11.

Responsabilitati si sarcini:

cunostinte bune operare PC MSOffice WORD, EXCEL, navigare internet

- limba engleza scris/vorbit
- capacitate de organizare a timpului, sarcinilor si locului de munca
- capacitatea de a se concentra pe realizarea mai multor sarcini in acelasi timp
- capacitate de a respecta termene limita
- atentie catre detalii
- placere si abilitate de a invata lucruri noi
- responsabilitate, ordine, corectitudine si seriozitate
- indeplinirea activitatilor zilnice de secretariat
- preluarea si directionarea apelurilor telefonice
- primirea vizitatorilor si anuntarea persoanelor de contact din societate
- asigurarea protocolului in cadrul intalnirilor, in conformitate cu cerintele zilnice
- preluarea, inregistrarea, distribuirea la compartimentele implicate, indosariere si
arhivarea corespondentei si a mesajelor primite din partea partenerilor, clientilor si a
celorlalti angajati
- redactarea corespondentei de afaceri necesara desfasurarii activitatii zilnice
- asigurarea transmiterii documentelor prin posta, fax, e-mail
- actualizarea bazei de date documente
- rezervari hotel parteneri externi, etc.
- elaborarea si redactarea documentelor si situatiilor cerute de management
- asigurarea suportului administrativ pentru toate departamentele firmei
Asistent Manager
Asistent manager, un concept de care ne lovim tot mai des in ultima vreme, si
care incepe sa capete tot mai multa amploare in domeniul afacerilor. Un concept
ce trebuie inteles adecvat si in Romania, atat de catre cei ce detin aceasta functie,
cat si de ceilalti. Exista multe confuzii legate de aceasta titulatura . Multi
considera ca asistentul manager este o denumire mai slefuita a secretarei. Total
fals!

Un adevarat asistent manager este, pana la urma un centru de comanda al

firmei/departamentului in cadrul caruia isi desfasoara activitatea. El nu este doar
mana dreapta a managerului ci adeseori este pus in situatia luarii unor decizii, in
lipsa managerului. Il putem considera, de asemenea, un filtru ce impiedica informatiile
nerelevante sa ajunga la factorul de conducere. Asistentul se ocupa de gestionarea si
securitatea informatiilor in situatia unor resurse de timp limitate, el trebuind sa stie foarte
clar ce si cand este nevoie, urmand apoi sa sorteze si sa foloseasca informatiile culese.

Coordonarea contactelor de afaceri pica tot in sarcina acestuia. Astfel, el este cel
responsabil de mentinerea relatiilor cu clientii, furnizorii si partenerii companiei. Ba chiar
negociaza, inregistreaza si evalueaza rezultatele.

Atentia sa trebuie sa fie distributiva, detaliile nu trebuie neglijate absolut deloc.

Planificarea este si ea esentiala, intrucat un office assistant este cel ce gestioneaza o

resursa foarte importanta pentru un manager, si nu numai: timpul. Asadar, mana
dreapta a managerului se ocupa de gestionarea agendei de lucru a acestuia, stabileste
obiective, prioritati, strategii si apoi identifica solutii.

Planificarea eficienta a timpului este imperativa in vederea atingerii obiectivelor

antestabilite. Dupa planificare, urmatorul pas este reprezentat de luarea deciziilor.
Varietatea deciziilor se limiteaza la aria domeniului de desfasurare a activitatii specifice.
Planificarea are in vedere coordonarea cu alte departamente din cadrul companiei,
crearea unui cadru concurential la nivel de companie, care poate fi factor motivant si
antrenant pentru angajati, precum si dezvoltarea retelei de clienti, efectuarea de studii
de piata, cercetari etc.

Specialist in managementul documentelor si al informatiei, asistentul manager trebuie

sa aiba si o impecabila conduita etica in relatia cu clientii interni si externi companiei.
Relatia cu clientii interni se poate concretiza prin oferirea de asistenta in procesele de
resurse umane: selectie si recrutare, publicarea anuntului de recrutare, selectia CV-
urilor, programarea interviurilor si chiar efectuarea interviului preliminar.

Insa toate aceste activitati nu ar putea fi desfasurate in conditii de eficienta si eficacitate

daca nu ar exista o buna comunicare. Cand pomenim de comunicare ne gandim la
comunicare interpersonala, concretizata prin necesitatea unei bune comunicari cu
membrii din interiorul companiei.

