UNIVERSITATEA “1 DECEMBRIE ALBA IULIA”

A.A.C.T.S.

PLANIFICAREA ŞI ORGANIZAREA

EVENIMENTULUI CARITABIL
– “PAŞI CĂTRE VIAŢĂ”

Student:
Horvat Noemi - Andrea
Master, anul I

1
 CUPRINS

1. ORGANIZATORUL EVENIMENTULUI..........................................................................................3

2. ETAPELE ORGANIZĂRII EVENIMENTULUI................................................................................4

3. PARTENERI.......................................................................................................................................7

4. PROMOVAREA EVENIMENTULUI................................................................................................8

5. PRODUCŢIA ŞI REZULTATELE EVENIMENTULUI..................................................................10

ANEXE :...............................................................................................................................................11

Bibliografie............................................................................................................................................18

2
1. ORGANIZATORUL EVENIMENTULUI

“Paşi către viaţă” este un eveniment caritabil care doreşte să tragă un semnal de alarmă
asupra unei probleme cât se poate de serioasă, aceea de a se încerca strângea de fonduri necesare
operaţiilor sau tratamentelor copiilor bolnavi de cancer şi care ar putea fi salvaţi.

Primăria Deva va susţine organizarea acestui eveniment, în scopul a ajuta copii care au
nevoie de tratament sau operaţii şi a întări sentimentului de apartenenţă la o comunitate,
coeziunea umană între cetăţenii oraşului.

Evenimentul “Paşi către viaţă” va fii organizat de firma „Step by Step” din Deva,
înfiinţată în anul 2010, cu capital 100% românesc. Scopul primordial al firmei “Step by Step”
este de a oferi cele mai bune servicii, şi de a organiza evenimente memorabile. Plecând de la
petrecerile tradiţionale, ca cele oferite de restaurante şi alte locale, firma îşi propune o evoluţie în
sfera organizărilor de evenimente, încercând să le ofere clienţilor servicii cât mai complete,
diversificate şi să îi surprindă plăcut prin originalitate, inventivitate şi bun gust.

“Step by Step” organizează nunţi, botezuri, evenimente caritabile, petreceri de lansări,

evenimente speciale, mese festive, baluri studenţeşti, petreceri ale companiilor, conferinţe,
petreceri private, aniversări, reuniuni de clasă, petreceri pentru burlaci, servicii de prestatii
pirotehnice, petreceri cu ocazia unor sărbători şi ocazii speciale sau alte evenimente ce merită
sărbatorite.

Membrii echipei şi responsabilităţile acestora:

Echipa este formată din 7membrii :

- 2 persoane se ocupă cu trimiterea invitaţiilor

- 2 persoane contactează presa şi redactează materialele informative;

- 1 persoană se ocupă de sală: închiriere, decorare şi de firma de catering: stabilirea

meniului, alegerea băuturilor;

3
 - 1 persoană care să se ocupe de organizarea momentelor artistice;

- 2 persoane se ocupă de materialele pentru eveniment: afişe etc.

- managerul de proiect, care se va ocupa şi de primirea oaspeţilor în ziua evenimentului.

2. ETAPELE ORGANIZĂRII EVENIMENTULUI

1. Întrunirea comitetului de organizare format din persoanele desemnate de organizaţiile

iniţiatoare- data întrunirii: 15 iunie

La această primă intâlnire se vor stabili data când va avea loc evenimentul şi locaţia,
precum şi targetul, acesta reprezentând suma minimă necesară care trebuie realizată ca urmare a
organizării evenimentului. Data se va stabili calculând timpul necesar parcurgerii etapelor
premergătoare, avându-se în vedere şi evitarea unor suprapuneri cu alte evenimente, spectacole,
sau chiar cu perioada de post. Locaţia trebuie să corespundă ca dimensiune, posibilităţi de
amenajare şi sonorizare, singura sala care îndeplineşte aceste criterii fiind Palatul Magna Curia,
asezat la poalele Cetatii Deva. Reprezentantul firmei „Step by Step” va urmări obţinerea
aprobărilor necesare.

Suma minimă care trebuie obţinută va avea două surse: vânzarea de bilete şi donaţii
directe sau prin telefon. Organizatorii desemnează o persoană care va răspunde de calcularea şi
urmărirea bugetului evenimentului. La acest punct se calculează costul minim estimat al
evenimentului şi propun modalităţi de acoperire a acestuia.

