EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

UNIVERSITATEA DIN BUCUREȘTI

FACULTATEA DE LITERE
specializarea ASISTENȚĂ MANAGERIALĂ ȘI ADMINISTRATIVA

PLANIFICAREA ŞI ORGANIZAREA

EVENIMENTULUI CARITABIL
“PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

Student: Badica Georgiana Andreea

Anul II, grupa 1

An universitar 2018-2019

1
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

CUPRINS

Cap 1. Organizatorul evenimentului.....................................................................................pag.3

Cap 2. Etapele organizării evenimentului..............................................................................pag.4
Cap 3. Parteneri.....................................................................................................................pag. 8
Cap 4. Promovarea evenimentului.........................................................................................pag.9
Cap 5. Producţia şi rezultatele evenimentului........................................................................pag.11

Anexe.....................................................................................................................................pag.12

Bibliografie.............................................................................................................................pag.17

CAP 1. ORGANIZATORUL EVENIMENTULUI

2
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

“Paşi către viaţă” este un eveniment caritabil care doreşte să tragă un semnal de alarmă
asupra unei probleme cât se poate de serioasă, aceea de a se încerca strângea de fonduri necesare
operaţiilor sau tratamentelor copiilor bolnavi de cancer şi care ar putea fi salvaţi.

Primăria Rosiorii de Vede va susţine organizarea acestui eveniment, în scopul a ajuta

copii care au nevoie de tratament sau operaţii şi a întări sentimentului de apartenenţă la o
comunitate, coeziunea umană între cetăţenii oraşului.

Membrii echipei şi responsabilităţile acestora:

Echipa este formată din 9 membrii :

- 2 persoane se ocupă cu trimiterea invitaţiilor

- 2 persoane contactează presa şi redactează materialele informative;

- 1 persoană se ocupă de sală: închiriere, decorare şi de firma de catering: stabilirea

meniului, alegerea băuturilor;

- 1 persoană care să se ocupe de organizarea momentelor artistice;

- 2 persoane se ocupă de materialele pentru eveniment: afişe etc.

- managerul de proiect, care se va ocupa şi de primirea oaspeţilor în ziua evenimentului.

CAP 2. ETAPELE ORGANIZĂRII EVENIMENTULUI

3
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

1. Întrunirea comitetului de organizare format din persoanele desemnate de organizaţiile

iniţiatoare- data întrunirii: 15 februarie

La această primă intâlnire se vor stabili data când va avea loc evenimentul şi locaţia,
precum şi targetul, acesta reprezentând suma minimă necesară care trebuie realizată ca urmare a
organizării evenimentului. Data se va stabili calculând timpul necesar parcurgerii etapelor
premergătoare, avându-se în vedere şi evitarea unor suprapuneri cu alte evenimente, spectacole,
sau chiar cu perioada de post. Locaţia trebuie să corespundă ca dimensiune, posibilităţi de
amenajare şi sonorizare, singura sala care îndeplineşte aceste criterii fiind CASA DE
CULTURA. Urmand sa obţinem aprobările necesare.

Suma minimă care trebuie obţinută va avea două surse: vânzarea de bilete şi donaţii
directe sau prin telefon. La acest punct se calculează costul minim estimat al evenimentului şi
propun modalităţi de acoperire a acestuia.

Întrunirea se încheie prin stabilirea datei întâlnirii următoare, 22 februarie, cât şi a

temelor care vor trebui abordate: stabilirea meniului, a programului, a listei de invitaţi,
recalcularea costului în funcţie de sponsorizările sau contribuţiile anunţate.

2. La a doua întrunire vom stabili:

- forma şi textul invitaţiilor, persoana desemnată cu executarea lor, termenul de realizare

şi de distribuire, lista persoanelor care vor primi invitaţii- personalităţi din zona culturii, politicii
şi mass-media din judeţul Teleorman, precum şi diferite firme care acţionează pe piaţa
rosioreana.

- programul evenimentului, pe ore.

