Knowledge Management n aplicaii ERP.

Implicaii n contabilitate

Disciplina: Sisteme integrate- ERP

Lect. Univ. dr.: Dospinescu Octavian

CUPRINS

Capitolul 1 - Introducere n Knowledge Management ............................................................... 3 Capitolul 2 - Managementul cunoaterii. Viziuni i interpretri ................................................ 5 Capitolul 3 - Rolurile i beneficiile Knowledge Managementului ............................................ 6 Capitolul 4 - Provocri ale implementrii Knowledge Management-ului n aplicaiile ERP .... 7 Capitolul 5 Managementul bazat pe cunotine n Romnia ................................................... 9

Capitolul 1 - Introducere n Knowledge Management

Information only becomes knowledge in the hands of someone who knows what to do with it - Peter Drucker

Knowledge Management este unul dintre cele mai discutate subiecte, att n industrie ct i n cercetare i se concentreaz asupra obinerii, crerii i mprtirii cunotinelor. Acest concept este tradus ca fiind managementul cunotinelor. Dar ce este de fapt managementul cunoaterii? Este o noiune nou? Orict de interesant ar prea, cunoaterea i managementul cunoaterii nu sunt noiuni recente. Motivul pentru care a devenit att de popular este acela c cunoaterea reprezint un bun de valoare. Ceea ce oamenii sunt capabili s fac, bazndu-se pe abilitile lor, poate fi de mare nsemntate pentru o companie. i dac angajaii pleac, odat cu acetia se pierd i abilitile lor. i aceasta poate produce o mare pierdere. Exist i un alt motiv pentru a investi n cunoatere. Cunoaterea care nu a fost transferat, care nu a devenit disponibil pentru companie este precum un capital la care nu ai acces sau nu l poi folosi. De fapt, cunoaterea util care nu a devenit disponibil este un capital irosit. Cunotinele sunt din ce n ce mai recunoscute ca o resurs organizaional de o importan crucial, care devin adesea ncorporate, nu numai n documente, ci i n activitile de rutin, procesele, practicile i normele organizaiei. Prin urmare, managementul lor este prea important pentru a nu fi luat n considerare. Am ajuns ntr-un moment istoric n care din aproape orice loc se poate accede un volum imens de informaii pe care nici o fiin uman sau grup de oameni nu ar fi capabili s le rein dar, numai informaiile nu sunt suficiente. De exemplu, pentru a putea dispune de datele furnizate prin Internet, nu este suficient s fii conectat la Internet, ci trebuie s i tii s foloseti computerul, deci s posezi anumite cunotine. Aadar informaia este ceva extern, care se pune la dispoziia noastr. Cunotina n schimb, este o dezvoltare intern, o mbogire a existenei noastre practice. Informaia are valoare doar pentru cel care tie ce s fac cu ea: unde s o caute, cum s o aleag, s aprecieze informaia pe care a obinut-o i n cele din urm, cum s o utilizeze. Cunoatere = Utilizarea cu sens a informaiei.

Cunotinele se deosebesc de informaii i prin aceea c depind de capacitile intelectuale ale receptorului, de competena cu care percepe, nelege i utilizeaz informaiile primite. Avnd n vedere ideea de management al cunostinelor aceasta noiune este mult mai larg dect cea de informaie sau dat.

Dar pentru o nelegere ct mai profund, nu poate s lipseasc un exemplu reprezentativ. Aadar, s ne imaginm c este var i trebuie s ne susinem lucrarea de licen. n acest moment studentul i tie lucrarea ca pe Tatl Nostru. Dar el crede c asta nu e suficient i atunci ncepe s se intereseze de la absolvenii anteriori cum e comisia, ce fel de ntrebri o s primeasc, interesndu-se de fiecare membru al comisiei n parte. Complet pregtit i informat, studentul pete cu ncredere n sala n care i va susine licena. Dar ce s vezi? Comisia a adugat cteva elemente noi care l pun n dificultate. Dar el nu se panicheaz, ci se concentreaz, formuleaz noi rspunsuri, folosete informaiile pe care le cunoate. i comisia rmne impresionat i i d nota 10 cu felicitri. Aceasta nseamn, de fapt, cunoatere: a face uz de informaii, a obine noi date pe durata desfurrii acestui proces, a transforma aceste date noi n informaii i a le face pe acestea din urm s fie parte din cunoatere.

Capitolol 2 - Managementul cunoaterii. Viziuni i interpretri

Sveiby om de tiin n managementul cunotinelor - menioneaz c att printre vnztorii de management al cunoaterii (cercettori i consultani), ct i printre cei cel folosesc (firmele n general, cei ce l pun n aplicare) pare s existe dou curente i dou nivele: curentul managementul cunoaterii = managementul informaiilor; rspndit n general printre cei care au o pregtire n domeniul computerelor, informaticii (pentru ei cunotin = obiect care poate fi identificat i cu care se lucreaz n sisteme informatice) curentul managementul cunoaterii = managementul oamenilor; rspndit n general printre cei care au o pregtire n domeniul filosofiei, psihologiei, sociologiei sau afacerilor/managementului. Ei sunt principalii implicai n evaluarea, schimbarea i mbuntirea abilitilor umane individuale sau comportamentale. Malhotra (Malhotra, 1997) d managementului cunoaterii urmtoarea definiie: Managementul cunoaterii furnizeaz elementele necesare n rezolvarea problemelor critice legate de adaptarea organizaiei, supravieuire i competen pentru a face fa schimbrilor care au loc n mediu. El cuprinde n esen procesele organizaionale care caut o combinaie sinergistic ntre date, capacitatea de procesare a informaiei pe care o au tehnologiile informatice i capacitatea oamenilor de a crea i inova.

