz de culoare nchis seara (gris-fer, bleu-marin etc). La orice mas, brba ii mbrac ns cma alb, cu pantofi i ciorapi asorta i culorii costumului. Se va avea, de asemenea, grij ca ntre ciorapi i cravat s nu fie un contrast izbitor. La o mas de prnz, femeile pot mbrca o rochie simpl de zi, bine croit i potrivit vrstei n privin a modelului i culorii. La o masa de sear (dineu) se va prefera o rochie de mtase sau ln, mai nchis, cu croial simpl. Rochia de sear (de obicei mai lung, dintr-un material nchis i mai greu) nu se poart dect atunci cnd brbatul este n smoking sau frac. Portul plriei la prnz este uzual, chiar la o rochie de strad. De asemenea, n special la o mas de sear, se obinuiete s se poarte mnui. Lungimea i culoarea acestora depind de croiala rochiei i de gustul personal. Cnd osptarul anun c masa este servit, gazda-brbat invit pe so ia oaspetelui principal i o conduce la locul ei. Gazda-femeie invit pe oaspetele de onoare s ntre n sufragerie, dar ea trece dup intrarea tuturor oaspe ilor. La sfritul mesei, gazda-femeie se ridic i iese prima din sufragerie. nainte de invitarea la mas, gazda va avea grija s recomande ntre ei pe oaspe ii care nu se cunosc. Servitul mesei ncepe ntotdeauna cu oaspe ii-femei, n ordinea de precdere a acestora i continu apoi cu brba ii, astfel nct gazda-so ie va fi servit ultima dintre femei, iar gazdaso ultimul dintre brba i. Se va controla cu grij mbrcmintea osptarilor, ea trebuind s fie curat i de aceeai croial. De asemenea, osptarii vor fi instrui i cu privire la ordinea n care vor fi servi i oaspe ii i la comportarea n timpul mesei (s nu fie zgomotoi, s nu serveasc sau s circule n timpul toasturilor, dect dac este necesar s umple paharele etc.). Cei ce stau mpreun la aceeai mas au obliga ia de a discuta ntre ei. A proceda altfel nseamn o total lips de polite e. n cazul cnd doi oaspe i plasa i unul lng altul nu se cunosc, brbatul poate arta vecinei sale cartea lui de vizit, din dreptul tacmului, spunnd: Numele meu, al dv.? sau numai numele meu, n timp ce se uit spre cartea de vizit a persoanei necunoscute. Se poate fuma din momentul n care osptarii servesc oaspe ii cu igri. n cazul cnd igrile sunt pe mas, de obicei nu se fumeaz nainte de a se trece la ultimul fel de mncare (carne) sau pn cnd gazda nu face o invita ie n acest sens. Oaspetele principal, care de obicei d semnalul de plecare, prsete locuin a gazdei, n mod obinuit, dup 1/2-1 or de la terminarea mesei. Binen eles, n aceast privin nu exist o regul fix, plecarea oaspetelui principal fiind n func ie i de alte elemente ca: atmosfera existent i natura discu iilor care se poart, anumite interese personale sau angajamente ulterioare etc. n cazul cnd unii invita i au obliga ii care nu le permit s atepte plecarea invitatului principal, vor putea prsi locuin a, scuzndu-se att fa de acesta, ct i fa de gazd. B. Organizarea cocktailurilor i recep iilor Cocktail-urile i recep iile se organizeaz n diferite mprejurri ca: ziua na ional, prezen a n ar a unei delega ii strine etc. n general, cocktailurile se organizeaz n ocazii mai pu in oficiale i au loc dup-amiaza, la orele 17.00 sau 18.00. Recep iile au un caracter mai oficial, n

cinstea unei delega ii de nalt nivel etc., ele avnd loc mai ales seara, n jurul orelor 19.00 sau 20.00. Pe invita ii se men ioneaz, de obicei, ocazia cu care se ofer cocktailul sau recep ia respectiv. Oaspe ii vor fi saluta i, la sosire i plecare, de ctre gazd i so ia sa i, eventual, de unul dintre colaboratori. O preocupare deosebit trebuie s se acorde aten iei fa de oaspe i, urmrindu-se ca gazdele s se ntre in cu ct mai mul i oaspe i i n special cu personalit ile mai marcante. Este recomandabil ca problemele pe care gazda are interesul s le abordeze n ziua respectiv s fie pregtite cu mult grij, indicndu-se care anume dintre colaboratori va ridica una sau alta dintre ele i cui anume, astfel nct aceleiai persoane s nu i se ridice probleme similare de ctre diferi i membri ai institu iei. C. Ceaiuri i ntlniri prieteneti Ceaiurile sunt ac iuni protocolare organizate, fr o ocazie deosebit, cu scopul de a se crea o ambian propice unor discu ii amicale. Ceaiurile se organizeaz fie diminea a ntre orele 10.30-11.30 sau dup-amiaza, ncepnd cu orele 16.00 pn la orele 18.00. La ceai se pot servi alune, fursecuri, bomboane de ciocolat, iar n ncheiere diferite sucuri. 4. Uzan e de ceremonial i protocol diplomatic practicate n Romnia

