CUPRINS 1. 2. INTRODUCERE......................................................................................................... Descrierea, analiza i evaluarea funciei de secretar.......................................... Rolul i locul activitii secretariatului n lumea profesional modern....... 2.

1 Funciile secretariatului............................................................................... 2.2 Funcia de asistent manager............................................................................... 2.3 Calitiile i aptitudinile secretarului (asistent-managerului)................... CONCLUZII................................................................................................................. BIBLIOGRAFIE.........................................................................................................
1 1 2 7 8 9 13 13

INTRODUCERE

Secretariatul trebuie considerat ca un ajutor imediat i indispensabil al managerilor, avnd ca rol principal preluarea de la acetia, prin delegare de atribuii, a unor sarcini pe care le pot rezolva (uneori chiar mai bine). Secretariatul poate contribui la mai buna executare a funciilor de management la toate nivelurile acestuia: prevederea i programarea, organizarea i structurarea activitii, coordonarea, decizia i controlul, etc. n principal, secretarul se ocup de crearea tuturor condiiilor de asigurare a desfurrii optime a fluxurilor de informaii i decizii. Rolul secretarului, n general, este considerat a fi secundar, avnd un caracter auxiliar, dar n realitate el este indispensabil n desfurarea activitii economico-sociale performante. n literatura de specialitate s-a ncercat definirea secretariatelor ca fiind un nucleu funcional, un grup de oameni specializai reunii sub o autoritate ierarhic (director de secretariat, secretar-ef, ef birou secretariat, etc) subordonat, la rndul ei, conducerii unitii i care are prevzute atribuii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrrilor specifice muncii de secretariat. 1. Descrierea, analiza i evaluarea funciei de secretar Secretariatele au o serie de atribuii specifice : organizarea corespondenei primate sau emise de conducerea unitii, evidena, circulaia i clasarea acesteia; organizarea evidenelor operative sau fundamentale n cadrul sistemului informaional sau decizional al unitii; organizarea ntlnirilor de lucru, a edinelor, a unor manifestri tiinifice; asigurarea documentaiei necesare actului decizional; multiplicarea documentelor i materialelor informaionale i/sau decizionale; primirea vizitatorilor i a altor solicitani poteniali clieni ai firmei. Funcia de secretar presupune omniprezena secretarului la diferite activiti organizate de conducere, consemnarea lucrrilor respective, prelucrarea, clasarea i arhivarea documentelor rezultate. Definirea funciei de secretar presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente: scopul i rolul lor n sistemul general al activitii economico-sociale i n unitatea respectiv; poziia pe care activitatea de secretariat o deine n contextul general; responsabilitile pe care acestea le au; gradul de autoritate primit de la manager; relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii instituiei n care fiineaz. Evaluarea funiei de secretar se face printr-un punctaj, acordat n funie de gradul de pregtire (de baz i de specialitate), experiena acumulat i manifestat; gradul de dificultate i de risc pe care le presupune executarea funciei; priceperea de a lucra cu aparatura din dotare (n mod deosebit cu calculatorul si faxul); cunoaterea si practicarea curent a unei limbi de circulaie internaional. Exercitarea atribuiilor de ctre un compartiment presupune exercitarea responsabilitilor, a prerogativelor dar i competena n a le realiza.
2

Competena celor care lucreaz n compartimentul de secretariat se concretizeaz n a fi: un bun stenograf - s poat transmite i transcrie exact ceea ce i se dicteaz i un dactilograf ndemnatic, scriind fr greeli de tastare i limb; un bun corespondent, folosind o limb corect i bogat n coninut1; un bun specialist n clasarea i arhivarea actelor, corespondenei i documentelor, capabil s le gseasc, la nevoie, cu rapiditate; un interpret capabil s discute cu persoane strine, s fac cunoscute ideile reprezentanilor firmei, s comunice acestora ideile reprezentanilor firmei, i s comunice acestora ideile interlocutorilor strini fr denaturri; un bun organizator al sistemului informaional, capabil s primeasc, s prelucreze i s transmit informaii, precum i s in la zi evidenele pentru conducere i celelalte compartimente ale unitii; un bun traductor, capabil s traduc cu rapiditate un text din/n limba romn/limba strin; un bun cunosctor al lucrrilor de secretariat i coresponden, capabil s nregistreze, repartizeze i s urmreasc rezolvarea corespondenei primite, s pregteasc rspunsul la scrisorile indicate de conducere, s prezinte la semnat corespondena mpreun cu materialul de baz, s ntocmeasc formele de expediere a corespondenei; un bun organizator al contactelor ntre conducere i persoanele din afar i din interiorul firmei (ntlniri de lucru, edine, conferine); un bun documentarist, capabil s detecteze surse de documentare, s selecteze i s claseze materialul, s-l difuzeze sub form de buletine, fise, etc; un bun specialist n manipularea i utilizarea aparaturii moderne de birou (calculatoare, maini de multiplicat, aparatur de nregistrare-clasare, etc); un bun lucrtor, capabil s ntocmeasc statistici specifice sectorului de secretariat, s le prezinte sub form de grafice i tabele; un bun agent de triere i transmitere a comunicrilor telefonice, capabil s filtreze, limitnd pn la evitarea total a caracterului nociv al suprasolicitrilor i ntreruperilor frecvente ale activitii conducerii n anumite perioade. un bun specialist pentru controlul i corectura editorial i tipografic a materialelor n curs de multiplicare. 2. Rolul i locul activitii secretariatului n lumea profesional modern Funcia (postul) unui lucrtor ntr-o organizaie constituie participarea sa permanent la desfurarea diferitelor activiti ce permit realizarea obiectivelor firmei. Multe funcii sunt descrise exclusiv pe baza ndatoririlor pe care le presupun. (activitile care trebuie ndeplinite i rezultatele care se ateapt din partea
1