Managementul Cunoaterii: numai n companiile mari? Managementul cunoaterii este important pentru aproape orice organizaie. Nu conteaz mrimea acesteia. Ce tip de management al cunoaterii este necesar depinde mult mai mult de complexitatea sarcinilor ce trebuiesc ndeplinite. Gndii-v acum la o companie cu apte angajai care se ocup cu producerea de mobilier de stejar realizat manual. Puine din cunotine i abiliti sunt scrise n manuale. Oamenii nva lucrurile de baz la coal, dar adevrata nvare se face pe durata muncii respective. Pregtirea la locul de munc este o chestiune important. Ce ar deveni o astfel de mic afacere dac mna de lucru calificat ar disprea? O astfel de companie probabil c nu ar supravieui dac cunoaterea nu s-ar fi impus ntr-un fel sau altul.

Managementul cunoaterii este de cea mai mare importan pentru activitile comerciale: o unde se ndeplinesc sarcini complexe; o unde competena i abilitile angajailor reprezint o investiie important. i putem aduga de asemenea, societile comerciale mici de obicei nu au capacitatea de a gsi nlocuitori din interior i sunt prin urmare mai vulnerabili dect companiile mari (astfel scurgerea de cunotine este o ameninare mai mare pentru companiile mai mici).

Capitolul 3 - Rolurile i beneficiile Knowledge Managementului

De ce este important managementul cunoaterii ntr-o organizaie? Volumul documentelor ajunge s ne sufoce. Tiprite sau n format digital, coninnd informaii mai mult sau mai puin relevante pentru procesele de lucru ale companiei, informaiile structurate sub forma documentelor ne sunt prieteni i dumani n acelai timp. Daca vezi un birou acoperit de rapoarte, reviste, faxuri primite, dosare, notes-uri, agende etc., cu siguran vei schia un zmbet involuntar. Gestiunea informaiilor ine n mare msura de gestiunea documentelor pe baza crora se extrag datele relevante pentru a fi transformate n informaii. Iat de ce adoptarea unei soluii de managementul documentelor sau de Knowledge Management este un imperativ pentru orice companie unde hrtia imprimat este nc la putere. De ce este nevoie de Managementul Cunotinelor? Deoarece, economiile de pia avansate sunt economii bazate pe cunoatere; Cunostinele dau contur originalitii i inovaiilor, care pot fi greu de speculat de ctre concurenii firmei; (n cazul n care sunt bine protejate); O organizaie profesional se bazeaz mai mult pe proprietile sale intelectuale dect pe cele materiale; Piaa este din ce n ce mai competitiv, rata inovaiilor este n continu cretere; Timpul acordat acumulrii de experien i de cunotine s-a diminiuat;
6

n acest context obiectivul Knowledge Managementului este acela de a conferi valoare organizaiei. Un rol primordial al acestuia este de a produce resursele i capacitile de cunoatere necesare, astfel nct s permit organizaiei s nvee i s se adapteze mediului schimbtor. De aici rezult un al doilea rol al Knowledge Management-ului i anume acela de a scoate la iveal cunotinele tacite pe care oamenii le dein, ceea ce ei observ i nva din experien, nu ceea ce este deja explicit formulat. Aproximativ 70% din cunotinele organizaionale sunt pstrate n mintea angajailor; pentru a fi eficient, knowledge management-ul trebuie sa permit transformarea acestora n cunotine efective, adic s fie exprimate n cuvinte i numere i pot fi mprtite prin date, formule sau manuale. Aadar, Knowledge Management-ul conduce la o nvare, gndire i executare colaborativ, jucnd un rol important la nivelul tuturor funciilor din cadrul unei organizaii.

