Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
1
http://www.rasfoiesc.com/business/afaceri/birotica/ACTIVITATEA-DE-SECRETARIAT48.php
1
Secretariatul este un auxiliar direct Activităţile se compun din atribuţii,
şi indispensabil al conducerii, având ca iar atribuţiile din sarcini. Atribuţia reprezintă
sarcină degrevarea acesteia de unele sarcini sfera de competenţă a unui compartiment,
auxiliare, creându-i astfel condiţiile necesare
iar executarea atribuţiilor de către un
realizării principalelor sale funcţii:
prevedere – organizare – comandă – compartiment presupune competenţa
coordonare control. Secretara trebuie să membrilor compartimentului în realizarea
creeze condiţii optime pentru luarea sarcinilor ce decurg din aceste activităţi.
deciziilor care reprezintă actul esenţial al
conducerii.
În literatura de specialitate secretariatul este Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor
definit ca un nucleu (grupare de funcţii şi
respectiv persoane care le ocupă) cu
activităţi, atribuţii şi sarcini individuale Compartimentului secretariat îi revin
complexe. atribuţii globale din care se extrag şi se
https://dexonline.ro/definitie/secretariat detaliază sarcini pentru fiecare lucrător.
Atribuţiile şi sarcinile unei secretare depind
Acest grup de oameni specializaţi de structura şi domeniul de activitate al
sunt reuniţi sub o autoritate ierarhică
organizaţiei respective şi sunt cuprinse în
(directori de secretariate, şefi de serviciu,
secretari-şefi) autoritate subordonată la fişa postului.
rândul său direct conducerii şi care are
Se poate spune ca potrivit modului
precizate atribuţii cu caracter permanent
pentru efectuarea lucrărilor specifice muncii cum este conceputa la noi în tara activitatea
de secretariat. de secretariat, (in cazul în care funcţionează
Intr-un secretariat munca ca un serviciu autonom), ea include
secretarelor presupune un complex de următoarele atribuţii şi sarcini :
activităţi :
executarea lucrărilor de registratură
Activităţi cu caracter specific de generală
secretariat (preluare, transmitere mesaje (http://ebooks.unibuc.ro/StiinteADM
telefon, stenografierea, multiplicarea, /secretariat/8.htm ) acolo unde nu
1
redactarea înscrisurilor dictate de şefi, există un compartiment specializat
clasarea documentelor, înregistrarea de registratură.
corespondenţei). lucrări de corespondenţă primită şi
Activităţi prin care se duc la îndeplinire emisă de unitate; lecturarea
sarcinile şi atribuţiile prevăzute în fişa corespondenţei primite, prezentarea
2 postului (documentare, corespondenţă, la conducere, înregistrarea,
protocol, organizarea manifestărilor repartizarea şi urmărirea rezolvării
etc.). corespondenţei primite, întocmirea
Activităţi pe care le decid, le iniţiază unor răspunsuri pe baza
3 singure (cursuri de perfecţionare, documentării prealabile,
instruire a secretarelor din subordine), dactilografierea lor, prezentarea la
Activităţi de reprezentare a şefilor lor semnat a corespondenţei cu
4 (primiri oficiale, participare la discuţii materialul de bază;
cu parteneri de afaceri, etc.)
2
atribuţii de documentare: detectarea pregătirea călătoriilor de serviciu
surselor interne şi externe, selectarea ale şefului, rezervarea de bilete, a
materialului; prezentarea camerei de hotel, obţinerea vizei
materialelor rezultate sub formă de (dacă este cazul), pregătirea
tabele, scheme, statistici, etc., documentelor necesare pentru
clasarea documentelor, organizarea întâlnirile de lucru, contactarea
şi asigurarea unei bune funcţionări a persoanelor cu care trebuie să se
arhivei unităţii. întâlnească şeful şi stabilirea
scrierea rapidă, 2 programului.
multiplicarea materialelor: cunoaşterea şi folosirea aparaturii
dactilografierea folosind maşina de moderne de birou 3 ; cunoaşterea
scris sau calculatorul (folosind tehnoredactării computerizate şi a
metoda oarbă), folosirea imprimantei programelor pentru aceasta.
calculatorului, utilizarea maşinilor de organizarea sistemului
copiat, corectarea greşelilor, informaţional: primirea prelucrarea
cunoaşterea unor sisteme de şi transmiterea informaţiilor.
corectare a materialelor pentru întocmirea contabilităţii primare a
editorial. firmei
traduceri şi retroversiuni de acte, primirea şi transmiterea
corespondenţă, materiale comunicărilor telefonice
documentare, cunoaşterea unei limbi organizarea şedinţelor şi a
străine de circulaţie internaţională materialelor necesare.
scris şi vorbit. difuzarea în unitate a deciziilor şi
probleme de protocol şi relaţii cu instrucţiunilor cu caracter de
publicul: întocmirea unor planuri circulată.
