Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Introducere
Concluzii
Bibliografie
Introducere
2
În 90% din cazuri avem de-a face cu femei care asistă un superior - bărbat.
Totuşi, numărul bărbaţilor - secretari şi al femeilor – patron este în creştere peste tot
în lume.
Chiar dacă baza muncii rămâne prelucrarea corespondenţei, a informaţiei,
gestionarea agendei, filtrarea comunicaţiilor telefonice şi primirea vizitatorilor,
competenţa lor nu se reflectă numai asupra capacităţilor tehnice ci vizează şi pe cele
de autonomie, responsabilitate sau adaptare. Persoanele angajate pe un post de
secretar sunt obligate la răspunsuri rapide în cazul unor situaţii neprevăzute sau noi.
În plus, trebuie să facă dovada unor aptitudini pentru care nu au fost formaţi
(psihologie, protocol etc.).
Reuşita sub orice formă a întreprinderii depinde de amploarea competenţelor
secretarului pentru îndeplinirea sarcinilor, de capacitatea de organizare personală şi
colectivă.
Mai multe drumuri duc la meseria de secretar, însă cel mai important pare a fi
formarea. Aceasta poate avea mai multe segmente, dar pe primul loc se situează
educaţia. Din ce în ce mai mult, pentru posturi de secretar se cere o pregătire
universitară. Rareori sunt admişi candidaţi cu studii medii.Este necesară şi stăpânirea
tehnicilor particulare secretariatului, cum ar fi dactilografia, stenodactilografia,
tehnoredactarea. De asemenea, cunoaşterea a cel puţin o limbă străină şi un bun
nivel de cultură generală sunt absolut necesare. Un secretar trebuie să se exprime
într-o manieră plăcută, să poată redacta corect şi, în plus, să aibă cunoştinţe legate de
domeniul comercial şi de contabilitate primară.
Un secretar organizează viaţa şefului, stabileşte şi pregăteşte întâlnirile,
programează călătoriile şi se asigură că tot ceea ce doreşte şeful pentru a putea lucra
este pregătit la timp şi cu profesionalism.
3
CAPITOLUL I
Munca unui secretar este foarte variată şi variabilă în funcţie de post, domeniu
de activitate, nivel de responsabilitate şi de mărimea întreprinderii, dar independent
de aceste criterii, necesită un anumit număr de competenţe şi calităţi. Competenţele
de dactilografiere, corespondenţă, traduceri sau calculator se dobândesc prin studiu,
formare şi experienţă.
Printre principalele calităţi ale unui salariat se pot aminti simţul comunicării,
autonomia, motivaţia, discreţia, pragmatismul, disponibilitatea, onestitatea,
dinamismul, diplomaţia, simţul responsabilităţii, spiritul de iniţiativă, bunul gust şi
multe altele.
Simţul comunicării: secretarul se confruntă cu un număr ridicat de relaţii atât
în cadrul întreprinderii, cât şi în afara ei. Ocaziile de interacţiune sunt multe – la
telefon, faţă în faţă sau prin corespondenţa scrisă. De aceea, secretarul trebuie să fie
capabil să se exprime şi să facă faţă tuturor circumstanţelor, astfel încât să păstreze o
imagine pozitivă atât a propriei persoane, cât şi a întreprinderii pe care o reprezintă.
Autonomia se exercită la diferite grade şi variază în funcţie de sarcinile şi
iniţiativele permise de şef. Secretarul poate numai să acopere funcţiile fundamentale
pentru acest post (dactilografierea scrisorilor, răspunsul la apelurile telefonice,
clasarea dosarelor etc.), dar mai poate îngloba atribuţii care necesită raţiunea
personală (trierea corespondenţei, răspunsul la întrebările curente, gestiunea
agendei) mergând până la funcţii „para-directoriale” (redactarea rapoartelor, a
scrisorilor, supervizarea altor angajaţi, gestiunea serviciilor). Această autonomie se
poate câştiga puţin câte puţin, pentru ca şeful să aibă încredere atunci când deleagă
anumite responsabilităţi.
