Asistent Manager

 Asistent manager, un concept de care ne lovim tot mai des in ultima

vreme, si care incepe sa capete tot mai multa amploare in domeniul
afacerilor. Un concept ce trebuie inteles adecvat si in Romania, atat de
catre cei ce detin aceasta functie, cat si de ceilalti. Exista multe confuzii
legate de aceasta “titulatura”. Multi considera ca asistentul manager este o
denumire mai slefuita a secretarei.
Total fals!Un adevarat asistent manager este, pana la urma un centru de
comanda al firmei/departamentului in cadrul caruia isi desfasoara
activitatea. El nu este doar „mana dreapta” a managerului ci adeseori este
pus in situatia luarii unor decizii, in lipsa managerului. Il putem considera,
de asemenea, un filtru ce impiedica informatiile nerelevante sa ajunga la
factorul de conducere. Asistentul se ocupa de gestionarea si securitatea
informatiilor in situatia unor resurse de timp limitate, el trebuind sa stie
foarte clar ce si cand este nevoie, urmand apoi sa sorteze si sa foloseasca
informatiile culese.Coordonarea contactelor de afaceri pica tot in sarcina
acestuia. Astfel, el este cel responsabil de mentinerea relatiilor cu clientii,
furnizorii si partenerii companiei. Ba chiar negociaza, inregistreaza si
evalueaza rezultatele. Atentia sa trebuie sa fie distributiva, detaliile nu
trebuie neglijate absolut deloc.Planificarea este si ea esentiala, intrucat un
office assistant este cel ce gestioneaza o resursa foarte importanta pentru
un manager, si nu numai: timpul. Asadar, mana dreapta a managerului se
ocupa de gestionarea agendei de lucru a acestuia, stabileste obiective,
prioritati, strategii si apoi identifica solutii.Planificarea eficienta a timpului
este imperativa in vederea atingerii obiectivelor antestabilite.Dupa
planificare, urmatorul pas este reprezentat de luarea deciziilor. Varietatea
deciziilor se limiteaza la aria domeniului de desfasurare a activitatii
specifice. Planificarea are in vedere coordonarea cu alte departamente din
cadrul companiei, crearea unui cadru concurential la nivel de companie,
care poate fi factor motivant si antrenant pentru angajati, precum si
dezvoltarea retelei de clienti, efectuarea de studii de piata, cercetari
etc.Specialist in managementul documentelor si al informatiei, asistentul
manager trebuie sa aiba si o impecabila conduita etica in relatia cu clientii
interni si externi companiei. Relatia cu clientii interni se poate concretiza
prin oferirea de asistenta in procesele de resurse umane: selectie si
recrutare,publicarea anuntului de recrutare, selectia CV-urilor, programarea
interviurilor si chiar efectuarea interviului preliminar.
Insa toate aceste activitati nu ar putea fi desfasurate in conditii de eficienta
si eficacitate daca nu ar exista o buna comunicare. Cand pomenim de
comunicare ne gandim la comunicare interpersonala, concretizata prin
necesitatea unei bune comunicari cu membrii din interiorul
companiei.Pregatirea, participarea, evaluarea sedintelor membrilor de
conducere este un exemplu in acest sens. Acest tip de comunicare este
urmat de cea cu factorii externi organizatiei. Acestia din urma isi
construiesc o opinie despre organizatie, opinie ce poate fi puternic
influentata de cel ce promoveaza imaginea organizatiei in exterior:
asistentul manager. Asadar, cel ce sta in spatele unui manager si de ale
carui eforturi depinde succesul unui manager, este asistentul manager. Ba
mai mult, il putem numi chiar “managerul in formare, in devenire”, cel ce
este o interfata intre mediul intern si cel extern organizatiei, un “micro
manager” ce trebuie sa detina cunostinte din domenii diferite, sa le poata
folosi eficient in situatiile necesare si sa aiba intotdeauna rezultatele
scontate.