Întrunirea se încheie prin stabilirea datei întâlnirii următoare, 17 iunie, cât şi a temelor
care vor trebui abordate: stabilirea meniului, a programului, a listei de invitaţi, recalcularea
costului în funcţie de sponsorizările sau contribuţiile anunţate.

4
 2. La a doua întrunire organizatorii vor stabili:

- forma şi textul invitaţiilor, persoana desemnată cu executarea lor, termenul de realizare

şi de distribuire, lista persoanelor care vor primi invitaţii- personalităţi din zona culturii, politicii
şi mass-media din judeţul Braşov, precum şi diferite firme care acţionează pe piaţa braşoveană.

- programul evenimentului, pe ore.

- invitarea directorului televiziunii locale Antena Deva pentru a discuta posibilitatea

transmiterii în direct a evenimentului şi de a asigura o legătură telefonică pentru donaţii, precum
şi difuzarea unui spot pentru promovare. În acest sens, se alcătuieşte textul, propunându-se
vizionarea lui în cadrul întâlnirii din data de 17 iunie . O altă propunere constă în realizarea unui
interviu cu primarul în care să fie abordat acest subiect, în scopul de a face cunoscut evenimentul
şi de a sublinia importanţa care se acordă acestuia chiar de către primar, de a face cunoscut
scopul caritabil al Balului în rândul cetăţenilor oraşului.

- formaţiile de muzică şi cântăreţii care vor concerta în cadrul evenimentului. Având în

vedere specificul balului se va opta pentru muzică de camera , concert – alternând cu muzica
internaţională - de referinţă evergreens şi muzică de dans

- se desemnează persoana care va răspunde de designul interior al sălii,

- meniul propus de organizatori este bufetul suedez, care va fi amenajat de o firmă de

catering şi va conţine un sortiment bogat de gustări reci, calde, salate, dulciuri şi fructe

- separat va fi amenajat un bar pentru prepararea cafelei, cocktailurilor cu şi fără alcool

şi servirea băuturilor alcoolice şi sucurilor.

- se calculează numărul personalului necesar şi sarcinile fiecăruia în cadrul

evenimentului.

- se stabilesc modalităţile de aprovizionare a materiilor prime pentru preparatele culinare

şi a băuturilor- analizându-se propunerile de sponsorizare.

5
 3. Următoarea întâlnire 18 iunie- va avea ca obiect:

- vizionarea spotului de promovare tv, eventuale observaţii, completări; propuneri privind

frecvenţa şi intervalul de difuzare.

- alegerea formaţiilor de muzică clasică şi de dans; aprobarea onorariilor solicitate.

- prezentarea invitatiilor şi a listei de invitaţi pentru a se face eventuale corecturi

- se propune realizarea de către televiziunea locală a unui montaj de filme alcătuit din
două parţi: prima parte va conţine date despre activitaţile caritabile desfăşurate până în prezent în
oraş, despre modul cum şi-au atins obiectivul, (comparaţie între momentul anterior întervenţiei şi
situaţia prezentă a copiilor, vizibil îmbunătăţită) iar a doua parte va fi alcătuită din prezentarea
unor cazuri care necesită ajutor. Filmul – care urmează a fi prezentat în cadrul evenimentului,
trebuie să degaje optimism, speranţă şi încredere, să nu conţină imagini voit înduioşătoare sau
dezagreabile pentru a stârni compasiune.

- se propune includerea în program a unor momente artistice, teatru, dans, cor, prezentate
de artişti amatori din oras.

- prezentarea listei sponsorilor- care nu este încă definitivă, acţiunea fiind în curs de
desfăşurare.

4. Întâlnirea din 20 iunie:

- se stabileşte preţul biletului la suma de 100 RON / persoana.

- se începe distribuirea invitaţiilor conform listei –de către echipe formate din două
persoane

- se vizionează filmul şi se fac observaţii.

-se vizionează momentele artistice care ar putea fi incluse în programul balului

- se definitivează programul pe ore al evenimentului

6
 5. Întâlnirea din 22 iunie :

- definitivarea meniului şi a surselor de aprovizionare, respectiv din contribuţia în natură

a trei restaurante din oraş

- prezentarea bugetului estimativ al evenimentului

- prezentarea situaţiei distribuirii invitaţiilor, a confirmării participării şi a vânzării

biletelor

- se definitivează numărul persoanelor participante, se stabileşte varianta finală a aranjării

meselor în sală

- un grup de artişti plastici, originari din Braşov, prezintă oferta de a organiza în sala de
bal o expoziţie de tablouri cu vânzare din care o parte să contribuie la fondul umanitar.