Motivaţia: această calitate este determinată de şase niveluri de nevoi:
- nevoia unei munci intelectuale antrenante şi fără monotonie;
- nevoia de a cunoaşte natura muncii efectuate şi metodele de
realizare;
- nevoia de a învăţa din muncă;
- nevoia de a avea o marjă de autonomie şi iniţiativă;
- nevoia unui sprijin social şi de recunoaştere în cadrul întreprinderii;
- nevoia de a contribui la obiectivele întreprinderii.
Discreţia: în cadrul profesional, această calitate este o obligaţie morală şi
chiar prescripţie legală numită secret profesional. Scrisorile confidenţiale,
comunicările telefonice importante, rapoartele, statele de plată sau alte acte conţin
informaţii care nu trebuie sub nici o formă să devină surse de comentarii, de bârfă cu
4
colegii în timpul pauzelor de cafea sau de masă. Discreţia constă, de asemenea, şi în
a nu deranja pe ceilalţi, a nu se amesteca în viaţa personală, a respecta liniştea
necesară pentru activităţi dificile, a nu oferi detalii care pot fi interpretate greşit,
exagerate, deformate sau care să prejudicieze imaginea persoanei în cauză. Discreţia
presupune şi ca secretarul să iasă din biroul directorului când acesta primeşte un
vizitator sau când vorbeşte la telefon fără să i se ceară.
Metodă şi ordine: clasarea şi organizarea fiind două din sarcinile principale,
face ca aceste două calităţi să fie indispensabile unui secretar. Acesta nu trebuie să se
amestece în „dezordinea organizată” de pe biroul şefului, singurul care poate găsi
aici ceea ce îi trebuie şi de care este foarte ataşat.
Pragmatismul: În fiecare zi, secretarul se confruntă cu o situaţie nouă sau
neaşteptată pe care trebuie să o rezolve concret şi eficient.
Disponibilitatea (dar nu servilism): este important pentru un patron foarte
ocupat să poată dicta scrisori seara, după o zi încărcată de întâlniri şi deplasări. În
acelaşi timp însă, trebuie să înţeleagă că acest moment oferit în afara programului
normal de lucru va fi compensat într-o zi. Secretarul îi poate indica acest lucru
şefului cu gentileţe. Unii patroni le cer secretarilor chiar să-i însoţească în deplasări,
dar aceste cerinţe trebuie să fie plătite. Secretarul trebuie să fie permanent pregătit să
răsăpundă unei cerinţe neprevăzute din partea şefului sau pentru a executa sarcini
care, în principiu, nu sunt ale lui.
Onestitatea: un secretar onest ştie şi poate să-şi recunoască greşelile, să
accepte reproşurile justificate şi să amelioreze situaţia.
Inteligenţa: trebuie să înţeleagă rapid şi sigur situaţia, activitatea şi ordinele
ce i se dau.
Dinamismul: fără grabă sau încurcături, este important ca secretarul să se
gândească înainte de a trece la acţiune.
Psihologia: această calitate îi permite secretarului perceperea rapidă a tipului
de personalitate cu care are de-a face (interlocutor, vizitator, client) şi să adopte
atitudinea potrivită.
Diplomaţia: un secretar diplomat ştie să rezolve orice situaţie delicată legată
de şef sau de persoanele din jurul acestuia. De fapt, trebuie să aibă mai mult tact
pentru a-l avertiza de o eroare sau de un comportament care poate afecta negativ
serviciul sau munca. Diplomaţia este necesară şi pentru filtrarea convorbirilor
telefonice sau în faţa persoanelor nedorite.
Simţul responsabilităţii: superiorul se va simţi în siguranţă atunci când va
delega unele din responsabilităţile sale secretarului.
