.

Rolul secretariatului în stabilirea relaţiilor interpersonale

Secretara prin atribuţiile specifice, se află în contact permanent nu doar cu lucrătorii din unitate, ci şi cu
un număr mare de persoane din afară unităţii (delegaţii, clienţi vizitatori, persoane ce se prezintă în
audienţă sau cer diferite relaţii). Un element important pentru o secretară constă în abilitatea de a lucra
şi de a comunica cu oamenii.

Abilitatea secretarei în relaţiile interpersonale constă în :

ˇ stabilirea şi menţinerea relaţiilor de lucru ;

ˇ depistarea şi rezolvarea problemelor folosind raţiunea şi spiritul de iniţiativă ;

ˇ influenţarea opiniei celorlalţi şi ducerea la bun sfârşit a negocierilor ; sprijinirea şi supervizarea

personalului din subordine ;

ˇ comunicarea efectivă cu alte persoane ;

Făcând o grupare a relaţiilor ce se stabilesc între secretariat şi alte persoane avem următoarele
categorii :

1) relaţiile secretariat – conducere (executiv) ;

2) relaţiile secretariat – alte compartimente ;

3) relaţiile secretariat – persoane din afară unităţii.

1) Relaţiile secretariat – conducere (executiv)

Acest tip de relaţie este permanentă şi în cadrul acestora, secretara trebuie să respecte cerinţelor de
disciplină, punctualitate şi ordine.

In acest context, disciplina înseamnă respectarea legilor a reglementărilor de ordine interioară, a

ordinelor, indicativelor, deciziilor conducerii şi păstrarea secretului profesional.

Intr-o organizaţie pot fi câţiva directori executivi. Seful ei direct este un membru al echipei manageriale
şi secretara are un rol important în funcţionarea cu succes a acestei echipe.

Relaţiile secretariat – conducere trebuie să se bazeze pe respect şi ajutor reciproc. Secretara trebuie să
ştie care sunt sarcinile şi politicile prioritare ale conducerii, întocmind agenda de lucru în funcţie de
acestea.

De asemenea, secretara trebuie :

ˇ să se asigure că toate informaţiile furnizate conducerii sunt exacte, astfel încât personalul executiv
va fi scurt de a verifica toate documentele ;

ˇ să fie capabilă să răspundă cu diplomaţie oricărei cereri telefonice, iar executivul trebuie să aibă
încredere că secretara tratează toate problemele de serviciu în mod confidenţial ;

ˇ să fie capabilă să rezume esenţa unor lucrări, scutind conducerea de a le mai studia ;
ˇ să înţeleagă clar scopul muncii şi să preia munca personalului executiv în absenţa acestuia, iar
acesta trebuie să fie convins că secretara poate face faţă problemelor ce apar în lipsa sa ;

ˇ să fie bine informată în tot ceea ce face conducerea, încât să-i poată fi de ajutor când trebuie ;

ˇ să menţină un climat de bună dispoziţie ;

La rândul său, şeful trebuie să recunoască dacă unele erori au apărut din cauza lui ; să permită secretarei
să aibă iniţiativa în rezolvarea problemelor. Este indicat, ca şeful să aprecieze munca secretarei (dacă nu
material, măcar verbal) aceasta are o influenţă pozitivă asupra psihologiei secretarei dându-i mai multă
încredere în ea.

Ca secretară ea va stabili relaţii şi cu alte secretare ale personalului din conducere (de exemplu : să
anuleze sau să schimbe datele unei şedinţe sau să ceară informaţii urgente). De bunele relaţii ce se
stabilesc între ele depinde rezolvarea în bune condiţii a sarcinilor de serviciu.