Primirea efilor de misiune


Misiunea diplomatic este rugat s comunice Ministerului Afacerilor Externe, n timp util, data sosirii, mijlocul de transport i punctul de intrare n Romnia a noului ef de misiune pentru a fi ntmpinat conform uzan elor diplomatice. La sosirea la post, efii de misiune sunt saluta i n Bucureti, la gar sau aeroport, n numele ministrului afacerilor externe, de directorul Protocolului sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Vizitele protocolare ale efilor de misiune la sosirea la post Dup sosirea sa la Bucureti, eful de misiune face o vizit directorului Protocolului Ministerului Afacerilor Externe, care l informeaz asupra uzan elor locale privind ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare i asupra regulilor de protocol care trebuie respectate de efii misiunilor diplomatice n Romnia. Cu ocazia acestei vizite, eful de misiune solicit o audien , n legtur cu prezentarea copiilor scrisorilor de acreditare, la ministrul afacerilor externesau n lipsa acestuia, la un secretar de stat. Ulterior, directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune despre ziua i ora cnd va fi primit de ministrul afacerilor externe sau de secretarul de stat n vederea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare. nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz directorului Protocolului copia scrisorii de cabinet prin care este numit n aceast func ie i a celei de rechemare a predecesorului, n cazul c acesta nu a depus-o la plecare. n ziua i ora fixate pentru audien la ministrul afacerilor externe sau la secretarul de stat, eful de misiune este ateptat i prezentat ministrului de directorul Protocolului.Cu acest prilej, ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat are o convorbire cu eful de misiune. eful de misiune nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat copiile scrisorilor de acreditare i ale scrisorilor de rechemare a predecesorului su, n cazul n care acesta nu lea depus la plecare. Directorul Protocolului informeaz pe eful de misiune de data i ora fixate pentru audien a la preedintele Romniei n vederea prezentrii scrisorilor de acreditare. eful de misiune comunic n prealabil directorului Protocolului numele colaboratorilor si cu grad diplomatic care urmeaz s-l nso easc la ceremonia depunerii scrisorilor de acreditare; numrul acestora poate fi de 1-3 persoane. Numirea unui nsrcinat cu afaceri a.i., va fi comunicat ministrului afacerilor externe al rii acreditare printr-o scrisoare sau telegram, de ctre ministrul afacerilor externe al rii acreditante.

Ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare n ziua fixat pentru depunerea scrisorilor de acreditare, directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador de la reedin sau ambasad la Palatul Cotroceni. Deplasarea ambasadorului la Palatul Cotroceni se va face cu un autoturism pus la dispozi ie de Protocolul Preedin iei. Colaboratorii care l nso esc (1-3) se deplaseaz cu maini ale ambasadei. La intrarea n curtea Palatului Cotroceni, ambasadorul coboar din main i este salutat de eful Protocolului Preedin iei, care l invit s treac n revist garda militar de onoare. Aceasta ceremonie se desfoar n acordurile Marului de ntmpinare. Ambasadorul se oprete n dreptul drapelului Romniei i salut printr-o uoar nclinare a capului, dup care continu trecerea n revist a grzii. Dup trecerea n revist a grzii militare de onoare, ambasadorul este invitat n main, unde l ateapt directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe. Odat ajuni la Palat, ambasadorul i colaboratorii si sunt condui ntr-un salon de ateptare n care sunt arborate steagurile respectivei ri i al Romniei. Ambasadorul, nso it de directorul Direc iei Protocol din Ministerul Afacerilor Externe, urma i de colaboratorii ambasadorului, intr n Sala Unirii i se opresc la 4-5 pai n fa a preedintelui Romniei. Sunt prezen i ministrul afacerilor externe sau un secretar de stat i un consilier preziden ial sau de stat. Directorul Protocolului din Ministerul Afacerilor Externe se adreseaz preedintelui Romniei cu formula Domnule preedinte, am onoarea s v prezint pe Excelen a Sa, domnul .., ambasadorul extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia. Ambasadorul l salut pe preedintele Romniei printr-o uoar nclinare a capului i se adreseaza cu urmtoarele cuvinte: Domnule preedinte, permite i-mi s v nmnez scrisorile prin care preedintele .., Domnul .. m acrediteaz n calitate de ambasador extraordinar i plenipoten iar al .. n Romnia, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului meu. Ambasadorul se apropie de preedinte pentru a-i nmana scrisorile de acreditare, precum i scrisorile de rechemare a predecesorului su, dac este cazul. nmnarea se face cu ambele mini de la o distan de circa un metru. Dup primirea scrisorilor, preedintele i strnge mna ambasadorului. Preedintele prezint ambasadorului persoanele oficiale romne care asist la ceremonie. La rndul su, ambasadorul prezint preedintelui pe colaboratorii si. Preedintele l invit pe ambasador pentru o fotografie oficial lng steagul Romniei. Preedintele are apoi o ntrevedere, ntr-un salon contiguu Biblioteca cu noul ambasador. La ntrevedere asist ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat, consilierul preziden ial sau de stat, eful Protocolului Preedin iei i colaboratorii ambasadorului. Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe se retrage ntr-un salon alturat n ateptarea ncheierii ceremoniei care dureaza circa 15 minute. Dup terminarea convorbirii, marcat de oferirea unei cupe de ampanie, preedintele i ia rmas bun de la ambasador. Ambasadorul i colaboratorii si ies din palat i se ndreapt spre maini. De aceast dat, autoturismul oficial n care se afl ambasadorul are arborat fanionul na ional al rii respective (pe aripa din fa dreapta). Directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau adjunctul acestuia conduce pe ambasador pn la reedin a sau cancelaria acestuia, unde se poate oferi o cup de ampanie sau cocktail restrns. inuta la ceremonia prezentrii scrisorilor de acreditare este costum de culoare nchis, uniform diplomatic sau costum na ional. Ordinea de precdere a efilor de misiune Ordinea de precdere a efilor de misiuni diplomatice va fi determinat, pentru ambasadori, de ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare preedintelui Romniei, iar pentru nsrcina ii cu afaceri a.i. de data notificrii la MAE a asumrii conducerii misiunii diplomatice;

Ziua i ora prezentrii scrisorilor de acreditare de ctre ambasadori sunt stabilite n func ie de ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat; Ziua i ora prezentrii copiilor scrisorilor de acreditare se stabilesc n func ie de ziua i ora sosirii la Bucureti; Dac n aceeai zi i la aceeai or sosesc doi sau mai mul i ambasadori n acelai avion sau nav maritim ordinea depunerii copiilor scrisorilor de acreditare va fi stabilit pe criterii alfabetice (denumirea rii) sau prin tragere la sor i. Absen a efului de misiune n caz de plecare temporar din Romnia, eful misiunii trimite o Not Verbal Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol indicnd numele colaboratorului care l nlocuiete pe timpul absen ei sale, n calitate de nsrcinat cu afaceri a.i. De asemenea, eful misiunii notific n scris Ministerului Afacerilor Externe Direc ia Protocol ntoarcerea i reluarea func iilor sale; n caz de plecare definitiv sau temporar din Romnia a unui nsrcinat cu afaceri a.i., notificarea nlocuirii acestuia cu un alt nsrcinat cu afaceri a.i. se face printr-o scrisoare sau telegram adresat ministrului afacerilor externe al Romniei de ctre ministrul afacerilor externe al rii respective. Plecarea definitiv din Romnia a efilor de misiune La plecarea definitiv din Romnia, scrisorile de rechemare pot fi depuse la Preedintele Romniei fie personal de ctre efii de misiune, fie de succesorii acestora, odat cu depunerea scrisorilor lor de acreditare; Scrisorile de rechemare ale nsrcina ilor cu afaceri titulari se depun ministrului afacerilor externe, fie de ei personal, fie de succesori, odat cu scrisorile lor de cabinet. efii de misiune care prsesc definitiv Romnia sunt saluta i la plecare, la gar sau la aeroport, de directorul Protocolului Ministerului Afacerilor Externe sau de adjunctul acestuia. Dac sosirea sau plecarea efului de misiune are loc n zilele de smbt sau duminic, srbtori sau alte zile n care oficial nu se lucreaz precum i dup orele 22.00 sau nainte de orele 08.00, acesta va fi salutat de un func ionar al Direc iei Protocol. Plecarea definitiv a efului de misiune se notific de ctre respectiva misiune prin Nota Verbal n care se men ioneaza data plecrii definitive, dorin a efecturii unor vizite de rmas bun (la preedintele rii, primul ministru i ministrul afacerilor externe) de a cror perfectare se ocup Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol. La plecarea definitiv a unui ambasador sau ef de misiune, un membru al conducerii Ministerului Afacerilor Externe (ministrul de externe sau un secretar de stat) ofer un dejun sau dineu in onoarea respectivului ef de misiune. Obliga iile protocolare ale so iilor efilor de misiune Dup prezentarea scrisorilor de acreditare de ctre eful de misiune, so ia acestuia poate solicita o vizit protocolar de prezentare la so ia ministrului afacerilor externe. So iile efilor de misiune trimit cr i de vizit so iilor personalit ilor romne crora so ii lor le-au fcut vizite protocolare de prezentare sau le-au trimis cr i de vizit. Prezentarea scrisorilor de cabinet de ctre nsrcina ii cu afaceri titulari la ministrul afacerilor externe n ziua i la ora fixate pentru depunerea scrisorii de cabinet, nsrcinatul cu afaceri titular vine la Ministerul Afacerilor Externe unde este primit de directorul Protocolului cruia i nmneaz, ntr-o scurt ntrevedere, copia scrisorii de cabinet. Imediat dup aceast ntrevedere, directorul Protocolului l conduce la cabinetul ministrului sau secretarului de stat.