Spirit de iniţiativă şi bun simţ: situaţiile noi nu trebuie să îl destabilizeze; un
secretar trebuie să facă faţă unor situaţii diverse. Este adevărat că, de-a lungul
timpului, pe măsură ce dobândeşte experienţă, unui secretar îi este mai uşor să
reacţioneze în faţa anumitor probleme, dar bunul simţ şi spiritul de iniţiativă sunt
două lucruri care nu se pot învăţa. Deseori, secretarul se va confrunta cu situaţii în
care va trebui să ia decizii şi să preia iniţiativa. Un şef va aprecia întotdeauna un
5
secretar capabil să se descurce fără să-l deranjeze de prea multe ori pe aceeaşi temă.
Totuşi, secretarul nu trebuie să uite că, atunci când se angajează într-o activitate
oarecare, acţionează în numele şefului. Prin urmare, se vor respecta anumite limite:
deciziile privind subiectele importante rămân la latitudinea şefului.
Conştiinţa profesională: anumite activităţi se află adesea sub
responsabilitatea sa, fără a fi controlate sau verificate de superior.
Controlul de sine rămâne cea mai bună armă în timpul conflictelor inevitabile
la un moment dat. Indiferent de situaţie sau de problemă, întotdeauna va exista o
soluţie. Important este ca secretarul să-şi păstreze calmul. Dacă ziua începe prost,
dacă lucrurile nu merg aşa cum ar trebui, secretarul se va calma, va evalua
amploarea problemei şi va stabili ordinea priorităţilor. Nervozitatea ne face să
pierdem de două ori mai mult timp din cauza erorilor şi a reluărilor.
Spiritul de echipă: într-o întreprindere, secretarul nu lucrează singur, ci cu o
echipă, şi mai ales în colaborare cu şeful. Deseori secretarul se află într-o poziţie
privilegiată în raport cu alţi colaboratori ai întreprinderii având acces la dosare şi
informaţii confidenţiale. De aici se pot naşte conflicte şi probleme. Secretarul va
trebui să dea dovadă de mult tact pentru a forma un spirit de echipă şi pentru a
obţine sprijinul celorlalţi colegi.
Capacitatea de adaptare: secretarul trebuie, pe de o parte, să dea dovadă de
simţ de organizare şi de creativitate pentru a se adapta la noile evoluţii tehnice sau în
posturile ivite de-a lungul întregii cariere, iar pe de altă parte, să dovedească supleţe,
capacitate de stabilire a contractelor, disponibilitate, să se adapteze diferiţilor
patroni.
Toate aceste calităţi vor fi dublate dacă sunt susţinute de o atitudine pozitivă
faţă de muncă, astfel:
- perceperea unei situaţii nu ca pe o datorie, ci ca pe o provocare;
- folosirea imaginaţiei pentru a descoperi alternative şi soluţii;
- fixarea unor obiective realiste, în concordanţă cu propriile capacităţi;
- consultarea celorlalţi, a ideilor şi a punctelor lor de vedere;
- acceptarea opiniilor şi a atitudinilor celorlalţi;
- afirmarea proprie şi , în acelaşi timp, respectarea celorlalţi.
6
1.2. Defecte întâlnite la personalul de secretariat
7
1.3. Elemente legate de aspectul fizic al
personalului de secretariat
8
comunicare instituţională (promovarea imaginii întreprinderii pe lângă
puterile publice, presa sau marele public).
Cu toate acestea, obiectivele sunt mereu aceleaşi: pe de o parte, construirea şi
valorificarea unei bune imagini a întreprinderii, iar pe de altă parte, stabilirea unei
relaţii de calitate între întreprindere şi deverşii săi parteneri.
Rolul secretariatului în anumite domenii de comunicare este primordial, mai
ales în cel al comunicării interne. Situat adesea în centrul unui flux de informaţii cu
surse şi destinaţii multiple şi variate (telefon, corespondenţă, mesaje, note de
informare), secretarul reprezintă nucleul vital pentru circularea mesajelor orale sau
scrise, precum şi un vector al comunicării patronului său. De aceea, secretarul
trebuie să cunoască procesul comunicării.
