Specialistului în comunicare internă

Competențele actuale ale unui specialist în

comunicare internă includ următoarele aptitudini
sociale:
excelente abilități de comunicare și de relaționare
interpersonală;
capacitatea de a influența pentru a putea convinge și
motiva directorii executivi;
diplomație, cu o bună capacitate de percepție, care îi
permite să anticipeze și să gestioneze sensibilitățile
organizaționale și culturale;
capacitatea de a negocia;
aptitudinea de a construi și menține relații profesionale
bune pe toate planurile;
capacitatea de a asculta;
capacitatea de a gândi în mod strategic și punerea în
aplicare a strategiilor de comunicare;
conștientizarea strategiei de afaceri a organizației, precum
și un gradul ridicat de conștientizare comercială;
bune competențe de gestionare a proiectelor;
cunoașterea celor mai bune practici de comunicare internă;
experiență în comunicarea în managementul schimbării,
precum și o bună înțelegere a principiilor de dezvoltare la
nivel organizațional și a abilităților manageriale de
motivare a personalului;
capacitatea de a utiliza cele mai bune practici și o bună
cunoaștere a metodelor și tehnicilor de cercetare și de
măsurare și aplicarea lor;
capacitatea de a motiva, încrederea în sine, și pasiunea
necesare pentru a-i motiva și stimula pe alții;
abilități de gestionare și coordonare a echipei și
aptitudini de transfer al competențelor către alte
persoane;
comunicare și comportament specific funcției de
conducere.
Din categoria abilităților tehnice fac parte:
tehnoredactarea, excelente abilități de prezentare și de
comunicare – scrisă și orală;
cunoștințe cu privire la ultimele noutăți în domeniul
intranetului și al comunicării electronice;
capacitatea de a dezvolta și produce o gamă largă de
mijloace sau instrumente de comunicare;
abilitatea de gestionare a mass-mediei;
formarea în domeniul financiar și cel al afacerilor;
capacitatea de a-și orienta atenția către client;
cunoștințe în domeniul afacerilor;
perspectivă strategică;
managementul schimbării;
branding intern;
abilități de prezentare;
abilități de facilitare;
abilități de consultanță;
creativitate;
competențe politice.
Comunicarea internă ar trebui planificată, coordonată și
relaționată cu strategia de afaceri, și tocmai aici
intervine rolul specialistului.
O bună gestionare și direcționare a activităților de
comunicare internă i-ar putea ajuta pe angajați să se
identifice cu compania și cu direcția în care aceasta
evoluează.
Specialiștii în comunicare internă care lucrează cu alți
specialiști din diverse domenii ar putea să obțină
devotamentul total al angajaților în vederea atingerii
obiectivelor setate inițial.
În momente de schimbare, aceștia ar putea juca un rol esențial
în convingerea acționarilor cu privire la nevoia de schimbare,
în special atunci când aceasta ar sta sub semnul nesiguranței.
Totodată, aceștia pot crea o punte de legătură între angajator
și angajați, oferindu-le celor din urmă oportunitatea de a fi
ascultați și de a-și face părerile auzite.
Specialistul în comunicare internă ar coordona fluxul
informației și ar putea influența stilul, sincronizarea,
orientarea și conținutul comunicării.
Acesta ar fi capabil să îi instruiască pe manageri astfel încât
aceștia să dobândească competențele necesare pentru a
comunica cu echipele pe care le coordonează într-un mod
mult mai profesionist.
Etapele de cercetarea și evaluarea pentru
specialiștii în comunicare internă
Un specialist în comunicare internă trebuie să fie capabil să
descrie, bazându-se pe fapte reale sau lucruri certe, situația pe
care o vizează în cadrul strategiei sale de comunicare, care este
plusul de valoare pe care el îl aduce afacerii și să seteze obiective
inteligente, care vizează organizația și care sunt relevante pentru
dezvoltarea acesteia, dar care pot fi totodată evaluate.
Datele ajută la înțelegerea sarcinii pe care specialistul și-o asumă
și felul în care trebuie să o abordeze.
De exemplu, dacă acesta observă că există diferențe între
angajații diferitelor sucursale ale organizației, acest lucru ar
putea să îl determine să investigheze în detaliu care este factorul
ce declanșează neînțelegeri.
O abordare bazată pe colectarea de date și bazată pe
informații îi va permite să își analizeze și să își
perfecționeze conținutul mesajelor.
Un alt exemplu, sunt managerii care vin la întâlnirile
sau ședințele cu colegii lor cu date clare sau dovezi,
având o șansă de reușită mult mai mare, iar impactul
afirmațiilor lor crește – din simplul motiv că deciziile
luate se bazează pe fapte concrete, care determină o
analiză în detaliu a situației, și nu pe presupuneri.
În momentul în care specialiștii în comunicare internă sunt
stăpâni pe situație și dețin informații corecte cu privire la
modul de a gândi al angajaților, crește și probabilitatea ca
deciziile luate la nivel organizațional să fie cele potrivite.
Atunci când aceste decizii se dovedesc a fi cele bune și
rezultatele așteptate nu întârzie să apară, crește atât
notorietatea specialistului în comunicare internă, cât și
încrederea și respectul oamenilor din organizație față de
echipa de comunicare internă.
Cea mai simplă modalitate ca aceștia să fie considerați drept
experți de către membrii organizației constă în a deveni
principala sursă de informare în comunicarea organizațională.
Specialiștii în comunicare internă au nevoie de
dovezi și de date care să îi ajute să înțeleagă:
Cum stau lucrurile? Ce spun sau ce anume gândesc
angajații? Cum ar trebui ca specialistul în comunicare
internă să se aștepte ca ei să reacționeze? Care sunt
punctele sensibile spre care ar trebui să-și îndrepte
atenția? Cercetătorii numesc aceste date descriptive
date de informare.
Care sunt rezultatele pe care își dorește să le obțină?
Care este scopul specialistului și în ce măsură acesta
sprijină obiectivele generale ale organizației?
Cercetătorii numesc focalizare procesul de analiză a
datelor care îi permite să anticipeze ce anume trebuie
să facă pentru a obține rezultatele dorite.
Ce merge și ce nu merge? Ce anume face specialistul
pentru a schimba ceva? Există instrumente de care se
poate folosi? Există anumite modificări pe care le
poate aduce mesajelor lui, pentru a le perfecționa?
Face ceea ce și-a propus să facă și folosește resursele
în mod înțelept? Cercetătorii numesc această etapa
monitorizare.
Termenul de „dată” este utilizat pentru a face referire la
orice dovadă sau fapt concret care poate ajuta specialistul
să îți definească strategia de comunicare fără a fi influențat
de opinia personală sau de modul de a gândi al echipei cu
care lucrează. Nu se face referire doar la datele numerice.
O parte a dovezilor colectate poate fi reprezentată de păreri
subiective, personale, percepții cu privire la modul
oamenilor de a-și forma o opinie sau cu privire la
informațiile care sunt receptate de către angajați. Aceste
date pot fi obținute în urma analizei situațiilor statistice sau,
pur și simplu, ca urmare a legăturilor personale de lungă
durată stabilite la locul de muncă.
1. Colectarea datelor de informare
Echipa de comunicare internă devine cu adevărat folositoare și
valoroasă pentru conducerea unei organizații în momentul în care
aceștia realizează că specialiștii în comunicare internă sunt singurele
persoane care știu cu certitudine ce anume se întâmplă la nivelul
organizației.
Dacă, specialistul în comunicare internă, are cu adevărat habar de ceea
ce se întâmplă în exteriorul biroului tău, acest lucru îl ajută să ia
deciziile potrivite în ceea ce privește planificarea strategiei de
comunicare și tonul abordat în transmiterea informației.
Singura și cea mai bună metodă de a aduna informațiile de care are
nevoie, care trebuie făcută cu regularitate, este aceea ca specialistul să
se ridice de la biroul tău și să mergă pe teren, să cunoască oamenii, să
vadă lucrurile prin ochii angajaților, care reprezintă și publicul său
țintă.
2. Focalizarea
În ceea ce privește etapa de focalizare, uneori este evident ce
rezultate trebuie să obțină și felul în care va reuși să facă
asta. De exemplu, informarea cu privire la închiderea unei
locații ar putea fi făcută doar prin intermediul unei întâlniri
cu angajații și a unei scrisori de înștiințare din partea
departamentului de resurse umane.
Chiar și atunci când vorbim despre o situație precum cea
prezentată în exemplul anterior, obiectivele specialistului
trebuie să aibă în vedere mult mai mult decât o simplă
înștiințare a angajaților. Acesta trebuie să se asigure că
angajații înțeleg motivele pentru care s-a luat această decizie
și să aibă certitudinea că decizia luată a fost cea corectă.
Obiectivele specialistului ar putea fi următoarele: să
evite o posibilă grevă a angajaților sau să crească
numărul de angajați capabili care solicită să fie
transferați într-o nouă/ altă locație.
Dacă obiectivele pe care și le propune sunt imparțiale,
acesta începe apoi să identifici posibile tactici de
comunicare care îl pot ajuta să ajungă la rezultatele
dorite. Pentru a expune motivele ce au determinat
închiderea respectivei locații, mesajul său va trebui să
fie extrem de clar.
3. Monitorizarea