Alistar V., Popescu Slniceanu I. Protocol, coresponden secretariat n administraia public, Editura Lumina Lex, Bucureti, 2001, p.126

persoanei care le ndeplinete). Totui pentru a avea o imagine clar a unei funcii trebuiesc luate n considerare urmtoarele elemente : educaia (specific nivelului de educaie cerut: liceu, studii superioare, coli sau cursuri pregtitoare, etc.); experien profesional (unele funcii se pot ncredina imediat dup terminarea colii, altele necesit o anumit experien); poziia n structura organizaional sau n structura ierarhic superioar. n aceast etap se va descrie poziia pe care o ocup funcia de secretar n ansamblul structurii, locul pe care l ocup n organigrama organizaiei; atribuii i sarcini impuse funciei respective; caliti personale cerute pentru ocuparea funciei; un tip special de responsabilitate (de exemplu coordonarea unei echipe de secretare sau luarea de decizii n numele efului prin delegare de autoritate). Funcia de secretar presupune omniprezena ei la diferite activiti organizate de conducere, consemnarea lucrrilor respective, preluarea, plasarea i arhivarea documentelor rezultate, etc. Pentru funcia de secretar nu exist o descriere universal valabil, dar definirea funciei presupune considerarea cel puin a urmtoarelor elemente: scopul i rolul secretariatelor n sistemul general al activitii economico-sociale i n organizaia respectiv, poziia pe care activitatea de secretariat o deine, responsabilitile, gradul de autoritate primit de la manager, relaiile cu toi factorii implicai n respectivul proces al muncii. Manualele de specialitate dau urmtoarea clasificare a funciilor de secretare2: 1) Secretare ucenice (dactilografiaz scrisori, diverse materiale; multiplic materialele; preiau mesaje; ajut la expedierea corespondenei prin fax, pot; nu au responsabiliti, 2) Tinere secretare (dactilografiaz corespondena pornind de la notie stenodactilografiate, casete audio; editeaz texte pe computer; preiau i transmit mesaje; redacteaz corespondena simpl; expediaz corespondena; primete vizitatorii; organizeaz edine, conferine; stenografiaz la diferite edine; au responsabiliti multiple dar limitate. 3) Secretare personale (aparin de obicei unui director executiv, a crui activitate o organizeaz; redacteaz i claseaz corespondena; cunosc bine stenografia i lucrul pe calculator; redacteaz singur rapoarte, referate, brouri; ntocmesc dri de seam ; primesc vizitatorii ; organizeaz cltorii de afaceri; organizeaz agenda efului; au cunotine de contabilitate ; particip la ntlnirile de afaceri ; traduc din/n limbi strine; organizeaz edine, conferine; au responsabiliti care le permit s participe la actul de conducere. 4) Asistente personale (reprezint funcia secretarial cea mai important, lucreaz n sfera conducerii; aparin unui director general (manager) sau preedinte; supravegheaz activitatea secretarelor ucenice i tinerelor secretare;
2

Enache I., Pariza M. Manual de secretariat i asisten managerial, Editura Universitatea Bucureti, 2003, p. 63