Un emiţător (persoană, grup sau organizare) trimite un mesaj (cerinţe,
simboluri, expresii corporale) către un receptor (persoană, grup sau organizare)
printr-un canal scris (text, imagine grafică) sau audiovizual (televiziune, film). Codul
cel mai frecvent este limbajul verbal, adică utilizarea cuvintelor oral sau în scris.
Totuşi, în comunicarea orală mai apare şi un alt tip de limbaj, non-verbal, care
utilizează expresiile corporale.
Atitudinile, gesturile, mimica, privirea, intonaţia vocii transmit o serie de
mesaje.
Limbajul de afaceri:
- calm, măsurat: hotărârea deciziei, fermitatea spiritului;
- lent, cu spatele drept: sentimentul de importanţă;
- lent, dar nonşalant: indecizie, îngrijorare;
- alert, viu: entuziasm, bucuria de a trăi;
- ezitant: timiditate, inhibiţie, lipsă de încredere în sine.
Limbajul mâinilor:
- mâna suţinând fruntea: gândire;
- pumnul sub barbă: dilemă;
- mâna în faţa ochilor: izolare;
- mâinile la tâmple: neputinţa;
- pumnii la obraji: supărare;
- mâinile deschise, cu degetele la frunte: căutare, memorare.
9
Clienţii şi furnizorii sunt cei de care depinde reputaţia întreprinderii, iar
raporturile cu secretarul sunt un factor deseori necunoscut, dar important pentru
reuşită sau eşec. De aceea, acesta trebuie să personalizeze comunicare, ştiind să
identifice clientul sau furnizorul chemându-l pe nume sau amintindu-i un detaliu al
conversaţiei precedente. Secretarul trebuie să dea impresia că interlocutorul este o
persoană privilegiată şi să rezolve situaţiile legate de disponibilitatea patronului sau
o relaţie tensionată dintre cei doi.
Relaţiile cu familia şi prietenii: unii patroni fac o distincţie netă între viaţa
profesională şi cea privată. Pentru alţii, obligaţiile mondene fac parte din funcţia lor
şi, de aceea, amestecă relaţiile intime cu profesia. Secretarul trebuie, deci, să adopte
o atitudine de rezervă şi să ştie să se adapteze cu tact la fiecare interlocutor. Este
bine să fie rezervat în ceea ce priveşte timpul şi relaţiile patronului şi să nu accepte
rolul de confident sau complice.
Oricine recunoaşte impactul pe care primirea unui vizitator îl poate avea asupra
imaginii unei firme. De calitatea primirii depinde natura relaţiilor cu clienţii,
furnizorii, administraţiile, autorităţile sau concurenţii. În funcţie de mărimea firmei,
această primire se poate face în mai multe etape, începând din hol şi finalizându-se
în biroul şefului. În toate cazurile şi la toate nivelurile, primirea trebuie să fie
agreabilă - prin amenajarea locului de primire şi amabilitatea gazdei - şi eficientă -
prin competenţa dovedită în răspunsurile şi orientarea vizitei.
Prima impresie pe care un vizitator şi-o face despre o organizaţie este
influenţată de modul în care este întâmpinat aici. De acest lucru se ocupă secretarul.
Dacă la intrarea în organizaţie nu se află un recepţioner, ele este printre primele
persoane cu care vizitatorul intră în contact. Pentru ca o primire să fie reuşită şi ca
vizitatorul să se simtă în largul său şi binevenit, calităţile personale ale celui care îi
iese în întâmpinare sunt foarte importante.
Isteţ Răbdător
Interesat Organizat
Primirea unui vizitator este o acţiune care nu începe când acesta este deja.în
întreprindere. O primire bine dirijată este o sarcină ce se pregăteşte dinainte, ea
presupunând mai multe etape.