În etapa de monitorizare, atunci când specialistul își

setează un obiectiv, trebuie să cunoască atât momentul
în care ajunge să îl îndeplinească, cât și modul sau
mijloacele folosite prin pentru a obține rezultatul dorit.
În calitatea de manager, specialistul, cu ajutorul
informațiilor, trebuie să fie capabil să vadă felul în care
evoluează lucrurile, să identifice oportunitățile care îl
pot ajuta să își îmbunătățească rezultatele.
Pentru aceasta va trebui să se bazeze pe o serie de
procese sau măsuri asupra randamentului și măsuri
îndreptate spre rezultate.
De exemplu, va trebui să vadă dacă face exact acele
lucruri pe care și-a propus să le facă: să publice
materiale de informare pe intranet cu o frecvență
stabilită în prealabil, să aibă un număr mai mare de
angajați care participă la întâlniri sau de membri pe
rețelele de socializare, să afle cât de repede sau de
încet își folosește resursele financiare alocate și să
înțelegă de ce unii dintre colegi par a fi mai ocupați
decât ceilalți.
4. Prezentarea și analiza activității

Un bun specialist în comunicare internă trebuie să

caute constant noi modalități de îmbunătățire, iar acest
lucru este posibil doar dacă acesta este capabil să
înțeleagă lucruri precum: motivele din cauza cărora un
canal de comunicare transmite sau nu un mesaj ce
poate fi recepționat cu ușurință, care este factorul care
determină eficiența unui instrument de comunicare sau
ce anume nu îi permite să funcționeze așa cum trebuie,
sau care sunt subiectele de interes de pe intranet.
Această conștientizare îi permite să pună la punct
strategii de comunicare și să ofere consiliere
managerilor cu privire la mijloacele de comunicare
adecvate pentru transmiterea unui anumit tip de mesaj.
Dacă este conștient de procesele pe care le folosește
pentru a transmite un anumit mesaj, atunci va putea
găsi noi metode de a le îmbunătăți.
Ceea ce îl definește ca profesionist este capacitatea de
a identifica scopul mesajului transmis și măsura în care
instrumentele folosite sunt utile.