- invitarea directorului televiziunii locale TVS pentru a discuta posibilitatea transmiterii

în direct a evenimentului şi de a asigura o legătură telefonică pentru donaţii, precum şi difuzarea
unui spot pentru promovare. În acest sens, se alcătuieşte textul, propunându-se vizionarea lui în
cadrul întâlnirii din data de 28 februarie. O altă propunere constă în realizarea unui interviu cu
primarul în care să fie abordat acest subiect, în scopul de a face cunoscut evenimentul şi de a

4
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

sublinia importanţa care se acordă acestuia chiar de către primar, de a face cunoscut scopul
caritabil al Balului în rândul cetăţenilor oraşului.

- formaţiile de muzică şi cântăreţii care vor concerta în cadrul evenimentului. Având în

vedere specificul balului se va opta pentru muzică de café concert – alternând cu muzica
internaţională - de referinţă evergreens şi muzică de dans

- se desemnează persoana care va răspunde de designul interior al sălii,

- meniul propus de organizatori este bufetul suedez, care va fi amenajat de o firmă de

catering şi va conţine un sortiment bogat de gustări reci, calde, salate, dulciuri şi fructe

- separat va fi amenajat un bar pentru prepararea cafelei, cocktailurilor cu şi fără alcool

şi servirea băuturilor alcoolice şi sucurilor.

- se calculează numărul personalului necesar şi sarcinile fiecăruia în cadrul

evenimentului.

- se stabilesc modalităţile de aprovizionare a materiilor prime pentru preparatele culinare

şi a băuturilor- analizându-se propunerile de sponsorizare.

3. Următoarea întâlnire 28 februarie- va avea ca obiect:

- vizionarea spotului de promovare tv, eventuale observaţii, completări; propuneri privind

frecvenţa şi intervalul de difuzare.

- alegerea formaţiilor de muzică clasică şi de dans; aprobarea onorariilor solicitate.

- prezentarea invitatiilor şi a listei de invitaţi pentru a se face eventuale corecturi

- se propune realizarea de către televiziunea locală a unui montaj de filme alcătuit din
două parţi: prima parte va conţine date despre activitaţile caritabile desfăşurate până în prezent în
oraş, despre modul cum şi-au atins obiectivul, (comparaţie între momentul anterior întervenţiei şi
situaţia prezentă a copiilor, vizibil îmbunătăţită) iar a doua parte va fi alcătuită din prezentarea
unor cazuri care necesită ajutor. Filmul – care urmează a fi prezentat în cadrul evenimentului,

5
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

trebuie să degaje optimism, speranţă şi încredere, să nu conţină imagini voit înduioşătoare sau
dezagreabile pentru a stârni compasiune.

- se propune includerea în program a unor momente artistice, teatru, dans, cor, prezentate
de artişti amatori din oras.

- prezentarea listei sponsorilor- care nu este încă definitivă, acţiunea fiind în curs de
desfăşurare.

4. Întâlnirea din 15 martie:

- se stabileşte preţul biletului la suma de 150 RON / persoana.

- se începe distribuirea invitaţiilor conform listei –de către echipe formate din două
persoane

- se vizionează filmul şi se fac observaţii.

-se vizionează momentele artistice care ar putea fi incluse în programul balului

- se definitivează programul pe ore al evenimentului

5. Întâlnirea din 1 aprilie :

- definitivarea meniului şi a surselor de aprovizionare, respectiv din contribuţia în natură

a trei restaurante din oraş

- prezentarea bugetului estimativ al evenimentului

- prezentarea situaţiei distribuirii invitaţiilor, a confirmării participării şi a vânzării

biletelor

- se definitivează numărul persoanelor participante, se stabileşte varianta finală a aranjării

meselor în sală

- un grup de artişti plastici, originari din Rosiori, prezintă oferta de a organiza în sala de
bal o expoziţie de tablouri cu vânzare din care o parte să contribuie la fondul umanitar.

6
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

6. Întâlnirea din 10 aprilie

- desemnarea persoanelor care primesc invitaţii

- definitivarea listei participanţilor, stabilirea locurilor la mese,

- împărţirea responsabilităţilor între organizatori privind supravegherea activităţilor

desfăsurate în timpul evenimentului, urmărirea respectării programului, remedierea unor
probleme ce pot apărea.