supravegheaz personalul administrativ, curieri, oferi, personalul de serviciu; traduc din i n limbi strine; organizeaz protocolul la edine, conferine, ntlniri de afaceri; organizeaz cursuri de perfecionare; analizeaz i evalueaz activitatea de secretariat; iau anumite decizii n numele efului (prin delegare de autoritate); au cunotine de contabilitate, drept, management, etc.; se ocup de recrutarea personalului din secretariat; pot avansa pe scara ierarhic. Desigur, coninutul noiunii de secretar nu cuprinde numai cele 4 categorii, ci i altele: secretar ef, ef de cabinet, asistent executiv, administrator pe probleme de nvmnt etc. Statisticile demonstreaz c peste 90% din funciile de secretare sunt ocupate de femei. Sociologii argumenteaz acestea prin faptul c este o meserie care se potrivete ca o mnu femeilor cci ele din natere au o capacitate mai mare de supunere, nclinaie spre detaliu, loialitate, abilitate relaional i chiar o mai mare inteligen emoional3. n zilele noastre meseria de secretar/asistent manager este foarte cutat, accentul punndu-se acum pe selectarea ct mai atent a lor. Dovad c este aa sunt i zecile de anunuri care apar zilnic n ziare i reviste. Profesiunea de secretar este poate singura profesiune care a suferit cele mai multe transformri dup 1989, odat cu apariia i la noi a mijloacelor moderne de comunicare i informare. Secretara nu nseamn doar puin dactilografie, picioare frumoase i arta de a face cafea, ea lucreaz acum pe calculator, folosete Internetul, are cunotine de management, marketing, drept, primete i transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail n limbi strine pe care le stpnete mai bine dect eful ei, dispune de un mic atelier informaional, dactilografiaz pe calculator folosind metoda oarb. Ea ntocmete i folosete sisteme sigure de eviden, fiind la curent cu instituiile, organismele i departamentele din ar i strintate cu persoanele lor cheie. Ea este cronicara evenimentelor instituiei sale, autoare de anale nepublicate. E mai uor s gseti un expert sau un strateg dect o secretar bun (prof. Mircea Malia). n prezent, secretara deine o funcie indispensabil pentru bunul mers al organizaiei din care face parte i care a devenit acum o ocupaie de un nalt profesionalism. O secretar este o profesionist n adevratul sens al cuvntului. Profesiunea de secretar, ca attea altele se practic i din vocaie, o vocaie care se poate descoperi, cultiva i perfecta prin intermediul educaiei continue. Secretara modern este o persoan educat i educabil care are capacitatea de a comunica cu oamenii verbal sau scris, de a nelege psihologia lor, o persoan care posed pe lng un cod al eticii profesionale, cunotine legate de profilul firmei i de operaiile tehnice specifice muncii de secretariat, i calitii manageriale la fel de dezvoltat ca ale celor care conduc instituia din care face parte. Secretarele sunt managerii propriilor lor firme secretariatele. Profesiunea de secretar nu reprezint o munc independent. Spre deosebire de un contabil manager, secretara este ntotdeauna legat de o anumit
3

Enache I., Pariza M. Manual de secretariat i asisten managerial, Editura Universitatea Bucureti, 2003, pag 38

persoan sau de un anumit departament. Ea lucreaz pentru alii, munca ei folosete muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara i eful trebuie s formeze o echip n adevratul sens al cuvntului cu drepturi i obligaii reciproce pentru fiecare din membrii echipei. Este esenial ca eful i secretara s gndeasc, s planifice i s acioneze ca o echip. Aa cum succesul juctorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea fiecruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa i sincroniza, tot aa eful i secretara trebuie s munceasc din greu pentru a-i dezvolta strategia de echip. Munca unui director i cea prestat de o secretar sunt greu de separat. Aciunile directorului i cele ale secretarei sunt complementare, fiind direcionate spre acelai scop. De exemplu trebuie scris un raport: directorul concepe, secretara l prelucreaz, l stilizeaz. Deci sarcina unic a fost aceea de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuia celor dou persoane, existena uneia depinznd de existena celeilalte. Este cunoscut faptul c atunci cnd eful avanseaz pe scara ierarhic, secretara este luat cu el. (nu este mai puin adevrat c pentru unele secretare exist riscul s rmn fr post atunci cnd eful este schimbat pe criterii politice). Secretara este cea care contribuie la imaginea public a unei firme sau instituii. Ea reprezint prima imagine a firmei, prima persoan cu care se intr n contact (tim cu toi c prima impresie conteaz; imaginea pe care o creeaz secretara este extrem de important. Nu de puine ori am auzit s-au am gndit dac secretara arat aa sau se comport aa ce s mai zicem de ef). Rolul secretarei devine mai puin acela de servitoare a managerului i mai mult de manager administrativ. Schimbrile politice din ultimii ani au modificat i pieele: ntreprinderile se afl n lupt concurenial, ele trebuie s acioneze i s gndeasc global, deoarece structurile tradiionale ale ntreprinderilor cu diviziunea lor strict a muncii, orientat ierarhic mult prea greoaie pentru a putea reaciona rapid i flexibil la cerinele clienilor. Toate aceste procese determin pentru secretare riscuri i noi anse: n cadrul restructurrii conducerii, n multe uniti se desfiineaz niveluri ierarhice ntregi sau se desprind din ntreprindere domenii complete. Sunt mai puini efi, automat exist mai puine secretare; presiunea crete asupra secretarelor rmase, pentru c eliminarea unor niveluri ierarhice nu nseamn i dispariia tuturor sarcinilor. De regul, sarcinile sunt redistribuite i mresc spectrul de sarcini al celor rmai. progresul tehnologic oblig la nvarea continu, timpul necesar fiind adesea suplimentar. Cine nu ine pasul cu noile tehnologii, i va pierde mai devreme sau mai trziu slujba; apariia pe scar larg a calculatoarelor face ca efii s le foloseasc nu numai pentru a-i rezolva problemele proprii, dar i pentru scrierea, uneori, a corespondenei. Aceasta poate fi considerat fie ca o degrevare a secretarelor, fie ca o concuren. De regul, este mai puin economic i eficient ca efii s-i scrie singuri corespondena. Ei sunt prea costisitori i prea lipsii de experien pe post de scribi. (Ci dintre ei pot scrie repede dup metoda oarb, cu zece degete?)
6