6. Întâlnirea din 24 iunie

- desemnarea persoanelor care primesc invitaţii

- definitivarea listei participanţilor, stabilirea locurilor la mese,

- împărţirea responsabilităţilor între organizatori privind supravegherea activităţilor

desfăsurate în timpul evenimentului, urmărirea respectării programului, remedierea unor
probleme ce pot apărea.

7
 3. PARTENERI

Un eveniment de asemenea anvergură

este dificil de susţinut în totalitate de o singură
firmă, indiferent de mărimea acesteia şi puterea
pe care o are pe piaţă. Costurile implicate sunt
mari si de aceea este necesara implicarea mai
multor organizatii pentru ca rezultatul final sa fie cel asteptat.
Pentru organizarea acestui eveniment se va colabora cu diferite institutii si firme din
Deva care si-au exprimat dorinta de a contribui la succesul evenimentului.
Primaria Deva va sustine realizarea acestui eveiment caritabil prin scutirea de taxele
aferente panourilor publicitare pe care le vom amplasa in orasul Deva si in plus, prin
sponsorizare cu suma de 10 000 Euro.
De asemenea, vom colabora cu cateva restaurante (cu care am negociat preturi speciale,
foarte avantajoase) pentru a ne asigura cateringul pentru bufetul suedez organizat în cadrul
evenimentului.

Vom inchiria spatiu publicitar (bannere, imagini rulate pe LCD) pe toata perioada
evenimentului urmatoarelor firme: Vodafone, Inna Schaeffler, Autoliv, Toyota, Audi, Orange,
aducând o sumă substanţială celei strânse din donaţii.

8
 4. PROMOVAREA EVENIMENTULUI

Deciziile referitoare la activităţile promoţionale sunt de maximă importanţă dacă avem în

vedere investiţiile pe care acestea le necesită. Informarea publicului este principala sarcină care
trebuie îndeplinitî în momentul în care toate celelalte detalii referitoare la organizarea
evenimentului au fost puse la punct. Întrucat am stabilit perioada de desfăşurare, locaţia, unde
vor fi trimise invitaţiile si care vor fi invitaţii speciali şi reprezentanţii mass-media prezenţi la
eveniment, precum şi sponsorii şi sursele de finanţare, putem trece la următoarea etapă, şi
anume anunţarea evenimentului.
Vom avea în vedere elaborarea unui intreg program de publicitate si vom incepe prin
identificarea pietei-tinta, adica cui ne adresam. In cazul nostru, piata tinta este constituita din
întreaga populatie a judeţului Hunedoara. Mai intai de toate ne vom stabili obiectivele publicitatii
(misiunea), care in cazul nostru sunt urmatoarele:
- informarea pietei in legatura cu evenimentul ce se va desfasura la Deva;
- sa facem cunoscuta importanta desfasurarii unui asemenea eveniment şi
importanţa lui atat pentru Deva cat si pentru întreaga ţară în general
- informarea pietei despre modul in care va fi realizat acest eveniment;
- incurajarea organizarii unui astfel de eveniment si pentru viitor prin sublinierea
importantei acestuia;
În ceea ce priveşte comunicarea pentru promovarea acestui eveiment vom utiliza
publicitatea în presa scrisă (ziare, reviste), publicitatea prin radio, publicitatea televizată
publicitatea exterioară, marketingul direct şi pliantele.
Publicitatea difuzata la TV este una costisitoare, astfel ca vom selecta posturile cu cea
mai mare audienta la nivel local pentru a difuza un spot publicitar: Antena 3.
In ceea ce priveste presa scrisa, ne intereseaza aparitii in reviste de specialitate la nivel
national şi mai ales local ziare (Hunedoara Libera, Hunedoreanul, Evenimentul Zilei). Pentru a fi
eficiente, dar fara e efectua o risipa de resurse (intrucat spatiul publicitar este scump),
consideram ca aparitia in aceste publicatii cu o luna inainte de inceperea evenimentului este
suficienta pentru a-l face cunoscut.