7
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

CAP 3. PARTENERI

Un eveniment de asemenea anvergură

este dificil de susţinut în totalitate de o singură
firmă, indiferent de mărimea acesteia şi puterea
pe care o are pe piaţă. Costurile implicate sunt
mari si de aceea este necesara implicarea mai
multor organizatii pentru ca rezultatul final sa fie
cel asteptat.
Pentru organizarea acestui eveniment se va colabora cu diferite institutii si firme din
Rosiori care si-au exprimat dorinta de a contribui la succesul evenimentului.
Primaria Rosiorii de Vede va sustine realizarea acestui eveiment caritabil prin scutirea de
taxele aferente panourilor publicitare pe care le vom amplasa in municipiul Rosiori si in plus,
prin sponsorizare cu suma de 5000 Euro.
De asemenea, vom colabora cu cateva restaurante (cu care am negociat preturi speciale,
foarte avantajoase) pentru a ne asigura cateringul pentru bufetul suedez organizat în cadrul
evenimentului.

Vom inchiria spatiu publicitar (bannere, imagini rulate pe LCD) pe toata perioada
evenimentului urmatoarelor firme: Vodafone, Inna Schaeffler, Autoliv, Toyota, Audi, Telekom,
aducând o sumă substanţială celei strânse din donaţii.

8
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

CAP.4. PROMOVAREA EVENIMENTULUI

Deciziile referitoare la activităţile promoţionale sunt de maximă importanţă dacă avem în

vedere investiţiile pe care acestea le necesită. Informarea publicului este principala sarcină care
trebuie îndeplinitî în momentul în care toate celelalte detalii referitoare la organizarea
evenimentului au fost puse la punct. Întrucat am stabilit perioada de desfăşurare, locaţia, unde
vor fi trimise invitaţiile si care vor fi invitaţii speciali şi reprezentanţii mass-media prezenţi la
eveniment, precum şi sponsorii şi sursele de finanţare, putem trece la următoarea etapă, şi
anume anunţarea evenimentului.
Vom avea în vedere elaborarea unui intreg program de publicitate si vom incepe prin
identificarea pietei-tinta, adica cui ne adresam. In cazul nostru, piata tinta este constituita din
întreaga populatie a judeţului Teleorman. Mai intai de toate ne vom stabili obiectivele
publicitatii (misiunea), care in cazul nostru sunt urmatoarele:
- informarea pietei in legatura cu evenimentul ce se va desfasura la Rosiorii de
Vede;
- sa facem cunoscuta importanta desfasurarii unui asemenea eveniment şi
importanţa lui atat pentru Rosiori cat si pentru întreaga ţară în general
- informarea pietei despre modul in care va fi realizat acest eveniment;
- incurajarea organizarii unui astfel de eveniment si pentru viitor prin sublinierea
importantei acestuia;
În ceea ce priveşte comunicarea pentru promovarea acestui eveiment vom utiliza
publicitatea în presa scrisă (ziare, reviste), publicitatea prin radio, publicitatea televizată
publicitatea exterioară, marketingul direct şi pliantele.
Publicitatea difuzata la TV este una costisitoare, astfel ca vom selecta posturile cu cea
mai mare audienta la nivel local pentru a difuza un spot publicitar: AKTA.

9
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

In ceea ce priveste presa scrisa, ne intereseaza aparitii in reviste de specialitate la nivel

national şi mai ales local ziare (, Ziarul Teleormanul, TR news, Ziarul Liber in Teleorman, Ziarul
Mara ). Pentru a fi eficiente, dar fara e efectua o risipa de resurse (intrucat spatiul publicitar este
scump), consideram ca aparitia in aceste publicatii cu o luna inainte de inceperea evenimentului
este suficienta pentru a-l face cunoscut.
Publicitatea exterioara o vom folosi in Rosiorii de vede. Vom amplasa panouri si
bannere pe Str Dunarii, Centrul orasului, cu 2-3 saptamani inainte de inceperea evenimentului.
Prin marketingul direct vom informa marile firme (indiferent de domeniu) din Rosiorii
de Vede. Consideram ca marketingul direct ne permite intreprinderea unor actiuni promotionale
personalizate, adresate unei clientele atent selectionate.
Pliantele vor contine informatii legate de locatie, programul evenimentului, scopul lui si
vor fi distribuite pe străzile din Rosiorii de Vede.