 restructurrile le privesc din ce n ce mai mult i pe secretare. Se experimenteaz i se testeaz: secretariatele pe domenii, echipele de secretariat birourile-centre de profit, lucrul de la distan etc. Din fericire, exist i reversul medaliei, iar ansele pentru secretare sunt foarte bune. Dezvoltarea continu a tehnologiei informaionale i comunicaionale reprezint o ans pentru secretare. E-mail (pota electronic), calculatorul, calendarul electronic de termene nseamn pentru secretare o degrevare de muncile de rutin, mari consumatoare de timp. Biroul va deveni mai srac n hrtii, iar ntocmirea, distribuirea i gestiunea informaiilor se vor accelera. Aceasta presupune, ns, cunoaterea tehnicilor necesare. Folosirea acestora prezint pentru secretare urmtorul avantaj: timpul ctigat pe care l poate folosi pentru a obine sarcini mai atractive. Pentru secretare apar i alte perspective i anume: 1) asistena managerial calificat: Dac pe viitor vor fi mai puini efi, acetia vor avea mai mult de lucru, deci, crete domeniul de conducere; se vor schimba i sarcinile de conducere. Conducerea subordonailor se va face mai ales prin comunicare, pentru care efii au nevoie de sprijinul unor asistente calificate, competente profesional i talentate psihologic. n spatele efilor eficieni vor sta n viitor, mai mult dect n prezent, nite administratoare eficiente ale timpului. Asistentele calificate vor gestiona nu numai efii i totalitatea fluxurilor organizatorice din secretariat, ci i pri din sarcinile lor, pe care le vor rezolva independent (de exemplu: sub forma unor proiecte sau domenii proprii de specialitate); 2) prestrile de servicii n mediul birotic: Aa cum am mai spus, tot mai multe firme experimenteaz noi forme de organizare pentru prestrile de servicii birotice. O astfel de form o constituie organizarea unui centru birotic intern al firmei cruia clienii i comand ntocmirea utlrarapid a graficelor lor de prezentare, din care se organizeaz i se dirijeaz video-conferinele, sau prin care se deruleaz organizarea i coordonarea edinelor, congreselor. 3) externalizarea unor funciuni din ntreprinderi: reprezint, poate, o nou ans pentru secretare. Aceasta presupune i o anumit acceptare a riscului. Domeniul se ntinde de la tradiionalul birou de dactilografiat, la organizarea manifestrilor, aranjamentele de cltorii, traducerile i stagiile de formare profesional, cercetarea informaional sau coordonarea. Multitudinea anselor profesionale este nc imprevizibil pentru persoanele care ndrznesc s se califice continuu. Folosirea acestor anse nseamn conducerea secretariatelor i posibilitatea acordrii asisten efilor, indiferent ce denumire vor purta atunci profesiunile salariatelor. Formarea profesional continu devine obligaie, prin aceasta nu se nelege formarea tradiional, ci nvarea pe tot parcursul vieii profesionale. Cu ct este mai calificat competena profesional, cu att mai interesante sunt sarcinile (i salariile lor) i cu att mai sigure sunt locurile lor de munc. Prin mbuntirea performanei i eficienei muncii lor, ele contribuie la o nelegere mai bun i la o percepie public apreciativ sporit a statutului
7