9
 Publicitatea exterioara o vom folosi in Deva. In Deva vom amplasa panouri si bannere
pe Bdv Decebal, Centrul Vechi, cu 2-3 saptamani inainte de inceperea evenimentului.
Prin marketingul direct vom informa marile firme (indiferent de domeniu) din Deva.
Consideram ca marketingul direct ne permite intreprinderea unor actiuni promotionale
personalizate, adresate unei clientele atent selectionate.
Pliantele vor contine informatii legate de locatie, programul evenimentului, scopul lui si
vor fi distribuite pe străzile din Deva.

5. PRODUCŢIA ŞI REZULTATELE EVENIMENTULUI

În data de 1 iulie în dimineaţa evenimentului, se face verificarea sălii de festivităţi, a

ventilaţiei, a instalării bufetului suedez şi a barului, instruirea personalului cu diverse atribuţii din
sală. Se fac probe de sunet, se confirmă programul muzical, precum şi asigurarea că preparatele
şi băuturile sunt în cantitate suficientă. Se supravegheză şi instalarea expoziţiei de tablouri.

Cuprinsul programului:

Durata balului: între orele 17 şi 24

- ora 17 primirea invitaţilor, un pahar de şampanie

- ora 17:30 cuvânt de deschidere adresat de primarului oraşului

- în continuare muzica: café concert, servirea gustărilor, băuturilor, dans

- ora 18 -18:15 prezentarea primei părţi a filmului

- ora 19-19:15 scurt spectacol de dans sportiv

- ora 20-20:10 Corul vânătorilor, prezentat de asociaţia de vânători

- 20:45-21 fragment de teatru prezentat de formaţia de teatru “ARTA “ din Deva

10
 - 21:45-22 A doua parte a filmului, urmată de invitaţia primarului de deschidere a
donaţiilor

- ora 23:30 – cuvântul de închidere al primarului, anunţă suma obţinută, mulţumeşte

celor prezenţi şi celor care au contribuit la realizarea evenimentului.

Balul caritabil „Paşi către viaţă ” s-a dovedit a fi un adevărat succes. S-a discutat despre
întrebuinţarea banilor strânşi din donaţii.

S-a stabilit iniţierea unor programe de ajutor medical, cumpărarea unor echipamente
performante din banii donaţi, pentru a se diminua numărul cazurilor de cancer. Primăria a promis
finanţarea acestor echipamente, iar reprezentanţii celor mai importante firme au contribuit cu
sume importante la realizarea obiectivelor acestui eveniment caritabil.

11
ANEXE :
1. Contractul de închiriere a sălii

CONTRACT DE ÎNCHIRIERE

I. PĂRŢILE CONTRACTANTE

Societatea comercială S. C. LIDO S. A., cu sediul în Bucureşti, telefon

________________, fax ______________, e-mail _____________, înmatriculată la Oficiul
Registrului Comerţului Bucureşti sub nr. J40//, CUI______________, titulară a contului numărul
_________________, deschis la Banca ______________________, reprezentată de
domnul/doamna__________________________, care are funcţia de __________________, în
calitate de LOCATOR, şi

Organizaţia nonguvernamentală F.I.C.E. România, cu sediul în Bucureşti, telefon

________________, fax ______________, e-mail _____________, titulară a contului numărul
_________________, deschis la Banca ______________________, reprezentată de
domnul/doamna__________________________, care are funcţia de __________________, în
calitate de CHIRIAŞ (LOCATAR)

au convenit încheierea prezentului contract de închiriere cu respectarea următoarelor clauze :

II. OBIECTUL CONTRACTULUI

Art.1 Locatorul asigură chiriaşului folosinţa bunului, sala de conferinţe, situat

în________________.

Art.2 Locatorul este titular al dreptului de proprietate asupra bunului închiriat în baza
actului ______________ încheiat la data de ________________.

12
 Art.3 Bunul închiriat este compus din _______________________, conform anexei
numărul 1 la contract.

Art.4 Bunul închiriat nu este grevat de sarcini/este grevat de următoarele sarcini

_____________________________________________.

Art.5 Locatorul predă chriaşului bunul închiriat la data de___________________.

Predarea-primirea bunului închiriat se va consemna în procesul-verbal de primire care va fi

încheiat de părţile contractante la data predării.

Art.6 Locatorul predă chiriaşului bunul închiriat în stare de folosinţă având

caracteristicile prevăzute în anexa numărul 1 la contract.

Art.7 Bunul închiriat este dat în folosinţa locatarului pentru (destinaţia)

_______________________________________________.

Art.8 Locatarul va putea să subînchirieze bunul care face obiectul acestui contract, caz în
care obligaţiile asumate în înscris există în continuare faţă de locator.