Astfel, etapele primirii vizitatorilor sunt:
11
Consultarea agendei şefului
De regulă, vizitatorii sunt primiţi în urma unei întâlniri fixate anterior şi rar se
întâmplă să vină oaspeţi neaşteptaţi. O sarcină importantă a secretarului este
organizarea timpului de lucru al şefului. Secretarul trebuie să se informeze asupra
obiceiurilor lui de lucru, care sunt zilele şi momentele din zi în care este dispus sau
are obiceiul să primească vizitatori. Astfel, nu va risca să fixeze o întâlnire la un
moment nepotrivit. Secretarul nu va supraîncărca agenda şefului fixând întâlniri cu
toţi cei care doresc să-l vadă. Trebuie să ştie să evite acele întâlniri care nu-i aduc
nici un câştig, ci îl fac să piardă timpul. Folosindu-se de psihologie şi tact, va fi ferm
faţă de cei care insistă să obţină o întâlnire încercând să afle dacă nu poate ajuta
chiar personal cu informaţii. Dacă patronul însuşi stabileşte întâlniri, este indicat ca
secretarul să se informeze zilnic despre ele. Va fi consultată agenda patronului,
secretarul insistând ca acesta să-l ţină la curent cu repartizarea timpului său.
Fixarea întâlnirii
Oaspetele va primi informaţii cât mai precise asupra orei şi a locului întâlnirii,
precum şi despre posibilităţile de acces. Secretarul se va informa şi despre durata
aproximativă a întâlnirii.
Primirea vizitatorului
De obicei, în cazul unei organizaţii mari, la intrare se află un recepţioner care va
informa secretarul prin telefon de sosirea vizitatorului. Acesta din urmă va aştepta
secretarul în hol sau se va prezenta în biroul lui. Dacă este vorba de o persoană
necunoscută, secretarul se va prezenta şi va anunţa patronul de sosirea oaspetelui.
Oricând se pot ivi situaţii neaşteptate, existând mai multe variante.
Dacă vizitatorul nu poate fi primit imediat, el va fi condus în biroul patronului,
secretarul asigurându-se că acesta din urmă este singur. Se va evita introducerea
simultană a două persoane în birou, mai ales dacă ele nu vin pentru aceeaşi
problemă. De asemenea, el va aduce eventualele documente necesare.
Dacă vizitatorul nu poate fi primit imediat şi trebuie să aştepte , el va fi anunţat
cât va dura această întârziere a primirii. Secretarul se va scuza cu amabilitate, creând
un climat binevoitor şi primitor. Îi poate oferi o cafea, o băutură răcoritoare,
documentaţia necesară întâlnirii sau reviste de specialitate. Dacă aşteptarea se
prelungeşte, vizitatorul va fi avertizat şi nu va fi lăsat în nesiguranţă. Secretarul nu-i
va spune că va fi primit în câteva minute dacă ştie că nu va fi aşa.
În situaţia în care vizitatorul nu poate fi primit, secretarul trebuie să dovedească
că este un bun psiholog şi diplomat. Cu mult tact, vizitatorul va fi anunţat că nu
poate fi primit. Această sarcină este mai uşor de îndeplinit dacă nu este vorba de o
programare deja făcută. Este necesar ca secretarul să prezinte scuze din partea sa şi a
patronului şi să găsească un motiv valabil, chiar dacă este fals: „Îmi cer scuze, dar
domnul Andreescu este în mijlocul unei reuniuni şi nu îl pot deranja.”
12
În unele cazuri când, de exemplu, este vorba de un furnizor care doreşte să
prezinte catalogul patronului, secretarul poate juca rolul de intermediar cerându-i
documentaţia respectivă şi asigurându-l, totodată, că aceasta va ajunge la patron.
Situaţii delicate
Adesea, un secretar va trebui să ţină locul şefului şi să primească personal un
client sau un furnizor pentru a-i oferi informaţiile solicitate. Primirea unui astfel de
vizitator este pregătiră în prealabil cu superiorul, hotărând de comun acord cum se
va desfăşura întrevederea. Secretarul va studia documentele necesare, asigurându-se
că nu va omite detalii sau că va face afirmaţii regretabile. Pentru a fi eficient şi
credibil,este bine să se oprească la timp, să nu se aventureze în discuţii care îi
depăşesc competenţa, lăsând subiectele importante şi afacerile complexe să fie
rezolvate de patron.