10
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

CAP 5. PRODUCŢIA ŞI REZULTATELE EVENIMENTULUI

În data de 25 aprilie în dimineaţa evenimentului, se face verificarea sălii de festivităţi, a

ventilaţiei, a instalării bufetului suedez şi a barului, instruirea personalului cu diverse atribuţii din
sală. Se fac probe de sunet, se confirmă programul muzical, precum şi asigurarea că preparatele
şi băuturile sunt în cantitate suficientă. Se supravegheză şi instalarea expoziţiei de tablouri.

Cuprinsul programului:

Durata balului: între orele 17 şi 24

- ora 17 primirea invitaţilor, un pahar de şampanie

- ora 17:30 cuvânt de deschidere adresat de primarului oraşului

- în continuare muzica: café concert, servirea gustărilor, băuturilor, dans

- ora 18 -18:15 prezentarea primei părţi a filmului

- ora 19-19:15 scurt spectacol de dans sportiv

- ora 20-20:10 Corul format din copiii de clasa pregatitoare de la Scoala nr.6

- 20:45-21 fragment de teatru prezentat de formaţia de teatru “Patrita “ din Rosiori

- 21:45-22 A doua parte a filmului, urmată de invitaţia primarului de deschidere a

donaţiilor

- ora 23:30 – cuvântul de închidere al primarului, anunţă suma obţinută, mulţumeşte

celor prezenţi şi celor care au contribuit la realizarea evenimentului.

Balul caritabil „Paşi către viaţă ” s-a dovedit a fi un adevărat succes. S-a discutat despre
întrebuinţarea banilor strânşi din donaţii.

11
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

S-a stabilit iniţierea unor programe de ajutor medical, cumpărarea unor echipamente
performante din banii donaţi, pentru a se diminua numărul cazurilor de cancer. Primăria a promis
finanţarea acestor echipamente, iar reprezentanţii celor mai importante firme au contribuit cu
sume importante la realizarea obiectivelor acestui eveniment caritabil.

ANEXE :

DURATA CONTRACTULUI DE ÎNCHIRIERE

Art.13 Prezentul contract de închiriere se încheie pe o perioadă de ____________,

cu începere de la data de __________, până la data de ______________.

Art.14 Prezentul contract de închiriere poate înceta înainte de data sus menţionată numai
prin acordul ambelor părţi.

Art.15 Prezentul contract de închiriere va putea fi prelungit prin acordul ambelor părţi
contractante, încheindu-se în acest scop un act adiţional.

OBLIGAŢIILE LOCATORULUI

Art.16 Locatorul va preda chiriaşului bunul închiriat, precum şi toate accesoriile acestuia
prevăzute în anexa numărul 1, la locul situat în
____________________________________________.

Art.17 Locatorul va preda chiriaşului bunul închiriat şi toate accesoriile acestuia în

condiţiile de calitate prevăzute în anexa numărul 1.

Locatorul cu ocazia predării va încheia proces-verbal de primire-predare datat, semnat şi

ştampilat de ambele părţi contractante.

Art.19 Locatorul va efectua pe cheltuiala sa reparaţiile determinante de vreun caz de

forţă majoră.

Art.20 Locatarul va înlocui parţial sau total accesoriile bunului închiriat, pe cheltuiala sa,
atunci când înlocuirea acestora nu este determinată de culpa chiriaşului.

12
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

OBLIGAŢIILE CHIRIAŞULUI

Art.29 Chiriaşul se obligă, ca pe toată durata închirierii, să păstreze în bune condiţii bunul
închiriat, precum şi accesoriile acestuia, să nu le degradeze sau deterioreze.

Art.30 Chiriaşul va asigura paza bunului închiriat.

Art.31 Chiriaşul va folosi bunul închiriat numai potrivit destinaţiei sale prevăzute la art.7
din contract.

Art.32 Chiriaşul se obligă să plătească locatorului chiria la termenul scadent convenit în

contract.