profesional i social al secretarei n societatea modern. A avea o prezen fizic agreabil, a stpni o limb strin i lucrul pe calculator, sau a dispune de o diplom universitar sunt elemente importante, ns departe de a suplini cei apte ani de acas, permanenta preocupare de a nva, de a se autodepi, precum i grija constant de a pstra proporiile dictate de bunul sim i de respectul pentru ceilali. Competente i contiente de sine aa le dorim pe secretarele i asistentele manageriale de mine. Sperm ca i n contiina concetenilor notri s se formeze acea imagine pe care o merit secretarele de mult vreme. n concluzie, putem spune c orict de multe schimbri vor fi n structura organizatoric a instituiilor, orict de multe i sofisticate echipamente apar, acestea nu vor reui s nlocuiasc niciodat o secretara competent, care se va perfeciona continuu. 2.1 Funciile secretariatului Principalele funcii ale secretariatului sunt urmtoarele: a) Funcia de asistare direct a managerului care presupune participarea secretarei la organizarea activitii managerului, ocupndu-se de: efectuarea unor lucrri de specialitate (editare materiale, procese verbale pentru edine, organizarea fiierelor i actualizarea lor, traducerea unor materiale, efectuarea unor formaliti financiare); consemnarea unor termene i calendare de lucrri; actualizarea agendei de lucru a managerului; urmrirea realizrii lucrrilor cu termene i informarea managerului privind stadiul acestora. b) Funcia de legatur i filtru pentru solicitrile persoanelor din interior i din afar. Aceasta presupune: pstrarea evidenei solicitrilor directe i a apelurilor telefonice n absena directorului i informarea operativ a acestuia; asigurarea legturilor telefonice operativ; pstrarea adreselor, numerelor de telefon ale persoanelor i unitilor cu care se colaboreaz; asigurarea perioadei de linite a managerului; prezentarea corespondenei pentru semnarea i distribuirea ei; asigurarea documentrii managerului n anumite domenii de activitate prin prezentarea de materiale specifice. c) Funcia de reprezentare, care presupune: primirea persoanelor din afar; ndrumarea acestora spre directorii executivi; asigurarea unei ambiante plcute (servirea unei cafele, a unei buturi, punerea la dispoziie a unor materiale pentru lecturare n caz de asteptare, etc.); furnizarea cu amabilitate, n limita competenei, a unor informaii solicitate;
8

Pentru a putea face fa sarcinilor, personalul din secretariat trebuie s posede4: cultur general foarte bun; cunotine n domeniul n care activeaz managerul; temeinica pregtire profesional de specialitate (redactare fr greeal a 35-40 de cuvinte pe minut); redactare scrisori simple, rspunsuri la adrese; selectarea cu discernmnt a materialelor corespunztoare domeniului de interes; ntocmirea rapid a unor centralizatoare statistice, etc; Caliti i aptitudini: rezisten fizic i nervoas ridicat; capacitatea de a se adapta la ritmuri variate de munc; calitai fizice (aspect plcut, ngrijit, vestimentaie cu gust); caliti intelectuale (inteligen, memorie vizual i auditiv, atenie concentrat i distributiv); caliti morale i umane (contiinciozitate profesional, spirit de disciplin, loialitate, sinceritate, devotament, rbdare, discreie deosebit, iniiativ, dispoziie bun constant, sociabil i modest). 2.2. Funcia de asistent manager Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern i n acelai timp colaborator apropiat al directorului. Asistentul manager nu poate da dispoziii nimnui, fr a fi delegat n acest sens de director, doar dac la rndul su are subalterni (secretare). Sunt cazuri n care, prin delegare de autoritate, asistentului manager i se subordoneaz directori de departamente, asistentele acestora, etc. Activitatea de asistent manager ofer nenumrate satisfacii personale i profesionale, dar i o serie de constrngeri: Avantaje: un salariu mai mare; condiii de munc mai bune; contacte variate; mai multe responsabiliti; mai mult putere de influen; Constrngeri: deplasri frecvente n provincie i/sau strintate; program flexibil; raportri permanente; obligaii sociale sau mondene: o mai mare disponibilitate; stagii de perfecionare. Pe de o parte, orice director i dorete un asistent care s primeasc dispoziiile fr a-l contrazice, s fie loial i discret, iar pe de alt parte, independena, inteligena, solicitudinea i responsabilitatea sunt acele caliti pe care trebuie s le aib un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini, sprijini i asigura succesul. Sarcinile i atribuiile pe care trebuie s le ndeplineasc un asistent manager depind de poziia pe care eful lui o ocup n structura organizatoric a firmei, precum i de activitatea desfurat de aceasta. Fa de secretara din instituiile de stat, asistentului manager i se cer mai multe cunotine i abiliti (cunotine de management, marketing, drept, psihosociologie, informatic, relaii publice etc.) ; au mai multe responsabiliti. Cele mai importante competene ale asistentei manager sunt: administrarea gestionarea documentelor; corespondena cu partenerii de afaceri; motivare4

Socobeanu I, Socobeanu I. Secretele secretariatului, Editura Eficient, Bucureti, 1998, pag. 54