Uneori, în cazul vizitelor neprevăzute, secretarul trebuie să ştie să improvizeze.
Dacă nu este sigur de capacitatea de a face faţă întrebărilor vizitatorului, este
suficient să fie agreabil, să zâmbească şi să-l îndrume spre un alt serviciu sau să-i
transmită mesajul său patronului.
Persoana responsabilă cu primirea se confruntă, uneori, cu anumiţi oaspeţi
gălăgioşi sau nemulţumiţi. Sunt de ajuns câteva „trucuri” pentru ameliorarea
situaţiei. Întreruperea unei persoane care continuă să vorbească chiar şi după ce
motivul vizitei sale a fost rezolvat poate fi dificilă. Atunci, pentru a piune capăt
acestei situaţii, secretarul poate evita să înceapă conversaţia, poate profita de un
moment de linişte pentru a rezuma ceea ce a fost şi a transmite salutări sau poate
utiliza limbajul non-verbal prin aranjarea unui dosar sau ridicarea de pe scaun.
Primirea unei persoane nemulţumite este, fără îndoială, cea mai delicată situaţie,
dar are o regulă de aur: păstrarea calmului. Vizitatorul este invitat să se aşeze, semn
că secretarul este dispus să-l asculte şi că cineva se va ocupa de el cât mai repede
posibil. Acesta va începe să-şi prezinte problema şi este important ca secretarul să-l
privească şi să-l asculte fără a-l întrerupe. La finalul expunerii, secretarul va pune
întrebări care să-i permită să stabilească revendicările, să rezume situaţia şi să
expună calm soluţiile spre care îl va orienta.
13
CAPITOLUL II
Secretariatul în administraţia publică
14
- întocmirea, cu ajutorul datelor personalului, de procedee ale
întreprinderii, programe pentru personal, metode de achiziţionare şi sisteme de
control pentru consumabile şi resurse;
- stress-ul datorat relaţiilor cu publicul.
Sfera de relaţii:
- intră în relaţii cu toate persoanele care solicită accesul la resursele
întreprinderii, cu consultanţii acesteia, cu serviciile de informare ale diverselor
organizaţii pentru a solicita informaţii necesare derulării în bune condiţii a activităţii
întreprinderii;
- este subordonat directorului de departament.
15
- seminarii de marketing, întocmirea programului, păstrarea datelor;
- strângerea informaţiilor pentru rapoarte;
- strângerea informaţiilor şi a datelor locale;
- realizarea de traduceri engleză – română, română – engleză sau alte
limbi;
- sprijină toate activităţile întreprinderii, după cum i se cere.
16
Birourile au trei roluri organizaţionale importante:
Pentru a îndeplini aceste roluri, aproape toate birourile desfăşoară cinci mari
activităţi:
1. crearea documentelor;
2. introducerea informaţiilor în fişier;
3. conducerea proiectelor;
4. coordonarea persoanelor individuale şi a grupurilor;
5. repartizarea pe sarcini a persoanelor individuale şi a grupurilor.
Crearea unui spaţiu de lucru motivant înseamnă oferirea fiecărei persoane a
unui anumit confort fizic şi psihic.
17
Efectele psihologice ale culorilor sunt prezentate în tabelul următor:
În orice caz, puterea nu este uşor de menţinut şi, adesea, duce la contradicţii.
