Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Constrângeri :
- deplasări frecvente în provincie şi/ sau străinătate ;
- program flexibil ;
- raportări permanente ;
- obligaţii sociale sau mondene (o mai mare disponibilitate) ;
- stagii de perfecţionare.
Ceea ce aşteaptă şefii din partea asistentilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte,
orice director îşi doreşte un asistent care să primească dispoziţiile fără a-l contrazice, să fie
loial şi discret, iar pe de altă parte, independenţa, inteligenţa, solicitudinea şi responsabilitatea
sunt acele calităţi pe care trebuie să le aibă un asistent manager pentru a-l degreva de anumite
sarcini, sprijini si asigura succesul.
Sarcinile şi atribuţiile pe care trebuie să le îndeplinească un asistent manager depind
de poziţia pe care şeful lui o ocupă în structura organizatorică a firmei, precum şi de domeniul
de activitatea al acesteia. Faţă de secretara din instituţiile de stat, asistentului manger i se cer
mai multe cunoştinţe şi abilităţi (cunoştinţe de mangement, marketing, drept, psihosociologie,
informatică, relaţii publice, etc.) ; au mai multe responsabilităţi.
Cele mai importante competente ale asistentei manager sunt :
administrarea – gestionarea documentelor
corespondenţa cu partenerii de afaceri
motivare-stimulare
rezolvare a conflictelor
luarea deciziilor
negocierea
controlul
delegarea responsabilităţilor
raportarea activităţii
optimizarea forţei de muncă
coordonarea perfecţionării forţei de muncă
comunicarea interpesonala
Aceste unităţi de competnţă definesc în mare parte activitatea unei asistente manager,
dar aşa cum am mai spus, ele se stabilesc în funcţie de domeniul în care lucrează şi de poziţia
pe care o ocupă ( în subordinea directorului general, a unui director de departament, etc.).
Eficienţa unei asistente manager devine o cerinţă tot mai stringentă în munca ei de zi
cu zi. Pentru a fi eficientă şi a evita strsul, ea trebuie să-şi organizeze cât mai bine activităţile
pe care le are de îndeplinit.
In ajutorul efectuării cu succes a sarcinilor, asistenta manager are la dispoziţie diferite
mijloace şi metode de organizare a activităţilor:
planificarea scrisă – este o metodă care duce la eficientizarea timpului de lucru.
Secretara trebuie să-şi planifice, să-şi noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat şi
toate informaţiile pe care le primeşte. In afară de planificarea zilnică, se pot face şi
planificări pe termen lung (pentru sarcinile ce pot fi prevăzute dinainte. De ex. vizitele
unor străini, diferite lucrări, rapoarte, dări de seamă etc.) In planificarea zilnică a
sarcinilopr pe care le are de rezolvat, secretara trebuie să aprecieze corect durata
rezolvării lor. De asemenea, ea nu îşi va planifica toate cele opt ore de muncă ale zile,
ci numai 40%, restul de 60% din timpul de lucru reprezentând timp tampon (perioade
de timpi pentru sarcini, lucrări neprevăzute, suplimentare, noi etc.).
stabilirea corectă a priorităţilor – este foarte important ca secretara să stabilească
corect priorităţile sarcinilor pe care le are de rezolvat într-o zi. Priorităţile se stabilesc
după cum urmează:
a) sarcini importante şi urgente (se rezolvă imediat);
b) sarcini importante, dar nu urgente (nu trebuie rezolvate imediat);
c) sarcini nu foarte urgente şi nu foarte importante (trebuie delegate pe cât
posibil, fiind mari consumatoare de timp).
scurta discuţie matinală cu şeful asupra programului zilei;
informarea şefului, atunci când problemele foarte urgente şi importante se decalează
sau nu pot fi toate rezolvate;
delegarea unor sarcini – mari consumatoare de timp;
înfiinţarea unei mape personale de corespondenţă (pentru presortarea corespondenţei
sosite după puncte de interes);
evitarea nemulţumirii de a căuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmărind
cu atenţie mişcarea hârtiilor şi a dosarelor;
notarea tuturor informaţiilor importante
reactualizarea periodică a caietului cu numerele de telefoane şi adresele pe care le
foloseşte în mod curent;
stabilirea de bune relaţii de muncă, atât cu şefii, cât şi cu persoanele din subordine;
comunicarea eficientă cu celelalte secretare din instituţie şi din afara instituţiei;
Secretara nu poate ţine minte numărul mare de detalii ce apare în munca de zi cu zi.