stimulare; rezolvare a conflictelor; luarea deciziilor; negocierea; controlul; delegarea responsabilitilor; raportarea activitii; optimizarea forei de munc; coordonarea perfecionrii forei de munc; comunicarea interpersonal. Asistent-managerul ocup o funcie reprezentativ n cadrul firmei, ea reprezentnd cartea de vizit a firmei n faa partenerilor de afaceri. Lipsa de tact, comportamentul ursuz i indiferena acioneaz n mod negativ asupra clienilor. De aceea, un bun asistent-manager trebuie s cunoasc i s respecte regulile bunelor maniere n afaceri, s dovedeasc respect fa de clieni, s respecte timpul celorlali, s fie amabil, binevoitoare i s poat purta n mod plcut o conversaie. 2.3. Calittile i aptitudinile secretarei (asistent-managerului) n condiiile organizrii moderne a unitilor este foarte important ca la selectarea personalului din secretariat s se in cont nu numai de pregtirea profesional, de cunotinele de cultur general, dar i de anumite caliti i aptitudini. Este evident c nu exist nici o secretar sau asistent manager care s ndeplineasc toate cerinele cerute, dar o secretar bun trebuie s aib ct mai multe din aceste caliti, pe care, printr-o educaie permanent le poate dobndi sau dezvolta. 1. Inteligena n cele dou forme ale sale, teoretic i practic, inteligena presupune: - raionament i reflecie pentru a analiza faptele i a ajunge la o situaie real; - capacitate de analiz i sintez, ceea ce contribuie la optimizarea activitii; - capacitate de adaptare, pentru a face fa dinamicii muncii de secretariat. Secretara trebuie s in cont de schimbrile care au loc n structura firmei, stabilind strategii noi, pe msura noilor situaii. De multe ori specificul muncii de secretariat presupune ntreruperea unor lucrri n favoarea altora mai urgente i mai importante. - bun sim i nelegere, n vederea rezolvrii cazurilor sau problemelor dificile i complicate care apar obiectiv n procesul muncii; - perspicacitate pentru sesizarea nuanelor. La selectarea persoanelor care urmeaz a lucra n secretariate, testarea perspicacitii, prin folosirea testelor de inteligent este deosebit de important; - spirit metodic, rezultat din necesitatea de a se lucra dup un plan al prioritilor i din necesitatea utilizrii corecte a instrumentelor de lucru (agende cronologice i pe domenii de activitate, scadentarul de termene etc.); 2. Discernmnt pentru a permite distincia ntre laturile unei probleme i alegerea celei mai bune soluii. Complexitatea vieii economico-sociale pune, de multe ori, secretara n situaia de a alege ntre dou soluii, ambele rele, pe cea mai puin rea. O alegere corect poate fi benefic pentru firm, la fel cum o alegere greit poate fi n defavoarea unitii respective. 3. Memorie face parte din calitile indispensabile pentru buna exercitare a atribuiilor unei secretare; ea trebuie s rein fizionomii, nume, numere de telefon i adrese, date statistice i alte informaii. Reinerea i utilizarea informaiilor este
10

mult uurat de instrumentele operative (agende, caiete de sarcini, scadentare de termene, calculator etc.). Este adevrat c memoria este o calitate nativ, dar tot la fel de adevrat este c oamenii mai puin dotai obin rezultate performante prin exerciiu de memorie. 4. Atenia amelioreaz memoria. Ea permite secretarei s rein informaii, nregistrnd i transmind datele fr erori. 5. Iniiativa i permite secretarei s ia decizii rapide n cadrul competenelor atribuite. Iniiativa secretarei scutete conducerea de a nsoi unele decizii mai puin importante de multe amnunte, dar nu scutete secretara de a solicita precizri suplimentare (dac este cazul). n strns legtur cu iniiativa este competena, care implic rspunderea, responsabilitatea celui care o ia. Iniiativa secretarei nu trebuie s nsemne imixtiunea n prerogativele conducerii i nici n iniiativele celorlalte compartimente; 6. Spirit creativ este n strns legtur cu iniiativa. Creativitatea nseamn cutarea continu de soluii care ar putea mbuntii activitatea firmei. 7. Simul estetic se concretizeaz n: preocuparea pentru realizarea unui mediu plcut, ordonat i confortabil, att n spaiul propriu de lucru, ct i n cel al conducerii; preocuparea pentru procurarea unor materiale articole de birotic i papetrie ct mai adecvate, dar i aspectuoase. O atenie deosebit trebuie acordat aspectului estetic al tuturor materialelor destinate afirii (anunuri, etichete, postere etc.); aranjarea cu bun gust n birou a unei vaze cu flori sau a unei plante, a unor tabele sau grafice; preocuparea pentru inuta proprie care trebuie s fie impecabil, ncepnd cu mbrcmintea, nclmintea i terminnd cu coafura i produsele cosmetice folosite. inuta unei secretare trebuie s fie sobr i elegant, fr a avea un caracter festiv. Este tiut faptul c secretara (asistenta manager) este reprezentativ pentru instituia din care face parte i de aceea se impune o preocupare permanent pentru felul cum arat; prezentarea documentelor ntr-o form atractiv; aranjarea corect a textelor n pagin; 8. Caliti de organizator i spiritul de ordine sunt necesare att la nivelul conductorilor compartimentelor de secretariat, ct i al fiecrui executant n parte i presupune: ordine n idei; ordine n acte; ordine n pstrarea materialelor de referin; ordine n aranjarea obiectelor. 9. Caliti de vorbire i redactare sunt considerate aptitudini de baz ale secretarei. Modul n care vorbeti este un element important care contribuie la imaginea unei persoane care reprezint o instituie. Pe lng atitudine i aspectul exterior secretara trebuie s vorbeasc clar (pentru a evita interpretrile), concis (pentru a economisi timpul propriu i pe cel al interlocutorului su), precis (pentru a nu mai fi nevoie de lmuriri suplimentare) i corect din punct de vedere literar i gramatical. Toate acestea trebuie utilizate cu respectarea formelor i formulelor de politee. 10. Politeea este un factor de eficien pentru activitatea unei firme. Nu cost, dar poate aduce mari beneficii. Secretara trebuie s manifeste politee i respect pentru toate persoanele cu care intr n contact. Este politicos i eficient s rspund la ntrebrile ce li se pun chiar i prin da sau nu, dect s rspund
11