Fiecare om are tendinţa de a alege unul din următoarele trei tipuri de comportament:
1. fuga în faţa unor opoziţii sau contradicţii pentru a evita orice conflict –
aceasta se poate ascunde sub modestie, spirit de reconciliere, simţul disciplinei şi
este justificată prin motive bune („Nu trebuie să dramatizăm...”, „Trebuie să facem
compromisuri...”);
19
Rolul Comportament Reacţie
20
CAPITOLUL III
Echipamente de birou şi transmitere a
informaţiilor
Agenda este cel mai important instrument de lucru al unui secretar. Acest
mijloc de referinţă pentru întâlniri, reuniuni, deplasări, evenimente, poate fi şi un
instrument de urmărire care permite respectarea termenelor limită, notarea
scadenţelor, urmărirea proiectelor pe termen lung şi a etapelor acestora, onorarea
angajamentelor. Lipsa acestei urmăriri poate avea grave consecinţe, mergând de la
încurcături sau necazuri până la un dezastru profesional, trecând mai întâi prin
pierderea credibilităţii.
Secretarul trebuie să respecte câteva reguli de utilizare a agendei, între care:
- pe agendă se scrie cu creionul; schimbările, decalajele şi anulările apar tot
timpul, iar guma de şters devine indespensabilă pentru ca paginile să rămână lizibile
şi curate;
- să stabilească împreună cu şeful care sunt persoanele pe care le poate primi
în vizită în orice moment şi care sunt cele pe care nu vrea să le primească niciodată,
în ce zile poate primi vizite (dimineaţa sau după-amiaza) şi, eventual, ce zile sunt
rezervate reprezentanţilor sau furnizorilor;
- să fie rezervat în stabilirea întâlnirilor în numele şefului, precizând că le va
confirma;
- să ştie să trişeze asupra orei, dacă şeful are tendinţa de a întârzia (o întâlnire
la ora 16:00, notată la 15:45 îi va permite acestuia să ajungă la timp);
- să marcheze cu un semn distinctiv (de exemplu, un punct roşu) întâlnirile
confirmate;
- să aibă grijă ca cele două agende (a sa şi a şefului) să fie mereu la zi; pentru
aceasta, trebuie să noteze din agenda şefului întâlnirile stabilite de acesta, şi invers,
precum şi apelurile telefonice şi dosarele studiate;
- să rezerve o întâlnire săptămânală cu patronul; astfel, acesta va fi disponibil
pentru a pune la punct anumite aspecte de lucru;
- să ţină cont de decalajele orare şi să nu stabilească o întâlnire importantă în
ziua când şeful s-a întors dintr-o călătorie, mai ales pentru deplasările vest – est,
unde diferenţa de fus orar se resimte dur;
21
- să consulte agenda în fiecare dimineaţă; o singură omitere poate avea urmări
grave
- secretarul nu trebuie să se simtă deranjat de desele schimbări ale întâlnirilor
sau activităţilor şefului; trebuie să încerce să înţeleagă motivele: imperative,
priorităţi sau constrângeri.
22
procesoare de text delicate sau procesoare de text pe bază de computer cu programe
speciale. Maşina de scris electrică utilizează fie caractere individuale de metal, fie o
sferă rotitoare cu caractere care lovesc foaia de hârtie printr-un ribon sau o panglică
tuşată pentru a imprima caracterul pe foaie.
23
celular. Acest aparat este din ce în ce mai sofisticat, cu funcţiuni din ce în ce mai
complexe.
24
Concluzii
25
Atitudinile, gesturile, mimica, privirea, intonaţia vocii transmit o serie de
mesaje. Limbajul de afaceri ar fi de preferat să fie calm, măsurat, lent, alert, viu dar
nu ezitant. Comunicarea cu şeful, colegii şi persoanele inferioare ierarhic, clienţii şi
furnizorii, cu familia şi prietenii diferă de la caz la caz. Capacitatea lui de conducere
se bazează pe abilitatea de a face oamenii să-l urmeze în mod voluntar. Dacă
personalul nu doreşte să-l urmeze, atunci secretarul nu este un bun lider. Pentru a-şi
asigura poziţia de lider, secretarul trebuie să încerce să aibă o atitudine amabilă şi o
personalitate optimistă, să atragă şi nu să respingă, să evite ameninţările,
provocările, forţările, reproşurile, să complimenteze angajaţii pentru reuşite, să-i
facă pe angajaţi să se simtă ca o parte importantă a echipei.