Capitolul 4 - Provocri ale implementrii Knowledge Management-ului n aplicaiile ERP

ntreprinderile moderne investesc n sisteme informaionale, precum: sistemele integrate ERP (Enterprise Resource Planning), n general pentru a-i crete flexibilitatea la noile schimbri din societate. Acestea sunt foarte eficiente n generarea informaiilor i deciziilor, realiznd sarcina mbuntirii introspectivei n evoluia afacerii. Dei utilizarea Knowledge Managementul-ui i implementarea acestuia n aplicaiile ERP (Enterprise Resource Planning) prezint numeroase avantaje pentru organizaiile economice, exist numeroase provocri atunci cnd se pune problema implementrii practice. Pentru a susine cunoaterea, conductorii organizaiei trebuie s acorde o atenie sporit fa de resursele umane, vorbind despre patru provocri n realizarea unor medii de nvare fluide i flexibile, i anume: provocarea tehnic (proiectarea de sisteme umane i informaionale care nu numai c fac infomaia disponibil, dar i ajut membrii organizaiei s lucreze mpreun, asigurnd astfel acceptarea parial a viitorului sistem);

provocarea social (dezvoltarea organizaiei prin includerea angajailor n procesul de partajare a informaiilor asigurnd totui pstrarea a suficient diversitate pentru a ncuraja gndirea i nu copierea); provocarea managerial (crearea unui mediu care ntr-adevr apreciaz partajarea cunoterii); provocarea personal (deschiderea membrilor organizaiei la ideile altora i s fie dispui s partajeze idei).

Una dintre principalele provocri pe care le ntmpin companiile, indiferent de dimensiunea lor este reprezentat de securitatea datelor. Astfel, la implementarea managementului cunotinelor n aplicaiile ERP devine o prioritate controlul accesului, serviciile de back-up, recuperare i arhivare a datelor. Deoarece efectuarea tranzaciilor pe suport de hrtie poate conduce la dificulti n localizarea, accesul i recuperarea informaiilor, recrearea documentelor (implicit la scderea productivitii i creterea costurilor), organizaiile recurg la metoda conversiei documentelor n format electronic n aplicaiile ERP. n acest caz apare provocarea de a realiza o interfa grafic performant care s reduc costurile de dezvoltare i implementare i care s fie uor de utilizat. Noile tehnologii i inerea pasului cu evoluia tehnic i tehnologic reprezint o provocare serioas, deoarece eventualele modificri pot conduce la consumuri nsemnate de resurse (bani, capital uman, etc.). Astfel, cunoaterea tehnologiilor include lucrri de cercetare. De aceea n implementarea Knowledge Management-ului n aplicaiile ERP se ine cont de alegerea unei infrastructuri tehnologice potrivite care s permit dezvoltri ulterioare i de utilizarea bazelor de date integrate care sunt extrem de complexe. Provocarea final const n a schimba mentalitatea oamenilor i a-i determina s mprtaeasc viziunea i valorile comune intregii organizaii. Rezultatul acestei transformri este nu numai mbuntirea rezultatelor financiare ale companiei, ci i mbuntirea nivelului general de motivare a angajailor.

Capitolul 5 Managementul bazat pe cunotine n Romnia

n noile condiii impuse de schimbrile accelerate i din ce n ce mai complexe ale mediului de afaceri i nu numai, restructurarea economic vine ca o necesitate la care trebuie s se alinieze ntreaga naiune, inclusiv n ara noastr. Romnia a nceput deja s treac la economia bazat pe cunotine, ns tranziia prin care trece i-a impus anumite dificulti pentru o bun dezvoltare a acesteia. O prim trstur a economiei bazate pe cunotine care a nceput s se ntlneasc i n Romnia este dispariia treptat a frontierelor dintre activitile firmelor i stat. n acest mod se urmrete simplificarea i eficientizarea relaiilor dintre aceste pri prin comprimarea timpului de comunicare. Un exemplu al acestei tendine l constituie proiectul intitulat Simplificarea procedurilor administrative pentru IMM pentru introducerea de birouri unice One Stop Shop care a obinut finanare european prin intermediul Fondului Social European. O alt dovad a trecerii Romniei la economia bazat pe cunotine o reprezint extinderea plii electronice a taxelor i impozitelor. O campanie pentru dezvoltarea plilor de taxe i impozite prin card a nceput la finele anului 2009, Visa Europe ncurajnd i depunerea declaraiilor fiscale online. O alt idee care vine s susin aceast ipoteze a trecerii Romniei la economia bazat pe cunotine este intelectualizarea crescnd a proceselor de munc din ultimii ani. Aceast tendin poate fi evideniat prin dinamica locurilor de munc. n prezent se pune accent deosebit pe munca intelectual i nu pe cea fizic. O alt idee care susine trecerea Romniei la economia bazat pe cunotine este creterea valorii capitalului intelectual, reflectat n primul rnd prin creterea numrului de absolveni de studii superioare. Astfel, numrul absolvenilor de studii superioare s-a dublat n ultimii 10 ani, de la 7,1% n 2002, la 14,4% din populaia stabilit a Romniei, potrivit Recensmntului din 2011, ceea ce reprezinta un impuls important n utilizarea pe viitor a Knowledge Managementul-ului la cotele sale maxime.

Componena echipei:

1. Aga Andreea 2. Andrei Andreea 3. Antohi Alina-Liliana 4. Apreotesei Lcrmioara 5. Balan Mdlina Mihaela 6. Bdic Andreea Gabriela 7. Clin Adriana 8. Croitoriu Alexandra Maria 9. Enoaie Anca 10. Hra Loredana 11. Iftimie Alina 12. Isil Paula Irina 13. Mocanu Ana-Maria 14. Pricop Harabagiu Mihaela Manager 15. Schipor Daniela

10