pentru desfăşurarea în bine condiţii a preluarea de la şefi (prin delegare
întâlnirilor cu persoane din afără de autoritate) a unor sarcini pe care
instituţiei, primirea vizitatorilor şi a secretara (asistenta manager) le poate
partenerilor de afaceri, cunoaşterea, rezolva sau chiar secretara poate
documentarea în ceea ce priveşte delega o serie de responsabilităţi
regulile de comportament şi protocol persoanelor din subordine.
specifice ţării din care vine perfecţionarea permanentă din punct de vedere
partenerul, pregătirea corespondenţei profesional.
protocolare cu ocazia diferitelor
evenimente.
evidenţa necesarului de consumabile
şi evidenţa de personal (secretara
întocmeşte referatul cu necesarul de
rechizite pentru compartimentul
secretariat, ţine evidenţa orelor
suplimentare, concediilor, evidenţa
delegaţiilor, a deplasărilor şi a
evenimentelor profesionale.
2
stenografierea discuţiilor din şedinţele, conferinţele,
întâlnirile de afaceri, stenografierea după dictare 3
calculatorul, maşina de multiplicat, fax, aparatura de
înregistrare-clasare, interfonul, etc
3
Rolul şi locul secretarei (asistentei manager) în lumea profesională contemporană
4
începutul secolului XX, dezvoltă noi valori, privind resursele umane şi resursele informaţionale.
Noile dimensiuni ale managementului au presupus, desigur, şi reevaluarea auxiliarului său de
bază, secretariatului.
In zilele noastre meseria de secretară/asistent manager este foarte căutată, accentul
punându-se acum pe selectarea cât mai atentă a lor. Dovadă că este aşa sunt şi zecile de anunţuri
care apar zilnic în ziare şi reviste.
Profesiunea de secretară este poate singura profesiune care a “suferit” cele mai multe
transformări după 1989, odată cu apariţia şi la noi a mijloacelor moderne de comunicare şi
informare. Secretara nu înseamnă doar puţină dactilografie, picioare frumoase şi arta de a face
cafea, ea lucrează acum pe calculator, foloseşte Internetul, are cunoştinţe de management,
marketing, drept, primeşte şi transmite mesaje prin telefon, fax sau e-mail în limbi străine pe care
le stăpâneşte mai bine decăt şeful ei, dispune de un mic atelier informaţional, dactilografiază pe
calculator folosind “metoda oarbă”. Ea întocmeşte şi foloseşte sisteme sigure de evidenţă, fiind
la curent cu instituţiile, organismele şi departamentele din ţară şi străinătate cu persoanele lor
cheie. “Ea este cronicara evenimentelor instituţiei sale, autoare de anale nepublicate. E mai
uşor să găseşte un expert sau un strateg decât o secretară bună” (Mircea Maliţa).
Secretarele sunt managerii propriilor lor firme – secretariatele. Profesiunea de secretară
nu reprezintă o muncă independentă. Spre deosebire de un contabil manager, secretara este
întotdeauna legată de o anumită persoană sau de un anumit departament. Ea lucrează pentru alţii,
munca ei foloseşte muncii altora. Rolul principal al secretarei este de a ajuta. Secretara şi şeful
trebuie să formeze o echipă în adevăratul sens al cuvântului cu drepturi şi obligaţii reciproce
pentru fiecare din membrii echipei. Este esenţial ca şeful şi secretara să gândească, să planifice şi
să acţioneze ca o echipă. Aşa cum succesul jucătorilor de tenis la dublu depinde de abilitatea
fiecăruia de a anticipa loviturile celuilalt pentru a se completa şi sincroniza, tot aşa şeful şi
secretara trebuie să muncească din greu pentru a-şi dezvolta strategia de echipă. Munca unui
director şi cea prestată de o secretară sunt greu de separat; acţiunile directorului şi cele ale
secretarei sunt complementare, fiind direcţionate spre acelaşi scop. De exemplu trebuie scris un
raport: directorul concepe, secretara îl prelucrează, îl stilizează. Deci sarcina unică a fost aceea
de a prezenta un raport care s-a finalizat prin contribuţia celor două persoane, existenţa uneia
depinzând de existenţa celeilalte. Este cunoscut faptul că atunci când şeful avansează pe scara
ierarhică, secretara este luată cu el. (nu este mai puţin adevărat că pentru unele secretare există
riscul să rămână fără post atunci când şeful este schimbat pe criterii politice).
Exercitarea atribuţiilor de către un compartiment presupune exercitarea responsabilităţilor, a
prerogativelor dar şi competenţa în a le realiza.
Asistentul manager face parte din structurile ierarhice superioare, ca prim subaltern şi în
acelaşi timp colaborator apropiat al directorului (general sau de departament).
http://romanialibera.ro/economie/finante-personale/asistent-manager--mai-mult-decat-o-
secretara-234954
Asistentul manager nu poate da dispoziţii nimănui, fără a fi delegat în acest sens de
director, doar dacă la rândul său are subalterni (secretare). Sunt cazuri în care, prin delegare de
autoritate, asistentului manager i se subordonează directori de departamente, asistentele acestora
etc.