Pregatirea, participarea, evaluarea sedintelor membrilor de conducere este un exemplu

in acest sens. Acest tip de comunicare este urmat de cea cu factorii externi organizatiei.
Acestia din urma isi construiesc o opinie despre organizatie, opinie ce poate fi puternic
influentata de cel ce promoveaza imaginea organizatiei in exterior: asistentul manager.

Asadar, cel ce sta in spatele unui manager si de ale carui eforturi depinde succesul unui
manager, este asistentul manager. Ba mai mult, il putem numi chiar managerul in
formare, in devenire, cel ce este o interfata intre mediun intern si cel extern
organizatiei, un micro manager ce trebuie sa detina cunostinte din domenii
diferite, sa le poata folosi eficient in situatiile necesare si sa aiba intotdeauna rezultatele
scontate.
Drumul de la secretara la Asistent Manager 1
22/06/2009 echipa AASPR

Businessul se afla in continua dezvoltare, chiar si pe timp de criza, sau cel putin se urmareste
acest lucru, astfel ca agenda managerilor este din ce in ce mai incarcata. Intr-un asemenea
context, solutia nu este inca o agenda, ci mai degraba un om care sa faca ordine in sarcinile
aparute intempestiv sau sa le rezolve pe cele pentru care are competente. Dintotdeauna, rolul
acesta a fost indeplinit de secretar/secretara. In lumea moderna, postul poarta numele de
assistant manager si presupune mai mult decat a da telefoane, a gestiona corespondenta si a face
cafele.

Vechea munca de secretariat nu implica, in general, creativitate sau spontaneitate, ea rezumandu-

se la activitati de birou. Era vorba, pe de o parte, de sarcini administrative (precum fotocopierea,
inregistrarea/ arhivarea documentelor, dactilografierea scrisorilor, primirea corespondentei si
transferul apelurilor telefonice), iar pe de alta de unele de protocol (servirea cafelei, de
exemplu).

In prezent, termenul de secretar/a este mentinut in special in institutiile din administratia

publica, in mediul politic, in invatamantul de stat si in organizatiile cu un stil de management
imbatranit. Tehnologia si evolutia stilului de viata au facut insa ca vechile atributii sa fie
depasite. Documentele sunt arhivate in fisiere electronice, managerii isi scriu singuri e-mailurile,
isi contacteaza singuri partenerii de afaceri la telefonul mobil si isi iau singuri cafeaua de la
automat.

Pozitia de assistant manager a evoluat foarte mult, datorita complexitatii activitatilor in care este
implicata persoana de pe acest post. Secretara de astazi este mana dreapta a managerului si detine
informatii din toata sfera de activitate a firmei, se implica activ in proiectele departamentului sau
ale companiei, mediaza relatia cu subordonatii etc. Un assistant manager competent trebuie sa
prezinte o serie de aptitudini si cunostinte destul de complexe: sa detina o diploma de licenta, sa
stie cel putin doua limbi straine, sa aiba abilitati de operare avansata pe calculator si sa cunoasca
comunitatea de afaceri. In plus, sunt necesare aptitudini foarte bune de comunicare, diplomatie,
atentie distributiva, atentie la detalii si spirit organizatoric si de planificare.

In general se considera ca postul de assistant manager este uuln post de entry-level pe care
trebuie sa-l faci un an-doi pentru ca apoi sa poti ocupa o pozitie corespunzatoare pregatirii. Dar
chiar daca nu este un post pe viata, jobul de asistent dezvolta multilateral angajatul, atat din
punct de vedere profesional, cat si personal si ofera multe provocari daca este valorificat la
potentialul sau real. Cu cat managerul are o activitate mai dinamica si mai expusa relatiilor cu
clientii interni si externi, cu atat asistentul sau are mai multe de invatat.
Ce face o secretara moderna? Transformarea despre care vorbim nu este una la nivel de titlu al
functiei, cat una la nivelul sarcinilor pe care o secretara le are in prezent de indeplinit. Printre
acestea se numara gestionarea agendei zilnice a managerului, stabilirea de intalniri cu potentialii
clienti, gestionarea relatiilor cu personalul aflat in subordinea managerului, participarea la
sedinte si intocmirea minutelor, realizarea de prezentari in power point si asigurarea serviciilor
de protocol.

Pe de alta parte, asistentul de manager a devenit o interfata intre mediul intern (colegi, angajati)
si mediul extern (clienti, furnizori, mass-media). Modul in care se transmite informatia in
exteriorul companiei depinde, in mare masura, de cel care mediaza relatia cu toti cei implicati.
Imaginea companiei si cea a managerului sunt strans legate de felul in care asistentul stie sa
comunice si sa exprime mesajele dorite.