Prima impresie pe care un vizitator şi-o face despre o organizaţie este
influenţată de modul în care este întâmpinat aici. De acest lucru se ocupă secretarul.
Pentru ca o primire să fie reuşită şi ca vizitatorul să se simtă în largul său şi
binevenit, calităţile personale ale celui care îi iese în întâmpinare sunt foarte
importante: isteţ, răbdător, politicos, prietenos, bine informat, curtenitor, interesat,
organizat, apropiat, calm, plin de tact. O primire bine dirijată este o sarcină ce se
pregăteşte dinainte. ea presupune mai multe etape, şi anume: consultarea agendei
şefului, fixarea întâlnirii şi primirea vizitatorului.
Descrierea funcţiei de secretar devine un ghid preţios, capabil să
îmbunătăţească relaţiile între persoane sau comportamente şi să dezvolte simţul
responsabilităţii. Atribuţiile secretarului constau, în primul rând, în pregătirea
profesională impusă postului, experienţa necesară executării operaţiunilor specifice
postului, responsabilitatea implicată de post, sfera de relaţii. Secretarul întâmpină şi
salută toţi vizitatorii, coordonează programele personalului sau profesioniştilor,
răspunde la telefon înainte ca acesta să sune de trei ori, ţine un jurnal cu telefoanele
şi vizitatorii veniţi, păstrează datele necesare, ţine dosarele întreprinderii, cumpără şi
controlează accesul la consumabile, sprijină toate activităţile întreprinderii şi altele.
În administraţiile centrale, locale şi unităţile mari, conducerea departamentului
este centralizată, aşezarea fizică parţial centralizată, parţial necentralizată. Se
preconizează aşezarea fizică centralizată pentru birourile de dactilografie,
registraturi, colective de traducători, protocol. Aşezarea fizică descentralizată se
referă la şefii de cabinete sau secretarii conducătorilor. În unităţile mici, întregul
nucleu de secretariat este centralizat, atât conducerea cât şi aşezarea fizică.
Biroul este locul unde se organizează reţeaua de activităţi necesare muncii, dar
şi locul unde se leagă relaţii personale, foarte importante pentru eficacitatea muncii.
Toate birourile desfăşoară cinci mari activităţi: crearea documentelor; introducerea
informaţiilor în fişier; conducerea proiectelor; coordonarea persoanelor individuale
şi a grupurilor; repartizarea pe sarcini a persoanelor individuale şi a grupurilor.
Statutul secretarului îl plasează întotdeauna pe acesta în faţa mai multor tipuri
de putere, cum ar fi puterea legitimă, puterea de competenţă, puterea de recompensă,
puterea de constrângere şi puterea de identificare.
26
Fuga, atacul şi manipularea reprezintă trei tipuri de comportament care duc la
contradicţii.
Echipamentele de birou şi transmitere a informaţiilor sunt deosebit de
importante în munca de secretariat. Agenda este cel mai important instrument de
lucru al unui secretar. Acest mijloc de referinţă pentru întâlniri, reuniuni, deplasări,
evenimente, poate fi şi un instrument de urmărire care permite respectarea
termenelor limită, notarea scadenţelor, urmărirea proiectelor pe termen lung şi a
etapelor acestora, onorarea angajamentelor. Lipsa acestei urmăriri poate avea grave
consecinţe, mergând de la încurcături sau necazuri până la un dezastru profesional,
trecând mai întâi prin pierderea credibilităţii. Carnetul de adrese este un obiect
indispensabil şi preţios, reprezentând „Biblia” secretarului, sacul cu comori. Între
echipamentele pentru comunicarea scrisă sau vorbită, precum şi pentru dictare, se
numără în principal poşta electronică, computerul, maşina de scris electrică,
reportofonul, telefonul, teleconferinţa şi videoconferinţa.
27
Bibliografie
28