nu tiu, venii mine, nu este program cu publicul, etc. Este un act de impolitee s mesteci gum n timp ce vorbeti cu cineva (chiar i la telefon). 11. Meticulozitatea este o alt calitate indispensabil n munca de secretariat. Ea trebuie s priveasc faptele n profunzime, s ncerce s ptrund n esena fiecrei probleme, astfel nct tot ceea ce face s fie riguros, exact, fie c este vorba de agenda de ntlniri a efului, agenda ei cu adrese sau un referat. La corectitudine i precizie se ajunge nu numai controlnd i verificnd informaiile pe care secretara le folosete dar i documentele care ies din biroul ei. Fiecare proces sau fenomen presupune o analiz atent nu numai a elementelor manifestate superficial, ci este necesar s se ptrund n esena problematicii, astfel nct informaiile prezentate conducerii s fie ct mai exacte. 12. Tact i diplomaie nseamn capacitatea de a lucra, de a vorbi i de a da satisfacie tuturor, de a-i face s se simt importani, chiar i atunci cnd au primit un rspuns negativ. Se tie c nemulumiii sunt o constant a oricrui birou i c de multe ori colegii cer secretarelor s le rezolve problemele lor personale ca i cnd acestea ar fi cele mai urgente. Cu tact i diplomaie secretara trebuie s-i informeze asupra sarcinilor de serviciu pe care le are i a necesitii rezolvrii lor, dndu-le de neles c problemele lor nu pot fi prioritare. 13. Punctualitatea presupune respectarea nu numai a orelor de program la serviciu, dar i respectarea orelor de organizare a unor ntlniri de afaceri sau manifestri tiinifice. 14. Autocontrolul Se tie, c secretariatul este locul unde se lucreaz ntrun ritm alert i deci, posibilitatea de eroare n scris este foarte mare. n aceast situaie autocontrolul este o operaie nu numai indispensabil, dar i obligatorie. Autocontrolul poate mbrca i alte forme: n relaiile cu diferite persoane colaboratoare, este deosebit de important ca secretara s se autocontroleze n vorbire, gestic, comportare. 15. Capacitatea de a comunica. Se pune tot mai mult accentul pe capacitatea secretarelor (asistentelor manager) de a comunica pentru c, cu ct sunt mai mari progresele tehnologice, cu att va fi mai necesar ca vocea uman s poat convinge, s calmeze, s laude i s ncurajeze. efii au nevoie de persoane competente care s poat comunica ct mai eficient cu angajaii firmei, dar i cu furnizorii i clienii. Cu ct capacitatea de a comunica este mai mare cu att va fi mai bun imaginea sa i a firmei pentru care lucreaz. Secretarele care vor beneficia cel mai mult de recompensri prin avansri i mriri de salariu sunt cele cu abiliti de comunicare. 16. Independena. Dei secretara este o verig ntr-un lan, ea trebuie s fie capabil s lucreze i independent : un director sau un avocat angajeaz o secretar pentru a organiza activitatea de birou ct mai eficient i pentru a-l degreva pe el de anumite servicii. Ea nu trebuie s-i cear mereu explicaii, sau soluii. 17. Capacitatea de a colabora. Secretara trebuie s colaboreze n bune condiii, pentru realizarea sarcinilor, att cu eful ct i cu ceilali angajai ai firmei. Ea trebuie s le pun la dispoziie toate informaiile necesare. 18. Atitudinea pozitiv fa de munc. n mod evident duce la productivitatea de ansamblu a biroului. Iat cteva atitudini :
12

Negativ Nu este destul de practic, mai bine renunm De ce s achiziionm un alt dispozitiv ?

Pozitiv S analizm toate posibilitile. Poate achiziionarea unui nou dispozitiv va duce la eficientizarea lucrului.