nsrcinatul cu afaceri titular nmneaz ministrului afacerilor externe sau secretarului de stat scrisoarea de cabinet pentru numirea sa i pe aceea de rechemare a predecesorului su, n cazul c acesta nu a depus-o nainte de plecare. Cu aceasta ocazie are loc o scurt convorbire. inuta pentru audien a la ministrul afacerilor externe sau secretarul de stat a nsrcinatului cu afaceri titular, pentru depunerea scrisorilor de cabinet, este costum de culoare nchis. Prezentarea colaboratorilor efului de misiune eful de misiune prezint pe primul su colaborator, sosit la post, printr-o vizit pe care o face directorului Protocolului i directorului de rela ii din Ministerul Afacerilor Externe. Ceilal i membrii ai misiunii, cu grad diplomatic, sunt prezenta i, la sosireala post, directorului adjunct al Protocolului din MAE sau altor colaboratori ai aceste Direc ii Ataa ii militari i ataa ii comerciali fac vizite de prezentare la Ministerul Aprrii Na ionale i, respectiv, la Ministerul Industriei i Comer ului, conform uzan elor respectate n aceste ministere. Decanul Corpului Diplomatic Decan al Corpului Diplomatic este eful de minsiune cu grad de ambasador extraordinar i plenipoten iar, cu cea mai mare vechime la pot. n Romnia, decan al Corpului Diplomatic este, din oficiu, reprezentnatul Vaticanului respective Nun iul Apostolic. Intrarea i ieirea din func ie a decanului Corpului Diplomatic se face n mod automat, fr nici o ceremonie. n absen a acestuia, decan a.i. al Corpului Diplomatic devine ambasadorul aflat imediat dup Nun iul Apostolic, n ordinea de precdere. Notificarea acestei situa ii la Ministerul Afacerilor Externe Direc ia Protocol intr n practic diplomatic. ANEXA Cele mai uzuale plasamente la mas sunt urmtoarele: Masa la care particip numai brba i Varianta 1

G = gazda O = oaspetele de onoare

Varianta 2

G = gazda O = oaspetele de onoare

Masa la care particip i femei Varianta 1 (cifrele subliniate femei)

G = gazda SG = so ia gazdei

Pentru a se evita plasarea femeilor la capetele meselor este de preferat atunci cnd numrul femeilor este egal cu cel al brba ilor, s se foloseasc urmtoarea varianta de plasament:

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa n form de potcoav Varianta 1

G = gazda SG = so ia gazdei

Varianta 2

G = gazda SG = so ia gazdei

Masa rotund Numrul invita ilor este mic.

G = gazda SG = so ia gazdei

Nota:

Exemplele de mai sus nu epuizeaz n ntregime gama de situa ii ce pot aprea n cadrul unor asemenea ac iuni.