III. PREŢUL ÎNCHIRIERII, MODALITĂŢILE DE PLATĂ

Art.9 Preţul închirierii, respectiv chiria este de _____________________ (echivalentul în

lei al sumei de __________ USD la cursul B.N.R.).

Art.10 Chiriaşul va plăti chiria începând în data de __________________.

Art.11 Plata chiriei se va face prin ordin de plată prin conturile:

-- contul locatorului numărul _________________ deschis la Bancă __________.

-- contul chiriaşului numărul__________________deschis la Bancă___________.

Art.12 În cazul în care chiriaşul nu plăteşte la termenul scadent, va suporta penalităţi de

întârziere de _________ % pe zi, calculate la suma datorată.

13
 IV. DURATA CONTRACTULUI DE ÎNCHIRIERE

Art.13 Prezentul contract de închiriere se încheie pe o perioadă de ____________,

cu începere de la data de __________, până la data de ______________.

Art.14 Prezentul contract de închiriere poate înceta înainte de data sus menţionată numai
prin acordul ambelor părţi.

Art.15 Prezentul contract de închiriere va putea fi prelungit prin acordul ambelor părţi
contractante, încheindu-se în acest scop un act adiţional.

V. OBLIGAŢIILE LOCATORULUI

Art.16 Locatorul va preda chiriaşului bunul închiriat, precum şi toate accesoriile acestuia
prevăzute în anexa numărul 1, la locul situat în
____________________________________________.

Art.17 Locatorul va preda chiriaşului bunul închiriat şi toate accesoriile acestuia în

condiţiile de calitate prevăzute în anexa numărul 1.

Locatorul cu ocazia predării va încheia proces-verbal de primire-predare datat, semnat şi

ştampilat de ambele părţi contractante.

Art.19 Locatorul va efectua pe cheltuiala sa reparaţiile determinante de vreun caz de

forţă majoră.

Art.20 Locatarul va înlocui parţial sau total accesoriile bunului închiriat, pe cheltuiala sa,
atunci când înlocuirea acestora nu este determinată de culpa chiriaşului.

14
 VI. OBLIGAŢIILE CHIRIAŞULUI

Art.29 Chiriaşul se obligă, ca pe toată durata închirierii, să păstreze în bune condiţii bunul
închiriat, precum şi accesoriile acestuia, să nu le degradeze sau deterioreze.

Art.30 Chiriaşul va asigura paza bunului închiriat.

Art.31 Chiriaşul va folosi bunul închiriat numai potrivit destinaţiei sale prevăzute la art.7
din contract.

Art.32 Chiriaşul se obligă să plătească locatorului chiria la termenul scadent convenit în

contract.

Art.33 Chiriaşul nu va face modificări bunului închiriat decât cu acordul scris al

locatorului.

Art.34 Chiriaşul, la expirarea acestui contract, va restitui locatorului bunul închiriat

împreună cu toate accesoriile acestuia, în aceeaşi stare în care le-a primit conform anexei
numărul 1.

VII. RĂSPUNDEREA PĂRŢILOR CONTRACTANTE

Art.35 Pentru nerespectarea obligaţiilor prevăzute în acest contract, partea în culpă

datorează celeilalte părţi daune.

Art.36 Dacă chiriaşul nu îşi îndeplineşte obligaţiile pe care şi le-a asumat în contract, va
plăti locatorului daune corespunzătoare prejudiciului produs.

Art.37 Contractul se va desfiinţa şi chiriaşul va plăti daunele corespunzătoare dacă

prejudiciul pe care l-a produs locatorului este atât de grav încât continuarea contractului nu se
mai justifică.

15
 VIII. LITIGII

Art.38 Eventualele litigii care s-ar putea ivi în legătură cu acest contract vor fi soluţionate
pe cale amiabilă, iar dacă părţile nu cad de acord, vor fi soluţionate de instanţele de judecată
competente.

Prezentul contract a fost încheiat în 2 exemplare originale câte unul pentru fiecare în
parte.

LOCATOR LOCATAR

16
2.Afiş

Paşi către viaţă

Ediţia-I-

17
Bibliografie

1. http://www.imparte.ro/Stiri-si-evenimente-caritabile/571/Concert-caritabil-in-cadrul-
proiectului-Pasi-catre-viata.html

2. http://www.cocormediachannel.ro/wordpress/?p=1496&language=ro

3. http://www.bestevents.ro/

18