Art.33 Chiriaşul nu va face modificări bunului închiriat decât cu acordul scris al

locatorului.

Art.34 Chiriaşul, la expirarea acestui contract, va restitui locatorului bunul închiriat

împreună cu toate accesoriile acestuia, în aceeaşi stare în care le-a primit conform anexei
numărul 1.

RĂSPUNDEREA PĂRŢILOR CONTRACTANTE

Art.35 Pentru nerespectarea obligaţiilor prevăzute în acest contract, partea în culpă

datorează celeilalte părţi daune.

Art.36 Dacă chiriaşul nu îşi îndeplineşte obligaţiile pe care şi le-a asumat în contract, va
plăti locatorului daune corespunzătoare prejudiciului produs.

Art.37 Contractul se va desfiinţa şi chiriaşul va plăti daunele corespunzătoare dacă

prejudiciul pe care l-a produs locatorului este atât de grav încât continuarea contractului nu se
mai justifică.

LITIGII

Art.38 Eventualele litigii care s-ar putea ivi în legătură cu acest contract vor fi soluţionate
pe cale amiabilă, iar dacă părţile nu cad de acord, vor fi soluţionate de instanţele de judecată
competente.

13
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

Prezentul contract a fost încheiat în 2 exemplare originale câte unul pentru fiecare în
parte.

LOCATOR LOCATAR

2. Interviu

Reporter: Domnule primar, am auzit că sunteţi iniţatorul unui eveniment în oraşul nostru
–“Paşii către viaţă”

Primar ec. CÎRCIUMARU GHEORGHE VALERICĂ: Eu nu sunt chiar iniţiatorul, ideea s-a
născut discutînd intr-un grup de prieteni, când căutam o soluţie unor cazuri disperate, ale unor
copii bolnavi de cancer fără posibilităţi materiale.

Rep: După “ Oraş de poveste ” Rosiorul va fi numit ”Oraşul Balurilor” …

Primar ec. CÎRCIUMARU GHEORGHE VALERICĂ: Da, avem deja intrate în tradiţie baluri cu
specific, însă acest bal, dacă va reuşi, va demonstra că braşovenii ştiu nu doar să se distreze ci să
şi acţioneze uniţi într-un scop nobil, cel de a-şi ajuta aproapele.

Reporter: Nu vă e teamă că actuala situaţie economică micşorează posibilităţile de a oferi

ajutor financiar altora?

Primar ec. CÎRCIUMARU GHEORGHE VALERICĂ: Eu sunt optimist. E adevarat că în periode

mai înfloritoare s-ar fi făcut donaţii mai mari, dar cred că e un moment în care toţi ne gândim cât
de mulţi oameni sunt mai săraci şi mai nefericiţi ca noi şi atunci apare şi dorinţa de a face ceva
pentru ei.

Reporter: Doriti să creaţi o tradiţie?

Primar ec. CÎRCIUMARU GHEORGHE VALERICĂ: Aş dori să creez o tradiţie în coalizarea

oamenilor pentru a face bine, în naşterea sentimentului apartenentei la o comunitate, care este
opusul egoismului -atât de acaparator astăzi.

Reporter: Să sperăm că oamenii nu vă vor dezamăgi în privinţa aceasta…

14
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

3. Invitaţie

INVITAŢIE
Vă invităm, la evenimentul “Paşi către viaţă” organizat pentru strângerea de
fonduri pentru copii bolnavi de cancer. Vă aşteptăm în data de 25 aprilie 2018, ora 17:00 la
CASA DE CULTURA ROSIORII DE VEDE

15
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

3.Afiş

Paşi către viaţă

Ediţia-I-

16
 EVENIMENT CARITABIL– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

CASA DE CULTURA ROSIORII DE VEDE

Scopul evenimentului de caritate este de a strânge fonduri pentru

copii bolnavi de cancer.

BIBLIOGRAFIE

1. http://www.imparte.ro/Stiri-si-evenimente-caritabile/571/Concert-caritabil-in-cadrul-
proiectului-Pasi-catre-viata.html

2. http://www.cocormediachannel.ro/wordpress/?p=1496&language=ro

3. http://www.bestevents.ro/

17