19. Buna dispoziie i simul umorului. este o atitudine pe care ar trebui s o aib orice secretar n momentul n care trece pragul biroului su. ndeplinirea cu plcere a sarcinilor de serviciu este o dovad a profesionalismului. 20. Loialitatea fa de eful direct i fa de firm, este una dintre cele mai importante caliti ale unei secretare. Loialitatea presupune ataament fa de locul de munc, fa de eful direct, aprarea secretului de serviciu, aprarea intereselor unitii ; orice ef i dorete un subaltern loial pe care s poat baza oricnd. 21. Confidenialitatea. ncepe s devin o cerin care cntrete destul de greu atunci cnd cineva trebuie s obin un post. Sunt instituii care pun foarte mare accent pe confidenialitate (se acord chiar sporuri la salariu). Pstrarea confidenialitii informaiilor fa de cei din afar sau chiar de cei din interiorul instituiei este o sarcin dificil. Presiune exercitat cu scopul de a obine informaii se poate manifesta cu o intensitate crescut, mai ales dac secretara lucreaz pentru o oficialitate aleas sau pentru un ef care ocup o poziie cheie ntr-o instituie. 22. Eficiena secretara trebuie s tie s rezolve sarcinile importante ntrun timp relativ scurt, pentru ca eful s o poat aprecia la adevrata ei valoare. Ea trebuie s stabileasc corect prioritile pentru a fi eficient. 24. Capacitatea de a lucra sub presiune. n secretariat se ntmpl s apar la un moment dat mai multe probleme urgente care trebuie rezolvate. n birou intr mai multe persoane, fiecare avnd cte o problem urgent de rezolvat. n astfel de mprejurri se manifest ca reacie stresul i iritabilitatea. Fr s intre n panic i cu profesionalism secretara (asistenta) trebuie s ia deciziile cele mai bune i s stabileasc care sunt problemele urgente i importante, fr s jigneasc pe cineva. Cerinele profesionale fa de o secretar sunt la fel de complexe ca i sarcinile pe care le ndeplinete aceasta n cadrul firmei. Calitile profesionale se obin prin studiu permanent, prin observarea celorlali i adaptarea la modul de lucru al organizaiei. Cerinele profesionale se refer la: cunoaterea limbii romne cu tot ceea ce nseamn ea (ortografie, gramatica, vocabular); cunoaterea i utilizarea corect a metodelor i tehnicilor ce constituie baza profesiunii sale: (procedee de scriere i citire rapid; procedee de codificare i clasare); cunoaterea a una, dou limbi strine; cunoaterea lucrului pe calculator: tehnoredactare, baze de date, pota electronic, noile tehnologii de transmitere i prelucrare a informaiilor; cunoaterea unor noiuni de psihologie i comportament n relaiile cu publicul (secretara trebuie s fie un bun psiholog, reuind s descopere ce fel de om are n fa i ce poziie trebuie s adopte fa de comportamentul acestuia); cunoaterea unor principii de organizare i conducere; n acest sens, ea trebuie s aib cunotine de drept, marketing, management, contabilitate, psihologie etc.; cunoaterea lucrrilor de secretariat i coresponden; dorina de a se perfeciona continuu n domeniul de activitate al firmei prin studierea literaturii de specialitate i a publicaiilor de profil.
13

CONCLUZII Una din structurile cu rol complementar pe lng un post de conducere la nivel superior este secretariatul. Sarcinile acestei structuri constau n efectuarea lucrrilor de natur administrativ, de rutin, pentru degrevarea conductorului. Activitatea de secretariat capt noi dimensiuni n prezent, datorit complexitii activitii de management, a deciziilor i aciunilor ntreprinse de manageri. Un secretariat bine organizat i competent potenteaz munca conductorului prin mai multe elemente: contribuie decisiv la organizarea raional a activitii managerilor de nivel superior; pregtete condiiile preliminare pentru realizarea de ctre manager a unor contacte operative i eficiente cu persoane din interiorul i exteriorul firmei; centralizeaz i pregtete informaiile la nivelul conducerii firmei; degreveaz managerul de o serie de aciuni de rutin, pur administrative; pregtete i asist managerul n semnarea documentelor; pregtete materialele pentru edinte pentru a fi ct mai operative. Pentru creterea eficienei muncii conductorilor se impune o conlucrare foarte bun ntre manager i secretariat. La baza eficientizrii unor asemenea raporturi st comunicarea i dialogul permanent. Unii autori susin c un secretariat eficient determin dublarea randamentului cadrelor de conducere. BIBLIOGRAFIE 1. Alistar V., Popescu Slniceanu I. Protocol, coresponden secretariat n administraia public, Editura Lumina Lex, Bucureti, 2001, p.126 2. Enache I., Pariza M. Manual de secretariat i asisten managerial, Editura Universitatea Bucureti, 2003 3. Gatjens M., Behrens C. Manual de secretariat i asisten managerial:, traducere, Editura Teora, Bucureti, 2001, p. 14. 4. Nicolescu O., Verboncu I. Evoluia managementului pe plan mondial, Editura Economic, Bucureti, 1999 5. Socobeanu I, Socobeanu I. Secretele secretariatului, Editura Eficient, Bucureti, 1998 6. Vedina V. Elemente de protocol, Lumina Lex, Bucureti, 2000

14