Activitatea de asistent manager oferă nenumărate satisfacţii personale şi profesionale,
dar şi o serie de constrângeri:
Avantaje:
- un salariu mai mare;
- condiţii de muncă mai bune;
- contacte variate;
- mai multe responsabilităţi;
- mai multă putere de influenţă;
Constrângeri :
- deplasări frecvente în provincie
şi/ sau străinătate ;
- program flexibil ;
- raportări permanente ;
- obligaţii sociale sau
mondene (o mai mare
disponibilitate) ;
- stagii de perfecţionare.
Ceea ce aşteaptă şefii din partea asistentilor este adesea contradictoriu. Pe de o parte,
orice director îşi doreşte un asistent care să primească dispoziţiile fără a-l contrazice, să fie loial
5
calculatoare, maşini de multiplicat, aparatură de înregistrare-clasare, etc
6
şi discret, iar pe de altă parte, independenţa, inteligenţa, solicitudinea şi responsabilitatea sunt
acele calităţi pe care trebuie să le aibă un asistent manager pentru a-l degreva de anumite sarcini,
sprijini si asigura succesul.
planificarea scrisă 6
Secretara trebuie să-şi planifice, să-şi noteze toate sarcinile pe care le are de rezolvat şi toate
informaţiile pe care le primeşte. In afară de planificarea zilnică, se pot face şi planificări pe
termen lung (pentru sarcinile ce pot fi prevăzute dinainte. De ex. vizitele unor străini, diferite
lucrări, rapoarte, dări de seamă etc.) In planificarea zilnică a sarcinilopr pe care le are de
rezolvat, secretara trebuie să aprecieze corect durata rezolvării lor. De asemenea, ea nu îşi va
planifica toate cele opt ore de muncă ale zile, ci numai 40%, restul de 60% din timpul de
lucru reprezentând timp tampon (perioade de timpi pentru sarcini, lucrări neprevăzute,
suplimentare, noi etc.).
6
este o metodă care duce la eficientizarea timpului de lucru
7
c) sarcini nu foarte urgente şi nu foarte importante (trebuie delegate pe cât posibil,
fiind mari consumatoare de timp).
scurta discuţie matinală cu şeful asupra programului zilei;
informarea şefului, atunci când problemele foarte urgente şi importante se decalează sau
nu pot fi toate rezolvate;
delegarea unor sarcini – mari consumatoare de timp;
înfiinţarea unei mape personale de corespondenţă 7;
evitarea nemulţumirii de a căuta mereu documente sau dosare care lipsesc, urmărind cu
atenţie mişcarea hârtiilor şi a dosarelor;
notarea tuturor informaţiilor importante
reactualizarea periodică a caietului cu numerele de telefoane şi adresele pe care le
foloseşte în mod curent;
stabilirea de bune relaţii de muncă, atât cu şefii, cât şi cu persoanele din subordine;
comunicarea eficientă cu celelalte secretare din instituţie şi din afara instituţiei;
Secretara nu poate ţine minte numărul mare de detalii ce apare în munca de zi cu zi.
Informaţiile sosite pe diferite căi în secretariat trebuie notate, pentru a fi transmise conducerii şi
compartimentelor de lucru cât mai exact. In acest scop, secretara dispune de diferite mijloace;
cele mai uzitate sunt:
Agenda de birou – este extrem de necesară şi cea mai des utilizată formă de evidenţă. In
agendă se înscriu în mod obligatoriu toate sarcinile, inclusiv cele care trebuie rezolvate imediat.
Agenda de birou computerizată – poate fi păstrată în memoria unui calculator, astfel încât
înregistrările pot fi vizualizate pe ecran şi pot fi tipărite la imprimantă.
7
pentru presortarea corespondenţei sosite după puncte de interes
8
Caietul alfabetic cu adrese şi numere de telefon – trebuie ales foarte gros, deoarece pe
parcursul activităţii unei instituţii, numărul acestora va creşte. Caietul trebuie să fie format mare,
pentru a putea conţine coloane cu numele persoanei sau a instituţiei, adresa, numărul de telefon.
Adresele şi numerele de telefon se notează pe măsura apariţiei lor, din această cauză, caietul cu
adrese prezintă următorul dezavantaj: ordinea alfabetică în cursul unei litere nu poate fi
respectată, unele se ordonează numai după prima literă nu şi după a doua, ceea ce face dificilă
găsirea rapidă a numelui şi adresei unei persoane sau a unei instituţii.
Surse bibliografice :
Cuprins:
Importanţa activităţii de secretariat..............1
Atribuţiile şi sarcinile secretariatelor............2
Rolul şi locul secretarei (asistentei manager) în lumea profesională contemporană 3
Functia de asistent manager............................6
Avantaje:.....................................................6
Constrângeri :..............................................7
Surse bibliografice :.........................................9